instructivo basico de uso de opera

1. INSTRUCTIVO BÁSICO OPERA
Opera tiene muchas funciones, sin embargo, no todas las utilizamos nosotros,
seguidamente te muestro los accesos que son importantes para nuestro trabajo. De igual
forma a lo largo del instructivo vas a encontrar notas aclaratorias de algunos datos que
pueden resultar muy útiles.
En opera al igual que en otros sistemas, podríamos decir que tenemos menús y
submenús (por llamarlos de alguna manera), por ejemplo, un menú es Reservations y un
submenú es Update reservation.
RESERVATIONS
Update Reservation: En update reservation podemos observar todos los in-house, las
cancelaciones y demás, en caso de que necesitemos actualizar algo. Es útil además
porque podemos buscar reservaciones de fechas pasadas por si necesitamos alguna
información.

2. Profiles: cómo la palabra lo dice, acá podremos encontrar perfiles de huéspedes.
Podemos observar perfiles ya hechos o bien, crear uno nuevo, es solo cuestión de
completar los datos.
Digamos que queremos un perfil para Raymond, solo escribimos el nombre de Raymond
y presionamos buscar, si existe un perfil con ese nombre nos van a aparecer algunos
resultados, de lo contrario, el sistema activa la opción de New, para crearlo.

3. Para crear un nuevo perfil presionamos la opción de New, lo primero es establecer la
opción de Individual:
Una vez que seleccionamos individual, nos aparece la siguiente ventana, donde
completamos los datos necesarios para un perfil:

4. La idea es que los perfiles queden lo más completos posible, completando last name,
first or middle name, address, home address, city, postal cd, nationality, passport or client
ID, y en communication completar esos tres espacios con mobile, email, einvoice.
Estos últimos tres son sumamente importantes, ya que el mobile es el número con el que
podremos contactar al huésped, el email es el correo al cual se envía el survey y el
einvoice es el correo al cual el sistema va a enviar la factura a la salida del huésped.
Una vez completados los datos presionamos la opción de salvar o save y se estaría
guardando el perfil.

5. FRONT DESK
Arrivals: En Arrivals encontraremos las llegadas del día o bien, podemos ver los arrivals
de los siguientes días. Para proceder a darle check in a un arrival solo presionamos
Check in (opción a mano derecha ubicada por debajo de Walk in) o bien, ingresamos a
la reserva y le damos opción OK.

6. Nota: En muchas ocasiones, Opera te va a preguntar para confirmar lo que estés a punto
de hacer, en el caso del check in siempre te pregunta si estas seguro de darle check in,
a veces indica “casita 34 is part of a component room, do you want to proceed?” la
respuesta es sí.
In House Guests: en in house podremos encontrar todas las reservaciones ya sea de
casitas o PMs que se encuentren en casa.
Accounts: Esta función es una de las más importantes, acá se crean las PMs (cuenta),
al ingresar a accounts lo que aparece es lo siguiente:

7. Los datos de Name y First name se completan con los datos de la persona a la que le
estás realizando la cuenta, si esa persona tiene un perfil creado es mucho más fácil, ya
que podremos buscarlo en los resultados, pero de no ser así, creamos el perfil desde
cero. (explicación en páginas 3 y 4)
Una vez colocamos el nombre completamos los demás espacios, el date from y el date
to depende de la cantidad de días que necesitemos esa cuenta, por lo general si estamos
creando una cuenta es para cerrarla el mismo día, pero depende.
El Room Type es PM, en Room colocamos el número de la PM. En este caso, siempre
utilizaremos números altos, ya que los números bajos están asignados a PMs que
siempre se mantienen abiertas para los distintos departamentos. (recomendable utilizar
del 9040 para arriba)
El rate code siempre será HOUSE, el market code COMP y el source code será ADMIN.

8. Una vez completos los datos presionamos OK, te va a consultar si quieres darle check
in e indicas que si. Ya la PM estaría In house para poder realizarle cargos.
NOTA: Como se mencionó anteriormente, cada departamento tiene su cuenta a la cual
se realizan cargos a precio complementario por detalles de operación, es importante NO
utilizar esos números de PM ya que está establecido que sea para X departamento.

