Presentación del curso-taller Valoración y Baja Documental. La Paz, B.C....

CURSO - TALLER
“VALORACIÓN DOCUMENTAL Y
BAJA DOCUMENTAL”
La Paz B.C.S.
Noviembre 2020

TEMA 1
VALORACIÓN DOCUMENTAL
La Paz B.C.S.
Marzo 2020

1 INTRODUCCIÓN
1.1 LA CUESTIÓN DEL VALOR
1.1.1 EL VALOR COMO EXPRESIÓN INTEGRAL DEL SER
1.1.2 EL JUICIO DE VALOR
TEMARIO

2 EL DOCUMENTO
2.1 CONCEPTO DE DOCUMENTO
2.2 CONCEPTO DIPLOMÁTICO
2.3 CONCEPTO ARCHIVÍSTICO
3 LA VALORACIÓN ARCHIVÍSTICA
3.1 LA VALORACIÓN DOCUMENTAL COMO PROBLEMA ARCHIVÍSTICO
3.2 LA CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DOCUMENTAL
4 EL PRINCIPIO ARCHIVÍSTICO DE PROCEDENCIA COMO SUSTENTO DE
LA VALORACIÓN DOCUMENTAL
4.1 PRINCIPIO DE PROCEDENCIA O MÉTODO ARCHIVÍSTICO
TEMARIO

5 CRITERIOS DE VALORACIÓN
5.1 VALORES PRIMARIOS , INMEDIATOS O CONTÍNUOS
5.1.1 VIGENCIA OPERATIVA
5.1.2 PLAZO PRECAUTORIO
5.1.3 ASPECTOS QUE DETERMINAN LOS CRITERIOS DE VALORACIÓN
5.2 VALORES SECUNDARIOS, MEDIATOS O DURADEROS
TEMARIO

6 LA VALORACIÓN MULTINIVEL CUALITATIVA E INTEGRAL DE LAS
SERIES DOCUMENTALES
6.1 RESPETO Y CONSERVACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES QUE REFLEJEN EL
SER DEL ORGANISMO
TEMARIO

TEMA 2
BAJA DOCUMENTAL
La Paz B.C.S.
Marzo 2020

TEMARIO
2.1 INTRODUCCIÓN
2.2 PROCEDIMIENTO DE BAJA DOCUMENTAL
2.3 FORMATO DE INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL
2.4 DICTÁMEN DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
2.5 ACTA DE BAJA DOCUMENTAL
2.6 BAJA DOCUMENTAL PARA ARCHIVO CONTABLE
2.7 ACTA CIRCUNSTANCIADA

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
OBJETIVO GENERAL
Que los servidores públicos cuenten con
elementos técnicos y normativos en materia
archivística, que les permitan analizar e
identificar los valores documentales; es decir, el
estudio de la condición de los documentos que
les confiere características específicas en los
archivos de trámite, concentración e histórico.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Que el participante comprenda y reconozca los elementos
y principios que constituyen la valoración documental
como elemento central de la gestión de documentos y la
administración de archivos.
Que el participante identifique y aplique los aspectos
metodológicos en que se sustenta la valoración
documental, así como las relaciones normativas e
instrumentales involucradas en este proceso archivístico.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Que el participante describa los principales instrumentos de
control asociados a la valoración y disposición documental,
enfatizando los mecanismos para su construcción,
formalización y aplicación en los archivos.

PRINCIPAL NORMATIVIDAD
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
(Última reforma 11 de junio 2013)
Artículo 6º.
El derecho a la información será garantizada por el
estado.
Toda persona tiene derecho al libre acceso a
información plural y oportuna, así como a buscar,
recibir y difundir información e ideas de toda índole
por cualquier medio de expresión.

Normatividad en Materia de Archivos
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
( Última reforma en el DOF 27 de julio de 2018)
Preservar sus documentos en archivos
administrativos actualizados
Publicar a través de los medios electrónicos
disponibles la información completa y
actualizada sobre el ejercicio de recursos
públicos

Ley General de Archivos
(Versión publicada en el DOF el 15 de junio de 2018)
Artículo 5
Principios
Conservación- Adoptar medidas de índole técnica, administrativa, ambiental
y tecnológica para la adecuada preservación de los documentos de archivo
Procedencia- Conservar el origen de cada fondo documental…
Integridad- Garantizar que los documentos de archivos sean completos y
veraces para reflejar con exactitud la información contenida.
Disponibilidad- Adoptar las medidas pertinentes para la localización expedita
de expedientes.
Accesibilidad: Garantizar el acceso a las consulta de archivos
conforme a la normatividad aplicable.

Documentos de archivo que
deriven del ejercicio de sus
facultades, competencias o
funciones
ConservarOrganizarRegistrarProducir
Artículo 7
Sujetos obligados deben:

Algunas
obligaciones
Integrar los
documentos en
expedientes
Destinar espacios
y equipos
necesarios
Dotar a los
archivos de
elementos de
identificación
Racionalizar la
producción, el
uso, distribución
y control de los
documentos
Documentos de
archivo
homogéneos
Artículo 11

Artículo 12
Mantener los documentos contenidos en los archivos en el
orden original en que fueron producidos, conforme a las
procesos de gestión documental que incluyen producción,
organización, acceso, consulta, valoración documental y
conservación.
Artículo 20
…Todos los documentos de archivo formarán parte del
sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de
manera lógica y cronológica, y relacionarse con un mismo
asunto, reflejando con exactitud la información contenida
en ellos.

