Descripción de diferentes soportes documentales utilizando la Norma ISAAD(G

UNIVERSIDAD DE PANAMÁ

FACULTAD DE HUMANIDADES

ESCUELA DE ARCHIVOLOGÍA

CURSO DESCRIPCION ARCHIVÍSTICA II

PROFESORA MARILYN N. DE TAPIA

TRABAJO FINAL “DESCRIPCIÓN DE DIFERENTES SOPORTES
DOCUMENTALES UTILIZANDO LA NORMA INTERNACIONAL
DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA ISAAD (G)

POR

ESTUDIANTES DE TERCER AÑO NOCTURNO DE LA
LICENCIATURA EN GESTIÓN ARCHIVÍSTICA, 2010

SEGUNDO SEMESTRE, 2010

Estudiantes Participantes:

Alvarado, Nisla 8-799-447

Asprilla Felicita 5-9-675

Batista Sara 8-793-2063

Contreras Lorna 8-241-86
Espinosa, José Antonio 8-513-1020
Mendoza, Desiré 8-831-703
Montero Milagros 2-721-1978
Muñoz Sheyla 8-736-1352
Otero Yadira 8-381-68
Pérez, Iris 8-770-612
Potha Melvis 8-765-18
Rivera, Ismael 8-794-130
Rivera, Yohaneth 8-840-2422
Sáenz Alcira 8-358-678

Sánchez, Gladys 8-810-2220
Sánchez, Zeledith 2-709-2493

Villarreal, Elizabeth 8-717-2274

Villarreal, Leydi 8-767-2166

Zeballos, Romelia 8-375-781

Tabla de Contenido

INTRODUCCIÓN iv
1. Justificación 5
2. Objetivos Generales 6
3. Objetivos Específicos 7
4. Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAAD (G) 7
5. Áreas y Elementos de la Norma 8
6. Identificación de un Fondo, Sección de documento que conforman un 11
Archivo
6.1. Las Fichas de Control de Series Documentales 11
6.2. Las Fichas de Control de Subseries Documentales 12
7. Elaboración de un Cuadro de Clasificación 13
7.1. Cuadro de Secciones y Series Documentales 14
7.2. Sección de Documento Archivístico 14
8. Instrumento de Descripción de Guías 15
9. Importancia de la Fotografía 18
9.1. Funciones que realiza un Archivo Fotográfico 18
9.2. Sistema de Ordenación 19
9.3. Ficha de Descripción Fotográfica 20
10. El Microfilm 21
10.1. Principales Ventajas del Microfilm 21
10.2. Desventajas 22
10.3. Ficha de Descripción de Microfilm 23
11. Archivo de Mapas 25
11.1 Mapas 25
11.2. Importancia 26
11.3. Escalas en Mapas 27
11.4. Tipos de Mapas 27
11.5. Ficha de Descripción de Mapas 28
11.6. Ficha de Descripción de Planos 30
12. Disco óptico 34
13. Inventario 35
13.1. Modelo de Inventario 36
14. Ficha de Descripción del Disco óptico 37
Conclusión 38
Bibliografía 39
Anexos 40

INTRODUCCIÓN

El trabajo de Descripción Archivística que se presenta utilizando la Norma
Internacional General de Descripción Archivística ISAAD (G); tiene como
objetivo identificar diferentes soportes documentales, explicar el contenido y el
contexto de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles a los
investigadores y público en general.

En el trabajo se aplican las 7 áreas y los 26 elementos generales de la
Norma Descripción ISAAD (G) que pueden combinarse entre sí para constituir
la descripción de una entidad archivística tomando en cuenta los niveles de una
organización como un fondo, una serie, y un expediente, que también pueden
subdividirse en subfondos y subseries.

Las reglas de la Norma Internacional General de Descripción Archivística
ISAAD (G) pretenden ser aplicables del modo más amplio posible a las
descripciones de archivos sin tener en cuenta el volumen y la naturaleza de la
unidad de descripción.

Para realizar cualquier nivel de descripción del acervo, es indispensable tener
organizados los documentos (clasificados y ordenados) en fondo, sección y
serie.

Es importante describir diferentes soportes documentales como: la
fotografía ya que no solo es un arte sino un instrumento de documentación
reflejo de las actuaciones humanas; un microfilm es una película sensible al ser
de un tamaño tan reducido, resultan muy manejable y soluciona el problema al
almacenamiento en archivos, centros de documentos y bibliotecas de gran
volumen de archivos.

Por otro lado, el propósito de conocer y divulgar el manejo de mapas y
planos en diferentes instituciones públicas como privadas, estos constituyen
hoy día una fuente importante de información y por lo tanto deben ser
conservados como documento en un área de archivo con todos los
procedimientos de conservación para evitar que se deterioren a corto plazo.

Los dispositivos tecnológicos (ópticos) de almacenamiento hoy día requieren
de una descripción para poder hacer la operación de lectura o escritura de los
medios o soportes donde se almacena o guarda de manera lógica y
físicamente los archivos de un sistema informático.

1. JUSTIFICACIÓN

El trabajo se presenta como un requisito del curso “Descripción Archivística
II” donde se aplica la Norma Internacional General de Descripción Archivística
ISAAD (G). Como un instrumento para facilitar y recuperar la información en un
archivo. El proceso de descripción es un conjunto de principios y técnicas que
se han desarrollado en los últimos años para ser aplicadas en diferentes fondos
documentales de origen público, privado y particular.

La Norma Internacional de Descripción Archivística ISAAD (G) contiene 7
áreas 26 elementos que se aplican en este trabajo, hoy día los archivos
requieren el uso y aplicación de instrumentos para facilitar el acceso a la
información.

