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Presentación de Módulo III. Valoración Documental..pdf
- 1. Valoración Documental: últimas tendencias MSC.YORLIS DELGADO LÓPEZ Asesor jurídico/Investigador Auxiliar, Academia de Ciencias de Cuba Profesor Asistente, Colegio San Gerónimo de la Habana. Universidad de La Habana Correo: yorlis.delgado82@gmail.com Facebook: Yorlis.delgado.5
- 2. TEMA 1: LA VALORACIÓNDOCUMENTAL DENTRO DE LA ARCHIVOLOGÍA.
- 3. Volumen documental aumenta Aumentode gestión de las instituciones. Tecnología para las reproducciones de la documentación original. Surgimiento de nuevos soportes (Documentos digitales)
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- 5. Valoración Documental • “lafase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencias, acceso y conservación o eliminación total o parcial” (Diccionario de terminología archivística, “Normas Técnicas de la DAE”, nº 1, Madrid, 1993) • • “el proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo” (Norma Tecnica Colombiana, NTC-ISO-15489, Bogotá, 2010. p. 5.) •
- 6. Valoración Documental • “esun proceso intelectual, de análisis y decisión, que consiste en juzgar los valores que presentan los documentos archivísticos y decidir sobre la disposición de tales documentos. Consiste en decidir qué documentos deben ser destruidos y por qué, y cuáles deben ser conservados y por qué” (Barbara L. CRAIG. Archival appraisal: theory and practice. München: K.G.Saur, 2004, p. 161)
- 7. Resultados: . Evaluación de losvalores actuales de los documentos Evaluación de los valores futuros de los documentos. Plazos de Retención Documental. Selección de los documentos de conservación permanente Recomendaciones de acceso.
- 8. Objetivos: • Reducir lamasa documental. • Agilizar la recuperación de custodia permanente. • Racionalizar la producción y el flujo de documentos (tramitación).
- 9. Una fase delTratamiento Archivístico
- 10. Una fase delTratamiento Archivístico Valorar Definir series Identificar
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- 12. Teoría de losvalores Valores de los Documentos Primarios Secundarios Theodoro Schellenberg (1956) Archivos Modernos. Principios y Técnicas.
- 13. Valores primarios • ValorAdministrativo: se relaciona con el trámite o asunto que motivó su creación. Presente en todos los documentos producidos o recibidos para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite. (Útiles la toma de decisiones y la planeación). •
- 14. Valores primarios • ValorJurídico: derivan de derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común. • Valor Legal: sirven de testimonio ante la ley. •
- 15. Valores primarios • ValorFiscal: aquellos que son útiles para demostrar obligaciones fiscales (pago de tributo). • Valor Contable: aquellos que soportan las cuentas, registros de ingresos y egresos, los movimientos económicos y financieros de una entidad pública.
- 16. Valores secundarios • Sonaquellos que sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración; como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y los utiliza.
- 17. Valores secundarios • Evidenteso evidénciales: cuando se relacionan con la evidencia que contengan de la organización y funcionamiento. • Informativos: cuando se relacionan con la información que contienen sobre personas, entidades, cosas, problemas, condiciones y otros asuntos. (No son mutuamente exclusivos y pueden coexistir). •
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- 20. Puntualizar • La ValoraciónDocumental se adopta ante el crecimiento de la masa documental. • Se aplica sobre sobre series documentales por lo general. • Es una fase del tratamiento archivístico. • La Teoría de los Valores Documentales se aplica en toda Iberoamérica. • Las Tablas de retención funcionan como una salida de la Valoración Documental.
- 21. TEMA 2: La ValoraciónDocumental y sus implicaciones jurídicas.
- 22. La Valoración Documentaly la legislación archivística: Acceso a la información Valoración Documental Derecho
- 23. Enfoques de laValoración Documental. Alemana: valorar para conservar Inglesa: valorar para eliminar Estadounidense: analítica y sintética, basada en criterios preestablecidos Canadiense: centrada en el contexto de la creación de los documentos. Australiana: modelo híbrido
- 24. ENFOQUES: Según el objetivopor el cual los documentos son conservados Deben ser conservados como testimonio de la actividad por la cual fueron creados (productor) Para fomentar la memoria y la comprensión del pasado (investigadores) Deben reflejar la relación de la entidad que los produjo con la comunidad con que ésta interacciona (Estado-ciudadano o empresa-cliente) y crear de esta forma una memoria social. (archiveros)
- 25. La Valoración Documentaly la legislación archivística: Valoración Documental Sujetos obligados Funciones de Comisiones Funcionabilidad de las Comisiones Creación y composición de Comisiones Valores de los documentos
- 26. Valoración por Comisiones Comisión Nacional Comisión Central SubComisión Sub Comisión Sub Comisión Comisión Central Sub Comisión Sub Comisión Sub Comisión Comisión Central Sub Comisión Sub Comisión Sub Comisión Comisión Central Sub Comisión Sub Comisión Sub Comisión
- 27. Puntualizar • La ValoraciónDocumental y el acceso a la información son los tema que mas se interrelacionan con el Derecho. • Lo archivos se encuentran en una etapa poscustodial donde el servicio con los documentos es lo más importante. • Se debe emplear las herramientas jurídicas en función de lograr cumplimiento de lo establecido en materia de Valoración. • La Valoración en comisiones es el método más empleado en Iberoamérica. • Hay que publicar los dictámenes de las comisiones.
