Emprendedor productivo: herramientas y métodos para ahorrar tiempo

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1
v
Productividad
para
emprendedores
Roberto González Fontenla

2
Herramientas Bibliografía
Webs recomendadas
Getting things done (GTD)
El emprendedor productivo MetodologíasIntroducción
5 64
2 31

3
Emprendedor (2 empresas)
He creado 2 empresas, una
fue un desastre. Otra muy
bien, la vendí
Autónomo
Autónomo convencido,
Defendiendo desde 2011
la figura del Autónomo 2.0
Knowmad
Consultor RRHH.
Técnico Prevención de Riesgos
Autor ‘Autónomo para
dummies’
Formador
Mentor
Trabajador por cuenta ajena
En dos empresas: una genial,
otra un completo desastre.
About me
Autor
Tres libros, los 2 últimos con el
Grupo Planeta. Otro de camino.

4
‘‘
’’
“La productividad del trabajador
del conocimiento es el mayor de
los desafíos del siglo XXI.
En los países desarrollados, es el
primer requisito para su
supervivencia.” Peter Drucker
‘‘
’’
Reflexiones sobre la productividad
Le preguntaron una vez a un
directivo de Coca-Cola
¿Cuánta gente trabaja en Coca-
Cola?
Respondió: “aproximadamente la
mitad”

5
“Una empresa de éxito está formada
por un hippie y por un mafioso.
El hippie tiene las ideas,
el mafioso las rentabiliza”

6
¿Qué es la productividad? Según la R.A.E. productividad es 'Relación entre lo producido y
los medios empleados, tales como mano de obra, materiales, energía, etc.'.
Cuantas más Unidades fabricadas / menor tiempo = Mayor Productividad
En la ‘Nueva Economía’ o ‘Sector servicios avanzados’ no siempre es así, porque no
fabricamos ‘piezas’, sino que trabajamos por proyectos en los que intervienen muchas
Personas, en plazos que pueden ser desde día hasta meses o años.
1. La tarea nunca está terminada
2. La tarea no se ejecuta 'de principio afín'
3. La regla 'más rápido, mejor' no siempre es válida
“Hay 2 tipos de empresas: las rápidas y las muertas”
Andy Grove. Presidente de Intel

7
“El tiempo es más importante que el dinero. El dinero se puede comprar, el tiempo no”.
« España es de los países en los que más se trabaja y en los que menos se produce »
« En España es habitual trabajar horas extras (y gratis en muchos casos),
En los países nórdicos y haces horas extras te despiden. Por incompetente »
«El jefe español quiere v-e-r al trabajador en la oficina ‘de sol a sol’,
aunque esté leyendo el Marca » (obviamente, de teletrabajar ni hablamos)
« Desde 2008, muchos tenemos que trabajar el doble para ganar la mitad »
¿Qué opinas de estas frases?

8
10%
10%
Menos estrés
Menos errores
Menos gastos
Más ingresos
El trabajo ‘sale Adelante’
Más rápido y mejor
$$
Invertir en ser más productivo (1) es rentable

9
“Mi objetivo es que ahorres UNA HORA al día
Y que la utilices para lo que quieras (ocio, estar con tu familia,
Hacer deporte, etc).
Pero antes… analicemos el panorama actual
Y el que viene. La famosa
TRANSFORMACION DIGITAL

10
Si te preocupa el presente, prepárate para el
futuro. Los expertos lo definen como VUCA
Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity, que
en español es algo así como Volatilidad,
Incertidumbre, Complejidad y Ambigüedad (VICA)
Nuestra competencia ya no son “los de
siempre”, ahora son
• los chinos
• los robots
• las Apps
• la Inteligencia Artificiales
• los drones
• Bots
• Becarios
• Etc.

