La organización de eventos requiere una amplia planificación con anticipación. Se debe establecer objetivos claros, elegir una temática y fecha adecuadas, seleccionar un lugar apropiado, crear una agenda atractiva, invitar a los asistentes indicados y realizar una efectiva promoción del evento. Planificar cada etapa con tiempo es la clave para garantizar el éxito del evento.

1. INFOGRAFIA

2. • La organización de un evento requiere una amplia planificación y una serie de
preparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la
celebración del evento. En la mayoría de las ocasiones, la organización parece que
funciona como un reloj, ya que los eventos se desarrollan sin problemas y de
acuerdo con el programa. La planificación anticipada es la clave para que un evento
de un Capítulo sea todo un éxito.

3. ETAPAS DE UN EVENTO

4. PRE-EVENTO
• Se debe efectuar un briefig con el cliente para establecer sus necesidades y
expectativas
• El organizador de eventos debe efectuar un análisis diacrónico (pasado, misión
original, su desarrollo)-sincronico (misión actual, estilo gerencia, la estructura, su
tecnología y el clima organizacional)
• Seleccionar las fechas: esta no debe coincidir con días feriados y/o festivos, ni con
otros eventos importantes próximos a realizarse, tomando en cuenta la
disponibilidad de los participantes y/o invitados especiales.
• Seleccionar el (los) lugar (es) de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la
capacidad, la comodidad, iluminación, equipos de sonido, proximidad, etc.

5. • Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes
y/o participantes.
• Definir
1.-los objetivos y políticas del evento: es esencial la fijación comprensiva de los
objetivos para determinar el tema, el alcance y el programa.
2.- tipo de técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del
mismo.
• Nombrar al comité organizador
-- coordinador general
-- las comisiones

6. • Fijar sede provisional del comité organizador.
• Seleccionar el temario
• Determinar el numero y el perfil de los asistentes
• Elaborar el cronograma general de las actividades
• Estimar los recursos humanos
• Elaborara el presupuesto

7. EVENTO
• Es donde se van a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el pre-
evento
• Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el
lugar y ahora estimada guiadas por la programación que el comité organizador
preparo como evento.

8. POST-EVENTO
• Se realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos.
• Se cancelan los pagos pendientes.
• Se reproduce y se hace el envió del material y de las conclusiones del evento.

9. •¿Qué es lo más importante a la hora
de organizar eventos para una gran
compañía?

10. TENER CLAROS LOS OBJETIVOS DE
LA COMPAÑÍA:
• Es importante tener una profunda conversación con la empresa para conocer qué
busca con el evento, qué mensajes quiere mandar, cuales son los valores de su
organización o marca y, muy importante, qué presupuesto tenemos. Así
fundamentaremos nuestra decisiones y organizaremos un evento en consonancia
con la empresa, ayudando de esta manera a que cumplan sus objetivos.

11. EL TIEMPO:
• El tiempo: Organizar con tiempo es imprescindible, las prisas no son
buenas consejeras. Realizar un planning y un timing realista es de vital
importancia.
• Tener una buena red de proveedores: Esto nos ahorrará tiempo a la hora
de buscar materiales o recursos que necesitemos para el evento y nos
dará tranquilidad y seguridad si conocemos de antemano al proveedor,
sobre todo en profesionalidad.

12. PLAN B:
• en todo evento, el factor imprevisto o problema tiene que estar contemplado. Por
ello, si tenemos un Plan B para el lugar, material o personas con las que vamos a
contar, nos evitará sufrir contratiempos irremediables.

13. LA ORGANIZACION

14. DEFINIR EL RESPONSABLE DEL EVENTO
• COORDINADOR GENERAL
• Se encarga de coordinar y dirigir a los integrantes de las diferentes
comisiones que comparten el compromiso de planificar, organizar, ejecutar
y controlar el evento en respuesta a las necesidades de la institución y
sociedad en general.

15. • LOS COMITES
• Son grupos de personas que contribuyen el trabajo para hacer cumplir los pasos del
evento satisfactoriamente, las mismas son nombradas por el comité organizador.

