El documento describe el proceso de digitalización de documentos, el cual consiste en convertir documentos físicos en archivos digitales escaneándolos. Explica que la digitalización permite visualizar los documentos de forma instantánea desde cualquier equipo y ofrece acceso controlado y seguro a la información, además de reducir costos al eliminar el almacenamiento físico.

1. DIGITALIZA
DIGITALIZACIÓN
Los procesos de digitalización, consistentes en la transformación de documentos físicos a
imágenes digitales para su visualización instantánea desde cualquier equipo de cómputo, son
ejecutados por DOCSOLUTIONS bajo un enfoque basado en procesos, es decir, basado en un
flujo lógico de documentos, controlado por etapas, balanceando los sub-procesos y
controlando los documentos y cajas con códigos de barras en todas las etapas del flujo
documental, para permitir administrar el proceso en forma integral.
En esta definición están patentes los cuatro procesos que intervienen en la conversión
analógica-digital:
1. Muestreo: el muestreo (en inglés, sampling) consiste en tomar muestras periódicas de
la amplitud de onda. La velocidad con que se toma esta muestra, es decir, el número
de muestras por segundo, es lo que se conoce como frecuencia de muestreo.
2. Retención (en inglés, hold): las muestras tomadas han de ser retenidas (retención) por
un circuito de retención (hold), el tiempo suficiente para permitir evaluar su nivel
(cuantificación). Desde el punto de vista matemático este proceso no se contempla, ya
que se trata de un recurso técnico debido a limitaciones prácticas, y carece, por tanto,
de modelo matemático.
3. Cuantificación: en el proceso de cuantificación se mide el nivel de voltaje de cada una
de las muestras. Consiste en asignar un margen de valor de una señal analizada a un
único nivel de salida. Incluso en su versión ideal, añade, como resultado, una señal
indeseada a la señal de entrada: el ruido de cuantificación.
4. Codificación: la codificación consiste en traducir los valores obtenidos durante la
cuantificación al código binario. Hay que tener presente que el código binario es el
más utilizado, pero también existen otros tipos de códigos que también son utilizados.
Durante el muestreo y la retención, la señal aún es analógica, puesto que aún puede tomar
cualquier valor. No obstante, a partir de la cuantificación, cuando la señal ya toma valores
finitos, la señal ya es digital.

2. Ejemplo de digitalización
Un ordenador o cualquier sistema de control basado en un microprocesador no pueden
interpretar señales analógicas, ya que sólo utiliza señales digitales. Es necesario traducir, o
transformar en señales binarias, lo que se denomina proceso de digitalización o conversión de
señales analógicas a digitales.
En la gráfica inferior se observa una señal analógica, que para ser interpretada en un
ordenador ha de modificarse mediante digitalización. Un medio simple es el muestreado o
sampleado. Cada cierto tiempo se lee el valor de la señal analógica.
1. Si el valor de la señal en ese instante está por debajo de un determinado umbral, la
señal digital toma un valor mínimo (0).
2. Cuando la señal analógica se encuentra por encima del valor umbral, la señal digital
toma un valor máximo (1).
En la gráfica inferior se observa una señal analógica, que para ser interpretada en un
ordenador ha de modificarse mediante digitalización. Un medio simple es el muestreado o
sampleado. Cada cierto tiempo se lee el valor de la señal analógica.
3. Si el valor de la señal en ese instante está por debajo de un determinado umbral, la
señal digital toma un valor mínimo (0).
4. Cuando la señal analógica se encuentra por encima del valor umbral, la señal digital
toma un valor máximo (1).

