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Este documento presenta un trabajo sobre el uso de Microsoft Access 2010 para crear una base de datos para una empresa didáctica. Explica los objetivos de diseñar tablas, formularios e informes para almacenar y presentar la información de la empresa. También plantea el problema de que las empresas manejan grandes volúmenes de información en papel que es necesario sistematizar en una base de datos para facilitar el almacenamiento y consulta de datos.
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- 4. 4 Se dedica estetrabajo a todos los profesores que ayudan a sacar a sus estudiantes adelante. AGRADECIMIENTOS Quiero agradecer a todos mis profesores ya que ellos me enseñaron a superarme cada día, también agradezco a mis padres porque ellos estuvieron en los días más difíciles de mi vida como estudiante y agradezco a Dios por darme la salud que tengo, a mi mama por pagar la ruta para poder venir etc Gracias al profesor por dejarnos este trabajo sobre Access ya que nos ayuda a manipularlo con más facilidad
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- 6. 6 CONTENIDO Pág. 1. INTRODUCCIÓN.............................................................................................................9 2. OBJETIVOS......................................................................................................................12 2.1OBJETIVO GENERAL................................................................................................12 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.....................................................................................12 3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..............................................................................13 3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA .................................................................................13 3.2 JUSTIFICACIÓN.........................................................................................................13 4. MARCO TEÓRICO...........................................................................................................15 4.1. BASE DE DATOS.....................................................................................................15 4.1.1 Tablas de datos...................................................................................................15 4.1.1.1 Diseño de tablas.............................................................................................15 4.1.2 Bases de datos relacionales:...........................................................................17 4.1.2.1 Tipos de relaciones:........................................................................................18 4.1.3.1. Crear una consulta en Access......................................................................20 4.1.4. Los formularios en Access 2010: ....................................................................21 4.1.4.1. Crear formularios en Access: .......................................................................21 4.1.5. Los informes:.....................................................................................................22 4.1.5.1. Crear informes en Access 2010....................................................................22 5. CRONOGRAMA............................................................................................................23 CONCLUSIONES.................................................................................................................24 BIBLIOGRAFÍA .....................................................................................................................25
- 7. 7 LISTA DE ILUSTRACIONES Pág Ilustración1. Tabla cliente ....................................................................................................15 Ilustración 2. Propiedades de los campos de la tabla clientes ............................................16 Ilustración 3. Tabla empleados.............................................................................................16 Ilustración 4. Propiedades de los campos de la tabla empleados.......................................16 Ilustración 5. Tabla productos...............................................................................................16 Ilustración 6. Propiedades de los campos de la tabla productos.........................................17 Ilustración 7. Tabla factura....................................................................................................17 Ilustración 8. Propiedades de los campos de la tabla factura..............................................17 Ilustración 9. relaciones establecidas en la base de datos..................................................19 Ilustración 10. Consulta a la tabla de clientes ......................................................................20 Ilustración 11. Diseño de la consulta cruzada......................................................................21 Ilustración 12. Formulario de empleados .............................Error! Bookmark not defined. Ilustración 13. Formulario de clientes ...................................................................................22 Ilustración 14. Informe realizado con la consulta cruzada ...Error! Bookmark not defined.
- 8. 8 GLOSARIO CRUZADA :Que estáatravesado por algo: Frustración: Fracaso en una esperanza o deseo: Indignante Que indigna o provoca indignación: Patético: Que produce o manifiesta de una manera muy viva los sentimientos,sobre todo de dolor,tristeza o melancolía: Ruborizar Sentir vergüenza: Turbación : Acción y resultado de turbar o turbarse: RESUMEN Una base de datos es una colección de datos organizada de tal manera que se facilite el acceso y la consulta de la información. Por ejemplo, una biblioteca es una base de datos compuesta de material impreso en papel y donde podemos encontrar el libro que necesitamos al consultar el catálogo de la biblioteca. Debido al desarrollo de los sistemas computacionales la mayoría de las bases de datos se han ido migrando a un formato electrónico ya que se obtienen diversas ventajas como son la rapidez en las búsquedas y consultas de información.