16. • Este comité presta apoyo al comité organizador en todo lo
concerniente a la estructuración del programa general del evento.
Principales funciones:
• Preparar un cronograma de actividades estableciendo fechas topes. -
Escoger temas a tratar y las actividades a realizar.
• Estructurar el programa técnico.
• Seleccionar a los conferencistas y/o ponentes.
• Seleccionar coordinadores de actividades.
• Establecer los mecanismos para la preselección y hacer la selección
final del trabajo.
• Entregar las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del
plazo establecido para su reproducción y distribución.

17. • Estructurar el programa social.
• Elaborar el programa de acompañantes.
• Fijar fechas de reuniones periódicas con el fin de revisar las actividades ejecutadas y
programar acciones pendientes.
• Mantener informado al comité organizador a través de reuniones periódicas.

18. • COMITÉ DE FINANZAS
• Para la ejecución de todo evento se requieren recursos económicos y saber como
distribuirlos de acuerdo a las prioridades del objetivo escogido.
• Funciones:
• Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.
• Buscar recursos económicos necesarios.
• Abrir cuentas bancarias.
• Mantener reuniones periódicas con el comité organizador.
• Establecer las prioridades de gastos.
• Efectuar los pagos.
• Llevar el balance detallado de los gastos efectuados.

19. • COMITÉ DE APOYO Y/O SERVICIOS GENERALES
• Se encarga de lo referente a la planificación y logística de las actividades
relacionadas con la celebración del evento. Funciones:
• Reservación del centro de convenciones.
• Montaje de los salones.
• Alquiler de equipos de sonido.
• Alquiler de todos los equipos audiovisuales.
• Reproducción del material.
• Organización y contratación del personal técnico.

20. • COMITÉ DE PROMOCION Y RELACIONES PUBLICAS
• Sus funciones son:
• Diseño y compra de todo el material promocional
• Elaboración de las pancartas
• Planificación y coordinación del protocolo
• Coordinación de información y entrevista con los medios de comunicación.
• Coordinar los programas de información y entrevistas con los medios de
comunicación.
• Coordinar los programas especiales para el comité organizador, los
conferenciantes e invitados especiales.
• Coordinar los actos de inauguración y clausura.
• Elaborar los instructivos.

21. • COMITÉ DE TRANSPORTE
• Sus funciones son:
• Coordinación general de todo lo referente al transporte aéreo, terrestre, y marítimo
• Coordinar la llegada y salida de los delegados e invitados en las terminales.
• Coordinar los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.

22. • COMITÉ DE SEGURIDAD
• Funciones:
• Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como los
delegados y particulares,
• Vigilancia de las instalaciones y de los campos hasta su reintegro a la empresa o a
los prestatarios de servicios.
• Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios.
• Coordinar los servicios de ambulancias y primeros auxilios.

23. • COMITÉ DE RECEPCION
• Funciones:
• Es el responsable de dar la bienvenida a todos los participantes.
• Recibir a los invitados especiales.
• Brindar toda información tanto de las actividades dl evento como otra que sea
requerida por los delegados e invitados.

24. • COMITÉ DE REGISTRO
• Sus funciones son:
• Coordinar todo lo referente a la inscripción.
• Diseñar las planillas de inscripción.
• Entregar al material.
• Suministrar información.

25. • COMITÉ DE ALOJAMIENTO
• Funciones:
• Seleccionar la diferentes alternativas de hospedaje.
• Contratar los servicios de alojamiento
• Distribuir las habitaciones
• Asignar habitaciones a los invitados especiales.

26. • COMITÉ DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
• Funciones:
• Seleccionar todo lo concerniente a alimentos y
bebidas
• Organizar los horarios
• Seleccionar el menú

27. • COMITÉ DE DAMAS
• Funciones: coordinar el programa de acompañantes
• Cooperar en la recepción y despedida de los invitados y participantes.
• Solicitar obsequios y donaciones.
• Ayudar en la organización del programa social.
• Colaborar en la decoración.

