El documento explica las relaciones entre tablas en una base de datos y la importancia de definir estas relaciones correctamente. Las relaciones permiten combinar información de varias tablas en consultas, formularios e informes. Existen tres tipos de relaciones - uno a varios, varios a varios y uno a uno - y es importante entender qué tipo existe entre cada par de tablas para definir las relaciones adecuadamente.

1. COLEGIO NACIONAL CAMILO PONCE ENRÍQUEZ DAVID JIMÉNEZ 6º INFORMÁTICA HERRAMIENTAS CASE LIC. DANIEL VIDAL 2014 – 2015

2. Tablas Guía de relaciones de tablas Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho esté representado sólo una vez. A continuación, se debe proporcionar a Microsoft Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la información desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas que están relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente, primero deberá comprender las relaciones existentes entre las tablas y, a continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos de Office Access 2007.
Para obtener más información, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos. Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas. Por ejemplo, el formulario que se muestra a continuación incluye información recopilada de varias tablas:
La información de este formulario procede de la tabla Clientes...
...la tabla Pedidos...
...la tabla Productos...
...y la tabla Detalles de pedidos. El nombre de cliente del cuadro Facturar a se obtiene de la tabla Clientes, los valores de Id. de pedido y Fecha de pedido proceden de la tabla Pedidos, el nombre de producto viene de la tabla Productos, y los valores Precio por unidad y Cantidad proceden de la tabla Detalles del pedido. Estas tablas se vinculan entre sí de varias formas para recopilar información de cada una e incorporarla al formulario.

3. Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las tablas deben coordinarse de modo que muestren información acerca del mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo mediante las relaciones de tablas. Una relación de tabla hace coincidir los datos de los campos clave (a menudo un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creación de una relación de tabla entre los campos Id. de empleado en las tablas Empleados y Pedidos.
Id. de empleado aparece en ambas tablas; como clave principal ...
... y como clave externa.
Volver al principio
Tipos de relaciones de tabla Existen tres tipos de relaciones de tabla. Una relación uno a varios Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios. Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominaría Id. de cliente. Access utilizaría entonces el número de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto. Una relación de varios a varios
Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de

4. varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación. Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación varios a varios que se define mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos. Una relación uno a uno En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.
Volver al principio
¿Por qué crear relaciones de tabla? Puede crear relaciones de tabla explícitamente mediante la ventana Relaciones, o arrastrando un campo desde el panel Lista de campos.Office Access 2007 usa relaciones de tabla para combinar tablas si hay que utilizarlas en un objeto de base de datos. Existen varias razones por las que se deben crear relaciones de tabla antes de crear otros objetos de base de datos, como formularios, consultas e informes. Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deberá crear una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id. de cliente. En la ventana Relaciones, puede especificar manualmente los campos que desea combinar. Sin embargo, si ya tiene definida una relación entre las tablas, Office Access 2007 suministrará la combinación predeterminada, de acuerdo con la relación de tabla existente. Además, si usa uno de los asistentes para consultas, Access utilizará la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad. Las relaciones de tabla informan de los diseños de formulario e informe
Al diseñar un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien

5. fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad. Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros huérfanos en la base de datos. Un registro huérfano es el que hace referencia a otro registro que no existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe. Al diseñar una base de datos, se divide la información en tablas, cada una de las cuales tiene una clave principal. A continuación, se agregan claves externas a las tablas relacionadas que hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave principal y clave externa forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Por lo tanto, resulta importante, que dichas referencias de clave principal y clave externa estén sincronizadas. La integridad referencial sirve para asegurarse de que las referencias permanecen sincronizadas y depende de las relaciones de tabla.
Volver al principio
Descripción de la integridad referencial Al diseñar una base de datos, se divide la información en muchas tablas basadas en temas para minimizar la redundancia de los datos. A continuación, se proporciona a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la información, colocando campos comunes en tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relación de uno a varios se toma la clave principal de la tabla "uno" y se agrega como un campo adicional a la tabla "varios". Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de la tabla "varios" y busca el valor correspondiente en la tabla "uno". De este modo los valores de la tabla "varios" hacen referencia a los valores correspondientes de la tabla "uno". Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarán "huérfanos" si elimina el registro Transportista. Los pedidos todavía contendrán un Id.de transportista, pero el Id. ya no será válido, porque el registro al que hace referencia ya no existe. El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener las referencias sincronizadas para que esta situación hipotética no ocurra nunca.
La integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla (vea Exigir integridad referencial para obtener instrucciones paso a paso). Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa relación de tabla. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el destino de una referencia, así como las eliminaciones que quitan el destino de una referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad perfectamente válida de cambiar la clave principal de un transportista que tiene pedidos en la tabla Pedidos. Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una única operación. De ese modo, Access se asegura de que la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad

6. referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal. También es posible que tenga la necesidad válida de eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos relacionados de ese transportista. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Si aplica la integridad referencial y selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, elimina un registro en la parte de la clave principal de la relación, Access eliminará automáticamente todos los campos que hagan referencia a la clave principal.
Volver al principio
Ver relaciones de tabla Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la ficha Herramientas de base de datos. Se abrirá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si aún no se han definido relaciones de tabla y abre la ventana Relaciones por primera vez, Access le pedirá que agregue una tabla o consulta a la ventana. Abra la ventana Relaciones.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Si la base de datos contiene relaciones, aparecerá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si la base de datos no contiene relaciones y abre la ventana Relaciones por primera vez, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Se mostrarán todas las relaciones definidas en la base de datos. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de exploración.

7. La clave principal
Esta línea representa la relación
La clave externa Una relación de tabla se representa mediante una línea de relación trazada entre las tablas en la ventana Relaciones. Una relación que no exige integridad referencial aparece como una línea delgada entre los campos comunes que admiten la relación. Si selecciona la relación haciendo clic en su línea, la línea se hará más gruesa para indicar que está seleccionada. Si exige la integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, aparece el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea. Puede seleccionar los siguientes comandos en la cinta de opciones cuando la ventana Relaciones está activa: En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas: Modificar relaciones Abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si selecciona una línea de relación, puede hacer clic en Modificar relaciones para cambiar la relación de tabla. También puede hacer doble clic en la línea de relación. Borrar diseño Oculta de la visualización todas las relaciones y tablas en la ventana Relaciones. Observe que este comando sólo oculta las relaciones y tablas, no las elimina. Informe Relaciones Crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la base de datos. El informe sólo muestra todas las relaciones y tablas que no están ocultas en la ventana Relaciones. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones: Mostrar tabla Abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla para que pueda seleccionar tablas y consultas para verlas en la ventana Relaciones. Ocultar tabla Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones.
Mostrar relaciones directas Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la tabla seleccionada en la ventana Relaciones, si aún no se muestran.

8. Mostrar todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la base de datos en la ventana Relaciones. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar tablas ocultas, vea el artículo Guía del panel de exploración. Cerrar Cierra la ventana Relaciones. Si realiza algún cambio en el diseño de la ventana Relaciones, le pedirán que guarde los cambios.
Volver al principio
Crear una relación de tabla Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo. Crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas.

9. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione un nuevo campo de la lista.
Para exigir la integridad referencial de esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad referencial. Para obtener más información sobre la integridad referencial, vea las secciones Descripción de la integridad referencial y Exigir integridad referencial. Haga clic en Crear. Se dibujará una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, aparecerá el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) sobre la parte gruesa del otro extremo.
Notas Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.
Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado "uno" de la relación (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin

10. duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios. Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos
En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos disponibles de las tablas relacionadas y también los de otras tablas. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Cambiar una relación de tabla para obtener más información. Abrir una tabla en la vista Hoja de datos
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a la que desee agregar el campo, cree la relación y haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual. Abrir el panel Lista de campos En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.
Aparecerá el panel Lista de campos. En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos en alguna de estas dos categorías del panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la tabla con la que trabaja actualmente. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.
En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar

11. un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos. Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.
Aparecerá el panel Lista de campos. Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición. Se iniciará el Asistente para búsquedas. Siga las instrucciones para completar el Asistente para búsquedas. El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Cambiar una relación de tabla para obtener más información.
Volver al principio
Eliminar una relación de tabla Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ventana Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

12. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Presione la tecla SUPRIMIR. O bien, Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Eliminar. Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí. Nota Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto (como puede ser un formulario), no se podrá eliminar la relación. Primero se deben cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación.
Volver al principio
Cambiar una relación de tabla Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ventana Relaciones y, a continuación, modifíquela. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea para seleccionarla. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella o haga clic en Modificar relaciones en el grupo Herramientas en la ficha Diseño. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Realice sus cambios en el cuadro de diálogo Modificar relaciones
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

13. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones y se muestran las líneas de relación. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto en el cuadro de diálogo Propiedades) y las relaciones no se muestran a menos que se seleccione Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de exploración. Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Haga doble clic en la línea de relación. O bien, En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

14. El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada. Para obtener más información sobre el tipo de combinación y cómo configurarlo, vea la sección Configurar el tipo de combinación. Para obtener más información sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección Exigir integridad referencial.
Establecer el tipo de combinación Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una consulta que use dichas tablas, Access selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados mediante la creación de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa. Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos sólo para las filas en las que se ha encontrado una coincidencia. Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a Access qué registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado combinación interna), la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales. Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que coinciden con las de la izquierda. Nota En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de diálogo Modificar relaciones y no en la ventana Relaciones. Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia.

15. Establecer el tipo de combinación En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se incluyen todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla. Opción Combinación relacional Tabla izquierda Tabla derecha
1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales.
Combinación interna
Filas coincidentes
Filas coincidentes 2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales. Combinación externa izquierda Todas las filas Filas coincidentes
3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean iguales.
Combinación externa derecha
Filas coincidentes
Todas las filas
Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes. Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones.

16. Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de exploración. Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Haga doble clic en la línea de relación. O bien, En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Haga clic en Tipo de combinación. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Volver al principio
Exigir integridad referencial
El uso de la integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Access rechaza las actualizaciones que cambien el destino de una referencia, así como

17. las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la sección Configurar las opciones en cascada. Activar o desactivar la integridad referencial
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto check box in the table's Propiedades dialog box is selected) and their relationships will not be shown unless Show Hidden Objects is selected in the Navigation Options dialog box.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de exploración. Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Haga doble clic en la línea de relación. O bien, En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial. Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar. Tras aplicar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:

18. No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean registros huérfanos. No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados. No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla Pedidos si hay artículos de línea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados. Notas Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes condiciones para poder aplicar la integridad referencial: El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único. Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño del campo tenga el valor Largo entero. Ambas tablas deben existir en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de Access, se puede abrir la base de datos en las que están almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base de datos.
Configurar las opciones en cascada Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una sola operación. De ese modo, la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal.
Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compañía de transporte. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de

19. verificación Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina automáticamente todos los registros que hacen referencia a la clave principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal. Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea Guía del panel de exploración. Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Haga doble clic en la línea de relación. O bien, En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial. Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada los registros relacionados, o bien, active ambas. Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

20. Nota Si la clave principal es un campo Autonumérico, la activación de la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumérico. Crear, modificar o eliminar una relación
Mostrar todo
Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas. En este artículo se describen los procedimientos paso a paso para crear, modificar y eliminar una relación de tabla. Se incluye información sobre cómo exigir la integridad referencial para evitar la creación de registros huérfanos, cómo definir el tipo de combinación para determinar qué registros de cada lado de una relación se incluyen en el resultado de una consulta y cómo configurar las opciones en cascada para mantener sincronizadas las referencias. Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo
Crear una relación de tabla
Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos comunes tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa también puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.

21. Crear una relación de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón Relaciones.
4. Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver ambas, haga clic en Ambas.
5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ficha de documentos Relaciones, haga clic en Cerrar.
6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

22. 7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione el campo apropiado en la lista.
Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad referencial. Para obtener más información sobre la integridad referencial, vea la sección Además, vea el artículo
8. Haga clic en Crear.
Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, la línea aparece más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, aparece el número 1 en la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea, tal y como se muestra en la siguiente ilustración.

23. NOTAS Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno. Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado uno de la relación (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado varios de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.
Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos
En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos que están disponibles en las tablas relacionadas así como los campos que están disponibles en las otras tablas de la base de datos. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios

24. entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección para obtener más información.
Abrir una tabla en la vista Hoja de datos
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a la que desee agregar el campo, cree la relación y, a continuación, haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual.
Abrir el panel Lista de campos En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.
Aparece el panel Lista de campos.

25. En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos de alguna de estas dos categorías en el panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la tabla con la que se trabaja actualmente. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación. En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos

26. 1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.
Aparece el panel Lista de campos.
2. Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.
3. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos.
4. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
Se inicia el Asistente para búsquedas.
5. Siga las instrucciones para ejecutar el Asistente para búsquedas.
El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Modificar una relación de tabla para obtener más información.
Modificar una relación de tabla
Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ficha de documentos Relaciones y, a continuación, modifíquela.

27. 1. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea para seleccionarla.
La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
2. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella.
O bien, En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Abrir el cuadro de diálogo Modificar relaciones
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las relaciones.

28. Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración. Para
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien, En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.
El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada. Para obtener

29. más información sobre el tipo de combinación y cómo configurarlo, vea la sección. Para obtener más información sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección
Configurar el tipo de combinación
Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una consulta que use las dos tablas, Access selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados mediante la creación de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa. Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos sólo para las filas en las que se ha encontrado una coincidencia. Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a Access qué registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado combinación interna), la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales.
Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una

30. combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que coinciden con las de la izquierda. NOTA En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de diálogo Modificar relaciones y no en la ficha de documentos Relaciones. Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia.
Configurar el tipo de combinación
1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.
Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.
2. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se devuelven todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla. Opción Combinación relacional Tabla izquierda Tabla derecha
1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales.
Combinación interna
Filas coincidentes
Filas coincidentes 2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales. Combinación externa izquierda Todas las filas Filas coincidentes
3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean iguales.
Combinación externa derecha
Filas coincidentes
Todas las filas
Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.

31. Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración. Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo

32. 5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien, En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Haga clic en Tipo de combinación.
8. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a continuación, haga clic en Aceptar.
9. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Exigir integridad referencial
La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Esto significa que Access rechazará las actualizaciones que cambien el destino de una referencia así como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que

33. Access propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la sección
Activar o desactivar la integridad referencial
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración. Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

34. 6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien, En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
8. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Tras habilitar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas: No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean registros huérfanos. No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados. No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla Pedidos si hay artículos de línea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados.
NOTAS

35. Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes condiciones para exigir la integridad referencial: El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único. Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño del campo tenga el valor Largo entero. Ambas tablas existen en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de Access, se puede abrir la base de datos en las que están almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base de datos.
Configurar las opciones en cascada
Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una sola operación. De ese modo, la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal. Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compañía de transporte. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina automáticamente todos los registros que hacen referencia a la clave principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal.
Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada

36. 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración. Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,

37. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
8. Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada los registros relacionados, o bien, active ambas.
9. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
NOTA Si la clave principal es un campo Autonumérico (tipo de datos Autonumérico: tipo de datos de campo que, en una base de datos de Microsoft Access, almacena automáticamente un número exclusivo para cada registro en el momento en que éste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.), la activación de la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumérico.
Eliminar una relación de tabla
Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ficha de documentos Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

38. 3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones. Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración. Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Presione la tecla SUPRIMIR.
O bien, Haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Eliminar.

39. 7. Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.
NOTA Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto como puede ser un formulario, no se podrá eliminar la relación. Es preciso cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación. Insertar una hoja de datos en un formulario
Mostrar todo
Una hoja de datos es una sencilla vista de datos organizados en filas y columnas. Si se hace doble clic en una tabla en el panel de exploración, Microsoft Office Access 2007 la muestra como una hoja de datos. Gracias a su presentación compacta de los datos, las hojas de datos funcionan bien cuando se usan como subformularios para mostrar los datos del lado "varios" de una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.). En este artículo se describe cómo se pueden agregar hojas de datos a los formularios de Office Access 2007.
Ver un ejemplo de una hoja de datos en un formulario
Supongamos que desea crear un formulario que muestre datos sobre categorías de productos y todos los productos dentro de esas categorías. Los datos de la tabla Categorías representan el lado "uno" de la relación, mientras que los datos de la tabla Productos representan el lado "varios" de la relación. Cada categoría puede contener numerosos productos.

40. El formulario principal muestra los datos del lado "uno" de la relación.
La hoja de datos muestra los datos del lado "varios" de la relación.
Establecer relaciones entre tablas
Antes de diseñar un formulario con una hoja de datos, debe revisar la relación que existe entre las tablas y agregar las relaciones que falten. De este modo, Access podrá crear automáticamente los vínculos entre las hojas de datos y los formularios principales. Para ver, agregar o modificar las relaciones entre las tablas de una base de datos, en la ficha Herramientas avanzadas, en el grupo Analizar, haga clic en Relaciones. Para obtener más información sobre cómo crear relaciones, vea los vínculos que aparecen en la sección Vea también.
Crear un formulario que contenga una hoja de datos mediante la herramienta Formulario
Cuando se usa la herramienta Formulario para crear un formulario basado en una tabla que está en el lado "uno" de una relación uno a varios, Access inserta automáticamente una hoja de datos que muestra los datos del lado "varios" de la relación. Por ejemplo, si se cumplen las condiciones siguientes, Access inserta una hoja de datos que muestra todos los pedidos de cada cliente: Se crea un formulario simple basado en la tabla Compradores. Se ha definido una relación uno a varios con la tabla Pedidos que especifica que un registro de la tabla Compradores se puede relacionar con varios registros de la tabla Pedidos.

41. La tabla Compradores no está en el lado "uno" de ninguna otra relación uno a varios.
1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla que está en el lado "uno" de la relación uno a varios.
2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario.
Access crea el formulario con la hoja de datos en su parte inferior. Si Access no crea una hoja de datos, eso significa que la tabla usada para el formulario no forma parte de una relación uno a varios o que la tabla forma parte de más de una relación uno a varios. NOTAS Además de crear el formulario principal, este proceso no crea ningún otro objeto de formulario. La hoja de datos es una vista directa de la tabla. Para ocultar una columna en una hoja de datos Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, haga clic en Ocultar columna. Esta configuración se guarda. Si se guarda y se cierra el formulario y, a continuación, se vuelve a abrirlo, la columna permanecerá oculta. Para restaurar una columna oculta en una hoja de datos Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier encabezado de columna de la hoja de datos y, a continuación, haga clic en Mostrar columnas. Active la casilla de verificación situada junto a cada columna que desee restaurar y, a continuación, haga clic en Cerrar.
Crear un formulario que contiene una hoja de datos mediante la vista Presentación
Si ya se han definido las relaciones entre las tablas de la base de datos, se puede crear rápidamente un formulario que contiene una hoja de datos mediante la vista Presentación. Cuando se agrega un campo del lado "varios" de una relación a un formulario basado en el lado "uno" de la relación, Access crea automáticamente una hoja de datos para mostrar los registros relacionados.

42. 1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en En blanco.
Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos. NOTA Si cierra el panel Lista de campos de manera fortuita, puede volver a abrirlo siguiendo uno de estos procedimientos:
 Presione ALT+F8.
O bien, En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.
2. Haga clic en el signo más situado junto a la tabla que está en el lado "uno" de la relación uno a varios y, a continuación, arrastre el primer campo que desee incluir hasta el formulario.
Observe que el panel Lista de campos divide las tablas en secciones: Campos disponibles para esta vista y, más abajo, Campos disponibles en tablas relacionadas. En la parte inferior del panel Lista de campos, las tablas que no están directamente relacionadas con la tabla principal se encuentran bajo Campos disponibles en otras tablas.
3. Desde la sección Campos disponibles para esta vista, arrastre todos los campos que desee hasta el formulario principal.
4. Desde la sección Campos disponibles en tablas relacionadas, arrastre hasta el formulario el primer campo que desee incluir en la hoja de datos. Access crea una hoja de datos y le agrega el campo.
5. Para agregar campos adicionales a la nueva hoja de datos, primero debe hacer clic en la hoja para seleccionarla. Observe que Access reorganiza el panel Lista de campos para que los campos disponibles para la hoja de datos estén en la parte superior. Desde la sección Campos disponibles para esta vista, arrastre los otros campos que desee incluir en la hoja de datos. Cuando arrastra cada uno de los campos hasta la hoja de datos, Access dibuja una barra

43. de inserción para mostrar dónde se va a insertar el campo cuando suelte el botón del mouse.
6. Siga agregando campos al formulario principal o a la hoja de datos haciendo clic primero en el formulario principal o en la hoja de datos para seleccionarlo y arrastrando, luego, el campo desde el panel Lista de campos.
La sección Campos disponibles en otras tablas del panel Lista de campos contiene tablas que no están directamente relacionadas con la tabla o consulta en la que se basa el formulario o la hoja de datos seleccionados. Si se han definido todas las relaciones válidas entre las tablas en la ventana Relaciones, es probable que los campos de la sección Campos disponibles en otras tablas no sean selecciones válidas para el formulario que se está creando. Si se arrastra un campo de esta sección hasta el formulario, Access muestra el cuadro de diálogo Especificar relación. Es preciso especificar los campos que relacionen las dos tablas antes de proceder. De hacerlo, el panel Lista de campos ya no se ordenará en secciones de acuerdo con las relaciones predefinidas. Se recomienda hacer clic en el botón Cancelar de este cuadro de diálogo y volver a examinar las relaciones entre las tablas. Para obtener información sobre relaciones, vea el artículo
Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista Presentación
Si ya se han definido las relaciones entre las tablas de la base de datos, se puede agregar rápidamente una hoja de datos a un formulario existente mediante la vista Presentación. Cuando se agrega un campo del lado "varios" de una relación a un formulario basado en el lado "uno" de la relación, Access crea automáticamente una hoja de datos para mostrar los registros relacionados.
1. Abra el formulario existente en la vista Presentación haciendo clic con el botón secundario del mouse en el formulario en el panel de exploración y, a continuación, haciendo clic en Vista Presentación en el menú contextual.
Si no ve el panel Lista de campos:
 Presione ALT+F8.