La descripción de archivos es muy amplia y se vale de un gran número de
instrumentos que tienen como único fin el orientar al usuario para que pueda
aprovechar el material archivístico en sus diferentes soportes, así tenemos por
ejemplo:

• La fotografía se ha convertido en una realidad de los hechos y
acontecimientos en la vida de los personajes o los pueblos, la técnica
de plasmar imágenes en un papel, resultan ser una actividad
bastante provechosa para varios ámbitos, como la ciencia, el arte, el
periodismo.

• Un mapa es una representación grafica y métrica al igual que los
planos que como representación grafica pueden ser conservados en
un archivo, son documentos que deben ser entendidos según los
propósitos que intervinieron en su preparación. Todo mapa tiene un
orden jerárquico de valores los primarios deben ser destacados por
encima de los secundarios.

• Un disco óptico es un disco circular en el cual la información se
codifica, se guarda almacenando todo su contenido deseado en un
departamento de archivo, también es utilizado para mantener la
información organizada.

6

2. OBJETIVOS GENERALES

El trabajo tiene como objetivos generales:

1. Presentar las normas de descripción archivística aplicada a diferentes
soportes documentales tales como: un fondo, sección, series, fotografía,
Microfilm, mapas, planos y medios ópticos que hoy día forman un archivo.

2. Desarrollar en el estudiante las capacidades de conocimientos y
análisis que le permitan asumir las responsabilidades propias al momento
de aplicar la Norma Internacional General de Descripción Archivística
ISAAD (G) para la descripción, ordenación y recuperación de los
documentos conservados en los archivos, así como facilitar la información
de los documentos en un archivo central.

3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Entre los objetivos específicos tenemos.

1. Presentar la importancia de la aplicación de la Norma
Internacional General de Descripción Archivística ISAAD (G).

2. Describir las áreas y elementos que forman la Norma
Internacional General de Descripción Archivística ISAAD (G).

3. Elaborar un cuadro de clasificación documental de un fondo y sección de
un archivo.

4. Establecer formatos para almacenar los planos y mapas según los
Documentos.

5. Establecer la clasificación de los mapas bajo una misma técnica dentro
de los archivos.

6. Usar la Norma Internacional General de Descripción Archivística para
La recuperación y el intercambio de información, estableciendo los
niveles de descripción de un fondo, sección, series, fotografía,
Microfilm, mapas, planos y medios ópticos.

7
4. NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
ISAAD (G)

La Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAAD (G) es
una guía general que sirve para orientar descripciones archivísticas.

Su finalidad es identificar y explicar el contexto y el contenido de los
documentos de archivo para hacerlos accesibles. Se vale de la descripción
multinivel para presentar la información de las diversas agrupaciones
documentales de una entidad en un solo instrumento.

Mediante el uso de los elementos esenciales y pertinentes se puede elaborar
guías, inventarios y catálogos en forma independiente, pero al final deban ser
presentados de manera jerárquica y relacionada. Los formatos son libres y
adaptados para cada archivo.

Su aplicación es más efectiva en archivos definitivos, permanentes. La
Norma ISAAD (G) se vale de otra norma complementaria para recuperar
fácilmente los puntos de acceso relacionados con los nombres de los
productores y con la historia institucional o con la referencia biográfica según
sea el caso. Es la norma ISAAR Norma Internacional sobre los
encabezamientos autorizados archivísticos relativos a entidades, personas y
familias. Es una herramienta de gestión muy valiosa para los archivos, brinda
especificaciones elementales para la elaboración de descripciones archivísticas
compatibles a nivel nacional e internacional, que pueden aplicarse con
independencia del tipo documental o soporte físico de los documentos de
archivo.

Este conjunto de reglas generales es parte de un proceso que busca facilitar
la integración de las descripciones de diferentes archivos en un sistema
unificado de información. Su intención es servir a la elaboración de una primera
aproximación a los fondos, en una visión sintética de conjunto.

La norma de Descripción tiene una aplicación preferente sobre conjuntos
documentales cerrados, organizados e inactivos, su utilidad para los archivos
administrativos es cuestionable, aunque no puede descartarse. Debemos
pensar que es una norma que pretende ser un punto de partida.

La Norma de Descripción Archivística tiene como finalidad:

 Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de
Archivos.
 Establecer un proceso que permita tener los controles intelectuales
Necesarios del soporte que se describe.
8
 Contar con descripciones fiables, auténticas, significativas, accesibles y
que se mantengan a través del tiempo.

Reglas de descripción multinivel

 Descripción de lo general e lo particular [se empieza describiendo e!
fondo como un todo y se va descendiendo hasta terminar con la unidad
documental.

 Información pertinente para el nivel de descripción si, por ejemplo se
describe una sección no es necesario presentar detalles de las piezas
documentales.

 Vinculación de las descripciones el nivel descrito debe indicar-su
relación jerárquica y sus vínculos con las otras agrupaciones
documentales.

 No repetir la información.

5. ÁREAS Y ELEMENTOS DE LA NORMA INTERNACIONAL
GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA. ISAAD (G)

1. Área de Identificación

1.1 Código(s) de referencia
1.2 Titulo
1.3 Fecha
1.4 Nivel de descripción
1.5 Volumen y soporte (cantidad o tamaño)

2. Área de Contexto

2.1 Nombre del o de los Productor(es)
2.2 Historia institucional/Reseña biográfica
2.3 Historia archivística
2.4 Forma de ingreso

3. Área de Contenido y Estructura

3.1 Alcance y contenido
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3.2 Valoración, Selección y Eliminación
3.3 Nuevos Ingresos
3.4 Organización

4. Área de Condiciones de Acceso y Uso

4.1 Condiciones de Acceso
4.2 Condiciones de reproducción
4.3 Lengua/escritura(s) de la documentación
4.4 Características físicas y requisitos técnicos
4.5 Instrumentos de descripción

5. Área de Documentación Asociada

5.1 Existencia y localización de los originales
5.2 Existencia y localización de copias
5.3 Unidades de descripción relacionada
5.4 Nota de Publicaciones

6. Área de Notas

6.1 Notas

7. Área de Control de la Descripción

7.1 Nota del archivero
7.2 Reglas o Normas
7.3 Fecha(s) de la(s) descripción(es)

6. IDENTIFICACIÒN DE UN FONDO, UNA SECCIÓN DE DOCUMENTO QUE
CONFORMA UN ARCHIVO:

Un fondo documental es un conjunto de documentos generados por una
institución o persona física familia o entidad en el ejercicio de sus funciones
que constituyen la expresión del conjunto de las actividades desarrolladas.

