El documento describe los pasos para crear un programa de gestión documental en cualquier área de una empresa u organización. Propone cinco procesos clave: 1) producción documental, 2) recepción de documentos, 3) organización de documentos, 4) trámite de documentos, y 5) consulta de documentos. Cada proceso se explica a través de diagramas de flujo que describen las actividades y decisiones involucradas. El objetivo general es garantizar que los documentos se crean, reciben, organizan, tramitan y consultan de acuerdo con las normas y

1. CUESTIONARIO GESTIÓN DOCUMENTAL
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIDBA III SEMESTRE GRUPO 3
ADRIANA MARCELA VEGA DURÁN
Describa los pasos para la creación de un programa de gestión documental en
cualquier área de su empresa u organización debe presentar un diagrama
general del proceso. La explicación general puede hacer si quiere mediante un
mapa conceptual, cuadro sinóptico. Sea creativo
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ASISTENCIA DE GERENCIA
Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los
siguientes procesos, elaborados en diagramas de flujo, para la Asistencia de
Gerencia.
1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
INICIO
Elabora el Documento.
Remitirse a:
¿Conoce la
normativida Tabla de Retención Documental aprobada por el comité
d que aplica de archivos de la Empresa.
a éste N Ley 594 de 2000.
www.archivogeneral.gov.co.
S
La Asistente de Gerencia, procede a elaborar los documentos y a
conservarlos depende a la T.R.D. en todos sus soportes.
Los expedientes se señalizan y/ o se elabora un rótulo, según el soporte
¿Es objeto de Ver T.R.D. y proceder a la eliminación de
conservación? documentos, mediante una Acta de eliminación.
NO
SI

2. Ver T.R.D. y calendario de transferencia Documental de la
Empresa.
FIN
2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
INICIO
La Asistencia de Gerencia, recepciona los documentos que llegan para el Gerente
General.
La Secretaria registra y radica en la planilla de control de correspondencia, todos los
documentos que llegan, con un número de radicado y firma el recibido para el mensajero.
FIN
3. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
INICIO
La Secretaria es la responsable de la organización de archivos de gestión. Y todos aquellos documentos objeto a
transferencia Documental al Archivo Central.
¿Se Remitirse a:
organizan
de acuerdo Tabla de Retención Documental aprobada por el comité
a la T.R.D.? N de archivos de la Empresa.
S

3. La secretaria observa y aplica la T.R.D. y procede a clasificar la
información de acuerdo al nivel de conservación
La Secretaria ordena los expedientes en carpetas de yute, teniendo en cuenta
que dentro de las carpetas no excedan los 200 folios, y se realiza la respectiva
rotulación.
¿Es objeto de
Transferencia
documental? FIN
NO
SI
La secretaria, elabora el inventario documental,
relacionando la documentación a transferir (Ver T.R.D.)
La secretaria, se comunica con las personas
especializadas del Archivo Central, (Ver calendario de
transferencia documental) y programa la respectiva
transferencia.
FIN
4. TRAMITE DE DOCUMENTOS
INICIO
La Secretaria recibe la documentación para el
respectivo trámite.
¿Amerita
trámite? FIN
N
S

4. Por medio de la Gerencia, la Secretaria da trámite a las órdenes del gerente,
de acuerdo a los documentos recepcionados.
FIN
5. CONSULTA DE DOCUMENTOS
INICIO
La secretaria se remite al Archivo Central, para corroborar información y solicita los documentos por medio electrónico.
Teniendo en cuenta y verificando la respectiva transferencia.
El Archivo Central verifica la información, y procede a realizar la
búsqueda de la información.
El Archivo Central responde a la solicitud, y procede a prestar la información
solicitada.
FIN