Este documento presenta la unidad 1 del primer semestre de 2012 de un curso de tablas de retención documental. La unidad cubre conceptos básicos de archivística y procesos archivísticos como identificación, valoración, selección, eliminación, conservación y descripción. Explica estos conceptos y procesos en detalle, así como principios archivísticos como procedencia y orden original. Además, define términos clave como fondo, serie documental y tabla de retención documental.

1. TRD PRIMER SEMESTRE 2012
Unidad I (Semana del 8 al 1 de octubre de 2012)
1. Conceptos básicos
2. Procesos archivísticos: Identificación, Valoración, Selección, Eliminación,
Conservación y descripción
INTRODUCCIÒN
Para elaborar las tablas de retención documental (TRD) es importante que se tengan los
conceptos claros sobre la estructura de un Programa de Gestión Documental o un
Sistema de Gestión Documental, su aplicación y la normatividad que en materia
archivística aplica a nuestro país y a las instituciones.
Construir las TRD es integrar los conocimientos adquiridos a los largo de esta maravillosa
carrera en lo que a ARCHIVISTICA se refiere.
Por esta razón en la unidad I, afianzaremos los conceptos archivísticos vistos en
asignaturas pasadas y que son fundamentales para elaborar y aplicar las TRD. De ser
necesario deberán consultar otras fuentes de información.
1. CONCEPTOS BÀSICOS
Estas definiciones han sido tomadas del ACUERDO No. 027-2006 (leerlos y tenerlos
presente) “Por el cual se modifica el ACUERDO No. 07 del 29 de junio de 1994”. En
algunas definiciones amplio conceptos.
ARCHIVO. Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de
sus funciones por las personas naturales, o jurídicas, públicas y privadas y es nuestra
responsabilidad lograr que en estas unidades de información se apliquen instrumentos de
control como las TRD o las TVD.
ARCHIVO ELECTRÓNICO: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados
conforme a los principios y procesos archivísticos
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental, en la
cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura
orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

2. COLECCIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de documentos reunidos según criterios
subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios
de respeto a la procedencia y al orden original.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Esquema que refleja la jerarquización dada a la
documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y
subsecciones y las series y subseries documentales.
GESTION DE DOCUMENTOS. Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación
producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto
de facilitar su consulta, conservación y utilización.
FONDO. Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o
persona en el desarrollo de sus funciones o actividades. El fondo suele identificarse con el
archivo central o histórico de la entidad cuando la documentación es conservada por ella
misma, sin embargo cuando la documentación es transferida a otra entidad para su
conservación, ésta adquiere la categoría de un Fondo más de la entidad que lo recibe y lo
conserva.
FONDO ACUMULADO. Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su
vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de
conservación.
Los fondos acumulados son producto de la carencia de políticas archivísticas del Estado,
del desgreño administrativo y de los cambios constantes de la administración; estos
últimos se reflejan en la liquidación, fusión y privatización de entidades así como también
en las reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad.
FONDO ABIERTO: Aquellos cuya producción documental sigue activa
FONDO CERRADO: Aquellos cuya producción documental ha cesado o si éste
pertenece a una entidad desaparecida
En el caso en que se suprima una entidad y otra asuma sus funciones se considera que
el fondo no se cierra sino que simplemente cambia de nombre; constituyéndose de esta
manera en un fondo documental mixto. Leer, analizar y tener presente los Acuerdo 041
de 2002, Acuerdo 015 de 2003
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.

3. Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de acuerdo a la
cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos
comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos
característicos de cada organismo.
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: Listado de asuntos o series documentales a
los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una
disposición final.
1.1 PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
Principio de Procedencia. Este es el principio fundamental de la práctica
archivística. Básicamente significa que “los archivos de quien creó los documentos
no deben ser mezclados con los creados por otros”.
Principio de Orden Original. Indica que los documentos “deben ser mantenidos
en el orden y con las identificaciones que recibieron en el curso de la actividad
oficial de la dependencia que los manejo o como lo dice el AGN conservación de
los documentos dentro del fondo documental manteniendo la estructura que tuvo
durante su servicio activo.
2. PROCESOS ARCHIVÍSTICOS
Identificación, Valoración, Selección, Eliminación, Conservación y descripción
2.1 IDENTIFICACIÒN DOCUMENTAL
Es la primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y
sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de
un fondo.
Que se debe identificar? El organismo productor, el tipo documental y la serie
documental.
2.1.1 IDENTIFICACIÓN DEL ORGANISMO/SUJETO PRODUCTOR DE LOS
DOCUMENTOS
Es la persona natural o jurídica, pública o privada que en el ejercicio de sus competencias
o funciones genera un fondo.
Esto exige recopilar toda la información posible acerca de múltiples aspectos, sin la cual
nuestro trabajo resultaría ineficaz. Necesitamos conocer la entidad con precisión: cuáles

4. son sus fines y como está organizada hasta el último detalle. Asimismo es preciso saber
la legislación que le aplica, determinar su naturaleza jurídica, que documentación posee,
cuál es su volumen documental y dónde se encuentra, quienes la producen y cómo;
cuáles son las necesidades.
Una vez recopilada esta información procederemos a analizarla.
2.1.2 IDENTIFICACIÓN DE LA FUNCIÓN O PROCEDIMIENTOS
Las funciones son atribuciones encomendadas o señaladas a una institución para que se
realice y cumplan los fines para los cuales fueron creadas.
Los procedimientos definen el paso a paso que permite realizar un trabajo de forma
correcta. Hoy en día, con la implementación de los sistemas de calidad ya bajamos a nivel
de tarea.
Para el análisis se requiere recabar información de la evolución del organismo productor y
de las funciones o procedimientos que se le hayan encomendado, y se extraerá de
aquellas disposiciones, publicadas o no, que regulen la estructura orgánica, las
delegaciones de competencias (roles y responsabilidades) y aquellas normas que regulen
y definan los procedimientos que desarrollen dichas funciones.
Con el análisis de los procedimientos llegaremos a conocer aquellas actividades
específicas que justifican la existencia de las series documentales, entendiendo a éstas
como conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una
misma actividad administrativa. Por lo tanto la serie es el resultado de conocer el
organismo o sujeto productor, la función o procedimiento y el o los tipos tipo documental.
2.2 VALORACIÓN DOCUMENTAL
El Reglamento General de Archivos para Colombia, define valoración documental como:
“proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos
con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo”.
La finalidad de la valoración archivística debe ser la conservación de la evidencia que
documente las funciones, procesos, actividades y transacciones realizadas y completadas
por una institución o persona.
Amanda Rosales Bada, indica que muchos son los autores que se han ocupado de
definir el concepto de valoración documental, sin embargo, en manuales tales como
Archivística General: teoría y práctica de Antonia Heredia, Introducción a la Archivística de
Pedro López y Olga Gallego, Archivística y Archivos de Manuel Romero