Sujetos obligados deben contar con instrumentos de control y consulta
archivística:
Artículo 13
Cuadro general de
clasificación
archivística
Catálogo de
disposición
documental
Inventarios
documentales
Guía de archivo
documental
Índice de
expedientes
reservados
Artículo 14

Sistemainstitucional
Un área coordinadora de
archivos
De correspondencia
Archivo de trámite, por área o
unidad
Archivo de concentración
Archivo histórico
Artículo 21

Artículo 21
Los órganos internos de control
vigilarán el estricto
cumplimiento de la Ley.
Asimismo, integrarán auditorías
archivísticas en sus programas
anuales de trabajo.

Artículo 17
¿Sabías que?
Los servidores públicos que deban elaborar un acta
entrega-recepción al separarse de su empleo, cargo o
comisión deberán entregar los archivos que se
encuentran bajo su custodia, así como los
instrumentos de control y consulta archivísticos
actualizados y señalar los documentos con posible
valor histórico.

Artículo 116
 Transferir la propiedad o posesión de archivos o documentos de
los sujetos obligados.
 Impedir la consulta de los documentos sin causa justificada.
 Actuar con dolo o negligencia en la ejecución de medidas de índole
técnica, administrativa, ambiental o tecnológica.
 Usar, sustraer, divulgar, ocultar, alterar, mutilar, destruir o inutilizar,
total o parcialmente documentos de archivo.
 Omitir la entrega de algún archivo bajo la custodia de una persona
al separarse de un empleo, cargo o comisión.
 No publicar el catálogo de disposición documental, el dictamen y el
acta de baja documental autorizados, así como el acta que se
levante en caso de documentación siniestrada en los portales
electrónicos.

Sanción con pena de tres a diez años de prisión y multa
de tres a cinco mil veces la unidad de medida y
actualización a la persona que:
 Sustraiga, oculte, altere, mutile, destruya o inutilice,
total o parcialmente, información y documentos de
los archivos bajo su resguardo.
 Transfiera la propiedad o posesión, transporte o
reproduzca, sin el permiso correspondiente, un
documento patrimonio documental de la Nación.
 Traslade fuera del territorio nacional documentos
considerados patrimonio documental de la Nación,
sin autorización del Archivo General.
 Mantenga, injustificadamente, fuera del territorio
nacional documentos considerados patrimonio
documental de la Nación.
 Destruya documentos considerados patrimonio
documental.
Artículo 121

Ley General de Responsabilidades
Administrativas
(Versión publicada en el DOF el 18 de julio de 2016)
Capítulo I
De las Faltas administrativas no graves de los Servidores Públicos
Artículo 49. Incurrirá en falta administrativa no grave el servidor público
cuyos actos u omisiones incumplan o transgredan lo contenido en las
obligaciones siguientes:
V. Registrar, integrar, custodiar y cuidar la documentación e información
que por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su
responsabilidad, e impedir o evitar su uso, divulgación, sustracción,
destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos;

Código Penal Federal
Artículo 214, fracción IV
Regula que “Comete el delito de ejercicio indebido
de servicio público, el servidor público que:
Por sí o por interpósita persona, sustraiga, destruya,
oculte, utilice, o inutilice ilícitamente información o
documentación que se encuentre bajo su custodia o
a la cual tenga acceso, o de la que tenga
conocimiento en virtud de su empleo, cargo o
comisión.

Ley General de Bienes Nacionales
Artículo 6º. Fracción XVIII
Están sujetos al régimen de dominio público de la
Federación
Los muebles de la Federación que por su naturaleza
no sean normalmente sustituibles, como los
documentos y expedientes de las oficinas, los
manuscritos, incunables, ediciones, etc.

LEY GENERAL DE ARCHIVOS
De los documentos de archivo electrónicos
Artículo 44. Los sujetos obligados adoptarán las medidas de
organización, técnicasy tecnológicas para garantizar la
recuperación y preservación de los documentos de archivo
electrónicos producidos y recibidos que se encuentren en un
sistema automatizado para la gestión documental y
administración de archivos, bases de datos y correos
electrónicos a lo larga de su ciclo vital.

LEY GENERAL DE ARCHIVOS
De los documentos de Archivo Electrónicos
Artículo 45. Los sujetos obligados deberán implementar sistemas
automatizados para la gestión documental y administración de
archivos que permitan registrar y controlar los procesos
señalados en el artículo 12 de esta Ley.

Uno de los temas que generan mayor interés, es el de
la valoración documental. En la actualidad estamos
frente a un crecimiento desproporcionado de
documentos llamado “explosión documental”.
Si analizamos el proceso generado de documentos en
la gestión administrativa y el flujo de papeles que van
de un lado a otro por todas las oficinas,
confirmaríamos que existe efectivamente una
elaboración irracional de documentos que a la postre
crean saturación de almacenamiento, ineficiencia y
gastos inútiles.

