Este documento explica las relaciones entre tablas en Access y por qué son importantes. Las relaciones de tabla coordinan los campos comunes entre tablas relacionadas para recopilar información de varias tablas. Existen tres tipos de relaciones: uno a varios, varios a varios y uno a uno. Las relaciones de tabla informan el diseño de consultas, formularios e informes y ayudan a mantener la integridad referencial de los datos.

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Guía de relaciones de tablas
Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los
datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas
tablas basadas en temas para que cada hecho esté representado sólo una vez. A continuación,
se debe proporcionar a Microsoft Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la
información desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas que están
relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente, primero deberá
comprender las relaciones existentes entre las tablas y, a continuación, especificar dichas
relaciones en la base de datos de Office Access 2007.
Para obtener más información, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de
datos.
En este artículo
Introducción
Tipos de relaciones de tabla
¿Por qué crear relaciones de tabla?
Descripción de la integridad referencial
Ver relaciones de tablas
Crear una relación de tabla
Eliminar una relación de tabla
Cambiar una relación de tabla
Exigir integridad referencial
Introducción
Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office
Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para
ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las
relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes
que muestren a la vez la información de varias tablas. Por ejemplo, el formulario que se
muestra a continuación incluye información recopilada de varias tablas:

2. La información de este formulario procede de la tabla Clientes...
...la tabla Pedidos...
...la tabla Productos...
...y la tabla Detalles de pedidos.
El nombre de cliente del cuadro Facturar a se obtiene de la tabla Clientes, los valores de Id. de
pedido y Fecha de pedido proceden de la tabla Pedidos, el nombre de producto viene de la
tabla Productos, y los valores Precio por unidad y Cantidad proceden de la tabla Detalles del
pedido. Estas tablas se vinculan entre sí de varias formas para recopilar información de cada
una e incorporarla al formulario.
Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las tablas deben coordinarse de modo que
muestren información acerca del mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo mediante
las relaciones de tablas. Una relación de tabla hace coincidir los datos de los campos clave (a
menudo un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos
campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador
único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados
pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creación de una
relación de tabla entre los campos Id. de empleado en las tablas Empleados y Pedidos.
Id. de empleado aparece en ambas tablas; como clave principal ...
... y como clave externa.
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Tipos de relaciones de tabla
Existen tres tipos de relaciones de tabla.
Una relación uno a varios

3. Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una
tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por lo tanto, para
cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos
pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relación entre la tabla Clientes y la tabla
Pedidos es una relación de uno a varios.
Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave
principal del lado "uno" de la relación y agréguela como un campo o campos adicionales a la
tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría un nuevo campo:
(el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominaría Id. de cliente. Access
utilizaría entonces el número de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el
cliente correcto de cada producto.
Una relación de varios a varios
Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede
incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos.
Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla
Productos. Además, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la
tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un
producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga
en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tabl as, es
importante que considere ambas partes de la relación.
Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo
denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones uno a
varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como
resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la
tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación varios a varios que se define mediante la
creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede
incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.
Una relación uno a uno
En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro
coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común porque, muy a
menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede
utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de
una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un
subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben
compartir un campo común.
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¿Por qué crear relaciones de tabla?
Puede crear relaciones de tabla explícitamente mediante la ventana Relaciones, o arrastrando
un campo desde el panel Lista de campos.Office Access 2007 usa relaciones de tabla para

4. combinar tablas si hay que utilizarlas en un objeto de base de datos. Existen varias razones por
las que se deben crear relaciones de tabla antes de crear otros objetos de base de datos, como
formularios, consultas e informes.
Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta
Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que
combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera
tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que
enumeren todos los pedidos de cada cliente, deberá crear una consulta que combine la tabla
Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id. de cliente. En la ventana Relaciones,
puede especificar manualmente los campos que desea combinar. Sin embargo, si ya tiene
definida una relación entre las tablas, Office Access 2007 suministrará la combinación
predeterminada, de acuerdo con la relación de tabla existente. Además, si usa uno de los
asistentes para consultas, Access utilizará la información recopilada de las relaciones de tabla
ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los
valores predeterminados de las opciones de la propiedad.
Las relaciones de tabla informan de los diseños de formulario e informe
Al diseñar un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la información recopilada de las
relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para
rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.
Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros
huérfanos en la base de datos. Un registro huérfano es el que hace referencia a otro registro
que no existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un
cliente que no existe.
Al diseñar una base de datos, se divide la información en tablas, cada una de las cuales tiene
una clave principal. A continuación, se agregan claves externas a las tablas relacionadas que
hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave principal y clave externa
forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Por lo tanto,
resulta importante, que dichas referencias de clave principal y clave externa estén
sincronizadas. La integridad referencial sirve para asegurarse de que las referencias
permanecen sincronizadas y depende de las relaciones de tabla.
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Descripción de la integridad referencial
Al diseñar una base de datos, se divide la información en muchas tablas basadas en temas para
minimizar la redundancia de los datos. A continuación, se proporciona a Office Access 2007 los
medios para recopilar de nuevo la información, colocando campos comunes en tablas
relacionadas. Por ejemplo, para representar una relación de uno a varios se toma la clave
principal de la tabla "uno" y se agrega como un campo adicional a la tabla "varios". Para
recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de la tabla "varios" y busca el valor

5. correspondiente en la tabla "uno". De este modo los valores de la tabla "varios" hacen
referencia a los valores correspondientes de la tabla "uno".
Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y
desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla
Pedidos, dichos pedidos quedarán "huérfanos" si elimina el registro Transportista. Los pedidos
todavía contendrán un Id.de transportista, pero el Id. ya no será válido, porque el registro al
que hace referencia ya no existe.
El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener las
referencias sincronizadas para que esta situación hipotética no ocurra nunca.
La integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla (vea Exigir
integridad referencial para obtener instrucciones paso a paso). Una vez habilitada, Access
rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa relación de tabla.
Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el destino de una referencia,
así como las eliminaciones que quitan el destino de una referencia. Sin embargo, es posible
que tenga la necesidad perfectamente válida de cambiar la clave principal de un transportista
que tiene pedidos en la tabla Pedidos. Para tales casos, lo que realmente necesita es que
Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una única
operación. De ese modo, Access se asegura de que la actualización es completa y la base de
datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Por ello,
Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la
integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y,
a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los
campos que hacen referencia a la clave principal.
También es posible que tenga la necesidad válida de eliminar una fila y todos los registros
relacionados; por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos relacionados de ese
transportista. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros rel acionados.
Si aplica la integridad referencial y selecciona la opción Actualizar en cascada los campos
relacionados y, a continuación, elimina un registro en la parte de la clave principal de la
relación, Access eliminará automáticamente todos los campos que hagan referencia a la clave
principal.
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Ver relaciones de tabla
Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la ficha Herramientas de base de
datos. Se abrirá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si aún no se
han definido relaciones de tabla y abre la ventana Relaciones por primera vez, Access le pedirá
que agregue una tabla o consulta a la ventana.
Abra la ventana Relaciones.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

6. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Si la base de datos contiene relaciones, aparecerá la ventana Relaciones y se mostrarán las
relaciones existentes. Si la base de datos no contiene relaciones y abre la ventana Relaciones
por primera vez, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Haga clic en Cerrar para cerrar
el cuadro de diálogo.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Se mostrarán todas las relaciones definidas en la base de datos. Observe que las tablas ocultas
(las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo
Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla
de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del
panel de exploración.
La clave principal
Esta línea representa la relación
La clave externa
Una relación de tabla se representa mediante una línea de relación trazada entre las tablas en
la ventana Relaciones. Una relación que no exige integridad referencial aparece como una
línea delgada entre los campos comunes que admiten la relación. Si selecciona la relación
haciendo clic en su línea, la línea se hará más gruesa para indicar que está seleccionada. Si
exige la integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además,
aparece el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el
símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea.

7. Puede seleccionar los siguientes comandos en la cinta de opciones cuando la ventana
Relaciones está activa:
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas:
Modificar relaciones Abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si selecciona una línea de
relación, puede hacer clic en Modificar relaciones para cambiar la relación de tabla. También
puede hacer doble clic en la línea de relación.
Borrar diseño Oculta de la visualización todas las relaciones y tablas en la ventana Relaciones.
Observe que este comando sólo oculta las relaciones y tablas, no las elimina.
Informe Relaciones Crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la base de datos. El
informe sólo muestra todas las relaciones y tablas que no están ocultas en la ventana
Relaciones.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones:
Mostrar tabla Abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla para que pueda seleccionar tablas y
consultas para verlas en la ventana Relaciones.
Ocultar tabla Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones.
Mostrar relaciones directas Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la tabla
seleccionada en la ventana Relaciones, si aún no se muestran.
Mostrar todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la base de
datos en la ventana Relaciones. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada
la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones
no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en
el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar tablas ocultas, vea el artículo Guía del
panel de exploración.
Cerrar Cierra la ventana Relaciones. Si realiza algún cambio en el diseño de la ventana
Relaciones, le pedirán que guarde los cambios.
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Crear una relación de tabla
Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un campo
en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas,
los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen
coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si
el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa puede ser
un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el
mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo
Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos

8. campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la
propiedad Tamaño del campo.
Crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo
Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar
tabla.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de
datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas,
haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas.
Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando
termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar.
Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común
(la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga
clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si
un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione un nuevo campo de la lista.
Para exigir la integridad referencial de esta relación, active la casilla de verificación Exigir
integridad referencial. Para obtener más información sobre la integridad referencial, vea las
secciones Descripción de la integridad referencial y Exigir integridad referencial.
Haga clic en Crear.
Se dibujará una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir
integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la
casilla de verificación Exigir integridad referencial, aparecerá el número 1 sobre la parte gruesa
de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) sobre la parte gruesa
del otro extremo.