28. DETERMINAR EL OBJETIVO DEL EVENTO
• Antes de toda organización, hay que tener bien en claro una
cosa: el objetivo del evento. Será en base a ello donde
comenzará todo el proceso de planificación.
• Los eventos se dividen en:
• Eventos sociales: Bodas, bautismos, cumpleaños, etc.
• Eventos empresariales: Inauguración de una sucursal de la
empresa, la presentación de un nuevo producto, un almuerzo o
desayuno de trabajo, entre otros.
• Eventos oficiales: Cartas credenciales de diplomáticos,
reuniones bilaterales, inauguración de nuevas sedes
gubernamentales, etc.
•
• Cada evento tiene su propósito y es a partir de allí que se le
da sentido a toda la organización del mismo.

29. ESTABLECIMIENTO DE LA TEMÁTICA
DEL EVENTO
• Cada evento se desarrolla en torno a una temática y un objetivo en el que se
basarán la organización, el público objetivo o los participantes, los invitados y el
enfoque de marketing del evento.
• La temática del evento o del seminario también determinará el tipo de los canales
de marketing que se utilizarán con fines publicitarios. Esto también se aplica al
equipo de organización que necesitará la temática del evento para identificar de
forma correcta los participantes y las empresas objetivo a las que se les
presentarán el evento.

30. SELECCIÓN DE UN LUGAR DE
CELEBRACIÓN
• La selección de un lugar depende considerablemente de la envergadura del
evento. Por lo general, la envergadura se determina por el número de
participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio
adicional disponible con fines de exposición.
• El director de ventas debe explicar las limitaciones o la disponibilidad de las
siguientes opciones:
• Capacidad de mostrar carteles/señalización/señales de dirección
• Cualquier tipo de restricción para mostrar información sobre el evento.
• Disponibilidad de conserjes/puntos de información.

31. VISITE LAS INSTALACIONES.
• El director del lugar de celebración debe estar al tanto de todas las actividades para
anticiparse a posibles problemas. Tenga en cuenta los siguientes aspectos:
• Capacidad y tamaños adecuados de la sala donde se celebrará el evento.
• Flexibilidad para modificar la distribución/mesas de la sala.
• No existen obstrucciones visuales en la sala. Iluminación interior (flexibilidad para
ajustar/oscurecer secciones).
• Posibilidad de controlar la luz natural.
• Distracción sonora limitada en vestíbulos/detrás de las paredes.
• Acceso cercano a los aseos.

32. DISPONIBILIDAD DE EQUIPOS
AUDIOVISUALES.
• Casi todos los eventos incorporan uno o más elementos de equipos
audiovisuales. Confirme la disponibilidad de cada una de las siguientes
opciones:
• Acceso a Internet de alta velocidad (con cable/inalámbrico).
• Micrófonos: sistema de solapa y pie de micro (n.º necesarios).
• Proyectores LCD y mandos a distancia portátiles.
• Tamaños adecuados de pantallas y opciones de configuración.
• Monitores de pantalla plana, pantallas de televisión para opciones de vídeo.
• Pizarras de caballete, pizarras blancas y accesorios.
• Tomas de corriente (n.º y ubicaciones en la sala).

33. JUSTIFIQUE SU PRESUPUESTO.
• Realice una compilación de todos los gastos, incluidos los que se indican a
continuación:
• Gastos de las instalaciones donde se celebrará el evento.
• Gastos de los servicios de restauración.
• Gastos de alquiler de equipos audiovisuales.
• Gastos de servicios de oficina.
• Póliza de garantía.
• Servicios gratuitos.
• Opciones de pago.

