El manual describe el Sistema de Gestión de Seguridad, una herramienta en línea para administrar la seguridad de una organización. El sistema permite administrar archivos, novedades, inspecciones, evaluar riesgos y capacitaciones. Los usuarios pueden acceder al sistema a través de una página web protegida usando usuario y contraseña. El sistema contiene módulos para gestionar información, novedades diarias, inspecciones presenciales y telefónicas, evaluar y administrar riesgos, y visualizar una matriz de

1. Manual de Usuario
Manual de Usuario del Sistema de
Gestión de SeguridadV 1.0
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2. 1. INTRODUCCIÓN
El Sistema de Gestión de Seguridad es una herramienta diseñada para apoyar el manejo de la
seguridad de una Organización.
El Sistema de Gestión de Seguridad es:
• Un administrador de archivos
• Un administrador de novedades e inspecciones
• Un evaluador de riesgos
• Un administrador de capacitaciones
• Un Sistema de Seguridad flexible, multipropósito y en línea.
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3. 2. Acceso al Sistema de Gestión de Seguridad
El acceso al Sistema de Gestión de Seguridad es a través del enlace a una página web, que cuenta con
un adecuado sistema de seguridad, que está contenida en un Servidor de Aplicaciones.
La dirección de la página de enlace al Sistema de Gestión de Seguridad es:
http://gestionseguridad.ec.g4s.com/sgs/
2.1 Acceso sin clave dinámica
Usuario
Para acceder al Sistema de Gestión de Seguridad es necesario poseer un usuario de ingreso al
aplicativo. De no tenerlo aún comunicarse con el Administrador.
Password
Para acceder al Sistema de Gestión de Seguridad debe ingresar el password (clave o
contraseña) del usuario administrado en el paso anterior (Este password tendrá como mínimo 8
caracteres). De no tenerlo aún comunicarse con el Administrador.
Empresa
Para acceder al Sistema de Gestión de Seguridad debe ingresar el código de la empresa a la
cual pertenece el usuario (Este código consta de 4 dígitos). De no tenerlo aún comunicarse con
el Administrador.
Una vez ingresados el usuario, contraseña y empresa haga clic en el botón INGRESAR como se
muestra en la siguiente imagen:
Presione con el
mouse el botón
Ingresar
Figura 2. Accediendo al Sistema de Gestión de Seguridad – SGS
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4. Si alguno de los datos ingresados es incorrecto, el aplicativo le mostrará un mensaje de error
(Figura 3) y automáticamente lo redireccionará a la pagina de ingreso para que vuelva a
intentarlo.
Figura 3. Mensaje de error al acceder al aplicativo
Luego de haber ingresado su usuario, password y empresa correctamente y si es la primera vez
que ingresa al aplicativo, o ya hace mas de 30 días atrás que realizó el último cambio de
password, será redireccionado automáticamente a la opción de cambio de password. (Véase
capitulo 2.3 Cambio de Password). Si es que no se encuentra en ninguno de los dos casos obviar este
párrafo.
En la figura abajo se muestra la pantalla principal del aplicativo, luego de haber ingresado su
usuario, password y empresa correctamente o realizado con éxito el cambio de password, de
acuerdo cual sea el caso.
Figura 4. Página principal del Sistema de Gestión de Seguridad – SGS.
2.2 Cambio de Password
Si es la primera vez que ingresa al aplicativo, o ya hace más de 30 días atrás que realizo el
último cambio de password. Este nuevo password debe tener como mínimo 8 caracteres.
También podremos observar en la página el nombre de la empresa a la cual pertenece el
usuario.
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5. Nombre de
Empresa
Figura 13. Página de cambio de password – SGS
3. Página Principal del Sistema de Gestión de Seguridad
La página principal del Sistema de Gestión de Seguridad está conformada por cuatro partes: La
cabecera, el cuerpo, el pie y el menú de opciones. Y están organizadas como se muestra en la figura
de abajo:
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6. Cabecera
Menú de Cuerpo
Opciones
Pie
Figura 22. Página principal del Sistema de Gestión de Seguridad
3.1 Cabecera
La cabecera esta ubicada en la parte superior de la página principal. En ésta encontraremos a la
izquierda la fecha actual, a la derecha el nombre completo del usuario y la empresa a la cual ha
accedido y en el medio el nombre del aplicativo. (Figura 23)
Figura 23. Cabecera de la Página principal del Sistema de Gestión de Seguridad
3.2 Cuerpo
El cuerpo es la parte principal del aplicativo, en el mostraremos los páginas y toda la información
que posee el Sistema de Gestión de Seguridad. Esta zona será variable de acuerdo a la opción
que se elija en el menú de opciones. En este caso mostraremos el cuerpo de la página principal
del Sistema de Gestión de Seguridad. (Figura 24)
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7. Figura 24. Cuerpo de la Página principal del Sistema de Gestión de Seguridad
3.3 Pie
El pie esta ubicado en la parte inferior de la página principal. En esta zona se muestra datos
acerca del desarrollo del aplicativo y los derechos de este. Para esta ocasión solo veremos el
año en que fue desarrollado el aplicativo. (Figura 25)
Figura 25. Pie de la Página principal del Sistema de Gestión de Seguridad
3.4 Menú de Opciones
El menú de opciones del Sistema de Gestión de Seguridad se muestra, luego de haber accedido
al aplicativo, al lado izquierdo de la página principal. En primer lugar encontraremos el logo de la
empresa administradora, luego los módulos, a continuación el usuario y la versión del sistema y
finalmente la opción para cerrar la sesión actual. Ver figura abajo referencial.
