Qué son las tablas en Excel

1. ¿Qué es una tabla de Excel?
Las tablas de Excel son un rango de celdas que contiene datos y su fila superior es una fila de
encabezados que describen el contenido de cada columna. La nueva funcionalidad de tablas fue
introducida en Excel 2007.
Aunque siempre hemos podido crear tablas en Excel, la nueva implementación de las tablas nos permite
realizar ciertas tareas comunes de una manera más fácil. Además, ayuda a eliminar algunos errores
comunes que se cometían con anterioridad.
Entendiendo las tablas de Excel
Las tablas de Excel son un rango de celdas que ha sido estructurado adecuadamente con nuestros
datos. Cada fila de una tabla corresponde a una sola entidad, por ejemplo, una tabla puede contener
información de los empleados de una empresa y por lo tanto cada fila hará referencia a un empleado
diferente.
Las tablas tienen encabezados en la parte superior y cada uno de ellos describe la información contenida
en cada columna. Así por ejemplo, nuestra tabla de empleados tiene los encabezados ID (de empleado),
Nombre, Apellido, Salario, Departamento.
Esta misma tabla se puede crear con cualquier versión de Excel, sin embargo los beneficios los veremos
cuando convertimos este rango de celdas en una tabla “oficial”. Para crear una tabla de Excel debemos
elegir la ficha Insertar y posteriormente pulsar el botón Tabla. Esto convertirá el rango de celdas en una
tabla de Excel.
Una vez que hemos convertido un rango de celdas en una tabla, Excel podrá responder de una manera
más inteligente a las acciones que hagamos sobre la tabla. Por ejemplo, si creamos un gráfico de Excel
basado en una tabla, al momento de agregar nueva información el gráfico será actualizado
automáticamente con las nuevas filas de la tabla.

2. Diferencias entre rangos y tablas de Excel
A continuación enlistaré algunas características de las tablas de Excel que las hacen diferentes a los
rangos de celdas:
• Al activar cualquier celda de la tabla se habilitará la ficha contextual llamada Herramientas de
tabla la cual contendrá comandos adicionales para trabajar con la tabla.
• Se puede aplicar un estilo a la tabla con tan solo elegirlo de la galería de estilos.
• Cada encabezado de columna contiene una lista desplegable la cual podemos utilizar para
ordenar o filtrar los datos de la tabla.
• Si tenemos una tabla que contiene muchas filas y movemos la barra lateral derecha de hacia
abajo, en lugar de que los encabezados de la tabla desaparezcan, Excel remplaza
automáticamente las letras de las columnas por los encabezados de la tabla.
• Las tablas soportan referencias estructuradas lo que significa que en lugar de utilizar referencias
de celdas, podemos utilizar el nombre de la tabla y de los encabezados.
• La esquina inferior derecha de una tabla tiene una pequeña flecha que nos permite agregar
fácilmente una nueva fila o una nueva columna. Solamente debemos arrastrar dicha esquina
hacia abajo o hacia la derecha.
Las tablas de Excel nos ofrecen diversos beneficios al momento de trabajar con nuestros datos así que
puedes comenzar a hacer uso de ellos y tener una mejor experiencia de uso en Excel.

3. Tablas en Excel
Las tablas no son más que un conjunto de filas y columnas que contienen datos relacionados y que son
manejados de manera independiente por Excel. Las tablas son una herramienta muy poderosa que debes
aprender a utilizar adecuadamente.
¿Qué es una tabla en Excel?
Las tablas son la manera en que Excel identifica un rango de celdas y de esa manera sabe que la
información contenida en ellas está relacionada. La primera fila de una tabla siempre contendrá los
encabezados de columna y el resto de las filas contendrán los datos. El utilizar tablas es muy conveniente
porque Excel se hará cargo de los detalles del manejo de las tablas, como facilitar el agregar nuevas filas
o eliminarlas, lo cual te permitirá enfocarte más en el análisis de los datos.
Cómo crear una tabla
Para crear una tabla en Excel todo lo que debes hacer es seleccionar el rango de celdas que contiene los
datos y pulsar el botón Tabla que se encuentra dentro de la ficha Insertar.
El uso de las tablas en Excel es altamente recomendable así que a continuación mencionaré 7 beneficios
de utilizar las tablas de Excel.
1. Cambiar fácilmente el estilo de una tabla
Excel contiene algunos estilos de tabla predefinidos de los cuales podrás elegir alguno para aplicarlo a tu
tabla. Solamente selecciona cualquier celda que se encuentra dentro de la tabla y cambia su estilo
seleccionado la opción adecuada dentro del grupo Estilos de tabla que se encuentra dentro de la ficha
Diseño de las Herramientas de tabla.