Una sección de documentos es un conjunto de documentos agrupados
intelectualmente dentro de un fondo o de un Subfondo en razón de las
subdivisiones orgánicas o funcionales de los organismos que originaron
aquellos documentos.

Una Subsección es conjunto de documentos agrupados dentro de una
sección, en razón de subdivisiones orgánicas o funcionales del organismo
productor. Lo más importante es que es una agrupación dentro de la sección y
el especialista en archivo es libre de introducir el número de secciones que él
considere necesarias para el archivo.

6.1 LAS FICHAS DE CONTROL DE SERIES DOCUMENTALE Las fichas de control
de series documentales son el instrumento que nos permite, eliminar la
documentación que ya no nos es útil de un modo seguro, por esto, es
importante llenar el formato por cada una de las series documentales que
generan las instituciones y otras organizaciones.
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Estos formatos permiten gestionar su ciclo de vida hasta eliminarlos o
preservarlos de modo permanente, según se amerite.

Serie Documental

La serie es la división de una sección, que corresponde al conjunto de
documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad
administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un
tema específico.

La elaboración de las fichas de series documental nos exige determinar si
podemos compartir la información que generamos o debemos restringir su
consulta a personal autorizado por los riesgos que pudiera conllevar su uso.

Finalmente, también nos induce a analizar el contenido de la
documentación que producimos para determinar si la conservamos
permanentemente por su importancia histórica, o bien, si la eliminamos una vez
que se han satisfecho las necesidades de las personas o las áreas que tienen
que ver con ella.

Ahora, todos los dueños de proceso tienen un compromiso de elaborar sus
fichas de control de series, incluirlas en su modelo de operación y entregarlas
para su análisis con vistas a preparar la siguiente etapa de la capacitación.
Como podemos ver, este simple formato puede ayudarnos a resolver
problemas tan acuciantes como:
• Distinguir cuáles son los documentos importantes de los que sólo son
apoyo
• Si deben o no prestarse
• Si se destruyen y cuándo
• Si debemos conservarlos y cómo.

6.2 LAS FICHAS DE CONTROL DE SUB SERIES DOCUMENTALES
N’ Nombre de la Serie sub- Valor Primario Valor Secundario
Series

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Sub. Serie Documental

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se
jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la series por los
tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.

7.ELABORACION DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE UN FONDO

El cuadro de clasificación es el instrumento técnico que refleja la estructura de
un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o
entidad productora de los documentos.

Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la
institución con base en el organigrama funcional de la misma. La organización
de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y
subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia, llegando
hasta su grado inferior, respetando el principio de procedencia: cada
documento debe estar colocado en el fondo de que proviene y, en ese fondo en
su lugar de origen, es decir, conservar el orden establecido por la persona
física o moral que creó los documentos.

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7.1. CUADRO DE SECCIONES Y SERIE DOCUMENTAL

Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por las
diferentes unidades orgánicas o dependencias.

SECCIONES y SERIES (con su código)
SECCIONES series series series
100 PRESIDENCIA 101 Acción cívica 102 Actas de 103 Alcaldías
nombramientos mayores
200 TESORERÍA 201 Contaduría 202 Cortes de caja 203 Informes sobre
mayor de glosa el crédito activo y
pasivo del fondo
municipal
300 JUSTICIA 301 Amparos 302 Averiguaciones 303 Citatorios

7.2 SECCIÓN DE DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO

 Conjuntos de documentos procedentes de una unidad orgànica o
división administrativa importante, que tiene una estructura, funciones y
fines conocidos y su cumplimiento determina las series documentales.

 Es el resultado de relacionar las clases (series y secciones) entre sí y su
ubicación dentro del contexto general.

 El Cuadro de Clasificación, se elabora por cada unidad orgánica
(sección). Sirve para:

 Determinar las funciones y actividades de la unidad orgánica. Establecer
un esquema de acuerdo a la estructura orgánica.

 Determinar las series priorizando el asunto que trata.
 Codificar la sección y la serie en forma correlativa.

 Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de
Archivo.

 Establecer un proceso que permita tener los controles intelectuales
necesarios.

 Contar con descripciones fiables, auténticas, significativas, accesibles y
que se mantengan a través del tiempo.

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8. INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÒN GUÍAS

La guía general es el instrumento de consulta que da información de los fondos
y colecciones que guarda un archivo general, o bien de las secciones de un
archivo específico (ya sea éste público o privado) y de los fondos o colecciones
que hayan adquirido o recibido como donación.

Una guía es importante para el archivo porque orienta de manera global y
destaca lo más elemental de un archivo, también posee un contenido general
ya que ofrece al investigador una visión panorámica sobre un archivo
determinado o sobre un conjunto de ellos, pero siempre desde un plano
general sin descender a pormenores. Hay dos tipos de guías las generales y
las específicas, las primeras proporcionan información de carácter general
sobre el fondo o fondos de uno o más archivos, las segundas acerca de una
sección o serie específica de un fondo.

