Este documento describe los principios básicos de la organización y gestión de archivos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos acumulados por una persona u organización. Los archivos deben organizarse y almacenarse de manera que la información sea accesible y útil para la toma de decisiones, la investigación y el público. También describe el ciclo de vida de los documentos y los procesos y equipos necesarios para organizar, almacenar y preservar los archivos de manera efectiva.

2. ARCHIVO
Conjunto de
Documentos, Acumulados en
sea cual un proceso
fuere su natural por una
fecha, forma persona o
entidad pública o
y soporte
privada, en el
material transcurso de su
gestión

3. ORGANIZACIÓN Base para la toma
DE LOS de decisiones en la
Administración:
ARCHIVOS Gestión y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigación
y la cultura

4. PRINCIPIOS GENERALES
DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA
Finalidad de los Importancia de
los Archivos Responsabilidad
Archivo
Disponer de la Administración Los servidores
Documentación son soporte públicos son
• ORGANIZADA fundamental en la responsables de
toma de la organización,
• Con miras a la
decisiones y conservación,
RECUPERACIÓN
cumplida su uso y manejo
para su USO
vigencia admon.su de los
ADMINISTRA-
valor es documentos.
TIVO patrimonial y
Cultural.

5. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO
GESTI Ó N CENTRAL HIST Ó RICO
Documentación Documentación Documentación
Activa Semi-activa Inactiva
Valores Valores
Primario secundarios
s
Administrativo Histórico
Legal Cultural
Fiscal Investigación
Contable Científico
Técnico

6. FASES ORGANIZACIÓN
• Identificación fondos • Identificación de Temas o Asuntos
Documentales • Valoración Documental
• Estructura Orgánico-funcional • Selección
• Agrupaciones Documentales • Inventario
UNIDAD DE UNIDAD DE UNIDAD DE
ALISTAMIENTO DIGITACIÓN CONTROL
DOCUMENTAL
PREPARACIÓN FISICA DE LA ORGANIZACIÓN TERMINADO FINAL
DOCUMENTACIÓN FÍSICA
 Ingreso de  Revisión de
 Limpieza los Procesos
los datos
 Ordenamiento documentale desarrollados en
 Foliación s a las Bases las fases
Almacenamient de Datos. anteriores.
o

7. PROCESOS TÉCNICOS
LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACIÓN
Esta labor debe adelantarse en un
espacio con buenas condiciones de
ventilación, iluminación e higiene.
El personal dedicado a esta tarea
debe disponer de elementos de
trabajo apropiados como: overol,
gorra, mascarilla y guates.

8. ESPACIO FISICO
CONDICIONES AMBIENTALES
• Lugar seco y clima medio, alejado de la humedad y del
calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 A 60%.
•Control de la luz solar. Evitar daños por decoloración y
envejecimiento.(LUZ ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS,
FLUORESCENTE FRÍA)
•Equidistante a la Secretaría.

9. ESTILOS DE ARCHIVADORES

10. PROVEEDURÌA BIBLIOTECA EXPEDIENTES
Permite la colocación de Diseñado especialmente Entrepaños para carpetas
distintos tipos de para tomos, revistas y colgantes, para la máxima
material, ajustando la libros organización de su archivo.
altura del entrepaño a
voluntad del usuario ESCALONADO
Entrepaños
escalonados para
CDS, cassettes, DAT,
diskettes, cintas,
betacam, etc.

11. PLANOTECA EQUIPOS ESPECIALES FARMACIA
innovador sistema de carros Acorde a los Entrepaños especiales
planeras extraíbles y cintas requerimientos de la para frascos,
colgantes para la sujeción de empresa (equipo especial
cajas, y medicamentos
planos, con capacidad hasta para bóveda bancaria).
en general.
900 planos por carro.
ARCHIVOMÒVIL
ESTRUCTURA
Este sistema es ideal para
archivar cajas, repuestos
livianos, expedientes para
archivos de poco uso o
inactivos.

12. ESTANTERÌAS CON ESTANTERÌAS
MEZANINE MÒVILES A NOBLE
CONVENCIONAL ALTURA
El sistema Tot-Alt (total altura) es un innovador y sorprendente
sistema que ofrece un nuevo concepto de almacenaje
mediante estanterías móviles a doble altura maximizando x 4
la capacidad de almacenamiento de su espacio.
requerimientos.

13. COLGANTES BIBLIORATOS O
CONVENCIONALES
FOLDER AZ
Para archivar Para archivadores de
expedientes tamaño GAVETAS VERTICALES En colores negro,
carta, oficio o extra Y HORIZONTALES. azul, amarillo y rojo
oficio de hasta 8 para una mejor
cms. de grosor visualización de su
archivo.

14. TARJETAS
LÀMINAS PEQUEÑAS LÀMINAS GRANDES
IDENTIFICADORA
S
Las láminas identificadoras permiten la rápida
ubicación del documento requerido. Pequeñas
para las carpetas colgantes y grandes para los
entrepaños.

15. SEPARADOR V SEPARADOR L REVISTERO
Separador en forma de V, el Sencillo separador en Útil almacenador de
cual se puede usar sujetado a forma de L, para ser revistas, con visor
un entrepaño tipo EV. usado como divisor de frontal para incluir la
libros o materiales tarjeta de identificación,
ideal para bibliotecas,
oficinas y revistas en el
hogar.

16. ARCHIVO PERSONAL GAVETAS
BANDEJA RANURADA (Porta Carpetas)
as gavetas pueden ser
Dinámico sistema de Lleva la ventaja de clasificar usadas dentro de
clasificación, ideal para en el sistema de carpetas sistemas de archivos
usuarios con continuo flujo de colgantes a su archivo móviles, fijos,
documentos y consulta. personal o de negocios. estanterías o
simplemente sobre
cualquier superficie.

17. CARRO PLANERA ENTREPAÑO ENTREPAÑO EV
ESCALONADO
Carro extraíble para planos entrepaño de uso múltiple
colgados y sujetados mediante Este entrepaño es ideal para carpetas colgantes o
tiras de P.V.C. desprendibles. para pequeños materiales material apoyado.
Este sistema permite la rápida como medicamentos,
ubicación del plano y su continua discos compactos,
manipulación sin causar daño al cassettes, ect.
mismo.

18. RECEPCIÓN CLASIFICACIÓN APERTURA
REVISIÓN
REPARTO REGISTRO RADICACIÓN