5. Tallafigo, Archivística: principios y problemas de Elio Lodolini, y Manual de Archivística de
Cruz Mundet al referirse al tema hablan indistintamente de valoración, selección, expurgo
y evaluación, sin hacer un cuestionamiento teórico acerca de este fundamento de la
archivística, reduciéndolo en muchos casos a una fase del proceso de expurgo destinada
a descubrir y apreciar los valores inherentes de la documentación.
Por otra parte María del Pilar Faci Lacasta en su artículo "Metodología y aplicación de los
principios de identificación y valoración en España. señala que "se entiende por valoración
el proceso de análisis y selección cuyo objetivo es establecer los plazos de transferencia,
conservación y acceso a las series documentales"; el Archivo General de la Nación, en
sus programas de capacitación acerca de los archivos semiactivos señala que la
valoración consiste en "el análisis de los documentos para determinar su utilidad (valor) a
lo largo de su ciclo de vida, así como para asignarle tiempo y espacio de conservación o
eliminación".
… Sería un error establecer reglas fijas, cada grupo documental tiene sus peculiaridades,
cada dependencia creadora de documentos o cada institución de archivo tendrán sus
objetivos específicos, de tal manera que no puede decirse la última palabra, y menos en
abstracto. Lo que sí se puede hacer es ampliar los horizontes de quienes se enfrentan a
la responsabilidad de valorar, poner al alcance de su mano una serie de reflexiones y
experiencias al respecto, dar a conocer criterios y técnicas específicos, para que se
tengan presentes y se apliquen de la manera más adecuada en cada caso concreto”.
La valoración ante todo es un proceso técnico de análisis intelectual de la producción
documental de la institución que tiene como objeto identificar los valores primarios y
secundarios de los documentos (teoría de los valores de Schellenberg, que establece
para los documentos dos tipos de valores: primarios y secundarios) y de esta manera
establecer el tiempo que deben permanecer tanto en el archivo de gestión con el archivo
central y señalar su disposición final.
Los valores de los documentos están íntimamente relacionados con el ciclo de vida de los
documentos de archivo y desempeñan un papel fundamental en el proceso de valoración
de los documentos previo la selección y expurgo documental.
La valoración permite:
Determinar tanto la retención como la disposición final de la documentación.
La conservación y preservación de la documentación de valor secundario, con la
cual se construye el patrimonio histórico documental.
2.2.1 CRITERIOS DE VALORACIÓN
En primer lugar el ciclo vital de los documentos (comprende las tres edades del
documento de acuerdo con el uso y frecuencia de consulta), el funcionamiento
institucional y ddependen del fin por el cual han sido creados.

6. a) Valores primarios. El Reglamento General de Archivos para Colombia, define
valor primario como: “Es el que tienen los documentos mientras sirven a la
institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir a los
involucrados en el asunto”. Como valores primarios son: administrativos, jurídicos,
legales, fiscales y contables.
El documento desde su nacimiento posee un valor primario, ya que tiene como
objetivo principal plasmar la gestión de una actividad determinada.
Para aplicar criterios de valoración dentro del carácter primarios debemos tener en
cuenta las siguientes consideraciones:
El valor administrativo: es el que tienen los documentos para la Administración que
los ha producido, mientras exista vigencia administrativa (por plazos legalmente
establecidos o por la finalización de la tramitación).
Cuando el valor administrativo va dejando de tener incidencia en la gestión administrativa,
va adquiriendo un valor paralelo que puede ser valor legal, fiscal, contable. Jurídico o
probatorio. (El plazo de prescripción de este valor varía dependiendo del documento, el
valor puede prescribir en unos años o no hacerlo nunca).
El valor fiscal y/o contable: el que tienen aquellos documentos que pueden servir de
testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias, o de justificación de
operaciones destinadas al control presupuestario (caso de los documentos
justificativos del pago de impuestos o de los documentos contables).
El valor legal/jurídico (algunos autores los separan y otros lo analizan juntos):
documentos que sirve como testimonio ante la Ley o de los que derivan derechos y
obligaciones regulados por el derecho.
NOTA: La vigencia puede terminar por varias razones:
Se vence el plazo establecido (caducidad del plazo para reclamar un derecho)
Desaparece el objeto físico que originó el documento (póliza de seguros que
amparaba un vehículo al que se le declaro pérdida total).
En ausencia de las razones expuestas la vigencia se puede establecer
convencionalmente (en las historias clínicas 20 años después de haberse producido el
último acto médico)
Momento del plazo precaucional: este plazo se establece en razón a que agotada la
vigencia, sigue existiendo la necesidad de conservar la documentación para atender
posibles requerimientos o para que sirvan como antecedente
La aplicación de criterios de valoración primaria en los documentos es relativamente más
fácil y menos comprometedora para el archivista, en muchos casos estos criterios vienen

