1. DOCUMENTO
UN DOCUMENTO ES UN TESTIMONIO MATERIAL DE UN HECHO
O ACTO REALIZADO EN FUNCIONES POR INSTITUCIONES O
PERSONAS FÍSICAS, JURÍDICAS, PÚBLICAS O PRIVADAS,
REGISTRADO EN UNA UNIDAD DE INFORMACIÓN EN
CUALQUIER TIPO DE SOPORTE (PAPEL, CINTAS, DISCOS
MAGNÉTICOS, FOTOGRAFÍAS, ETC.) EN LENGUA NATURAL O
CONVENCIONAL. ES EL TESTIMONIO DE UNA ACTIVIDAD
HUMANA FIJADA EN UN SOPORTE, DANDO LUGAR A UNA
FUENTE ARCHIVÍSTICA, ARQUEOLÓGICA, AUDIOVISUAL, ENTRE
OTRAS.
2. • UN DOCUMENTO ES UNA HERRAMIENTA INDISPENSABLE QUE TIENE
COMO FIN TRANSMITIR CONOCIMIENTOS, IDEAS Y DAR
TESTIMONIO DE LOS HECHOS. PERMITE, ADEMÁS, LA
COMUNICACIÓN HUMANA Y ES UN IMPORTANTE MEDIO DE
FORMACIÓN Y DOCENCIA. TAMBIÉN PUEDE MATERIALIZAR TODOS
LOS CONOCIMIENTOS HUMANOS, CONSTITUYENDO ASÍ UNA
MEMORIA COLECTIVA.
3. CLASES DE DOCUMENTOS
• LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO SON TAN VARIADOS COMO SUS FORMATOS,
PODEMOS ENCONTRARNOS CON DOCUMENTOS ESCRITOS, FOTOGRÁFICOS,
GRÁFICOS, SONOROS, DIGITALES, ANALÓGICOS, ETC.
4. TIPOS DE DOCUMENTOS
• FORMATO
• IMPLICA LA FORMA EN LA QUE SE PRESENTA UN CONTENIDO:
• TEXTO: SE REGISTRA UN CONTENIDO PARTICULAR A TRAVÉS DEL LENGUAJE ESCRITO
EMPLEANDO LETRAS, SÍMBOLOS, NÚMEROS U OTROS CARACTERES.
• FOTOGRÁFICOS O IMÁGENES: REGISTRO DE LA INFORMACIÓN MEDIANTE MAPAS,
FOTOS, IMÁGENES, DIBUJOS, ETC. SU CONNOTACIÓN VISUAL FAVORECE EL
ENTENDIMIENTO DE QUIENES LOS CONSULTAN.
• SONOROS: CONFIGURA UN CONTENIDO EN FORMAS AUDITIVAS Y BASADO EN
EXPRESIONES SONORAS O LENGUAJE ORAL COMO PIEZAS MUSICALES, EXPRESIONES
DE VOZ, PODCASTS O GRABACIONES DE RADIO.
• AUDIOVISUALES: MEZCLAN ELEMENTOS VISUALES Y ELEMENTOS SONOROS, POR
EJEMPLO, VIDEOS, DOCUMENTALES, PELÍCULAS, ENTRE OTROS.
5. • UTILIDAD
• EN CUANTO AL USO QUE PROPUESTO, EXISTEN DOCUMENTOS:
• PÚBLICOS: ENCONTRADOS EN DIFERENTES CANALES ABIERTOS AL PÚBLICO,
TANTO IMPRESOS COMO DIGITALES. SON REGISTROS QUE CUALQUIER PERSONA
PUEDE CONSULTAR. POR EJEMPLO, DESTACAMOS LAS PUBLICACIONES EN
PERIÓDICOS, INFORMACIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS, INFORMES, ENTRE OTROS.
• PRIVADOS: PRESENTAN ACCESO RESTRICTO A CIERTAS ORGANIZACIONES O
PERSONAS PARA PROTEGER SU CONTENIDO. POR EJEMPLO, CONTRATOS DE
NEGOCIO, DATOS BANCARIOS, HISTORIAS CLÍNICAS, INVESTIGACIONES
CIENTÍFICAS.
