Evaluación ley transparencia acceso información

Evaluación de la implementación de la ley de transparencia y acceso a la información Preparado para uso exclusivo de: IPYS Setiembre 2009

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Resumen Ejecutivo Setiembre 2009

En resumen Responsables Capacitación Conocimiento de la ley ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

En resumen Información Procedimientos Solicitantes ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

En resumen… Existen problemas que impiden un mejor cumplimiento de la ley… ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Entre los funcionarios

En resumen… Existen problemas que impiden un mejor cumplimiento de la ley… ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],A nivel de procedi-mientos

En resumen… Existen problemas que impiden un mejor cumplimiento de la ley… ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Entre los solicitantes A pesar de los problemas … Los entrevistados consideran que se ha avanzado considerablemente en el desarrollo de una conciencia de la transparencia entre los funcionarios públicos. Se han desarrollado o están en proceso interesantes iniciativas que facilitan el acceso a la información: un portal con más información que la estrictamente obligatoria posibilidad de acceso a la información y de seguimiento del trámite vía Internet defensorías que supervisan el cumplimiento de la ley de transparencia asesoría al ciudadano para facilitar su búsqueda y precisar su solicitud

Objetivos y metodología Setiembre 2009

Objetivos ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Metodología ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Metodología ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Principales hallazgos Marco de referencia Setiembre 2009

Los entrevistados pertenecen... ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],a las instituciones obligadas al cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública…

Principales hallazgos Ley de transparencia y acceso a la información Setiembre 2009

Entrevistados Ministerio Cargo Tiempo en el cargo Tiempo en el ministerio Razones de su designación Otras funciones RR EE Secretario General Cancillería 2 meses 35 años Uno de dos viceministros, responsable de esta área Funciones del viceministerio RR EE Responsable Oficina Transparencia y AI Desde 2005 Embajadora de carrera Conocimiento de las leyes. Responsable de que se cumpla la ley en los plazos estipulados RREE Asesora de Archivo y documentación 10 años En el Estado 30 años Por ser encargada del archivo A cargo del archivo. PCM Secretario general Menos de 1 mes En el Estado: 90 Rango de Viceministro, Delega en el jefe de OGA PCM Director General de Administración Menos de 1 año En el Estado: 93 Área más cercana a los requerimientos Coordina todas las áreas, esta es solo una función más Agricultura Secretario General Julio 2007 Julio 2007 Tema a cargo de la SG Coordina todas las áreas como soporte al Ministro Agricultura Responsable de Unidad de Gestión Documentaria Desde 1992 Hace 33 años Está encargada del ingreso y salida de la información Gestión documentaria, encargada de archivo, fedataria del Ministerio

Entrevistados Ministerio Cargo Tiempo en el cargo Tiempo en el ministerio Razones de su designación Otras funciones Energía y Minas Director General de Administración 3 meses 3 meses Razón funcional: es responsable de la informática Coordina diversas áreas Energía y Minas Director de Administración Documentaria 2 años y medio 3 años Por experiencia previa, es cargo de confianza. Administra el sistema de documentación y de archivos. Mincetur Secretaria General 4 años Desde el 2001 Reporta directamente al Ministro Mincetur Directora General de Administración 5 años 5 años Administración tiene a su cargo el trámite documentario y se relaciona con todas la áreas. Responsabilidad de todos los sistemas administrativos. Salud Encargada de la Ley de Transparencia (oficina de Comunicaciones) Desde 2004 Desde 2004 La oficina general de comunicaciones es responsable de la ley y del portal No tiene otras funciones Salud Director y Asesora de la Defensoría de Salud y Transparencia 10 meses y 3 meses Porque la transparencia es un derecho del ciudadano Promover y supervisar los derechos de los usuarios Trabajo Secretario General 1 mes Desde noviembre 2008 Por norma es función del SG Responsable de todo el sistema administrativo Trabajo Director de Oficina de Administración 20 días 12 años Todas las funciones administrativas

