Este documento presenta el proyecto GesDocgle 2.0, un sistema de gestión documental para mejorar el acceso a la documentación. El proyecto busca independizar los documentos de sus creadores y simplificar el acceso a través de búsquedas mejoradas. El sistema utilizará metadatos, taxonomías y tecnologías como la nube para indexar y almacenar documentos de manera distribuida y permitir su localización a través de búsquedas por palabras clave o refinadas.

1. GesDocgle 2.0
Gestión Documental para el SCE
Presentación del proyecto
1 de Febrero de 2013

2. Indice
• Introducción
• Estado Actual estimado
• Requerimientos principales
• Hitos a conseguir
• El modelo y el funcionamiento
• El Origen y La propuesta
• La Tecnología
• El Alcance
• Las Capacidades
• Qué verá el usuario
• El Desarrollo y la Implantación
• Los documentos, los metadatos y la taxonomía
• El funcionamiento esperado

3. GesDocgle 2.0
Una frase
«Aunque los caminos de la búsqueda son
numerosos, la búsqueda es siempre la misma».
Rumi

4. GesDocgle 2.0
Una cantidad
«Normalmente el 40% de la información mas
valiosa creada por los trabajadores de una
empresa está fuera del alcance de sus sistemas
de información». Stephen Elop, Microsoft Bussines Division Director

5. GesDocgle 2.0
Una visión
«Una empresa en la que la documentación
está al alcance de todos, en cualquier sitio y
a cualquier hora».
Grupo de desarrollo de Gesdocgle

6. GesDocgle 2.0
Estado Actual estimado

7. GesDocgle 2.0
Requerimientos principales

8. GesDocgle 2.0
Hitos a conseguir
• Independizar la documentación de las
personas que la crean o la modifican.
• Abstraer a los consumidores de la
documentación de las estructuras de
clasificación y almacenamiento.
• Simplificar el acceso a la documentación a
través de un cambio en la manera de
alcanzarlos.

9. GesDocgle 2.0
El modelo

10. GesDocgle 2.0
El funcionamiento

11. GesDocgle 2.0
El Origen

12. GesDocgle 2.0
El concepto
http://www.youtube.com/watch?v=7JpkoeH0Q08

13. GesDocgle 2.0
La propuesta

14. GesDocgle 2.0
Las tecnologías

15. GesDocgle 2.0
El Alcance
Visualización
Organigrama –
Directorio Activo
Sup-inf
Formulario de Refinamiento búsqueda
Búsqueda
Nube inserción
Taxonomía documental
Resultados Google Resultados personas
organización relacionadas
con el término de búsqueda
Metadatos
Resultados , presentaciones
persona
Metadatos de los previas y previsualizaciones
organización
documentos

16. GesDocgle 2.0
Las capacidades
• Detección de idiomas
• Steming (Raices de palabras).
• Indexación distribuida en la nube.
• Sinónimos.
• ¿Quiso usted decir?
• Refinamiento de búsquedas.

17. GesDocgle 2.0
Qué verá el usuario

18. GesDocgle 2.0
El Desarrollo y La Implantación
≠

19. GesDocgle 2.0
Documentos a detectar
Nn
tipos de documentos

20. Taxonomía a analizar
GesDocgle 2.0

21. GesDocgle 2.0
Metadatos vs Sistema de Archivos
Archivo Año Área Centro Proyecto Tipo
Ficha-Motiva-ACIISI-Innovación- 2008 Innovación ACIISI Motiva Ficha
2008.pdf
Técnica-Capaware-ITC- 2007 Investigación ITC Capaware Técnica
Investigación-2007.doc
Técnica-Barco-ICCM- 2009 Investigación ICCM Barco Técnica
Investigación-2009.pdf
Financiera-Softle-ITC-Sociedad 2009 Sociedad de la ITC Softle Financiera
de la Información-2009.pdf Información
Ficha-Bonos Tecnológicos-ACIISI- 2010 Innovación ACIISI Bonos Ficha
Innovación-2010.pdf Tecnológicos
Archivos con Metadatos

22. GesDocgle 2.0
Metadatos vs Sistema de Archivos
• Todo el tiempo que queramos ahorrar
en la carga de documentos a la hora de
completar metadatos,…
… mutiplicará el tiempo perdido a la hora
de encontrarlos posteriormente.

23. GesDocgle 2.0
Metadatos vs Sistema de Archivos
• Un documento lo vamos a cargar 1 vez…
… sin embargo lo vamos a buscar muchas
mas veces.

24. GesDocgle 2.0
Funcionamiento esperado (I)

25. GesDocgle 2.0
Funcionamiento esperado(II)

26. GesDocgle 2.0
Funcionamiento esperado(III)

27. GesDocgle 2.0
Funcionamiento esperado(IV)

28. GesDocgle 2.0
Funcionamiento esperado(V)

29. GesDocgle 2.0
Gracias por la atención
Dpto. de Computación Científica y Tecnológica