9. Notas
Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave
principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad
Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un
índice único, Access crea una relación uno a uno.
Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado "uno" de la relación
(normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que
la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado
en el lado "varios" de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero
debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe
tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no,
Access crea una relación uno a varios.
Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos
En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista
Hoja de datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra
los campos disponibles de las tablas relacionadas y también los de otras tablas. Cuando se
arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente
para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el
panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por
Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso
modificar la relación. Vea la sección Cambiar una relación de tabla para obtener más
información.
Abrir una tabla en la vista Hoja de datos
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

10. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a la
que desee agregar el campo, cree la relación y haga clic en Vista Hoja de datos en el menú
contextual.
Abrir el panel Lista de campos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos
existentes.
Aparecerá el panel Lista de campos.
En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas
en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los
campos en alguna de estas dos categorías del panel Lista de campos: Campos disponibles en
tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas
las tablas que tienen una relación con la tabla con la que trabaja actualmente. La segunda
categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.
En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de
tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a
la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de
datos.
Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos
existentes.
Aparecerá el panel Lista de campos.
Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un
nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.
Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de
datos.
Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
Se iniciará el Asistente para búsquedas.

11. Siga las instrucciones para completar el Asistente para búsquedas.
El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el
Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la
tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación,
creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla,
es preciso modificar la relación. Vea la sección Cambiar una relación de tabla para obtener más
información.
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Eliminar una relación de tabla
Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ventana
Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación,
haga clic en la línea. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relación,
también se quita la integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado,
Access ya no evitará automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de
una relación.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones,
aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en
Cerrar.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación.
Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de
relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
Presione la tecla SUPRIMIR.

12. O bien,
Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Eliminar.
Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la
relación seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic
en Sí.
Nota Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra
persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto (como puede ser un
formulario), no se podrá eliminar la relación. Primero se deben cerrar todos los objetos
abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación.
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Cambiar una relación de tabla
Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ventana Relaciones y, a continuación,
modifíquela. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación,
haga clic en la línea para seleccionarla. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando
está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella o haga clic en
Modificar relaciones en el grupo Herramientas en la ficha Diseño. Aparecerá el cuadro de
diálogo Modificar relaciones.
Realice sus cambios en el cuadro de diálogo Modificar relaciones
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones,
aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en
Cerrar.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones y se muestran las líneas de relación.
Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto

13. en el cuadro de diálogo Propiedades) y las relaciones no se muestran a menos que se
seleccione Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del
panel de exploración.
Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece
con mayor grosor cuando está seleccionada.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.
El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto,
se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se
puede definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial y elegir una
opción en cascada. Para obtener más información sobre el tipo de combinación y cómo
configurarlo, vea la sección Configurar el tipo de combinación. Para obtener más información
sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección Exigir
integridad referencial.
Establecer el tipo de combinación
Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el
diseño de las consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a
continuación, se crea una consulta que use dichas tablas, Access selecciona automáticamente
los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos especificados en la
relación. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los
valores proporcionados por la relación suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y

14. combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la
configuración de valores predeterminados mediante la creación de relaciones puede ahorrarle
tiempo y resultarle beneficiosa.
Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir
los valores de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo,
supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que
combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la
consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos sólo para las filas en las que se
ha encontrado una coincidencia.
Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que
indica a Access qué registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo,
consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los
campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinación
predeterminado (denominado combinación interna), la consulta devolverá únicamente las filas
Cliente y las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados campos combinados)
sean iguales.
Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han
realizado ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación
interna a lo que se denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de combinación
devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relación y sólo las filas que
coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas
las filas de la derecha y sólo las filas que coinciden con las de la izquierda.
Nota En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el
cuadro de diálogo Modificar relaciones y no en la ventana Relaciones.
Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas
de esta relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia.
Establecer el tipo de combinación
En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.
Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.
Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que
aparecen en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si
se incluyen todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla.
Opción
Combinación
relacional
Tabla
izquierda
Tabla
derecha
1. Incluir sólo las filas donde los campos Combinación Filas Filas

15. combinados de ambas tablas sean iguales. interna coincidentes coincidentes
2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y
sólo aquellos registros de 'Pedidos' donde
los campos combinados sean iguales.
Combinación
externa
izquierda
Todas las filas Filas
coincidentes
3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y
sólo aquellos registros de 'Clientes' donde
los campos combinados sean iguales.
Combinación
externa
derecha
Filas
coincidentes
Todas las
filas
Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha
apunta al lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.
Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones,
aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en
Cerrar.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe
que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro
de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada
la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de
exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del
panel de exploración.
Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece
con mayor grosor cuando está seleccionada.
Haga doble clic en la línea de relación.

16. O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Haga clic en Tipo de combinación.
En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Volver al principio
Exigir integridad referencial
El uso de la integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y
mantener sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a
otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla
para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que
infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Access rechaza las actualizaciones
que cambien el destino de una referencia, así como las eliminaciones que quiten el destino de
una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de
modo que todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la sección Configurar las
opciones en cascada.
Activar o desactivar la integridad referencial
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.

17. Aparecerá la ventana Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones,
aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en
Cerrar.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe
que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto check box
in the table's Propiedades dialog box is selected) and their relationships will not be shown
unless Show Hidden Objects is selected in the Navigation Options dialog box.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del
panel de exploración.
Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece
con mayor grosor cuando está seleccionada.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Tras aplicar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:
No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese
valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean
registros huérfanos.
No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una
tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla
Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se
puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola
operación activando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.
No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea
registros huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla
Pedidos si hay artículos de línea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin
embargo, se puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados
en una sola operación activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos
relacionados.
Notas

18. Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las
siguientes condiciones para poder aplicar la integridad referencial:
El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único.
Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo
Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño
del campo tenga el valor Largo entero.
Ambas tablas deben existir en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la
integridad referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen
formato de Access, se puede abrir la base de datos en las que están almacenadas y habilitar la
integridad referencial en esa base de datos.
Configurar las opciones en cascada
Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de
una relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas
afectadas como parte de una sola operación. De ese modo, la actualización es completa y la
base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no.
Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opción Actualizar en cascada los campos
relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en
cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access
actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal.
Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por
ejemplo, un registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa
compañía de transporte. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros
relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de verificación
Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina automáticamente todos los
registros que hacen referencia a la clave principal al eliminarse el registro que contiene la clave
principal.
Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones.

19. Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones,
aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en
Cerrar.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe
que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro
de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada
la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de
exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea Guía del panel de
exploración.
Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece
con mayor grosor cuando está seleccionada.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en
cascada los registros relacionados, o bien, active ambas.
Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Nota Si la clave principal es un campo Autonumérico, la activación de la casilla de
verificación Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto porque no
se puede cambiar el valor de un campo Autonumérico.
Volver al principio
Vea también
Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal
Conceptos básicos del diseño de una base de datos
Introducción al panel de exploración
Access > Tablas
Crear, modificar o eliminar una relación

20. Mostrar todo
Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007
los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos
comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo,
se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas.
En este artículo se describen los procedimientos paso a paso para crear, modificar y eliminar una relación
de tabla. Se incluye información sobre cómo exigir la integridad referencial para evitar la creación de
registros huérfanos, cómo definir el tipo de combinación para determinar qué registros de cada lado de
una relación se incluyen en el resultado de una consulta y cómo configurar las opciones en cascada para
mantener sincronizadas las referencias.
Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo Guía de relaciones de tablas.
En este artículo
Crear una relación de tabla
Crear una relación de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones
Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos
Modificar una relación de tabla
Exigir integridad referencial
Eliminar una relación de tabla
Crear una relación de tabla
Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de
datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes
no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos
comunes tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principa l es un
campo Autonumérico, el campo de clave externa también puede ser un campo de tipo Número si la
propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer
coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de
ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen
que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.

