EXCEL

INTRODUCCION
Las hojas de cálculo son una herramienta informática de enorme aplicación y vigencia en
los más diversos campos de la actividad humana en el mundo de hoy. Desde administradores,
contadores, científicos y jefes de inventario, hasta las profesiones menos dadas a la
matemática sacan provecho de ella y de su capacidad de automatización de ciertas
operaciones, como el ordenamiento de datos o combinaciones de las cuatro principales de
la matemática: suma, resta, multiplicación y división.
Así, una hoja de cálculo es una herramienta informática versátil, adaptable a distintas
necesidades, y frecuente en los paquetes de software de oficina tales como Microsoft
Office, LibreOffice, OpenOffice, etc.

1. LIBRO DE TRABAJO EXCEL
Es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo que permiten introducir y
almacenar datos relacionados. Por omisión, al crear un nuevo libro Excel esta toma el nombre
de Libro1 y contiene tres hojas de cálculo. El nombre del libro del trabajo al igual que las
hojas de cálculo pueden cambiarse si así se desea.
2. CARACTERISTICAS PRINCIPALES
Celdas: Esta es la principal forma de ingresar datos, emula directamente los libros de
contabilidad. Es una matriz bidimensional de columnas y filas entrecruzadas que
forma la famosa y conocida cuadrícula de la presentación de Excel. La información
se introduce en las celdas, que es el pequeño rectángulo donde cada fila y columna se
encuentran. Las columnas, están dispuestas de manera vertical e identificadas por
letras—de izquierda a derecha—en la fila guía ubicada en el tope. Las filas están
presentadas horizontalmente y se numeran cardinalmente—de arriba hacia abajo—

en la columna guía a la izquierda. De esta manera, cada celda es fácilmente
identificable con la letra y el número de la columna y fila que le corresponda. Con un
simple clic en la celda deseada, Excel te permite seleccionar para comenzar a
introducir tanto letras como números.
Efectos: son procesos predefinidos en los que introducimos datos y se producen las
sumas o movimientos de graficas automáticamente al existir modificaciones,
podemos incluir imágenes que muestren los datos o aspectos directos de la
información introducida.
Formatos: esta es una de las características que más destacan, pues pueden tener
diversos formatos, cambiando desde alineación, hasta tipo y color de letras.

Gráficas: con el Excel, podemos utilizar gráficas que dan una idea visual de las
estadísticas de los datos que estamos manejando. Excel permite presentar visualmente
los datos de una hoja de trabajo con diferentes tipos de gráficas. Dependiendo del
propósito, el programa ofrece gráficas de barra, circulares o tortas, gráficas de línea,
de área y de dispersión XY.
Herramientas: son pequeños procesos predefinidos, que modifican el denominado
libro. Con estas se pueden dar efectos que se modifican según los usos que se le den.
Vínculos:en las hojas de Excel, se pueden insertar vínculos, imágenes o directamente
direcciones de internet que se abren automáticamente al hacer clic en el enlace.
Plantillas: cuenta con numerosas plantillas preestablecidas que facilitan la creación
de diversos documentos como:
 Agendas

 Calendarios
 Facturas
 Horarios
 Informes
 Presupuestos etc.
Además de que el usuario puede crear sus propias plantillas personalizadas con las
especificaciones que necesite.
Compatibilidad:este sistema comparte la denominada compatibilidad, que le permite
abrir y editar documentos de este tipo realizadas con plataformas similares como son:
 Open office
 KOffice
 Star Office etc.
Evolución: este sistema se adapta a las necesidades, transformándose eventualmente
mediante actualizaciones o nuevas versiones. Así, cada nueva versión se encuentra
mejor estructurada que la anterior, con más funciones y retirando funciones que
resultan obsoletas.
Auto textos: esta es una de las funciones automáticas más utilizadas, y es cuando los
usuarios ingresan datos iguales o similares en las casillas, y el programa los auto-
detecta y los convierte en textos con formato y completándolos.
Herramientas: cuenta con diversas herramientas para con las que se realizan varias
tareas, como autosuma y otras con las que se facilita hacer diversas operaciones
dentro de las distintas celdas que componen la hoja de cálculo automatizando las
operaciones evitando al usuario hacer cada operación por separado.
Difusión: por las distintas herramientas, la facilidad de manejo que posee y demás
capacidades que tiene para realizar el trabajo, ha sido el programa de hoja de cálculo
que en los últimos años ha tenido mayor difusión en el mundo.