Figura 26. Menú de opciones del Sistema de Gestión de Seguridad
El menú se extiende y contrae a medida que selecciona los módulos del sistema, ver Figura 27.
Al seleccionar una de las opciones se muestra al lado derecho la página de la opción
seleccionada.
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8. Los módulos con los que cuenta el Sistema de Gestión son ocho:
1. Información
2. Novedades Diarias
3. Inspección Presencial
4. Inspección Telefónica
5. Evaluación y Administración de Riesgos
6. Matriz de Riesgos
7. Capacitaciones
8. Ayuda
En los siguientes capítulos y secciones se especificarán las funcionalidades cubiertas por cada
uno de estos módulos. A continuación se hace un breve resumen de cada uno de los módulos
del sistema.
Información
Módulo que permite al usuario organizar en forma adecuada su información de trabajo. Los
documentos serán clasificados por tipo y almacenados en el servidor del Sistema de Gestión, se
podrán consultar, editar y eliminar los mismos
Novedades Diarias
Mediante las opciones de este módulo se podrán registrar las incidencias que se presentan
dentro de una empresa diariamente y detallarlas. También podremos consultar las novedades
ingresadas y realizarle un seguimiento o análisis de riesgo si es necesario. Tenemos la opción
también de generar un reporte de todas las novedades existentes.
Inspección Presencial
Este tipo de inspecciones pueden ser de dos tipos: de rutina, y específica. Las inspecciones
presenciales de rutina son las que se ejecutan como parte de un trabajo rutinario de
inspecciones. Las inspecciones presenciales específicas tienen como objetivo atender y/o
revisar una novedad relevante que anteriormente fue detectada. Las mismas pueden ser
consultadas, también se cuenta con reportes.
Inspección Telefónica
Este tipo de inspecciones se utilizan cuando se requiere ejecutar control a distancia de diversos
locales , empleando llamadas telefónicas con preguntas preparadas previamente por el usuario,
quien ejecutará las llamadas en forma ordenada ,empleando la información previamente
cargada. Se cuentan con opción para ejecutar seguimiento a la información capturada con las
llamadas. También se dispone de reportes.
Evaluación y Administración de Riesgos
Este módulo permite realizar evaluaciones de riesgo a las novedades e inspecciones
ingresadas previamente en el sistema. Cuando el usuario define que una novedad debe ser
evaluada se marca la misma para que esté disponible en este módulo, la evaluación de riesgos
se ejecuta estimando el impacto y probabilidad de ocurrencia. Se cuenta con reportes.
Matriz de Riesgos
El usuario podrá visualizar en este módulo los riesgos evaluados a través de una representación
gráfica. Los riesgos evaluados son representados en un eje coordenado (probabilidad de
ocurrencia vs. impacto), dependiendo de los valores asignados a estos parámetros, el riesgo se
representa con un determinado color determinado, siendo el rojo el de mayor valor para impacto
y probabilidad de ocurrencia. El usuario puede consultar los datos relevantes relacionados al
riesgo ubicándose sobre el círculo correspondiente y ejecutando clic derecho en el mouse .
Desde el gráfico también se puede cambiar la evaluación del riesgo, esto se logra ubicándose
sobre el círculo del riesgo y con clic izquierdo moverlo hasta la nueva ubicación.
Capacitaciones
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9. Módulo diseñado para registrar las diversas capacitaciones que se ejecuten, la carga de data se
puede realizar en forma individual o a través de cargas masivas empleando un formato pre-
establecido en MS-Excel. Se cuenta con opciones de consultas y reportes
Ayuda
En el módulo de ayuda encontraremos el manual de usuario, preguntas frecuentes (FAQ) y
podremos realizar consultas o sugerencias acerca del sistema y su mejora.
Figura 27. Menú de opciones del Sistema de Gestión de Seguridad desplegado.
A continuación, en los siguientes capítulos, se detalla cada una de los módulos con sus
respectivas opciones y funcionalidades.
Cerrar Sesión
Para culminar correctamente con la sesión y cerrar el aplicativo se dará click en el vinculo “Cerrar
Sesión” que se encuentra debajo del Menú de Opciones (Figura 309).
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10. Figura 309. Vinculo para cerrar sesión
Al dar click en el enlace, se procederá a cerrar, esto tomará algunos segundo y mientras se realiza la
acción se mostrará una página de espera (Figura 310).
Figura 310. Cerrando la sesión
Finalmente si se cerro la sesión correctamente, se mostrará un mensaje donde le informará que su
sesión ha terminado (Figura 311).
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11. Figura 311. Sesión cerrada
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