Este documento presenta un resumen del sistema de administración escolar (SAE) desarrollado para la Institución Educativa Santa Elena. El SAE permite realizar registros de información y consultas relacionadas a la gestión de la institución. El sistema se desarrolló en .NET Framework 4.1 y utiliza una base de datos SQL Server 2008 R2. El SAE ofrece funcionalidades como registro de alumnos, horarios, asistencias, pagos, notas y reportes, entre otros, a diferentes perfiles de usuario como administradores, secretarios y docentes.

1. Universidad Cesar Vallejo
(Sistema de Administración Escolar para la
Institución Educativa Santa Elena)
MCVS-DE-03 Manual del Sistema
Versión 1.0
Mayo del 2013
I.E Santa Elnea, 2013

2. INDICE
1.
HISTORIAL DEL DOCUMENTO......................................................................................... 3
2.
ALCANCE................................................................................................................................. 4
3.
BASES PARA EL MANUAL DE SISTEMA ......................................................................... 4
3.1
3.2
4.
ENTORNO OPERATIVO DEL SISTEMA ........................................................................... 5
4.1
4.2
5.
Documentación de entrada.................................................................................................. 4
Descripción general del sistema ......................................................................................... 4
Entorno de trabajo............................................................................................................... 5
Funcionalidad del sistema................................................................................................... 6
AYUDA ...................................................................................................................................... 7
Fecha de Actualización: 08/12/2013
Versión: 1.0
Preparado por: Ing. Joan Palacios R.
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3. 1. HISTORIAL DEL DOCUMENTO
NOMBRE
CARGO
FECHA
FIRMA
Elaboración
Revisión
Aprobación
EDICION
REVISION
FECHA
DESCRPCION
AUTOR
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4. 2. ALCANCE
El presente documento servirá para darnos una idea general respecto al sistema de
información, características y aspectos técnicos relevantes del mismo. Este documento
está dirigido al área de desarrollo de software para los encargados de la supervisión,
desarrollo y soporte, con la finalidad de proporcionarles un panorama, desde un punto de
vista técnico, del sistema SAE
3. BASES PARA EL MANUAL DE SISTEMA
3.1 Documentación de entrada
La documentación de entrada es la siguiente:
• MCVS-AD-01 Modelo del Software
• MCVS-AD-04 Diseño del Sistema de Información
• MCVS-AD-03 Prototipo del Sistema de Información
• MCVS-DE-04 Manual de Instalación y Configuración
• MCVS-DE-02 Manual de Usuario Final
3.2 Descripción general del sistema
El Sistema SAE permite los registros de información, documentación y consultas,
referidas a las actividades propias de la gestión de la institución. Nace de la necesidad de
mejorar el acceso a su información coherentemente con su imagen institucional
basándose en la eficiencia de la gestión, la mejora continua y la satisfacción a las
necesidades constantes de los procesos de la institución.
SAE presenta las siguientes características técnicas:
• Plataforma de desarrollo del sistema .NET Framework 4.1.
• Entorno integrado de desarrollo Microsoft Visual Studio .NET 2010.
• La arquitectura del sistema presenta las siguientes capas: presentación, Datos,
Mantenimiento, Entidad.
• Administrador de la base de datos SQL20008 R2
.
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5. 4. ENTORNO OPERATIVO DEL SISTEMA
4.1 Entorno de trabajo
Los elementos necesarios para el correcto funcionamiento del sistema, en los terminales
de los clientes o usuarios finales son los siguientes:
• Procesador compatible con Core 2 duo o versión superior.
• 2 gb como mínimo de memoria RAM.
• 80 GB como mínimo de espacio disponible en disco duro.
• Sistema operativo Windows XP o versión posterior.
4.2 Perfiles de usuario.
Usuario
Horarios
Archivo
Asistencias
Periodo
Pagos
Conceptos
Registros
Matriculas
Notas
Ficha de Alumnos
Mantenimi Aulas
Registro Docentes
entos
Cursos
Asignar Aulas
Movimient Generar Orden De Pagos
Promociones
os
Asignar Cursos
Ficha de Matricula
Reportes
Asistencias
Lista de Alumnos
Pagos
x
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x
X
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Docente
Secretaria
Opciones del Sistema
Asistente
administrativo
Director
A continuación describimos los Perfiles de usuarios del sistema:
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6. 4.2 Funcionalidad del sistema
Opciones del Sistema
Descripción
Permite Crear Usuarios y a su vez asignarle un rol para
acceder al sistema según su perfil
Permite Verificar ,crear, Modificar los horarios
Horarios
establecidos para los cursos asignados a una
Archivo
determinada aula
Permite realizar los registros Diarios de Asistencia de
Asistencias
Alumnos por Curso en una determinada Aula
Periodo
Permite Aperturar y cerrar el periodo Escolar
Permite Realizar el registro de los pagos
Pagos
Permite Realizar el registro de conceptos de pagos
Conceptos
asignado a un grupo escolar
Registros
Permite Realizar los registros de matrículas de los
Matriculas
alumnos de la institución
Permite Gestionar el registro de nota de los alumnos en
Notas
un periodo escolar
Permite Realizar el Registro de la Ficha e información
Ficha de Alumnos
del alumno para que este se encuentre cargado en la
BD
Mantenimi
Permite Aperturar un aula en un determinado periodo
Aulas
entos
Escolar
Registro Docentes
Permite Realizar el Registros de los docentes
Permite Realizar los registros de los cursos
Cursos
Permite Asignar las aulas a los grupos escolares en un
Asignar Aulas
determinado periodo escolar
Generar Orden De Pagos Permite Generar las órdenes de pago de los Alumnos
Movimient
Permite realizar las promociones de los alumnos
existentes en la institución de tal formar estos puedan
os
Promociones
heredarse automáticamente en los procesos de
matricula
Asignar Cursos
Permite Asignar Los cursos a los Docente Registrados
Ficha de Matricula
Permite visualizar las matrículas de los alumnos
Asistencias
Permite visualizar las asistencias del día de los alumnos
Reportes
Permite Visualizar la lista de los alumnos existentes en
Lista de Alumnos
la institución
Permite Visualizar los reportes de pagos realizados
Pagos
durante los periodos escolares establecidos
Usuario
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7. 4.4 Sistemas relacionados.
El Sistema Administrativo escolar se relaciona con los siguientes sistemas y bases de
datos:
• Base de Datos SAEDB: Corresponde al Sistema SAE, y las tablas y registros de
información relacionados al sistema general
4.6 Instalación.
La información relativa a este punto, se encuentra definida en el documento:
MCVS-DE-04 Manual de Instalación y Configuración, punto 2.
4.7 Especificaciones técnicas de ambiente HW y SW.
La información relativa a este punto, se encuentra definida en el documento:
MCVS-DE-04 Manual de Instalación y Configuración, punto 1.
4.8 Ubicación física de archivos /BD, ejecutables, inis, etc.
La información relativa a este punto, se encuentra definida en el documento:
MCVS-DE-04 Manual de Instalación y Configuración, punto 3.
5. AYUDA
El sistema SAE presenta las siguientes ayudas al usuario final.
• Manual de Usuario Final. Documento MCVS-O1-3160 Manual de Usuario Final, donde
se especifica el funcionamiento y la manera de interactuar del usuario final con el sistema.
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