Presentacion en X CL@B, Panamá

1. Gerardo León C.
gerardo.leon@copex.com.co
Ciudad de Panamá, Panamá
8 de septiembre de 2010

2. Fases del ITO 2
Estrategia & Planeación
Negociación
Transición (IN)
//
Operación
//
Transición (OUT)
//
2m
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3. Fases del ITO: Estrategia & Planeación 3
Bases Estratégicas
◊ Objetivos Estratégicos: Líneas Bases
(Alcance, Q, Costo)
◊ Modelo de Negocio Básico
◊ Estrategia y gestión HR
INPUT
INPUT ◊ Aspectos Legales & Jurídicos
◊ Análisis de Riesgos (negocio)
◊ Plan de Negocios ◊ Gobierno del ITO
◊ Plan de TIC ◊ Definir perfil del (los) proveedor (es)
◊ Políticas y Normas
Elementos de Planeación
◊ Desarrollar Líneas Bases (Costo y Q)
Estrategia & Planeación ◊ Elaborar ITO Financial Case
◊ Modelo Básico de Operaciones
◊ Modelo de negocios detallado
◊ Plan HR
◊ Delinear SLAs, KPIs, OLAs, definir FOM
◊ Línea Base de procesos y proc.
◊ Análisis de herramientas de Gestión TIC
OUTPUT ◊ Identificar problemas TIC
◊ Identificar proyectos TIC
◊ Documento de Estrategia ITO ◊ Dust-off contratos con terceros
◊ Documento de Planeación ◊ Borrador Plan de Transición
◊ Análisis de Riesgos Operativos
◊ Modelo de Gobierno
◊ Plan Comunicaciones: gerencia,
empleados, clientes, terceros
5m
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4. Fases del ITO: Negociación 4
Desarrollo RFP y Anexos
◊ Modelo de Operación propuesto: Organización,
procesos, procedimientos, herramientas de Gestión
TIC, horarios, cobertura geográfica….
◊ Modelo de Negocios
◊ Mapa de Aplicaciones y de infraestructura TIC
INPUT
INPUT ◊ Inventarios detallados
◊ Entorno de Proyectos
◊ Documento de Estrategia ITO ◊ Propuesta de KPIs, SLAs
◊ Documento de Planeación ITO ◊ Detalle de contratos con Terceros y OLAs
◊ Políticas y Normas ◊ Propuesta de Transición inicial y final
◊ Planes de Negocios y TIC ◊ Condiciones de terminación normal y/o abrupta
◊ Documento de Gobierno del contrato y al operación
◊ Análisis de Riesgos Operativos
◊ Procedimiento de Control de Cambios al contrato
◊ Políticas RH
◊ Draft del contrato
◊ Cronograma Básico de selección y contratación
Negociación
Selección
OUTPUT ◊ Desarrollo del proceso
◊ Investigación de potenciales proveedores
◊ Contrato ◊ Prepara RFI para la preselección
◊ Anexos contractuales ◊ Definir criterios de preselección
◊ Preselección (3-4)
◊ Afinamiento RFPs y sus elementos
◊ Definir criterios de selección
◊ Publicación y envío RFP
◊ Site survey y aclaraciones
◊ Análisis de propuestas
◊ Negociación final y ajustes
◊ Firma de Contrato
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5. Modelo de negocios – Plan de ahorros en Copex 5
Neutralidad de Total = 12%
Costos
2%
Ci
Quality Fee
Ca
Costos variables: 3%
manpower Proyectos 3,5% 3,5%
Cf
Costos fijos de
manpower
Costos de
mantenimiento
de infraestructura
Reserva de Riesgos
Costos administrativos
pólizas, impuestos…
Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5
Ci = costo inicial
Ca = costo actual
Cf = costo final
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6. Modelos de Negocios 6
OBJETIVO
Definir cuánto, cómo y cuándo pagar. Debe ser 100% claro para
ambas partes. Debe establecerse con base en los costos actuales
(cost baselinig), los costos futuros del servicio y como se
compartirá el IMPACTO del beneficio.
◊ Tipos de métricas:
◊ Por puro Manpower
◊ Por asiento
◊ Por transacciones
◊ Por llamadas
◊ Por Unidades de Demanda (UD)
◊ Por crecimiento de negocios (“socio” de negocios?)