9. CASHIERING
En Billing entraremos con el código de cajero y el PIN que se nos ha sido asignado,
una vez abramos la caja veremos todas las cuentas In house:
Cuando veamos las cuentas veremos que se ordenan según la fecha de salida, esto
como en todos los otros casos, podemos ordenarlo según otro criterio, pero de entrada
se vería así:

10. Para revisar cuentas le damos doble click a cada cuenta, cuando abramos una casita o
una PM se visualiza de la siguiente manera:
Al abrir una cuenta hay varias cosas que analizar, vamos por partes:
1. Espacios superiores:

11. Balance: El balance corresponde a la diferencia entre lo
pagado y lo que está pendiente a pagar, CUIDADO, el balance NO necesariamente es
la cantidad de dinero que el huésped deba pagar al check out. No confundir la
información.
Status: Si la reserva está en casa será Checked in, si es la fecha
de salida será due out, si ya se fue sería Checked Out.
Arrival y Departure: Muestra las fechas de llegada y salida.
Company, Group: están completos con información cuando son
reservas que vienen por alguna agencia de viajes, con un grupo o mediante alguna
compañía como lo es AMEX, Virtuoso…. De lo contrario, si son reservas directas, estarán
en blanco.
Rate Code: El rate code va a depender del origen de la reserva, los
siguientes son algunos de los rate codes que se utilizan:

12. El Company y el Rate code pueden hacer variar distintos aspectos en cuanto a la forma
de cargarle a esta casita, según el rate code podemos ver si tienen o no créditos ya sea
de $100 o de $250, podemos identificar si tienen algunos beneficios en el caso de Tiger
21 y AMEX, etc…
Rate, Prs, Room.Type: El rate es lo que pagan por noche,
PRS es la cantidad de personas que están en cada casita y Room Type es la categoría
de la casita. Categorías tenemos CTK, CTD, CSA, CSAP, CSNP, CGR, CGRP, CTG
(unión de CTD y CTK).
2. Ventanas:
En cada cuenta podemos crear hasta 8 ventanas, las cuales se van a utilizar para
mantener separados los distintos cargos.

13. Por lo general los huéspedes traen ya pagado el hospedaje, por lo que en cada casita
se van a encontrar depósitos que pagan el package. El package es el paquete que
genera el sistema, el cual absorbe la alimentación y las bebidas no alcohólicas que los
huéspedes tienen incluido. El package y los depósitos se colocan en la ventana 2.
Por otra parte, si los huéspedes tienen consumos adicionales como tratamientos,
aventuras, licor, entre otros, van a existir cargos por pagar los cuales los vamos a
encontrar en ventana 1, sobre la ventana 1 se muestra el total de lo que el huésped debe
pagar al check out, en este ejemplo el total a pagar era de 222.63:
3. Tarjetas:
En una casita se pueden registrar hasta 8 tarjetas, una por ventana, sin embargo, lo
más común es tener una o dos como máximo, se registran ingresando a la reserva, en
Payment, presionando el cuadrito al lado de Payment.

14. Una vez presionado el cuadrito se abre otra pestaña para ingresar los datos de la tarjeta:
Podemos observar que en esta pestaña se indican primero las ventanas, por lo que se
sabe cuando se registra la tarjeta en cual ventana va a quedar, usualmente se registran
en ventana 1 y/o 2.
4. Espacios inferiores:

15. En la opción de Folio se puede visualizar la factura, se visualiza la factura
correspondiente a la ventana donde estemos ubicados en el momento.
En Options se tienen distintos accesos:
En Payment se realizan pagos, la pestaña se visualiza de la siguiente manera:
Si en ventana 1 está registrada una VISA y en ventana 2 una AMEX y el huésped quiere
pagar con la AMEX solo seleccionamos AMEX en los cuadritos al lado derecho y el

16. sistema nos va a mostrar todas las tarjetas registradas en la reservación, es cuestión de
seleccionar la tarjeta que el huésped desea utilizar y proceder:
En caso de que NO tengamos la tarjeta, al momento de ingresar a payment borramos
la tarjeta que automáticamente nos aparece y digitamos la correcta.
La opción de post nos permite realizar diferentes acciones, cargos a las casitas, generar
anulaciones, postear créditos, entre otras opciones, al ingresar a post la ventana se vería
de la siguiente manera:
NOTA: algunos posteos son en negativo, de ser así se específica en letritas rojas.

