Este documento describe los conceptos básicos de las bases de datos, incluyendo: 1) La estructura jerárquica de una base de datos con tablas, campos y registros; 2) La diferencia entre una base de datos y un sistema de gestión de base de datos; 3) Las operaciones básicas como selección, proyección, unión y producto cartesiano; y 4) Los objetos principales en Access como tablas, consultas, formularios e informes.

1. Base de DatosCristian Fabian Tafur 11-1Colegio José Celestino MutisBucaramanga,2011

2. BASE DE DATOS

3. ¿Cuál es la estructura de una BD (Base de Datos)?Una base de datos, a fin de ordenar la información de manera lógica, posee un orden que debe ser cumplido para acceder a la información de manera coherente. Cada base de datos contiene una o más tablas, que cumplen la función de contener los campos.

4. Los datos quedarían organizados como mostramos en siguiente ejemploEn el siguiente ejemplo mostramos una tabla “comentarios” que contiene 4 campos.Por consiguiente una base de datos posee el siguiente orden jerárquico:Tablas

5. Campos

6. Registros

7. Lenguaje SQL¿Cuál es la diferencia entre una BD y un SGBD (Sistema de Gestión de Base de Datos)? Una base de datos (en adelante BD) es un conjunto de datos no redundantes, almacenados en un soporte informático, organizados de forma independiente de su utilización y accesibles simultáneamente por distintos usuarios y aplicaciones.Es decir, la diferencia de una BD respecto a otro sistema de almacenamiento de datos es que éstos se almacenan de forma que cumplan tres requisitos básicos:No redundancia: Los datos se almacenan una sola vez. Si varias aplicaciones necesitan los mismos datos no crearán cada una su propia copia sino que todas accederán a la misma.

8. Independencia: Los datos se almacenan teniendo en cuenta la estructura inherente a los propios datos y no la de la aplicación que los crea. Esta forma de trabajar es la que permite que varias aplicaciones puedan utilizar los mismos datos. Se puede hablar de dos tipos de independencia: independencia física, de tal manera que la estructura física de la BD puede ser modificada de forma transparente para los programas que la utilizan, e independencia lógica, es decir el programador usa laBD pero desconoce su estructura internaConcurrencia: Varios usuarios, ejecutando la misma o diferente aplicación, podrán acceder simultáneamente a los

9. ¿Cuáles son las diferencias entre una hoja de cálculo y un SGBD? DIFERENCIAS MULTIFUNCIONALES DIFERENCIAS MULTIFUNCIONALES DIFERENCIAS MULTIFUNCIONALES DIFERENCIAS MULTIFUNCIONALES DIFERENCIAS MULTIFUNCIONALES DIFERENCIAS MULTIFUNCIONALES DIFERENCIAS VISUALES DIFERENCIAS MULTIFUNCIONALES

10. DIFERENCIAS VISUALESLa celda A1 aparece en la esquina derecha superior de la hoja. Las letras de columna van desde la A en la derecha hasta la IV en la izquierda.Los números de fila aparecen en el lado derecho de la ventana de documento y la barra de desplazamiento vertical aparece en el lado izquierdo.El controlador de relleno aparece en la esquina inferior izquierda de la celda.Los indicadores de comentarios aparecen en la esquina superior izquierda de la celda.En la vista Esquema, los botones de esquema y símbolos de documento aparecen en el lado derecho de la hoja de cálculo.El cuadro de división horizontal aparece en el lado izquierdo de la hoja de cálculo, encima de la barra de desplazamiento vertical. El cuadro de división vertical aparece junto a la flecha de desplazamiento horizontal derecha.

11. DIFERENCIAS MULTIFUNCIONALESSe hace referencia a los rangos con el nombre de la celda en la esquina superior derecha del rango y el nombre de la celda en la esquina inferior izquierda, separados por un guión.La herramienta Autosuma busca hacia arriba y hacia la derecha para encontrar las celdas cuyo total debe calcular.Autoformato da formato a la hoja de cálculo de modo que los títulos de fila de un rango seleccionado aparecen en el lado derecho de una tabla y los totales aparecen en las partes inferior e izquierda del rango seleccionado.Puede insertar rótulos de botón, entradas de cuadro de texto y comentarios de celda utilizando texto de derecha a izquierda, de izquierda a derecha o bidireccional (bidireccional: describe un entorno en el que se utilizan juntos los atributos de comportamiento de derecha a izquierda y de izquierda a derecha, como sucede en el caso de que haya texto inglés y texto árabe dentro de la misma oración.).

