Este documento describe conceptos fundamentales relacionados con el diseño de archivos y el uso de dispositivos de almacenamiento secundario. Explica términos como dato, campo, registro, llave de registro, entidad y archivo. Además, detalla técnicas para el diseño de diagramas de estructura de datos, tipos de archivos, operaciones sobre archivos y estrategias para respaldar y recuperar archivos.

1. DISEÑO DE
ARCHIVOS Y USO DE
DISPOSITIVOS DE
ALMACENAMIENTO
SECUNDARIO

2. YOLMIRA ESTHER PALMA MEZA
RUTH FLÓREZ DELGADO
WILMER JAVIER VILLAMIZAR SANTOS
CARLOS ALBERTO GÓMEZ CÁCERES
YENISETH HERRERA SIERRA
CAROLINA HENAO BEJARANO
DORA CECILIA SILVA RUIZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GRUPO No. 4
2016

4. Los archivos manejan una serie de conceptos cuya comprensión es
necesaria para aproximarnos a la gestión de datos y al diseño de
archivos.
DATO: cada elemento
individual de un archivo se le
llama Dato. Cada dato se
identifica por su nombre y
tiene un valor específico
asociado a él. La asociación
de un valor con un campo
crea una ocurrencia del dato.
Los datos pueden abarcar
subdatos o subcampos.
CAMPO: carácter o grupo de caracteres
ya sean alfabéticos o numéricos que
tienen un significado especifico, se utiliza
un campo para definir y guardar un dato.
REGISTRO:
es el conjunto completo de datos relaci
onados pertenecientes a una entrada.
Cada campo tiene fijo su longitud y tipo
ya sea alfanumérico, numérico o
alfabético. Cuando el numero y tamaño
de los datos en un registro son
constantes se consideran de longitud fija.
Los registros de longitud variable son
mas fáciles de manejar pero menos
comunes que los fijos.

5. LLAVE DE REGISTRO: se usa para distinguir un
registro de otro los analistas de sistemas eligen uno de
los datos del registro cuyo valor sea el
único en todos los registros del archivo y lo utilizan
con fines de identificación.
ENTIDAD:
una entidad es cualquier persona, lugar, cosa o evento
de interés para la organización y acerca del cual se
capturan, almacenan o procesan datos.
ARCHIVO: es una colección de registros relacionados.
Se incluye cada registro en un archivo ya que
pertenece a la misma identidad. El tamaño del archivo
se determina por el numero de registros que hay en el.
BASE DE DATOS: colección integrada de datos
almacenados en distintos tipos de registros, de forma
que sean accesible para múltiples aplicaciones.

7. Técnica que permite mostrar los requerimientos
lógicos de las estructuras de datos de una
aplicación o sistema.
OBJETIVOS
• Verificar los requerimientos de información.
• Describir los datos asociados con las diferentes
entidades.
• Mostrar la relación entre entidades.
• Comunicar los requerimientos de datos.
• Construir un modelo lógico del sistema que
facilite la comprensión del mismo.

8. Los diagramas de estructuras de datos, utilizan
una notación básica la cual está representada
por:

9. ELEMENTOS PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL
DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE DATOS
ENTIDADES
Entidad: es un objeto
(persona, lugar o cosa) sobre
la cual la organización
captura, almacena o procesa
datos. Su representación
gráfica es un rectángulo.
RELACIONES
Relación: es la conexión
que va existir (entre tipos de
entidades). Su
representación gráfica es
una línea recta.

10. FASES PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LA
ESTRUCTURA DE DATOS
1. Identificar las entidades dentro del
sistema, teniendo previo conocimiento del
funcionamiento del mismo:
objetos reales, personas, actividades del sistema.
Pedido Materiales Proveedor

11. 2. Determinar las claves o identificadores de las entidades, es decir
aquellos atributos que identifiquen a cada entidad.
• Entidad PEDIDO, tendría la clave Código del pedido
• Entidad MATERIAL, tendría la clave Código de Material
• Entidad PROVEEDOR, tendría la clave Código del Proveedor.
3. Establecer las relaciones entre las entidades, describiendo el
grado de los mismos, previo estudio de cada una de las asociaciones
de una entidad con las demás identificadas. Y
Proveedor
Detalle
Pedido
Material
4. Dibujar el modelo de datos.