1. signatura/código de referencia (del archivo)
2. título-nombre (del archivo, los fondos, colecciones, secciones y series,
Según sea el caso)
3. Fechas extremas (de la documentación)
4. Nivel de descripción (guía general, guía específica, inventario, catálogo)
5. Volumen y soporte (en cajas o metros lineales. Diapositivas,
microfilmes, videos, expedientes de papel, películas u otros).
6. Nombre del productor (de quien generó la documentación

La Norma Internacional General de Descripción ISAAD (G) señala seis
elementos obligatorios para cualquier tipo de descripción que se realice en un
archivo. La norma ha dejado a criterio de la normatividad archivística de cada
país, los formatos en los cuales se elaborarán los instrumentos de descripción,
basta con que se consignen los seis elementos obligatorios
 Proporcionan al usuario la más amplia información (y de primera mano)

 La existencia, historia y emplazamiento del archivo

 Un contenido global y panorámico de sus fondos y secciones

 Las GUÍAS servicios que presta (horarios de apertura, servicios de
reprografía, personal encargado, bibliografía del archivo, cuadro de
clasificación de los fondos y secciones; su organización, estructura y
breve explicación de su contenido, etc.)
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 Tienen formato de dípticos, libros, páginas webs, CDS, etc. Existen dos
tipos de guías: generales y especiales:

• Generales: ofrecen datos de todos los archivos de un país o
demarcación territorial. También son guías generales las que, en función
de su contenido, recogen la estructura de un archivo describiendo sus
secciones de manera global.

Documentación fotográfica: Se anotarán el soporte, el
procedimiento empleado y las medidas.

Ejemplo: Lista indicativa de procedimientos*:

1839-1855:

Daguerrotipo

Dibujo fotogénico

Calotipo

Papel salado

• Especiales: son aquellas que se centran en describir el contenido de
una o varias secciones de las que integran el archivo de manera
detallada. Documentación fotográfica: Se anotarán el soporte, el
procedimiento empleado y las medidas

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9. IMPORTANCIA DEL ARCHIVO FOTOGRÁFICO

El archivo fotográfico es el conjunto ordenado de materiales a fines de la
fotografía, copia positiva negativos, transparencia y otros producidos o
recibidos por personas naturales o jurídicas en función de sus actividades y
dispuestos a tal forma que faciliten su almacenamiento, preservación y
consulta.

También es la recopilación metódica y técnica de impresiones vitales
ocurridas en la vida real de los personajes o de los pueblos, son historia, arte y
ciencia agrupadas en una estructura dinámica puesta al servicio del hombre.

9.1 Funciones que se realizan en un Archivo fotográfico.

Un archivo fotográfico tiene importantes funciones. En este archivo Se
recibe, se hace inventario, se analiza, se describe, se clasifica y se cataloga las
fotografías. Entre las funciones se destacan algunas:

a). procesar el material de acuerdo con un sistema establecido y según las
necesidades y condiciones particulares del archivo.

b). organizar la documentación conforme al método dispuesto y en atención a
las normas definidas en un manual.

c). Realizar frecuentemente para efecto de actualización para detectar y
corregir posibles errores.

d). conservar o preservar los materiales.

e) proporcionar información grafica al usuario autorizado, historiadores,
investigadores y científicos recuperando la información solicitada con alto grado
de eficiencia y eficacia.

Hay dos tipos de archivo fotográfico: el general y el especializado.

Archivo General: contiene toda clase de imágenes, lugares, acontecimientos,
objetos, animales y personajes posee un valor artístico e histórico.

Archivo Especializado: se diferencia del general por su contenido temático es
acorde con los intereses de las personas y de la entidad por ejemplo;
colecciones basadas en temas de arte, danza, pintura y escultura otras
inclinadas a la recolección de retratos de personajes, presidentes, de la
farándula, boxeo, deporte a nivel nacional como mundial. Hay algunos archivos
independientes especializados pueden ser flores, paisajes, desnudos y otros.

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Fotografías que hay en archivos, bibliotecas y otras entidades.

9.2 Sistema de ordenación

En el archivo fotográfico se puede aplicar un sistema de ordenamiento de las
fotografías de acuerdo a las necesidades

• Alfabético: se basa en el principio de ordenación de la A a la Z método
práctico y funcional para la recuperación y control de nombre de
personas, lugares o asuntos concretos es similar a un diccionario
enciclopédico, tanto los negativos transparencia y fotografía se clasifican
y ordenan alfabéticamente.

• Numérico: en el caso de la fotografía que solo lleva una cara o un rostro
se emplea la numeración consecutiva y se identifica de esta forma 01 en
adelante, además se inclinan otros datos como color o blanco y negro en
algunos casos nombre del fotógrafo igualmente la fecha u otro detalle.

Fondos que superan las 350.000 fotografías.

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9.3 DESCRIPCIÓN FOTOGRÁFICA

La descripción de una fotografía es significativa porque nos ayuda a
sustentar una investigación que estará determinada por su valor probatorio
para comprobar o evidenciar un hecho, también tiene valor judicial, legal y
administra.
Modelo de Ficha de Descripción Fotográfica.
Elementos de la Descripción

1.1 Código de referencia. Graduación de Registros Médicos.
1.2 Titulo. Sección de Fotografía.
1.3 Fecha. 6 de noviembre de 2003.
1.4 Volumen. 10 fotografías, en tamaño 15cm x 10cm, a colores.

2.1 Nombre del Productor. Escuela de Salud Pública.
2.2 Historia fotográfica. Las fotografías fueron tomadas en el Paraninfo
Universitario.
2.3 Historia archivística. La sección de fotografía fue creada en el año 2003 y
se conservan para recordar los eventos.

