Manual de Encargos Recibidos

SIGA - MEF Manual de Encargos Recibidos

INDICE

Concepto Pág.

I. Encargo Recibido a través de la DNTP

1. Carga de Calendario por Encargo 2
2. Registro del Convenio 3
3. Asignación del Convenio con el Calendario 4
4. Pedidos de Compra por Encargos 6
5. Compra por Encargo 11
6. P.A.O. – Encargos 14
7. Proceso de Selección 14
8. Cuadro de Adquisición 16
9. Generación de Orden 17

II. Encargo Recibido como No DNTP

10. Registro del Convenio 18
11. Carga de Calendario por Encargo – NO DNTP 22

Hecho por: Amaro Rivadeneira Pág. 1 de 23


I. ENCARGO RECIBIDO A TRAVÉS DE LA DNTP

1. CARGA DE CALENDARIO POR ENCARGO
1.1 Ingrese al menú:

1.2 En la ventana que muestra, active las opciones indicadas:

1. Poner check a los casilleros,
como muestra el ejemplo.
2. Seleccione el mes actual.

1.3 Grabe presionando el botón de la barra de herramientas. Responda afirmativamente a los
mensajes que salgan.



2. REGISTRO DEL CONVENIO

2.2 Sobre la ventana mostrada de clic derecho con el mouse y elija Insertar.

2.3. Ahora aparece otra ventana, donde registrará información como:

Datos ejemplo:

Tipo de Documento : Convenio
Código : 1
Sector : Salud
Pliego Presupuestal : M. DE SALUD
Entidad Encargante : MINISTERIO DE SALUD
Inicio del Convenio : 01/01/2006
Fin del Convenio : 31/12/2006
Motivo : CONVENIO DEFENSA NACIONAL – MINSA



2.4 Finalmente grabe, dando clic al botón de la parte inferior derecha. Quedará registrado en
forma similar a esta ventana.

3. ASIGNACION DEL CONVENIO CON EL CALENDARIO

3.2 En la ventana que aparezca seleccione estos datos según corresponda:



3.3 Ubíquese sobre el mes y el expediente SIAF mediante el cual ha recibido el encargo.

3.4 En la ventana anterior presione el botón para vincular el expediente
SIAF con el convenio.

3.5 En la ventana que muestre seleccione el Convenio

1. Seleccione el Convenio

2. Grabe.

3.6 Salga de todas las ventanas.



4. PEDIDOS DE COMPRA POR ENCARGOS

4.2 De clic al botón amarillo para ingresar y seleccionar el centro de costo solicitante.

De click

4.3 Seleccione el centro de costo. Luego de clic derecho con el mouse, elija Insertar Pedido de
Encargo.

Seleccione el Centro de Costo

4.4 En la ventana que aparezca registre los datos.

N° Pedido : 1 (este número es editable)
Fecha Pedido : 31/07/2006 (necesariamente la fecha del pedido debe ser del mismo
mes del calendario)
Encargante : Seleccione la opción que corresponda



N° Convenio : Seleccione el número de convenio

N° : Digite el número de documento que hace mención del encargo
recibido.
Fecha Doc. Ref : Digite la fecha del documento de referencia anterior.
Tarea : Seleccione la tarea.
Exp. SIAF : De check al casillero y seleccione el expediente SIAF cuyo
calendario va a ejecutar.

Resumen del : Digite una referencia o motivo del encargo.
Encargo

Al registrar todos estos datos presione el botón para grabar.



4.5 El pedido de compra por encargo queda registrado como muestra la ventana. De clic al botón
amarillo para registrar los ítems.

Dé clic

4.6 En la ventana de clic derecho con el mouse y seleccione Insertar clasificador por encargo.



4.7 Digite la glosa, el monto a ejecutar y grabe.

1. Digite la glosa 2. Digite el monto a ejecutar

3. Grabe

4.8 Ahora en la ventana de la parte media de clic derecho con el mouse y seleccione insertar
bien/servicio.



4.9 Ubique el ítem del servicio a contratar, digite el monto total a ejecutar para ese ítem y grabe.

1. Ubique el ítem 2. Digite el monto total a
del servicio. ejecutar para ese ítem.

3. Grabe.

4.10 De clic al botón para dar Visto Bueno al pedido. Luego cierre la ventana.

Clic para dar Visto
Bueno al pedido

4.11 Al momento de dar V°B° aparece este mensaje,
digite la fecha y presione OK.

Finalmente cierre todas las ventanas.



5. COMPRA POR ENCARGO

5.2 En la ventana, en la opción Tipo B/S elija Servicio.

1. Elija Servicio por 2. Clic para
ser el caso ejemplo. ingresar.



5.3 Digite la fecha de autorización y de clic al botón para autorizar.

1. Digite la fecha de 2. Clic para
autorización. autorizar.

5.4 A la consulta para autorizar responda Sí.

5.5 Ahora decida si la autorización se envía a PAO para luego ejecutar el proceso de selección
correspondiente o lo envía para hacer directamente el Cuadro de Adquisición.

Decida por una
de las opciones.

En nuestro caso decidimos enviarlo a PAO. Para el caso de enviarlo a Cuadro de Adquisición es
más sencillo.



