Los sistemas de gestión de documentos son programas que permiten el almacenamiento y recuperación de grandes cantidades de documentos electrónicos o imágenes digitalizadas. Estos sistemas proporcionan medios de almacenamiento, seguridad e indexación para permitir el acceso rápido a la información contenida en los documentos. El tratamiento documental es el proceso de describir y representar sistemáticamente los documentos para facilitar su recuperación a través de la clasificación, indización y extracción de términos clave.

1. Información textual y documental
Son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes
cantidades de documentos, suele rastrear y almacenar documentos electrónicos o
imágenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización
clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información
almacenada en una base de datos. La combinación de este tipo de bibliotecas de
documentos con índices almacenados en una base de datos permite el acceso rápido
mediante diversos métodos a la información contenida en los documentos. Estos
generalmente se encuentran comprimidos y además de texto pueden contener
cualquier otro tipo de documentos multimedia como imágenes o vídeos.
Los sistemas de gestión de documentos comúnmente proporcionan medios de
almacenamiento, seguridad, así como capacidades de recuperación e indexación. El
término tiene algún traslapo con los conceptos de Content Management Systems y a
menudo es visto como un componente de Sistemas de Gestión de Contenido de
Empresa y relacionado con la Gestión de Activo Digital.
BASE DE DATOS Y ESTRUCTURA
Base de datos: es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y
almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una
biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por
documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente,
y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica,
la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece
un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.
Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado
SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma
rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y
administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.
La estructura de una base de datos: hace referencia a los tipos de datos, los vínculos o
relaciones y las restricciones que deben cumplir esos datos (integridad de datos y
redundancia de datos).
La estructura de una base de datos es diseñada o descripta empleando algún tipo de
modelo de datos

2. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL
El análisis documental es una forma de investigación técnica, un conjunto de
operaciones intelectuales, que buscan describir y representar los documentos de
forma unificada sistemática para facilitar su recuperación. Comprende el
procesamiento analítico- sintético que, a su vez, incluye la descripción bibliográfica y
general de la fuente, la clasificación, indización, anotación, extracción, traducción y la
confección de reseñas.1
El tratamiento documental significa extracción científico-informativa, una extracción
que se propone ser un reflejo objetivo de la fuente original, pero que, soslaya los
nuevos mensajes subyacentes en el documento.
Para acceder a los documentos y seleccionar los que satisfacen aquellos que son
relevantes a cierto perfil de interés, es necesario previamente realizar su tratamiento
documental, a partir de una estructura de datos que responda a la descripción general
de los elementos que lo conforman. Incluye la descripción bibliográfica o área de
identificación (autor, título, datos de edición, etc.), así como la descripción del
contenido o extracción y jerarquización de los términos más significativos, que se
traducen a un lenguaje de indización (tesauros, tablas de materias, etc.).
El tratamiento documental es una actividad característica de toda biblioteca o centro
de información, dirigida a identificar, describir y representar el continente y el
contenido de los documentos en forma distinta a la original, con el propósito de
garantizar su recuperación selectiva y oportuna, además, de posibilitar su intercambio,
difusión y uso. Tendría poco valor disponer de acervos bibliográficos si no existe la
posibilidad de identificar aquellos documentos que resultan relevantes a un propósito
o necesidad especifica.

3. El análisis de información, por su parte, es una forma de investigación, cuyo objetivo es
la captación, evaluación, selección y síntesis de los mensajes subyacentes en el
contenido de los documentos, a partir del análisis de sus significados, a la luz de un
problema determinado. Así, contribuye a la toma de decisiones, al cambio en el curso
de las acciones y de las estrategias. Es el instrumento por excelencia de la gestión de la
información.