11Internet, smartphones, Big Data, wearables, etc
Son oportunidades para crear empresas… pero
no estamos preparados para movernos en este
entorno = miedo/inseguridad/errores/torpeza
.
No puedo!!
WearablesTablets
SmartwatchesSmartphones
Nuestro cerebro recibe cada día MILES de
mensajes, alertas, notificaciones, etc de
dispositivos que antes no existían (antes de 2007
que surgió el Iphone). Que nos causan ansiedad.
Si hasta 2006 nos agobiaba gestionar el correo
electrónico, desde entonces se han sumado las
Redes Sociales y dispositivos como:

12

13
Para colmo, Internet nos ha vuelto más “estúpidos”
Nicholas Carr, está convencido de que Internet nos está volviendo
cada vez más estúpidos y superficiales, dificultando la concentración
del cerebro humano por culpa del hábito de picotear de hipervínculo
en hipervínculo, y formando a personas incapaces de leer mucho más
allá de los 140 caracteres de un tuit.
Varios estudios a cargo de psicólogos, neurobiólogos, educadores y
diseñadores web obtienen la siguiente conclusión:
Cuando usamos tecnologías de la información, entramos en un entorno
que fomenta una lectura ligera, un pensamiento apresurado y distraído,
un pensamiento s-u-p-e-r-f-i-c-i-a-l.
Cuando se lee un libro se usan regiones relacionadas con el lenguaje, la memoria y
el procesamiento visual.
Cuando se usa Internet se usan regiones cerebrales asociados a la toma de
decisiones y la resolución de problemas.

14
Facebook / Whatsapp Twitter / Youtube Instagram / Snapchat
Redes Sociales
¿Nueva esclavitud?

15
ResultadoNO ESTAMOS PREPARADOS Y VAMOS A ESTALLAR !!
Mente
Ansiedad
Dolores de
espalda
Consumo de
alcohol y
fármacos
Fatiga
Inseguridad
Dificultad para
concentrarse
Olvidos
Frustración

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RESUMEN
1. Cada vez tenemos más información y más dispositivos
2. El volumen de información crece a niveles exponenciales
3. Nos cuesta concentrarnos, tenemos menos memoria
4. Sufrimos “La paradoja de la elección”
5. No sabemos filtrar el contenido relevante del falso
¿Cómo vamos a ser productivos?
Respuesta: Metodología + Tecnología + Hábitos

17
2. El emprendedor productivo

18

19
#MorososLegislación #110Proveedores #330
#IVAClientes HaciendaFinanciación Trabajadores
Clientes Morosidad#349 Transformación Digital
#Renta#390 CompetidoresPrecios Colaboradores
Modo Thinker: pensamiento estratégico, planificar, etc
Modo doer: hacer

20

21
Creativo
Innovador
Para ser competitivo debes
ser creativo, innovador, disruptivo,
pero parece que hay una
conspiración judeomasónica
Que se ha propuesto
Amargarte el día
Todos los días
Sufres (en silencio) y mucho
Incansable

22
CalendarioReuniones
Correo electrónicoGestionar tareas
4
2 31
5 “marrones” del emprendedor
Proyectos
5

23
¿Quién te pone la pierna encima?
• Tu creatividad desbordante
• Burocracia: Hacienda, Seguridad Social,
ayuntamientos
• Los vencimientos
• Clientes
• Proveedores
• Bancos
• etc
Y más concretamente:
• Llamadas de teléfono
• Reuniones
• Gestionar tareas
• Ejecutar proyectos
• Tu agenda
JULIO

24
1. Gestión de tareas
Hay 1000 y unas cosas que hacer en una
empresa, muchas son ‘pequeñas cosas’
dispersas, tareas (burocracia, relación con
proveedores, corro electrónico, reparaciones
y mantenimiento, etc) que son RUIDO, no
generan dinero y sí generan estrés. Y son
cosas que hay que hacer.
En muchos casos, solemos trabajar ‘apagando
incendios’, atacando lo que tenemos encima
de la mesa:
• Papeles
• Recados
• Post-it
• Responde correos electrónicos
• Etc
Ponemos el ‘piloto automático’ de DOER y
No analizamos el orden ni la importancia de lo
que tenemos delante… en general.