21. Volver al principio
Crear una relación de tabla mediante la ficha de
documentos Relaciones
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el
botón Relaciones.
4. Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo
Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar
tabla.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de
datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas,
haga clic en Consultas. Para ver ambas, haga clic en Ambas.
5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando
termine de agregar tablas y consultas a la ficha de documentos Relaciones, haga clic en Cerrar.
6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la
clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic
en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

22. 7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si
un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione el campo apropiado en la lista.
Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla de verificación Exigir
integridad referencial. Para obtener más información sobre la integridad referencial, vea la
sección Exigir integridad referencial.
Además, vea el artículo Guía de relaciones de tablas.
8. Haga clic en Crear.
Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir
integridad referencial, la línea aparece más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la
casilla de verificación Exigir integridad referencial, aparece el número 1 en la parte gruesa de
un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito ( ∞) en la parte gruesa del otro
extremo de la línea, tal y como se muestra en la siguiente ilustración.

23. NOTAS
Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de
clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la
propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos
campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.
Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado uno de la relación
(normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la
propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado
en el lado varios de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe
permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el
valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access
crea una relación uno a varios.
Volver al principio
Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de
campos
En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de
datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos que
están disponibles en las tablas relacionadas así como los campos que están disponibles en las otras
tablas de la base de datos. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a
continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a
varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta
relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla,
es preciso modificar la relación. Vea la sección Modificar una relación de tabla para obtener más
información.
Abrir una tabla en la vista Hoja de datos
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

24. 3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a la
que desee agregar el campo, cree la relación y, a continuación, haga clic en Vista Hoja de
datos en el menú contextual.
Abrir el panel Lista de campos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos
existentes.
Aparece el panel Lista de campos.

25. En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en
categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos de
alguna de estas dos categorías en el panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas
relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas
que tienen una relación con la tabla con la que se trabaja actualmente. La segunda categoría contiene
todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.
En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla,
aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla,
arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos
1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos
existentes.
Aparece el panel Lista de campos.
2. Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un
nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.
3. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de
datos.
4. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
Se inicia el Asistente para búsquedas.
5. Siga las instrucciones para ejecutar el Asistente para búsquedas.
El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente
para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel
Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no

26. exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación.
Vea la sección Modificar una relación de tabla para obtener más información.
Volver al principio
Modificar una relación de tabla
Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ficha de documentos Relaciones y, a continuación,
modifíquela.
1. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la
línea para seleccionarla.
La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
2. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Abrir el cuadro de diálogo Modificar relaciones
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el
botón Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos
Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las relaciones.

27. Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se
muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de
diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción
Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocul tos, vea el artículo Guía del
panel de exploración.
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de
relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.
El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto,
se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se
puede definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial y elegir una

28. opción en cascada. Para obtener más información sobre el tipo de combinación y cómo
configurarlo, vea la sección Configurar el tipo de combinación. Para obtener más información
sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección Exigir
integridad referencial.
Configurar el tipo de combinación
Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las
consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una consulta
que use las dos tablas, Access selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados
basándose en los campos especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores
predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los
correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las
bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados mediante la creación de
relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.
Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores
de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo, supongamos que desea
mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla
Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y
los pedidos sólo para las filas en las que se ha encontrado una coincidencia.
Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a
Access qué registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos d e
nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que
representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado combinación
interna), la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos
comunes (denominados campos combinados) sean iguales.
Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado
ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se
denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las filas de la
tabla situada en el lado izquierdo de la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la
derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que
coinciden con las de la izquierda.
NOTA En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de
diálogo Modificar relaciones y no en la ficha de documentos Relaciones.

29. Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta
relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia.
Configurar el tipo de combinación
1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.
Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.
2. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el
cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se devuelven todas las
filas o las filas coincidentes de cada tabla.
Opción
Combinación
relacional
Tabla
izquierda
Tabla
derecha
1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados de
ambas tablas sean iguales.
Combinación
interna
Filas
coincidentes
Filas
coincidentes
2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos
registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean
iguales.
Combinación
externa izquierda
Todas las filas Filas
coincidentes
3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos
registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean
iguales.
Combinación
externa derecha
Filas
coincidentes
Todas las filas
Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al
lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.
Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la
combinación
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.

30. Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos
Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se
muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de
diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción
Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del
panel de exploración.
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de
relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Haga clic en Tipo de combinación.
8. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a
continuación, haga clic en Aceptar.

31. 9. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Volver al principio
Exigir integridad referencial
La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las
referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para
exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access
rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Esto
significa que Access rechazará las actualizaciones que cambien el destino de una re ferencia así como las
eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y
eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la
sección Configurar las opciones en cascada.
Activar o desactivar la integridad referencial
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.

32. Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos
Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se
muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de
diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción
Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del
panel de exploración.
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de
relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
8. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Tras habilitar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:
No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese
valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean
registros huérfanos.
No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una
tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla
Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se
puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola
operación activando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.

33. No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea
registros huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla Pedidos
si hay artículos de línea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo,
se puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola
operación activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados.
NOTAS
Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes
condiciones para exigir la integridad referencial:
El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único.
Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo
Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño
del campo tenga el valor Largo entero.
Ambas tablas existen en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad
referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de
Access, se puede abrir la base de datos en las que están almacenadas y habilitar la integridad
referencial en esa base de datos.
Configurar las opciones en cascada
Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una
relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como
parte de una sola operación. De ese modo, la actualización es completa y la base de datos no tiene un
estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya
que incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad
referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se
actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a
la clave principal.
Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un
registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compañía de transporte. Por
ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la
integridad referencial y se activa la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros

34. relacionados, Access elimina automáticamente todos los registros que hacen referencia a la clave
principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal.
Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos
Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se
muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de
diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción
Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del
panel de exploración.
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de
relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.

35. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
8. Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar
en cascada los registros relacionados, o bien, active ambas.
9. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
NOTA Si la clave principal es un campo Autonumérico (tipo de datos Autonumérico: tipo de datos de
campo que, en una base de datos de Microsoft Access, almacena automáticamente un número exclusivo
para cada registro en el momento en que éste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de
números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.), la activación de la casilla de verificación Actualizar en
cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto porque no se puede cambiar el valor de un
campo Autonumérico.
Volver al principio
Eliminar una relación de tabla
Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ficha de documentos
Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la
línea. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación
seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relación, también se quita la in tegridad
referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la
creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el
botón Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.

36. Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos
Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se
muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de
diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción
Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del
panel de exploración.
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de
relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
6. Presione la tecla SUPRIMIR.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Eliminar.
7. Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente
la relación seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación,
haga clic en Sí.
NOTA Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona
u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto como puede ser un formulario, no se podrá
eliminar la relación. Es preciso cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la
relación.
Volver al principio
Vea también
Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal
Conceptos básicos del diseño de una base de datos
Guía de relaciones de tablas
Access > Formularios
Insertar una hoja de datos en un formulario

37. Mostrar todo
Una hoja de datos es una sencilla vista de datos organizados en filas y columnas. Si se hace doble clic en
una tabla en el panel de exploración, Microsoft Office Access 2007 la muestra como una hoja de datos.
Gracias a su presentación compacta de los datos , las hojas de datos funcionan bien cuando se usan
como subformularios para mostrar los datos del lado "varios" de una relación uno a varios (relación uno a
varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla
principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla
relacionada.). En este artículo se describe cómo se pueden agregar hojas de datos a los formularios de
Office Access 2007.
¿Qué desea hacer?
Ver un ejemplo de una hoja de datos en un formulario
Establecer relaciones entre tablas
Crear un formulario que contenga una hoja de datos mediante la herramienta Formulario
Crear un formulario que contenga una hoja de datos mediante la vista Presentación
Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista Presentación
Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista Diseño
Obtener información sobre las diferencias entre un formulario dividido y un formulario que contiene una
hoja de datos
Ver un ejemplo de una hoja de datos en un formulario
Supongamos que desea crear un formulario que muestre datos sobre categorías de productos y todos los
productos dentro de esas categorías. Los datos de la tabla Categorías representan el lado "uno" de la
relación, mientras que los datos de la tabla Productos representan el lado "varios" de la relación. Cada
categoría puede contener numerosos productos.

38. El formulario principal muestra los datos del lado "uno" de la relación.
La hoja de datos muestra los datos del lado "varios" de la relación.
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Establecer relaciones entre tablas
Antes de diseñar un formulario con una hoja de datos, debe revisar la relación que existe entre las tablas
y agregar las relaciones que falten. De este modo, Access podrá crear automáticamente los vínculos
entre las hojas de datos y los formularios principales. Para ver, agregar o modificar las relaciones entre
las tablas de una base de datos, en la ficha Herramientas avanzadas, en el grupo Analizar, haga clic en
Relaciones. Para obtener más información sobre cómo crear relaciones, vea los vínculos que aparecen
en la sección Vea también.
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Crear un formulario que contenga una hoja de datos
mediante la herramienta Formulario
Cuando se usa la herramienta Formulario para crear un formulario basado en una tabla que está en el
lado "uno" de una relación uno a varios, Access inserta automáticamente una hoja de datos que muestra
los datos del lado "varios" de la relación.
Por ejemplo, si se cumplen las condiciones siguientes, Access inserta una hoja de datos que muestra
todos los pedidos de cada cliente:
Se crea un formulario simple basado en la tabla Compradores.
Se ha definido una relación uno a varios con la tabla Pedidos que especifica que un registro de
la tabla Compradores se puede relacionar con varios registros de la tabla Pedidos.