7. establecidos en las disposiciones normativas que regulan los procedimientos, en donde
se marcan los plazos de finalización de la vigencia administrativa y fiscal o el plazo
máximo de tramitación de un expediente.
Una vez se ha cumplido ya el período prudente teniendo como base los valores primarios
del documento cobra un nuevo valor que se va acrecentando con el paso del tiempo y es
el de servir como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural.
b) Valores secundarios. El Reglamento General de Archivos para Colombia, define
valor secundario como: “Es el que interesa a los investigadores de información
retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los
documentos que tienen este valor se conservan permanentemente”.
Para aplicar a los documentos criterios de valoración, en relación con los valores
secundarios debemos definirlos previamente:
Valor informativo: es aquel que sirve de referencia para la elaboración o
reconstrucción de la actividad de una institución.
Según Theodore Schellenberg los valores informativos pueden referirse a:
 Personas: tanto físicas como jurídicas.
 Cosas: entendidas como lugares, edificios y otros objetos materiales.
 Fenómenos: acontecimientos, cuestiones sociales, políticas…
Para determinar el valor informativo de los documentos han de tomarse en consideración
tres aspectos:
 Exclusividad: que la información no se encuentre en otras series de modo tan o
más completo.
 Forma en cómo se encuentra: intensiva, extensiva o diversificada.
 Importancia que los documentos pueden tener para la investigación y la
cultura.
Valor secundario: es el que posee un documento como fuente primaria para la
Historia.
Los valores secundarios en los documentos se han de estimar cualitativamente y son
difíciles de determinar y son:

8. No predecibles: como lo indica su nombre no se pueden señalar desde el momento de la
producción de los documentos sino que pueden surgir con la ocurrencia de situaciones
impredecibles.
Predecibles o evidénciales: son aquellos que se pueden advertir desde el momento
mismo de la producción de los documentos, por ejemplo el acta del Consejo Directivo de
una entidad, Un Decreto, un Acuerdo de Consejo Directivo.
Los criterios a tener en cuenta en todo proceso de valoración documental según
Schellenbergy y que han se tienen en cuenta son:
 La jerarquía administrativa y funcional
El valor de los documentos depende, en gran medida, del lugar que la oficina productora
ocupe en la estructura organizacional.
•Como ya hemos visto, son aquéllos que poseen los documentos para el organismo de
origen y que persisten incluso después de haber perdido su valor corriente de gestión.
 Los valores primarios analizados anteriormente
 Los valores secundarios, analizados anteriormente
2.2.2 RESULTADOS DE LA IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN
Con la definición de las fases anteriores se puede establecer que:
Los plazos de transferencias de las series documentales depende de lo regulado
en la normativa específica, de la comprobación real de la finalización del trámite
administrativo y de la disminución de la frecuencia de la consulta. La fijación de los
plazos hará posible que se pueda cumplir con un calendario de transferencias.
Los plazos de acceso a la documentación, dependerá de la normatividad aplicada
a cada serie documental
Establecimiento de una propuesta de selección. Este es el aspecto más
comprometedor de los trabajos de los archivistas en el proceso de Identificación y
Valoración, porque afecta a la esencia misma de los documentos.
Como lo concluye Amanda Rosales,…”para realizar el proceso de valoración se requiere,
del responsable de las decisiones sobre valoración: preparación académica, experiencia

9. de trabajo en archivos, conocimiento de las tendencias, las metodologías y los enfoques -
tanto tradicionales como recientes- de las ciencias sociales y de la historia, así como de la
historia generadora de los documentos. De ahí la importancia de darle al archivista una
formación sólida y buscar una profesionalización que lo coloque a la altura del reto que la
valoración representa”.
3. SELECCIÒN
Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para
su eliminación o su conservación parcial o total. La selección tiene como objetivo
fundamental reducir el número de registros informativos de una serie o asunto
determinado, mediante la utilización del muestreo.
La selección no es solo una labor operativa de separación de documentos de
conservación permanente y de los que no los son; debe ser el resultado del proceso de la
valoración documental.
La selección se realiza en tres etapas sucesivas:
Depuración de los expedientes (durante su etapa activa)
Una primera selección (al término del periodo del trámite y durante la etapa
intermedia)
Una segunda selección (al término del periodo intermedio)
3.1 TÈCNICAS Y CRITERIOS PARA LA SELECCIÒN
3.1.1 Selección cualitativa. Consiste en determinar previamente un criterio mediante el
que se determine cuales son los expedientes que se conservaran, este tipo de selección
puede ser extrínseca o intrínseca.
3.1.2 Selección cualitativa intrínseca. Requiere del análisis y concepto de quienes
han conocido el contenido de cada uno de los expedientes, por ejemplo los expedientes
judiciales, establecieron como criterio de selección dejar solo las sentencias.
Este método responde a la necesidad de eliminar series voluminosas de documentación
sin interés global, por una parte, y de conservar lo que se considera relevante para la
investigación.
3.1.3 Selección cualitativa extrínseca: Se basa en la determinación de una
característica relacionada con la identificación de los expedientes, podrá ser numérico

