El documento proporciona información sobre Microsoft Access, incluyendo: 1) qué es una base de datos y qué es Access, 2) cómo crear una base de datos desde cero en Access, y 3) cómo buscar y aplicar plantillas preexistentes o abrir bases de datos existentes en Access.

1. MICROSOFT ACCESS
Yessica Cordero Amador
Ibri Doria Sánchez
LIBIA BARCO
Docente de la asignatura
Institución Educativa Técnica De Pasacaballos
Cartagena de Indias D. T. y C.
Bolívar - Colombia
16 Julio de 2012

2. ¿Que es una base de datos?
Una Base de Datos es un conjunto de
información relacionada con un asunto, tema o
actividad específicos. Así, se pueden utilizar
Bases de Datos para cosas tan sencillas como
mantener un registro de nuestra colección de
discos de música, hasta llevar toda la gestión
de una gran empresa u organización.

3. ¿Qué es Access?
Access es una herramienta de diseño e implementación de
aplicaciones de base de datos que se puede usar para realizar un
seguimiento de la información importante. Puede conservar los
datos en el equipo o publicarlos en la Web, de forma que otras
personas puedan usar la base de datos con un explorador web.
Muchas personas empiezan a usar Access cuando el programa que
están utilizando para realizar un seguimiento gradualmente deja
de ser adecuado para la tarea. Por ejemplo, suponga que es un
planeador de actividades y desea realizar un seguimiento de
todos los detalles que necesita administrar para que sus
actividades tengan éxito. Si utiliza un procesador de textos o un
programa de hoja de cálculo para su trabajo, es fácil que surjan
problemas con datos duplicados y incoherentes. Puede usar un
software de calendario, pero no es ideal para hacer un
seguimiento de información financiera.

4. Cuando abre Access
Cuando inicia Access 2010, verá la vista
Backstage de Microsoft Office, donde puede
obtener información acerca de la base de
datos actual, crear una nueva base de datos,
abrir una base de datos existente y ver
contenido destacado de Office.com.

6. La vista Backstage contiene también muchos
otros comandos que puede utilizar para
ajustar, mantener o compartir bases de datos.
Los comandos de la vista Backstage se aplican
generalmente a bases de datos completas, en
lugar de a objetos dentro de ellas.
NOTA Para tener acceso a la vista
Backstage en cualquier momento, haga clic en
la pestaña Archivo.

7. Crear una base de
datos desde cero
para empezar abrimos nuestro ms Access
2010, en las plantillas escogemos base de
datos en blanco:
Después hacemos clic en CREAR como se
muestra en la siguiente imagen:

8. Ahora nos saldrá la presentación principal de
MS ACCES 2010, nosotros le hacemos clic en
VER y después nos saldrán dos o tres opciones
nosotros escogemos VISTA DISEÑO como se
muestra en la siguiente imagen:

9. Inmediatamente nos saldrá una ventana
donde nos pedirá que pongamos el nombre a
nuestra primera tabla, en nuestro caso le
pondremos el nombre de Contactos como se
muestra en a siguiente imagen:

10. Después le hacemos clic en el botón ACEPTAR,
después nos saldrá la tabla que creamos que
se llama CONTACTOS en vista diseño, para
que podamos configurarla esta por primera
vez se ver así:

11. Ahora por defecto se crea el campo ID y en su
derecha tiene una llave y además es de tipo
AUTONUMERACION como se muestra en la
anterior imagen, la llave significa que es la
clave principal que es por medio de este datos
que ACCES controlo que no haya repetidos y el
tipo de datos AUTONUMERACIÓN significa que
automáticamente cada vez que llenemos un
registro este se enumerara con 1, 2, 3, etc.
Ahora creamos más campos en la primera
columna escribimos el NOMBRE DEL CAMPO en
la segunda escogemos el TIPO De DATO, lo
hacemos como se muestra en la siguiente forma:

12. Cuando pongas un nombre de campo no
puedes poner palabras separas es por eso
que a nuestro segundo campo lo llamamos
NOMBRE_COMPLETO que está unido por un
guion bajo, si no lo hace así a la hora de
usarlos de causaran muchos errores.