1.1 LA CUESTIÓN DEL VALOR
• La noción de valor se desprende del término griego
axios, que significa valioso, digno de estima. En este
sentido, nuestra reflexión sobre la cuestión del valor
tiene como finalidad establecer las bases
conceptuales sobre las cuales fincaremos la teoría y
la práctica de la valoración archivística.

1.1.1 EL VALOR COMO EXPRESIÓN
INTEGRAL DEL SER
• La filosofía reflexiona en torno al ser de las personas
y de las cosas para encontrar la explicación de las
causas últimas. Dentro de los aspectos que la
filosofía estudia están los relacionados con los
valores. Dicho tema es analizado de manera
particular en el ámbito de la ética a través de la
axiología, cuyo significado es el tratado de los
valores.

• La ética es la ciencia normativa de la conducta
humana a la luz de la razón; estudia la conformidad o
disconformidad de los actos humanos con los valores
morales. Así pues la ética, y en ella la axiología, son
cuestiones teóricos-prácticos que atañen a la actitud
y a la acción de la persona.
• El valor es lo que hace a una persona o cosa digna de
aprecio.

1.1.2 EL JUICIO DE VALOR
• La valoración implica un juicio de valor que nos
permite emitir un enunciado positivo o negativo en
relación con un objeto o documento, asumiendo una
responsabilidad individual y colectiva en el juicio que
se emite.

En sentido genérico, es “todo registro de
información independientemente del soporte físico
o formato” (un libro, una revista, un mapa, una
pieza arqueológica, una moneda, una escultura, un
cuadro, etc.)

2.1 CONCEPTO DE DOCUMENTO
• El documento es aquello por medio de lo que se
enseña o se muestra algo.
• Desde la perspectiva documentalista, es el soporte
tangible que transporta una idea y cuyo carácter es
probatorio o informativo, y además tiene un
componente de entorno histórico.

• El paleógrafo Luis Núñez Contreras sostiene que el
documento está compuesto por tres elementos
estructurales:
A. El soporte material (piedra, barro, papiro,
pergamino, papel, etc.)
B. Un medio de transmisión o lenguaje (escritura
alfabética, imagen analógica, escritura digital)
C. El contenido ( el mensaje o información)

¿Qué es la información?
La información es el conocimiento que las personas
perciben por medio de uno o más de sus sentidos, es
intangible hasta que está representada de una
manera formal con datos. Y cuando la información
está representada como datos en un documento
puede ser guardada, comunicada y usada.

2.2 CONCEPTO DIPLOMÁTICO DEL
DOCUMENTO
• Cesare Paoli dice que el documento “es un
testimonio escrito de un hecho de naturaleza
jurídica, que observa ciertas formas determinadas,
las cuales son destinadas a procurarle fe y a darle
fuerza de prueba. De esta noción, podemos deducir
que la diplomática se ocupa únicamente de
documentos escritos.

• Esto es, la diplomática estudia cuatro aspectos
del documento:
1. La autenticidad
2. La proveniencia
3. La originalidad y,
4. La integridad

2.3 CONCEPTO ARCHIVÍSTICO
Es aquel que registra un hecho, un acto
administrativo, jurídico, fiscal o contable
producido, recibido y utilizado en el ejercicio de
las facultades, competencias o funciones de los
sujetos obligados, con independencia de su
soporte documental
(artículo 4, fracción XXIV de la LGA).

3 LA VALORACIÓN ARCHIVÍSTICA

Se cree que la valoración aplicada a los documentos
nace en la época contemporánea a partir de la segunda
Guerra Mundial, con la denominada administración de
documentos. (1939 -1945).

LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de principios, procedimientos y métodos
administrativos orientados a la economía y eficiencia
del manejo documental tanto en actividades
destinadas a la conservación, uso y localización de los
documentos, como a la producción, circulación,
selección y disposición final de los mismos.

Es decir, contempla la sistematización y
reglamentación del manejo de los documentos, la
creación de estructuras que integran los órganos
especializados (Archivo de Trámite, de Concentración
e Histórico), la especialización de recursos, la
capacitación de personal, espacios adecuados, etc.

La administración de documentos incorpora a la
Archivística nuevos conceptos:
- La teoría de las tres edades (Ciclo vital de los
documentos)
- La selección documental
- El flujo y la transferencia de documentos

3.1 LA VALORACIÓN DOCUMENTAL COMO
PROBLEMA ARCHIVÍSTICO
La valoración como componente de la administración
de documentos, esta basada en la conservación
selectiva, lo que ha llevado a plantear, en algunos
círculos archivísticos de nuestro país, el desplazamiento
de la teoría archivística tradicional, que está
fundamentada en la conservación exhaustiva de todo lo
generado.

• La administración de documentos planteó la necesidad de
analizar los tipos de documentos y sus usos; de esta forma
apareció la teoría de las tres edades o ciclo vital.
• Cada una de las etapas señaladas corresponde a tres niveles:
Archivo de Trámite
Archivo de Concentración
Archivo Histórico
• La valoración ocurre durante todo el ciclo de vida de los
documentos con una matriz diferente en cada una de sus
etapas.
3.2 LA CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN
DOCUMENTAL

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
(Teoría de las Tres Edades)
El documento atraviesa a lo largo de su existencia
por tres edades (conocidas también por etapas o
fases), determinadas por los valores y usos que
tiene durante la misma.
A cada etapa le corresponde un tratamiento
especializado y se conserva en un archivo específico.