- 9. 9 Los programas quenos permiten interactuar con las bases de datos electrónicas son conocidos como sistemas gestores de bases de datos o DBMS por sus siglas en inglés. Microsoft Access es uno de esos sistemas gestores de bases de datos porque nos permite crear una base de datos así como insertar información y realizar actualizaciones a la misma. PALABRAS CLAVE: En este espacio se debe poner las palabras claves relacionadas con el trabajo, mínimo 3 y separadas por “,”. Ejemplo: Presentación de trabajos, normas Icontec, otra palabra clave. 1. INTRODUCCIÓN
- 10. 10 Microsoft Access esun sistema de administración de bases de datos que forma parte de la suite Microsoft Office y es ampliamente utilizada alrededor del mundo como repositorio de información de muchas aplicaciones. Los usuarios de Access pueden crear tablas, consultas (queries), formularios e informes que permiten almacenar y presentar la información contenida dentro de la base de datos. Aunque Access tiene cierta compatibilidad con el lenguaje SQL no es indispensable tener un conocimiento previo de él ya que la herramienta provee de una interface gráfica que nos permitirá consultar fácilmente los datos almacenados. Es importante que toda persona que se dedica al análisis de datos tenga un conocimiento de esta herramienta, ya que dado su amplio uso, seguramente se encontrarán en la necesidad de consultar o extraer información almacenada en una base de datos Access. El término base de datos fue acuñado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California. De forma sencilla podemos indicar que una base de datos no es más que un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada. El archivo por sí mismo, no constituye una base de datos, sino más bien la forma en que está organizada la información es la que da origen a la base de datos. Las bases de datos manuales, pueden ser difíciles de gestionar y modificar. Por ejemplo, en una guía de teléfonos no es posible encontrar el número de un individuo si no sabemos su apellido, aunque conozcamos su domicilio. Del mismo modo, en un archivo de pacientes en el que la información esté desordenada por el nombre de los mismos, será una tarea bastante engorrosa encontrar todos los pacientes que viven en una zona determinada. Los problemas expuestos anteriormente se pueden resolver creando una base de datos informatizada. Desde el punto de vista informático, una base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulan ese conjunto de datos.
- 11. 11 Desde el puntode vista más formal, podríamos definir una base de datos como un conjunto de datos estructurados, fiables y homogéneos, organizados independientemente en máquina, accesibles a tiempo real, compartibles por usuarios concurrentes que tienen necesidades de información diferente y no predecible en el tiempo.
- 12. 12 2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVOGENERAL Explicar el proceso de creación e implementación de una base de datos en Access para una empresa didáctica 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Crear una empresa didáctica y describir su actividad económica Diseñar las tablas y formularios para la base de datos de la empresa didáctica Hacer informes que respondan a las necesidades específicas de la empresa.. Implementar macros para optimizar los datos de la empresa.
- 13. 13 3 PLANTEAMIENTO DELPROBLEMA 3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA Una empresa maneja volúmenes de información que día a día va creciendo de forma exponencial, los archivadores de hojas de vida, facturas, inventarios y garantías de servicios van en aumento, se tienen muchos archivadores y cajas con papeles por organizar, por ello es necesario sistematizar toda esa información en una base de datos que nos permita almacenarla para su posterior consulta sobre parte o la totalidad de esos datos. 3.2 JUSTIFICACIÓN Piensa en lo perjudicial que sería por ejemplo para una empresa olvidar los datos relacionados con sus proveedores, o peor aún, de sus clientes, por lo que no podrían contactarse con ellos de ninguna forma en caso que lo necesitaran. Una forma de dar solución a este problema, sería archivando correctamente aquellos datos relevantes y de interés para nosotros, cosa que estén disponibles en cualquier momento. Antiguamente, la forma tradicional de almacenar esta información era a través de innumerables carpetas o archivadores que se guardaban en inmensos estantes que ocupaban prácticamente la oficina completa. Al momento de buscar algún dato en particular, si la información no estaba correctamente organizada, el empleado debía hacer un gran esfuerzo en encontrarla. Pues bien, a medida que han pasado los años y la tecnología informática se ha masificado notoriamente,
- 14. 14 nos ha permitidotener acceso a muchas de estas herramientas computacionales insertándolas a un razonable costo no solo dentro de nuestros hogares, sino que además dentro de nuestro trabajo. Es así como surgen varios conceptos relacionados con la información que tal vez alguna vez habrás escuchado, pero que probablemente nunca hayas tenido la oportunidad de llevarlos a la práctica. Uno de estos importantes conceptos es la de "Base de Datos. Para efectos prácticos, conoceremos y aprenderemos a trabajar con las bases de datos a través de una herramienta muy conocida y que está disponible en tu computador. Nos referimos a Microsoft Access que es un potente sistema de administración de Bases de Datos relacionales. Las Bases de Datos de Access son documentos combinados donde se divide la información por parcelas de objetos especializados. Así por ejemplo, como elemento primario de información se encuentra las tablas. Normalmente, se crea una tabla para cada tipo de datos de los que componen la Base de Datos. Aunque las tablas se crean como elementos independientes, pueden crearse relaciones entre distintas tablas para recuperar datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe.
