1. Aplicativos para la gestión integral de proyectos
gestió
Septiembre 2011
Santiago de Compostela
Introducción
Introducció
 Un proyecto es un esfuerzo planificado, temporal y
único, realizado para crear productos o servicios
únicos que agreguen valor o provoquen un cambio
beneficioso.
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Introducción
Introducció
 Definición Gestión de Proyectos
Definició Gestió
• Gestión de Proyectos es el proceso por el cual se
Gestió
planifica, dirige y controla el desarrollo de un
proyecto con un costo mínimo y dentro de un período
mí perí
de tiempo especifico.
 Software de Gestión de Proyectos ≠ Sistema de
Gestió
Gestión de Proyectos
Gestió
• La Gestión de Proyectos es un proceso, el software es
Gestió
un soporte de dicho proceso
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1

2. Necesidad
 La gestión de un proyecto implica información de
gestió informació
diversas funciones organizativas:
• Comercial (especificaciones de servicio/producción)
servicio/producció
• Producción / I+D (fases, tareas, estados, camino
Producció
crítico, cadena crítica, informes de proyecto, informes
crí crí
técnicos de producto/servicio, …)
• Recursos Humanos (cargas de trabajo, agendas)
• Compras (solicitudes de compra, pedidos, estado de
las compras)
• Logística (control de entradas y salidas así como
Logí así
consumo de materiales, control de reservas de
equipamientos)
• Administración (facturación, control de cobros y
Administració (facturació
pagos, ingresos y gastos - rentabilidad)
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Funciones Típicas
Tí
 BD Entidades
 BD Comercial
 Agenda
 Workflows
 Cuadro de Indicadores
 Plantillas de Documentos
 Cronogramas (PERT, Gantt, Burn Down)
Gantt, Down)
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Especificaciones
 Herramientas de Planificació n
Planificació  Herramientas de Gestió n Documental y de la
Gestió
• Agenda Informació
Informació n
• Definició
Definición de Calendarios • Control de documentos
• Cronogramas • Generació
Generación de documentos a través
travé
de plantillas
• Asignaciones de recursos
• Gestió
Gestión del Conocimiento
• Fases/tareas
Fases/tareas y  Herramientas de Worklfows
relaciones/restricciones
relaciones/restricciones entre
fases/tareas • Generació
Generación de Workflows de
 Herramientas de Gestió n Comercial (compras y
Gestió
diversos tipos (documentos, e-e-
ventas) mails, tareas, incidencias, …)
 Herramientas de Análisis de Datos
Aná
• Compras del proyecto
• Ventas del proyecto • Indicadores
 Herramientas de aseguramiento y mejora de la
 Herramientas de Control de Ejecució n
Ejecució calidad
• Control de estados general, por • Incidencias (quejas, no
fases, por actividades, … conformidades, ..)
 Herramientas de Control de Costes
• Evaluació
Evaluación de la Satisfacción de
Satisfacció
• Enlace con contabilidad anal í tica
analí clientes
 Herramientas de Comunicació n Interna y Externa
Comunicació
• Planes de Control de Calidad
• Reuniones • Sugerencias de mejora
• e-mail  Otros requisitos a considerar en funció n de las
funció
• Chat necesidades:
• Mensajerí instantá
Mensajerí a instantánea • Integració
Integración / sincronización con
sincronizació
• Vo-
Vo-Ip otras aplicaciones
 Herramientas de Asignació n de Recursos
Asignació • Multiidioma
• Control de reservas y asignaciones • Multidivisa
de Equipamientos / Locales • Multialmacé
Multialmacén
• Almacenes del proyecto • Control de Lotes - Trazabilidad
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2

