Este documento describe la papelería FHACEESS en Veracruz, México. Incluye su misión, visión y contacto, así como una breve historia de la empresa. También describe el problema actual de no tener un sistema de inventario y propone una base de datos para llevar un registro de artículos, proveedores, clientes y ventas. Finalmente, presenta escenarios de consultas y reportes que podrían generarse con la base de datos.

1. Universidad Veracruzana EMPRESA: Papelería FHACEESS Maestro: Carlos A. Torres Gástelu Integrantes del equipo: Alberto Mengelle Castro Stephanie Varela Romero Facultad De Administración

2. DATOS GENERALES Y CONTACTO

3. Mision: Proporcionar a todos los clientes un excelente servicio, productos de óptima calidad, a un precio competitivo, mediante la incorporación constante de nuevos artículos y servicio que reúnan las características mínimas requeridas por los clientes. Visión: Que el cliente reciba siempre un Servicio Excelente por parte de el personal, Que nos identifique como una empresa en la vanguardia dentro del ramo papelero. Que reciba una garantía total de los productos o servicios recibidos.

4. Dirección: Calle Puesta del Sol No. 175 entre constituyentes Y Rafal Orta. Fraccionamiento Vista Mar en Veracruz Contacto: Sr. Fausto Solis Saqui y la Sra. Liz del Rosario Gomez Gutierrez Teléfonos: 9-35-01-28 Horario de Atención: Lunes-Viernes de 6:30 A.M. a 10:00 P.M. Sábados: 7:30 A.M. a 10:00 A.M. Datos De La Empresa:

5. El Sr. Fausto y la Sra. Liz Actualmente son los encargados y dueños de dicha Papelería. FHACEESS nombre que se le dio por los Dueños inicio entre Septiembre y Octubre del 2005, anteriormente antes de formalizarse como papelería inicio como una lavandería solamente contaba con 3 lavadoras y 1 secadora después paso a hacer una internet pero pasando 5 meses al sr. Fausto se le ocurrió comprar unos cuantos folders , plumas y borradores (cosas que pensaba que los estudiantes de la universidad pudieran necesitar.) y así fue como se dio cuenta de que lo que lo ayudaría y pegaría más en ese lugar es una papelería. Un Poco De Historia

6. Y Así fue como el sr. Fausto empezó surtiendo cada vez más y más su papelería. Dejo atrás lo que era su lavandería y trato de innovarse con la mejor tecnología en las copias. Conto con mucho apoyo de una empresa de copy ver la cual le dejaba los mejores equipos de copiadoras del lugar entonces eso fue lo novedoso y tecnológico que empezó lanzando el sr. Fausto. Actualmente el sr. Fausto tiene una muy surtida papelería aparte de contar con servicio de internet muy buenos engargolados aparte de contar con una tecnología que pocas papelerías tienen la que es el guardar los archivos. Que a muchos estudiantes les gusta mucho.

7. DESCRIPCIÓN DE LA PROBLEMATICA

8. El problema con el que cuenta FHACEESS es que no tiene un sistema de inventario propio para esta papelería las compras solo se efectúan sin llevar ningún registro, solo cuando el cliente lo pide entregan notas sencillas pero no llevan ningún concentrado de lo que actualmente se vende o cuantos productos le quedan de un articulo en especial. Posible Solución: La idea es que se realice una base de datos en donde podamos llevar acabo todo este registro de los artículos con los que cuenta la papelería y los que se han vendido.

9. SUPUESTOS SEMÁNTICOS

10. Un articulo no puede tener la misma descripción pero si el mismo nombre o el mismo proveedor Varios artículos pueden tener un mismo proveedor Los artículos tendrán un código especial que los diferenciara de los demás Cada articulo tendrá la relación de a que proveedor pertenece Se llevara el registro de cuantos productos quedan de un determinado articulo Un articulo puede tener mismo nombre y pertenecer a una marca diferente

11. Solo si el cliente pide factura se le registrara con todos sus datos Se llevará un conteo de cuantos artículos están disponibles y cuantos se encuentran vendidos. A los clientes que requieran factura se les pedirán sus datos. Mientras que los clientes que solo sea un ticket sencillo se llevará normal sin pedirles ningún dato. Cuando nuestro inventario este debajo de lo que tenemos establecido se tendrá que contactar con el proveedor mediante la información que tengamos de este.