3.1 Valoración. Estas fotografías son de valor permanente.
3.2 Organización. Todas están en orden cronológico por año.

4.1 Condiciones de Acceso. Las fotografías están disponibles en soporte
digital.

5.1 Nota del archivero. Elizabeth Villarreal, Leydi Villarreal, Nisla Alvarado,
Zeledith Sánchez.
5.2 Reglas o Normas. Normas ISAAD (G)
5.3 Fecha de la Descripción. Del 22 de febrero del 2003 al 12 de diciembre de
2003.

21

10. EL MICROFILM

Es un sistema de archivo, gestión y difusión documental. Su producción está
sometida a un alto grado de normalización, tanto en su metodología como en
los materiales utilizados y un estricto control de productos resultantes.

Es una técnica de archivamiento de documentos basado en el cambio de
soporte de los documentos electrónicos o de papel, en otro de un material
sintético muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de
un material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de
material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se ¨fotografían¨ los
documentos con fuertes reducciones en forma original, sin perder calidad o
información.

Su objetivo es obtener una reproducción exacta del documento original,
representada a un grado de reducción determinado y conocido, sobre un
soporte fotográfico normalizado y cuya posición dentro de una serie
documental puede ser establecida.

10.1 PRINCIPALES VENTAJAS DEL MICROFILM

La película de microfilm es muy durable: Dada su estabilidad química,
pudiendo conservar las imágenes entre 100 y 400 años, dependiendo de las
condiciones de archivamiento. Las condiciones ideales de conservación son de
18 - 22 grados centígrados y 30 - 40 % de humedad relativa.

Ahorro sustancial de espacio y peso: Mas del 95% de más espacio y al
reducir el espacio se reduce el peso y evita el daño de las escrituras del edifico
y especialmente las de más antigüedad.

Ahorro de elementos de archivo: armarios, estanterías, carpetas,
Permite el rápido Acceso, localización y consulta ágil.

Seguridad derivada, de que al ser de menor volumen es más sencillo y
económico asegurar la documentación contra robos, incendios, insectos y
roedores.

Seguridad en la conservación de la información de los documentos, ya que
esto, en el microfilm es inadulterable.

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Fácil manejo, distribución y durabilidad el Microfilm es más fácil y
económico de distribuir y de reproducir, pues una copia del microfilm cuesta
muy poco, y al ser esta de poco tamaño, tiene poco flete o gastos de envío. En
operación Resulta económico tanto en cuanto a la mano de obra como el
material.

Los registros archivados en microfilme se hallan en un orden secuencial, a
prueba de alteración o pérdida. Haciendo caso omiso del tamaño original del
documento, las imágenes se reducen para ajustarlas a las dimensiones del
microfilme y proporcionar así un manipulado más conveniente.

10.2 DESVENTAJAS DEL MICROFILM:

Imposibilidad de mejorar la imagen por su carácter fotográfico, el microfilm no
puede mejorar la legibilidad de la información que tiene problemas en
soporte papeles. Lentitud en la búsqueda: Aún partiendo de documentación
organizada y con apoyo de bases de datos, la recuperación de un
documento microfilmado puede ser hasta 100 veces más lenta.

Rollo de Microfilm.
Máquina para leer Microfilm.

10.3 DESCRIPCIÓN DE MICROFILM

La descripción del el microfilm es muy importante porque se aplica a los
archivos de todo tipo, especialmente a los voluminosos archivos históricos,
comerciales, y de arte, cubriendo áreas como; Colecciones, diarios, revistas,
folletos, libros, registro civil, libro de nacimiento, matrimonio, facturas, legajos,
libros contables, catálogos, planos de construcción, dibujos, fotografías, censos
y estadísticas entre otros tipos de documentos.

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Modelo de Ficha de Descripción de Microfilm


1.1 Código de referencia. Microfilm 02.
1.2 Titulo. Arch. Microfilm
1.3 Fecha. 2000 -2003.
1.4 Volumen. 67 rollos o cintas, en tamaño 6cm x 10 mm.


2.1 Nombre del Productor. Departamento de Administración .
2.2 Historia Microfichas. Las fueron tomadas en el Paraninfo
Universitario.
2.3 Historia archivística. La sección de fotografía fue creada en el año 2003 y
se conservan para recordar los eventos.


3.1 Valoración. Estas fotografías son de valor permanente.
3.2 Organización. Todas están en orden cronológico por año.


4.1 Condiciones de Acceso. Las fotografías están disponibles en soporte
digital.


5.1 Nota del archivero. Elizabeth Villarreal, Leydi Villarreal, Nisla Alvarado,
Zeledith Sánchez.
5.2. Reglas o Normas. Normas ISAAD (G)

5.3 Fecha de la Descripción. Del 22 de febrero del 2003 al 12 de diciembre de

2003.

11. ARCHIVO DE MAPAS.

La colección de mapas en un archivo se crea para determinar la titularidad
de tierras, y en ellos se muestran los límites de las parcelas, las construcciones
existentes y las características del paisaje de dicha área. Un aspecto
interesante aparece en las formas de representación y especialmente como
se explica la relación entre las propiedades y las características del lugar. Esta
extensa colección de mapas, perteneciente al archivo del estado de permite
tener una visión conjunta sobre la forma de habitar la topografía. Son archivos
muy importantes ya que si no se instalan correctamente el mapa pierde su
contexto y se deteriora a corto plazo.

De los mapas, planos de lectura o detalles más profundos, se pueden obtener
elementos informativos detallados. La cantidad de información debe estar
relacionada en forma proporcional a la escala y diferentes tipos de mapas
según su finalidad o función, cuanto mayor sea el espacio dedicado al archivo
de los mapas y planos en esta área, mayor será también el número de
elementos informativos que se puedan aportar acerca de ellos.

11.1 Mapas

Los mapas son documentos en los que se han representado mediante
signos, símbolos gráficos y colores, toda una serie de datos que previamente
se han recabado, analizado, depurado y sintetizado. Así como decimos que un
mapa es una representación gráfica de la superficie de la tierra, o parte de la
misma, dibujada a escala o plano. El mapa es uno de los elementos en el
lenguaje del geógrafo.