4. Si no te agrada ninguno de los estilos mostrados puedes hacer clic en la opción Nuevo estilo de tabla
para crear un nuevo estilo.
2. Resaltar filas alternas de una tabla
Cuando creas una nueva tabla, Excel aplicará un fondo especial a las filas impares. Si por alguna razón
no deseas que se aplique este formato puedes deshabilitarlo con la opción Filas con bandas dentro de la
ficha Herramientas de tabla.

5. 3. Filtrar y ordenar datos de la tabla
Cada tabla que se crea en Excel ya trae consigo filtros para cada columna, así como opciones de
ordenamiento para cada columna.
4. Referencias estructuradas de una tabla
Una de las ventajas más importantes de una tabla de Excel es que, en lugar de utilizar las referencias de
celdas como las conocemos, podemos utilizar referencias estructuradas las cuales hacen uso del nombre
de la tabla así como de los nombres de las columnas para hacer referencia a los datos.
Al igual que con las referencias tradicionales, las referencias estructuradas se actualizan
automáticamente al insertar nuevos datos en la tabla o al removerlos.
5. Crear columnas calculadas fácilmente
Una vez que sabes utilizar las referencias estructuras será muy sencillo crear columnas calculadas
utilizando los nombres de las columnas. Por ejemplo:
6. Fila de totales de una tabla
Se pueden agregar totales a una tabla con tan solo marcar la caja de selección Fila de totales:

6. Y por si fuera poco, podemos modificar la Fila de totales especificando la operación que deseamos
aplicar.
7. Imprimir una tabla
Para imprimir una tabla debes seleccionar cualquiera de sus celdas y oprimir la combinación de teclas
CTRL + P y posteriormente, en la sección de Configuración, seleccionar la opción Imprimir la tabla
seleccionada.
Estas son solo algunas de las características y beneficios de las tablas en Excel que demuestran que son
intuitivas, fáciles de usar y que además nos proveen de mucha funcionalidad sin tanta complejidad. La
próxima vez que organices tus datos en Excel considera utilizar una tabla.

7. Tabla con encabezados
Antes de hacer clic en el botón Aceptar asegúrate de tener seleccionada la opción La tabla tiene encabezados. Finalmente haz
clic en Aceptar y Excel dará formato a la tabla e insertará filtros para cada una de las columnas.
Otra forma de insertar una tabla es haciendo clic en el comando Dar formato como tabla que se encuentra en el grupo Estilos
de la ficha Inicio. Con este comando puedes seleccionar desde un inicio el estilo que prefieres dar a la tabla.

8. Agregar filas a una tabla de Excel
Después de que has creado una tabla, se pueden pensar en varios métodos para agregar nuevas filas a
una tabla de Excel. La forma más directa de agregar una nueva fila es seleccionando la última celda de
la tabla (celda inferior derecha) y oprimir la tecla Tabulador.
Al hacer esto, Excel añadirá una nueva fila a la tabla en donde podremos introducir la información
apropiada para el nuevo registro:
Observa cómo Excel coloca un borde sólido alrededor de las celdas que delimitan la nueva fila de la tabla.
Cuando termines de utilizar los criterios debes borrarlos y oprimir el botón Formulario para regresar al
modo inicial de edición. Finalmente el botón Cerrar cierra el cuadro de diálogo y nos permite regresar a la
hoja de Excel.

9. Filtrar registros de una tabla
Existe una característica en Excel conocida como Autofiltrar que permite esconder los regitros de una
tabla de Excel excepto aquellos que deseamos ver. Al filtrar los registros de una tabla sólo estamos
mostrando un subconjunto de los datos y de esa manera tenemos una mejor visibildiad de los mismos
para realizar un buen análisis.
Filtrar datos en Excel
El filtrado no re-ordena los datos, simplemente oculta de manera temporal los registros que no cumplen
con los criterios especificados. Para aplicar un filtro sobre los datos de una tabla siguie los siguientes
pasos. Haz clic dentro de la tabla y selecciona el comando Ordernar y Filtrar que se encuentra en el
grupo Modificar de la ficha Inicio y dentro de las opciones mostradas selecciona Filtro:
Inmediatamente aparecen flechas de filtrado al lado de los encabezados de cada columna. Si ya habías
dado formato a los datos como tabla previamente, entonces estas flechas de filtrado ya estaban
presentes. Ahora haz clic sobre la flecha de filtrado de la columna que deseas filtrar y Excel desplegará
una lista que incluye cada uno de los valores únicos de la columna.

10. Para aplicar el filtro en los datos remueve la marca de selección de la opción (Seleccionar todo). Esto
limpirá todas las cajas de selección permitiéndote seleccionar sólamente las opciones que estás
interesado ver:
Filtrar por varios criterios o columnas
Puedes seleccionar múltiples cajas de selección para filtrar por varios criterios. Al hacer clic en el botón
Aceptar Excel desplegará sólamente los datos que cumplen son la selección realizada. También puedes
aplicar filtros en varias columnas a la vez, solamente repite los pasos que acabamos de revisar para
cualquier otra columna.
Podrás notar que una columna tiene un filtro aplicado porque el ícono de flecha de filtrado es
reemplazado por un ícono de filtro.

