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                    “Intento tomarme los días de uno en uno,
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Capturar todas las cosas que necesitan
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                         Esta preocupación constante e improductiva que
                         experimentamos por todo lo que tenemos que hacer es la
                         que mas tiempo y energía consume.
                         Kerry Gleeson
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                             qué hacer SÍ lo requiere
                             Elbert Hubbard
¿Requiere acción?
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 ▪ Basura
 ▪ Elementos para incubar (a futuro)
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                                 David Allen
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                   “Los asuntos de la vida tienen que ver con multitud de
                   aspectos, y aquel que razona sobre cualquiera de ellos
                   son tener en cuenta el resto de las cosas es un iluso
                   incapaz de seguir la marcha del mundo”
                   -James Fenimore Cooper
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                          Para que el conocimiento sea productivo
                          deberemos aprender a ver tanto el bosque
                          como los árboles. Debemos aprender a
                          conectar
                          Peter Druker
El modelo de cuatro criterios para elegir
acciones en el momento

El modelo triple para evaluar el trabajo diario

El modelo de seis niveles para revisar su
propio trabajo
Para elegir
 Contexto
 Tiempo disponible
 Energía
 Prioridad



                     “En ultima instancia, debe confiar siempre en su
                     intuición. No obstante, puede hacer muchas cosas
                     para potenciar esa confianza”
                     David Allen
Para evaluar el trabajo diario
 Realizar trabajo predefinido
 Realizar el trabajo a medida que surge
 Definir su trabajo
Para revisar su propio trabajo


 15.000 metros o más: vida
 12.000 metros: visión con un plazo de entre 3 a 5 años
 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales

 6.000 metros: áreas de responsabilidad
 3.000 metros: proyectos actuales
 Pista de aterrizaje: acciones actuales
Fuente: www.diyplanner.com
proyecto es todo aquello que no se puede hacer
  directamente para que se complete
El modelo de planificación natural

1. Definir propósitos y principios
2. Visualizar resultados
3. Generar lluvias de ideas
4. Organizar
5. Identificar las acciones siguientes
1. Definir

Propósito
  Porque estoy haciendo esto?
  Llevarlo mas allá y preguntar porque estoy haciendo esto
 Principios
  Les daré a otros libertad sobre esto mientras que...




                                        “Si no está seguro de lo que está
                                        haciendo, nunca hará lo suficiente”
                                        David Allen
2. Visualizar los resultados

  Visión
   ver el proyecto luego de completado los
   resultados
   Ver un éxito absoluto!

                                 “La imaginación es mas importante que
                                 el conocimiento”
                                 Albert Einstein
3. Generar lluvia de ideas

   No hay que juzgar, criticar
   ir tras la cantidad, no la calidad
   Analizar y organizar Apagado
   disparadores
4. Organizar

   Identificar las piezas Importante
   Ordenar por
   ▪ Componentes
   ▪ Secuencias
   ▪ Prioridades
   Detallar hasta el nivel necesario
5. Identificar las acciones siguientes

   ¿Cuál es la acción siguiente en cada una de las
   partes del proyecto?

   ¿Cuál es la acción siguiente en el proceso de
   planeamiento?
“Organízate con eficacia” Autor David Allen – Ediciones Urano
http://www.davidco.com/
Guillermo Matías Mazza

gmmazza@gmail.com
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Organizate eficazmente