3. Especificaciones Básicas
Bá
 La información para la gestión de un proyecto debe
informació gestió
ser:
• Relevante
• Veraz
• Actualizada
• Fácilmente accesible
• Fácilmente analizable
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Métricas, Indicadores, Análisis de Datos de
Aná
Proyectos
Fuente: PabloStraub
http://thatpmgame.com
http://thatpmgame.com /
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Proceso de Selección y Decisión
Selecció Decisió
Identificación de
Necesidades y Expectativas
Definición de
Especificaciones Funcionales
Definición de
RFP
Solicitud de Definición de
Propuestas Criterios y Baremos de Selección
Valoración de
Propuestas
Decisión de
9 Compra / Alquiler
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4. Ejemplo – Tabla de Valoración de Software de
Valoració
Gestión
Gestió
Valoración Alternativas ERP Empresa XXXX
Factor de Desviación
Criterio Ponderación Proveedor A Proveedor B Proveedor C Proveedor D Estándar
Precio Mantenimiento Software 11% 4 1 2 3 1,29
Precio Implantación 10% 3 2 4 3 0,82
Precio Licencias 10% 2 1 3 4 1,29
Facilidad de Manejo 10% 4 4 2 1 1,50
Flexibilidad para implantar futuros cambios 10% 4 3 2 3 0,82
Agilidad de respuesta a cambios 10% 4 3 2 1 1,29
Garantía y compromiso de satisfacción 6% 4 3 4 1 1,41
Conocimiento y experiencia en el sector 6% 3 1 4 1 1,50
Plazo de ejecución 5% 4 3 2 1 1,29
Garantía de sostenibilidad 5% 4 2 4 2 1,15
Autonomia en adaptaciones sencillas 5% 4 1 3 1 1,50
Propiedad del código fuente 4% 4 1 3 1 1,50
Prestigio del Soporte de Programación 4% 3 4 2 1 1,29
Exigencias y precio del hardware 2% 3 1 4 1 1,50
Asesoramiento en la gestión de hosting o housing 1% 3 3 3 3 0,00
Prestigio de la Empresa de desarrollo 1% 2 3 4 1 1,29
Total ponderado 352 220 277 196
Total sin ponderar 55 36 48 28
Promedio 3,44 2,25 3,00 1,75
Minimo 2 1 2 1
Máximo 4 4 4 4
Desviación Estándar 0,73 1,13 0,89 1,06
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Gráfico de Valoración Alternativas
Grá Valoració
Valoración Alternativas Software de Gestión
400
350
Valoración Ponderada
300
250
200
150
100
50
0
A B C D
or or or or
ed ed ed ed
ove ove ove ove
Pr Pr Pr Pr
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Los mitos del Open Source
 Qué es y qué no es Open Source
Qué qué
Microsoft Project
No Open Workbench
Código Abierto
Primavera Projet Planner
eGroupWare
Si dotProject Velneo
ganttproject
Si No
Listado de Herramientas en:
Gratuito
http://www.navegapolis.net/content/blogcategory/90/87/10/0/
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5. Los mitos del Open Source
 Ventajas  Inconvenientes
• En software “os” maduro,
os” • Las versiones gratuitas
pueden conseguirse suelen ser un gancho,
productos de alto valor con funciones muy
añadido que integren restringidas
múltiples funciones • Soporte técnico a veces
té
inexistente
• Cuando existe, coste del
soporte técnico elevado
té
• Personalizaciones pueden
ser muy difíciles al
difí
alejarse del estándar
está
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SaaS
 Qué es
Qué
SaaS: Software as a Service: Una aplicación completa
aplicació
ofrecida como un servicio, bajo demanda, víaví
multitenencia —una sola instancia del software que
corre en la infraestructura del proveedor y sirve a
múltiples organizaciones de clientes -
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SaaS
 Ventajas  Inconvenientes
• Minimiza la inversió n en
inversió • Interdependencia de los
licencias y en infraestructura de proveedores de servicios.
red • La disponibilidad de las
aplicaciones está supeditada a
está
la disponibilidad de acceso a
Internet
• Seguridad: Los datos
"sensibles" del negocio no
residen en las instalaciones de
las empresas por lo que podría
podrí
generar un contexto de alta
vulnerabilidad para la
sustracció
sustracció n o robo de
informació
información.
• Seguridad. La información de la
informació
empresa debe recorrer
diferentes nodos para llegar a
su destino, cada uno de ellos (y
sus canales) son un foco de
inseguridad. Si se utilizan
protocolos seguros, https por
ejemplo, la velocidad total
disminuye debido a la
sobrecarga que estos
requieren.
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5

6. Errores Típicos en la Selección
Tí Selecció
 1. Falta de alineamiento estratégico ¿qué objetivos
estraté qué
estratégicos tenemos y cómo el software podrá
estraté có podrá
contribuir a su consecución?
consecució
 2. No tener especificaciones claras de partida
 3. Exceso de funcionalidades: lo más sofisticado o
má
completo no siempre es lo más adecuado
má
 4. Confiar sólo en la marca, fama o prestigio sin
só
valorar objetivamente otros criterios de decisión
decisió
más objetivos y pragmáticos. Lo más caro no
pragmá má
siempre es lo mejor
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Errores Típicos en la Selección
Tí Selecció
 5. Seleccionar un sistema que no se puede integrar con otros
sistemas ya existentes
 6. Implantar el sistema sin revisar los procesos. Intentar
implantar un software sin revisar y redefinir el proceso no lo
optimiza, sólo podría acelerarlo.
só podrí
 7. Falta de visión de futuro. Un software de gestión no es para
visió gestió
solucionar un problema actual, sino una plataforma
tecnológica de sustento al crecimiento futuro.
tecnoló
 8. No adaptable a la evolución tecnológica. El software de
evolució tecnoló
gestión debe estar respaldado por un proveedor que garantice
gestió
la evolución tecnológica.
evolució tecnoló
 9. Falta de flexibilidad. Por todo lo anterior, el software debe
ser flexible al crecimiento, permitir cambios y utilizarlo en
otras áreas conforme al crecimiento y estrategia. El error
común de comprar un sistema “cerrado” y rígido viene con la
comú cerrado” rí
idea de adquirir las “mejores prácticas”, sin embargo, éstas
prácticas”
son en realidad las que la misma Pyme ha desarrollado.
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Sinapys Business Solutions, S.L.
 Servicios de Consultoría de Gestión y
Consultorí Gestió
Software de Gestió n Empresarial
Gestió
 Si considera que su organización debe:
organizació
• Mejorar el control de gesti ón
gestió
• Reorientar y desplegar su estrategia
de negocio
• Redefinir sus procesos
• Optimizar sus recursos
• Aumentar el valor a ñadido de sus
añ
productos y servicios
• Mejorar el trabajo en equipo
• Mejorar la motivaci ón del personal
motivació
• Mejorar la satisfacci ón de los clientes
satisfacció
• Mejorar su imagen corporativa
 .... podemos ayudarle
 Sinapsys Business Solutions® le ofrece
Solutions®
soluciones a sus problemas convirtiéndolos
convirtié
en oportunidades de mejora. Para ello,
ponemos a su disposició n nuestros
disposició
conocimientos, habilidades, metodologías y
metodologí
tecnologí
tecnologías para mejorar los resultados de
su organización
organizació
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7. Algunos de los clientes de
Applus – LGAI Eosa
AMS Lab Galchimia
Autocares Iglesias Grupo Losán
Losá
Benteler Inade
BM Trada Certificació n
Certificació Navantia
Adegas Castro Baroña
Baroñ Nanogap
Concello de Gondomar Pereira
C.R.D.O. Monterrei Travibus
CEG Universidad de Vigo
Citroë
Citroën – PSA Universidad de la Rioja
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