25
Goals And ObjectivesEntonces, ¿qué debo hacer? Lo primero es definir nuestros objetivos
¿Duplicar la facturación? Digamos, 100.000 euros/año?
¿Aumentar el margen?
Abrir 3 delegaciones?
¿Lanzar un proyecto nuevo?
El proyecto debe ser SMART:
S: Specific (Específico)
M: Measurable (Medible)
A: Attainable (Alcanzable)
R: Realistic (Realista)
T: Time-bound (Oportuno)

26
Escribir los objetivos y los pasos necesarios para conseguirlo.
Con las prisas y una falta de metodología provocan que
Muchas cosas las tengamos en la cabeza y vayamos
improvisando, sin una ‘hoja de ruta’ clara.
Por ejemplo,
Si queremos crear un E-commerce debemos pensar:
- Target
- Cliente ideal
- ¿Qué vas a vender en el E-commerce?
- Localizar influencers y prescriptores
- Desarrollar una estrategia de E-mail marketing
- Buscar hosting y un dominio que esté libre
- Localizar proveedor logística
- Etc, etc, etc.

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A trabajar !Sí, pero ¿en qué orden?
Matriz de Eisenhower
Urgente No urgente
Importante Hacerlo
(Ej. Pagar el IVA)
Planificarlo
(Ej. Preparar
inspección)
No
importante
Delegarlo
Llamadas, correos,
algunas reuniones
Eliminarlo
(Ej. Llamadas e
interrupciones)

28
2. Correo electrónico
Whatsapp y Redes Sociales
Correo electrónico: (existen seminario solo sobre Inbox
cero)
Con revisarlo 3 veces al día, en la mayoría de los casos
es suficiente. Eso sí, responder siempre.
(no responder a un E-mail en EEUU es síntoma de mala
educación)
Whatsapp:
A gusto del consumidor, según tu actividad.
Redes Sociales:
A gusto del consumidor, según tu actividad

29
Meditar / Deporte 30 minutos
Correo / llamadas 30 minutos
Proyecto 1 2 horas
Proyecto 2 2 horas
Proyecto 3 2 horas
Revisar, Agenda, etc. 30 minutos
Acciones rutinarias 30 minutos
01
02
03
04
05
06
07
¿Cuándo trabajar?Busca tus mejores momentos productivos
Muchos empresarios de éxito
son muy madrugadores (5am-6am)
como Tim Cook (Apple)

30
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE F
Abrir nueva
tienda
Lanzar un
producto
Certificarme
en ISO 9000
Buscar
comerciales
Sustituir
ordenadores
Cambiar de
CRM
Hacer un
curso
Mini-
vacaciones
3. Proyectos
Tienes que definir tus proyectos y aplicar una metodólogía)

31
4. Reuniones
• La regla de las 2 pizzas de Amazon
• Definir objetivos, duración y personas intervinientes
• Contador (lo usan en Google Ventures).
• Hacer reuniones rápidas (de pie incluso).
• Evitar ‘apalancamiento’ y que la gente se duerma

32
Revisar
Clarificar OrganizarCapturar
5 64
2 31
Método de productividad
Getting Things Done (© GTD ) de David Allen
’
1.300.000 ejemplares vendidos
Hacer

33
W-A-R-N-I-N-G
GTD (ni otro sistema) es perfecto.
De hecho, un método que tiene 15 años y tiene párrafos que
están obsoletos (como archivar en 42 carpetas los documentos)
y está enfocado a ejecutivos, no al común de los mortales
y ni mucho menos al Freelance / Emprendedor
Peeero, el eje central del libro es muy válido.
Aclaraciones:

34
.
Ideas
Correos electrónicos
Reuniones
.
.
.
LLamadas
Contenidos web
Fotos, PDF
Paso 1: Capturar todo (en papel, Evernote, etc) y VACIAR la mente

35
.
.
Paso 2: Clarificar

36
Basura
Clarificar
Asignar a
un proyectoAgendarlo

37
Imprescindible: una agenda, sea en papel o digital

38
Archivo
Paso 3: organizar
‘A la espera de otros’
(ej. de un trámite,
una contestación, etc)
‘Algún día’
Aprender inglés
Adelgazar
Etc
Acciones próximas
Crear lista de tareas
pendientes

39
Paso 4: Revisión
Dependiendo de la actividad, debe revisarse
calendario, proyectos, acciones siguientes, etc
como mínimo semanalmente
(recomendable diariamente)

40
HacerlaRetrasarla Delegarla
Paso 5: Hacer

41
Procastinar
Retrasar el trabajo 

42
Delegar
Si no aporta nada interesante, y es asumible económicamente lo ideal es
delegar al máximo y dedicarse al 20% de cosas realmente rentables.