10. (para series que sigan este tipo de ordenación), cronológico, (en este caso se determina
la selección de expedientes correspondientes a determinados días, meses o años),
geográfico o alfabético. Es el que más garantías de fiabilidad ofrece de la muestra
conservada.
3.1.4 Selección natural: Esta es aplicada por los diferentes productores, en los archivos
de gestión analizando cada uno de los expedientes, a fin de eliminar copias, borradores,
notas marginales o documentos sin suscribir, antes de proceder a transferirlos al archivo
central.
3.1.5 Selección por muestreo: También denominada muestreo estadístico o
simplemente muestreo. Consiste en la aplicación de un procedimiento matemático
mediante el cual se obtienen una o más muestras de una población. En nuestro caso la
población está constituida por la serie o series objeto de selección y las muestras por los
documentos extraídos para su conservación.
3.2 LA SELECCIÓN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Los documentos electrónicos, también denominados documentos legibles por máquina,
presentan algunos aspectos diferenciadores respecto de los soportes clásicos como el
papel, aparte de los meramente físicos como son la rápida caducidad de los sistemas
tanto el software como el hardware.
El cuadro de clasificación es válido para documentos en papel y electrónicos, puesto que
lo que confiere a un documento su pertenencia a una clasificación o a otra es su
pertenencia a una serie documental, resultado de un mismo proceso, y no su soporte.
Los principios de la valoración y selección de los sistemas electrónicos de información son
los mismos empleados para los documentos en cualquier otro soporte: su valor primario
para la gestión y sus valores testimoniales e informativos. Es decir, la tecnología no
plantea problemas de selección; la tecnología plantea problemas de accesibilidad.
El documento en soporte papel se asocia físicamente a un expediente, a una carpeta que
lo contiene, posee datos que fácilmente se pueden identificar como la fecha, la unidad
productora o su propio contenido, que posteriormente se pueden reagrupar o reordenar.
El documento electrónico no, y aunque los programas acostumbran a visualizar elementos
tomados del universo del papel (iconos de documentos, carpetas, archivos), son sólo eso:
iconografía.

11. Los documentos electrónicos no se almacenan como entidades físicas recuperables, sino
que se ubican fragmentados, y no es posible restablecer la relación existente entre ellos si
no se ha hecho previamente. Por eso es importante diseñar y complementar metadatos
en el momento de su creación para vincularlos entre sí, en su secuencia, para agrupar
todos bajo la categoría correspondiente, desde el expediente al fondo. Por ej. cuando
tenemos un software de gestión documental, que nos permite desde que se captura en
documento agruparlo como un tipo documental de una serie.
También se utilizan referencias cruzadas para agrupar y conservar el principio de unicidad
de los expedientes.
4. MUESTREO
Es la operación por la cual se conservan ciertos expedientes de carácter representativo o
especial durante la selección, con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos,
topográficos, temáticos, entre otros, con el fin de conservarse permanentemente.
4.1 Muestreo aleatorio: se basa en principios estadísticos y consiste en que la
muestra se toma al azar. Cuanto mayor sea la muestra más exacta es el resultado, para
aplicarse es necesario determinan al azar números aleatorios, siendo el resultado, por
ejemplo, que luego de numerar consecutivamente 300 expedientes se determina
conservar los que correspondan a los números 5,20, 45. 82, 120. 135. 202, 267 y 300.
4.2 Muestreo numérico: Similar al anterior, se delimita una población pero a cambio
de números aleatorios se determina un intervalo entre los expedientes que se van a
seleccionar sobre dicha población por ejemplo un intervalo sobre 10, resultando así
elegidos los expedientes correspondientes a los números 10, 20, 30, 40,50, 60, 70, 80...
4.3 Muestreo sistemático: En este caso también es necesario numerar todos los
expedientes y escoger un numero aleatorio relacionado con la muestra que se quiere
conservar, por ejemplo, se desea conservar una muestra correspondiente a un octavo
(1/8), se escoge al azar un número entre 1 y 8, supongamos 4, entonces se aplicará una
progresión aritmética con base en 4 y se conservará el expediente N° 4, a este número se
sumará 4+8= 12, dando como resultado que el siguiente expediente elegido será el N° 12,
se sumara 12+8=20, se conservará el expediente N° 20 y así, sucesivamente.
4.4 Muestreo estratificado: En este caso es necesario dividir la población escogida
en varias subpoblaciones, sobre cada una de las cuales se aplica la determinación de la
muestra y la selección aleatoria de los expedientes, por ejemplo del total de los
expedientes de historias laborales producidos entre los años 1970 a 1999 se determina la