44. O bien, En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes. Observe que el panel Lista de campos divide las tablas en secciones: Campos disponibles para esta vista y, más abajo, Campos disponibles en tablas relacionadas. En la parte inferior del panel Lista de campos, las tablas que no están directamente relacionadas con la tabla principal se encuentran bajo Campos disponibles en otras tablas.
2. En la sección Campos disponibles en tablas relacionadas, expanda la tabla que contiene el primer campo que desee incluir en la hoja de datos y arrastre el campo hasta el formulario. Access crea una hoja de datos y le agrega el campo.
3. Para agregar campos adicionales a la nueva hoja de datos, primero debe hacer clic en la hoja para seleccionarla. Observe que Access reorganiza el panel Lista de campos para que los campos disponibles para la hoja de datos estén en la parte superior. Desde la sección Campos disponibles para esta vista, arrastre los otros campos que desee incluir en la hoja de datos. Cuando arrastra cada uno de los campos hasta la hoja de datos, Access dibuja una barra de inserción para mostrar dónde se va a insertar el campo cuando suelte el botón del mouse.
4. Siga agregando campos al formulario principal o a la hoja de datos haciendo clic primero en el formulario principal o en la hoja de datos para seleccionarlo y arrastrando, luego, el campo desde el panel Lista de campos.
La sección Campos disponibles en otras tablas del panel Lista de campos contiene tablas que no están directamente relacionadas con la tabla o consulta en la que se basa el formulario seleccionado. Si se han definido todas las relaciones válidas entre las tablas en la ventana Relaciones, es probable que los campos de la sección Campos disponibles en otras tablas no sean selecciones válidas para el formulario que se está creando. Si se arrastra un campo de esta sección hasta el formulario, Access muestra el cuadro de diálogo Especificar relación. Es preciso especificar los campos que relacionen las dos tablas antes de proceder. De hacerlo, el panel Lista de campos

45. ya no se ordenará en secciones de acuerdo con las relaciones predefinidas. Se recomienda hacer clic en el botón Cancelar de este cuadro de diálogo y volver a examinar las relaciones entre las tablas. Para obtener información sobre relaciones, vea el artículo
Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista Diseño
Use este procedimiento para agregar una hoja de datos directamente basada en una tabla o consulta a un formulario existente en la vista Diseño.
1. Abra el formulario en la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario del mouse en el formulario en el panel de exploración y, a continuación, haciendo clic en Vista Diseño.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, si está seleccionada la herramienta Utilizar Asistentes para controles, haga clic en ella de modo que no esté seleccionada.
¿Por qué?
3. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta Subformulario/Subinforme.
4. En la cuadrícula de diseño del formulario, haga clic en el lugar donde desee insertar la hoja de datos.
5. Para cambiar la posición y el tamaño del control de subformulario, arrastre los controladores situados en los bordes y esquinas del control.
6. Para editar la etiqueta asociada del control de subformulario, haga clic en ella y, a continuación, haga doble clic en ella para seleccionar su texto y luego escriba una nueva etiqueta. Si prefiere eliminar la etiqueta, haga clic en ella y, a continuación, presione SUPRIMIR.
7. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

46. 8. Si no está seleccionado el control de subformulario, haga clic en él para seleccionarlo.
9. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en la lista desplegable Objeto origen y, a continuación, haga clic en la tabla o consulta que desee mostrar en la hoja de datos. Por ejemplo, si desea mostrar los datos de la tabla denominada Pedidos, haga clic en Tabla.Pedidos.
10. Si ha definido correctamente las relaciones antes de iniciar este procedimiento, Access configurará automáticamente las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales con los valores correctos que vinculen el formulario principal a la hoja de datos.
Las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales están en blanco
1. Abra el formulario principal en la vista Diseño.
2. Haga clic en el control de subformulario para seleccionarlo.
3. Si no ve la hoja de propiedades, presione F4.
4. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en (...) junto al cuadro de la propiedad Vincular campos secundarios.
Aparece el cuadro de diálogo Vinculador de campos de subformulario.
5. En las listas desplegables Campos principales y Campos secundarios, seleccione los campos a los que desee vincular los formularios. Si no está seguro de los campos, haga clic en Sugerir para que Access determine los campos de vinculación. Cuando termine, haga clic en Aceptar.
Si no ve el campo que desee usar para vincular los formularios, puede que tenga que editar el origen de registros del formulario principal o secundario para asegurarse de que contiene el campo. Por ejemplo, si el

47. formulario está basado en una consulta, asegúrese de que el campo de vinculación está en los resultados de la consulta.
6. Guarde el formulario principal y cambie a la vista Formulario para comprobar que el formulario funciona según previsto.
11. Guarde el formulario haciendo clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido o presionando CTRL+G.
12. Cambie a la vista Formulario (vista Formulario: ventana que muestra un formulario para mostrar o aceptar datos. La vista Formulario es el medio principal para agregar y modificar datos a tablas. También se puede cambiar el diseño de un formulario en esta vista.) y compruebe que la hoja de datos funciona según previsto.
Obtener información sobre las diferencias entre un formulario dividido y un formulario que contiene una hoja de datos
Un formulario que contiene una hoja de datos muestra datos de orígenes de datos diferentes (si bien suelen estar relacionados). Por ejemplo, un formulario puede mostrar empleados y puede tener una hoja de datos que muestra todas las tareas asignadas a cada empleado. La hoja de datos tiene otro origen de datos que el formulario que lo contiene. En cambio, un formulario dividido tiene dos secciones (un formulario y una hoja de datos), pero en ambas secciones se muestran los mismos datos. Las dos secciones están conectadas y ofrecen a la vez dos vistas distintas de los datos. Para obtener más información sobre cómo crear y trabajar con un formulario dividido, vea el artículo Access > Consultas Usar consultas para eliminar uno o varios registros de una base de datos
Mostrar todo
En este artículo se explica cómo eliminar datos de una base de datos de Microsoft Office Access 2007 mediante consultas de actualización y de eliminación. Las consultas de actualización se usan para eliminar campos individuales de los registros de una base de datos, mientras que las consultas de eliminación se usan para quitar registros

48. completos de una base de datos, inclusive el valor de clave que le otorga al registro un carácter único. Cuando proceda, recuerde que Access también permite eliminar manualmente parte de registros o registros completos de varias maneras.
Para obtener más información sobre cómo eliminar manualmente registros, vea el artículo Eliminar uno o varios registros de una base de datos. En este artículo
Obtener información sobre cómo usar las consultas para eliminar datos
Planear la eliminación
Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta
Eliminar parte de registros (uno o varios campos)
Eliminar registros completos
Criterios de ejemplo para consultas de selección
Obtener información sobre cómo usar las consultas para eliminar datos
Se pueden usar dos tipos de consultas para eliminar datos de una base de datos de Access. La consulta elegida depende del tipo de eliminación que se desee realizar. Para eliminar campos individuales de los registros de una o varias tablas, se usa una consulta de actualización que cambie los valores existentes a un valor nulo (es decir, no hay datos) o una cadena de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas).
Se usa una consulta de actualización para eliminar datos de campos individuales porque, de forma predeterminada, las consultas de eliminación quitan filas completas. La eliminación de datos mediante una consulta de actualización se compone de los siguientes pasos: se crea una consulta de selección asegurándose de que devuelve sólo los datos que desee eliminar. A continuación, se convierte esa consulta en una consulta de actualización, usando valores NULL o cadenas de longitud cero como valor de actualización. Por último, se ejecuta la consulta para actualizar los datos existentes.

49. Para quitar registros completos (filas), se usa una consulta de eliminación.
De forma predeterminada, las consultas de eliminación quitan todos los datos de cada campo, junto con el valor de clave que le otorga al registro un carácter único. Cuando se ejecuta la consulta, siempre se quita la fila completa de la tabla. El proceso se compone de los siguientes pasos: se crea una consulta de selección, asegurándose de que devuelve los datos que desea eliminar. A continuación, se convierte esa consulta en una consulta de eliminación y se ejecuta para quitar los datos.
Cuando proceda, recuerde que si los registros que desea eliminar residen en el lado "uno" de una relación uno a varios, va a cambiar primero una propiedad de la relación antes de ejecutar la consulta. En la sección Preparativos para eliminar datos relacionados, más adelante en este artículo, se explica cómo llevar a cabo esa tarea. Es preciso realizar esos cambios adicionales porque, de forma predeterminada, Access impide eliminar datos del lado "uno" de una relación uno a varios.
Para obtener más información acerca del diseño de bases de datos y las relaciones de tablas, vea los artículos Conceptos básicos del diseño de una base de datos y Crear, modificar o eliminar una relación.
Asimismo, recuerde que después de actualizar o eliminar parte de un registro o un registro completo, no se pueden deshacer los cambios, por lo que se recomienda realizar siempre una copia de seguridad de los datos antes de ejecutar una consulta de eliminación. Vea Realizar una copia de seguridad de la base de datos, más adelante en este artículo, para obtener más información. En los procedimientos descritos en las siguientes secciones se explica cómo crear consultas de actualización que quiten datos de campos individuales, y cómo crear consultas de eliminación que quiten registros completos. NOTA En general, las consultas de actualización y eliminación se usan para cambiar o quitar rápidamente grandes cantidades de datos. Si desea quitar un número reducido de registros (es decir, cualquier cantidad que sea fácil de eliminar manualmente), abra la tabla en la vista Hoja de datos, seleccione los campos o las filas que desee eliminar y, a continuación, presione SUPRIMIR.