Según lo que se pretende informar con el mapa, pueden agruparse en dos
clases: Por su extensión, Por su finalidad.

Por su extensión

Mapamundi Cuando está representada toda la superficie terrestre
Continental Cuando el mapa representa uno de los continentes
Nacional Cuando lo que se representa es una nación

Autonómico Cuando lo que se representa es una Comunidad Autónoma

Provincial Cuando se representa una provincia

Comarcal Cuando se refiere a una comarca

Local Cuando lo es de una localidad o su término municipal

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Por su finalidad:

En los que se representan aspectos
Mapas
Mapas físicos físicos del suelo, como los montes, ríos y
topográficos
demás accidentes geográficos

Cuando se representan las divisiones
administrativas realizadas por el hombre,
Mapas políticos
tales como fronteras, límites provinciales y
demás divisiones administrativas

Los que representan los diversos
aspectos económicos, áreas y zonas de
Mapas económicos
producción de productos, minería,
factorías, industrias, etc.

Mapas geológicos Cuando se refieren a la geología del suelo

Cuando se trata de la distribución de la
Mapas Mapas de población, razas, densidades de la
temáticos población población, agrupaciones urbanas o
rurales, etc.

Los que nos representan gráficamente la
Mapas climáticos climatología u otros accidentes
meteorológicos

Aquellos que se ocupan de representar
Mapas de gráficamente las zonas de sequías,
catástrofes incendios, inundaciones, accidentes de
tráfico, etc.

Confeccionados en función de lo que se
Otros mapas
pretende informar

11.2 IMPORTANCIA:

En relación al archivar los Mapas y Planos podemos mencionar que los mismos
se pueden mantener dentro de un archivo clasificándolos a través de las
diferentes representaciones gráficas y métricas, por el orden jerárquico de
valores, las diferentes escalas y su finalidad y función.
27

Para el profesional de archivo estos dos puntos son de suma importancia, ya
que al establecer un área de archivo (estructura), debemos conocer por medio
del mapa y el plano si las condiciones para crear el mismo son de acorde con
sus suelos.

11.3 ESCALAS EN MAPAS:

Existen tres tipos de escalas

1. Escala Natural. Es cuando el tamaño físico de la pieza representada en
el plano coincide con la realidad y procurar que las mayorías de las
piezas que se mecanizan, estén bien dibujadas.

2. Escala de reducción. Se utiliza cuando el tamaño físico del plano es
menor que la realidad y se utiliza para representar planos de viviendas.

3. Escala de Ampliación. Cuando hay que hacer el plano de piezas muy
pequeñas o detalles de un plano.

11.4 TIPOS DE MAPAS CON ALGUNAS ESPECIFICACIONES:

1. Mapas topográficos. Representa una parte muy limitada de la
superficie terrestre, con gran exactitud determina las características del
terreno y de las obras del hombre.

2. Mapas Corográficos. Se usan para representar partes amplias de una
región, estado o nación.

3. Mapas Geográficos. Representan una región entera, una nación o un
continente, es decir, una parte grande de la superficie terrestre.

4. Mapas Hipsométricos. Determinan las alturas del relieve terrestre con
relación al nivel del mar.

5. Mapas Catastrales. Los que se refieren al censo de tierras agrícolas,
construcciones.

6. Planisferios. Representan, en forma plana, la superficie entera de la
tierra.

7. Mapamundi. Representa la tierra dividida en hemisferios.

28
En la actualidad existen 120 mapas con diferentes terminologías, ya

cada mapa es utilizado en las diversas áreas de nuestro Territorio
Nacional según la finalidad o función a desarrollar.

Planos:
 En relación a los planos estos representan una parte muy pequeña de la

superficie terrestre, con límites de las propiedades, las representaciones

de los edificios, áreas rurales, viviendas, canales de regadío, entre otros.

La descripción de un Mapa es significativa porque nos ayuda a sustentar los
limites que mantiene nuestro territorio nacional en las áreas fronterizas de
nuestro país y a su vez determinan un valor probatorio para comprobar o
evidenciar un hecho, también tiene valor judicial, legal y administrativo.

Modelo de Ficha de Descripción de Mapas


1.1 Código de Referencia: Mapa-0000-01-Territorio Nacional de Panamá.

1.2 Titulo: Mapa de la Provincia de Panamá

1.3 Fecha(s): desde 1903 al 2010

1.4 Nivel de descripción: Área Geográfica de la Provincia de Panamá

1.5 Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o
dimensiones): Entre los Mapas que conocimos encontramos 120 de diferentes
Tipos


2.1 Nombre del Productor: El Instituto Geográfico Nacional Tommy Guardia.

2.2 Historia institucional/Reseña biográfica: Los Mapas son conservados en el
Instituto Tommy Guardia, estos mapas que realiza esta institución son mapas
de descripciones territoriales a nivel nacional por provincias entre otros.

29

2.3 Historia archivística: Los mapas al igual que los documentos fueron creados
con el propósito de mantener claro nuestro Territorio Nacional, por lo tanto
deben ser conservados a través de las normas de descripción.

2.4 Forma de ingreso: de su propia producción.


3.1 Alcance y contenido: La República de Panamá cuenta con una total de
75.990 Km2 y 2.210 Km2 de superficie de aguas territoriales, totalizada en
78.200 km2.

3.2 Valoración, Selección y Eliminación: Histórica y Permanente

3.3 Organización: Cronológicamente


4.1 Condiciones de Acceso: Las consultas son a través de autorizaciones

4.2 Condiciones de reproducción: La documentación puede ser reproducida

4.3 Lengua/escritura(s) de la documentación: Español

4.4 Características físicas y requisitos técnicos: La documentación debe ser
conservada en buen estado y evitar su deterioro a largo y corto plazo.