3. VENTAJAS DE SU UTILIZACIÓN
Facilita entender mejor las operaciones y fórmulas matemáticas, ya que en las celdas
nos muestra todo el proceso antes de llegar a un resultado determinado.
Llevan incorporado fórmulas que nos ahorran la elaboración de cálculos largos y
complejos para llegar a una respuesta, esto a su vez lleva a un aumento de la
productividad, minimizando la necesidad de personal altamente calificado; plantillas
y formatos predeterminados que facilitan la presentación u organización de datos
Generación de gráficos y herramientas visuales que aporta a una mejor y más fácil
interpretación de la información.

Interactuar con distintas bases de datos obteniendo información de estas en campos
de referencia específicos, lo que permite que se automatice prácticamente todo el
proceso dentro de ella.
4. INTRODUCCION Y EDICION DE DATOS
A) Introducción de datos
Números: Cuando se crea una nueva HC a todas las celdas se les asigna el formato
de números General. Este formato muestra los números en la forma más exacta
posible, utilizando el formato de número entero (789), el formato de fracción decimal
(7,89) o si el número es más largo que el ancho de la celda, notaciones científicas
(7,89E+08).
Cuando se ve ####: si un número es demasiado largo para aparecer en una celda,
Excel mostrará esto. Si se aumenta el ancho de la columna lo suficiente, aparecerá en
la celda. Excel almacena números con 15 dígitos de exactitud. Aunque por ejemplo
nos muestre sólo dos decimales: 26,01 pero es 26,006. Al realizar los cálculos se
utilizará el número almacenado, independientemente de cómo aparezca en pantalla.
 Una sola coma en una entrada numérica se considera como una coma decimal: 25,78
 Los signos más delante de un número serán ignorados: +400
 Los números negativos deben ir precedidos de un signo menos o ir entre paréntesis :
-3467
B) Introducción de fechas y horas: Tiene también varias formas de presentar la fecha y
hora.
C) Copiar y pegar celdas para obtener resultados especiales
Después de copiar, existe la opción de Edición, pegado especial.
Tenemos varias opciones. Pegar todo, sólo las fórmulas, sólo los valores, sólo el formato,
sólo las notas.
D) Buscar y reemplazar texto, números o celdas

1. Para buscar celdas que contengan caracteres específicos en una hoja de cálculo:
EDICIÓN, BUSCAR (Ctrl. + B). Por ejemplo, situarnos al principio de la hoja y
elegir edición buscar y escribir comisiones. Al darle a buscar siguiente nos llevará a
la celda A5 que es donde está dicho texto.
2. EDICIÓN REEMPLAZAR (Ctrl. + L): Se le indica lo buscado y lo que queremos
que ponga en su lugar. Al decirle reemplazar lo cambiará.
3. EDICIÓN, REEMPLAZAR, comisiones TAB, comisión REEMPLAZAR TODO
Deshacer la orden una vez reemplazado.
E) Revisión ortográfica
PVP no lo encuentra en el diccionario y además no nos hace sugerencias de posibles
palabras que se parezcan. En este caso podemos decirle que lo ignore por esta vez, o que lo
ignore durante el resto del documento, o que agregue dicha palabra al diccionario.
F) Dar formato a los datos
La aplicación de formatos se realiza eligiendo el comando CELDAS del menú
FORMATO o el comando FORMATO DE CELDAS del menú contextual. También tenemos
varios botones en la barra de herramientas que sirven para dar formato a las celdas.
G) Formatos de número
Para aplicar el modelo Moneda; 12345 se convierte en 12.345 Ptas.
Al aplicar el modelo porcentual, 0,12 se convierte en 12%
Al aplicar el modelo millares [000[ 12.345 se convierte en 12.345.00
Se pueden añadir o quitar decimales.
Y luego se pueden desde FORMATO, CELDAS , FICHA NÚMERO tenemos todos
los formatos posibles e incluso una forma de personalizarlos (es decir crear los que
nos interesen).
H) Dar formato a las fuentes