El Ciclo Vital de los Documentos inicia en la
Unidad de Correspondencia (Oficialía de Partes),
la cual tiene las siguientes funciones:
Recibir y distribuir la correspondencia de
entrada;
Registrar y controlar la correspondencia de
entrada y salida, y
Recibir y despachar la correspondencia de
salida de sus áreas.

Es la responsable de la recepción, registro, seguimiento
y despacho de la documentación para la integración de
los expedientes de los archivos de trámite.
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Es la Unidad responsable de la administración de
documentos de uso cotidiano y necesario para el
ejercicio de las atribuciones de la Institución.
ARCHIVO DE TRÁMITE
56

ARCHIVO DE TRÁMITE
• Cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo
de trámite que tendrá las siguientes funciones:
(Artículo 30 LGA)
I. Integrar y organizar los expedientes que cada área o
unidad produzca, use y reciba.
II. Asegurar la localización y consulta de los expedientes
mediante la elaboración de los inventarios documentales.
III. Resguardar los archivos y la información que haya sido
clasificada de acuerdo con la legislación en materia de
transparencia y acceso a la información pública y;
IV.Realizar las transferencias primarias al archivo de
concentración

PROCEDIMIENTOS
APERTURA DE EXPEDIENTES
a) Dentro de la gestión documental se encuentra el
proceso de organización, que como primer
procedimiento tiene la identificación de
documentos de archivo que dará paso a la apertura
de expedientes.
b) Cada área generadora de los archivos de trámite
deberá abrir los expedientes con documentos
relacionados con su atribución, función o comisión:

APERTURA DE EXPEDIENTES
• Los expedientes se abrirán cuando se trate de un asunto
nuevo.
• Con documentos originales (en el caso de integrar copias
deberán ser parte del desarrollo del asunto)
• Con documentos que tengan relación entre si.
• Integrándolos de manera lógica, cronológica, siendo el primer
documento el más antiguo y el último el más reciente,
cerrando así el asunto.
• Esto es respetando el orden original.

PORTADA DE LOS EXPEDIENTES
• Los expedientes deben incluir una portada o guarda exterior,
en la que se deben registrar los datos de identificación del
mismo, considerando el Cuadro general de clasificación
archivística.
• La identificación del expediente debe contener como mínimo
los siguientes elementos:
I. Área o unidad administrativa;
II. Fondo;
III. Sección
IV. Serie

V. Número de expediente o clasificador; el número consecutivo
que dentro de la serie documental identifica a casa uno de sus
expedientes;
VI. Fecha de apertura y , en su caso, del cierre del expediente;
VII. Asunto (resumen o descripción del expediente);
VIII. Valores documentales;
IX. Vigencia documental;
X. Número de fojas útiles al cierre del expediente; es el número
total de hojas contenidas en los documentos del expediente,
y
XI. Leyenda de clasificación, de acuerdo con lo dispuesto en

Los Lineamientos Generales en Materia de Clasificación y
Desclasificación de la Información, así como para la elaboración
de Versiones Públicas, con la finalidad de garantizar la custodia y
conservación de los documentos.
• En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente
deberá señalarse la nomenclatura asignada a las fracciones III,
IV y V.

Principio de orden original:
Promulgado en 1881 por el Historiador alemán Heinrich Karl
Lodolf Von Sybel.
Establece que la documentación debe agruparse en los
archivos en el orden que se recibió durante su función
administrativa (De manera cronológica).
PRINCIPIOS DEL MANEJO DE
DOCUMENTOS

Los documentos de archivo
tienen un triple carácter:
Carácter único: Son únicos a diferencia de otros documentos
múltiples, como los libros o las revistas.
Carácter orgánico: Los documentos son parte de un todo
estructurado, deben su existencia a una persona o institución
que los produjo, y solo alcanzan sentido al interrelacionarse.
Carácter seriado: Los documentos de archivo se producen
uno a uno y se van acumulando de modo natural en los
archivos, formando series (la base de la estructura
archivística).
Único Orgánico Seriado

Fase activa o de vigencia administrativa
Durante esta edad los documentos tienen
valores primarios para la institución y se
encuentran en el Archivo de Trámite:
 Valor administrativo: Es el plazo durante el
cual los documentos producidos o recibidos
por una institución se utilizarán para realizar
funciones o actividades comunes a esa
institución.
65
ARCHIVO DE TRÁMITE

 Valor jurídico o legal: Es el plazo durante el
cual los documentos se conservarán en la
institución para su posible uso y así certificar
derechos u obligaciones de la institución que
los generó.
 Valor fiscal o contable: Es el plazo durante el
cual los documentos se conservarán en la
institución, para comprobar el origen,
distribución y uso de los recursos financieros
de la institución. 66

Con base en el Catálogo de Disposición Documental,
los expedientes permanecerán en el archivo de
trámite el tiempo que determine el Catálogo de
Disposición Documental.
Se identificarán los expedientes cuyo asunto ya se
encuentre concluido.
Se localizarán para elaborar el Inventario de
Transferencia Primaria y se colocarán en cajas
exclusivas para archivo de concentración.
IDENTIFICACIÓN Y LOCALIZACIÓN DE
EXPEDIENTES A TRANSFERIR

EL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN
DOCUMENTAL
Es el registro general y sistemático que establece los
valores documentales, la vigencia documental, los
plazos de conservación y la disposición documental.