4.5 Instrumentos de descripción: Índice o Guía


5.1 Nota del archivero: Yadira Otero, Alcira Sáenz, Milagros Montero, Sheyla
Muñoz, Melissa Cordero.

5.2 Reglas o Normas: ISAAD (G)

5.3 Fecha(s) de la(s) descripción(es): 13 de diciembre de 2010

30

La descripción de un plano es significativa porque nos ayuda a sustentar las
áreas edificadas y los limites que mantiene cada terrero en el territorio nacional
de nuestro país y a su vez determinan un valor probatorio para comprobar o
evidenciar un hecho, también tiene valor judicial, legal y administrativo.

Modelo de Ficha de Descripción de Planos


1.1 Código de Referencia. Planos-0000-01-estructura territorial a nivel
Nacional de Panamá

1.2 Titulo: Edificaciones Estructurales en la Provincia de Panamá

1.3 Fecha(s): desde 1903 al 2010

1.4 Nivel de descripción: Área Geográfica de la Provincia de Panamá

1.5 Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o
dimensiones): Entre los planos que conocemos encontramos los de
Vivienda, Edificaciones, Territoriales, Carreteras, Arquitectónicos,
Estructurales, de Instalaciones, de Acabados, Fachadas, Detalles, Herrería,
etc.


2.1 Nombre del o de los Productor(es): Arquitectos, Dibujantes y Diseñadores

2.2 Historia institucional/Reseña biográfica: La utilización del plano o dibujo
técnico es importante en todas las ramas de la ingeniería, en la industria, en
arquitectura y la geología y también para la edificación y estructura de un
área de archivo.

2.3 Historia archivística: Los planos al igual que los documentos fueron creados
con el propósito de mantener claro nuestro Territorio Nacional Estructural, a
través de los distintos tipos de planos que existen por lo tanto deben ser
conservados con las normas de descripción.

31

3.1 Valoración, Selección y Eliminación: Histórica y Permanente

3.4 Organización: Cronológicamente


4.1 Condiciones de Acceso: Las consultas son a través de autorizaciones

4.2 Condiciones de reproducción: La documentación puede ser reproducida

4.3 Lengua/escritura(s) de la documentación: Español

4.4 Características físicas y requisitos técnicos: La documentación debe ser

conservada en buen estado y evitar su deterioro a largo.

4.5 Instrumentos de descripción: Índice o Guía


5.1 Nota del archivero: Yadira Otero, Alcira Sáenz, Milagros Montero, Sheyla
Muñoz, Melissa Cordero.

5.2 Reglas o Normas: ISAAD (G)

5.3 Fecha(s) de la(s) descripción(es): 13 de diciembre de 2010

Archivador para mapas

32

Los Archivadores en forma horizontal son utilizados para mantener la
conservación a largo plazo de los mapas.

Archivadores de Mapas tipos percha

• Soporta 100 hojas, un peso de 9 kgs , y una anchura de 25 mm .
• Tamaño de la percha total 957 mm .
• Soporta hojas de tamaño A0 y A1

Archivadores de Planos

• 150 cm ancho x 100cm fondo x 5 cm alto.
• 130 cm ancho x 91 Fondo x 5 cm alto
• 102,5 cm ancho x 72,5 Fondo x 5 cm alto
• 75 cm ancho x 55 Fondo x 5 cm alto
• 64,5 cm ancho x 47 Fondo x 5 cm alto

Estos archivadores nos muestran los tamaños de planos que se pueden
mantener en estos muebles conservados

34

12. Disco óptico

Un disco óptico es un formato de almacenamiento de información digital,
que consiste en un disco circular en el cual la información se codifica, se
guarda y almacena, haciendo unos surcos microscópicos con un láser sobre
una de las caras planas que lo componen

En el campo de los archivos, un disco óptico es un disco circular en el cual
la información se codifica, se guarda, almacenando toda la in formación
deseada, estos dispositivos realizan las operaciones de lectura o escrituras de
los medios o soportes donde se almacenan o guardan, lógica y físicamente, los
archivos de un sistema informático.

La utilización de los discos ópticos de los archivos se basa en el
almacenamiento de la información deseada , donde se almacena para un fin
determinado a largo o corto plazo, para llevar a cabo esta operación los datos o
los documentos deben estar ordenados y muy bien organizado
para tener un orden total de la información.

En las oficinas de archivo lo primordial es ante todo tener
una buena organización de lo que se va a almacenar en los
discos ópticos, señalarlos y describirlos par mayor rapidez al
momento de buscar alguna información, el disco óptico en los
archivos es una gran herramienta ya que es algo práctico y
sencillo y muy fácil de utilizar para guardar una información
deseada.

35

13. EL INVENTARIO

Es el documento que describe la relación sistemática y detallada de las
unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales.
Describe un fondo, sección o colección a través de las series documentales
que lo componen y además de contener los datos de la guía especifica, se
deberá consignar los nombre de las series, las fechas extremas (anotando
también años predominantes o lagunas cronológicas) resumen del contenido
de cada serie y ubicación topográfica de las mismas (número de caja, estante,
planero, expedientes, folios)

El inventario describe las unidades que componen las series documentales,
dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasificación y
reproduciendo su estructura.

Este instrumento condensa la actividad intelectual del trabajo sobre el fondo
documental, la clasificación y la descripción, aunados con una doble finalidad:
conocer qué es lo que se tiene y cómo está organizado, de una parte, e
informar con precisión acerca de su contenido y localización, de la otra, de
modo que ante cualquier búsqueda documental ofrezca siempre una respuesta
pertinente y rápida.