50. Para obtener más información sobre otras formas de eliminar datos, vea el artículo
Planear la eliminación
La eliminación de registros mediante una consulta se compone de los siguientes pasos generales: Planee la eliminación. Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para eliminar los datos, que todos los demás usuarios han cerrado todos los objetos que usen las tablas en cuestión y, a continuación, haga una copia de seguridad de la base de datos. Asegúrese de que la base de datos reside en una ubicación de confianza o que lleva una firma digital. Si no es el caso, puede optar por confiar en la base de datos únicamente para la sesión actual. Recuerde que, de forma predeterminada, Access bloquea todas las consultas de acción (consultas de eliminación, consultas de actualización y consultas de creación de tabla) a menos que se confíe primero en la base de datos. Para obtener información sobre cómo confiar en una base de datos, vea, más adelante en este artículo. Si desea eliminar datos de más de una tabla y esas tablas están relacionadas, habilite las opciones Integridad referencial y Eliminar en cascada los registros relacionados para cada relación. De este modo, la consulta podrá eliminar datos de las tablas en los lados "uno" y "varios" de la relación. Cree una consulta de selección y, a continuación, agregue los criterios necesarios hasta que la consulta devuelva el conjunto de registros correcto. Si desea eliminar campos individuales de una tabla, convierta la consulta de selección en una consulta de actualización, especifique NULL o una cadena de longitud cero ("") como criterios de actualización y, a continuación, ejecute la consulta. Si desea eliminar registros completos, convierta la consulta de selección en una consulta de eliminación y, a continuación, ejecute la consulta.
Preparativos generales

51. Realice las siguientes tareas antes de eliminar parte de un registro o un registro completo de una base de datos: Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura. Para ello, en el Explorador de Windows, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el archivo de la base de datos (archivo .accdb o .mdb) y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual. En el cuadro de diálogo Propiedades, asegúrese de que está desactivada la casilla de verificación Sólo lectura. Compruebe que dispone de los permisos necesarios para eliminar registros de la base de datos. Si no está seguro, póngase en contacto con el administrador del sistema o el diseñador de la base de datos. Compruebe si la eliminación no va a afectar negativamente a los demás usuarios de la base de datos. Pida a todos los usuarios de la base de datos que cierren todos los formularios, tablas, consultas e informes que usen los datos que desee eliminar. De este modo, ayuda a evitar infracciones de bloqueo.
SUGERENCIA Si hay un gran número de usuarios conectados a la base de datos, puede que tenga que cerrar la base de datos y, a continuación, abrirla de nuevo en modo exclusivo. Para ello:
1. Haga clic en el botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. Busque la base de datos, selecciónela, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo.

52. Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de modificar o eliminar registros. Algunas operaciones de eliminación se pueden invertir, pero si crea una copia de seguridad, se asegura de poder invertir siempre los cambios.
Realizar una copia de seguridad de la base de datos
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office , seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Administrar esta base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique un nombre y una ubicación para la copia de seguridad y, a continuación, haga clic en Guardar.
Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a abrir el archivo original. Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de modo que se pueda usar el nombre de la versión original para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la copia de seguridad y, a continuación, abra la copia de seguridad con el nombre cambiado en Access.
Preparativos para eliminar datos relacionados
Si necesita eliminar datos de tablas relacionadas, recuerde esta regla: si los datos residen en el lado "varios" de una relación uno a varios, podrá eliminarlos sin tener que cambiar la relación. Sin embargo, si los datos residen en el lado "uno" de una relación uno a varios, es preciso modificar primero la relación. En caso contrario, Access bloqueará la eliminación. El proceso de eliminación de datos relacionados se compone de los siguientes pasos: Determine qué registros residen en el lado "uno" de la relación y cuáles residen en el lado "varios". Si necesita eliminar registros del lado "uno" de la relación y los registros relacionados del lado "varios", debe habilitar un conjunto de reglas denominado Integridad referencial y debe habilitar la eliminación en cascada.

53. En esta sección se explica la Integridad referencial y se indica cómo llevar a cabo ambas tareas. Si necesita eliminar registros únicamente del lado "uno" de la relación, elimine primero esa relación y, a continuación, elimine los datos.
O bien, Si necesita eliminar datos únicamente del lado "varios" de la relación, puede crear y ejecutar una consulta de eliminación sin tener que cambiar la relación. En las siguientes secciones se explica cómo preparar los datos relacionados para la eliminación.
Determinar qué registros están en el lado "uno" de una relación y cuáles residen en el lado "varios"
1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparece la ficha Relaciones en la que se muestran todas las tablas de la base de datos así como las relaciones entre cada tabla y todas las demás tablas. Cada relación aparece como una línea que conecta las tablas entre los campos. En la siguiente ilustración se muestra una relación típica. La mayoría de las relaciones de una base de datos, si no todas, tienen un lado "uno" y un lado "varios". En el diagrama de relaciones se indica el lado "uno" con el número 1 y el lado "varios" con el símbolo del infinito (∞).
En general, cuando se eliminan registros del lado "uno" de una relación, se eliminan asimismo todos los registros relacionados del lado "varios" de la

54. relación. Sin embargo, cuando se eliminan registros del lado "varios" de una relación, normalmente no se eliminan registros del lado "uno". Además, de forma predeterminada, Access aplica asimismo un conjunto de reglas denominado Integridad referencial. Estas reglas garantizan que las claves externas de una base de datos contienen los valores correctos. Una clave externa es una columna cuyos valores coinciden con los valores de la columna de clave principal de otra tabla.
Obtener información sobre las reglas de integridad referencial
 Regla 1: no se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada, a menos que ese valor ya exista en la clave principal de la tabla principal. No obstante, se puede especificar un valor nulo en el campo de clave externa.
 Regla 2: no se puede eliminar un registro completo de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada.
Recuerde que puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación entre las tablas principal y secundaria. Para obtener más información, vea el siguiente procedimiento
 Regla 3: no se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados.
No obstante, también puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación entre las tablas principal y secundaria.
Recuerde que, si bien Access habilita la integridad referencial de forma predeterminada en la mayoría de los casos, una base de datos deberá cumplir primero las siguientes condiciones:
 El campo coincidente de la tabla principal debe ser una clave principal o tener un índice único.
 Los campos relacionados de la tabla principal y la tabla relacionada deben tener el mismo tipo de datos.

55. NOTA Access incluye dos excepciones a esta regla. Un campo de tipo Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número si el valor de la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) de ese campo de tipo Número está establecido en Entero Largo. Asimismo, un campo de tipo Autonumérico cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida en Id. de réplica puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida en Id. de réplica.
 Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos de Access.
NOTA Si las tablas están vinculadas, deben tener el formato de Access. Asimismo, hay que abrir la base de datos que contiene las tablas vinculadas y, a continuación, habilitar la integridad referencial. No se pueden aplicar las reglas de integridad referencial para las tablas vinculadas de bases de datos con otros formatos, como libros de Microsoft Office Excel 2007. Para obtener información sobre cómo habilitar la integridad referencial, vea los pasos descritos en la siguiente sección.
2. Tome nota de los nombres de los campos de tabla en cada lado de la relación.
3. Abra cada tabla y revise los datos de cada campo para comprobar que los campos contienen efectivamente los datos que desea eliminar.
4. Mantenga abierto el panel Relaciones y continúe con los pasos descritos en la siguiente sección.
Modificar la relación
Siga estos pasos únicamente para eliminar datos del lado "uno" y del lado "varios" de una relación.
1. Si aún no lo ha hecho, abra el panel Relaciones.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

56. 2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la relación (línea) que conecta las tablas implicadas en la operación de eliminación y, a continuación, haga clic en Modificar relación en el menú contextual.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
3. Asegúrese de que está activada la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
4. Active la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.
NOTA Hasta que vuelva a deshabilitar esta propiedad, si elimina un registro del lado "uno" de la relación, se eliminarán todos los registros relacionados del lado "varios" de la relación.
5. Haga clic en Aceptar, cierre el panel Relaciones y, después, continúe con los siguientes pasos.
Eliminar una relación
1. Si aún no lo ha hecho, abra el panel Relaciones.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
2. Tome note de los campos implicados en la relación para poder restaurar la relación después de eliminar los datos.
3. Haga clic con el botón secundario del mouse en la relación (línea) que conecta las tablas implicadas en la operación de eliminación y, a continuación, haga clic en Eliminar en el menú contextual.
O bien Seleccione la relación y presione SUPR.
NOTA Para restaurar la relación, siga los pasos anteriores para abrir el panel Relaciones y, a continuación, arrastre el campo de clave principal desde la tabla del

57. lado "uno" y colóquelo en el campo de clave externa de la tabla del lado "varios". Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si la relación antigua exigía integridad referencial, seleccione Exigir integridad referencial y, a continuación, haga clic en Crear. En caso contrario, sólo haga clic en Crear.
Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta
De forma predeterminada, si se abre una base de datos que no sea de confianza o no resida en una ubicación de confianza, Access bloquea la ejecución de todas las consultas de acción. Si intenta ejecutar una consulta de acción y parece que no sucede nada, compruebe si en la barra de estado de Access aparece el siguiente mensaje: El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento. Si ve este mensaje, siga el procedimiento que se describe a continuación:
Habilitar el contenido bloqueado En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.
Aparece el cuadro de diálogo Confiar en Office. Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar. Vuelva a ejecutar la consulta.
Si no ve la barra de mensajes Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos y, en el grupoMostrar u ocultar, elija Barra de mensajes.
Para obtener más información sobre el modo deshabilitado y la seguridad en Access, vea el artículo
Eliminar parte de registros (uno o varios campos)

58. En esta sección se explica cómo usar una consulta de actualización para eliminar registros parciales (campos individuales) de tablas del lado "varios" de una relación uno a varios. Estos pasos pueden seguirse asimismo para eliminar datos de tablas que no están relacionadas con otros datos. Recuerde que ejecutar una consulta de actualización para eliminar datos cambia los valores existentes a NULL o a una cadena de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas), en función de los criterios que haya especificado. Para obtener más información sobre cómo usar las consultas de actualización, vea el artículo
Crear una consulta de selección
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
2. Seleccione la tabla que contiene los datos que desee eliminar, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar.
La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla. En esta ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador.

