El documento habla sobre conceptos archivísticos básicos como fondos acumulados, estado de la documentación, funciones del archivo, organización de archivos, ley 594 de 2000, y organización de historias laborales. Explica términos como archivo total, gestión documental, soporte documental, ciclo vital del documento, principios archivísticos, sistemas nacional de información, y control de salida de documentos.
Instructivo Tablas de retención DocumentalEllen Reyes
”Este es un trabajo didáctico, por lo tanto la información que se tomó como referencia es solo para fines educativos y no compromete el buen nombre de la entidad”
FUENTE: http://www.archivogeneral.gov.co/
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO Ciencias de la Información Documentación, Bibliotecología y Archivistica
Asignatura- TRD
Las imágenes de la Superintendencia fueron tomadas de su portal http://www.supervigilancia.gov.co/
Instructivo Tablas de retención DocumentalEllen Reyes
”Este es un trabajo didáctico, por lo tanto la información que se tomó como referencia es solo para fines educativos y no compromete el buen nombre de la entidad”
FUENTE: http://www.archivogeneral.gov.co/
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO Ciencias de la Información Documentación, Bibliotecología y Archivistica
Asignatura- TRD
Las imágenes de la Superintendencia fueron tomadas de su portal http://www.supervigilancia.gov.co/
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
Avance de la elaboración de la Guía del Archivo Histórico de la Municpalidad ...abamp
El archivo histórico es el "archivo cuya función es la custodia y conservación de los documentos calificados como de conservación permanente". El Archivo General de la UAL tiene la función de archivo intermedio y archivo histórico.
Serie Documental
Es el conjunto de documentos que tienen características comunes:
El mismo tipo documental.
El mismo asunto.
La misma unidad u oficina de origen.
De tal forma, son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad.
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
Avance de la elaboración de la Guía del Archivo Histórico de la Municpalidad ...abamp
El archivo histórico es el "archivo cuya función es la custodia y conservación de los documentos calificados como de conservación permanente". El Archivo General de la UAL tiene la función de archivo intermedio y archivo histórico.
Serie Documental
Es el conjunto de documentos que tienen características comunes:
El mismo tipo documental.
El mismo asunto.
La misma unidad u oficina de origen.
De tal forma, son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad.
EL PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOG...Martha C. Gonzalez M.
Introducción, Objetivos, Importancia del Bibliotecólogo en Colombia, Responsabilidad del Bibliotecólogo, Función del Archivista, Garantías en Colombia para el profesional en CIDBA.
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En esta presentación encuentras todos los conceptos báscios de la archivística y/o administración documental.Incluye todos los conceptos de un programa de gestión documental desde el momento de la producción documental hasta su destino final( conservación o eliminación).
2. FONDOS ACUMULADOS Corresponden a totalidad de los documentos que reposan en los diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en la entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente. ESTADO DE LA DOCUMENTACIÓN
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9. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS Base para la toma de decisiones en la Administración: Gestión y Control Para los ciudadanos Para la ciencia la investigación y la cultura
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11. ARCHIVO Acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión Conjunto de Documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material
12. ARCHIVO PUBLICO Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un Servicio Público por entidades privadas
13. ARCHIVO TOTAL Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su Ciclo Vital.
14. GESTIÓN DOCUMENTAL Conjunto actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y Conservación.
15. SOPORTE DOCUMENTAL Además de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. Medios en los cuales se contiene información, según los materiales empleados.
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21. TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS TVD SEA REAIZADO POR EL COMITÉ DE ARCHIVO Reglamento General de Archivos, Art. 19: Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
22. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de Tablas de Retención y Transferencia Documental. CONCEPTO LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES ASIGNA TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.
23. Hoja Nº_____de_____ Unidad Administrativa: ___________________________ Oficina Productora: ____________________________ Objeto: ____________________________ Entidad Remitente: ____________________________ Entidad Productora: ____________________________ REGISTRO DE ENTRADA NT: NUMERO DE TRANSFERENCIAS República de Colombia Archivo General de La Nación FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Elaborado por:_____________________________ Cargo:____________________________________ Firma:____________________________________ Lugar:____________________Fecha___________ Entregado por_____________________________ Cargo:___________________________________ Firma:___________________________________ Lugar:_________________Fecha_____________ Recibido por:_____________________________ Cargo:___________________________________ Firma___________________________________ Lugar:____________________Fecha__________
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25. SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN QUE ES Es el conjunto de Instituciones archivisticas articuladas entre sí CUALES SON SUS FUNCIONES
34. CIRCULAR 004 DE 2003 El 20 de Dic. 2000 mediante la circular 07, se expresa la necesidad de que todas las entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, organice los Archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de Archivos.
35. CIRCULAR 004 DE 2003 Con lo anterior en desarrollo del Programa de Renovación de la Administración Pública que viene adelantando la Presidencia de la República, el Departamento Nacional de Planeación, el Archivo General de la Nación y el Departamento Administrativo de la Función Pública, un plan de contingencia que involucra el acompañamiento y seguimiento de la conformación de los Archivos.
47. Consulta y préstamo del Archivo de Gestión Consulta y préstamo de Documentos del Archivo Semiactivo SERVICIOS Consulta de las Bases de datos Almacenamiento, Custodia y conservación de la documentación Semi e Inactiva Custodia y conservación de los Acervos Administrativos en Archivo Inactivo