12. 5. Identificar y describir los atributos de cada entidad, teniendo en
cuenta todas las propiedades de cada entidad en las que el
sistema tenga interés.
Las entidades PEDIDO y PROVEEDOR
tendrán los siguientes atributos.
PEDIDO PROVEEDOR
Código del pedido. (K) Código del proveedor. (K)
Fecha del pedido. Nombre del proveedor.
Código del proveedor. Dirección del proveedor.
6. Verificaciones, se realizan sobre el diagrama, eliminando las
relaciones redundantes. Una relación o asociación ser
redundante si puede expresarse exactamente por medio de una
combinación de varias asociaciones.

14. ¿QUE SON ARCHIVOS?
 Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del
mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como
soporte material de estas informaciones.
 Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la
carpeta o directorio que lo contiene.
 Los archivos informáticos se llaman así porque son los
equivalentes digitales de los archivos en tarjetas, papel o microfichas
del entorno de oficina tradicional.
 Los archivos informáticos facilitan una manera de organizar los
recursos usados para almacenar permanentemente información
dentro de un computador.

15. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS
Independencia de las informaciones respecto de
los programas.
La información almacenada es permanente.
Un archivo puede ser accedido por distintos
programas en distintos momentos.
Gran capacidad de almacenamiento.

16. CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
CLASIFICACION DE
LOS ARCHIVOS
Permanentes
o Maestros
De Movimientos
De Maniobra
o Trabajo
Estos contienen información que varia poco. En
algunos casos es preciso actualizarlos
periódicamente
Se cercan para actualizar los archivos maestros.
Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y
modificaciones.
Tienen una vida limitada, normalmente menor que
la duración de la ejecución de un programa. Su
utilizan como auxiliares de los anteriores.

17. TIPOS DE ARCHIVOS
TIPOS DE
ARCHIVOS
SEGÚN SU
FUNCIÓN
SEGÚN SUS
ELEMENTOS
Archivos
Permanentes
Archivos de
Movimiento
Archivo de
Maniobra o
Transitorio
Maestros: van a tener todos los datos
necesarios para realizar una operación.
Históricos: contienen información
acumulada a lo largo del tiempo.
Son aquellos que se utilizan
conjuntamente con los maestros y
contienen algún campo común.
Son los archivos creados auxiliares
creados durante la ejecución del programa
y borrados habitualmente al terminar el
mismo.
Archivo de
Entrada
Archivo de
Salida
Archivo de
Programa
Archivo de
Texto
Es el archivo de donde se van a leer los
datos.
Una colección de información visualizada
por la computadora.
Es aquel que no tiene datos posee
instrucciones.
Posee cadenas de caracteres.

18. ACCESO A LOS ARCHIVOS
Secuenciales
Los Registros se leen desde el Principio hasta el Final del
Archivo, de tal forma que para leer un Registro se leen todos
los que preceden.
Directo
Cada Registro puede leerse / escribirse de forma directa solo
con expresar su dirección en el fichero por él numero relativo
del registro o por transformaciones de la clave de registro en
él numero relativo del registro a acceder.
Por Índice
Se accede indirectamente a los registros por su clave,
mediante consulta secuenciales a una tabla que contiene la
clave y la dirección relativa de cada registro, y posterior
acceso directo al registro.

19. ATRIBUTOS DE UN ARCHIVO
Nombre: simbólico, relacionado con su contenido, debe ser
comprensible e identificable por el usuario.
Tipo de archivo: necesario en SO que reconocen distintos
tipos.
Ubicación: posición en el dispositivo.
Tamaño: el del archivo.
Protección: información del control de acceso.
Hora, Fecha e Identificación del usuario: información
relativa a la creación, última modificación, último uso.

20. Tiene las siguientes funciones:
• Controla los datos en almacenamiento secundario.
• Proporciona al usuario una abstracción de cómo se
manipulan los datos internamente.
• Proporciona independencia de E/S con los
dispositivos.
• Soporte de compartición, protección, recuperación de
archivos y posibles caídas del sistema.
• Transmisión de datos de memoria principal a
secundaria.
SISTEMA DE MANEJO DE ARCHIVOS

21. Las operaciones generales que se realizan son:
 Creación. Escritura de todos sus registros.
 Consulta. Lectura de todos sus registros.
 Actualización. Inserción, supresión o modificación de algunos
de sus registros.
 Clasificación. Reubicación de los registros de tal forma que
queden ordenados según determinados criterios.
 Borrado. Eliminación total del archivo, dejando libre el espacio
del soporte que ocupaba.
OPERACIONES GENERALES QUE SE REALIZAN
SOBRE UN ARCHIVO

23. • Consiste en la definición de métodos y
procedimientos de copias de seguridad para todos los
archivos de datos. Las copias de seguridad se utilizan
para recuperar los datos cuando los archivos
originales se pierden o se destruyen.
• Todos los archivos maestros y de transacciones
deben copiarse periódicamente en cintas u otros
dispositivos de almacenamiento.