Entrevistados Ministerio Cargo Tiempo en el cargo Tiempo en el ministerio Razones de su designación Otras funciones Producción Secretaria General 4 meses 4 meses Viene de Transportes Por ley forma parte de sus funciones Máxima autoridad administrativa después del Ministro Producción Directora de Administración Documentaria y Archivo Desde 1998 10 años Porque es responsable del archivo y tiene relación con todas las áreas Gestión de todos los documentos. Ambiente Jefe de comunicaciones 2009 Mayo 2008 Es adecuado que se encargue a comunicaciones Toda la estrategia y política comunicativa del ministerio Defensa SG y jefe de Acceso a la información 3 años / 2 años y medio 3 años / desde 2007 Por tener conocimiento de leyes. Responsable administrativo / ninguna otra. Economía y Finanzas Jefe de la oficina de comunicaciones 3 años 22 años Porque es responsable de la comunicación con los usuarios Coordinación de prensa, RRPP, otros temas designados por SG Educación Coordinador Área Prensa 6 años 6 años Por ser responsable de prensa y de la web Jefe de prensa, organización de eventos, RRPP. Interior Director de Trámites Documentarios 2 años 30 años Por sus contactos y experiencia . Tramitar toda la documentación con la Alta Dirección. Justicia SG y Director de Oficina General de Administración Desde 2007 / 1 semana 2007 / 1 semana Porque está indicado en la norma Todas las funciones administrativas.

Entrevistados Ministerio Cargo Tiempo en el cargo Tiempo en el ministerio Razones de su designación Otras funciones MIMDES Encargada de Oficina de Trámite Documentario Desde 2006 Desde 2000 Por función relacionada con archivo y atención al público. Mesa de partes, archivo y centro de documentación Transporte y Comunicaciones Director de Atención al ciudadano y gestión documentaria Desde enero 2009 Desde enero 2009 Por ser un cargo de confianza Archivo central y biblioteca. Vivienda Asesora Área de Comunicación Institucional 1 año 4 meses 1 año 4 meses Por ser abogada y por un tema de confianza. Asesora para cuestiones legales del área, reporta a la dirección de planeamiento.

[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],“ se ha designado a alguien en la oficina de comunicaciones y eso es correcto porque es una comunicación directa con los usuarios” (Economía y Finanzas) Los distintos ministerios han confiado esta responsabilidad a distintos funcionarios... Funcionario responsable de la Ley de transparencia y acceso a la información Es responsabilidad del SG quien delega esta en el jefe de la OGA . o bien se apoya en el responsable de Gestión documentaria o en un responsable específico de una Oficina de transparencia y acceso a la información Se ha atribuido esta responsabilidad al Director de Trámites documentarios, O al responsable de Comunicaciones (en un caso al encargado de prensa) Existe un responsable encargado exclusivamente de las funciones relacionadas con la ley de transparencia y acceso a la información, que pertenece a la oficina de Comunicaciones. En los ministerios donde existe una Defensoría del usuario , esta se encarga también de supervisar el cumplimento de la ley, en tanto es un derecho del ciudadano.

[object Object],[object Object],[object Object],“ está a cargo porque tiene el perfil: es un oficial jurídico, con experiencia en estos temas” (Defensa) Los entrevistados se refieren más a razones funcionales que a atributos personales... Razones de la designación del funcionario Por indicación expresa de la norma: la ley de Transparencia y Acceso a la información indicaría que esta función es responsabilidad del Secretario General. Este delega la función o conforma un equipo con sus responsables de área. Por el conocimiento jurídico del funcionario, en muchos casos abogado. Porque el funcionario maneja el archivo , el ingreso y salida de la documentación Porque el puesto se relaciona con las distintas áreas, a las que se solicitará la información Por tratar con el público y ser responsable de la comunicación Por tener a su cargo la responsabilidad del servicio de informática. Excepcionalmente, por la experiencia y los contactos del funcionario en el ministerio. El tiempo de responsabilidad en el tema de información es muy variable: Hay igual número de funcionarios con menos de un año en el cargo que con más de dos años.