3. El momento en que se realiza cada lectura es ordenado por un sistema de sincronización que
emite una señal de reloj con un período constante. Estas conversiones analógico-digitales son
habituales en adquisición de datos por parte de un ordenador y en la modulación digital para
transmisiones y comunicaciones por radio.
¿Qué es la digitalización?
La digitalización documental consiste en convertir un documento físico o papel en un archivo
digital o imagen electrónica, mediante equipos especializados para ello, llamados escáneres. El
término digitalización, hace referencia al proceso de crear imágenes digitales de objetos, como
registros en papel o fotografías y almacenarlos en soportes electrónicos, como discos ópticos.
La digitalización es en la actualidad la herramienta de preservación más completa y
satisfactoria que nos brinda la tecnología, nos permite además preservar un original en un
formato estándar que no dependa de una tecnología o hardware en especial para su posterior
recuperación y lectura, como es en el caso de los microfilms.
¿Cómo se lleva a cabo la digitalización?
El proceso de digitalización inicia con la depuración de los documentos, retirando cualquier
elemento de sujeción que pueda afectar el paso por los escáneres y siempre manteniendo el
orden original, cuando los documentos están preparados se pasan en el escáner, el cual capta
a través de una lectura óptica con un sensor los puntos que componen una imagen y los
transforman en el ordenador en bits. Posterior al escaneo, los documentos físicos pasan al
proceso de rearmado en el que se integra el expediente como estaba originalmente, el
resultado de la digitalización es el archivo digital, el cual puede ser migrado a un gestor
documental para su consulta y búsqueda de información, incluso ampliarla, imprimirla,
exportarla, enviar por correo electrónico, etc.
¿Qué información se puede digitalizar?
Documentos, planos, libros, fotos, mapas, encuadernados, negativos, transparencias,
expedientes médicos, archivo muerto, expedientes de personal, de crédito, escrituras,
documentos jurídicos, etc.
¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?
Para llevar a cabo la digitalización de documentos, se hace uso de diferentes tecnologías,
como:
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Reconocimiento de código de barras en tiempo real para la identificación de cada expediente.
Foliado/ impresión de documentos durante o posterior a la digitalización.
Obtención de imágenes en formato JPEG 2000, permitiendo mayor detalle en las imágenes y
un tamaño de archivo más pequeño.
Tecnología TurboTime™, la cual permite incrementar volúmenes de producción en el proceso
de escaneo.

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Multi-tecnología de detección de alimentación doble que garantiza que todos los documentos
son digitalizados.
La tecnología OCR (Optical Character Recognition, Reconocimiento Óptico de
Caracteres)permite transformar escritura impresa, en texto de formato reconocible por una
computadora, y por lo tanto editable y susceptible de aceptar búsquedas textuales, este
proceso se realiza por software sobre el documento ya digitalizado. La tecnología ICR
(Intelligent Character Recognition, Reconocimiento Inteligente de Caracteres) permite
reconocer y transformar, bajo un proceso similar a OCR, escritura manuscrita.
¿A quién le es útil la digitalización?
La digitalización documental puede implementarse en todo tipo de empresas de sector público
o privado, de servicios financieros, de salud, de comercio exterior, bibliotecas, de crédito, de
servicio, sector jurídico, etc.; en todas las empresas que tengan información que les sea
conveniente accederla de manera más ágil en un formato electrónico para fines de procesos
internos, comerciales, toma de decisiones o auditorías.
Conversión analógica-digital
La conversión analógica-digital (CAD) o digitalización consiste en la transcripción de señales
analógicas en señales digitales, con el propósito de facilitar
su procesamiento (codificación, compresión, etc.) y hacer la señal resultante (la digital) más
inmune al ruido y otras interferencias a las que son más sensibles las señales analógicas.
Comparación de las señales analógica y digital
Una señal analógica es aquella cuya amplitud (típicamente tensión de una señal que proviene
de un transductor y amplificador) puede tomar en principio cualquier valor, esto es, su nivel en
cualquier muestra no está limitado a un conjunto finito de niveles predefinidos como es el caso
de las señales cuantificadas.Esto no quiere decir que se traten, en la práctica de señales de
infinita precisión (un error muy extendido): las señales analógicas reales tienen todas un ruido

5. que se traduce en un intervalo de incertidumbre. Esto quiere decir que obtenida una muestra
de una señal analógica en un instante determinado, es imposible determinar cuál es el valor
exacto de la muestra dentro de un intervalo de incertidumbre que introduce el ruido. Por
ejemplo, se mide 4,3576497 V pero el nivel de esa muestra de la señal de interés puede estar
comprendida entre 4,35 V y 4,36 V y no es físicamente posible determinar ésta con total
precisión debido a la naturaleza estocástica del ruido. Sólo el más puro azar determina qué
valores se miden dentro de ese rango de incertidumbre que impone el ruido. Y no existe (ni
puede existir) ningún soporte analógico sin un nivel mínimo de ruido, es decir, de infinita
precisión. Por otro lado, si se pudiera registrar con precisión infinita una señal analógica
significaría, de acuerdo con laTeoría de la Información, que ese medio serviría para registrar
infinita información; algo totalmente contrario a las leyes físicas fundamentales de nuestro
universo y su relación con la entropía de Shannon.
En cambio, una señal digital es aquella cuyas dimensiones (tiempo y amplitud) no son
continuas sino discretas, lo que significa que la señal necesariamente ha de tomar unos
determinados valores fijos predeterminados en momentos también discretos.
Las señales analógicas no se diferencian, por tanto, de las señales digitales en su precisión
(precisión que es finita tanto en las analógicas como en las digitales) o en la fidelidad de sus
formas de onda (distorsión). Con frecuencia es más fácil obtener precisión y preservar la forma
de onda de la señal analógica original (dentro de los límites de precisión impuestos por el ruido
que tiene antes de su conversión) en las señales digitales que en aquéllas que provienen de
soportes analógicos, caracterizados típicamente por relaciones señal a ruido bajas en
comparación.
¿Por qué digitalizar?