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

La transferencia primaria es la operación de
trasladar los expedientes cuyo trámite ha terminado
o su consulta es esporádica, hacia el Archivo de
Concentración, mientras prescribe el término de
permanencia, de acuerdo al Catálogo de Disposición
Documental.
TRANSFERENCIA PRIMARIA

FASE SEMIACTIVA
El documento conserva sus valores primarios
(administrativo, jurídico o legal y fiscal o
contable):
Su uso es ocasional, por ello hay que
conservarlo durante un plazo precaucional.
Su conservación debe de ser en un Archivo de
Concentración, hasta su destino final y no
necesariamente cerca del usuario.

TRANSFERENCIA DE EXPEDIENTES
Los expedientes a transferir se colocarán en cajas
para archivo ordenándolos de enfrente hacia atrás y
de acuerdo con el orden del Inventario de
Transferencia Primaria.
Las cajas deberán llevar una etiqueta de
identificación, misma que se pegara en el frente de la
caja.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Al Archivo de Concentración corresponde a la segunda etapa de
la vida de los documentos; a él se deben transferir los
expedientes que se encuentran en el Archivo de Trámite siempre
y cuando el asunto haya sido concluido, de acuerdo al Catálogo
de Disposición Documental.

TRANSFERENCIA SECUNDARIA
Uno de los resultados del proceso de valoración, es la
identificación de documentos o expedientes que revisten valores
secundarios, este acervo se transferirá del archivo de
concentración al archivo histórico, ya que su tiempo de guarda
es permanente.

Corresponde a la tercera etapa del Ciclo vital de la
documentación, es el archivo al que se le transfiere
documentación desde el Archivo de Concentración para su
conservación permanente.
En el Archivo Histórico los documentos son una fuente de
acceso público.
ARCHIVO HISTÓRICO

Evidencial
Testimonial
Informativo
Información que proteja
derechos jurídicos, civiles,
humanos
Reflejan la evolución de las
atribuciones y funciones de los
organismos
Los que aportan contribuciones
sustanciales a la investigación
histórica
El documento ha perdido sus valores primarios
para la institución pero conserva valores
secundarios que son:
FASE HISTÓRICA

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
Comprende las estrategias y técnicas específicas,
relativas a la protección de los documentos, frente al
deterioro provocado por el tiempo o agentes
nocivos. La técnica a emplearse deberá ser acorde al
soporte en que se encuentre la información.

4 EL PRINCIPIO ARCHIVÍSTICO DE PROCEDENCIA
COMO SUSTENTO DE LA VALORACIÓN
DOCUMENTAL

• La valoración se realiza con base en el análisis de las
series documentales respetando su origen y
procedencia funcional y estructural.
• Michel Duchein indica que para valorar un
documento, resulta esencial conocer exactamente
cuándo fue producido, en el marco de qué proceso y
con qué finalidad.
• Razón por la cual es tan importante el principio de
procedencia.

Principio de procedencia En 1814, el archivista e
historiados francés Natalis de Wailly enuncia la
noción de fondo de archivo, consiste en mantener
reunidos los documentos provenientes de un
mismo organismo, persona, familia, etc.
4.1 PRINCIPIO DE PROCEDENCIA O MÉTODO
ARCHIVÍSTICO

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
FONDO
SECCIÓN 12C
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN
SECCIÓN 4C
RECURSOS HUMANOS
SERIE 12C.6
SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
EXPEDIENTES
SERIE 4C.3
EXPEDIENTE ÚNICO DE PERSONAL
EXPEDIENTES
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• El principio de procedencia es un método; es el único que puede
garantizar la conservación íntegra de los grupos y series documentales.
• Simplificando sus postulados, implica un aspecto externo y otro interno de
un mismo concepto: desde el externo se entiende el no mezclar los grupos
documentales de un fondo con otro, y desde el ángulo interno conservarlo
en la forma en que se originó.
• Para lograr este cometido se requiere de la aplicación de la historia
institucional.
• Desde la perspectiva archivística, un texto sin su contexto no tiene razón
de ser.

• La propuesta de Schellenberg es, clasificar los
documentos en primarios y secundarios por su valor
de uso, en relación con el tiempo y la función dada a
los documentos; es decir, su vigencia operativa y su
guarda o conservación precautoria.
Entendiendo que los valores primarios son
inmediatos y continuos y los valores secundarios
duraderos.

5.1 VALORES PRIMARIOS, INMEDIATOS O
CONTINUOS
• El valor primario del documento está determinado por el uso
inmediato que la dependencia generadora hace de él. El
documento surge con algún propósito sea administrativo,
fiscal, legal o contable. Esta activo, vigente, mientras el
propósito que lo animó establezca una fuerza en el
cumplimiento de los expresado en su texto.
• El valor primario, inmediato o continuo lo establece un lapso
que abarca un uso activo, denominado “vigencia” y otro,
denominado de “guarda precautoria”

5.1.1 VIGENCIA OPERATIVA
• Es el uso continuo que tienen los documentos en las oficinas, durante esta
vigencia se mantiene la fuerza de obligatoriedad, ya sea administrativa,
jurídica, fiscal o contable.
• El valor es inherente al expediente en trámite o corriente, que va y viene
en referencia a un asunto.
• La vigencia de un expediente comienza con el primer documento con el
que inicia una acción administrativa de cualquier índole.
• La simple recepción en un organismo público, a través de la oficialía de
partes o unidad de correspondencia, es un acto jurídico y administrativo
que compromete al organismo para la realización expedita y eficiente de
un trámite institucional.