[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],“ en realidad la ley distrae a muchas personas que no se han contratado para este tema, se les asignan estas funciones de manera extra a sus propias funciones” (Interior) “ hay que resaltar que es bueno que haya una persona exclusiva que se dedique a esto. Porque en otros ministerios el funcionario responsable cumple funciones adicionales” (Salud) Además de las funciones relacionadas con el acceso a la información, la gran mayoría de los entrevistados... Otras funciones

Equipo de trabajo… ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],“ encargados directamente en nuestra dirección son dos y los responsables de cada unidad orgánica del ministerio con los que se coordina: serían como 40, más o menos” (TyC) “ acá somos dos personas, pero por resolución ministerial cada unidad orgánica tiene su propio responsable” (Interior)

Funciones relacionadas con el tema de acceso a la información… Según la organización de cada institución, las funciones serían… ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],“ yo soy la persona que se encarga de las solicitudes vía web y el jefe de trámite documentario en la parte física con otra persona” ( Vivienda)

Incorporación de las funciones en el ROF del Ministerio respectivo… En la gran mayoría de casos, estas funciones no han sido incorporadas al ROF… El ROF es anterior a la ley. En la mayoría de ministerios se está a la espera de una ley orgánica que está en proceso de aprobación o el ROF mismo está en proceso de actualización. Muchos entrevistados consideran que no es necesario incorporarlas al ROF, porque así existe más libertad para asignarlas al área más conveniente ya que se trata de una función transversal. Por otro lado, la ley no especifica que esta función debe estar en el ROF. Estas funciones están incorporadas en el ROF porque este es reciente (Ambiente, Defensa, Salud). “ para mí no debería estar en el ROF porque justamente es transversal. Así se le puede asignar al área que sea más conveniente” (Justicia) “ se le asigna la competencia a los SG, pero además ya está incorporado en nuestro ROF. Tenemos una nueva ley del ministerio, que tiene unos dos años; como consecuencia, hay un nuevo ROF y ahí está incorporada Transparencia” (Defensa) “ estamos en el proceso de sacar un nuevo ROF, pero por encima del ROF está la ley y la ley está vigente” (Producción) ,[object Object],[object Object],[object Object]

Presupuesto… ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],“ lo que se necesita es equipamiento informático; muchas veces las comisarías no cuentan con computadoras, impresoras, toners, esto debe mejorarse para entregar la información a tiempo” (Interior) “ se debería digitalizar toda la información del MEF, pero se ha tenido una política de austeridad y eso nos ha frenado un poco” (MEF) “ tenemos serios problemas con el tema de ancho de banda, necesito más; pero me obligan a negociar en forma conjunta, eso me recorta mi trabajo” (Salud) “ no es necesario un presupuesto operativo por área, es una oficina más de la Cancillería” (RREE)

Talleres de capacitación… ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],no han sido una práctica generalizada; sin embargo, se mencionan… ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],“ no ha habido talleres, pero se están programando, tanto para el personal como para el público” ( Vivienda) “ siempre estoy en búsqueda de capacitación, he estado ingresando al centro Carter, por ejemplo; pero me perdí su evento en el Perú porque no me enteré a tiempo” (Ambiente) “ lo que hicimos fue una circular interna para que la gente sepa” (RREE) “ la PCM y entidades particulares como IPYS han organizado diversos foros y conferencias; hemos asistido” (Defensa) “ entre las 3 áreas responsables tenemos veinte a treinta capacitaciones al año. Son físicas, nosotros vamos a las regiones; hacemos capacitación multisectorial por la experiencia que tenemos. También se hizo un convenio con IPYS para fortalecer a DIGESA, DIGEMID y Salud de las personas” (Salud)

Talleres de capacitación… ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Hay bastante consenso sobre los contenidos de la capacitación… La necesidad de capacitar a los ciudadanos es una demanda reiterada. “ lo que trato que la gente entienda es que la ley es trascendente. Yo puedo ser funcionaria de este ministerio pero soy ciudadana del ministerio de la mujer. Porque siempre voy a seguir siendo ciudadana” (Salud) “ con la Defensoría se hizo un taller para cambiarle la mentalidad a la gente, eso es muy difícil; hubo mucha resistencia de los funcionarios porque todo era secreto y tenían que acostumbrarse a que la regla es al revés: todo es público, para que sea secreto tiene que decir que es secreto” (Producción) “ crear conciencia de la necesidad de entregar información no solo porque tienes la espada de Damocles de la denuncia penal, sino porque es un derecho del ciudadano” (Energía y Minas) “ debemos hacer mayor difusión a nivel de instituciones privadas, con universidades y con eso se puede tener mayor alcance” (PCM)