• EN EL MEDIO EMPRESARIAL, LIDIAMOS CON UNA GRAN CANTIDAD DE
DOCUMENTOS PÚBLICOS, PRIVADOS Y ESCRITOS, POR LO QUE CONOCER LA
ESENCIA DE LOS MÁS COMUNES ES CRUCIAL PARA GESTIONARLOS Y
ALMACENARLOS DE MANERA CORRECTA. ¡VEAMOS LOS MÁS RELEVANTES!
6. • INFORMES
• LOS INFORMES CUENTAN CON ABUNDANTES DATOS SOBRE EL
FUNCIONAMIENTO DE UN NEGOCIO. POR LO CUAL, PERMITEN
ANALIZAR UNA GRAN CANTIDAD DE SITUACIONES, YA SEAN
REALES O ESTUDIOS DE CASOS.
• CON LA INFORMACIÓN DISPONIBLE, LOS GESTORES PUEDEN
TOMAR DECISIONES MÁS PRECISAS Y ACERTADAS EN LAS
DIFERENTES ESFERAS CORPORATIVAS: OPERATIVA, TÁCTICA Y
ESTRATÉGICA.
7. DIPLOMATICA
• LA DIPLOMÁTICA TIENE POR OBJETIVO EL ESTUDIO DE LOS DIPLOMAS, ES DECIR,
«LA DESCRIPCIÓN Y EXPLICACIÓN DE LOS TIPOS, FORMAS TRADICIÓN Y
ELABORACIÓN DE LAS ACTAS ESCRITAS»,1 CUALQUIERA QUE SEA SU AUTOR,
TENIENDO EN CUENTA SUS CARACTERES EXTRÍNSECOS E INTRÍNSECOS, ES
DECIR, EL SOPORTE, LA ESCRITURA, EL LENGUAJE, EL FORMULISMO Y LOS DEMÁS
ELEMENTOS INTEGRANTES PARA FORMAR JUICIO DE SU AUTENTICIDAD E
INTERPRETARLOS DE ACUERDO CON UNA CONVENCIÓN ESTABLECIDA, EN UNA
ÉPOCA Y CONTEXTO CULTURAL ESPECÍFICOS. AL ESPECIALISTA EN LA MATERIA
SE LE CONOCE COMO DIPLOMATISTA.
8. • DEFINICIÓN DE COMUNICACIÓN ESCRITA
• EN EL ÁMBITO DE LOS ESTUDIOS DEL LENGUAJE, SE CONOCE COMO
COMUNICACIÓN ESCRITA AL PROCESO COMUNICATIVO QUE SE
ESTABLECE ENTRE EL ESCRITOR Y EL LECTOR, A TRAVÉS DE UN
TEXTO, QUE SE REGISTRA DE FORMA ESCRITA.
9. OBJETIVO DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA
• LOS OBJETIVOS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA SON:
• CREAR CONCIENCIA SOBRE UN TEMA O UNA CAUSA
• PROPORCIONAR INFORMACIÓN O EDUCAR AL RECEPTOR
• CREAR INTERÉS O MOTIVACIÓN PARA UNA ACCIÓN
• PROMOVER LA MARCA, EL PRODUCTO O EL SERVICIO DE UNA ORGANIZACIÓN
• ORGANIZAR LOS RECURSOS Y DELEGAR RESPONSABILIDADES
10. COMUNICACIÓN OFICIAL O EMPRESARIAL
• LA COMUNICACIÓN CORPORATIVA ES EL CONJUNTO DE PROCESOS,
ESTRATEGIAS Y ACCIONES MEDIANTE LOS CUALES UNA EMPRESA
SE COMUNICA TANTO INTERNA COMO EXTERNAMENTE. ESTO
INCLUYE LA GESTIÓN DE LA IMAGEN, LA TRANSMISIÓN DE
VALORES Y MENSAJES, Y LA INTERACCIÓN CON DIFERENTES
PÚBLICOS.