11. Remover un filtro
Para remover un filtro puedes hacer clic sobre el ícno de filtro de la columna deseada y seleccionar la
opción Borrar filtro
Si has aplicado filtros a varias columnas y deseas quitar todos los filtros al mismo tiempo puedes hacer
clic en el comando Ordernar y filtrar y seleccionar la opción Borrar

12. Filtrar números en Excel
Excel provee múltiples opciones para filtrar datos numéricos como filtrar los valores superiores o
inferiores, filtrar los valores que son mayores o menores a un número específico, etc. Ya hemos visto
cómo filtrar registros de una tabla y cómo Excel coloca automáticamente flechas de filtrado para cada
columna.
Filtros de número en Excel
Pero existe una opción de menú especial para las columnas que son numéricas y que revisaremos a
continuación. Haz clic sobre el icono de filtrado de una columna de datos numéricos y selecciona la
opción de menú Filtros de número. Observa las opciones disponibles:
Primero probaremos la opción Diez mejores. Esta opción muestra el cuadro de diálogo Autofiltro de las
diez mejores
En la primera lista de selección podrás decidir si deseas obtener los valores superiores o inferiores. En la
segunda opción puedes especificar el número de elementos que deseas observar (desde 1 hasta 500).
En la última lista de selección eliges si deseas filtrar los elementos o filtrar por su porcentaje. Un ejemplo
de porcentaje podría ser obtener los 10 clientes superiores por el porcentaje de ventas. Una vez que has
especificado los valores adecuados haz clic en Aceptar y Excel desplegará los registros que cumplen con
el criterio especificado.

13. Otra de las opciones de Filtros de número es filtrar por Superior del promedio o Inferior del promedio.
Estas opciones son directas y en cuanto las selecciones Excel aplicará el filtro automáticamente. Por
último podrás observar que el resto de los filtros posibles se puede realizar a través del cuadro de diálogo
Autofiltro personalizado
A través de este cuadro de diálogo podrás hacer comparaciones como: Igual a, mayor que, menor que,
entre, etc. Sólamente debes especificar la condición que necesitas y podrás filtrar números en Excel.

14. Filtrar datos por fecha
Si los datos de tu tabla incluyen fechas, puedes realizar un filtro en base a esas columnas de manera que
puedas analizar sólo el conjunto de información que te interesa. Haz clic sobre la flecha de filtrado de la
columna que contiene las fechas:
Filtros de fecha en Excel
Selecciona la opción de menú Filtros de fecha y podrás ver toda la gama de opciones que tienes
disponibles para filtrar la información. Dentro de la lista encontrarás dos clases de filtros, aquellos que
necesitan de un argumento para poder filtrar (filtros comúnes) y aquellos que están basados en una fecha
de comparación que generalmente es el día actual (filtros dinámicos).
Por ejemplo, al hacer clic en la opción Entre, se mostrará el cuadro de diálgo Autofiltro personalizado que
permitirá capturar los argumentos necesarios para aplicar el filtro.

15. Si por el contrario eliges un filtro dinámico como la opción de menú Hoy, Excel aplicará de inmediato el
filtro utilizando la fecha actual del sistema como referencia. Los mismo sucede con los filtros Ayer,
Próxima semana, Mes pasado, Este año, etc.
Recuerda que para quitar los filtros aplicados a una columna puedes hacer clic en el comando Borrar que
se encuentra en la ficha Datos.

16. Filtrar datos de tabla por color
Si has aplicado color a las fuentes o celdas de una tabla, entonces puedes filtrar por color los datos de manera que obtengas
solamente el subconjunto de datos de tu interés. Aquellas filas que no cumplan con el criterio de color se ocultarán
temporalmente.
El color de las celdas puedes aplicarlo manualmente ó lo puedes aplicar utilizando formato condicional. En este ejemplo
supondremos que ese formato ya ha sido aplicado previamente a los datos.
Filtrar por color en Excel
Cuando se ha aplicado un color especial a las celdas, Excel habilita la opción Filtrar por color, la cual mostrará las opciones
de colores que tiene la columna que está siendo analizada en ese momento:
Dentro del submenú de colores puedes seleccionar el color adecuado para que el filtro sea aplicado y veas los resulados de
manera inmediata.
Recuerda que para mostrar de nuevo todos los datos debes borrar el filtro con el comando Borrar que se encuentra dentro del
comando Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.