59. 3. Agregue los campos cuyo valor desee establecer en NULL a la fila Campo del diseñador. Puede hacer doble clic en cada campo o arrastrar y colocar cada campo.
4. Si lo desea, especifique criterios para uno o varios campos en la fila Criterios del diseñador.
Los criterios se utilizan para que se devuelvan únicamente los registros que se desean eliminar. En caso contrario, la consulta de actualización establece en NULL todos los registros de cada uno de los campos de la consulta. Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea más adelante en este artículo.
5. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Compruebe que la consulta devuelva los registros cuyo valor desee establecer en NULL o en una cadena de longitud cero. Si es preciso, repita los pasos 3 a 5 y modifique los campos o criterios hasta que la consulta devuelva únicamente los datos que desee cambiar.
6. Mantenga abierta la consulta y, después, continúe con los siguientes pasos.
Convertir la consulta de selección en una consulta de actualización
1. Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de consultas.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.
Access convierte la consulta de selección en una consulta de actualización, oculta la fila Mostrar en la sección inferior de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Actualizar a. En la fila Actualizar a de cada campo, especifique NULL o una cadena de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas, "").
3. Haga clic en Ejecutar .

60. Access le pedirá que confirme los cambios. Si está muy seguro de que desea cambiar los valores, haga clic en Sí para cambiar los datos.
Eliminar registros completos
En esta sección se explica cómo usar una consulta de eliminación para eliminar registros completos de una tabla.
Crear una consulta de selección
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
2. Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relación, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar.
La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla. En esta ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador.

61. 3. Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrícula de diseño.
Si agrega todos los campos de tabla, la consulta de eliminación podrá quitar registros completos (filas) de la tabla.
4. De manera opcional, agregue un campo de tabla que permita especificar criterios.
Por ejemplo, supongamos que un cliente cierra su negocio y hay que quitar todos los pedidos pendientes de ese cliente. Para buscar únicamente esos registros, se agregan los campos Id. de cliente y Fecha de pedido a la cuadrícula de diseño.
5. Después del paso anterior, especifique los criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño.
Los criterios se utilizan para que se devuelvan únicamente los registros que se desean eliminar. En caso contrario, la consulta de eliminación quita todos los registros de la tabla. Para continuar con el ejemplo del paso anterior, especifique el identificador del cliente que cerró su negocio así como la fecha en la que los pedidos de ese cliente dejaron de ser válidos. Para obtener más información sobre el uso de criterios, más adelante en este artículo.
6. Después del paso anterior, desactive la casilla de verificación Mostrar de cada campo de criterio.
7. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee eliminar.
8. Mantenga abierta la consulta y, después, continúe con los siguientes pasos.
Convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación y eliminar los datos

62. 1. Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de consultas.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.
Access convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación, oculta la fila Mostrar en la sección inferior de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Eliminar. Asegúrese de que en la fila Eliminar de la columna * (todos los campos) aparece De. La palabra Ubicación debe aparecer en todas las columnas usadas para criterios.
3. Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en Ejecutar .
Access le pedirá que confirme la eliminación. Haga clic en Sí para eliminar los datos.
Criterios de ejemplo para consultas de selección
En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo que se pueden usar en las consultas de selección para asegurar que se eliminan únicamente los datos correctos. Puede adaptar estos ejemplos para que pueda usarlos con sus propios datos. En algunos de estos ejemplos se usan caracteres comodín. Para obtener más información sobre el uso de los caracteres comodín, vea el artículo Access > Diseño de base de datos Conceptos básicos del diseño de una base de datos Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada. Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda modificarse fácilmente.

63. En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos. Aprenderá a decidir qué información necesita, a dividir la información en las tablas y columnas adecuadas y a relacionar las tablas entre sí. Debe leer este artículo antes de crear la primera base de datos.
Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer
Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las de los libros contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con información sobre clientes.
Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también campo. Un registro es una forma lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento único de información: un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos), por ejemplo, cada fila o

64. registro contendría información sobre un producto, y cada columna contendría algún dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.
¿Qué es un buen diseño de base de datos?
El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas. Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que: Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes. Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se precise. Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información. Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.
Volver al principio
El proceso de diseño
El proceso de diseño consta de los pasos siguientes: Determinar la finalidad de la base de datos
Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.

65. Buscar y organizar la información necesaria
Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los números de pedidos. Dividir la información en tablas
Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla. Convertir los elementos de información en columnas
Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación. Especificar claves principales
Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido. Definir relaciones entre las tablas
Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario. Ajustar el diseño
Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño. Aplicar las reglas de normalización
Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.

66. Determinar la finalidad de la base de datos
Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan simple como "La base de datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío masivo de correo y la generación de informes". Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podría definirse fácilmente en uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la base de datos. La idea es desarrollar una declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de tomar decisiones.
Buscar y organizar la información necesaria
Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios en papel en un archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario? ¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su dirección, ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una columna posible de una tabla. Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.
A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por región, o un informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee generar

67. cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.
Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a identificar los elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la oportunidad de inscribirse o borrarse de las actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea imprimir un listado de los que han decidido inscribirse. Para registrar esa información, agrega una columna "Enviar correo electrónico" a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en Sí o No. La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de otro elemento. Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo electrónico, tendrá que conocer también la dirección de correo electrónico a la que éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar una dirección de correo electrónico para cada cliente.
Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué elementos necesita para crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea incluir un saludo (por ejemplo, las abreviaturas "Sr." o "Sra." con las que comienza un saludo), tendrá que crear un elemento de saludo. Además, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo "Estimado Sr. García", en lugar de "Estimado Sr. Miguel Ángel García". Esto implicaría almacenar el apellido independientemente del nombre.

68. Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información en sus partes lógicas más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos partes: el nombre y el apellido. Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido de los clientes estuviera almacenado de forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar, calcular o generar informes a partir de un elemento de información, debe incluir ese elemento en su propio campo. Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas de un determinado producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es el proveedor del producto mejor vendido? Prever esas preguntas le ayudará a determinar los elementos adicionales que necesita registrar. Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente.
Dividir la información en tablas
Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, después de buscar y organizar la información de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podría ser similar a la siguiente:
Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto, parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra para los datos sobre los proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto no

69. complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un diseño correcto. Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a incluirlos todos ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustración anterior. A continuación le explicaremos por qué eso no es una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a continuación:
En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos productos del mismo proveedor, la información del nombre y la dirección del proveedor deben repetirse muchas veces, con lo que se malgasta el espacio en disco. Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla Proveedores distinta y luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solución mucho mejor. Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del proveedor. Suponga, por ejemplo, que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Como ésta aparece en muchos lugares, podría sin querer cambiar la dirección en un lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares. Ese problema se resuelve registrando la información del proveedor en un único lugar. Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que está repitiendo la misma información en varios lugares, como la dirección de un determinado proveedor, coloque esa información en una tabla distinta.
Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea eliminar ese producto pero conservar el nombre del proveedor y la información de dirección. ¿Cómo eliminaría el producto sin perder la información del proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un producto, además de datos sobre un proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información sobre los productos y otra tabla para la información sobre los proveedores. Al eliminar un

70. registro de producto sólo se eliminarían los datos del producto y no los datos del proveedor. Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar datos únicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos sólo debe contener datos de productos. Como la dirección del proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de proveedores.
Convertir los elementos de información en columnas
Para determinar las columnas de una tabla, decida qué información necesita registrar sobre el tema representado por la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista de columnas iníciales sería Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Correo electrónico. Cada registro de la tabla contiene el mismo número de columnas, por lo que puede almacenar información sobre el nombre, dirección, ciudad-provincia-código postal, envío de correo electrónico, saludo y dirección de correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de dirección podría contener las direcciones de los clientes. Cada registro contendrá datos sobre un cliente y el campo de dirección, la dirección de ese cliente. Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar con mayor precisión las columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de los clientes en dos columnas distintas (el nombre y el apellido) para poder ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De igual forma, la dirección consta en realidad de cinco componentes distintos: dirección, ciudad, provincia, código postal y país o región, y parece lógico también almacenarlos en columnas distintas. Si desea realizar, por ejemplo, una búsqueda o una operación de ordenación o filtrado por provincia, necesita que la información de provincia esté almacenada en una columna distinta. Debe considerar también si la base de datos va a contener información sólo de procedencia nacional o internacional. Por ejemplo, si piensa almacenar direcciones internacionales, es preferible tener una columna Región en lugar de Provincia, ya que esa columna puede incluir provincias del propio país y regiones de otros países o regiones. De igual forma, es más lógico incluir una columna Región en lugar de Comunidad Autónoma si va a almacenar direcciones internacionales.

71. En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la base de datos. No incluya datos calculados
En la mayoría de los casos, no debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En lugar de ello, puede dejar que Access realice los cálculos cuando desee ver el resultado. Suponga, por ejemplo, que tiene un informe Productos bajo pedido que contiene el subtotal de unidades de un pedido para cada categoría de producto de la base de datos. Sin embargo, no hay ninguna tabla que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La tabla Productos contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades incluidas en un pedido de cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que se imprime el informe, pero el subtotal propiamente dicho no debe almacenarse en una tabla. Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas
Puede ceder a la tentación de habilitar un único campo para los nombres completos o para los nombres de productos junto con sus descripciones. Si combina varios tipos de información en un campo, será difícil recuperar datos individuales más adelante. Intente dividir la información en partes lógicas. Por ejemplo, cree campos distintos para el nombre y el apellido, o para el nombre del producto, la categoría y la descripción.

72. Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave principal de cada tabla.
Especificar claves principales
Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen inequívocamente cada fila almacenada en la tabla. Ésta suele ser un número de identificación exclusivo, como un número de identificador de empleado o un número de serie. En la terminología de bases de datos, esta información recibe el nombre de clave principal de la tabla. Access utiliza los campos de clave principal para asociar rápidamente datos de varias tablas y reunir automáticamente esos datos. Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto que identifica inequívocamente cada producto del catálogo, puede utilizar ese identificador como clave principal de la tabla, pero sólo si los valores de esa columna son siempre diferentes para cada registro. No puede tener valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo, no utilice los nombres de las personas como clave principal, ya que los nombres no son exclusivos. Es muy fácil que dos personas tengan el mismo nombre en la misma tabla. Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede quedar sin asignar o vacío (porque no se conoce) en algún momento, no puede utilizarlo como componente de una clave principal. Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con varias tablas, la clave principal de una tabla se puede utilizar como referencia en las demás tablas. Si la clave principal cambia, el cambio debe aplicarse también a todos los lugares donde se haga referencia a la clave. Usar una clave principal que no cambie reduce la posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras tablas en las que se hace referencia a ella. A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo, puede asignar a cada pedido un número de pedido distinto. La única finalidad de este número de pedido es identificar el pedido. Una vez asignado, nunca cambia.
Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el

73. tipo de datos Autonumérico. Cuando se utiliza el tipo de datos Autonumérico, Access asigna automáticamente un valor. Este tipo de identificador no es "fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores de este tipo son perfectos para usarlos como claves principales, ya que no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila, como un número de teléfono o el nombre de un cliente, es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.
Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una buena clave principal. No hay dos identificadores de producto iguales. En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se denomina clave compuesta. Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna Autonumérico para cada una de las tablas que funcione como clave principal: Id Producto para la tabla Productos, Id Pedido para la tabla Pedidos, Id Cliente para la tabla Clientes e Id Proveedores para la tabla Proveedores.

74. Crear relaciones entre las tablas
Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.

75. La información de este formulario procede de la tabla Clientes...
...la tabla Empleados...
...la tabla Pedidos...
...la tabla Productos...
...y la tabla Detalles de pedidos. Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones entre las tablas para reunir la información según se precise.
Crear una relación de uno a varios
Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de pedidos de productos. Un proveedor puede suministrar cualquier número de productos y, por consiguiente, para cada proveedor representado en la tabla Proveedores, puede haber muchos productos representados en la tabla Productos. La relación entre la tabla Proveedores y la tabla Productos es, por tanto, una relación de uno a varios.

76. Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como columna o columnas adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla Productos. Access utilizaría entonces el número de identificador de proveedor de la tabla Productos para localizar el proveedor correcto de cada producto. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa es la clave principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos en una clave externa porque también es la clave principal en la tabla Proveedores.
El punto de partida para la unión de tablas relacionadas se proporciona estableciendo parejas de claves principales y claves externas. Si no está seguro de las tablas que deben compartir una columna común, al identificar una relación de uno a varios se asegurará de que las dos tablas implicadas requerirán una columna compartida.
Crear una relación de varios a varios
Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.
Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede

77. haber varios registros en la tabla Productos. Y para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación. Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relación de varios a varios. Esto presenta un problema. Para comprender el problema, imagine qué sucedería si intenta crear la relación entre las dos tablas agregando el campo Id. de producto a la tabla Pedidos. Para que haya más de un producto por pedido, necesita más de un registro en la tabla Pedidos para cada pedido y, en ese caso, tendría que repetir la información de pedido para cada fila relacionada con un único pedido, lo que daría lugar a un diseño ineficaz que podría producir datos inexactos. El mismo problema aparece si coloca el campo Id. de pedido en la tabla Productos: tendría varios registros en la tabla Productos para cada producto. ¿Cómo se soluciona este problema? La solución a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la relación de varios a varios en dos relaciones de uno a varios. Insertaría la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera tabla y, por consiguiente, la tercera tabla registraría todas las apariciones o instancias de la relación.
Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artículo de línea de un pedido. La clave principal de la tabla Detalles de pedidos consta de dos campos: las

78. claves externas de las tablas Pedidos y Productos. El campo Id. de pedido no se puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un pedido puede tener varios artículos de línea. El identificador de pedido se repite para cada artículo de línea del pedido, por lo que el campo no contiene valores únicos. Tampoco serviría utilizar solamente el campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los dos campos juntos producen un valor exclusivo para cada registro. En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se relacionan directamente entre sí, sino indirectamente a través de la tabla Detalles de pedidos. La relación de varios a varios entre los pedidos y los productos se representa en la base de datos mediante dos relaciones de uno a varios: La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada pedido tiene varios artículos de línea, pero cada artículo está asociado a un único pedido. La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada producto puede tener varios artículos asociados, pero cada artículo de línea hace referencia únicamente a un producto.
Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un determinado pedido, así como todos los pedidos de un determinado producto. Después de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sería similar a la siguiente:

79. Crear una relación de uno a uno
Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita registrar información complementaria sobre productos que apenas va a necesitar o que sólo se aplica a unos pocos productos. Como no necesita la información con frecuencia, y como almacenar la información en la tabla Productos crearía un espacio vacío para todos los productos que no necesitan esa información, la coloca en una tabla distinta. Al igual que en la tabla Productos, utiliza el identificador de producto como clave principal. La relación entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una relación de uno a uno. Para cada registro de la tabla Productos hay un único registro coincidente en la tabla complementaria. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común. Cuando necesite crear una relación de uno a uno en la base de datos, considere si puede incluir la información de las dos tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algún motivo (quizás porque se crearía una gran cantidad de espacio vacío), puede representar esa relación en su diseño guiándose por las pautas siguientes:

80. Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podrá definir la relación utilizando la misma clave principal en ambas tablas. Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de las tablas (cualquiera de ellas) e inserte su clave principal en la otra tabla como clave externa.
Determinar las relaciones entre las tablas le ayudará a asegurarse de que tiene las tablas y columnas correctas. Cuando existe una relación de uno a uno o de uno a varios, las tablas implicadas deben compartir una o varias columnas comunes. Cuando la relación es de varios a varios, se necesita una tercera tabla para representar la relación.
Ajustar el diseño
Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las tablas con datos de ejemplo y probar que funcionan con la información: creando consultas, agregando nuevos registros, etc. Esto le permitirá encontrar posibles problemas, como la necesidad de agregar una columna que olvidó insertar durante la fase de diseño, o dividir una tabla en dos tablas para eliminar datos duplicados. Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree formularios e informes provisionales y compruebe si muestran los datos según lo previsto. Compruebe si existen datos duplicados innecesarios y, si encuentra alguno, modifique el diseño para eliminar la duplicación. Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede mejorar. Éstas son algunas comprobaciones que puede hacer: ¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a alguna de las tablas existentes? Si se trata de información sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla. Cree una columna para cada elemento de información que desee registrar. Si la información no se puede calcular a partir de otras columnas, es probable que necesite una nueva columna para esa información. ¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si un elemento de información se puede calcular a partir de otras

81. columnas existentes (como un descuento calculado a partir del precio de venta al público), normalmente es preferible que se calcule en lugar de crear una nueva columna. ¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así, probablemente tendrá que dividir la tabla en dos tablas que tengan una relación de uno a varios. ¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos vacíos en cada registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver a diseñar la tabla de forma que tenga menos campos y más registros. ¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más pequeñas? Si necesita generar informes, ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de información, incluya ese elemento en su propia columna. ¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene información sobre el tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta. ¿Están representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o mediante una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas comunes. Las relaciones de varios a varios requieren una tercera tabla.
Ajustar la tabla Productos
Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a una categoría general, como bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podría incluir un campo que mostrara la categoría de cada producto. Suponga que después de examinar y ajustar el diseño de la base de datos, decide almacenar una descripción de la categoría junto con su nombre. Si agrega un campo Descripción de categoría a la tabla Productos, tendría que repetir la descripción de cada categoría para cada producto perteneciente a dicha categoría, lo cual no es una buena solución.

82. Una solución mejor es convertir las categorías en un nuevo tema de la base de datos, con su propia tabla y su propia clave principal. A continuación, puede agregar la clave principal de la tabla Categorías a la tabla Productos como clave externa. Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría puede incluir varios productos, pero un producto pertenece únicamente a una categoría. Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas: Id. de producto Nombre Id1 de producto Nombre1 Id2 de producto Nombre2 Id3 de producto Nombre3
Aquí, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los demás solamente por el número agregado al final del nombre de columna. Si tiene columnas numeradas de esta forma, debe revisar el diseño. Un diseño como éste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un límite máximo de número de productos. En cuanto supere ese límite, deberá agregar un nuevo grupo de columnas a la estructura de la tabla, lo que supone una tarea administrativa importante.
Otro problema es que se malgastará el espacio en aquellos proveedores que tengan menos que el número máximo de productos, ya que las columnas adicionales quedarán

83. en blanco. El defecto más grave de este diseño es que muchas tareas son difíciles de realizar, como ordenar o indizar la tabla por identificador de producto o nombre. Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseño con vistas a dividir la tabla en dos. En el ejemplo anterior, sería conveniente usar dos tablas, una para proveedores y otra para productos, vinculadas por el identificador de proveedor.
Aplicar las reglas de normalización
En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos (denominadas a veces simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina normalizar la base de datos o, simplemente, normalización. La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de haber definido un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de información en las tablas adecuadas. Lo que la normalización no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de datos correctos para empezar a trabajar. Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se conoce como "forma normal". Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la quinta forma normal. En este artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son necesarias para la mayoría de los diseños de base de datos.
Primera forma normal
La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la tabla existe un valor y nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo denominado Precio en el que se incluya más de un precio. Si considera cada intersección de filas y columnas como una celda, cada celda sólo puede contener un valor.
Segunda forma normal

84. La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la clave principal y no sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave principal formada por varias columnas. Suponga, por ejemplo, que existe una tabla con las siguientes columnas, de las cuales Id. de pedido e Id. de producto forman la clave principal: Id. de pedido (clave principal) Id. de producto (clave principal) Nombre de producto
Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto depende de Id. de producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Debe quitar Nombre de producto de la tabla, ya que pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos).
Tercera forma normal
La tercera forma normal exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de toda la clave principal, sino también que las columnas que no sean clave sean independientes unas de otras. O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y nada más que de la clave principal. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas: Id Producto (clave principal) Nombre PVP Descuento
Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP) sugerido. Esta tabla infringe los requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es clave, la columna Descuento, depende de otra columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las columnas implica que debe poder

