Curso de introducción a los archivos del Gobierno de Aragón

1. CURSO ARCHIVOS Y
GESTIÓN DOCUMENTAL
(25 – 28 de febrero de 2013)

2. ¿QUÉ HEMOS VISTO?
 El documento
 El patrimonio documental
 El archivo

3. ¿QUÉ HEMOS VISTO?
 Qué es un archivo de oficina
 Cómo se forma
 Cómo se organiza

4. LOS ARCHIVOS DE OFICINA Y
SU RELACIÓN CON EL ARCHIVO
DE LA ADMINISTRACIÓN
(27 de febrero de 2013)

5. EL ARCHIVO DE LA ADMINISTRACIÓN
 Creado por el Decreto 12/1993
 Unidad administrativa del Gobierno de
Aragón
 Sedes: Pignatelli, Maristas, Huesca, Teruel

6. EL ARCHIVO DE LA ADMINISTRACIÓN
Archivo de la Administración
=
Archivo central

7. EL ARCHIVO DE LA ADMINISTRACIÓN
A R C H I V O
O F I C I N A
A R C H I V O
O F I C I N A
A R C H I V O
O F I C I N A
A R C H I V O
C E N T R A L
A R C H I V O
O F I C I N A
A R C H I V O
O F I C I N A
A R C H I V O
O F I C I N A
A R C H I V O
C E N T R A L
A R C H I V O
I N T E R M E D I O
A R C H I V O
H I S T Ó R I C O

8. ARCHIVO CENTRAL : Objetivos
 Descongestionar los
archivos de oficina
(entropía)
 Asegurar la
disponibilidad de los
documentos (control y
acceso)

9. ARCHIVO CENTRAL : Funciones
• Reunir
• Conservar
• Tratar
Identificar
Valorar
Instalar
Describir
• Difundir
• Asesorar y coordinar los archivos de oficina
• Relacionarse con los otros centros del sistema

10. ARCHIVO CENTRAL : Reunir
 Reunir es procurar la entrada de documentos
en el archivo para su custodia, gestión y
conservación
 Vía ordinaria: la transferencia
 Instrumentos: hoja de transferencia, registro de
transferencias, registro de entrada de fondos

11. ARCHIVO CENTRAL : Reunir
TRANSFERENCIAS
Son el traspaso de fondos documentales
de una etapa de archivo a otra, de
acuerdo con la edad de los documentos

12. TRANSFERENCIAS: Plazos
 Tradicionalmente: 5 años
 Archivo de la Administración: 3 años
 Práctica periódica
Volumen anual generado
Espacio disponible

13. TRANSFERENCIAS: Normativa
 Decreto 914/1969, de creación del Archivo General
de la Administración Civil
 Decreto 12/1993 (artículos 6 y 7)
 Manual de Normas
 Página del Archivo en Portal del Empleado
 Normativa de carácter interno

14. TRANSFERENCIAS: Qué documentos
 Expedientes cerrados
 No se consultan habitualmente
 Van perdiendo vigencia administrativa
SÍ

15. TRANSFERENCIAS: Qué documentos
 Copias, duplicados y borradores de documentos o proyectos
siempre que los originales existan y se encuentren localizados
dentro del mismo departamento
 Subvenciones o ayudas denegadas o no tramitadas pasados cinco
años desde que haya recaído resolución firme. Las que hayan sido
objeto de recurso no se eliminarán
 Las notas interiores sueltas que no estén incluidas en un
procedimiento administrativo como parte del trámite
NO

16. TRANSFERENCIAS: Qué documentos
 Documentos que tengan como objeto el control horario: partes de
firmas, vacaciones, permisos por razones particulares, etc.
 Boletines Oficiales: B.O.A., B.O.E., incluidos los encuadernados.
 Monografías y publicaciones periódicas: revistas, boletines de
información, impresos, salvo los imprescindibles para la gestión
administrativa o las que no puedan ser consultadas en otro centro,
Previamente se deberá consultar a la Biblioteca de la
Administración de la Comunidad Autónoma por si fuera de su
interés.
NO

17. TRANSFERENCIAS: Qué documentos
 Catálogos, publicaciones comerciales y propaganda en
general.
 Dossieres de documentación elaborados para informar
sobre un asunto concreto siempre que se trate de
documentación no original y no contengan ningún
informe, memoria o cualquier otro documento
administrativo susceptible de producir efectos.
NO

18. TRANSFERENCIAS: Preparación
 Ponerse en contacto con el Archivo
 No juntar tipos documentales
 Ordenación
 Revisión de los expedientes
 Buscar documentos
 Años completos
 “Limpiar” los expedientes
 No enviar duplicados, borradores, notas,
apoyo a la gestión

19. TRANSFERENCIAS: Adecuación física
 Cajas normalizadas
 Quitar clips, plásticos, gomas, post-it, grapas,
fastener, etc.
 Llenar las cajas con moderación
 No dejarlas excesivamente vacías

23. TRANSFERENCIAS: Archivo central
 Realizar una primera comprobación
 Instalar la transferencia en el depósito
 Registrar la transferencia
 Dar signaturas a las cajas
 Comprobar e informatizar el contenido de
la transferencia
 Firmar y sellar la hoja de relación
 Enviar uno de los ejemplares de la hoja de
relación a la oficina productora