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7. Modelos de Negocios 7
◊ Modelos de Pricing
Modelo Ventajas Desventajas
Cost + El cliente fija el margen del proveedor, Poco incentivo a la calidad y a la
y conoce la estructura de costos; open reducción de costos
book
Unite Price Induce a bajar costos Induce al cliente a que utilice mas
servicios
Fixed Price Facilita control Control del alcance (síndrome del
“out-of-scope”).
Incentive-based Orientado a calidad, con Quality Fee A veces el pago adicional no se
(+ o -) traduce en beneficio para el
negocio . Se requiere un SLA y
herramientas de medición.
Gain-sharing Compartir beneficios (e. ahorros); el Estimación y medida de los
mayor % es para el cliente. beneficios.
Risk/reward sharing Se comparten pérdidas y ganancias, Estimación y medida de las
aliados o pseudo-socios) pérdidas y las ganancias
Achievement bonuses Si llega al nivel deseado, se paga…. Escaza oferta, precio alto
Visite la Sección 7.0 página 106, del OPBN del IAOP
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8. Reglas y tips fundamentales 8
1. Un contrato de Outsourcing ITO debe tener una visión temporal con alternativas frente al
contratista y con incentivos a la calidad
2. La Línea Base de Costos es fundamental para el modelo de negocios (pricing model); no
olvidar los costos de planeación, G&A, transición y terminación
3. Si no tiene establecidos SLA: entonces defínalos, pruébelos, ajuste y fírmelos
4. Ceda la operación, conserve el control y un grupo clave de TIC
5. Conservar el control de las inversiones (Capex) y los estándares tecnológicos
6. Respetar la autonomía operativa del Outsourcer (no co-administrar!!)
7. Dar una adecuada importancia y fortalecer el Gobierno ITO
8. Gestionar el alcance (scope management) y supervisar proactivamente
9. “Outsourcing” es una actividad basada en HUMANOS, no espere buen servicio si están
pobremente remunerados
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9. Otros tips 9
◊ Ofrecer un nuevo y atractivo rol al staff interno TIC
◊ Permita que el proveedor evalúe el personal que se pueda transferir
◊ Comunicar al interior oportunamente
◊ Enfocarse en servicios, no en manpower
◊ Medir, medir y medir la calidad del servicio
◊ Facilite la operación, vea un “aliado” no un “contratista”
◊ No hacer “Outsourcing de problemas”, minimizar los críticos a tiempo
◊ Exigir la supervisión de todos los terceros/contratistas
◊ Integrar las culturas del cliente y del proveedor
◊ Estudie experiencias previas en su industria
◊ Si no hay know-how para el proceso, contrate expertos
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10. Información de interés 10
www.iaop.org
http://www.itil-officialsite.com/home/home.asp
http://www.itsmf.co.uk/
http://www.isaca.org/about-isaca/Pages/default.aspx
http://www.isaca.org/Knowledge-Center/COBIT/Pages/Overview.aspx
http://www.itsqc.org/index.html
http://www.theblackbookofoutsourcing.com/
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11. Bibliografía 11
◊ Aubert B.A., S. Rivard and M. Patry. Managing IT Outsourcing Risk: Lessons Learned. CIRANO, Montreal, May
2001.
◊ Bates M.D., K.B. Davis and D.D. Haynes. Reinventing IT Services. The McKinsey Quarterly, 2003, No. 2.
◊ Cowan P. Learning to Let Go. CAmagazine, November 2001.
◊ Craumer M. How to Think Strategically About Outsourcing. Harvard Management Update, Harvard Business
School Publishing, May 2002.
◊ Federal Financial Institutions Examination Council. Risk Management of Outsourced Technology Services. Federal
Financial Institutions Examination Council, November 2000.
◊ Insinga R.C. and M. J. Werle. Linking Outsourcing to Business Strategy. Academy of Management Executive, 2000,
Vol.14, No. 4.
◊ International Federation of Accountants. Outsourcing. Proposed International Guideline on Information
Technology, IFAC, December 2001.
◊ Kern T., L.P. Willcocks and E. Van Heck. The Winner’s Curse in IT Outsourcing: Strategies for Avoiding Relational
Trauma. California Management Review, Winter 2002, Vol. 44, No. 2.
◊ Lacity M.C, L.P. Willcocks and D.F. Feeny. IT Outsourcing, Maximise Flexibility and Control. Harvard Business
Review on the Value of IT, Harvard Business School Publishing, 1999.
◊ Saunders C., M. Gebelt and H. Qing. Achieving Success in Information Systems Outsourcing. California
Management Review, California Management Review Reprint Series, Regent of the University of California, Vol. 39,
No. 2, Winter 1997.
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12. FIN