39. La tabla Compradores no está en el lado "uno" de ninguna otra relación uno a varios.
1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla que está en el lado "uno" de la relación uno a
varios.
2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario.
Access crea el formulario con la hoja de datos en su parte inferior. Si Access no crea una hoja de datos,
eso significa que la tabla usada para el formulario no forma parte de una relación uno a varios o que la
tabla forma parte de más de una relación uno a varios.
NOTAS
Además de crear el formulario principal, este proceso no crea ningún otro objeto de formulario.
La hoja de datos es una vista directa de la tabla.
Para ocultar una columna en una hoja de datos Haga clic con el botón secundario del mouse
(ratón) y, a continuación, haga clic en Ocultar columna. Esta configuración se guarda. Si se
guarda y se cierra el formulario y, a continuación, se vuelve a abrirlo, la columna permanecerá
oculta.
Para restaurar una columna oculta en una hoja de datos Haga clic con el botón secundario
del mouse en cualquier encabezado de columna de la hoja de datos y, a continuación, haga clic
en Mostrar columnas. Active la casilla de verificación situada junto a cada columna que desee
restaurar y, a continuación, haga clic en Cerrar.
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Crear un formulario que contiene una hoja de datos
mediante la vista Presentación
Si ya se han definido las relaciones entre las tablas de la base de datos, se puede crear rápidamente un
formulario que contiene una hoja de datos mediante la vista Presentación. Cuando se agrega un campo
del lado "varios" de una relación a un formulario basado en el lado "uno" de la relación, Access crea
automáticamente una hoja de datos para mostrar los registros relacionados.
1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en En blanco.

40. Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de
campos.
NOTA Si cierra el panel Lista de campos de manera fortuita, puede volver a abrirlo siguiendo
uno de estos procedimientos:
 Presione ALT+F8.
O bien,
En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.
2. Haga clic en el signo más situado junto a la tabla que está en el lado "uno" de la relación uno a
varios y, a continuación, arrastre el primer campo que desee incluir hasta el formulario.
Observe que el panel Lista de campos divide las tablas en secciones: Campos disponibles
para esta vista y, más abajo, Campos disponibles en tablas relacionadas. En la parte
inferior del panel Lista de campos, las tablas que no están directamente relacionadas con la
tabla principal se encuentran bajo Campos disponibles en otras tablas.
3. Desde la sección Campos disponibles para esta vista, arrastre todos los campos que desee
hasta el formulario principal.
4. Desde la sección Campos disponibles en tablas relacionadas, arrastre hasta el formulario el
primer campo que desee incluir en la hoja de datos. Access crea una hoja de datos y le agrega
el campo.
5. Para agregar campos adicionales a la nueva hoja de datos, primero debe hacer clic en la hoja
para seleccionarla. Observe que Access reorganiza el panel Lista de campos para que los
campos disponibles para la hoja de datos estén en la parte superior. Desde la sección Campos
disponibles para esta vista, arrastre los otros campos que desee incluir en la hoja de datos.
Cuando arrastra cada uno de los campos hasta la hoja de datos, Acces s dibuja una barra de
inserción para mostrar dónde se va a insertar el campo cuando suelte el botón del mouse.
6. Siga agregando campos al formulario principal o a la hoja de datos haciendo clic primero en el
formulario principal o en la hoja de datos para s eleccionarlo y arrastrando, luego, el campo
desde el panel Lista de campos.

41. La sección Campos disponibles en otras tablas del panel Lista de campos contiene tablas que no
están directamente relacionadas con la tabla o consulta en la que se basa el formular io o la hoja de datos
seleccionados. Si se han definido todas las relaciones válidas entre las tablas en la ventana Relaciones,
es probable que los campos de la sección Campos disponibles en otras tablas no sean selecciones
válidas para el formulario que se está creando. Si se arrastra un campo de esta sección hasta el
formulario, Access muestra el cuadro de diálogo Especificar relación. Es preciso especificar los campos
que relacionen las dos tablas antes de proceder. De hacerlo, el panel Lista de campos ya no se ordenará
en secciones de acuerdo con las relaciones predefinidas. Se recomienda hacer clic en el botón Cancelar
de este cuadro de diálogo y volver a examinar las relaciones entre las tablas. Para obtener información
sobre relaciones, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación.
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Insertar una hoja de datos en un formulario existente
mediante la vista Presentación
Si ya se han definido las relaciones entre las tablas de la base de datos, se puede agregar rápidamente
una hoja de datos a un formulario existente mediante la vista Presentación. Cuando s e agrega un campo
del lado "varios" de una relación a un formulario basado en el lado "uno" de la relación, Access crea
automáticamente una hoja de datos para mostrar los registros relacionados.
1. Abra el formulario existente en la vista Presentación haciendo clic con el botón secundario del
mouse en el formulario en el panel de exploración y, a continuación, haciendo clic en Vista
Presentación en el menú contextual.
Si no ve el panel Lista de campos:
 Presione ALT+F8.
O bien,
En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.
Observe que el panel Lista de campos divide las tablas en secciones: Campos disponibles
para esta vista y, más abajo, Campos disponibles en tablas relacionadas. En la parte
inferior del panel Lista de campos, las tablas que no están directamente relacionadas con la
tabla principal se encuentran bajo Campos disponibles en otras tablas.

42. 2. En la sección Campos disponibles en tablas relacionadas, expanda la tabla que contiene el
primer campo que desee incluir en la hoja de datos y arrastre el campo hasta el formulario.
Access crea una hoja de datos y le agrega el campo.
3. Para agregar campos adicionales a la nueva hoja de datos, primero debe hacer cli c en la hoja
para seleccionarla. Observe que Access reorganiza el panel Lista de campos para que los
campos disponibles para la hoja de datos estén en la parte superior. Desde la sección Campos
disponibles para esta vista, arrastre los otros campos que desee incluir en la hoja de datos.
Cuando arrastra cada uno de los campos hasta la hoja de datos, Access dibuja una barra de
inserción para mostrar dónde se va a insertar el campo cuando suelte el botón del mouse.
4. Siga agregando campos al formulario principal o a la hoja de datos haciendo clic primero en el
formulario principal o en la hoja de datos para seleccionarlo y arrastrando, luego, el campo
desde el panel Lista de campos.
La sección Campos disponibles en otras tablas del panel Lista de campos contiene tablas que no
están directamente relacionadas con la tabla o consulta en la que se basa el formulario seleccionado. Si
se han definido todas las relaciones válidas entre las tablas en la ventana Relaciones, es p robable que los
campos de la sección Campos disponibles en otras tablas no sean selecciones válidas para el
formulario que se está creando. Si se arrastra un campo de esta sección hasta el formulario, Access
muestra el cuadro de diálogo Especificar relación. Es preciso especificar los campos que relacionen las
dos tablas antes de proceder. De hacerlo, el panel Lista de campos ya no se ordenará en secciones de
acuerdo con las relaciones predefinidas. Se recomienda hacer clic en el botón Cancelar de este cuadro
de diálogo y volver a examinar las relaciones entre las tablas. Para obtener información sobre relaciones,
vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación.
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Insertar una hoja de datos en un formulario existente
mediante la vista Diseño
Use este procedimiento para agregar una hoja de datos directamente basada en una tabla o consulta a un
formulario existente en la vista Diseño.
1. Abra el formulario en la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario del mouse en el
formulario en el panel de exploración y, a continuación, haciendo clic en Vista Diseño.

43. 2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, si está seleccionada la herramienta Utilizar
Asistentes para controles, haga clic en ella de modo que no esté seleccionada.
¿Por qué?
3. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta
Subformulario/Subinforme.
4. En la cuadrícula de diseño del formulario, haga clic en el lugar donde desee insertar la hoja de
datos.
5. Para cambiar la posición y el tamaño del control de subformulario, arrastre los controladores
situados en los bordes y esquinas del control.
6. Para editar la etiqueta asociada del control de subformulario, haga clic en ella y, a continuación,
haga doble clic en ella para seleccionar su texto y luego escriba una nueva etiqueta. Si prefiere
eliminar la etiqueta, haga clic en ella y, a continuación, presione SUPRIMIR.
7. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.
8. Si no está seleccionado el control de subformulario, haga clic en él para seleccionarlo.
9. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en la lista desplegable Objeto origen y, a
continuación, haga clic en la tabla o consulta que desee mostrar en la hoja de datos. Por
ejemplo, si desea mostrar los datos de la tabla denominada Pedidos, haga clic en
Tabla.Pedidos.
10. Si ha definido correctamente las relaciones antes de iniciar este procedimiento, Access
configurará automáticamente las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular
campos principales con los valores correctos que vinculen el formulario principal a la hoja de
datos.
Las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales están en
blanco
1. Abra el formulario principal en la vista Diseño.
2. Haga clic en el control de subformulario para seleccionarlo.