17. Utilizar fórmulas en tablas de Excel
Las tablas de Excel nos ayudan en gran manera a organizar nuestros datos, pero es inevitable utilizar
fórmulas para obtener información adicional sobre dicha información. Por ello en esta ocasión
revisaremos algunos métodos para utilizar fórmulas en tablas de Excel.
En primer lugar he convertido un rango de datos en una tabla utilizando el comando Tabla que se
encuentra en la ficha insertar.
Lo primero que debes saber es que, sin haber ninguna acción adicional, Excel ha nombrado a este rango
de celdas como Tabla1 y lo podemos comprobar abriendo el Administrador de nombres que se encuentra
en la ficha Fórmulas dentro del grupo Nombres definidos.
Utilizar la fila de totales
Si queremos calcular el total de alguna de las columnas de una tabla, ni siquiera tenemos que utilizar una
fórmula sino que solamente debemos insertar la fila de totales de la tabla. Para ellos debemos seleccionar
cualquier celda de la tabla e ir a la ficha contextual Herramientas de tabla.

18. Deberás marcar la opción Filas de totales y Excel insertará una nueva fila a la tabla. La fila de totales nos
permite elegir entre varias fórmulas que pueden ser aplicadas. Al seleccionar alguna celda de la fila de
totales se mostrará la lista de funciones disponibles.
De esta manera puede hacer clic sobre la celda de total que corresponde a la columna “Proyectado” e
insertar la suma. Quiero que observes con detenimiento el tipo de fórmula que Excel muestra en la barra
de fórmulas para la celda de la fila de totales que acabo de modificar:
Sorprendentemente Excel no utiliza la función SUMA sino que utiliza la función SUBTOTALES la cual en
su primer argumento nos permite utilizar un número el cual identificará a la función a utilizar y en este
caso el número 109 equivale a la función SUMA. El segundo argumento de la función SUBTOTALES es el
nombre de la columna de la tabla, que para este ejemplo es la columna “Proyectado”.
Si para esta misma columna realizo el cambio de función a Promedio podrás observar que en lugar de
utilizar el número 109 se utilizará ahora el número 101 en la función SUBTOTALES:

19. Utilizando fórmulas dentro de una tabla
Como has visto en el ejemplo anterior, podemos utilizar los nombres de columnas para hacer cálculos con
la información de nuestra tabla. Ese tipo de referencia es conocida como referencia estructurada. Para
hacer un ejemplo de una fórmula con referencias estructuradas agregaremos una nueva columna a
nuestra tabla llamada Diferencia la cual tendrá la resta entre la columna Proyectado y la columna Real y
para ello utilizaremos la fórmula [@Proyectado]-[@Real].
Si después de introducir el símbolo “=” en la celda D2 nos movemos con las flechas del teclado hacia la
celda B2, Excel introducirá automáticamente el nombre [@Proyectado]. Después ingresamos el símbolo “-
“ para realizar la resta y finalmente nos movemos hacia la celda C2 y se insertará automáticamente el
nombre [@Real].
Al momento de pulsar la tecla Entrar, se propagará automáticamente la fórmula por toda la columna. Este
es un comportamiento natural de las tablas de Excel que nos ahorrará algunas acciones adicionales al
ingresar nuestras fórmulas.

20. Referencias estructuradas
En Excel siempre utilizamos las referencias a celdas o rangos para efectuar nuestros cálculos, pero si
tienes una tabla puedes referirte a los datos a través de un estilo de referencia conocido como referencia
estructurada.
Este estilo de referencia es del agrado de muchas personas porque les parece más intuitivo que
simplemente especificar la dirección de una celda o de un rango. Para poder utilizar las referencias
estructuradas en Excel se debe comenzar por darle un nombre a la tabla de datos, lo cual se hace
directamente en el cuadro nombre de la tabla que se encuentra en la ficha Diseño dentro de la sección de
fichas Herramientas de tabla.
Si quisiéramos obtener el total de la columna Ventas podríamos utilizar la función SUMA de la siguiente
manera:
SUMA(D2:D10)
Sin embargo, al utilizar una referencia estructurada puedo realizar la suma como se observa:
Al comenzar a especificar el nombre de la tabla recién creada Excel detecta su existencia y la muestra
como una opción para la fórmula. Así que solamente acepta la sugerencia para poder continuar.
Después de especificar el nombre de la tabla viene un paso importante, que es especificar la columna
Ventas. Para poder hacer referencia a dicha columna debo ingresar un corchete “[” el cual nos dará
acceso a los miembros de la tabla. Observa cómo inmediatamente después de introducir el corchete
Excel muestra las posibles opciones dentro de las cuales aparecen las columnas de la tabla.

21. Solamente resta elegir la columna Ventas y cerrar el corchete así como el paréntesis de la función suma
para obtener el resultado deseado.
La fórmula funcionará correctamente incluso si se agrega un nuevo registro o una nueva columna a la
tabla de datos.