Compromiso de los funcionarios… Es importante involucrar a todos los trabajadores en el cumplimiento de la ley… ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],“ creo que al principio fue la presión, hubo que hacer amenazas, después la gente ya ha entendido” ( Vivienda) “ Defensa es un sector políticamente sensible y nos interesa mucho voltear esa percepción de que Defensa no entrega información; por eso, nos aplicamos mucho en cumplir con la ley” (Defensa) “ nos han reconocido entre las instituciones como el primer puesto en lo que es publicación de información de transparencia” (Transporte y Comunicaciones) “ por la PCM la información va a la OEA, entonces influye en la imagen del Perú, tiene repercusión mundial” (Salud) “ hemos recibido un premio de Ciudadanos al día como el Ministerio que mejor atención tenía” (Energía y Minas)

Principales hallazgos Conocimiento de la ley Setiembre 2009

Conocimiento de la ley 27806 … ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Todos los entrevistados tienen conocimiento de la ley, pero este es variable.

La información clasificada… ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Este es uno de los temas más delicados de la aplicación de la ley. “ este es nuestro consolidado; en el 2008 hemos tramitado 412 solicitudes, de las cuales 243 fueron tramitadas con respuesta positiva y 169 con respuesta negativa porque eran documentos clasificados. Antes había más documentos clasificados, ahora se han generado procesos de desclasificación” (Defensa) “ en el caso de las CAS hemos aplicado la excepción de intimidad, porque están pidiendo los resultados de las evaluaciones y entrevistas psicológicas” (Transportes y Comunicaciones)

La información clasificada… ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Existen algunas dificultades para cumplir con las solicitudes ciudadanas. “ una norma la clasifica quien la emite y es el único autorizado para modificar la clasificación. Eso lo dice la ley. Pero los documentos clasificados son la minoría” (Defensa) “ la ley general de salud establece que las historias clínica no se podría dar, por lo que puede afectar la intimidad de las personas. La persona que tiene la información lo decide según la norma” (Salud) “ en el caso de DIGESA, de DIGEMID, hay fórmulas y si una nueva empresa quiere sacar un nuevo shampoo, yo, competidora no puedo pedirle la fórmula a DIGESA: eso es reservado” (Salud) “ hay excepciones que en la práctica rebasan lo que puede estar contenido en la norma” (Trabajo) “ aquí no hay información reservada. En cada caso particular hay que evaluar si se encuentra entre las excepciones.” (Producción)

Otras dificultades sobre la información… ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Existen algunas otras dificultades para cumplir con las solicitudes ciudadanas… “ hay personas que desean que les facilitemos un análisis, sobre determinada norma o estadísticas que no hemos desarrollado y no tenemos la obligación de elaborarlos, es información que no tenemos” (Transporte y Comunicaciones) “ la ley no me obliga a preparar información que no existe, especifica que se entrega información existente” (MEF) ´“en otros casos, queda claro que la información existió pero que se perdió en el siniestro del año 93 y hay un acta de esa época que detalla cuál es la información perdida” (Defensa) “ se les explica que deben pedir información que ya exista; pero contestarle un cuestionario, eso no” (RREE) “ si se sabe que en otra entidad tienen la información, se está obligado a comunicarle eso al ciudadano”(Defensa)

Normas adicionales sobre clasificación de la información… ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],“ no tengo ningún documento que me precise que hay cierta información que no deba dar; cada caso que llega lo veo; yo creo que todo lo que hacemos acá es 100% público” (Ambiente) “ nuestro único parámetro es la ley y tratamos de cumplirla a pie juntillas” (Defensa) No existen normas adicionales Existen normas relacionadas Son complementarias. No hay contradicción con la ley.

Dificultades para poner en práctica el principio de transparencia ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],“ la cultura del secreto ha sido muy difícil de erradicar en los servidores con bastante tiempo en el ministerio; antes el Estado era muy oscuro” (Salud) “ al principio parecía muy simple, pero en realidad implica muchas responsabilidad; especialmente ahora con el plan de lucha contra la corrupción” (Mincetur) No existen dificultades Razones por las que pueden existir dificultades La falta de información de los ciudadanos es un problema recurrente

Principales hallazgos Aplicabilidad de la ley: procedimientos institucionales Setiembre 2009

Proceso de acceso a la información… ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],La mayoría no cuenta con flujograma o si manifiesta tenerlo no lo pudo mostrar..Una minoría lo tiene y lo muestra.