36

13.1 Modelo de Inventario.

Dependencia: Código:
INVENTARIO DE ARCHIVO Responsable: Fecha:
Elaboro:
CODIGO UBICACION FECHA INICIO FECHA FINAL
Serie Nombre de la carpeta o libro No.Consecutivo o folios CAJ CAJA
DIA MES AÑO DIA MES AÑO
Depen. Subser A A.C
ie A.G

Recibido por: AÑO MES DIA
REGISTRO DE ENTRADA
Cargo:

Fecha: TRANSFERENCIA No.

37

La descripción de medios ópticos es importante en un archivo por ser un medio
que ha dejado de ser opcional y a pasado a formar parte integrante de un
archivo donde se puede grabar gran cantidad de información.

14. FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL DISCO ÓPTICO
ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN


1.1. Código(s) de referencia Constructora Campestre
1.2. Titulo Cheques, Departamento de Contabilidad
1.3. Fecha(s) 2004-2009
1.4. Nivel de descripción C-D, Disco Óptico
1.5. Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño
o Dimensiones 2 C-D, 8000 mb2


2.1. Nombre del o de los Productor(es) Departamento de Contabilidad
2.2. Historia institucional/Reseña biográfica La Empresa fue creada en 2004 y
cuenta con 3 departamentos
2.3. Forma de ingreso Información producto de los pagos de los clientes y
Colaboradores


3.1. Valoración Selección y Eliminación Permanente
3.2. Organización Cronológicamente

4. Áreas de Condiciones de Acceso y Uso

4.1. Condiciones de Acceso son accesibles
4.2. Condiciones de reproducción Si, copias
4.3. Lengua/escritura de disco óptico Visual

5. Área de Notas
5.1. Nota del Archivero Ismael Rivera, Desireé Mendoza, Yohaneth Rivera,
Iris Pérez y José Espinosa
5.2. Reglas o Normas Normas ISAD (G)
5.3. Fecha(s) de la(s) descripción(es) 13 de diciembre de 2010

38

CONCLUSIONES

1. Dentro del conjunto de tareas archivísticas, la descripción es, la parte
culminante del Trabajo archivístico, ya que permite llevar a cabo la función
difusora de la información. Gracias a la labor descriptiva se hacen accesibles
los fondos de forma eficaz. Para ello existen unos instrumentos de trabajo y
unas normas, como hemos observado en el presente trabajo.

2. La descripción de fondos es una consecuencia ineludible de la organización,
tarea previa que está además fuertemente ligada a la descripción, por la misma
naturaleza de los documentos de archivo.

3. Los documentos fotográficos tienen un valor jurídico probatorio, a menudo se
trata la fotografía como prueba de que en realidad ocurrieron los
acontecimientos.

4. A lo largo de los siglos los mapas han sido utilizados para orientarnos en el
tiempo y espacio, estos han jugado papeles determinantes en el curso de la
historia, hasta el punto que en ocasiones se ha cambiado el curso de la misma.

5. Los mapas y planos muestran numerosos detalles acerca de una región en
específico, tales como ríos, montañas entre otros. Pero quizás lo más
importante de los mapas y planos sea su facilidad de uso, es por ello que
debemos mantener su conservación en el archivo histórico permanente.

6. Un disco óptico es un dispositivo de almacenamiento que se pude utilizar
para guardar información deseada, con un fin determinado a largo o corto plazo
donde los datos se pueden ordenar y organizar muy bien.

7. A pesar de existir muchos tipos de guías, a grandes rasgos éstas
proporcionan información general acerca de los fondos y de los organismos
productores. Facilitan, además, información auxiliar y de utilidad para el
interesado.

8. El inventario es el instrumento de descripción del archivo por antonomasia y
el más utilizado por el archivero. El inventario, ajustándose a la ordenación del
fondo, se ocupa de las series documentales que recoge el cuadro de
clasificación, reproduciendo su estructura para facilitar su localización.

9. El cuadro de clasificación será un fiel reflejo de la estructura de la
organización a la que sirve y constituye al mismo tiempo el primer instrumento
de descripción del fondo.

39

BIBLIOGRAFÍA

Norma Internacional General de Descripción Archivística
Segunda Edición, Adoptada por el comité de Normas de Descripción.

41
Glosario

Descripción archivista: Elaboración de una representación exacta de la
unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante
la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para
identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivos, así como
su texto y el sistema que los ha producido.
Documento: .información que ha quedado registrada de alguna forma con
independencia de soporte o características.

Documento de Archivo. Información contenida en cualquier soporte y tipo
documental, producida recibida y conservada por cualquier organización o
persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.

Expediente: unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor
para su uso corriente, bien durante el proceso de organización archivística,
porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es por lo
generalmente la unidad básica de la serie.

Fondo: conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o
soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una
persona físicas, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y
funciones como productor.

Instrumentos de descripción: Término genérico que sirve para dominar
cualquier descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por un
servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de
los documentos.

Nivel de descripción: Situación de la unidad de descripción en la jerarquía del
fondo

Organización: Procedimiento físico intelectual, así como su resultado,
consistente en analizar y disponer los documentos de acuerdo con los
principios archivísticos.

42

Serie: Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o
conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación,
del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad, que tienen una forma
particular o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su
producción, recepción o utilización, la serie se denomina serie documental.

Subfondo: Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos
relacionados entre si que se corresponde con las subdivisiones administrativa
de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con
agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia
Documentación: Cuando el productor posee una estructura jerarquía
compleja, cada Subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados como
sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidad
administrativa primaria subordinada.

Tipo Documental: Clase de documentos que se distingue por la semejanzas
de sus características físicas (por ejemplo, acuarela, dibujos) y/o intelectuales
(por ejemplo diarios, dietarios, libros de actas).

Unidad de descripción: Documentos o conjuntos de documentos, cualquiera
que sea su forma física, tratado como un todo y que como tal constituye la
base de una única descripción,

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