13. La mayoría son de tipo TEXTO existen varios
tipos de datos como numéricos, fechas y otros,
pero por ejemplo ponemos tipo numérico
cuando tengamos que sumar o restar u otra
operación matemática, nuestro campo teléfono
guarda números pero son para leer y no
vamos a hacer ningún operación matemática
con ellos es por eso que son de tipo texto.
Ahora para poder llenar nuestra base de
datos y usarla primeramente tenemos que
guardarla en ARCHIVO->GUARDAR

14. Después cambiamos la vista de forma DISEÑO
a VISTA HOJA DE DATOS como se muestra en
la siguiente imagen:

15. Ahora se mostrara de la siguiente forma:
Y podemos llenar los datos que queramos,
recuerda que el campo Id no necesitas
llenarlo se llenara automáticamente, un
ejemplo de la tabla con datos esta:

16. Buscar y aplicar una
plantilla
Access incluye una gran variedad de plantillas que se
pueden usar para acelerar el proceso de creación de
bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista
para usar que contiene todas las tablas, consultas,
formularios e informes necesarios para llevar a cabo
una tarea específica. Por ejemplo, hay plantillas que se
pueden usar para realizar un seguimiento de
problemas, administrar contactos o llevar un registro de
gastos. Algunas plantillas contienen varios registros de
muestra que ayudan a mostrar su uso. Las bases de
datos de plantillas pueden usarse tal cual o pueden
personalizarse de modo que se ajusten a las
necesidades específicas del usuario.

17. Para buscar y aplicar una plantilla a la base de datos,
realice lo siguiente:
1. En la pestaña Archivo, haga clic en Nuevo.
2. En Plantillas disponibles, siga uno de estos
procedimientos:
• Para volver a usar una plantilla que ha utilizado
recientemente, haga clic en Plantillas recientes y, a
continuación, seleccione la plantilla que desee.
• Para usar una plantilla que ya está instalada, haga
clic en Mis plantillas y, a continuación, seleccione la
plantilla que desee.
• Para buscar una plantilla en Office.com, en Plantillas
de Office.com, haga clic en una categoría de
plantilla, seleccione la plantilla que desee y, a
continuación, haga clic en Descargar para descargar
la plantilla de Office.com en el equipo.

18. NOTA:
También puede buscar plantillas en Office.com desde
Access. En el cuadro Buscar plantillas en Office.com,
escriba uno o más términos de búsqueda y, a
continuación, haga clic en el botón de flecha para
buscar.
3. Opcionalmente, haga clic en el icono de carpeta
situado junto al cuadro Nombre de archivo para buscar
la ubicación donde desea crear la base de datos. Si no
indica una ubicación específica, Access crea la base de
datos en la ubicación predeterminada que se muestra
debajo del cuadro Nombre de archivo.
4. Haga clic en Crear.
Access crea la base de datos y la abre para usarla.

19. Abrir una base de datos
existente de Access
Para abrir rápidamente una de las últimas
bases de datos que haya abierto, en la
ficha Archivo, haga clic en Reciente y, a
continuación, haga clic en el nombre de
archivo.
1. En la ficha Archivo, haga clic en Abrir.
2. Haga clic en un acceso directo del cuadro
de diálogo Abrir, o bien, en el
cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o
carpeta que contenga la base de datos
que desee.

20. 3. En la lista de carpetas, haga doble clic en
las carpetas hasta que se abra la carpeta
que contiene la base de datos.
4. Cuando encuentre la base de datos, siga
uno de estos procedimientos:
• Para abrir la base de datos en modo
predeterminado de apertura, haga doble
clic en ella.
• Si desea abrir la base de datos para el
acceso compartido en un
entorno multiusuario, de modo que usted y
otros usuarios puedan leer y escribir en la
base de datos al mismo tiempo, haga clic en
Abrir.

21. • Si desea abrir la base de datos para el
acceso de solo lectura, de modo que se
pueda ver pero no modificar la base de
datos, haga clic en la flecha situada junto
al botón Abrir y, a continuación, haga clic
en Abrir como de solo lectura.
• Si desea abrir la base de datos para el
acceso exclusivo, de modo que ningún otro
usuario pueda abrirla mientras usted la
tenga abierta, haga clic en la flecha
situada junto al botón Abrir y, a
continuación, haga clic en Abrir en modo
exclusivo.

22. • Para abrir la base de datos como solo
lectura, haga clic en la flecha que aparece
junto al botón Abrir y elija Abrir en modo
exclusivo. Los demás usuarios podrán abrir
la base de datos, pero tendrán acceso de
solo lectura.