  • 1. El arte de la productividad sin estrés
  • 2.
  • 3. Cantidades de cosas por hacer Indefinición de que se debe hacer Los cabos sueltos Centrarse en principios “Intento tomarme los días de uno en uno, Pero a veces varios días me atacan de golpe” Ashley Brilliant
  • 4. “Tu habilidad para generar poder es directamente proporcional a tu habilidad para relajarte” “Usualmente hay una proporción inversa entre tener algo en la mente y la cantidad de esta que se esta llevando a cabo”
  • 5. “Cualquier cosa que provoque en usted una reacción desproporcionada, por exceso o defecto, puede controlarle, y con frecuencia lo hace”
  • 6. Capturar todas las cosas que necesitan hacerse, para ser colocadas en un sistema lógico y confiable FUERA DE LA MENTE Adquirir la disciplina de tomar las decisiones “de antemano” para tener una lista de acciones siguientes
  • 7. No se ha aclarado exactamente cuál es el resultado que desea No se ha decidido cuál es el resultado de una acción física No se ha colocado un recordatorio de la acción Esta preocupación constante e improductiva que experimentamos por todo lo que tenemos que hacer es la que mas tiempo y energía consume. Kerry Gleeson
  • 8. no hagas el compromiso mantener los compromisos renegociar los compromisos
  • 9.
  • 10.
  • 11. 1. Recopilar 2. Procesar 3. Organizar 4. Revisar 5. Hacer
  • 13. Cada frente abierto debe estar en el sistema de recopilación y no en la cabeza Mantener al mínimo la bandeja Vaciar la bandeja periódicamente
  • 14. Reglas Se saca lo que esta primero. ¡NO ELEGIR lo que se va a procesar! Procesar de a uno por vez Lo que se saca de la bandeja, no vuelve a la bandeja. Decidir que hacer o que es Hacer las cosas no requiere demasiado valor; en cambio, decidir qué hacer SÍ lo requiere Elbert Hubbard
  • 15. ¿Requiere acción? NO ▪ Basura ▪ Elementos para incubar (a futuro) ▪ Material de consulta
  • 16. Requiere acción Definir “Acción Siguiente” ▪ Si no se puede hacer directamente es un proyecto Si lleva menos de 2 minutos, HACERLO Agregarlo a la lista de acciones siguientes Delegarlo Aplazarlo
  • 18. Elementos necesarios para organizarnos Lista de proyectos Material de apoyo de Proyectos Lista de “a la espera” Agenda para fechas fijas Lista de “acciones siguientes” Material de consulta Lista de “algún día/tal vez” Archivo de Seguimiento
  • 19. Agenda Es sagrada Cosas que solo se pueden hacer ese día No mezclar con tareas que pueden delegarse o atrasarse
  • 20. Listas de acciones siguientes Separadas por Contextos Oficina Calle Casa PC Teléfono Personas-reuniones Leer/Revisar
  • 21. Eventos o recordatorios a si mismo en el futuro. Listas de “Algún Día/Tal Vez” Archivo de seguimiento 43 carpetas 12 para los meses 31 para los días
  • 22. El sistema de archivos Debe ser rápido y divertido Al alcance de la mano Ordenado alfabéticamente Muchas carpetas limpias Menos de 3/4 Etiquetas con referencias EVITAR la pila “por archivar” “Si necesita mas de 60 segundos para archivar algo, no lo archivará: lo amontonará” David Allen
  • 23. Listas de control Afirmaciones personales Listas de control de viajes Revisión semanal Áreas de atención y responsabilidad Personas clave en mí vida
  • 24. Revisión Diaria Revisión Semanal Revisión General “Los asuntos de la vida tienen que ver con multitud de aspectos, y aquel que razona sobre cualquiera de ellos son tener en cuenta el resto de las cosas es un iluso incapaz de seguir la marcha del mundo” -James Fenimore Cooper
  • 25. Revisión Diaria Mirar la agenda …. Y después la lista de acciones siguientes Mirarlas en el contexto correcto
  • 26. La clave del sistema “La revisión semanal” Papeles Sueltos Procesar notas Citas previas Citas futuras Vaciar la mente Revisar las listas Para que el conocimiento sea productivo deberemos aprender a ver tanto el bosque como los árboles. Debemos aprender a conectar Peter Druker
  • 27. El modelo de cuatro criterios para elegir acciones en el momento El modelo triple para evaluar el trabajo diario El modelo de seis niveles para revisar su propio trabajo
  • 28. Para elegir Contexto Tiempo disponible Energía Prioridad “En ultima instancia, debe confiar siempre en su intuición. No obstante, puede hacer muchas cosas para potenciar esa confianza” David Allen
  • 29. Para evaluar el trabajo diario Realizar trabajo predefinido Realizar el trabajo a medida que surge Definir su trabajo
  • 30. Para revisar su propio trabajo 15.000 metros o más: vida 12.000 metros: visión con un plazo de entre 3 a 5 años 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales 6.000 metros: áreas de responsabilidad 3.000 metros: proyectos actuales Pista de aterrizaje: acciones actuales
  • 32.
  • 33.
  • 34. proyecto es todo aquello que no se puede hacer directamente para que se complete
  • 35. El modelo de planificación natural 1. Definir propósitos y principios 2. Visualizar resultados 3. Generar lluvias de ideas 4. Organizar 5. Identificar las acciones siguientes
  • 36. 1. Definir Propósito Porque estoy haciendo esto? Llevarlo mas allá y preguntar porque estoy haciendo esto Principios Les daré a otros libertad sobre esto mientras que... “Si no está seguro de lo que está haciendo, nunca hará lo suficiente” David Allen
  • 37. 2. Visualizar los resultados Visión ver el proyecto luego de completado los resultados Ver un éxito absoluto! “La imaginación es mas importante que el conocimiento” Albert Einstein
  • 38. 3. Generar lluvia de ideas No hay que juzgar, criticar ir tras la cantidad, no la calidad Analizar y organizar Apagado disparadores
  • 39. 4. Organizar Identificar las piezas Importante Ordenar por ▪ Componentes ▪ Secuencias ▪ Prioridades Detallar hasta el nivel necesario
  • 40. 5. Identificar las acciones siguientes ¿Cuál es la acción siguiente en cada una de las partes del proyecto? ¿Cuál es la acción siguiente en el proceso de planeamiento?
  • 41. “Organízate con eficacia” Autor David Allen – Ediciones Urano http://www.davidco.com/