44. 3. Si no ve la hoja de propiedades, presione F4.
4. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en (...) junto al cuadro de la
propiedad Vincular campos secundarios.
Aparece el cuadro de diálogo Vinculador de campos de subformulario.
5. En las listas desplegables Campos principales y Campos secundarios, seleccione los
campos a los que desee vincular los formularios. Si no está seguro de los campos, haga
clic en Sugerir para que Access determine los campos de vinculación. Cuando termine,
haga clic en Aceptar.
Si no ve el campo que desee usar para vincular los formularios, puede que tenga que
editar el origen de registros del formulario principal o secundario para asegurarse de que
contiene el campo. Por ejemplo, si el formulario está basado en una consulta, asegúrese
de que el campo de vinculación está en los resultados de la consulta.
6. Guarde el formulario principal y cambie a la vista Formulario para comprobar que el
formulario funciona según previsto.
11. Guarde el formulario haciendo clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso
rápido o presionando CTRL+G.
12. Cambie a la vista Formulario (vista Formulario: ventana que muestra un formulario para mostrar
o aceptar datos. La vista Formulario es el medio principal para agregar y modificar datos a
tablas. También se puede cambiar el diseño de un formulario en esta vista.) y compruebe que la
hoja de datos funciona según previsto.
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Obtener información sobre las diferencias entre un
formulario dividido y un formulario que contiene una
hoja de datos
Un formulario que contiene una hoja de datos muestra datos de orígenes de datos diferentes (si bien
suelen estar relacionados). Por ejemplo, un formulario puede mostrar empleados y puede tener una hoja
de datos que muestra todas las tareas asignadas a cada empleado. La hoja de datos tiene otro origen de
datos que el formulario que lo contiene. En cambio, un formulario dividido tiene dos secciones (un

45. formulario y una hoja de datos), pero en ambas secciones se muestran los mismos datos. Las dos
secciones están conectadas y ofrecen a la vez dos vistas distintas de los datos.
Para obtener más información sobre cómo crear y trabajar con un formulario dividido, vea el artículo Crear
un formulario dividido.
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Vea también
Agregar un campo a un formulario o informe
Crear un formulario
Crear un formulario dividido
Crear un formulario que contiene un subformulario (formulario de uno a varios)
Crear, modificar o eliminar una relación
Guía de relaciones de tablas
Access > Consultas
Usar consultas para eliminar uno o varios registros
de una base de datos
Mostrar todo
En este artículo se explica cómo eliminar datos de una base de datos de Microsoft Office Access 2007
mediante consultas de actualización y de eliminación. Las consultas de actualización se usan p ara
eliminar campos individuales de los registros de una base de datos, mientras que las consultas de
eliminación se usan para quitar registros completos de una base de datos, inclusive el valor de clave que
le otorga al registro un carácter único. Cuando proceda, recuerde que Access también permite eliminar
manualmente parte de registros o registros completos de varias maneras.
Para obtener más información sobre cómo eliminar manualmente registros, vea el artículo Eliminar uno o
varios registros de una base de datos .
En este artículo
Obtener información sobre cómo usar las consultas para eliminar datos
Planear la eliminación
Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta
Eliminar parte de registros (uno o varios campos)
Eliminar registros completos
Criterios de ejemplo para consultas de selección

46. Obtener información sobre cómo usar las consultas
para eliminar datos
Se pueden usar dos tipos de consultas para eliminar datos de una base de datos de Access. La consulta
elegida depende del tipo de eliminación que se desee realizar.
Para eliminar campos individuales de los registros de una o varias tablas, se usa una consulta
de actualización que cambie los valores existentes a un valor nulo (es decir, no hay datos) o una
cadena de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas).
Se usa una consulta de actualización para eliminar datos de campos individuales porque, de
forma predeterminada, las consultas de eliminación quitan filas completas. La eliminación de
datos mediante una consulta de actualización se compone de los siguientes pasos: se crea una
consulta de selección asegurándose de que devuelve sólo los datos que desee eliminar. A
continuación, se convierte esa consulta en una consulta de actualización, usando valores NULL
o cadenas de longitud cero como valor de actualización. Por último, se ejecuta la consulta para
actualizar los datos existentes.
Para quitar registros completos (filas), se usa una consulta de eliminación.
De forma predeterminada, las consultas de eliminación quitan todos los datos de cada campo,
junto con el valor de clave que le otorga al registro un carácter único. Cuando se ejecuta la
consulta, siempre se quita la fila completa de la tabla. El proceso se compone de los siguientes
pasos: se crea una consulta de selección, asegurándose de que devuelve los datos que desea
eliminar. A continuación, se convierte esa consulta en una consulta de eliminación y se ejecuta
para quitar los datos.
Cuando proceda, recuerde que si los registros que desea eliminar residen en el lado "uno" de una relación
uno a varios, va a cambiar primero una propiedad de la relación antes de ejecutar la consulta. En la
sección Preparativos para eliminar datos relacionados, más adelante en este artículo, se explica cómo
llevar a cabo esa tarea. Es preciso realizar esos cambios adicionales porque, de forma predeterminada,
Access impide eliminar datos del lado "uno" de una relación uno a varios.
Para obtener más información acerca del diseño de bases de datos y las relaciones de tablas, vea los
artículos Conceptos básicos del diseño de una base de datos y Crear, modificar o eliminar una relación.

47. Asimismo, recuerde que después de actualizar o eliminar parte de un registro o un registro completo, no
se pueden deshacer los cambios, por lo que se recomienda realizar siempre una copia de seguridad de
los datos antes de ejecutar una consulta de eliminación. Vea Realizar una copia de seguridad de la base
de datos, más adelante en este artículo, para obtener más información.
En los procedimientos descritos en las siguientes secciones se explica cómo crear consultas de
actualización que quiten datos de campos individuales, y cómo crear consultas de eliminación que quiten
registros completos.
NOTA En general, las consultas de actualización y eliminación se usan para cambiar o quitar
rápidamente grandes cantidades de datos. Si desea quitar un número reducido de registros (es decir,
cualquier cantidad que sea fácil de eliminar manualmente), abra la tabla en la vista Hoja de datos,
seleccione los campos o las filas que desee eliminar y, a continuación, presione SUPRIMIR.
Para obtener más información sobre otras formas de eliminar datos, vea el artículo Eliminar uno o varios
registros de una base de datos .
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Planear la eliminación
La eliminación de registros mediante una consulta se compone de los siguientes pasos generales:
Planee la eliminación. Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para eliminar los datos,
que todos los demás usuarios han cerrado todos los objetos que usen las tablas en cuestión y, a
continuación, haga una copia de seguridad de la base de datos.
Asegúrese de que la base de datos reside en una ubicación de confianza o que lleva una firma
digital. Si no es el caso, puede optar por confiar en la base de datos únicamente para la sesión
actual. Recuerde que, de forma predeterminada, Access bloquea todas las consultas de acción
(consultas de eliminación, consultas de actualización y consultas de creación de tabla) a menos
que se confíe primero en la base de datos. Para obtener información sobre cómo confiar en una
base de datos, vea Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta, más adelante en
este artículo.
Si desea eliminar datos de más de una tabla y esas tablas están relacionadas, habilite las
opciones Integridad referencial y Eliminar en cascada los registros relacionados para cada

48. relación. De este modo, la consulta podrá eliminar datos de las tablas en los lados "uno" y
"varios" de la relación.
Cree una consulta de selección y, a continuación, agregue los criterios necesarios hasta que la
consulta devuelva el conjunto de registros correcto.
Si desea eliminar campos individuales de una tabla, convierta la consulta de selección en una
consulta de actualización, especifique NULL o una cadena de longitud cero ("") como criterios
de actualización y, a continuación, ejecute la consulta.
Si desea eliminar registros completos, convierta la consulta de selección en una consulta de
eliminación y, a continuación, ejecute la consulta.
Preparativos generales
Realice las siguientes tareas antes de eliminar parte de un registro o un registro completo de una base de
datos:
Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura. Para ello, en el Explorador de
Windows, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el archivo de la base de datos
(archivo .accdb o .mdb) y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual. En
el cuadro de diálogo Propiedades, asegúrese de que está desactivada la casilla de verificación
Sólo lectura.
Compruebe que dispone de los permisos necesarios para eliminar registros de la base de datos.
Si no está seguro, póngase en contacto con el administrador del sistema o el diseñador de la
base de datos.
Compruebe si la eliminación no va a afectar negativamente a los demás usuarios de la base de
datos.
Pida a todos los usuarios de la base de datos que cierren todos los formularios, tablas,
consultas e informes que usen los datos que desee eliminar. De este modo, ayuda a evitar
infracciones de bloqueo.
SUGERENCIA Si hay un gran número de usuarios conectados a la base de datos, puede que
tenga que cerrar la base de datos y, a continuación, abrirla de nuevo en modo exclusivo. Para
ello:

49. 1. Haga clic en el botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. Busque la base de datos, selecciónela, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir
y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo.
Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de modificar o eliminar registros.
Algunas operaciones de eliminación se pueden invertir, pero si crea una copia de seguridad, se
asegura de poder invertir siempre los cambios.
Realizar una copia de seguridad de la base de datos
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office , seleccione Administrar y, a continuación,
haga clic en Administrar esta base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique un nombre y una ubicación para la
copia de seguridad y, a continuación, haga clic en Guardar.
Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a
abrir el archivo original.
Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de
modo que se pueda usar el nombre de la versión original para la copia de seguridad.
Asigne el nombre de la versión original a la copia de seguridad y, a continuación, abra la
copia de seguridad con el nombre cambiado en Access.
Preparativos para eliminar datos relacionados
Si necesita eliminar datos de tablas relacionadas, recuerde esta regla: si los datos residen en el lado
"varios" de una relación uno a varios, podrá eliminarlos sin tener que cambiar la relación. Sin embargo, si
los datos residen en el lado "uno" de una relación uno a varios, es preciso modificar primero la relación.
En caso contrario, Access bloqueará la eliminación.
El proceso de eliminación de datos relacionados se compone de los siguientes pasos:

50. Determine qué registros residen en el lado "uno" de la relación y cuáles residen en el lado
"varios".
Si necesita eliminar registros del lado "uno" de la relación y los registros relacionados del lado
"varios", debe habilitar un conjunto de reglas denominado Integridad referencial y debe habilitar
la eliminación en cascada. En esta sección se explica la Integridad referencial y se indica cómo
llevar a cabo ambas tareas.
Si necesita eliminar registros únicamente del lado "uno" de la relación, elimine primero esa
relación y, a continuación, elimine los datos.
O bien,
Si necesita eliminar datos únicamente del lado "varios" de la relación, puede crear y ejecutar
una consulta de eliminación sin tener que cambiar la relación.
En las siguientes secciones se explica cómo preparar los datos relacionados para la eliminación.
Determinar qué registros están en el lado "uno" de una relación y
cuáles residen en el lado "varios"
1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Aparece la ficha Relaciones en la que se muestran todas las tablas de la base de datos así
como las relaciones entre cada tabla y todas las demás tablas. Cada relación aparece como una
línea que conecta las tablas entre los campos.
En la siguiente ilustración se muestra una relación típica. La mayoría de las relaciones de una
base de datos, si no todas, tienen un lado "uno" y un lado "varios". En el diagrama de relaciones
se indica el lado "uno" con el número 1 y el lado "varios" con el símbolo del infinito (∞).

51. En general, cuando se eliminan registros del lado "uno" de una relación, se eliminan asimismo
todos los registros relacionados del lado "varios" de la relación. Sin embargo, cuando se
eliminan registros del lado "varios" de una relación, normalmente no se eliminan registros del
lado "uno".
Además, de forma predeterminada, Access aplica asimismo un conjunto de reglas denominado
Integridad referencial. Estas reglas garantizan que las claves externas de una base de datos
contienen los valores correctos. Una clave externa es una columna cuyos valores coinciden con
los valores de la columna de clave principal de otra tabla.
Obtener información sobre las reglas de integridad referencial
 Regla 1: no se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla
relacionada, a menos que ese valor ya exista en la clave principal de la tabla principal. No
obstante, se puede especificar un valor nulo en el campo de clave externa.
 Regla 2: no se puede eliminar un registro completo de una tabla principal si existen
registros coincidentes en una tabla relacionada.
Recuerde que puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación entre las
tablas principal y secundaria. Para obtener más información, vea el siguiente
procedimiento, Modificar la relación.
 Regla 3: no se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese
registro tiene registros relacionados.
No obstante, también puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación entre
las tablas principal y secundaria.
Recuerde que, si bien Access habilita la integridad referencial de forma predeterminada en la
mayoría de los casos, una base de datos deberá cumplir primero las siguientes condiciones:
 El campo coincidente de la tabla principal debe ser una clave principal o tener un índice
único.
 Los campos relacionados de la tabla principal y la tabla relacionada deben tener el mismo
tipo de datos.

52. NOTA Access incluye dos excepciones a esta regla. Un campo de tipo Autonumérico
puede estar relacionado con un campo de tipo Número si el valor de la propiedad
TamañoDelCampo (FieldSize) de ese campo de tipo Número está establecido en Entero
Largo. Asimismo, un campo de tipo Autonumérico cuya propiedad TamañoDelCampo
está establecida en Id. de réplica puede estar relacionado con un campo de tipo Número
cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida en Id. de réplica.
 Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos de Access.
NOTA Si las tablas están vinculadas, deben tener el formato de Access. Asimismo, hay
que abrir la base de datos que contiene las tablas vinculadas y, a continuación, habilitar la
integridad referencial. No se pueden aplicar las reglas de integridad referencial para las
tablas vinculadas de bases de datos con otros formatos, como libros de Microsoft Office
Excel 2007. Para obtener información sobre cómo habilitar la integridad referencial, vea
los pasos descritos en la siguiente sección.
2. Tome nota de los nombres de los campos de tabla en cada lado de la relación.
3. Abra cada tabla y revise los datos de cada campo para comprobar que los campos contienen
efectivamente los datos que desea eliminar.
4. Mantenga abierto el panel Relaciones y continúe con los pasos descritos en la siguiente
sección.
Modificar la relación
Siga estos pasos únicamente para eliminar datos del lado "uno" y del lado "varios" de una relación.
1. Si aún no lo ha hecho, abra el panel Relaciones.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la relación (línea) que conecta las tablas
implicadas en la operación de eliminación y, a continuación, haga clic en Modificar relación en
el menú contextual.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
3. Asegúrese de que está activada la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

53. 4. Active la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.
NOTA Hasta que vuelva a deshabilitar esta propiedad, si elimina un registro del lado "uno" de
la relación, se eliminarán todos los registros relacionados del lado "varios" de la relación.
5. Haga clic en Aceptar, cierre el panel Relaciones y, después, continúe con los siguientes pasos.
Eliminar una relación
1. Si aún no lo ha hecho, abra el panel Relaciones.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
2. Tome note de los campos implicados en la relación para poder restaurar la relación después de
eliminar los datos.
3. Haga clic con el botón secundario del mouse en la relación (línea) que conecta las tablas
implicadas en la operación de eliminación y, a continuación, haga clic en Eliminar en el menú
contextual.
O bien
Seleccione la relación y presione SUPR.
NOTA Para restaurar la relación, siga los pasos anteriores para abrir el panel Relaciones y, a
continuación, arrastre el campo de clave principal desde la tabla del lado "uno" y colóquelo en el campo
de clave externa de la tabla del lado "varios". Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si la
relación antigua exigía integridad referencial, seleccione Exigir integridad referencial y, a continuación,
haga clic en Crear. En caso contrario, sólo haga clic en Crear.
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Evitar que el modo deshabilitado bloquee una
consulta
De forma predeterminada, si se abre una base de datos que no sea de confianza o no resida en una
ubicación de confianza, Access bloquea la ejecución de todas las consultas de acción.

54. Si intenta ejecutar una consulta de acción y parece que no sucede nada, compruebe si en la barra de
estado de Access aparece el siguiente mensaje:
El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento.
Si ve este mensaje, siga el procedimiento que se describe a continuación:
Habilitar el contenido bloqueado
En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.
Aparece el cuadro de diálogo Confiar en Office.
Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Vuelva a ejecutar la consulta.
Si no ve la barra de mensajes
Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos y, en el grupoMostrar u ocultar, elija
Barra de mensajes.
Para obtener más información sobre el modo deshabilitado y la seguridad en Access, vea el artículo
Proteger una base de datos de Access 2007.
Eliminar parte de registros (uno o varios campos)
En esta sección se explica cómo usar una consulta de actualización para eliminar registros parciales
(campos individuales) de tablas del lado "varios" de una relación uno a varios. Estos pasos pueden
seguirse asimismo para eliminar datos de tablas que no están relacionadas con otros datos. Recuerde
que ejecutar una consulta de actualización para eliminar datos cambia los valores existentes a NULL o a
una cadena de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas), en función de los criterios
que haya especificado. Para obtener más información sobre cómo usar las consultas de actualización,
vea el artículo Crear una consulta de actualización.
Crear una consulta de selección
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

55. Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y aparece el cuadro de diálogo
Mostrar tabla.
2. Seleccione la tabla que contiene los datos que desee eliminar, haga clic en Agregar y, a
continuación, haga clic en Cerrar.
La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la
consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla. En esta ilustración se
muestra una tabla típica en el diseñador.
3. Agregue los campos cuyo valor desee establecer en NULL a la fila Campo del diseñador.
Puede hacer doble clic en cada campo o arrastrar y colocar cada campo.
4. Si lo desea, especifique criterios para uno o varios campos en la fila Criterios del diseñador.
Los criterios se utilizan para que se devuelvan únicamente los registros que se desean eliminar.
En caso contrario, la consulta de actualización establece en NULL todos los registros de cada
uno de los campos de la consulta. Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea
Criterios de ejemplo para consultas de selección más adelante en este artículo.
5. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Compruebe que la consulta devuelva los registros cuyo valor desee establecer en NULL o en
una cadena de longitud cero. Si es preciso, repita los pasos 3 a 5 y modifique los campos o
criterios hasta que la consulta devuelva únicamente los datos que desee cambiar.