5.1.2 PLAZO PRECAUTORIO
• Los valores primarios, inmediatos o continuos del expediente
también están determinados por el período de conservación o
plazo precautorio que se le asigna. Este plazo abarca un
tiempo durante el cual se concede a quien lo suscribe y al
destinatario la posibilidad de revisar algún aspecto que
parezca impugnable, es decir, se retienen los expedientes con
el fin de responder a posibles reclamaciones administrativas o
jurídicas. También durante este plazo el expediente sirve
como antecedente de otro.
• El periodo de precaución es un lapso intermedio ente el
término de la vigencia y el destino final de los expedientes.

5.1.3 ASPECTOS QUE DETERMINAN LOS
CRITERIOS DE VALORACIÓN
• Es necesario considerar cuatro aspectos que determinan los
criterios a los que se deben someter los expedientes en la
valoración primaria, inmediata o de utilidad continua.
• PRIMERO.- Se debe atender al carácter operativo o
administrativo, el expediente tiene este valor, mientras el
contenido sea de utilidad inmediata para el organismo; este
uso puede ser también fundamento de derechos y
obligaciones.

• SEGUNDO.- debe considerarse el aspecto legal,
entendiendo como los dispositivos que contienen los
documentos del Estado que afectan el orden general.
Por ejemplo los libros del Registro Público de la
Propiedad y del Comercio; una acta del Registro Civil,
los documentos notariales, como una escritura o una
acta constitutiva, etc.

• TERCERO.- Es importante advertir el aspecto
contable o fiscal y para esto debemos atender las
disposiciones que marca la Unidad de Contabilidad
Gubernamental, y
• CUARTO.- Es el técnico y se refiere a los documentos
que dan cuenta de las acciones sustantivas de un
organismo, por ejemplo, los expedientes clínicos, los
estudios y análisis de una institución dedicada a la
investigación; los procesos judiciales de los
tribunales, etc.

5.2 VALORES SECUNDARIOS, MEDIATOS O
DURADEROS
• El valor secundario, mediato o duradero significa
permanencia definitiva, perpetuidad, conservación
para siempre, en el cual el carácter de científico o
cultural será la nota constitutiva del expediente.
• Schellenberg sostiene que los documentos y
expedientes que deben conservarse perpetuamente
son los que evidencian o dan testimonio de las
actividades sustantivas o vitales del organismo.

6 LA VALORACIÓN MULTINIVEL CUALITATIVA E
INTEGRAL DE LAS SERIES DOCUMENTALES

• La conservación cualitativa e integral de las series
documentales es un compromiso que exige
salvaguardar la memoria institucional.
• Desde una portada más amplia, es la preservación de
la memoria administrativa nacional, del patrimonio
documental de un país.
• En este sentido, los documentos producidos en las
oficinas federales, estatales y municipales de México
tienen el carácter de bienes del dominio público,
monumentos históricos y bienes de valor cultural.

6.1 RESPETO Y CONSERVACIÓN DE SERIES
DOCUMENTALES QUE REFLEJAN EL SER DEL
ORGANISMO
• Los documentos que reportan las actividades
primordiales de un organismo aluden a la génesis,
por ello es importante identificar y agrupar las series
documentales según las actividades sustantivas de la
institución y su procedencia administrativa.

• De acuerdo con lo anterior podemos formar 3
grupos:
• Documentos que reflejan los objetivos específicos
del organismo.
• Documentos que reflejan actividades de apoyo
para obtener los objetivos del organismo.
• Documentos que comunican, impulsan e informan
las actividades internas del organismo.

• El trabajo de valoración debe tener la participación
colegiada de los funcionarios y de otros especialistas
para garantizar un juicio de valor lo más acertado
posible.
• Las funciones del organismo están sometidas a un
análisis, basado en el estudio del reglamento interior
y del manual de organización.
• El análisis mencionado puede ser conducido por
medio de preguntas como: ¿Qué área produjo los
documentos? ¿Por qué? ¿Para qué).

NORMATIVIDAD
• Ley General de Archivos, artículo 50.
• En cada sujeto obligado deberá existir un grupo
interdisciplinario, que es un equipo de profesionales
de la misma institución, integrado por los titulares
de:
I. Jurídica;
II. Planeación y/o mejora continua;
III. Coordinación de archivos

NORMATIVIDAD
I. Jurídica;
II. Planeación y/o mejora continua;
III. Coordinación de archivos
IV. Tecnologías de la información;
V. Unidad de Transparencia;
VI. Órgano Interno de Control y
VII. Las áreas o unidades administrativas
productoras de la documentación.