El solicitante debe presentar… Requerimientos para los solicitantes ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Algunos entrevistados consideran que los requerimientos a los solicitantes no son suficientes. La facilidad del trámite llevaría a los ciudadanos a solicitar por esta ley información que no corresponde (como los requisitos para un determinado trámite), documentos inútiles o información a la que le pueden dar mal uso. “ si, por ejemplo, una empresa pesquera pide información, el gerente debe presentar un poder – copia simple nomás - que lo faculta para actuar en nombre de la empresa” (Defensa) “ en la asesoría buscamos que se precise lo que realmente necesitan” (Transporte y Comunicaciones) “ el DNI no es un requisito” (MIMDES) “ cuando es una empresa o un sindicato pedimos una carta poder, copia simple nomás” (Trabajo)

Y pagar… ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Costo del trámite “ cuando se le comunica al ciudadano que el documento está listo, se le comunica formalmente que tiene que pagar una tasa, y se le dice que vaya al Banco de la Nación y él viene con el voucher y se le hace entrega” (Defensa) “ hay expedientes de 200 folios que no se envían por mail” (Transporte y Comunicaciones) “ el costo es de 0.01% de la UIT, me parece que actualmente son 34 céntimos por hoja” (Interior) “ cuando viene se le hace un comprobante que indica cuántas son las copias que tiene que pagar en Tesorería, va paga (está a 10 céntimos por hoja y copia certificada 50 céntimos, CD está a 5 soles) y con el recibo hacemos una carta de entrega del documento y se entrega” (MEF)

¿Quiénes son los solicitantes? Solicitantes ,[object Object],[object Object],[object Object],Preocupa a los entrevistados que muchos solicitantes sean tramitadores o personas inescrupulosas que venden luego la información a empresas o particulares. Esto es más frecuente en los ministerios de Producción, Energía y Minas, Transportes y Comunicaciones. Aunque se conozca a estas personas, la ley no permite negarles la información. “ nos parece que este derecho de los ciudadanos es muy abierto y da lugar a un abuso por personas que no tienen un legítimo interés, acá tenemos el problema de los tramitadores que, por ejemplo, cuando sale un aviso de procedimiento sancionador copian los expedientes de los implicados y ofrecen sus servicios y muchas veces estafan a estas personas” (Transportes y Comunicaciones) “ aquí las empresas tienen que presentar EIA para cualquier actividad económica. Eso cuesta y al poco rato de presentado, te está llegando una solicitud por copias de ese estudio y se los copian. Y eso no hay forma de protegerlo” (Producción) “ la ley no nos da los mecanismos para evaluar un documento que es propiedad intelectual de una persona y otro la pide para copiarla y venderla. Es una deficiencia de la ley” (Energía y Minas)

¿Cuántas solicitudes se procesan? Número de solicitudes ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],“ ha disminuido el número de solicitudes porque encuentras la información en el portal. Esa es mi lógica: yo debo disminuir, eso es positivo” (Salud)

¿Qué tipo de información se solicita? Tipo de información ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

¿Qué tipo de información se solicita? Ministerio Tipo de información Ambiente Asuntos técnicos: estándares de calidad ambiental, política nacional. Asuntos administrativos. Vivienda Informaciones sobre titulación, agentes inmobiliarios, programas de vivienda, préstamos del Banco de Materiales. Normatividad que está en el portal. Educación Todo tipo de información sobre normativa (está en el portal) , sobre trámites de jubilación, muy variado. Defensa Normas legales en autógrafa, que requieren presentar certificada. Transportes y Comunicaciones Información sobre sanciones de licencias de conducir. MIMDES Información sobre planilla (está en el portal), actividades del ministerio y de entidades orgánicas, contratos para verificar qué personas son trabajadores del ministerio; informes de la comisión de ética. Justicia Informaciones técnicas de las áreas, servicios que ofrece el ministerio, información sobre nuevas oficinas. Interior Información variada: resoluciones de trabajadores, número de turistas extranjeros. Economía y finanzas Presupuestos municipales y regionales, transferencias, proyectos aprobados por el SNIP (aunque está en el portal, muchas personas de provincias no saben acceder).