34. CREACIÓN DE UNA MAGNÍFICA AGENDA

35. • Una vez que los organizadores descubren que a la gente le gusta asistir a los
eventos, es importante crear un programa al que merezca la pena asistir. La agenda
debe centrarse en una única temática y no abrumar a los asistentes. Por ejemplo, el
siguiente programa de muestra de un seminario de medio día tiene en cuenta las
necesidades de los asistentes:
• 8:00 a.m. Llegada y desayuno
• 8:45 a.m. Mensaje de bienvenida
• 9:00 a.m. Ponente de apertura
• 10:00 a.m. Descanso
• 10:15 a.m. Debates de paneles
• 11:30 a.m. Últimos comentarios

36. • Tenga muy presente la agenda y el reloj. A pesar de contar con una
magnífica agenda, los asistentes del evento tienen preferencias en lo que
respecta a cuándo desean asistir a dichos programas y cuándo no lo
desean. Tenga en cuenta los siguientes aspectos cuando establezca las
fechas y las horas de su evento:
• Los asistentes prefieren programas de mañana para los seminarios.
• Los asistentes prefieren eventos de agradecimiento inmediatamente
después del trabajo.
• Los martes y los jueves son los días predilectos para celebrar eventos.
• Si fuera posible, evite celebrar eventos los viernes.
• Evite programar eventos en vacaciones y en vísperas de vacaciones.
• Tenga muy presente los requisitos de viaje de los asistentes del evento.
• Otras cuestiones importantes: fórjese una reputación por comenzar y
finalizar con puntualidad.

37. REALICE UNA LISTA DE INVITADOS
ADECUADOS

38. • Las reuniones exitosas cuentan con una temática específica y un público
objetivo de dicho mensaje. Es importante realizar una lista de invitados
que incluya asistentes adecuados, incluso si se clasifican en orden de
importancia. Los organizadores realizarán una lista principal de posibles
invitados e informarán del evento a los medios de comunicación. Esto
funcionará si trata de completar el número de asistentes maquillando las
estadísticas.
• Mencione el evento a los invitados antes de enviar las invitaciones.
• Envíe con antelación un mensaje de “reserve la fecha” en el proceso de
planificación (en papel o en formato electrónico).
• Envíe una invitación detallada, en la que se incluya los puntos destacados
de la agenda (en papel o en formato electrónico).
• Vuelva a enviar la invitación detallada con una nota personalizada (en
formato electrónico).
• Llame a los invitados e invíteles formal y personalmente al evento.

39. MARKETING Y PUBLICIDAD DEL EVENTO

40. • El marketing del evento es la tarea más
importante y, con frecuencia, la más
desafiante en la organización de eventos, y
suele considerarse como el factor más
importante del éxito de un evento. Esto se
debe a que el número de participantes en un
seminario depende en gran manera de la
potencia de las actividades de marketing y la
publicidad. Que el evento logre su objetivo o
no depende en gran medida de la
comerciabilidad de dicho evento. Esto
significa que deben adoptarse el
posicionamiento adecuado del seminario y la
estrategia correcta de marketing para
conseguir el número deseado de asistentes al
evento.

41. COLABORACIÓN CON
PATROCINADORES
• Conseguir que patrocinadores
acreditados participen en un evento
contribuirá a aumentar la credibilidad de
dicho evento, además de reducir costes.
Los patrocinadores también pueden
servir de ayuda en el marketing, pues
pueden publicitar su evento, además,
entre sus clientes.

42. ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL Y
TRABAJO CON LOS PONENTES
• . Invite al evento a ponentes de prestigio y buena
reputación, que ofrezcan a los participantes información
importante para su trabajo, sector o negocio. Prepare
los ponentes de antemano y trabaje con ellos en sus
presentaciones en Power Point, además de informarlos
con antelación sobre los procesos logísticos, el
calendario y el público que se espera.
• Cualquier evento necesita un buen equipo de personas
que se encarguen de tareas relacionadas con la
acomodación, el registro, la atención al cliente y las
finanzas. Familiarice al equipo con los protocolos
necesarios para el evento, con el fin de eliminar la
posibilidad de que se produzca alguna confusión o
algún error.

43. REALIZAR PRIMERA
DE AVANCES

44. REVISAR Y SOLICITAR BASES DE DATOS
ACTUALIZADAS DE LA AUDIENCIA META
Y SU COSTO (APOYÁNDOSE EN
CÁMARAS Y ASOCIACIONES)

45. DEFINIR UN PROGRAMA PRELIMINAR DE
ACTIVIDADES GENERALES A REALIZAR:
CONFERENCIAS, CENAS, ENTRE OTROS