- 15. 15 4. MARCO TEÓRICO 4.1.BASE DE DATOS. Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensión .ACCDB, son bases de datos relacionales, los datos se organizan en Tablas. 4.1.1 Tablas de datos. Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,... al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,... 4.1.1.1 Diseño de tablas. Para nuestra base de datos se diseñaron las siguientes tablas Clientes Ilustración 1. Tabla cliente
- 16. 16 Ilustración 2. Propiedadesde los campos de la tabla clientes Empleados Ilustración 3. Tabla empleados Ilustración 4. Propiedades de los campos de la tabla empleados Productos Ilustración 5. Tabla productos
- 17. 17 Ilustración 6. Propiedadesde los campos de la tabla productos Facturas Ilustración 7. Tabla factura Ilustración 8. Propiedades de los campos de la tabla factura 4.1.2 Bases de datos relacionales: Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla . Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.
- 18. 18 Para conseguir unacorrecta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del diseño de la base de datos. Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal en una de ellas. Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principal (de la que parte relación) y la otra será la tabla secundaria (destino de la relación). 4.1.2.1 Tipos de relaciones: Se pueden distinguir tres tipos de relaciones: Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una población sólo puede tener un alcalde, y un alcalde lo será únicamente de una población. Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria). Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una población puede tener más de un habitante, pero un habitante pertenecerá (estará empadronado) en una única población. Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa.
- 19. 19 Por ejemplo: tenemosdos tablas una con los datos de clientes y otra con los artículos que se venden en la empresa, un cliente podrá realizar un pedido con varios artículos, y un artículo podrá ser vendido a más de un cliente. Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sería definir una tabla líneas de pedido relacionada con clientes y con artículos. Ilustración 9. relaciones establecidas en la base de datos
- 20. 20 4.1.3. Las consultasen Access. Es la forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para conseguir información detallada de una base de datos. En ellas se define las condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente, la información que deseas. Las consultas son búsquedas simples que puedes usar para encontrar los datos en una tabla o en múltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes para encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla servicios para ver cuál es el carro que corresponde a determinado cliente y que servicios y productos ha adquirido. 4.1.3.1. Crear una consulta en Access. Aquí encontrará las consultas sencillas a la tabla de clientes, empleados, facturas, productos y servicio dieñadas para la empresa Carslions. Ilustración 10. Consulta a la tabla de clientes
- 21. 21 Ilustración 11. Diseñode la consulta cruzada 4.1.4. Los formularios en Access 2010: Los formularios se emplean para ingresar, modificar y revisar la información de algún registro. Muy probablemente hayas tenido que llenar un formulario alguna vez, como cuando aplicas para un trabajo o cuando te registras en el médico... ah y también cuando abres una cuenta de correo electrónico en internet. La razón por la que los formularios se usan de manera tan frecuente es porque son una forma sencilla de guiar a las personas en registrar su información correctamente. Cuando ingresas información en Access usando un formulario, los datos van exactamente al lugar de la base de datos que quieres, en una o más tablas si así lo necesitas. 4.1.4.1. Crear formularios en Access: Con Access puedes diseñar tus propios formularios que te facilitarán la manera en la que ingresas la información a la base de datos.
- 22. 22 Puedes incluir camposde una o varias tablas y hasta configurar algunas restricciones para asegurarte de que los datos sean ingresados en el formato correcto. Ilustración 12. Formulario de clientes 4.1.5. Los informes: Son muy útiles porque permiten presentar tus datos en un formato que es fácil de leer. Incluso, puedes personalizar la apariencia de los reportes para que sean visualmente agradables y así imprimirlos para una junta o reunión. En Access puedes crear reportes de tablas o consultas. 4.1.5.1. Crear informes en Access 2010
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- 24. 24 CONCLUSIONES Microsoft Access esuna herramienta de fácil manejo para la manipulación y creación de base de datos ajustadas a microempresas, se encuentra incluida dentro del paquete de Microsoft office es una herramienta a la cual cualquier persona sin mucho conocimiento de bases de datos, puede utilizarla con el fin de crear una simple plantilla o dos tablas relacionadas. Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en la que están organizados los datos. Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Por ejemplo, si quiere almacenar información sobre los empleados, cada empleado debe especificarse solo una vez en la tabla que está configurada para los datos de los empleados. Los datos sobre los productos se almacenarán en su propia tabla y los datos sobre las sucursales se almacenarán en otra tabla. Este proceso se denomina normalización. Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena información. Cada registro está formado por uno o varios campos. Los campos equivalen a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla llamada "Empleados" donde cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene otro tipo de información como nombre, apellido, dirección, etc. Los campos deben designarse como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo.
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