Gadnr003 entrega de de materiales

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Fecha Rev.:
1- Objetivo
Definir criterios, atribuir responsabilidades y establecer procedimientos para el pedido y entrega de
materiales del stock de los depósitos de la ESSAP S.A, a fin de mant.ener un riguroso control sobre
el destino y uso de los mismos de forma a evitar desvíos y excesos.
2 - Disposiciones Generales
2.01 - Ningún material podrá ser retirado de los depósitos de la ESSAP S.A sin la documentación
correspondiente - "Pedido de Materiales" (anexo 01).
2.02 - El retiro de materiales obedecerá al calendario y horario expuestos en el respectivo depósito.
2.03 - Los formularios "Pedido de Materiales", utilizados para el retiro de materiales de los depósitos
deberán ser aprobados por el Jefe de la Unidad solicitante y el portador se deberá identificar y
firmar el formulario mencionado al momento del retiro de los materiales.
2.04 - El formulario "Pedido de Materiales" no deberá tener enmienda en ninguno de los ítems.
2.05 - El formulario "Pedido de Materiales" será numerado tipográficamente obedeciendo a una
secuencia única durante un periodo no inferior a cinco años. Esta numeración deberá ser la
utilizada para el registro de este documento en todas las etapas del proceso.
2.06 - Los materiales sustituidos serán descriptos en el formulario "Materiales Sustituidos" (anexo 02),
incluso aquellos considerados irrecuperables deben ser devueltos en su totalidad al depósito
central de la ESSAP S.A. (ver Flujograma GADFL004.00 - Devolución de Materiales
Sustituidos, anexo de la Norma GADNR002.00 - Recepción de Materiales).
2.07 - Los vehículos que ingresen al área de los depósitos con materiales en tránsito, deberán ser
registrados en la Porteria en el momento del ingreso. Si así no lo hicieren, dichos materiales
serán considerados, a su salida, como retirados de los depósitos de la ESSAP S.A. en cuyo caso
deberán poseer el respectivo "Pedido de Materiales". No están incluidas: arenas, piedras,
ladrillos ni las herramientas de trabajo.
2.08· La desvinculación de subcontratados, por parte de la empresa contratista, deberá ser comunicada
a la ESSAP S.A, en el menor tiempo posible, de forma a evitar que éstos puedan continuar
retirando materiales cuando ya no pertenezcan a su cuadro de subcontratados. Si así no lo
hicieren, las cantidades retiradas se considerarán parte del stock de la empresa contratista ..
2.09 - Esta Norma es complementada por la PRENR002 - Tercerización de Servicios de Reparación de
la Red de Agua Potable.
3 - Responsabüídades
3.01 - Gerente Administrativo
3.01.01 - Promover subasta de los materiales sustituidos considerados irrecuperables.
3.O1.02 - Dar solución a las situaciones no previstas en esta Norma.
3.02 - Gerentes
3.02. O1 - Divulgar entre los funcionarios, en especial aquellos que tengan a su cargo contratistas y
cuadrilleros, la nueva Política de Administración de Materiales de la ESSAP S.A y
certificarse que la misma sea, efectivamente, implementada y acatada.

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NORMA Código: GAD}~R003.00
1 Fecha de E;nit;ión; 17/08/09
Página: 2 de 3
Fecha Rev.:
3.03 - Jefe de Unidad de Administración de Materiales
3.03.01 - Avisar al Gerente Administrativo para tomar las providencias necesarias en casos de
donación o subasta, cuando la cantidad de materiales irrecuperables llegue a un volumen
elevado.
3.03.02 - Alertar, mediante una Comunicación Interna, al Jefe de la Unidad Operativa de Contrataciones
con copia a su Gerencia, cuando la cantidad de materiales en stock sean insuficientes para
atender las demandas del periodo previsto.
3.04 - Departamento de Depósito de lVlateriales
3.04.01 - Providenciar la entrega de los materiales solicitados, previa confirmación de que las demás
copias coincidan íntegramente con la hoja original del "Pedido de Materiales".
3.04.02 - Controlar el stock de los materiales y alertar al Jefe de la Unidad de Administración de
Materiales, sobre el saldo de los materiales que podrían terminar antes de la fecha de entrega
~ prevista o en casos que hayan llegado a su punto de reposición.
3.04.03 - Verificar el stock de los materiales y alertar al Jefe de la Unidad de Administración de
Materiales, cuando los indicadores señalen que la cantidad total contratada será insuficiente
para cubrir las necesidades del período.
3.05 - Jefe de la Unidad Usuaria
3.05.01 - Solicitar la cantidad de materiales necesarios para la ejecución de los trabajos de su área,
correspondiente a un periodo no mayor a una semana.
3.05.02 - Informar a los contratistas sobre la nueva Política de Administración de Materiales y los
procedimientos implementados para dicho fin.
3.05.03 - Realizar el control de materiales entregados y utilizados por cuadrillas y contratistas.
3.06 - Departamento de Cómputo y Estadística - Redes Gran Asunción y Redes Area
Metropolitana.
3.06.01 - Registrar el retiro y la utilización de materiales, por cuadrillas y contratistas, a efectos de
reposición de los mismos.
----. 3.06.02 - Verificar que en las "Órdenes de Trabajo" de las cuadrillas y contratistas, sean consignados
todos los datos relacionados a materiales utilizados y sustituidos.
3.07 - Capataz/ Contratista
3.07.01 - Registrar en la "Orden de Trabajo" (anexo 03) la cantidad de cada material utilizado y
sustituido, y en caso de existir diferencias se deberá justificar en la misma Orden de
Trabajo.
3.07.02 - Registrar en el formulario "Materiales Sustituidos" los materiales reemplazados.
3.08 - Portería
3.08.01 - Registrar y controlar toda entrada y salida de vehículos.
3.08.02- Verificar que los materiales retirados coincidan con 10 especificado en el "Pedido de
Materiales" .
ELABORADO POR: L
GADFROOI

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NORl'1A Código: GADNROO3.00
Fecha de Emisión: 17iOSi09
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. Fecha Rev.:
4 - Procedimientos
Conforme el Flujograma GADFL005 - Entrega de Materiales .
ELABORADO POR: . nto
GADFROOI
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Entrega de Materiales
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REVISADO POR: Sr JuanCaballero _ /'.
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I Código: GADFL005
! Fecha de Emiaion: 17/08/0-9
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Unidad de Administración de Materiales
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APROBADO POR: Lic.