- 28. TEMA 3: Últimas tendenciasde la Valoración Documental.
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- 30. Macro Valoración Funcional •Enfocarse en los valores sociales de los documentos Macro evaluación de documentos Propósito Guardar una versión exacta de la sociedad Conservación permanente de documentos que reflejen la interacción entre las instituciones gubernamentales y los ciudadanos
- 31. Macro Valoración Funcional •“Las sociedades democráticas asignan a las instituciones una serie de funciones a través de representantes, de esta forma estas instituciones son un filtro de las tendencias, actividades, necesidades, ideas y deseos sociales, de las cosas y conceptos que la sociedad “valora” y que quiere que formen parte de su vida pública. • Estos valores y deseos se expresan a través de grandes agrupamientos de macro funciones (…) Ciudadanos, clientes, grupos, empresas y asociaciones, interactúan con estas funciones y estructuras (…), ofreciendo un reflejo de los valores sociales a través de la funcionalidad. • Después de todos estos pasos y procesos, el propio documento es la prueba final dentro de estos sistemas de información y de estos actos y transacciones e interacciones entre el ciudadano y la sociedad”. (Cook, 2003, pp. 91) •
- 32. Macro Valoración Funcional Enfoque: No.Contenido de los documentos. SI. Contexto de producción de ellos
- 33. Macro Valoración Funcional Cambio paradigmático Imagendel Archivo como aquel sitio libre, neutral, donde reposan los documentos para las investigaciones históricas Imagen del Archivo refleja el poder, la memoria y la identidad de la institución productora de ellos.
- 34. Macro Valoración Funcional •Herramientas: análisis funcional de las instituciones en estudio. • Fin principal: guardar una versión exacta de la sociedad. Resguardar e identificar la documentación que muestra la interacción entre la sociedad y las instituciones gubernamentales. Valor social Valores primarios
- 35. Macro Valoración Funcional “unenfoque planeado, estratégico, holístico, sistemático y comparativo para la investigación e identificación de las necesidades de la sociedad respecto de los documentos” (Fenoglio, 2013, pp.866).
- 36. Macro Valoración Funcional Exhaustivoanálisis del contexto de producción de los documentos: . Las funciones, subfunciones, programas y actividades de la entidad. La estructura y el organigrama administrativo en el que se desarrollan las funciones. El resultado de la interacción entre le ejecución de las funciones o los programas de la institución desarrolladas.
- 37. Macro Valoración Funcional IDENTIFICACIÓNDOCUMENTAL: Consiste en analizar las funciones y las actividades de una organización para reconocer y sistematizar los documentos en estructuras lógicas que dan consistencia a la representatividad de un fondo. Estudio o análisis Organismo productor Elemento funcional Tipo documental Delimitación de la serie documental
- 38. Macro Valoración Funcional Experiencias Canadá,Holanda, Reino Unido de Gran Bretaña y Australia
- 39. Valoración Automatizada Valorar iguallos documentos en papel que los electrónicos? • Coinciden en su parte fundamental con los de la valoración en papel. • aplicar los requisitos legales. • ahorrar espacio de almacenamiento (físico y virtual) . • identificar y proteger documentos de valor . • apoyar el marco de la rendición de cuentas.
- 40. Valoración Automatizada • Determinaciónde lo que hay que valorar. • Evaluación de la autenticidad e integridad. • Valoración en la fase de creación del documento. • Determinación de los plazos y formatos de conservación de los documentos
- 41. Puntualizar • La ValoraciónDocumental es una herramienta que tiene varios enfoques doctrinales que su mayoría están marcados por el desarrollo histórico de la sociedad.
- 42. Valoración Documental: últimas tendencias MSC.YORLIS DELGADO LÓPEZ Asesor jurídico/Investigador Auxiliar, Academia de Ciencias de Cuba Profesor Asistente, Colegio San Gerónimo de la Habana. Universidad de La Habana Correo: yorlis.delgado82@gmail.com