Comprometer a los grupos de interés (Stakeholder) para el éxito de un proyecto

1. ENGAGEMENT EN PROYECTOS
Comprometer a los grupos de interés (Stakeholder) para el éxito de un proyecto
30.5.2018
Integración y compromiso
con la administración de
proyectos
(PMP y/o PMO)
Integración y compromiso
del equipo staff del
proyecto
(usuarios claves)
Compromiso y
participación de los
empleados
(usuarios finales)
Compromiso y
participación de los
mandos medios
(Gerentes)
Las grandes brechas qué la administración del cambio logra llenar
PMP y/o PMO
La administración del cambio debe de fusionarse primero con los
principales roles de la PMO (soporte, control y dirección) esto para
poder colaborar en detectar y eliminar obstáculos que no permitan
convertir la gestión del cambio en desempeño financiero.
En segundo lugar la alineación con los flujos de trabajo del PMP y los
entregables claves del proyecto. “Un Change Manager (CM) debe
identificar y anticipar el lado humano del cambio en los
proyectos” si se cuenta con esta competencia los entregables
fluirán conforme al plan.
Usuarios clave
Los usuarios claves que empiezan un proyecto subrayan la
importancia de no entender el lenguaje de la administración del
proyectos, esto es la base para que la administración del cambio
pueda contribuir al éxito del mismo. “Un CM exitoso debe escuchar
y entender las necesidades de los usuarios claves” ellos, por lo
regular, realizan su trabajo a una organización funcional (cada
empleado tiene un superior y las personas se agrupan por
especialidades) y por el proyecto empezaran a trabajar en una
estructura matricial (interrelaciones personales más complejas).
Los administradores del cambio tiene la obligación de educar y
capacitar a los usuarios claves en sus nuevos roles y
responsabilidades.
Usuarios finales
El compromiso y la participación de lo empleados y usuarios finales
se activan por los planes de comunicación y capacitación , sin
embargo estos planes suelen ser ausentes debido a que el
patrocinador principal y los gerentes están más preocupados por
controlar el presupuesto del proyecto (lo cual es correcto) pero para
que la inversión tenga el ROI esperado es necesario que los
empleados y usuarios finales tengan una adopción rápida, una
utilización final y un nivel de competencia esperado. “Un CM
facultado demuestra la importancia de invertir en las personas”.
Gerentes
Es abrumadora la cifra de la necesidad que tiene los empleados por
escuchar un mensaje de comunicación por parte de sus supervisores
y mandos medios sobre las razones del cambio; un 78% necesita
respuestas a las siguientes preguntas: ¿Qué beneficio hay para mí?,
¿Porqué tenemos que cambiar?, ¿Qué va a cambiar? Y por lo regular
la única forma confiable para lograr responder estas preguntas es el
compromiso y participación de los mandos medios. Ellos necesitan un
plan de coaching para el cambio. “Un CM certificado da
herramientas que permitan accionar de manera diferente a los
supervisores y mandos medios para el cambio”.
Bonus: La última pieza que amalgama todas las brechas es el patrocinador principal. “Un CM
experimentado sabe que el patrocinador necesita su propio plan y su propia publicación”
Raúl O. Santibañez
“Prosci Certified Change Management Practitioner”
rortegasan@gmail.com