6. Inconvenientes de la señal digital
Se necesita una conversión analógica-digital previa y una decodificación posterior, en el
momento de la recepción.
1. Si no se emplean un número suficientes de niveles de cuantificación en el proceso de
digitalización, la relación señal a ruido resultante se reducirá con relación a la de la
señal analógica original que se cuantificó. Esto es una consecuencia de que la señal
conocida como error de cuantificación que introduce siempre el proceso de
cuantificación sea más potente que la del ruido de la señal analógica original, en cuyo
caso, además, se requiere la adición de un ruido conocido como "dither" más potente
aún con objeto de asegurar que dicho error sea siempre un ruido blanco y no una
distorsión. En los casos donde se emplean suficientes niveles de cuantificación, la
relación señal a ruido de la señal original se conservará esencialmente porque el error
de cuantificación quedará por debajo del nivel del ruido de la señal que se cuantificó.
Esto, naturalmente, es lo normal.
2. Se hace necesario emplear siempre un filtro activo analógico pasa bajo sobre la señal a
muestrear con objeto de evitar el fenómeno conocido como aliasing, que podría hacer
que componentes de frecuencia fuera de la banda de interés quedaran registrados
como componentes falsos de frecuencia dentro de la banda de interés. Asimismo,
durante la reconstrucción de la señal en la posterior conversión D/A, se hace también
necesario aplicar un filtro activo analógico del mismo tipo (pasa bajo) conocido como
filtro de reconstrucción. Para que dicho filtro sea de fase lineal en la banda de interés,
siempre se debe dejar un margen práctico desde la frecuencia de Nyquist (la mitad de
la tasa de muestreo) y el límite de la banda de interés (por ejemplo, este margen en
los CD es del 10%, ya que el límite de Nyquist es en este caso 44,1 kHz / 2 = 22,05 kHz
y su banda de interés se limita a los 20 kHz).
Ventajas de la digitalización
La digitalización es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar
y consultar grandes volúmenes de información en forma de imágenes digitales, por medio del
almacenamiento en discos internos de cualquier computadora o bien en hosting en los Data
Centers de DOCSOLUTIONS que vía web garantizan su conservación en óptimas condiciones,
algunas ventajas son:
Agilidad y seguridad de acceso a los documentos

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La imagen digitalizada permite la visualización inmediata del documento, lo que hace que el
tiempo de las personas que consultan la información sea optimizado y eficiente.
Acceso controlado y seguro.
El documento original sólo puede ser visto y usado por una persona a la vez, mientras que un
documento digitalizado puede ser consultado por varios individuos en tiempo real y realizar
transacciones con el mismo.
Las imágenes a diferencia de los documentos físicos no se maltratan ni pierden calidad con el
paso del tiempo.
La reproducción de una imagen almacenada en un soporte digital puede ser repetida tantas
veces como se desee, produciéndose siempre un duplicado de la misma calidad que la imagen
original.
El contar con una representación digital del documento original permite la consulta a los
documentos sin exponer el original al irreparable deterioro cotidiano o pérdida del mismo,
sumando la posibilidad de archivar los originales de manera protegida.
Reducción de gastos
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El costo de una fotocopia es similar al de una imagen digitalizada, pero una fotocopia no puede
integrarse a ninguna aplicación y se encuentra en manos de una sola persona, en tanto que la
imagen digitalizada puede incorporarse a cualquier sistema automatizado y ser accedida por
múltiples interesados.
Disminución de los recursos humanos para la organización y manejo de documentos físicos.
Reducción del espacio físico destinado al archivo de documentos, por un equipo de
almacenamiento que cubra con la capacidad necesaria para el resguardo de toda la
información.
Fomentar el no desperdicio de papel que se vuelve obsoleto conforme pasan los años.