17. Para cada movimiento que se vaya a realizar ya se cuenta con un ítem creado,
seguidamente se muestran los posteos más comunes:
Postear propina: Los huéspedes tienen tres opciones para dejar propina, 1. Propina
general (para todo el staff del resort), 2. Propina departamental, 3. Propina Individual.
Para cada propina que se vaya a cargar, se tiene un código, dependiendo del
departamento al que pertenezca la persona a la que le quieren dejar tip.
Al momento de postear una propina se anota en Amount el monto que el huésped indique
y en Supplement & Reference el detalle, si es una propina individual es sumamente
importante que se anote EL NOMBRE de la persona, siempre es indispensable que se
deje muy claro para quien es esa propina.
NOTA: Los huéspedes siempre consultan sobre cual sería un monto adecuado o cuánto
se acostumbra a dejar como tip, es importante indicarles que en ALG no tenemos una
política establecida de propinas, que el monto siempre va a depender de ellos.

18. Postear créditos: Algunas reservaciones debido al rate code tienen ciertos créditos,
esto significa que tienen un monto a favor que se les debe “rebajar” del total de la cuenta,
por lo que posteamos el monto en NEGATIVO con el código 1017 Resort Credit.
Al momento de cargarlos se coloca en el detalle la razón por la cual se les brinda dicho
crédito, ya sea porque es de AMEX, Virtuoso, Rate Code MORE250…
Postear cash advance: Front Office maneja una caja chica para este tipo de solicitudes,
tener claro que siempre debe estar uno de los líderes de departamento para poder
brindarle el efectivo al huésped, pero que sigue siendo un servicio que se ofrece.
Para realizarlo se postea con el código 9201.
NOTA: Es importante tener en cuenta que los cash advance además del monto que
nosotros coloquemos genera automáticamente un 10% por el servicio brindado, por lo
que si un huésped pide $200 se le van a cargar $220, este dato es indispensable indicarlo
al huésped al momento que lo solicita.
Postear un Miscellaneous charge: Algunos movimientos que se deben realizar NO
cuentan con un código ya existente en el sistema, en esos casos se procede con un
Miscellaneous, claro ejemplo serían medicinas, manicurista, cigarros o cualquier artículo
o servicio único que el huésped solicite.
Se carga con el código 5000:

19. Otros posteos: Los siguientes posteos no todo el tiempo se realizan, pero es importante
tener claro que los podemos hacer, ya sea porque Reservaciones no lo cargó, porque es
un servicio que el huésped reservó en propiedad o por otra razón:

20. Respecto a los cargos de Babysitter y Kids Club, los cargos los realizan siempre los
compas.
Todos los cargos anteriores se realizan de manera que los huéspedes de una u otra
forma los ven reflejados en sus cuentas, sin embargo, las anulaciones que también
tienen su código respectivo, se realizan para algo más interno, sigue siendo igual de
importante saber cuál código utilizar en cada momento.
Seguidamente se muestran los códigos de ajuste y anulaciones que se utilizan
dependiendo de la situación.
Postear para cerrar una diferencia: En algunos casos, en la ventana donde se carga
lo pre-pagado (VENTANA 2), por el tipo de cambio del dólar, por comisión bancaria o por
otra razón, se genera al final una diferencia, esa diferencia siempre y cuando sea menor
a un dólar, se anula con el código 9530:

21. Si la diferencia está en positivo se postea en NEGATIVO y si la diferencia es negativa
posteamos en POSITIVO, siempre lo contrario a lo que indique la ventana.
Postear para cerrar diferencia cuando owner paga: En algunas ocasiones tenemos
huéspedes que vienen con hospedaje o algo pagado por Gencom (dueño de ALG), en
este tipo de casos siempre que se cuente con autorización se procede a cerrar con el
código 9512 Owner Expenses:
Por lo general, en casos de este tipo, se cuenta con algún comentario que nos aclare la
situación, la reserva utilizada en este ejemplo es la más reciente, el comentario indica
que esto iría a la cuenta de Karim, quien es el dueño de Gencom.