CONCEPTOS ESTRATÉGICOS
a) Ordenación Documental
Es la operación archivística que se realiza dentro
del proceso de organización que consiste en
establecer secuencias naturales cronológicas, de
un mismo asunto.
La ordenación va a contribuir a formar expedientes
o series documentales.

b) Clasificación archivística
Acción de separar o dividir un conjunto de
documentos o expedientes estableciendo clases o
grupos, aplicables a la totalidad de un fondo o a
las secciones y series de ese fondo.
(Antonia Heredia 1981)
Acordes con la génesis de la Institución
productora.

c) Descripción
Acción por la cual se explica de forma oral o escrita
cómo es una cosa, una persona, un lugar, un
documento y/o su contenido, para ofrecer una
imagen o una idea completa de ellos o su contenido.

DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN
ADMINISTRATIVA INMEDIATA
• Estos documentos podrán ser eliminados con base
en un listado general de documentos de
comprobación administrativa inmediata que
genera la institución, los cuales se pueden
desincorporar.
• La eliminación de este tipo de documentos no
requieren del dictamen de destino final.
• La vigencia no excederá de un año y no deberán
transferirse al archivo de concentración.
111
111

2.1 INTRODUCCIÓN
• La baja documental consiste en la eliminación
de aquella documentación que haya prescrito
su vigencia, valores documentales y, en su
caso, plazos de conservación.

2.2. PROCEDIMIENTO DE BAJA
DOCUMENTAL
Los documentos al finalizar su fase semiactiva
pierden sus valores primarios y si además no
presentan valores secundarios, pueden ser
eliminados de acuerdo a las normas que
marque la institución y leyes vigentes. Siempre
se llevará a cabo previo análisis y valoración de
los mismos.

2.3 FORMATO DE INVENTARIO DE BAJA
DOCUMENTAL

INSTRUCTIVO DE INVENTARIO DE BAJA
DOCUMENTAL

DOCUMENTAL
8.- Caja: Es el número asignado a la caja de archivo donde se encuentran los expedientes
para baja documental.
9.- Número de expediente: Anotar el número de expediente y codificación interna del
mismo, en caso de existir, de origen.
10.- Código de clasificación archivística: Clave que corresponde a la clasificación del
expediente, conforme al cuadro general de clasificación archivística. La clave será formada
por: fondo/sección/serie/número de expediente/año, utilizando únicamente diagonales
para separar.
11.- Título del expediente: Denominación del expediente de acuerdo con el asunto,
ejemplo: “pólizas de diario, licitación nacional para construcción de puente peatonal”.
12.- Descripción del expediente: Breve explicación del asunto.
13.- Fecha de inicio: Fecha de apertura del expediente con el siguiente formato:
día/mes/año. Ejemplo: 16/ene/2020.
14.- Fecha final: Fecha de terminación del asunto del expediente con el siguiente formato:
día/mes/año. Ejemplo: 08/oct/2020.

DOCUMENTAL
22.-Sedeberáconsiderarelnúmerototaldecajasporellargodelacaja.Ejemplo5cajasx
0.61m/caja=3.05metroslineales.
23.- Se anotará nombre y firma de la persona que requisito el inventario de baja
documental.
24.-SeanotaránombreyfirmadelresponsabledelArchivodeConcentración.
25.- Se anotará nombre y firma del titular de la unidad administrativa generadora de la
documentación.
26.-Seanotaránombre,cargoyfirmadelcoordinador(a)deArchivos.
27.-Fechadeelaboraciónconelsiguienteformato:días/mes/año.

DOCUMENTAL
Instruccionesadicionales
1.- El responsablede Archivo deConcentración deberá verificarqueel inventario coincida
conelcontenidodelascajasadardebaja.
2.-Elinventarioyarequisitadoyverificadoseimprimiráendostantos,loscualessefirmarán
de manera autógrafa por las personas de los incisos 23, 24, 25 y 26. Un tanto es para el
ArchivodeConcentraciónyelotroparaelArchivodeTrámite.

2.4 DICTÁMEN DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

2.6 BAJA DOCUMENTAL PARA ARCHIVO
CONTABLE
DISPOSICIONES APLICABLE AL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL
NACG 01.- NORMA DE ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL(Vigente a partir
del 01-01-2019)
De acuerdo con lo establecido en el Artículo 5, Fracción I de la LGA, las
unidades administrativas de las dependencias y entidades tendrán que
adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica
para la adecuada preservación de los documentos de archivo.
…Las instalaciones destinadas a la guarda, custodia y conservación del archivo
contable original, deben disponer de espacio suficiente, con la ubicación,
orientación, iluminación, grado de humedad y ventilación apropiadas; además
de establecer medidas de seguridad contra plagas, incendios, inundaciones,
sustracciones de todo tipo, etc.