12. DICCIONARIO DE DATOS

13. Articulo Atributo Tipo Tamaño NN Descripción Id_Articulo INTEGER 20 No Presenta un código único para el articulo Nombre VARCHAR 15 No Es el nombre del producto Marca VARCHAR 15 No Es la marca del producto Descripción VARCHAR 100 No Breve resumen del producto Precio FLOAT 15 No Presenta el costo que se le dará al articulo stock INTEGER 15 No Presenta cuanto esta disponible en nuestra base de datos Id_Proveedor INTEGER 20 No Clave que identifica al proveedor del producto

14. Cliente Atributo Tipo Tamaño NN Descripción id_Cliente INTEGER 20 No Clave única del cliente Nombre VARCHAR 15 No Nombre del cliente Dirección VARCHAR 30 No Dirección del domicilio del cliente Teléfono INTEGER 10 No Numero en donde se pueda localizar al cliente C.P. INTEGER 5 Si Código postal del cliente Correo Electrónico VARCHAR 15 Si Correo electrónico del cliente R.F.C. VARCHAR 20 no Es el registro federal de contribuyentes

15. Proveedor Atributo Tipo Tamaño NN Descripción Id_Proveedor INTEGER 20 No Clave que identifica al proveedor del producto Nombre VARCHAR 15 No Nombre de la empresa proveedora del articulo Dirección VARCHAR 30 No Domicilio de la empresa que provee el articulo Teléfono INTEGER 10 No Donde se tendrá contacto con el proveedor Marca VARCHAR 15 No Es la marca que nos vende el proveedor

16. Ventas Atributo Tipo Tamaño NN Descripción No.venta INTEGER 20 No Clave que identificara el numero de ventas que llevamos registradas M.deventa FLOAT 20 No Cantidad que el cliente pagara por todos los articulos comprados Id_cliente INTEGER 20 No Clave única del cliente Fecha DATE 6 No Presenta la fecha en la que se realizara la venta Id_articulo integer 20 no Presentara el codigo de identificación del producto cantidad integer 5 No Es el numero de articulos que llevara o comprar el cliente Total_articulo float 15 no es la multiplicación de la cantidad por el precio del articulo

17. DIAGRAMA

19. ESCENARIOS Situaciones en donde se realizan consultas

20. PRODUCTOS Descripción El dueño de la negociación necesita saber cuantos productos de determinado tipo se han vendido, para ello, se realiza una consulta a la base de datos, tomando los catálogos “articulo”, Venta, detalle_venta” para de esta forma crear una vista en la cual se despliegue el total de artículos vendidos, ya sea por fecha y tipo de articulo, y de esta forma obtener información útil de su base de datos sin crear tablas adicionales.

21. FACTURACIÓN Descripción Cuando el dueño de la negociación necesite revisar su facturación semanal, se puede realizar una consulta donde nos muestre el total de facturas, y mediante un filtrado solo muestre por tiempo determinado o por numero de cliente, según desee el dueño de la negociación.

22. COMPRA DE ARTICULOS Descripción Si el stock de algunos articulos esta por debajo de lo permitido, realizar una consulta para obtener el nombre y los datos de contacto de el (los) proveedor (es), para realizar la compra de los insumos y actualizar los datos en el catalogo de artículos, en el campo “stock”.

23. MUESTRA DE VENTAS Descripción Para registrar una venta, el usuario se ubica en el modulo de venta, donde automáticamente se genera un folio de venta, asi como se insertará la fecha, además de que incluye campos donde se insertarán el id del cliente (si posee uno para realizar factura , si no será uno de publico general), los artículos que desea comprar, la cantidad de cada uno, el subtotal y el total a pagar por el cliente, al realizar el pago, automáticamente se descontará de la tabla artículos del campo stock, y la demás información quedará registrada en los catalogos correspondientes.