43
Hacer (ponerte en modo ‘doer’)

44
La regla de los 2 minutos
“Si puedes hacer algo
en 2 minutos, hazlo”
David Allen
Ejemplo:
• Llamadas breves
• Archivar documentos
• Imprimir algo
• Enviar un email corto

45
15 herramientas de
productividad para
emprendedores
(para trabajar 1 hora menos al día)

46
WorkplaceHábitos
Herramientas
trabajo
colaborativo
Herramientas
digitales
uso individual

47Hábitos
Basándose en infinidad de investigaciones y
entrevistas llevadas a cabo tanto en el ámbito
académico como en el empresarial, el
periodista de investigación Charles Duhigg
acerca al gran público las conclusiones de los
más recientes hallazgos psicológicos y
neurológicos acerca de la formación de
rutinas.El resultado es un ensayo apasionante,
amenizado con ejemplos de la vida real, que
demuestra cómo la adopción de un único
hábito clave puede transformar radicalmente
nuestra vida personal, corporativa y social.

481. Cuida tu cuerpo

492. Cuida tu mente: lee 2 libros al mes

50
3. Crea tu 'tribu' y busca un mentor
No hay nada más peligroso que un emprendedor
que cree que él solo va a cambiar el mundo. Es
posible, pero necesitará ayuda. Este tipo de
ayuda puede provenir de: Consultores
Formadores Mentores Familia / amigos (poco
recomendable) Etc.
O bien de:
• Grupo Mastermind (en Boadilla del Monte
hay uno) Yo llevo 2 años para crear uno. No
es networking, es aprendizaje 'entre pares'
• Un Mentor

51
4. Tómate un 'Inspiration day'
Cada 2 semanas tómate una mañana para
hacer algo
que no haces nunca:
● Curiosear libros en el Fnac (y comprar
unos)
● Perderte por una calle desconocida
● Hablar con alguien desconocido
Es decir, 'apagar tu cerebro racional' y dejarte
llevar,como si fuesen unas 'mini-vacaciones'.

52
5. Ten noción del tiempo
Este contador regresivo lo

53
Workplace

54
1. Espacio de trabajo
Sea en una oficina, un coworking
o en tu casa es preciso que
te rodees de un espacio
con:
● Luz natural
● Silencio
● Todo lo que necesites,
● al alcance de la mano
Cada 2 horas deberías hacer
una pausa y levantarte
y tomar agua, fruta, café, etc.
Te lo agradecerá tu
espalda y tu cabeza

55
2. Equipo de trabajo

56
3. Herramientas escritorio
Indispensable:
• Bloc de notas en papel
• (Moleskine, Oxford, etc)
• Un buen bolígrafo (yo recomiendo
• Pilot G2)
• Post-it
• Marcadores
• Tacos de notas
• Pizarra Velleda
• Archivadores
• Subcarpetas de colores

574. Smartphone
• Recomiendo desactivar TODAS las notificaciones (mi caso),
crean mucho ruido.
• Instala APPS básicas como Dropbox, Google Drive, Evernote /
OneNote / Todoist
• Lleva siempre un 'Powerbank'
• Si lo usas mucho, compra un manos libres bluetooth

58
Herramientas
digitales
uso individual

59
1. Suite ofimática en la
nube
Otras opciones: Office 365,

60
2. Almacenamiento en la
nube

61
3. Notas, tareas
pendientes, gestión del
conocimiento
Notas sencillas y uso
particular
Notas de text, voz, fotos,
uso multiusuario, etc.

62
4. Tu nueva oficina, tu web + Redes
Sociales

63
4.
Videollamadas

64
Herramientas
digitales
uso colaborativo

65
1. Gestión de
proyectos

66
Mini guía
Trello 1/4

67
Mini guía
Trello 2/4:
tableros

68
Mini guía Trello 3/4:
ejemplo de tarjeta

69
Mini guía Trello 4/4: Añade
superpoderes a Trello con
Power-Ups

70
2. Mensajería instantánea
El email ha muerto?. Ojala !

71
3. Automatizar
Hay muchas ocasiones en el que podemos automatizar nuestro trabajo
utilizando herramientas como Zapier o IFTTT. Ejemplos: si marcas en
favorito un tuit en Twitter que lo añada e Evernote.

72
Muchas gracias por tu atención !

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