Aplicación de NEGRITA: se debe seleccionar la celda, luego con el botón de la N, o
con Ctrl-N, o con FORMATO, CELDAS, FUENTES, elegir negrita en el estilo de la
fuente.
Aplicación de CURSIVA: con el botón K, o con Ctrl-K, o con FORMATO, CELDAS,
FUENTES, y elegir cursiva.
Aplicación de SUBRAYADO: con el botón S, con Ctrl-S, o con FORMATO,
CELDAS, FUENTES, elegir subrayado.
Cambiar el tamaño de la fuente de letra: con el botón que tiene el número o tamaño.
Cambiarlo a 12. O con FORMATO, CELDAS, FUENTES Y CAMBIAR EL
TAMAÑO.
Cambiar el tipo de fuente: Con el botón, o con FORMATO, CELDAS, FUENTES Y
cambiar el tipo de fuente.
También está los efectos de tachado, superíndice, subíndice.
También se le puede cambiar el color.
También se puede cambiar el formato de las celdas que contienen texto pero
no toda la celda igual. Probar con una palabra sólo de una celda a ponerla
en negrita.
I) Agregar bordes, diseños y colores
Podemos usar el botón de la barra de herramientas “Paleta portátil Bordes”, “Paleta
portátil Color” y “Paleta portátil Diseño”. También FORMATO, CELDAS, o FORMATO
DE CELDAS del menú contextual.
 Paleta portátil Bordes: para ponerles bordes a las celdas o grupos de celdas. Ejemplo:
Para añadirle bordes a una tabla creada, Marcar desde A1:E6. Luego marcar la paleta
portátil y seleccionar el borde y las líneas interiores. Volver a seleccionar y
FORMATO, CELDAS, BORDES.
 Paleta portátil Color de relleno / Color de fuentes: Ejemplo: para cambiar el color al
rango A2:A6. Seleccionar e ir a la paleta de color.
 Paleta portátil Trama. FORMATO / CELDA / TRAMA
J) Copiar formatos

El botón copiar formato sirve para copiar el formato entre celdas. Probarlo. Copiar el
formato de la celda que está en negrita en otra de las de números.
K) Autoformato
Se puede aplicar rápidamente varias combinaciones de formatos: (p.e. fuentes,
bordes...) a un rango de celdas usando el comando Autoformato del menú Formato.
Al aplicar un autoformato, Excel selecciona el rango actual, y aplica los formatos
según convenga.
Situarse en la Celda A1 y hacer formato, Autoformato, nos muestra una serie de
modelos a elegir.
Ir mirándolos todos y elegir el que más nos guste. Después podemos deshacer la
acción con edición deshacer o con la flecha izquierda.
L) Formato condicional
Se puede hacer que el formato de algunas celdas varíe dependiendo de su contenido. Es
útil para ver con facilidad aquellos aspectos de la hoja que más te interesan ya que quedan
resaltados con respecto a los demás. FORMATO / FORMATO CONDICIONAL
M) Estilos
Un estilo es un conjunto de definiciones de formato. La ventaja de usar un estilo es que
permite aplicar de una sola vez un conjunto de definiciones a una celda, rango o rangos de
celdas. Esto permite trabajar más rápidamente, y también facilita diseños más normalizados
en la HC.
 Seleccionar FORMATO / ESTILO. Se pueden crear estilos propios.
N) Ocultar e imprimir las líneas de división
Al ocultar las líneas de división en una hoja, puede asignar formatos para destacar los
bordes, el subrayado doble y el sombreado. Para ocultar las líneas de división al mostrar o
imprimir la hoja, elija HERRAMIENTAS, OPCIONES, VER y desactivar la casilla “Líneas
de división”. Para impedir que las líneas de división se impriman al imprimir la hoja, elija