22. Postear para anular alimentación: El paquete de hospedaje (package) está hecho para
absorber alimentación y bebidas no alcohólicas, en los casos donde NO se absorbe la
alimentación y los cargos se realizaron a full price, se procede a anular el monto SIN
impuestos ni 10% con el código 9950:
Ejemplo:

23. En este caso, el monto total era por 189.42, sin embargo, se toman los montos SIN
IMPUESTOS Y SIN 10%, por lo que se suma 130+24=154 y ese es el monto que
posteamos en NEGATIVO con la 9950.
Ahora bien, no en todos los casos se procede con 9950, ya que dependiendo si una
casita es FULL PRICE o COMP, de eso depende el código a utilizar, seguidamente se
especifica como en reservas COMPLEMENTARIAS, se procede con distintos códigos.
Anulaciones en reservas complementarias:
Las reservas complementarias se identifican principalmente por el rate code de la
reservación, puede ser COMPRESS, COMPSALES o bien solamente COMP.
Los COMPRESS son casitas complementarias por visita de prensa, pertenece a
mercadeo, se anula con el código de marketing.
Los COMPSALES por lo general es por pertenecer a una agencia de viajes, por lo que
pertenece a ventas, se anula con el código de marketing.
Ahora bien, si el rate code es solo COMP, los comments por lo general van a indicar el
PORQUÉ de esa tarifa complementaria:
Cuando indica que son TOP100:

24. Los Top 100 es una lista de agencias de viajes, los cuales visitan el hotel para conocerlo
y posteriormente traer visitantes, esto indica que es de mercadeo y ventas, se anula con
código de marketing.
Cuando mencionan a Lauren McKenna, gerente de ventas, igual se utiliza 9508.
Cuando vienen con certificados:
Si viene por un certificado que obtuvo por agencia en algún otro evento se anula con el
código de Marketing
Si vienen por un certificado de The Well, se anula con código de The Well:

25. Cuando son casitas experience:
Por lo general lo que nos indica el comentario es que son casita experiencie y puede que
nos indique el departamento de la persona, esto es relevante ya que el código a utilizar
si depende del departamento al que pertenezca la persona.
Los códigos por departamento serían los siguientes:
Cuando tenemos visitantes con finalidades laborales:

26. En el caso de don Carlos, se utiliza entonces el código de mantenimiento para los
consumos que realice.
Andrea por venir de parte de The Well al anular los consumos de la casita de ella se va
a utilizar el código de TW.
En las estadías de Jessica, se procede a anular con el código de Marketing ya que ella
es la Gerente de Ventas.
En el tiempo que Koen se quedaba en el resort se procedía con el código de rooms ya
que él pertenece a ese departamento.
Cuando tenemos Visiting masters:

27. Los visiting masters siempre van a ser de parte de TW, personas externas que vienen a
ALG por una conexión con el spa para ofrecer servicios distintos y únicos acorde a lo
que se dedique esa persona, acupuntura, lectura de manos, etc… Todos los consumos
de esas visitas se anulan con el código de TW.
Cabe destacar que existe una gran diferencia entre anulaciones de cargos full price y
cargos COMP, ya que cuando anulamos con 9950 usamos montos sin impuestos ni 10%,
pero, en casos de reservas COMP utilizamos montos completos, ejemplo:
En este caso la casita es COMP porque Rebecca Gordon es una visiting master, se
procede con el código que corresponde a The Well y el monto completo.