12. conformación de subpoblaciones del 20% de los correspondientes a lapsos de 5 años y
cada subpoblación se determinará de acuerdo con los números aleatorios escogidos los
expedientes a seleccionar.
4.5 Muestreo por elección al azar: En este método sin tener en cuenta el volumen de
la serie se determina al azar, el número total de expedientes que se conservaran. Este
método se puede utilizar cuando el interés que prima es seleccionar muestras que sirvan
para analizar el tipo de formatos utilizados en el adelanto de determinados asuntos.
Algunos principios generales:
El muestreo debe emplearse solamente para seleccionar series grandes y de contenido
homogéneo ya que en el caso de informaciones de distinta naturaleza, heterogénea, este
sistema resulta inservible.
El muestreo debe ser motivo de análisis para la administración, por esta razón debe
contemplarse como tema de importancia a ser tratado en el Comité de Archivo de cada
entidad.
Dada la importancia de la aplicación objetiva de un proceso de selección documental,
convendrá un análisis del contenido de cada serie para determinar la oportunidad de
aplicar técnicas de tipo cualitativo o cuantitativo y en todo caso para garantizar la
permanencia de fuentes válidas para la investigación.
5. ELIMINACIÒN
Es el procedimiento por el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que
carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
Las eliminaciones propuestas tras la Identificación y Valoración no podrá hacerse efectiva
directamente ni por el archivista ni por el dueño del proceso sin antes ser aprobada por el
Comité de Archivo, para lo cual se elabora un inventario de la documentación que se va a
eliminar y se presenta al Comité de Archivo, dejando como constancia un acta donde se
sustenta su eliminación a la cual se adjunta el inventario de la documentación que se
eliminó.
La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es
responsabilidad del Comité de archivo de cada entidad.

13. 5.1 Eliminación parcial. Supone consecuentemente la propuesta de una técnica para
hacerla efectiva. Habitualmente se emplea la técnica del muestreo. Se caracteriza por
dejar unos documentos que sean representativos del conjunto que forman la serie, que
por su nulo valor se propone eliminar.
La propuesta de selección de una serie documental (nunca de un fondo) podrá ofrecer
una variación entre la conservación o la eliminación de la serie. En este caso se podrá
proponer la eliminación total (con conservación de un ejemplar o testigo) o la eliminación
parcial.
6. DISPOSICIÒN FINAL
El Reglamento General de Archivos para Colombia, la define como la que hace referencia
a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación
permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.
Además de definir la conservación permanente de una serie se debe analizar la
posibilidad de aplicar conjuntamente una técnica de reprografía, cuyo objetivo será
facilitar el acceso a la información, evitando a la vez que la manipulación constante sobre
originales pueda facilitar su deterioro.
Para definir la disposición final se recomienda tener en cuenta cuando se apliquen
técnicas de reprografía válidas, es conveniente conservar algunos expedientes en su
soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres
diplomáticos.
Los criterios de disposición que se debe aplicar en la TRD son:
6.1 CONSERVACIÒN TOTAL. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, convirtiéndose en testimonio y patrimonio documental de la sociedad
que los produce y conserva para la investigación la ciencia y la cultura.
6.2 SELECCIÒN Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la
documentación por medio de muestreo.
6.3 MICROFILMACIÒN O DIGITALIZACIÒN. Técnica que permite duplicar
documentos y obtener imágenes idénticas mediante medios tecnológicos como la
microfilmación, digitalización, etc.