¿Qué tipo de información se solicita? Ministerio Tipo de información Salud Básicamente normatividad (aunque está en el portal), información sobre campañas de salud. Trabajo Antecedentes de empresas, convenios colectivos. Producción Expedientes de empresas, trámites sancionadores, informes técnicos, resoluciones. MINCETUR Información sobre casinos, información sobre cesantes, sobre remuneraciones, tratados de comercio exterior. Energía y Minas Información ambiental, sobre minería e hidrocarburos, sobre PAMAS (Programas de adecuación manejo ambiental) y EIAS (Estudios de impacto ambiental). Relaciones Exteriores Textos de discursos, documentos laborales, tratados. Agricultura Resoluciones, expedientes, planillas, información sobre procesos de contratación, sobre proyectos regionales. PCM Currículos, normativa, procedimientos internos.

Mecanismos para pedidos especiales… Personas hablantes de lenguas vernáculas, personas de provincias ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],“ generalmente vienen con una persona que habla castellano, tratamos de ayudarlos de manera especial, pero no tenemos personas quechuahablantes acá” (Transporte y Comunicaciones) “ tenemos capacitación: hemos llevado un curso básico de quechua como para entendernos” (MIMDES) “ todavía no nos ha tocado y no lo hemos implementado” (MEF) “ Infosalud tiene quechuablantes” (Salud) “ en nuestras oficinas rurales se atiende en las distintas lenguas nativas” (Agricultura)

¿Y las solicitudes de funcionarios del Estado? Solicitudes de instituciones del Estado ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Es frecuente que miembros de los organismos del Estado, en particular los congresistas y las municipalidades, recurran a la ley para solicitar información como ciudadanos cuando existen otros canales. Esto preocupa a los entrevistados que ven así su labor recargada y, hasta cierto punto, entorpecida. “ se les informa que esa no es la vía, pero igual continúan porque esa es la vía más fácil” (Vivienda) “ a veces se encauzan mal los pedidos, este mecanismo es para el ciudadano común y corriente” (Defensa) “ esto está en discusión porque el funcionario también es ciudadano, entonces puede pedir y por el principio de colaboración, de repente demora más” (Salud)

Almacenamiento de la información… Archivos ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],“ de cada solicitud tenemos un legajillo donde está la solicitud original, copia de los documentos que se dirigen a las otras oficina, copia del oficio al ciudadano, acta de entrega, todo se consolida y se entrega periódicamente a la PCM” (Defensa) “ no tenemos un mecanismo para la información a la PCM, es totalmente manual” (Mincetur) Almacenamiento de las solicitudes “ mucha de la información que piden, si bien la entidad tiene la obligación de poseerla, resulta que no la tiene, pasa en muchas entidades: no tienen infraestructuras adecuadas, procesos implementados; por el desorden de los archivos, es un problema permanente” (Producción) “ está en mente un proceso para digitalizar la información y trabajar sin papel, pero todavía está en piloto” (Energía y Minas)

Control y seguimiento… Seguimiento del trámite ,[object Object],[object Object],[object Object],Mecanismo de control ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],“ el usuario ingresa con su número único que le dan cuando presenta su solicitud. El ministerio es líder en lo que es gestión de documentos. Está desde el 2003” (Energía y Minas) “ estamos trabajando en esto, ahorita se hace por un correo” (Vivienda) “ ahorita estoy evaluando un software que te manda recordatorios: faltan tantos días para que venza” (Mincetur) “ el filtro somos nosotros, verificamos que sea la información” (Transporte y Comunicaciones) “ el mecanismo de control no es oficial; es una asesora que lo hace por lo menos para cumplir la ley” (Producción)

En caso de inconformidad… Qué hace el solicitante Buzón de quejas y sugerencias ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],“ las quejas y sugerencias son derivadas al Defensor del Usuario que se ha creado ahora en verano en la gestión de la Dra. Nidia Vílchez. Pero más hemos tenido agradecimientos que quejas.” (Vivienda) “ cuando yo envío la respuesta pido conformidad al solicitante, pero no he tenido casos de inconformidad” (Ambiente) “ los buzones de esta sede y de las periféricas se recogen una vez por semana y siempre se responden. Además, tenemos una línea telefónica anticorrupción gratuita” (Transportes y Comunicaciones)

Plazos Plazo de entrega Situaciones particulares ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],“ he solicitado que por el sistema se envíen mensajes de correo electrónico con una luz que indique el tiempo que tienen para contestar y que esas luces generen un reporte” (Vivienda)

