El documento habla sobre protocolo para la preparación de eventos en la oficina. Explica que el protocolo son las reglas y recomendaciones para actos formales. Luego detalla algunas reglas básicas como considerar la localización, horario e invitados del evento, así como tener un programa. También menciona diferentes tipos de protocolo dependiendo del tipo de evento y la importancia de seguir el protocolo en la planificación y posteriormente en el informe final sobre el evento.

1. Técnicas de oficina y protocolo
Alumnos: Stefany Romero, Diana Garcia, David
Thomas,
Diego Ramírez, Sheyla López.
Docente: Yilmer Quintero
Programa: Asistente Administrativo
AIES
SANTA MARTA (MAGDALENA)
D.T.C.H.

2. Protocolo para la
preparacion de
eventos en la
oficina

3. ¿QUE ES PROTOCOLO?
El protocolo es el conjunto de reglas que, ya sea por norma o por costumbre, se
establecen para actos oficiales o solemnes, ceremonias y otros eventos. Por tanto, son
las instrucciones, o recomendaciones, que deben seguir aquellos asistentes que acudan a
un evento formal.
A su vez, el concepto puede hacer referencia a una normativa establecida para
actuar en un procedimiento establecido. Es decir, un documento que recoge la
conducta, así como las acciones, que deben realizarse ante determinadas
situaciones.
Por tanto, podemos hablar de protocolo en dos sentidos: tanto si es un evento
social, como si es un procedimiento en el que deben seguirse una serie de
normas.

4. Reglas básicas de cómo realizar un evento
según el protocolo
Localización y horario: Debemos tener en cuenta si el evento se realiza en exteriores o en
espacios cerrados. Si dicho evento se celebra en espacios abiertos el protocolo adquiere un aire
más informal, pero si la celebración se realiza en salones, centro de congresos u espacios
parecidos debemos ser conscientes del tipo de evento en concreto, para adaptarnos a las
características del mismo.
El horario también es muy importante, debemos ser muy puntuales y exigentes en este aspecto,
sobre todo con la apertura y la clausura del acto.

5. Invitados: Es importante conocer qué público va a asistir al evento,
debido a que esto marcará el tipo de invitación. Si se trata de un
evento más íntimo, en el que el número de invitados no exceda de
la treintena, la invitación se suele realizar de forma telefónica. Por
otro lado, si se trata de un evento de gran afluencia lo normal es
enviar invitaciones impresas con varias semanas de antelación.
Programa: Es esencial tener un programa de actos, para calcular el
timing, cuantas personas van a asistir y como se va a desarrollar el
evento, para que no surja ningún imprevisto.

6. Tipos de protocolo
01
• De carácter oficial (los
promovidos por instituciones
públicas) o de carácter no oficial.
Para establecer las normas de protocolo a seguir, lo primero que tenemos
que ten tener en cuenta es el tipo de evento que vamos a organizar:
02
Actos de Estado o
institucionales.
03
• Empresariales, académicos,
culturales, sociales o familiares…
como inauguraciones,
presentaciones de productos,
conferencias, foros, entregas de
premios, recepciones, homenajes,
cumpleaños, bodas, conciertos,
exposiciones, etc.

7. Protocolo post-evento.
● El trabajo de un organizador de un evento no termina con el fin del evento. En los días
siguientes al termino del evento es importante cuidar de las siguientes funciones:
● Encuesta:
● Realizar una encuesta junto a los invitados para saber si el evento ha sido satisfactorio o
del gusto de los asistentes/invitados o no y entender si los objetivos impuestos fueron
alcanzados.
● Conclusiones:
● Realizar un dossier con las conclusiones del evento y enviarlas a todos los asistentes.
● Agradecimiento:
● Enviar una nota de agradecimiento a cada invitado por su asistencia y participación en el
evento.
● Como podemos entender, el protocolo está siempre presente en el planeamiento y
organización de un evento. Sea un evento informal, personal o un evento formal, más
profesional.
● No se debe descuidar las reglas y los procedimientos de la organización de cada evento.

8. Informe final sobre el evento
• Cantidad de invitados especiales, de oradores y de patrocinadores.
• Cantidad de actividades y temáticas.
• Mencionar las actividades sociales si las hubo, Coffe break, banquete.
• Cantidad de preinscriptos, de inscriptos, y de invitaciones o becas.
• Base de datos completa de inscriptos solo si fue previamente pactado con
los patrocinadores, u otra entidad que reciba el informe.
• DVD con material audiovisual, fotografías de las actividades, video
institucional.
• Un video con los distintos espacios y actividades que se vivieron durante el
evento.
• Una muestra de todo el material que se entregó en el pre evento y durante el
evento anuncios, programas, invitaciones, etc.
• El balance contable final, donde quedará plasmado el resultado económico.

9. Gracias…