14. 6.4 ELIMINACIÒN. Proceso mediante el cual se destruye los documentos que han
perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y
carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología
7. DESCRIPCIÒN DOCUMENTAL
El Reglamento General de Archivos lo define como el proceso de análisis de los
documentos de archivo o sus agrupaciones, materializado en representaciones que
permiten su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o
la investigación.
En palabras más clara es el proceso de comunicar la información documental a los
usuarios
La descripción archivística es función indispensable que culmina el tratamiento
archivístico en cualquier Archivo, viene a coincidir exactamente con la finalidad de la
propia documentación: informar.
CONCLUSIONES
Como ya hemos visto no es necesario conservar toda la documentación que genera o
produce una entidad, esto nos lleva entonces a decidir que debemos eliminar, pero no se
puede hacer de cualquier manera, todo procedimiento de expurgo o eliminación debe ir
precedido por la valoración y la selección de los documentos, con criterios legales y dejar
documentado el procedimiento previa aprobación del Comité de Archivo.
Nunca tomemos la decisión de eliminar sin antes tener un documento oficial que nos
permita realizar esta actividad. He sido muy reiterativa indicándoles que siempre será el
Comité de Archivo de la entidad quien debe tomar esta decisión dejando como evidencia
el acta firmada por todos los miembros.
La evaluación es la tarea más exigente de todas las responsabilidades del archivista.
Cuál es su responsabilidad? orientarlos, asesorarlos, indicarles sus puntos de vistas con
argumentos sólidos y bien motivado para aplicar criterios de valoración con la mayor
objetividad.

15. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.Mini/Manual No. 4 Tablas de Retención y
Transferencias documentales.
--------Manual de Archivística, Primera fase: Guía Para la implementación de un
programa de gestión documental. 2006
--------Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y
se dictan otras disposiciones
--------Reglamento general de archivos. 3ª ed. Bogotá: AGN, 2003
--------Acuerdos 039 de 2002: Elaboración de las TRD. (Art. 24 Ley 594).
--------Acuerdo 042 de 2002: Organización archivos de gestión y se regula el
inventario único documental (art. 21, 22,23 y 26 Ley 594).
CRUZ MUNDET, José Ramón:"Manual de Archivística". Edición corregida y
actualizada. Fundación Germán Sánchez Ruipérez. Madrid, 2001. 413 p.
HEREDIA HERRERA, Antonia:"Archivística General. Teoría y Práctica”.
Diputación Provincial de Sevilla. 1995. Sevilla (España).
VAZQUEZ MURILLO, Manuel. Administración de Documentos de Archivos:
Planteos para el siglo XXI./ 2ª ed. Corregida. Buenos Aires, 2006. 160 p.
CIBERGRAFIA
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1293. Consultada marzo 14 de
2011
http://www.lapalma-cundinamarca.gov.co/apc-aa-
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octubre de 2011
http://www.archivo.ucr.ac.cr/fied/docum/p1conv.pdf. VALORACIÓN, EVALUACIÓN, SELECCIÓN y
ELIMINACIÓN: SIMILITUDES Y DIFERENCIAS Luis Fernando Sierra. Consultada 1 de octubre de 2011
http://enj.org/portal/biblioteca/funcional_y_apoyo/bibliotecainformacion/21.pdf. Impacto
tecnológico Impacto Tecnológico y Formación Archivística. Ramón Alberch Fugueras. Consultada
04 de abril de 2012

16. http://adabi-ac.org/investigacion_arch_civil/articulos/arch_civil_anterior/04art_arb02.htm.
Consultado el 04 de agosto de 2012
MARIA PATRICIA ARCILA ALVAREZ
Docente
Octubre 8 de 2012