ARCHIVO, CONFIGURAR PÁGINA y desactivar la casilla “líneas de división” en la ficha
HOJA.
O) Borrar
Para borrar el contenido de una celda se puede simplemente usar la tecla suprimir.
También podemos usar el menú contextual Borrar contenido
También podemos usar el menú EDICIÓN, BORRAR, con las opciones: TODO,
FORMATOS, CONTENIDO y NOTAS.
De forma que podemos borrar sólo el contenido, o sólo el formato, o todo, etc.
P) Auto calcular
En la parte central de la barra de estado hay un recuadro llamado Auto calcular que
funciona como una pequeña calculadora. Si se selecciona un rango de celdas con datos
numéricos, se muestra la suma (u otras operaciones) de los valores de ese rango.
5. FORMULAS Y FUNCIONES
Una función es un comando que tiene un nombre específico en Excel. Por ejemplo,
tenemos la función suma, que como su nombre lo dice, suma elementos de nuestra planilla.
También tenemos la función promedio, contar, y otras más complejas.
Las fórmulas, por otro lado, son sentencias complejas que reúnen funciones u operadores
matemáticos. Los operadores matemáticos más utilizados son el signo más, el menos, la
multiplicación y la división. Sus símbolos en Excel son: +, -, /,*, respectivamente
a) Debes iniciar con el signo =
Toda fórmula y función en Excel debe iniciarse con un signo igual. De lo contrario Excel
no la reconocería. En este ejemplo mostrado en la imagen de abajo, voy a crear una fórmula
que me permite sumar estas cantidades en la parte inferior de mi columna.
Puedes introducir fórmulas y funciones tanto en la barra de fórmulas como en una celda.

Comienzo con el signo igual y luego identifico qué celdas voy a sumar. Tengo tres
opciones: elegirlas con el puntero, escribirlas en mi teclado o seleccionarlas con las flechas.
Cuando seleccionas las celdas verás que se van mostrando de diferentes colores. Esto permite
relacionarlas fácilmente con su referencia en coordenadas.
b) Un error común
Uno de los errores más comunes es querer modificar una fórmula utilizando las flechas.
Para poder hacer una corrección debes asegurarte que el modo de celda sea el correcto. Se
requiere que el modo de celda esté en “Modificar” Para eso, hay tres opciones. Puedo ir a la
barra de fórmulas y hacer clic dentro de ella. O hacerlo en la misma celda. O pulsando la
tecla F2. Sólo cuando el modo esté en “Modificar” podrás utilizar las flechas para moverte
hacia las referencias.
c) Cálculo automático
La gran fortaleza de Excel, y la razón por la que fue creado este programa, es la capacidad
de poder cambiar los valores y que la fórmula automáticamente se actualice a este cambio.
Si cambias una cantidad a la cual hay una fórmula asociada, el resultado va a modificarse
también, de forma instantánea.

