Lecciones 05 Esc. Sabática. Fe contra todo pronóstico.
Actividad 1,2 y 3
1. GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Nombres: AMILDE ESTHER BERMUDEZ
Fecha: 14 de Agosto de 2011
Actividad: Semana 1
Tema: Generalidades de la Administración Documental
2. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
El primer paso en cada una de las Dependencias para la organización del
archivo, es dividir la documentación en tres grandes grupos, y éstos a su vez,
en Subgrupos.
2. OJETIVOS DE LA ADMIISTRTACIO DOCUMETAL
Es un sistema manual de apoyo a la organización y tiene como objetivos:
1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de
los documentos que se procesan.
2. Proporcionar información acertada y rápida de los documentos que
tramitan.
3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y
archivan.
Recepción y Orientación.
Registro y Distribución.
Archivo.
3. 2. ENSAYO Papel del Administrador documental
CRITERIOS PARA MATRÍCULAS Y ASIGNACIÓN DE CUPOS
El proceso de matrícula y de asignación de cupos deberá contemplar criterios
que permitan y favorezcan la continuidad de los estudiantes en el sistema, de
manera que se les facilite el flujo por los grados hasta culminar el ciclo
educativo. La reorganización institucional que se impulsó en años recientes
buscó estructurar la oferta educativa en cada establecimiento con este fin:
escuelas o colegios que sólo ofrecían primaria o secundaria debieron
integrarse para facilitar la continuidad de los estudiantes.
Debido a que laboro en una Institución Educativa, me doy cuenta cuando
llego cada mañana de las interminables filas de padres de familia con el fin de
conseguir un cupo en el colegio y así matricular cada uno de sus hijos.
Al comenzar el año escolar, es un trabajo arduo cada día durante los tres
primeros meses con todo lo relacionado al proceso de matricula a fin de darle
la oportunidad a cada alumno de empezar su nuevo año educativo.
De esta manera empieza el día de labor del administrador documental y su
secretaria con el señor rector a la cabeza, a fin de darle la oportunidad a cada
niño de conseguir su matrícula para el año electivo.
Cada padre de familia lleva consigo la carpeta con el color correspondiente al
año escolar que cursará su hijo, con todos sus documentos en regla; La
liberación del SIMAT para los alumnos que vienen de otras instituciones, es un
requisito indispensable y que el administrador tiene en cuenta por qué no
puede faltar en la carpeta del alumno, puesto que con este requisito el
Ministerio de Educación controla la cantidad de estudiantes matriculados en
cada Institución Educativa.
Es en esta perspectiva en la que el Ministerio de Educación ha venido
capacitando a los responsables de coordinar el proceso en cada una de las
Secretarías, en las metodologías y procedimientos para organizar la oferta de
4. cupos, como también en los criterios para desarrollar el proceso de matrícula,
tanto para el calendario A como para el B. Asimismo, la cobertura educativa,
las estrategias para aumentarla y las fases del proceso de matrícula
constituyeron el tema central
Asegurar el día en que inician las clases, la concurrencia de todos los factores
que como los docentes, aulas y dotación posibilitan la adecuada atención a los
estudiantes, implica un ejercicio de planeación sistemático, que logre identificar
para cada etapa del proceso las necesidades de información y de recursos, las
actividades, los procedimientos, responsables, el cronograma y los resultados
esperados.
5. 3. Como Auxiliar Administrativo en las oficinas de una Institución Educativa, en
mis fusiones esta:
Revisar y verificar que los documentos estén en regla.
Llenar la ficha de matrícula de cada alumno.
Sistematizar los datos del alumno.
Tramitar y enviar documentación
Dar información
Elaborar documentos que soliciten, el señor Rector, alumnos, padres
de familias y público en general.
Elaborar documentación interna.
Tramitar todo lo relacionado con calificaciones y certificados
Archivar las carpetas de los documentos de cada alumno.
Organizar y archivar los documentos entrantes y salientes.
7. VOCABULARIO 1
EXPEDIENTE
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un
mismo asunto.
UNIDAD DOCUMENTAL
Sinónimo de documento de archivo conformado por un elemento sin
importar el soporte en el que se encuentre o su extensión.
FOLIACION
Es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo
documental y podrá hacerse por fondo, sección, sub sección, serie o
expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.
Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando
números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se hará
al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la
ordenación sean definitivas.
FOLIO
Es la numeración individual de cada documento Cada documento tiene un
número que lo identifica y diferencia de los documentos similares. Esta
numeración individual recibe el nombre de folio.
