Este documento describe las principales características y usos de formularios, consultas e informes en Microsoft Access. Los formularios se usan para ver, editar y modificar datos de forma sencilla. Las consultas permiten buscar y recuperar datos que cumplan condiciones específicas de varias tablas. Los informes sirven para analizar y presentar los datos de manera adecuada para su impresión.

1. Gerardo Corredor Pico
Karen Dereys Zapata García
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2.  Laestructura de la base de datos es bastante
sencilla. Las convenciones utilizadas
aparecen implícitamente en este documento.
Por ejemplo, la mayoría de los objetos se
indexan con un entero autoincrementado
cuyo nombre es de tipo id_objet, y que se
declara como clave primaria en la tabla
apropiada.

3.  No redundancia: Los datos se almacenan una sola
vez. Si varias aplicaciones necesitan los mismos datos
no crearán cada una su propia copia sino que todas
accederán a la misma.
 Independencia: Los datos se almacenan teniendo en
cuenta la estructura inherente a los propios datos y
no la de la aplicación que los crea. Esta forma de
trabajar es la que permite que varias aplicaciones
puedan utilizar los mismos datos. Se puede hablar de
dos tipos de independencia: independencia física, de
tal manera que la estructura física de la BD puede ser
modificada de forma transparente para los programas
que la utilizan, e independencia lógica, es decir el
programador usa la BD pero desconoce su estructura
interna

4.  La celda A1 aparece en la esquina derecha superior de la
hoja. Las letras de columna van desde la A en la derecha
hasta la IV en la izquierda.
 Los números de fila aparecen en el lado derecho de la
ventana de documento y la barra de desplazamiento vertical
aparece en el lado izquierdo.
 El controlador de relleno aparece en la esquina inferior
izquierda de la celda.
 Los indicadores de comentarios aparecen en la esquina
superior izquierda de la celda.
 En la vista Esquema, los botones de esquema y símbolos de
documento aparecen en el lado derecho de la hoja de cálculo.
 El cuadro de división horizontal aparece en el lado izquierdo
de la hoja de cálculo, encima de la barra de desplazamiento
vertical. El cuadro de división vertical aparece junto a la
flecha de desplazamiento horizontal derecha.

5.  Una base de datos relacional es una base de
datos que cumple con el modelo relacional, el
cual es el modelo más utilizado en la actualidad
para implementar bases de datos ya
planificadas. Permiten establecer
interconexiones (relaciones) entre los datos (que
están guardados en tablas), y a través de dichas
conexiones relacionar los datos de ambas tablas,
de ahí proviene su nombre: "Modelo Relacional".
Tras ser postuladas sus bases en 1970 por Edgar
Frank Codd, de los laboratorios IBM en San José
(California), no tardó en consolidarse como un
nuevo paradigma en los modelos de base de
datos

6.  Determinar el propósito de la base de datos Este paso le ayudará a
decidir los datos que desea que Visual FoxPro almacene.
 Determinar las tablas necesarias Cuando ya conozca claramente el
propósito de la base de datos, puede dividir la información en temas
distintos, como "Employees" u "Orders". Cada tema será una tabla de la
base de datos.
 Determinar los campos necesarios Tiene que decidir la información
que desea incluir en cada tabla. Cada categoría de información de una
tabla se denomina campo y se muestra en forma de columna al examinar
la tabla. Por ejemplo, un campo de la tabla Employee podría ser
Last_name y otro podría ser Hire_date.
 Determinar las relaciones Observe cada tabla y decida cómo se
relacionan sus datos con los de las tablas restantes. Agregue campos a las
tablas o cree tablas nuevas para clarificar las relaciones, si es necesario.
 Perfeccionar el diseño Busque errores en el diseño. Cree las tablas y
agregue algunos registros de datos de ejemplo. Vea si puede obtener los
resultados que desea de sus tablas. Haga los ajustes necesarios al diseño

7.  Las operaciones que vamos a ver están basadas en el algebra relacional. Los
operandos de de cada operación lo constituyen una o varias tablas y el resultado
es una nueva tabla. Dentro de las operaciones básicas tenemos las operaciones
unarias (se utiliza una sola tabla) y las operaciones binarias (se utilizan dos
tablas).
Operaciones unarias
 Selección: Mediante esta operación se obtiene un conjunto de filas con todas
las columnas de la tabla. Se seleccionan determinadas filas incluyendo una
condición. Se utilizan los operadores booleanos “and” (Y),” or” (O), “not” (NO).
La representación sería la siguiente: O Condicion (Tabla)
 Proyección: esta operación nos devuelve una nueva tabla con las columnas
seleccionadas de otra. La representación sería la siguiente: O col1, col2,…(tabla)
 Operaciones binarias
 Unión: Esta operación solo se puede hacer si las tablas tienes las mismas
columnas, es decir, por ejemplo si tuviéramos una tabla llamada empleados2 con
las mismas columnas tan solo tendríamos que añadir las filas de ambas tablas en
una única tabla. Su representación sería la siguiente: Tabla1 U Tabla2
 Producto cartesiano: se realiza con dos tablas distintas pero relacionadas por
alguna columna, siempre y cuando el nombre de la columna no sea el mismo. Su
representación sería la siguiente: Tabla1 X Tabla2

8.  FORMULARIOS
 Los formularios son un tipo de objeto de Access que
pueden utilizarse para diferentes fines, aunque una de
sus utilidades principales es la creación de diseños
personalizados para la entrada y visualización de
datos de las tablas. La mayor parte de la información
de un formulario proviene de los registros originales de
una tabla, aunque normalmente existen algunos otros
elementos que forman parte del diseño mismo del
formulario y no pueden ser modificados mientras no se
cambie el diseño. Es el caso, por ejemplo, de
elementos gráficos o de texto que hayan sido añadidos
para identificar la finalidad o propiedad de formular.

9.  Para almacenar los
datos, cree una tabla
para cada tipo de
información de la que
hace el seguimiento.
Para reunir los datos
de varias tablas en
una consulta,
formulario, informe o
página de acceso a
datos, defina
relaciones entre las
tablas.

10.  Para buscar y
recuperar tan sólo
los datos que
cumplen las
condiciones
especificadas,
incluyendo datos de
varias tablas, cree
una consulta. Una
consulta puede
también actualizar o
eliminar varios
registros al mismo
tiempo, y realizar
cálculos predefinidos
o personalizados en
los datos

11.  Para ver, escribir y
cambiar datos de
manera sencilla
directamente en una
tabla, cree un
formulario. Al abrir
un formulario,
Microsoft Access
recupera los datos de
una o más tablas, y
los muestreen la
pantalla con el diseño
elegido en el Asistente
para formularios, o
con un diseño que
haya creado en la
vista Diseño

12.  Para analizar los
datos o
presentarlos de
cierta manera al
imprimirlos, cree
un informe. Por
ejemplo, puede
imprimir un
informe que
agrupe datos y
calcule totales, y
otro informe de
datos diferentes
con formato para
imprimir etiquetas
postales.