PLAZOS DE GUARDA Y CUSTODIA
El cómputo del tiempo de guarda y custodia de la
documentación contable inicia a partir del término
del ejercicio en que se genera el registro, y los plazos
mínimos serán los siguientes:
a) Tratándose de documentación que ampare gasto
corriente e ingreso, su período de conservación es
de 5 años;
b) Será de 12 años para la relativa a gasto de
inversión (Activos fijos, obras públicas, etc);

PLAZOS DE GUARDA Y CUSTODIA
c) Cuando se refiera a documentación que sustente
recomendaciones u observaciones de áreas
fiscalizadoras por solventar, y aquella que sirva de
base para el fincamiento de responsabilidades,
denuncias ante el Ministerio Público, litigios
pendientes, observaciones o controversias de
cualquier índole, una vez concluido su proceso
legal será también de 12 años;

En caso de que se determine un plazo mayor de
conservación, deberá señalarse en el Catálogo de
Disposición Documental.
La documentación comprobatoria original de los
activos fijos que amparen bienes como son
muebles, vehículos, maquinaria y valores, entre
otros, deberán conservarse hasta la baja de los
bienes, no obstante que se haya cumplido el
plazo de conservación.

CONSERVACIÓN DE LIBROS CONTABLES
El libro Diario, se conservará como mínimo por 5 años. Los
libros Mayor y de Inventarios y Balances, por considerarse
histórico, se conservarán como mínimo por 12 años y para su
baja se deberá contar previamente con el visto bueno de la
titular o el titular de la Unidad de Administración y Finanzas o
equivalente, haciéndolo del conocimiento de su OIC;
anexando copia del comunicado que reciba con el visto bueno
señalado en la solicitud que remitan a la UCG, elaborando el
inventario, la Declaratoria de Prevaloración y Ficha Técnica de
Prevaloración de acuerdo con lo establecido en esta Norma.

ACTA CIRCUNSTANCIADA
(Instructivo de llenado)
El Acta debe presentarse sin abreviaturas, raspaduras ni enmendaduras,
conteniendo los datos como a continuación se detallan:
1) Logotipo y nombre de la Dependencia, Ramo, Poder, Órgano Autónomo o
Entidad Paraestatal que lleva a cabo la baja de archivo contable original.
2) Localidad en que se celebra el evento de baja y donación.
3), 4), 5), Día, mes y año en que se lleve a cabo la baja de documentación.
6) Hora de inicio del acto.
7) Domicilio completo de las instalaciones.
8) Nombre de los representantes del área a cargo de la documentación, del
representante del Órgano Interno de Control y demás participantes, anotando los
siguientes datos: nombre, registro Federal de Causantes o CURP, edad, domicilio
particular, nacionalidad, estado civil, cargo que desempeña y unidad de
adscripción.

ACTA CIRCUNSTANCIADA
(Instructivo de llenado)
9) Nombre de la Dependencia, Ramo, Poder, Órgano Autónomo o Entidad
Paraestatal que genera la documentación.
10) Número total de hojas que integran el inventario de la documentación que se
destruye.
11) Número de oficio de autorización de baja de la Secretaría (Unidad de
Contabilidad Gubernamental).
12) Fecha del oficio de autorización.
13) Número de dictamen del Archivo General de la Nación
14) Fecha del dictamen.
15) Consignar el peso real en kilogramos de la documentación que se da de baja y
se dona, así como el autorizado por parte de la Unidad de Contabilidad
Gubernamental y el AGN para su baja, el cual no podrá tener una variación del
10%.

16) Describir la forma en que se procedió a formalizar la baja de la
documentación.
17) Nombre de los servidores públicos responsables del resguardo
del acta original tanto de la Dependencia o Entidad generadora de
la documentación, como de la CONALITEG.
18) Cargo que ocupa.
19) Lugar de Adscripción.
20) Describir los acontecimientos extraordinarios que se hubiesen
presentado durante la baja y donación de la documentación; tales
como, la justificación de la variación en el peso autorizado y el real,
enunciar el documento de justifique la inasistencia de algunos de
los participantes, entre otras.
21), 22), 23) y 24). Hora, día, mes y año en que concluye el evento.
25) Nombre, cargo y firma del representante del área responsable
de la documentación (Área Generadora)

26) Nombre, cargo y firma del representante de la Coordinación de Archivos.
27) Nombre, cargo y firma del representante del Órgano Interno de Control.
28) Nombre, cargo, firma del representante de la CONALITEG.
NOTAS:
 Todas las hojas del Acta deben contener el nombre y logotipo de la
Dependencia o Entidad, así como número de folio u hoja que le corresponde.
 El Acta debe rubricarse en todos sus folios, así como los anexos que la
integren.
 El presente modelo de Acta Circunstanciada no es limitativo, por lo que la
Dependencia, Ramo, Poder, Entidad Paraestatal u Órgano Autónomo, podrán
agregar, conforme a las necesidades, la información que considere
aclaratoria, complementaria o de particular interés, sin omitir los datos aquí
señalados.

BIBLIOGRAFÍA
Duchein, M., Características, estructuras y funciones de los archivos históricos.
1981
Heredia, A., Archivística general, teoría y práctica, Sevilla, Diputación
Provincial. 1987
Lodolini, E., Archivística, principios y problemas, Madrid, ANABAD, 1993
Romero Tallafigo, M. Archivística y archivos, Carmona, S & C Ediciones. 1994.
Schellenberg, T. Archivos Modernos: Principios y Técnicas, Traducción y
Adiciones Manuel Carrera Stampa.- (Clásicos Modernos de la
Archivonomía). 1958.

Instituto Mexicano de la Administración
del Conocimiento
Tel.: (01 55) 9000 0210
Graciela Arteaga Vigueras
Alejandra Mariana Flores Carlos

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