1. Dirección Legal para Intermediarios Financieros FD -114000
ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ENTRANTES.
FECHA: Bogotá D.C., 27 de mayo de 2012
ELABORADO POR: Stephanie Torres León
1. OBJETIVOS
1.1 Información adecuada de la administración de documentos según la
dependencia de Dirección Legal para Intermediarios Financieros.
1.2 Problemática de organización.
1.3 Objetivos.
1.4 Recomendaciones y acuerdos.
2. RESUMEN
2.1 ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS en la Dirección Legal para
Intermediarios Financieros.
Para el proceso de recolección inicialmente se debe hacer radicar el documento,
donde se le da un número de identificación y respecto a cada documento
entrante o saliente un derivado (ejemplo: 2011054102-001, 002, 003, etc.).
Durante los horarios de entrega de correspondencia en la oficina, se deben
retirar de la carpeta de entrega, donde la secretaria debe hacer revisión y
distribuir directamente a cada abogado.
Una vez terminado el proceso de cada expediente, el cual puede durar hasta dos
años, debe tener todas las copias con sus anexos.
Para que cada documento tenga su respectivo sticker debe tener la firma del
jefe, así mismo para las fotocopias.

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Informe Ejecutivo FD-114000
De esta manera se seleccionan, clasifican y con su debido proceso se envían a
archivo y se almacenan en el tiempo determinado de la Superintendencia
Financiera.
2.2 PROBLEMÁTICA DE ORGANIZACIÓN
La problemática que se presenta en la dependencia tal vez es ocasionada por la
cantidad de demanda de documentos que llegan, ya que es la encargada de
analizar de manera profunda las quejas, reclamos, tutelas y realizar los estudios
especiales.
Gran cantidad de los documentos recae en la secretaria encargada, y a esta
cantidad muy pocos abogados, al saturar tantos papeles se confunden y el
desorden abarca esta sección.
Se pueden tardar alrededor de un mes encontrando todos los radicados para
completar el expediente y no hay cooperación entre todos.
2.3 OBJETIVOS
Los objetivos que plantearemos serán inicialmente para la pronta organización
del archivo y despejar un poco la contaminación visual que se presenta por la
misma.
Enviar a la dependencia únicamente los documentos entrantes con sus
respectivos anexos.
Pasar en carpetas amplias los documentos a cada abogado, y cada uno se
hace responsable de él hasta el momento en que se cierra.
Deben entregarse COMPLETOS.
La secretaria debe cumplir con sus funciones finales (organización
cronológica o por numero de radicado, foliación, archivar)

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Informe Ejecutivo FD-114000
2.4 RECOMENDACIONES Y ACUERDOS
Si se tienen dudas con el proceso, hacer preguntas antes.
Hacer una reunión ordinaria, para acordar nuevas políticas y recibir
inquietudes y recomendaciones por parte de los trabajadores.
Hacer relación de planillas con expedientes.
Plantear fechas límites, respecto a la finalización de expedientes para
pasar a la secretaria y enviar al archivo.
Se recomienda tener orden con sus trabajos.
Tener privacidad con cada expediente, y ser reservados con los
documentos.
Ser considerados con los recursos ambientales y reciclar papel, llevando
un control de impresiones y fotocopias.
STEPHANIE TORRES LEÓN
Estudiante