Principales hallazgos Otros tipos de mecanismos de acceso a la información Setiembre 2009

[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Portal Actualización Existencia ,[object Object],[object Object],[object Object],“ se actualiza diariamente” (MEF)

ecoeficiencia Cuando la información que solicita el ciudadano se encuentra en el portal, se trata de orientarlo para que él mismo la busque y la consulte por su cuenta. Eventualmente, se le entrega dicha información. En el caso del ministerio del Ambiente y de alguno otro, esta medida se justifica por el principio de que se quiere promover en la administración pública. Portal Problemas “ lo que nosotros tratamos aquí es de dar todo vía correo electrónico, es un tema de eco-eficiencia, es política del ministerio, no podemos ser contradictorios con nuestro mensaje” (Ambiente) “ mucha información ya está colgada en la página web y guiamos a los solicitantes para que la bajen; a veces se la damos porque la tenemos acá y lo podemos imprimir de inmediato, sólo se le cobra las copias y ya no hacen todo el trámite” (MEF) “ todo va a ser de manera electrónica, por la ecoeficiencia, pero primero estamos haciéndolo como un piloto” (Trabajo) En algunos ministerios, no se apoya al usuario en la búsqueda y se le niega la información porque está en el portal. En otros se le ofrece el vínculo, se le muestra el camino en una computadora y se lo anima a utilizar este medio.

En la mayoría de ministerios se han distribuido circulares o correos electrónicos para informar al personal que interferir en el acceso a la información pública es considerado una falta grave. Algunos responsables manifiestan que al inicio esta información se debió enviar repetidas veces para cambiar la mentalidad de los funcionarios. Conocimiento de los funcionarios Sanciones ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Sanciones contempladas

Casos de sanciones Sanciones ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

Proactividad Conocimiento La mayoría de entrevistados no conoce de manera específica el “Principio de Proactividad Institucional” en relación a la Ley de Transparencia. Pero todos, entienden como “principio de proactividad” la actitud de los funcionarios públicos para mostrarse interesados en brindar información a los ciudadanos, más allá de las obligaciones de la ley. Muchos consideran que se trata de un principio general de la función pública. “ este principio está en la ley de procedimiento administrativo, ahí salen todos los principios de la administración pública” (Salud) Difusión proactiva Todos los entrevistados consideran que su institución se muestra proactiva en este aspecto. Sin embargo, muchos reconocen que para llegar a esta situación se ha recorrido un camino no siempre fácil porque en el Estado existe cierta cultura de la protección de la información.

Reformas o iniciativas propuestas Iniciativas de proactividad ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Sugerencias ,[object Object],[object Object],[object Object],Otras iniciativas

¿Qué cambiaría en su función? Modificaciones en la función ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],“ no es de dedicación exclusiva, es solo un tema en adición a las funciones. Ahí te das cuenta que no lo toman tan en serio” (Mincetur) “ el tema de transparencia yo lo sacaría del ámbito administrativo y crearía una oficina especial a otro nivel, debido a la importancia que tiene ya que es el mecanismo para acercarse a la población y al ciudadano” (PCM)

Modificaciones sugeridas de la ley ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

En resumen… Muchos entrevistados, consideran esta ley excelente y han hecho suyos sus objetivos y alcances. La mayoría de entrevistados la considera una ley positiva porque reconoce el derecho de los ciudadanos / contribuyentes a estar informados sobre la gestión pública. Un buen número de entrevistados considera necesario que se precisen algunos alcances y limitaciones de la ley para evitar el mal uso que pueden darle a la información personas inescrupulosas. La necesidad de educar al ciudadano es un aspecto reiterado por los entrevistados. Muy positiva Positiva Muchos aspectos por mejorar “ me parece que es una manera de facilitar a los ciudadanos el acceso a la información, lo que está consagrado en la Constitución. Me parece que es una ley de futuro. Para mí esta ley es fabulosa” (Vivienda) “ es una ley muy ambiciosa; se tiene que ver hasta dónde alcanza, porque muchas cosas no están muy claras. Ya es tiempo de evaluar esto” (Educación) “ ahora está funcionando y funcionando adecuadamente. Si no estaríamos llenos de Habeas Data” (Defensa)

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Setiembre 2009 Evaluación de la implementación de la ley de transparencia y acceso a la información Preparado para uso exclusivo de: IPYS

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