24. ACTUALIZACIÓN DE DATOS Descripción Cuando realicemos actualizaciones en los datos de los proveedores para la compra de ciertos artículos, simplemente tenemos que añadir los datos del nuevo proveedor y actualizar la clave de proveedor de los artículos que ya tenemos registrados mediante una consulta, para que de esta forma los artículos estén vinculados con la nueva clave del proveedor que estamos dando de alta.

25. CONSULTAS

26. En primer lugar tenemos que dejar en claro que Fhacees es una empresa muy pequeña, entonces solo interactúa en las consultas el sr. Don fausto que es el dueño de esta empresa. Algunas de estas consultas que le puedan surgir al dueño son: En el catalogo de ventas es: Cuantos artículos vendí en el día, mes o año Cuanto tengo de ganancias por los productos vendidos Cuantas ventas llevo en el día, año o mes Cual es la fecha en la que obtuve más ventas

27. En el catalogo de proveedor es: Este catalogo solo nos servirá para poder contactar a nuestro proveedor en dado caso que nuestro articulo se encuentre acabando. En el catalogo de articulos es: Podremos consultar, el precio, nombre y cuantos artículos están disponibles para la venta ósea de cuanto es nuestro stock

28. REPORTES

29. Titulo de reporte: control de ventas Usuario al que va dirigido: Gerente Periocidad: Diario Descripción de campos: VENTAS NUMERO DE VENTA Este Numero se le asignara dependiendo de las ventas que se hallan realizado será consecutivamente ID_ARTICULO El id se incorporara dependiendo de el articulo que el cliente va a comprar CANTIDAD Se introducirá dependiendo si son más de un articulo TOTAL_ARTICULO Este será el precio total de un solo articulo.

30. Procesos que se van a utilizar: En este reporte es donde más operaciones se realizaran ya que cuando los clientes accedan y paguen un articulo este se deberá de descontar de la base de datos aparte de que tendremos que multiplicar si en dado caso lleva 2 veces o más el mismo articulo, tendremos que multiplicar la cantidad por el total_articulo que en si es el precio de un solo articulo y esto nos dará como resultado el monto total a pagar que vendrá registrado en el campo de ventas. Para sacar las ganancias del día sumaremos nuestros montos por cada numero de venta que hallamos realizado.

31. Titulo de reporte: control de proveedores Usuario al que va dirigido: Gerente Periocidad: mensual Descripción de campos: PROVEEDOR ID_PROVEEDOR Este se asignara al momento en el que al proveedor le compremos un nuevo producto y empezara con el numero 2. NOMBRE El nombre se introducirá una sola vez al registrar al proveedor DIRECCIÓN Se registrara la ubicación exacta de nuestro proveedor TELEFONO Y un numero telefónico donde poder localizarlo

32. Procesos que se van a utilizar: En este proceso al momento de consultar nuestro proveedor podremos tener vistos cuales son los productos que este nos ofrece. Y consultaremos su dirección teléfono para contactarlos cuando solicitemos productos.

33. Titulo de reporte: control de articulos Usuario al que va dirigido: Gerente Periocidad: Diario Descripción de campos: ARTICULOS ID_ARTICULOS Este se asignara al momento en el que el cliente requiere una facura y sera un numero asignado por el sistema despues de un 1 NOMBRE El nombre se introducirá una sola vez al registrar el producto DESCRIPCIÓN Se registrara una pequeña descripción del articulo MARCA Se registrara la marca PRECIO El precio será asignado por el dueño STOK Este será asignado dependiendo de el numero de artículos que le hallamos comprado al proveedor ID_PROVEEDOR Este numero sera asignado de acuerdo a como fueron vendiendonos productos los proveedores y empezara por un 2

34. Procesos que se van a utilizar: Algunos procesos que utilizáremos cuando llegue nuevo inventario será el de sumar a nuestro stock o cuando nuestros clientes se lleven alguna mercancía al momento en que ellos pagan esta deberemos de descontarla de nuestro stok. También podremos crear unas graficas de cual es nuestro producto que casi no se vende, o cual es el que ya casi no nos quedan disponibles