SECCIÓN DOCUMENTAL
Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por las
diferentes unidades orgánicas o dependencias de la Municipalidad
Provincial. Ejemplos: Alcaldía, Gerencia Municipal, Secretaría General,
Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia de Planificación, Registro
Civil, Jefatura de Personal, Tesorería, etc.
SERIE
División de un fondo o sección, que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa
regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema
específico.
8. FONDO DOCUMETAL
Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por una
institución pública o privada en el ejercicio de sus actividades. Ejemplos:
Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Gobierno Regional de Madre
de Dios, Instituto Nacional de Cultura, Municipalidad Provincial de
Tahuamanu, etc.
SERIE DOCUMENTAL
Es el conjunto de documentos que tiene características comunes; el mismo
tipo documental o el mismo asunto y que, por consiguiente, es archivado,
usado, transferido o eliminado como unidad. Ejemplos: Resoluciones,
Supervisiones, Legajos de personal, Planillas, Órdenes de compra, etc
TIPO DOCUMETAL
Son las unidades de información contenidas en los documentos. Se
clasifican en: Simples y Compuestos
ARCHIVO DE GESTION
es comúnmente conocido como el “archivo de oficina” y está bajo la
responsabilidad y manejo directo de cada dependencia o unidad
administrativa de una institución. Este archivo está formado por la
documentación producida recientemente, es decir, la que se está aún
tramitando, así como también la de uso frecuente dentro de cada
dependencia. Tiene plena vigencia jurídica y administrativa.
ARCHIVO HISTORICO
Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que
previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de
concentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o
comprar archivos.
9. VOCABULARIO 2
TRANSFERENCIA: Es la remisión de los documentos del archivo de
gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de
retención aprobadas.
EXPURGO: Significa eliminar o depurar para organizar en gestión de
administración documental.
FRANQUEADORA: Maquina que imprime el valor del franqueo en una
etiqueta o directamente sobre la carta.
ORIGINAL: Documento producido directamente sin ser copia de otro.
PLAZO PRECAUSIONAL: Es el plazo en que los documentos se
conservan con el objeto de responder a reclamaciones administrativas y
servir de antecedente a otro documento.
EXPURGO: Actividad resultante de la disposición final señaladas en las
tablas de retención o de valorización documental para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios sin
perjuicio de conservar su información en otros soportes.
PRECLUSION: Principio procesal por el que por el que un acto carecerá
de validez cuando se realiza fuera del plazo o momento procesal que
marque la ley.
FACSIMIL: Reproducción o copia exacta de un dibujo manuscrito, etc.
copia de un documento enviada desde una máquina de fax a otra por
medio de líneas telefónicas.
10. CONSERVACION: Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo, sin alterar su contenido.
MINUTA: Registro oficial de lo que se dijo y se hizo en una reunión,
borrador o extracto de un documento que se hace anotando los puntos
principales que serán utilizados en su redacción fina
2. Actividad individual
Organización de los términos archivísticos, con relación a los tipos de trabajo:
Secretaria, oficinista y oficinista.
OFINISTA ARCHIVISTA SECRETARIA
Documento Administración Documental Perforar
Documentación Epistolar Registrar
Usuario Expediente Tablas de retención
Minuta Casilleros Legajo
Original Epistolar Prescripción
Flujograma Cronológico
Perforar Archivo
Selección Archivo de Gestión
Flujo Archivo Histórico
Archivo Intermedio
Clasificación
Conservación
Preclusión
Facsímil
Plazo precausional
Folio
Foliación
Expurgo
Marbete
Filatelia
Gestión Documental
Sección Documental
Fraqueadora
Serie
Tipo Documental
Radicación
Ordenación
11. Transferencia
Franquicia
Fondo Documental
3. CONCLUSIONES
La importancia del uso del vocabulario técnico nos permite tener facilidad de
recepción de documentos, más organización en el intercambio y también nos
da estatus en el excelente manejo del léxico archivístico.
Cuando conocemos el manejo del vocabulario técnico minimizamos el margen
de error en el intercambio de información.
Es importante conocer plenamente este vocabulario teniendo en cuenta que
esto hace parte de la fundamentación y base de la información de una empresa
lo cual permite llevar un excelente control de sus archivos donde gracias a una
buena gestión documental siempre serán de fácil consulta para todas aquellas
personas que requieran información veraz y oportuna.
