Grupo n° 12.1

Integrantes:
Wesly Benítez
Verónica Sánchez
Ángel Fajardo
INTRODUCCION A ACCESS
Grupo N°12

Concepto de Access
Es un sistema de administración de bases de
datos que forma parte de la suite Microsoft
Office y es ampliamente utilizada alrededor del
mundo como repositorio de información de
muchas aplicaciones.
Es importante que toda persona que se dedica
al análisis de datos tenga un conocimiento de
esta herramienta, ya que dado su amplio uso,
seguramente se encontrarán en la necesidad de
consultar o extraer información almacenada en
una base de datos Access.

Base de datos en Access
Una base de datos es una colección de datos organizada de tal
manera que se facilite el acceso y la consulta de la información.
Por ejemplo, una biblioteca es una base de datos compuesta de
material impreso en papel y donde podemos encontrar el libro que
necesitamos al consultar el catálogo de la biblioteca.
Debido al desarrollo de los sistemas computacionales la mayoría
de las bases de datos se han ido migrando a un formato
electrónico ya que se obtienen diversas ventajas como son la
rapidez en las búsquedas y consultas de información.

Bases de datos relacionales
Las bases de datos se pueden clasificar por los métodos que
utilizan para guardar y recuperar la información. Estos métodos se
refieren a ciertos algoritmos de computadora que hacen que
existan diferentes modelos de administración de bases de datos
como son las bases de datos transaccionales, las bases de datos
multidimensionales, las bases de datos orientadas a objetos y las
bases de datos relacionales. Microsoft Access es un sistema de
base de datos relacional.
Lo que caracteriza a una base de datos relacional es que está
formada por una colección de tablas, donde cada tabla contiene
información sobre un tema específico. Por ejemplo, la base de
datos incluida en Access 2010 llamada Northwind contiene una
tabla llamada Customers (Clientes) donde se almacena el nombre
de cada cliente y toda su información de contacto.

Formato de las bases de datos en Access
A partir de Access 2007 el formato de las bases de datos cambió
para ofrecernos mayores ventajas y es conocido por tener la
extensión de archivo .accdb en el nombre de archivo. Si tiene Access
2003 debes asegurar de guardarla en formato .mdb o de lo contrario
la otra persona no podrá abrir el archivo.
Crear una base de datos en Access con plantillas
Una manera de crear una base de datos en Access es utilizar las
plantillas predeterminadas que ofrece la herramienta. Para ello debes
ir a la ficha Archivo y seleccionar la opción Nuevo y posteriormente
hacer clic sobre Plantillas de ejemplo y enseguida se mostrarán las
plantillas disponibles.

Al elegir crear una base de datos a través de una plantilla se
incluirán las tablas, formularios y reportes que contiene dicha
plantilla y deberemos comenzar a trabajar a partir de dichos
elementos.
Sugiero utilizar este método solamente cuando has revisado
previamente dichas plantillas de bases de datos y estás totalmente
seguro de que se ajustan a tus necesidades. Las bases de datos
creadas de esta manera tienen una estructura de datos bien definida
y puede llegar a ser muy laborioso tratar adaptarla para importar
datos de otra fuente que tienen una estructura muy diferente.

Crear una base de datos en blanco
Ya que (en teoría) al momento de crear una base de datos en
Access deberíamos haber hecho el diseño, la mejor opción para crear
nuestra base de datos será hacerlo a partir de una base de datos en blanco.
Para hacerlo debemos comenzar por pulsar la opción Base de datos en
blanco que se encuentra dentro de la opción Nuevo de la ficha Archivo.
Es importante hacer notar que al momento de pulsar el botón Base de datos
en blanco se crear un archivo con el nombre y ruta especificados en el panel
derecho.

 Una vez creada la base de datos podrás encontrar el archivo
.accdb en la ruta especificada. Por último debo mencionar
que Access insertará una tabla vacía llamada Tabla1 a partir
de la cual podremos iniciar con la creación de nuestro
diseño.

Cómo crear una tabla en Access
Podemos crear tablas para una base de datos nueva o para una base
de datos existente. En ambos casos el procedimiento será el mismo.
En primer lugar debemos ir a la Ficha Crear y pulsar el botón Tabla.
Observarás en pantalla del lado izquierdo el panel de navegación
enlistando la nueva tabla y del lado derecho una pestaña con el
mismo nombre de la tabla y una cuadrícula donde podremos crear los
campos de la tabla.

Tipos de campos de tablas
Campo: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo,
el nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con
espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de
exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La
descripción de un campo, permite aclarar información referida a los nombres del
campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de información que
cargáramos en dicho campo, esta puede ser:
 Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255
 Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres
 Numérico: para introducir números
 Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora
 Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario
 Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el
contenido
 Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del
tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.
 Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.
 Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web
 Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra
tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro
combinado.

Crear la consulta de selección
 NOTA Si ya dispone de una consulta de selección que genere los
datos que necesite, vaya a los siguientes pasos.
 En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de
consulta.
 En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las tablas
de las que desee recuperar datos. Cada tabla aparece como una
ventana en la sección superior del diseñador de consultas. Haga
clic en Cerrar cuando termine de agregar tablas.
 En cada tabla, haga doble clic en los campos que desee usar en la
consulta. Cada campo aparece en una celda en blanco de la
fila Campo de la cuadrícula de diseño. Esta figura muestra la
cuadrícula de diseño con varios campos de tabla agregados.
 De manera opcional, agregue expresiones a la fila Campo.
 De manera opcional, agregue criterios a la fila Criterios de la
cuadrícula de diseño.

 Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados
en una hoja de datos.
 De manera opcional, cambie los campos, expresiones o criterios y
vuelva a ejecutar la consulta hasta que devuelva los datos que desee
incluir en la nueva tabla.
 Convertir la consulta de selección
 Abra la consulta de selección en la vista Diseño, o bien, cambie a la
vista Diseño. Access permite hacerlo de varias maneras:
 Si la consulta está abierta en una hoja de datos, haga clic con el botón
secundario del mouse (ratón) en la ficha de documentos de la consulta y haga
clic en Vista Diseño.
 Si la consulta está cerrada, en el panel de exploración, haga clic con el botón
secundario del mouse en la consulta y haga clic en Vista Diseño en el menú
contextual.
 En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Crear
tabla.
 Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla.
 En el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la nueva tabla.
 O bien,
 Haga clic en la flecha desplegable y seleccione un nombre de tabla
existente.
 Siga uno de estos procedimientos:

 Crear una consulta en Access
 Una consulta en Access no es más que una pregunta que podemos
hacer a la base de datos sobre la información que contiene.
Para crear una consulta en Access podemos utilizar el Asistente
para consultas el cual nos guiará paso a paso por todo el proceso.
 Proceso para crear una consulta en Access
 El primer paso para crear una consulta en Access es saber la
pregunta que deseamos hacer a la base de datos, así que antes de
iniciar con el Asistente para consultas debemos tener una idea del
tipo de información que deseamos obtener. Por ejemplo: Me gustaría
tener una lista de todos los departamentos de la empresa.

Abrir el Asistente para consultas
Para iniciar con la creación de una consulta en Access debemos ir a
la ficha Crear y pulsar el botón Asistente para consultasque se
encuentra dentro del grupo Consultas.
Se mostrará el primer paso del proceso el cual nos permite elegir el
tipo de consulta que deseamos crear. En este ejemplo crearé una
consulta sencilla.

En el segundo paso del proceso podremos elegir la tabla que contiene
la información que necesitamos. Además podremos elegir todas o
algunas de las columnas de la tabla seleccionada, solamente será
necesario pasarlas del recuadro de la izquierda al recuadro de la
derecha.

El último paso del Asistente para consultas nos permite asignar
un título a la consulta.

Por ahora dejaré seleccionada la opción Abrir la consulta para ver
información y pulsaré el botón Finalizar. Esto cerrará elAsistente para
consultas y mostrará el resultado de la consulta:
En el panel izquierdo podrás observar la lista de consultas que hayas
creado. Si no ves la lista de Consultas es probable que estés observando
algún otro tipo de objeto de Access, solamente haz clic sobre el título del
panel izquierdo y selecciona la opción Consultas

Crear un formulario en Access
Un formulario en Access es muy similar a un formulario en papel el
cual tiene el formato adecuado para desplegar las etiquetas y la
información. En Access podemos crear formularios que contengan todos
los campos de una tabla.
Razones para crear un formulario en Access
Cuanto tienes una tabla formada por muchos campos (columnas), no es
posible visualizar toda la información en el monitor, es necesario mover
la barra espaciadora para conocer la información de algún registro
específico.
Una razón para crear un formulario en Access es porque deseamos
ver todos los campos de un registro en una sola pantalla.

Pasos para crear un formulario en Access
El primer paso para crear un formulario es seleccionar la tabla en la
cual se basará el formulario y posteriormente ir a la ficha Crear donde
pulsaremos el botón Formulario e inmediatamente observaremos el
formulario en pantalla
En la parte inferior del formulario podrás observar un grupo de controles
que nos permitirán desplazarnos entre todos los registros de la tabla.

Guardar el formulario
Finalmente debemos pulsar el botón Guardar para asignar un nombre
a nuestro nuevo formulario y guardarlo como parte de nuestra base
de datos Access.
Podrás acceder al formulario desde el panel izquierdo que despliega los
objetos de Access.

Crear informes en Access 2010
Un informe de Access es una especie de reporte que nos ayuda a
presentar los datos de manera adecuada para su lectura. Antes de crear
el informe debemos decidir adecuadamente la fuente de datos que
utilizaremos.
El primer paso es seleccionar la tabla de Access de donde obtendremos
los datos para el informe y posteriormente ir a la ficha Crear y dentro
del grupo Informes hacer clic sobre el botón Informe.
Recuerda que debes seleccionar primero la tabla que servirá como base para el
informe o de lo contrario el botón Informe estará deshabilitado. Access creará un
informe básico que tendrá por columnas los campos de la tabla seleccionada.

Para guardar el informe haz clic sobre el botón Guardar de la barra
de herramientas de acceso rápido. Se mostrará el cuadro de
dialogo Guardar como y deberás indicar un nombre para el nuevo
informe.
Puedes observar que el informe tiene como título el mismo nombre de la
tabla. Access coloca este título predeterminado, pero lo puedes cambiar
fácilmente son tan sólo hacer doble clic sobre él para especificar el nuevo
título.

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