24. PROCEDIMIENTOS DE RESPALDO PARA
ARCHIVOS EN CINTA MAGNÉTICA
• Este sistema de respaldo se conoce como
procedimiento de reconstrucción de archivos de abuelo
- padre - hijo. Con este procedimiento se disponen de
tres versiones de un archivo, así:
Ciclo de
Actualización I
El Archivo A (Padre) produce el Archivo B Hijo
Ciclo de
Actualizacion II
El Archivo B (Ahora es un Padre) produce un archivo
C (Hijo de B). Durante este ciclo el Archivo A se
convierte en el Abuelo.

25. •De ésta forma, se almacenan en tres
sitios diferentes, tres versiones del
archivo maestro y las versiones anterior y
actual del archivo de transacciones.
•La recuperación de un archivo perdido,
sólo requiere volver a ejecutar la corrida
de actualización.

26. PROCEDIMIENTOS DE RESPALDO PARA
ARCHIVOS EN DISCO MAGNÉTICO
• En muchos sistemas existe la ventana de respaldo
entre el ciclo interactivo diario y el ciclo nocturno de
procesamiento por lotes. Esta ventana de respaldo,
consiste en el vaciado en discos magnéticos de
sistemas que operan las 24 horas. Estas ventanas
de respaldo pueden durar de 40 o más minutos y se
realizan una o dos veces al día.
• En sistemas de tiempo real en línea, las estrategias
de respaldo implican conservar una versión previa
de la base de datos además de una bitácora de
transacciones.

27. OTRAS ESTRATEGIAS DE RESPALDO Y
RECUPERACIÓN
1. Vaciado y registro completos en bitácora de
las transacciones de entrada.
• Consiste en realizar una copia completa de toda la
base de datos en un medio de respaldo (cinta
magnética). Se incluye también todas las
transacciones de entrada, con indicadores de
tiempo y algunos parámetros remodificación.

28. 2. Archivo diferencial.
• Contiene cambios y actualizaciones a la base de
datos principal. La base de datos principal no se
modifica. Este archivo se debe almacenar en un
medio distinto y confiable. La base de datos principal
contiene imágenes previas de los registros, de
manera que el procedimiento de regreso es bastante
sencillo y el vaciado frecuente del archivo diferencial
facilita el procedimiento de avance.

29. RESPALDO Y RECUPERACIÓN DUAL
• Consiste en un respaldo en línea. Se proporcionan
dos copias completamente separadas de la base de
datos al actualizar ambas simultáneamente. Una
copia se almacena en las instalaciones propias,
mientras que la otra copia se almacena fuera de las
instalaciones. Este enfoque de respaldo, hace
innecesario los vaciados periódicos o copiados
incrementales de los archivos.

30. BIBLIOGRAFÍA
Diagrama de estructura de datos. (s.f.). Recuperado el 30 de Octubre de 2016,
de Perú Gobierno Electrónico:
http://www.ongei.gob.pe/publica/metodologias/lib5006/cap3-4.htm
Universidad Nacional Abierta y a Distancia. (s.f.). Diseño de sistemas:
diagrama de datos. Recuperado el 29 de Octubre de 2016, de UNAD:
http://datateca.unad.edu.co/contenidos/301309/Exe-
Modulo/MDS301309/leccin_no_21__diagrama_de_estructura_de_datos.html
Universidad Nacional Abierta y a Distancia. (s.f.). Diseño de sistemas:
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de UNAD: http://datateca.unad.edu.co/contenidos/301309/Exe-
Modulo/MDS301309/leccin_no_23__respaldo_y_recuperacin_de_archivos.htm
l
Análisis y Diseño de Sistemas de Información, James A. Senn, Mc Graw-Hill
Interamericana de México, S.A, México, segunda edición, 1992, pp 942.

31. GRACIAS POR
SU ATENCIÓN