24. GESTIÓN DOCUMENTAL Y
CUADROS DE CLASIFICACIÓN
(27 de febrero de 2013)

25. GESTIÓN DOCUMENTAL: Concepto
 Se basa en las herramientas de gestión de
expedientes, de gestión de archivos y de
administración electrónica
 El fin es implantar un sistema de gestión de los
documentos administrativos a lo largo del ciclo
vital

26. GESTIÓN DOCUMENTAL: Tratar
 El tratamiento es el conjunto de
operaciones realizadas en cada una de
las fases del control intelectual y físico de
los fondos
 Las fases son: identificación, valoración,
instalación y descripción

27. GESTIÓN DOCUMENTAL: Identificar
 La identificación investiga y sistematiza
quién produce, por qué produce y cómo
produce un tipo documental
 Instrumentos: estudios de identificación,
repertorios legales, organigramas,
cuadros de clasificación

28. GESTIÓN DOCUMENTAL: Identificar
 Nombre
 Objeto
 Órgano Productor
 Legislación
 Trámite
 Expediente
 Fechas Extremas
 Ordenación
 Documentos recapitulativos / Series paralelas / Series relacionadas
 Observaciones
 Crecimiento anual (m.l.)
 Soporte: Papel, Bases de datos, Documentos electrónicos

29. GESTIÓN DOCUMENTAL: Cuadros de
clasificación
 El cuadro refleja la organización de los
fondos del Archivo y presenta datos
esenciales (secciones, series,
notaciones)
 Debe recoger todas las series (pasadas y
presentes)
 Hay funcionales, orgánicos y mixtos

30. GESTIÓN DOCUMENTAL: Cuadros de
clasificación
 Los cuadros funcionales organizan la
información por funciones y actividades
 Los cuadros orgánicos se basan en las
unidades administrativas
 Los cuadros mixtos combinan los dos
sistemas anteriores

31. GESTIÓN DOCUMENTAL: Valorar
 La valoración analiza y determina los
valores primarios y secundarios del tipo
documental
 La valoración fija los plazos de
transferencia, así como los tipos y plazos
de acceso y de conservación /
eliminación

32. GESTIÓN DOCUMENTAL: Instalar
 La instalación se basa en la signatura o
codificación que permite localizar la
unidad de instalación en un depósito
 Instrumentos: registro topográfico,
registro gráfico de depósitos

33. GESTIÓN DOCUMENTAL: Describir
 La descripción sirve para elaborar los
instrumentos de consulta para el uso de
los fondos documentales
 Instrumentos: guías, inventarios,
catálogos, índices

34. GESTIÓN DOCUMENTAL: Difundir
 La difusión promueve el uso de los
documentos y publicita su papel social
 El uso: oficinas, ciudadanos, cargos
públicos, investigadores, AAPP
 La publicidad: exposiciones,
conferencias, jornadas (9 junio), visitas

35. ELIMINACIÓN, ACCESO Y
CONSERVACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
(27 de febrero de 2013)

36. VALORACIÓN: ¿Qué es?
VALORES DE LOS DOCUMENTOS
 Valor Primario: el que tiene para la administración de
origen (administrativo, jurídico, contable y fiscal)
 Valor Secundario: el que posee para la investigación
(informativo e histórico)

37. VALORACIÓN: ¿Cómo se hace?
COMISIONES DE VALORACIÓN
DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
 Plazos de permanencia en los archivos
 Transferencias
 Propuestas de eliminación y conservación
 Accesibilidad

38. VALORACIÓN: ¿Cómo se hace?
COMISIONES DE VALORACIÓN
DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
 Estudio de las series por el Archivo
 Sesión de la CVDA
 Aprobación mediante Orden del consejero
 Publicación en BOA

39. VALORACIÓN: ¿Cómo se hace?
COMISIÓN DE VALORACIÓN
DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
 Educación, Cultura y Deporte 1996
 Dirección General de Tributos 2006
 Intervención 2008
 Dirección General de Patrimonio 2008
 Dirección General de Transportes 2009
 Instituto Aragonés de Servicios Sociales 2010
 Servicios Provinciales Dpto. Agricultura y Alimentación 2010
 Dirección General de Trabajo 2011
 Dirección General de Turismo 2012
 Dirección General de Función Pública 2012
 Dirección General de Servicios Jurídicos 2012

40. VALORACIÓN: Objetivos
ACCESO
 Ley 16/1985, de Patrimonio Histórico Español
 Ley 30/1992, de RJAP y PAC (art. 35 y 37)
 Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos
de carácter personal
 Real Decreto 1720/2007, Reglamento de desarrollo de
la Ley de Protección de datos

41. VALORACIÓN: Objetivos
EXPURGO
 Eliminación de documentación previamente valorada en
Comisión
 Cumplimiento de plazos establecidos
 Selección: Muestreos
 Registro / Expediente de expurgo / Acta de expurgo
 Eliminación física: garantías

42. CONSERVACIÓN

43. CONSERVACIÓN

44. CONSERVACIÓN

45. CONSERVACIÓN

46. CONSERVACIÓN

47. CONSERVACIÓN

48. CONSERVACIÓN

49. CONSERVACIÓN

50. CONSERVACIÓN
 Rellenar impreso por triplicado
 Firma del responsable de la Unidad
Administrativa
 Sello de la Unidad Administrativa

51. CONSERVACIÓN

52. CONSERVACIÓN

53. CONSERVACIÓN

54. CONSERVACIÓN

55. CONSERVACIÓN

56. Y ESO ES TODO …
POR HOY.
MAÑANA MÁS