12. ¿Que es una BD Relacional?Una base de datos relacional es una base de datos que cumple con el modelo relacional, el cual es el modelo más utilizado en la actualidad para implementar bases de datos ya planificadas. Permiten establecer interconexiones (relaciones) entre los datos (que están guardados en tablas), y a través de dichas conexiones relacionar los datos de ambas tablas, de ahí proviene su nombre: "Modelo Relacional". Tras ser postuladas sus bases en 1970 por Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San José (California), no tardó en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos .1

13. ¿Qué pasos tiene el proceso de diseño de una BD? Determinar el propósito de la base de datos Este paso le ayudará a decidir los datos que desea que Visual FoxPro almacene.++Determinar las tablas necesarias Cuando ya conozca claramente el propósito de la base de datos, puede dividir la información en temas distintos, como “Employees” u “Orders”. Cada tema será una tabla de la base de datos.Determinar los campos necesarios Tiene que decidir la información que desea incluir en cada tabla. Cada categoría de información de una tabla se denomina campo y se muestra en forma de columna al examinar la tabla. Por ejemplo, un campo de la tabla Employee podría ser Last_name y otro podría ser Hire_date.Determinar las relaciones Observe cada tabla y decida cómo se relacionan sus datos con los de las tablas restantes. Agregue campos a las tablas o cree tablas nuevas para clarificar las relaciones, si es necesario.Perfeccionar el diseño Busque errores en el diseño. Cree las tablas y agregue algunos registros de datos de ejemplo. Vea si puede obtener los resultados que desea de sus tablas. Haga los ajustes necesarios al diseño.

14. ¿Cuáles son las operaciones básicas que se pueden realizar en una BD?Operaciones unarias Selección: Mediante esta operación se obtiene un conjunto de filas con todas las columnas de la tabla. Se seleccionan determinadas filas incluyendo una condición. Se utilizan los operadores booleanos “and” (Y),” or” (O), “not” (NO). La representación sería la siguiente: O Condicion (Tabla) Proyección: esta operación nos devuelve una nueva tabla con las columnas seleccionadas de otra. La representación sería la siguiente: O col1, col2,…(tabla)

15. Operaciones binarias Unión: Esta operación solo se puede hacer si las tablas tienes las mismas columnas, es decir, por ejemplo si tuviéramos una tabla llamada empleados2 con las mismas columnas tan solo tendríamos que añadir las filas de ambas tablas en una única tabla. Su representación sería la siguiente: Tabla1 U Tabla2 Producto cartesiano: se realiza con dos tablas distintas pero relacionadas por alguna columna, siempre y cuando el nombre de la columna no sea el mismo. Su representación sería la siguiente: Tabla1 X Tabla2

16. ¿Definir y dar ejemplos de cada uno de los Objetos de Access; (Tablas, Consultas, Formularios e Informes)?Tablas y relacionesPara almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

18. La información de clientes que antes se guardaba en una lista de correo ahora reside en la tabla Clientes. La información de pedidos que antes se guardaba en una hoja de cálculo ahora reside en la tabla Pedidos. Un Id. exclusivo, como un Id. de cliente, permite distinguir los registros de una tabla. Si se agrega el campo de Id. exclusivo de una tabla a otra tabla y después se define una relación, Microsoft Access puede cotejar los registros relacionados de ambas tablas de manera que se puedan combinar en un formulario, un informe o una consulta.

19. ConsultasPara buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos.

20. Esta consulta tiene acceso a tablas distintas para recuperar la información de Id. de pedido, fecha de entrega, nombre de la organización y ciudad para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes de abril.

21. FormulariosPara ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño elegido en el Asistente para formularios, o con un diseño que haya creado en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).

23. Una tabla muestra muchos registros al mismo tiempo, pero puede que sea necesario desplazarse para ver todos los datos de un solo registro. Por otra parte, cuando se visualiza una tabla, no se pueden actualizar los datos de más de una tabla al mismo tiempo. Un formulario sitúa el enfoque en un registro cada vez, pero puede mostrar los campos de más de una tabla. También puede mostrar imágenes y otros objetos. Un formulario puede incluir un botón que imprima o abra otros objetos, o puede realizar otras tareas automáticamente.

24. InformesPara analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.

25. Utilice un informe para calcular totales.

26. Utilice un informe para mostrar totales en un gráfico.

27. Utilice un informe para crear etiquetas postales.