d) Cómo reconocer una fórmula de un dato
A simple vista no es posible reconocer en una hoja qué celdas contienen fórmulas y cuales
contienen datos. Todas muestran datos. Para saber si una celda contiene un dato o una
fórmula, selecciónala y revisar la barra de fórmulas.
e) Editar una fórmula
Finalmente, para editar una fórmula que ya ingresaste, tienes tres opciones. Puedes hacer
doble clic en la celda. O seleccionar la celda y pulsar la tecla F2. O también la puedes
modificar en la barra de fórmulas.
6. GRAFICA DE DATOS
Cómo hacer gráficas en Excel, sin dar más vueltas de las necesarias:
1. Primero debes crear una tabla en Excel con los datos que desees.
2. Luego, seleccionas el rango de datos que quieres graficar, ‘sombreándolos’ con el
ratón. Para este ejemplo utilizaremos una tabla de datos que tiene sólo dos columnas:
una con edades y otra con frecuencia. Pueden ser más columnas; pero si son
demasiadas el gráfico perderá en claridad. Es importante que tengas en cuenta que es
mejor que tengas definidos tus propios nombres en cada columna y que los datos
numéricos sean ingresados como números y no como texto.
3. En la barra de herramientas, Insertar eliges la opción “Insertar Gráfico”, por lo que
desplegará un menú con diversos tipos, eliges uno.
4. Después se desplegarán en la barra de tareas opciones para cambiar el color y fondo
de tu gráfico. Así como habrá una opción llamada “Diseño rápido”, elige el de tu
preferencia.
5. Revisa si tus datos son correctos, en caso de ser así, cambia los nombres de los
indicadores dando doble click en cada título y añade datos en caso de ser necesario.
6. Si el diseño de tu gráfico no te convence, puedes modificarlo con la opción en la barra
de tareas llamada “Cambiar tipo de Gráfico”, en ella encontrarás alternativas de
dimensión y perspectiva.
7. Del lado derecho se desplegará una columna para editar el fondo de tu gráfico, elige
el color que desees.

8. Por último, en la barra de tareas en la opción “Diseño” elige “Mover gráfico” en la
opción, a una hoja nueva y tendrás dos pestañas: una con datos y otra con tu gráfico.
CONCLUSIONES
Una hoja de cálculo es una herramienta multiuso que sirve tanto para actividades de
oficina, que implican la organización de grandes cantidades de datos, como para niveles
estratégicos y de toma de decisiones al crear representaciones gráficas de la información
sintetizada.
Las características, especificaciones y límites de Excel han variado considerablemente de
versión en versión, exhibiendo cambios en su interfaz operativa y capacidades desde el
lanzamiento de su versión 12.0 mejor conocida como Excel 2007. Esto también ha hecho que
las personas sientan una evolución positiva dentro del programa y dado a su usuario una
mejor calidad y opción de hoja ya que tiene más de 15 tipos de estas. Se puede destacar que
mejoró su límite de columnas ampliando la cantidad máxima de columnas por hoja de cálculo
de 266 a 16 384 columnas. De la misma forma fue ampliado el límite máximo de filas por
hoja de cálculo de 65 536 a 1 048 576 filas6 por hoja, dando un total de 17 179 869
184 celdas. Otras características también fueron ampliadas, tales como el número máximo
de hojas de cálculo que es posible crear por libro que pasó de 256 a 1024 o la cantidad de
memoria del PC que es posible emplear que creció de 1 GB a 2 GB soportando además la
posibilidad de usar procesadores de varios núcleos.
En la actualidad un celular es mucho más que un simple teléfono, ya que con ellos
podemos realizar tareas que hasta el momento sólo estaban reservadas para PC de escritorio
y portátiles. Gracias a los potentes procesadores y gran cantidad de memoria que incorporan
los celulares de hoy, podemos también llevar en ellos todo lo relacionado con una oficina,
donde por supuesto también se incluye la posibilidad utilizar aplicaciones de hojas de
cálculo.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
1. http://www.cca.org.mx/cca/cursos/informatica-basica/html/excel/excel_tutor.htm
2. https://concepto.de/hoja-de-calculo/
3. https://conceptodefinicion.de/hoja-de-calculo/
4. https://www.ejemplode.com/8-informatica/3428
caracteristicas_de_excel.html#ixzz6Muh1Rl00
5. https://sites.google.com/site/miinformacionsobreinformatica/caracteristicas-de-las-
hojas-de-calculo
6. https://www.asap.com.ve/blog/las-10-caracteristicas-de-excel-mas-importantes
7. http://informaticaycomputacioni-iv.blogspot.com/p/libro-de-trabajo.html

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