85. cambiar cualquier columna que no sea clave sin que ninguna otra columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la columna Descuento cambiaría en consecuencia e infringiría esa regla. En este caso, la columna Descuento debe moverse a otra tabla cuya clave sea PVP.
Para obtener más información
Para obtener más información sobre los principios básicos de diseño de una tabla, vea el artículo Para obtener información adicional sobre el diseño de la base de datos, vea los libros siguientes: Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On Guide to Relational Database Design, Second Edition. Addison-Wesley Professional. 2003. Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational Database Design. Addison-Wesley Professional. 1989. Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-Wesley Professional. 2005. Access > Fundamentos de base de datos Eliminar uno o varios registros de una base de datos
Mostrar todo
Si se eliminan los datos obsoletos o inexactos, las bases de datos pueden llegar a ser más rápidas y más fáciles de usar. Por ejemplo, si se mueven los datos del anterior trimestre del calendario o trimestre fiscal a un conjunto de tablas de almacenamiento en otra base de datos, se puede reducir el tamaño de la base de datos de trabajo y ayudar a que funcione con mayor rapidez. Si se quitan los datos duplicados o inexactos, se pueden reducir los costos de trabajo.
En este artículo se explica cómo eliminar datos de una base de datos de Microsoft Office Access 2007. Se explica asimismo cómo se eliminan datos de campos individuales, lo cual es un proceso relativamente sencillo, y cómo se eliminan registros completos, lo cual es un proceso que puede ser mucho más complejo. En este artículo,

86. se explica también cómo se eliminan datos manualmente y cómo se usan las consultas de eliminación. NOTA Para comprender y usar la información incluida en este artículo, es preciso comprender primero los conceptos de clave principal y clave externa. Para obtener información introductoria sobre claves primarias y externas, vea el artículo
Eliminar datos
Access proporciona varios tipos o niveles de eliminación de datos. Se pueden eliminar datos de puntos de datos individuales de un registro, eliminar registros completos de una tabla y, también, eliminar tablas completas. Se pueden eliminar valores individuales cuando se desea que algunos o todos los puntos de datos de un registro se queden en blanco y que el propio registro (la fila) se mantenga en la tabla. Eliminar un valor de datos de un campo es relativamente fácil: se selecciona parte o todos los datos del campo y se presiona la tecla SUPR. Cuando se elimina un registro completo, se quitan todos los datos de cada uno de los campos así como el valor de clave que hace que el registro sea único. Mediante este proceso, se quita toda la fila de la tabla. Se pueden eliminar registros individuales manualmente o se pueden crear consultas de eliminación para quitar de golpe un gran número de registros. Si los registros que se van a eliminar no están relacionados con ningún otro dato de la base de datos, el proceso de eliminación es bastante sencillo. Se puede seleccionar una fila completa y, a continuación, presionar SUPR, o bien, se puede crear y ejecutar una consulta de eliminación. Sin embargo, si los registros que se van a eliminar están relacionados con otros datos y si residen en el lado uno de una relación uno a varios, es preciso dar algunos pasos adicionales ya que, de forma predeterminada, Access no permite eliminar datos relacionados. Además, recuerde que después de eliminar un registro completo, no se puede deshacer la eliminación. Por ese motivo siempre debe realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar datos.

87. Eliminar tablas completas no es un proceso tan complejo como eliminar datos de campos o eliminar registros completos, pero recuerde que al eliminarse una tabla completa, se puede romper la funcionalidad de parte y, posiblemente, toda la base de datos si se quita incorrectamente la tabla. Además, los datos de la tabla eliminada se pierden de manera permanente. Por ese motivo siempre debe realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar una tabla. Por último, podrá eliminar datos en menos tiempo y con mayor precisión si comprende el diseño de bases de datos relacionales. Si no está familiarizado con Access o con las bases de datos relacionales en general, vea el tema Los procedimientos descritos en las siguientes secciones explican cómo se eliminan datos de campos individuales, cómo se eliminan registros completos y cómo se eliminan tablas completas. En cada sección se proporciona la información necesaria para llevar a cabo una tarea determinada.
Eliminar los datos de un campo
Se pueden eliminar los datos de campos individuales si hay tablas o consultas abiertas en la vista Hoja de datos y si hay formularios de entrada de datos abiertos en las vistas Formulario y Presentación.
Eliminar datos de una hoja de datos
1. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla o consulta que desee usar. Esto abrirá la tabla o consulta en la vista Hoja de datos.
2. Seleccione los datos que desee eliminar.
Puede resaltar parte o todos los datos, o bien, colocar únicamente el cursor en el campo.
3. Si selecciona todos los datos del campo, presione SUPRIMIR.
O bien, En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar.

88. O bien, Si sitúa el cursor en el campo, presione SUPRIMIR o RETROCESO según sea necesario.
Eliminar datos de un formulario
1. En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario que desee usar. Esto abrirá el formulario en la vista Formulario.
O bien, En el panel de exploración, seleccione el formulario que desee usar, y en la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista Presentación.
2. Seleccione los datos que desee eliminar.
Puede resaltar parte o todos los datos, o bien, colocar únicamente el cursor en el campo.
3. Si selecciona todos los datos del campo, presione SUPRIMIR.
O bien, En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar.
O bien,

89. Si sitúa el cursor en el campo, presione SUPRIMIR o RETROCESO según sea necesario. NOTAS Puede que Access muestre un mensaje de error e impida la eliminación de los datos. Hay varios factores que pueden detener la eliminación: Por motivos de diseño, no se pueden eliminar datos de algunos tipos de consultas Por ejemplo, no se puede editar los datos devueltos por una consulta de tabla de referencias cruzadas ni editar o quitar campos calculados (valores que calcula una fórmula al usar la base de datos, pero que no residen en una tabla). No dispone de los permisos necesarios para eliminar datos Póngase en contacto con el administrador del sistema o el diseñador de la base de datos. El campo no acepta valores en blanco o valores nulos (campo nulo: campo que contiene un valor Null. No se consideran nulos los campos que contienen una cadena de longitud cero (" ") o el valor 0.) Si tiene los permisos necesarios, abra la tabla en la vista Diseño y, a continuación, cambie la propiedad de tabla Requerido (Required) de Sí a No. Está intentando eliminar información de una lista En una hoja de datos de un formulario, siempre se puede ver una lista porque Access coloca una flecha abajo en un extremo, como esta: . Para obtener información sobre cómo eliminar valores de una lista, vea la siguiente sección de este tema.
Eliminar los datos de una lista
Se pueden eliminar datos de dos tipos de lista: listas de valores y listas de búsqueda. Las listas de valores muestran un conjunto de valores predefinidos; es decir, valores que el usuario o el diseñador de la base de datos especifica manualmente. En cambio, las listas de búsqueda usan una consulta para recuperar valores de otra tabla o consulta y, a continuación, esos valores devueltos rellenan la lista.

90. Los elementos de una lista de valores residen en la misma tabla que los demás valores de un registro. En cambio, los datos de una lista de búsqueda residen en una o varias tablas diferentes. Para quitar datos de una lista de valores, abra la tabla y edite los elementos. Quitar datos de una lista de búsqueda requiere pasos adicionales, y dichos pasos varían dependiendo de si la consulta de las listas de búsqueda toma sus datos de una tabla u otra consulta. Si la consulta de la lista de búsqueda se basa en una tabla, identifique dicha tabla y el campo que contiene los datos que aparecen en la lista. A continuación abra la tabla de origen y edite los datos de dicho campo. Si la consulta de la lista de búsqueda se basa en otra consulta, deberá abrir esa segunda consulta, encontrar la tabla de origen y el campo de los que la segunda consulta toma sus datos y cambiar los valores de dicha tabla. En los siguientes procedimientos se explica cómo se eliminan datos de una lista de valores y una lista de búsqueda.
Quitar datos de una lista de valores
1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo de tabla que contenga la lista de valores.
3. En la sección inferior de la cuadrícula, haga clic en la ficha Búsqueda y, a continuación, busque la propiedad Origen de la fila (Row Source).
De forma predeterminada, los elementos de una lista de valores aparecen entre comillas dobles y vienen separados por signos de punto y coma: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor".
4. Según sea necesario, quite elementos de la lista. No olvide eliminar las comillas de cada elemento eliminado. No deje un signo de punto y como inicial, no deje pares de signos de puntos y coma (;;) y si quita el último elemento de la lista, elimine el último signo de punto y coma.

91. NOTA Si elimina un elemento de una lista de valores, y los registros de la tabla ya usaban el elemento eliminado, éste seguirá formando parte del registro hasta que lo cambie. Por ejemplo, suponga que su compañía tiene un almacén en la Ciudad A, pero vende dicho edificio. Si quita "Ciudad A" de la lista de almacenes, verá "Ciudad A" en la tabla hasta que cambie dichos valores.
Quitar datos de una lista de búsqueda
1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo de búsqueda.
3. En la sección inferior de la cuadrícula de diseño, haga clic en la ficha Búsqueda y localice las propiedades Tipo de origen de la fila y Origen de la fila.
En la propiedad Tipo de origen de la fila debe aparecer Tabla o consulta y la propiedad Origen de la fila debe contener una consulta que haga referencia a una tabla u otra consulta. NOTA Las consultas para los campos de búsqueda siempre comienzan con la palabra SELECT. Normalmente, aunque no siempre, las consultas de selección tienen esta sintaxis básica: SELECT [nombre_de_tabla_o_consulta].[nombre_de_campo] FROM [nombre_de_tabla_o_consulta]. En este caso, la consulta contiene dos cláusulas (SELECT y FROM). La primera hace referencia a una tabla y a un campo de dicha tabla; en cambio, la segunda hace referencia únicamente a la tabla. Recuerde: la cláusula FROM siempre indica el nombre de la tabla o consulta de origen. Las cláusulas SELECT no siempre contienen el nombre de una tabla o consulta, si bien siempre contienen el nombre de al menos un campo. Sin embargo, todas las cláusulas FROM tienen que hacer referencia a una tabla o consulta.