5.6 A la consulta responda Sí. 5.7 Elija Generar PAO y acepte.

5.8 Registre el número de Consolidado y acepte.

5.9 En la ventana de datos del PAO registre la información que corresponda.

5.10 Grabe y cierre todas las ventanas.



6. P.A.O. - ENCARGOS

Cuando ingrese a esta opción, en la ventana que aparezca, hará las modificaciones necesarias
antes de convocar el proceso de selección. El trabajo es similar al presupuesto institucional.

7. PROCESO DE SELECCION

Se hará una Menor Cuantía económica. En esta opción sólo indicaré cómo diferenciar el registro
de un proceso de selección por presupuesto institucional o por encargo. Se entiende que el
usuario ya conoce el procedimiento para ejecutar un proceso de selección institucional que es
idéntico.

7.2 En Proceso de Selección elija menor cuantía y en Tipo Ppto elija el número 2–Encargos. Luego
clic derecho con el mouse y elija Insertar proceso.

Elija MC - Menor Cuantía. Elija 2 – Encargos.



7.3 En Tipo Ppto elija 2-Encargos. Seleccione N° Con. del PAO (número de Consolidado del PAO)
que corresponde para dicho proceso y grabe.

Elija 2 – Encargos.

Seleccione el N° Cons
del PAO.

7.4 Al grabar muestra el número de
Menor Cuantía a generar.
Digite la que corresponda y
grabe.

Usted debe continuar los
mismos pasos de este tipo de
procesos.

7.5 Dada la Buena Pro, adjudique al postor ganador.



8. CUADRO DE ADQUISICION

8.2 En esta ventana filtre lo siguiente:
- Tipo Ppto elija 2-Encargos.
- Tipo B/S elija Servicio.
Luego clic derecho con el mouse para Insertar Cuadro de Adquisición.

8.3 Para insertar el Cuadro de Adquisición filtre lo siguiente:
- Form. Contrato elija O-Orden
- Tipo de Uso elija C-Consumo
- Fecha de Cuadro digite la que corresponda.
- Sel. Prov. check para seleccionar el proveedor

Finalmente presione el botón para grabar.

Los demás pasos hasta autorizar el Cuadro de Adquisición son similares al que se genera con el
presupuesto institucional. Esta parte usted lo puede continuar sólo.



9. GENERACION DE ORDEN

9.2 Cambiar el Tipo Ppto como 2-Encargo. Luego clic derecho con el mouse para Insertar Orden de
Servicio.

Elija 2 – Encargos.

Los demás pasos de generar, comprometer y hacer Interfase de una Orden por encargo son
idénticos a los que se trabaja con presupuesto institucional.



II. ENCARGO RECIBIDO COMO NO DNTP

10. REGISTRO DEL CONVENIO

10.2 Sobre la ventana mostrada de clic derecho con el mouse y elija Insertar.



10.3 Filtre los siguientes datos:
- D.N.T.P. elija NO
- Tipo Entidad elija EXTERNA
- Código digite 2 (en su caso el que corresponda)

Si al desplegar el listado del campo Entidad Encargante no está registrada la que ha enviado la
remesa, entonces debe crearla haciendo clic en el botón

1. Elija NO 2. Elija EXTERNA

3. Clic para registrar la
Entidad Encargante.

10.4 Registrar los datos de la Entidad Externa de forma similar al que se muestra en la ventana. En
este caso falta asignar la ubicación geográfica.

Presione el botón para asignar la ubicación geográfica.



10.5 En esta ventana, en el campo dato digite de preferencia el distrito donde se ubica la Entidad
Externa, si no lo sabe, ubíquelo desde el nombre del departamento donde reside la UE. Una vez
que identifica la ubicación geográfica, grabe.

1. Elija el tipo de
búsqueda.

2. Digite el nombre según 3. Seleccione la ubicación 4. Grabe.
el criterio de búsqueda. geográfica que corresponda.

10.6 Ahora ya se aprecia la ubicación geográfica de la Entidad Externa. Finalmente grabe.



10.7 En el convenio ya se tiene identificado la Entidad Encargante. Complete los demás datos, como:
Inicio del Convenio, Fin del Convenio, Motivo. Finalmente grabe.

10.8 Ya se tiene registrado el Convenio de la Entidad Externa.

Observe en el convenio creado, en la columna D.N.T.P. indica NO, de aquí en adelante siempre
seleccionar esto en las diferentes ventanas donde se registre información para ejecutar el
encargo recibido de una Entidad Encargante externa.



11. CARGA DE CALENDARIO POR ENCARGO – NO DNTP
11.1 Antes de efectuar la carga de calendario del SIAF al SIGA, primero debe estar registrado en el
SIAF la remesa remitida por la Entidad Encargante.

Esta remesa en el SIAF se registra con el Tipo de Operación YG-OPERACIÓN
GASTO/INGRESO. En este expediente SIAF deben registrar las Fases: Determinado y
Recaudado, las mismas deben estar aprobadas.

El registro de esta información no compete al personal de logística.

11.2 Ahora en el SIGA, ingrese al menú:



11.3 En la ventana que muestra, active las opciones indicadas:

1. Check a estas
dos opciones.

2. Seleccione la 3. Digite el número del expediente
Entidad Encargante SIAF en el cual registró la remesa

Finalmente presione el botón de la barra de herramientas para grabar. Con ello se carga el
calendario.

NOTA IMPORTANTE:

Los demás pasos para ejecutar esta modalidad de encargo son idénticos al
explicado en la primera parte.

De aquí en adelante cuando usted ingrese a las diferentes ventanas de
encargos siempre identificar el campo D.N.T.P. como NO.


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