Este documento discute varias razones comunes por las que fallan los proyectos de TI y ofrece recomendaciones para evitarlo. Señala que una metodología de gestión de proyectos adecuada, comunicación abierta entre departamentos, requisitos claramente definidos, y el monitoreo de indicadores clave son fundamentales para el éxito del proyecto. También enfatiza la importancia de contar con los recursos, habilidades y herramientas adecuadas desde el inicio del proyecto.

1. El fracaso de los proyecto es todo un tema que parece pegarle a IT como ningún otro. Los fracasos de los proyectos tiene un impacto enorme, que cuesta miles de millones de dólares cada año. Con demasiada frecuencia, la gente ignora los signos de fracaso inminente hasta que no queda tiempo para su rescate. Esta presentación ofrece una recopilación de la lista de señales de advertencia temprana para ayudar a reconocer y abordar los problemas antes de que ocurra una falla catastrófica. Porqué fallan los proyectos de IT

2. Debe aplicarse una metodología conveniente de acuerdo al proyecto de IT de que se trate, y una metodología de gestión del proyecto, esto es procesos, procedimientos, objetivos, criterios, control, administración, roles y responsabilidades y mediciones junto con un seguimiento activo para ayudar a cumplir con éxito el proyecto. Un buen gobierno y autoridad sobre la administración del proyecto (gerente de proyecto) debe ser aceptado y apoyado por todos los niveles de gestión.

3. Los bloques territoriales y las peleas políticas de los distintos departamentos que pueden verse envueltos en un proyecto de IT, pueden destruir rápidamente el proyecto. La comunicación abierta y un enfoque en el valor global que aporta el proyecto a la empresa como un todo son esenciales. Cooperación, colaboración, adaptación al cambio y trabajo en equipo.

4. Utilizar el lenguaje tecnológico para los compañeros de trabajo y emplear términos que el negocio pueda entender y apreciar para el resto de los interesados. En lugar de concentrarse en las capacidades tecnológicas de XML, por ejemplo, hacen hincapié en una mejor integración con clientes y socios. Los técnicos necesitan tratar de escuchar y entender realmente lo que los usuarios del negocio requieren y necesitan.

5. Si las expectativas del proyecto fueron ambiguas, lo que inicialmente tal vez fue visto como un trabajo pequeño podría llegar a ser enorme, y llevaría más tiempo y recursos. Es necesario describir y entender en su totalidad todas las necesidades de los interesados al inicio del proyecto. Si los requisitos son para instalar un nuevo sistema informático, construir un puente o implementar nuevos procesos, el proyecto debe generar la solución adecuada para satisfacer el 100% de los requisitos y expectativas, para lo cual es necesario describirlas con claridad.

6. Los planes de un proyecto no se basan en hechos concretos, sino en suposiciones y opiniones sobre el estado actual y sobre posibles cambios. Dichos supuestos y asunciones no se sostienen a medida que el proyecto avanza, dado que el entorno cambia. El análisis de todo proyecto debe incluir indicadores básicos de control como eficiencia de costos, productividad, entregas, tiempo de ciclo, tasas de error, etc. y tratar que los indicadores estén ligados a los objetivos del negocio. Es también importante incorporar modelos de escenarios en el análisis inicial para que pueda evaluarse diferentes opciones y extrapolar las consecuencias de diferentes cursos de acción en el tiempo, y luego seleccionar la mejor opción.

7. Este es un problema no sólo de los proyectos de IT sino de todos en general. La percepción y necesidades de los recursos internos son esenciales para crear un plan de proyecto realista que abarca todos los aspectos del negocio. Sin esa información, las herramientas y los procesos pueden ser desarrollados y estarán incompletos o incluso rechazados por dichos usuarios. Se debe alentar la participación de los mismos y un plan de capacitación adecuado.

8. El mantenimiento de un dominio firme sobre todos los pormenores de un proyecto complejo puede ser una tarea desalentadora, incluso para un jefe de proyecto experimentado, si no cuenta con las herramientas de control adecuadas en la mano que le permitan realizar un seguimiento de los elementos de proyecto más importantes. Uno de los elementos vitales es el control integrado de todos los cambios sobre todo los que impactan en el alcance, tiempo, costos y calidad. Todo proyecto debe tener una buena evaluación de riesgos y la planificación dependerá de la metodología más adecuada (up front o iterativa)

9. En los proyectos de IT tal vez los recursos son unos de los elementos más importantes a tener en cuenta. Cualquier cambio en el personal clave del proyecto puede ser enormemente perjudicial para el progreso del mismo. Una buena matriz de funciones y responsabilidades es esencial, al igual que la selección en tiempo y forma de los recursos más críticos que necesitará el proyecto. Asegurar la participación e involucración de dichos recursos asi como su disponibilidad y evitar perderlos son responsabilidad del gerente de proyectos y el sponsor.

10. Los directores de proyecto comen, duermen y respiran junto con el cronograma del mismo. Además de esto, debe estar muy atentos desde el principio para prevenir situaciones en las que reciben un proyecto que ha sido vendido con un calendario no realista debido a que la gente de ventas o sus superiores ya se han comprometido con una fecha con el cliente. Dos cosas a recordar: participar siempre en la venta de los proyectos para evitar este tipo de cosas y recordar que en caso de retrasos añadir más recursos al proyecto para satisfacer un calendario no realista no siempre resolverá el problema.

11. Cuando concluye un proyecto de IT, el costo del mismo no ha terminado dado que comienza la etapa de puesta en producción. Es conveniente evaluar periódicamente los proyectos para asegurarse de que seguirán satisfaciendo las necesidades del negocio y están en camino con el cumplimiento de objetivos. Como parte de estas evaluaciones, las empresas deben encontrar un responsable de negocio que pueda probar el valor que el proyecto está aportando al mismo, de no hacerlo aunque el proyecto esté a un 60% de avance debería ser cancelado.

12. Es imperativo para los directores de proyectos saber desde el principio qué habilidades y conocimientos poseen cada miembro del equipo del proyecto y si es necesario capacitación o recursos externos adicionales, debido a que el proyecto trabajará con una tecnología nueva o no conocida. El objetivo es identificar rápidamente las lagunas de información o puntos únicos de falla en las habilidades y experiencias de los recursos que participen en el proyecto.