92. 4. Siga uno de estos procedimientos:
 Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a otra consulta, haga clic en el botón Generar (en la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en a continuación) para abrir la consulta en la vista Diseño. Anote el nombre de la tabla que aparece en la sección superior del diseñador de consultas y proceda con el paso 4.
 Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a una tabla, anote el nombre de la tabla y, después, continúe con el paso 4.
5. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla de origen para abrirla en la vista Hoja de datos.
6. Busque el campo que contenga los datos usados en la lista de búsqueda y, a continuación, edite los datos como sea necesario.
Eliminar registros no relacionados de una base de datos
Cuando se eliminan registros completos de una base de datos, se eliminan los datos de cada uno de los campos y se elimina asimismo el valor de clave; es decir, el valor que hace que el registro sea único. Si el registro no está relacionado con ningún otro registro (es decir, si el valor de clave no reside en ningún otro registro o tabla de la base de datos), se puede eliminar el registro seleccionándolo y presionando la tecla SUPR. Si se desea eliminar un gran número de registros no relacionados (es decir, un número mayor del que se desea eliminar manualmente), se puede usar una consulta de eliminación para quitarlos. En los procedimientos descritos en las siguientes secciones, se explica cómo llevar a cabo ambas tareas.
Eliminar manualmente un registro no relacionado
1. En la vista Hoja de datos, abra la tabla o consulta que contenga los datos que desee eliminar.
2. Busque el registro (la fila) que desee eliminar y, a continuación, haga clic en el botón Seleccionar todo, es decir, en el cuadrado ubicado a la izquierda o derecha del registro. Puede seleccionar filas individuales, o hacer clic y

93. arrastrar para seleccionar un conjunto de filas contiguas, o presionar CTRL y hacer clic con el botón del mouse (ratón) para seleccionar varias filas no contiguas.
Access colocará un borde alrededor de todo el registro (toda la fila) o bloque de registros seleccionados.
3. Presione SUPRIMIR.
O bien, En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar.
O bien, Haga clic en con el botón secundario en el botón Seleccionar todo y haga clic en Eliminar registro. Si por algún motivo no puede hacer clic en el botón Seleccionar todo, sitúe el cursor en un campo del registro. A continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en la flecha abajo al lado de Eliminar y haga clic en Eliminar registro. NOTA Puede que Access muestre un mensaje de error que indique que no se puede eliminar el registro porque está relacionado con otros datos. Si aparece este tipo de mensaje, haga clic en Aceptar y vaya a la siguiente sección más adelante en este artículo.
4. Cuando Access pregunte si desea realmente eliminar el registro, haga clic en Sí.
Eliminar registros no relacionados mediante una consulta de eliminación

94. Cuando se usa una consulta de eliminación para quitar datos, el proceso es igual para los registros relacionados y los no relacionados: primero se crea una consulta de selección. A continuación, hay que asegurarse de que devuelve sólo los registros que desea eliminar y, por último, se convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación. La información de referencia y los pasos de la siguiente sección explican cómo eliminar registros relacionados.
Eliminar registros relacionados de una base de datos
El proceso de eliminación de registros relacionados se compone de los siguientes pasos generales. Planee la eliminación. Asegúrese de que dispone de los permisos necesarios para eliminar los datos, asegúrese de que todos los demás usuarios han cerrado todos los objetos que usen las tablas afectadas y, a continuación, cree una copia de seguridad de la base de datos. Cambie la relación entre las tablas implicadas en la operación de eliminación. En concreto, habilite las opciones Integridad referencial y Eliminar en cascada los registros relacionados. Cree una consulta de selección y, a continuación, agregue los criterios necesarios hasta que la consulta devuelva el conjunto de registros correcto. Convierta la consulta de selección en una consulta de eliminación y, a continuación, úsela para eliminar los datos.
En las secciones siguientes se explica este proceso.
Planear y preparar la eliminación
Realice las siguientes tareas antes de eliminar registros de una base de datos. Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura. Para comprobar el estado de la base de datos, en el Explorador de Microsoft Windows, haga clic con el botón secundario en el archivo de la base de datos (archivo .accdb o .mdb) y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual. En

95. el cuadro de diálogo Propiedades, asegúrese de que está desactivada la casilla de verificación Sólo lectura. Compruebe que dispone de los permisos necesarios para eliminar registros de la base de datos. Si no está seguro, póngase en contacto con el administrador del sistema o el diseñador de la base de datos. Compruebe si la eliminación no va a afectar negativamente a los demás usuarios de la base de datos. Pida a todos los usuarios de la base de datos que cierren todos los formularios, tablas, consultas e informes que usen los datos que desee eliminar. De este modo, ayuda a evitar infracciones de bloqueo.
SUGERENCIA Si hay un gran número de usuarios conectados a la base de datos, puede que tenga que cerrar la base de datos y abrirla de nuevo en modo exclusivo. Para ello, haga clic en el botón de Microsoft Office y haga clic en Abrir. Busque la base de datos, selecciónela, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo.
Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de modificar o eliminar registros. Algunas operaciones de eliminación se pueden invertir, pero si crea una copia de seguridad, se asegura de poder invertir siempre los cambios.
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office , seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Administrar esta base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Guardar copia de seguridad como, especifique un nombre y una ubicación para la copia de seguridad y, a continuación, haga clic en Guardar.

96. Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a abrir el archivo original. Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de modo que se pueda usar el nombre de la versión original para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la copia de seguridad y, a continuación, abra la copia de seguridad con el nombre cambiado en Access. Según sea necesario, identifique y compruebe las relaciones que impliquen la tabla de la que se van a eliminar registros. Siga los pasos que se detallan a continuación:
1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparece la ficha de documento Relaciones en el que se muestran todas las tablas de una base de datos, además de las relaciones entre cada tabla y todas las demás tablas. En la ficha, cada relación aparece como una línea que conecta las tablas. En la siguiente ilustración se ve un conjunto típico de relaciones. En la ficha de documento Relaciones, se indica el lado "uno" con el número 1 y el lado "varios" con el símbolo del infinito (∞). La siguiente figura muestra una relación típica:

97. En general, cuando se eliminan registros del lado "uno" de una relación, se eliminan asimismo todos los registros relacionados del lado "varios" de la relación. Si no es así, se crearán registros huérfanos, que no tienen significado. Sin embargo, cuando se eliminan registros del lado "varios" de una relación, normalmente no se eliminan registros del lado "uno". La relación podría aplicar un conjunto de reglas denominado integridad referencial. Esas reglas garantizan que las claves externas de una base de datos contienen los valores correctos. Una clave externa es una columna cuyos valores coinciden con los valores de la columna de clave principal de otra tabla.
Obtener información sobre las reglas de integridad referencial Regla 1: no se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada, a menos que ese valor ya exista en la clave principal de la tabla principal. No obstante, se puede especificar un valor nulo en el campo de clave externa. Regla 2: no se puede eliminar un registro completo de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada.
Recuerde que puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación entre las tablas principal y secundaria. Para obtener más información, vea el siguiente procedimiento. Regla 3: no se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados.
No obstante, también puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación entre las tablas principal y secundaria. Para obtener más información, vea el siguiente procedimiento.
Recuerde que, si bien Access habilita la integridad referencial de forma predeterminada en la mayoría de los casos, una base de datos deberá cumplir primero las siguientes condiciones:

98. Para agregar una relación entre dos tablas que ya tienen datos, los datos existentes deben cumplir la reglas de la relación. Por ejemplo: El campo coincidente de la tabla principal debe ser una clave principal o tener un índice único. Los campos relacionados de la tabla principal y la tabla relacionada deben tener el mismo tipo de datos.
NOTA Hay dos excepciones a esta regla. Un campo autonumérico puede estar relacionado con un campo numérico si el valor de la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) de ese campo numérico está establecido en Entero Largo. Asimismo, un campo autonumérico cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida en Id. de réplica puede estar relacionado con un campo numérico cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida en Id. de réplica. Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Access.
NOTA Si las tablas están vinculadas, deben tener el formato de Access. Asimismo, hay que abrir la base de datos que contiene las tablas vinculadas y aplicar la integridad referencial. No se pueden aplicar las reglas de integridad referencial para las tablas vinculadas de bases de datos con otros formatos, como libros de Microsoft Office Excel 2007. Para obtener información sobre cómo habilitar la integridad referencial, vea los pasos descritos en la siguiente sección.
2. Anote el nombre de los campos de tabla en cada lado de la relación.
3. Abra cada tabla y revise los datos de cada campo para comprobar que los campos contienen realmente los datos que desea eliminar.
4. Mantenga abierta la ventana Relaciones y continúe con los pasos descritos en la siguiente sección.
Modificar la relación

99. 1. Si aún no lo ha hecho, abra la ventana Relaciones.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
2. Haga clic con el botón secundario en la relación (línea) que conecta las tablas implicadas en la operación de eliminación y, a continuación, haga clic en Modificar relación en el menú contextual.
O bien, En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
3. Asegúrese de que está activada la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
4. Active la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.
NOTA Hasta que vuelva a deshabilitar esta propiedad, si elimina un registro del lado "uno" de la relación, se eliminarán todos los registros relacionados del lado "varios" de la relación.
5. Haga clic en Aceptar, cierre la ventana Relaciones y, después, continúe con los siguientes pasos.
Crear una consulta de selección
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

100. Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
2. Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relación, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar.
La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla. En esta ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador.
3. Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrícula de diseño.
Si agrega todos los campos de tabla, la consulta de eliminación podrá quitar registros completos (filas) de la tabla.
4. De manera opcional, agregue un campo de tabla que permita especificar criterios.

101. Por ejemplo, supongamos que un cliente cierra su negocio y hay que quitar todos los pedidos pendientes de ese cliente. Para buscar únicamente esos registros, se agregan los campos Id. de cliente y Fecha de pedido a la cuadrícula de diseño.
5. Después del paso anterior, especifique los criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño.
Los criterios se utilizan para que se devuelvan únicamente los registros que se desean eliminar. En caso contrario, la consulta de eliminación quita todos los registros de la tabla. Para continuar con el ejemplo del paso anterior, especifique el identificador del cliente que cerró su negocio así como la fecha en la que los pedidos de ese cliente dejaron de ser válidos. Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea más adelante en este artículo.
6. Después del paso anterior, desactive la casilla de verificación Mostrar de cada campo de criterio.
7. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee eliminar.
8. Mantenga abierta la consulta y, después, continúe con los siguientes pasos.
Convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación y eliminar los datos
1. Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de consultas.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.
Access convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación, oculta la fila Mostrar en la sección inferior de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Eliminar.

102. Asegúrese de que en la fila Eliminar de la columna Todos los campos (*) aparece De. La palabra Ubicación debe aparecer en todas las columnas de criterios.
3. Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en Ejecutar .
Access le pedirá que confirme la eliminación. Haga clic en Sí para eliminar los datos.
Eliminar tablas de una base de datos
Recuerde que si elimina una tabla de una base de datos, no podrá deshacer la eliminación, por lo que se recomienda crear primero una copia de seguridad de la base de datos. Para obtener información sobre cómo crear una copia de seguridad de una base de datos, vea la sección que aparece anteriormente en este artículo.
1. Si la tabla está abierta en alguna de las vistas (como la vista Diseño u Hoja de datos), ciérrela.
2. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla y, a continuación, haga clic en Eliminar en el menú contextual.
Access le pedirá que confirme la eliminación. Haga clic en Sí. Si esta tabla está relacionada con una o varias tablas adicionales, Access preguntará si desea eliminar esas relaciones.
3. Haga clic en Sí.
Access elimina las relaciones y, a continuación, elimina la tabla.