56. 6. Mantenga abierta la consulta y, después, continúe con los siguientes pasos.
Convertir la consulta de selección en una consulta de actualización
1. Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de consultas.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.
Access convierte la consulta de selección en una consulta de actualización, oculta la fila
Mostrar en la sección inferior de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Actualizar a.
En la fila Actualizar a de cada campo, especifique NULL o una cadena de longitud cero (un par
de comillas dobles sin espacio entre ellas, "").
3. Haga clic en Ejecutar .
Access le pedirá que confirme los cambios.
Si está muy seguro de que desea cambiar los valores, haga clic en Sí para cambiar los datos.
Volver al principio
Eliminar registros completos
En esta sección se explica cómo usar una consulta de eliminación para eliminar registros completos de
una tabla.
Crear una consulta de selección
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y aparece el cuadro de diálogo
Mostrar tabla.
2. Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relación, haga clic en Agregar y, a continuación, haga
clic en Cerrar.
La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la
consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla. En esta ilustración se
muestra una tabla típica en el diseñador.

57. 3. Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrícula de
diseño.
Si agrega todos los campos de tabla, la consulta de eliminación podrá quitar registros completos
(filas) de la tabla.
4. De manera opcional, agregue un campo de tabla que permita especificar criterios.
Por ejemplo, supongamos que un cliente cierra su negocio y hay que quitar todos los pedidos
pendientes de ese cliente. Para buscar únicamente esos registros, se agregan los campos Id.
de cliente y Fecha de pedido a la cuadrícula de diseño.
5. Después del paso anterior, especifique los criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de
diseño.
Los criterios se utilizan para que se devuelvan únicamente los registros que se desean eliminar.
En caso contrario, la consulta de eliminación quita todos los registros de la tabla. Para continuar
con el ejemplo del paso anterior, especifique el identificador del cliente que cerró su negocio así
como la fecha en la que los pedidos de ese cliente dejaron de ser válidos.
Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea Criterios de ejemplo para consultas
de selección más adelante en este artículo.
6. Después del paso anterior, desactive la casilla de verificación Mostrar de cada campo de
criterio.

58. 7. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee eliminar.
8. Mantenga abierta la consulta y, después, continúe con los siguientes pasos.
Convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación y eliminar los
datos
1. Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de consultas.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.
Access convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación, oculta la fila Mostrar
en la sección inferior de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Eliminar.
Asegúrese de que en la fila Eliminar de la columna * (todos los campos) aparece De. La
palabra Ubicación debe aparecer en todas las columnas usadas para criterios.
3. Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en Ejecutar .
Access le pedirá que confirme la eliminación.
Haga clic en Sí para eliminar los datos.
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Criterios de ejemplo para consultas de selección
En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo que se pueden usar en las consultas de
selección para asegurar que se eliminan únicamente los datos correctos. Puede adaptar estos ejemplos
para que pueda usarlos con sus propios datos. En algunos de estos ejemplos se usan caracteres
comodín.
Para obtener más información sobre el uso de los caracteres comodín, vea el artículo Información de
referencia sobre los caracteres comodín en Access .
Criterios Efecto

59. > 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores que 234,
use < 234.
>="Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.
Entre #02.02.2007# Y
#01.12.2007#
Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2007 y el 1 de diciembre de 2007
(ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use comillas simples (') en
vez de signos de almohadilla (#). Por ejemplo: Entre '02.02.2007' Y '01.12.2007'.
Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no sea exactamente igual
a "Alemania". El criterio devolverá registros que contengan caracteres además de "Alemania,"
como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".
Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiezan por T. Si la base de datos usa los caracteres
comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
No "*t" Busca todos los registros que no terminen en t. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres
comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
En(Canadá,Reino
Unido)
En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.
Como "[A-D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiecen por las letras comprendidas entre
la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI -92, use
el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos usa el juego
de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5 letras,
cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se desconoce. Si la base de datos
usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_) en vez del signo
de interrogación (?).
#02.02.2007# Busca todos los registros del 2 de febrero de 2007. Si la base de datos utiliza el juego de
caracteres comodín ANSI-92, incluya la fecha entre comillas simples en lugar de usar signos de
almohadilla ('02.02.2007').
< Fecha() - 30 Usa la función Fecha para devolver todas las fechas con una antigüedad de más de 30 días.
Fecha() Usa la función Fecha para devolver todos los registros que contienen la fecha actual.
Entre Fecha() Y
AgregFecha("M", 3,
Fecha())
Usa las funciones Fecha y AgregFecha para devolver todos los registros entre la fecha actual y
tres meses a partir de la fecha actual.
Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).
No es Nulo Devuelve todos los registros que contengan algún valor (que no sea nulo).
"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud
cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio, pero aún no se
conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede requerir un número de fax, pero puede que
algunos clientes no tengan fax. En ese caso, en vez de especificar un número, se incluye un par
de comillas dobles sin espacios entre ellas ('''').
Access > Diseño de base de datos
Conceptos básicos del diseño de una base de datos
Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada.
Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece
lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese
caso, es mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda
modificarse fácilmente.

60. En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos. Aprenderá a decidir qué
información necesita, a dividir la información en las tablas y columnas adecuadas y a relacionar las tablas
entre sí. Debe leer este artículo antes de crear la primera base de datos.
En este artículo
Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer
¿Qué es un buen diseño de base de datos?
El proceso de diseño
Determinar la finalidad de la base de datos
Buscar y organizar la información necesaria
Dividir la información en tablas
Convertir los elementos de información en columnas
Especificar claves principales
Crear relaciones entre las tablas
Ajustar el diseño
Aplicar las reglas de normalización
Para obtener más información
Algunos términos sobre bases de datos que debe
conocer
Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las
de los libros contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos
simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas.
Por ejemplo, podría tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos
y una tercera con información sobre clientes.

61. Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también campo. Un registro
es una forma lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento
único de información: un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos),
por ejemplo, cada fila o registro contendría información sobre un producto, y cada columna contendría
algún dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.
Volver al principio
¿Qué es un buen diseño de base de datos?
El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se
debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el
espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es
que es importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información
incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información
incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.
Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:
Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando
así se precise.
Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.

62. Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.
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El proceso de diseño
El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:
Determinar la finalidad de la base de datos
Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.
Buscar y organizar la información necesaria
Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los
nombres de productos o los números de pedidos.
Dividir la información en tablas
Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o
Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.
Convertir los elementos de información en columnas
Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un
campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría
incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.
Especificar claves principales
Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para
identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.
Definir relaciones entre las tablas
Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas.
Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea
necesario.
Ajustar el diseño

63. Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos
de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los
ajustes necesarios en el diseño.
Aplicar las reglas de normalización
Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas
correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.
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Determinar la finalidad de la base de datos
Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a
utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan
simple como "La base de datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío
masivo de correo y la generación de informes". Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas
personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podría definirse fácilmente en
uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la base d e datos. La idea
es desarrollar una declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el
proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de
tomar decisiones.
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Buscar y organizar la información necesaria
Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si
registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios
en papel en un archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que
contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene
que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario?
¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo,
que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su dirección,
ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una
columna posible de una tabla.

64. Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada
elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más
tarde podrá ajustar la lista.
A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de
datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por
región, o un informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible
que también desee generar cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad
de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué
información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta
modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.
Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a identificar los
elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la
oportunidad de inscribirse o borrarse de las actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea
imprimir un listado de los que han decidido inscribirse. Para registrar esa inform ación, agrega una
columna "Enviar correo electrónico" a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en Sí
o No.
La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de otro
elemento. Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo electrónico, tendrá que conocer
también la dirección de correo electrónico a la que éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar
una dirección de correo electrónico para cada cliente.
Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué elementos necesita
para crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas

65. ideas. Si desea incluir un saludo (por ejemplo, las abreviaturas "Sr." o "Sra." con las que comienza un
saludo), tendrá que crear un elemento de saludo. Además, tal vez desee comenzar las cartas con el
saludo "Estimado Sr. García", en lugar de "Estimado Sr. Miguel Ángel García". Esto implicaría almacenar
el apellido independientemente del nombre.
Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información en sus partes
lógicas más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos
partes: el nombre y el apellido. Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido
de los clientes estuviera almacenado de forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar,
calcular o generar informes a partir de un elemento de información, debe incluir ese elemento en su
propio campo.
Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas
de un determinado producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es
el proveedor del producto mejor vendido? Prever esas preguntas le ayudará a determinar los elementos
adicionales que necesita registrar.
Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente.
Volver al principio
Dividir la información en tablas
Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, después de
buscar y organizar la información de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podría
ser similar a la siguiente:

66. Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos.
Por tanto, parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra
para los datos sobre los proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los
pedidos. Aunque esto no complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista
hasta obtener un diseño correcto.
Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a incluirlos todos
ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustración anterior. A continuación
le explicaremos por qué eso no es una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a
continuación:
En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos
productos del mismo proveedor, la información del nombre y la dirección del proveedor debe repetirse
muchas veces, con lo que se malgasta el espacio en disco. Registrar la información del proveedor una
sola vez en una tabla Proveedores distinta y luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solución
mucho mejor.
Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del proveedor.
Suponga, por ejemplo, que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Como ésta aparece en muchos
lugares, podría sin querer cambiar la dirección en un lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares.
Ese problema se resuelve registrando la información del proveedor en un único lugar.
Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que está
repitiendo la misma información en varios lugares, como la dirección de un determinado proveedor,
coloque esa información en una tabla distinta.
Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea eliminar ese
producto pero conservar el nombre del proveedor y la información de dirección. ¿Cómo eliminaría el
producto sin perder la información del proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un
producto, además de datos sobre un proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para
mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información sobre los

67. productos y otra tabla para la información sobre los proveedores. Al eliminar un registro de producto sólo
se eliminarían los datos del producto y no los datos del proveedor.
Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar
datos únicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos sólo debe contener datos de
productos. Como la dirección del proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de
proveedores.
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Convertir los elementos de información en columnas
Para determinar las columnas de una tabla, decida qué información necesita registrar sobre el tema
representado por la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista de columnas iniciales sería
Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Correo
electrónico. Cada registro de la tabla contiene el mismo número de columnas, por lo que puede
almacenar información sobre el nombre, dirección, ciudad-provincia-código postal, envío de correo
electrónico, saludo y dirección de correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de
dirección podría contener las direcciones de los clientes. Cada registro contendrá datos sobre un cliente y
el campo de dirección, la dirección de ese cliente.
Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar con mayor
precisión las columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de los clientes en dos
columnas distintas (el nombre y el apellido) para poder ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De
igual forma, la dirección consta en realidad de cinco componentes distintos: dirección, ciudad, provincia,
código postal y país o región, y parece lógico también almacenarlos en columnas distintas. Si desea
realizar, por ejemplo, una búsqueda o una operación de ordenación o filtrado por provincia, necesita que
la información de provincia esté almacenada en una columna distinta.
Debe considerar también si la base de datos va a contener información sólo de procedencia nacional o
internacional. Por ejemplo, si piensa almacenar direcciones internacionales, es preferible tener una
columna Región en lugar de Provincia, ya que esa columna puede incluir provincias del propio país y
regiones de otros países o regiones. De igual forma, es más lógico incluir una columna Región en lugar
de Comunidad Autónoma si va a almacenar direcciones internacionales.
En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la base de dato s.
No incluya datos calculados

68. En la mayoría de los casos, no debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En
lugar de ello, puede dejar que Access realice los cálculos cuando desee ver el resultado.
Suponga, por ejemplo, que tiene un informe Productos bajo pedido que contiene el subtotal de
unidades de un pedido para cada categoría de producto de la base de datos. Sin embargo, no
hay ninguna tabla que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La tabla
Productos contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades incluidas en
un pedido de cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que se
imprime el informe, pero el subtotal propiamente dicho no debe almacenarse en una tabla.
Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas
Puede ceder a la tentación de habilitar un único campo para los nombres completos o para los
nombres de productos junto con sus descripciones. Si combina varios tipos de información en
un campo, será difícil recuperar datos individuales más adelante. Intente dividir la información
en partes lógicas. Por ejemplo, cree campos distintos para el nombre y el apellido, o para el
nombre del producto, la categoría y la descripción.
Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave principal de cada
tabla.
Volver al principio
Especificar claves principales

69. Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen inequívocamente cada fila
almacenada en la tabla. Ésta suele ser un número de identificación exclusivo, como un número de
identificador de empleado o un número de serie. En la terminología de bases de datos, esta información
recibe el nombre de clave principal de la tabla. Access utiliza los campos de clave principal para asociar
rápidamente datos de varias tablas y reunir automáticamente esos datos.
Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto que identifica
inequívocamente cada producto del catálogo, puede utilizar ese identificador como clave principal de la
tabla, pero sólo si los valores de esa columna son siempre diferentes para cada registro. No puede tener
valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo, no utilice los nombres de las personas como clave
principal, ya que los nombres no son exclusivos. Es muy fácil que dos personas tengan el mismo nombre
en la misma tabla.
Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede quedar sin asignar o
vacío (porque no se conoce) en algún momento, no puede utilizarlo como componente de una clave
principal.
Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con va rias tablas, la
clave principal de una tabla se puede utilizar como referencia en las demás tablas. Si la clave principal
cambia, el cambio debe aplicarse también a todos los lugares donde se haga referencia a la clave. Usar
una clave principal que no cambie reduce la posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras
tablas en las que se hace referencia a ella.
A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo, puede asignar a cada
pedido un número de pedido distinto. La única finalidad de este número de pedido es identificar el pedido.
Una vez asignado, nunca cambia.
Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una buena clave
principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico.
Cuando se utiliza el tipo de datos Autonumérico, Access asigna automáticamente un valor. Este tipo de
identificador no es "fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Lo s
identificadores de este tipo son perfectos para usarlos como claves principales, ya que no cambian. Una
clave principal que contiene datos sobre una fila, como un número de teléfono o el nombre de un cliente,
es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.

70. Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una buena clave principal.
No hay dos identificadores de producto iguales.
En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de
una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría
dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está
formada por más de una columna se denomina clave compuesta.
Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna autonumérica para cada una de
las tablas que funcione como clave principal: IdProducto para la tabla Productos, IdPedido para la tabl a
Pedidos, IdCliente para la tabla Clientes e IdProveedores para la tabla Proveedores.
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Crear relaciones entre las tablas

71. Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de
forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.
La información de este formulario procede de la tabla Clientes...
...la tabla Empleados...
...la tabla Pedidos...
...la tabla Productos...
...y la tabla Detalles de pedidos.
Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional,
la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones
entre las tablas para reunir la información según se precise.
Volver al principio
Crear una relación de uno a varios

72. Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de pedidos de
productos. Un proveedor puede suministrar cualquier número de productos y, por consiguiente, para cada
proveedor representado en la tabla Proveedores, puede haber muchos productos representados en la
tabla Productos. La relación entre la tabla Proveedores y la tabla Productos es, por tanto, una relación de
uno a varios.
Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del
lado "uno" de la relación y agréguela como columna o columnas adicionales a la tabla en el lado "varios"
de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores
a la tabla Productos. Access utilizaría entonces el número de identificador de proveedor de la tabla
Productos para localizar el proveedor correcto de cada producto.
La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa es la
clave principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos en una clave externa
porque también es la clave principal en la tabla Proveedores.

73. El punto de partida para la unión de tablas relacionadas se proporciona estableciendo p arejas de claves
principales y claves externas. Si no está seguro de las tablas que deben compartir una columna común, al
identificar una relación de uno a varios se asegurará de que las dos tablas implicadas requerirán una
columna compartida.
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Crear una relación de varios a varios
Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.
Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en
muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla
Productos. Y para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Ped idos.
Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios
pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las
relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.
Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relación de varios a varios. Esto presenta
un problema. Para comprender el problema, imagine qué sucedería si intenta crear la relación entre las
dos tablas agregando el campo Id. de producto a la tabla Pedidos. Para que haya más de un producto por
pedido, necesita más de un registro en la tabla Pedidos para cada pedido y, en ese caso, tendría que
repetir la información de pedido para cada fila relacionada con un único pedido, lo que daría lugar a un
diseño ineficaz que podría producir datos inexactos. El mismo problema aparece si coloca el campo Id. de

74. pedido en la tabla Productos: tendría varios registros en la tabla Productos para cada producto. ¿Cómo se
soluciona este problema?
La solución a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la relación de varios a
varios en dos relaciones de uno a varios. Insertaría la clave principal de cada una de las dos tablas en la
tercera tabla y, por consiguiente, la tercera tabla registraría todas las apariciones o instancias de la
relación.
Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artículo de línea de un pedido. La clave
principal de la tabla Detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas de las tablas Pedidos
y Productos. El campo Id. de pedido no se puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un
pedido puede tener varios artículos de línea. El identificador de pedido se repite para cada artículo de
línea del pedido, por lo que el campo no contiene valores únicos. Tampoco serviría utilizar solamente el
campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los dos campos
juntos producen un valor exclusivo para cada registro.
En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se relacionan
directamente entre sí, sino indirectamente a través de la tabla Detalles de pedidos. La relación de varios a
varios entre los pedidos y los productos se representa en la base de datos mediante dos relaciones de
uno a varios:
La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada pedido
tiene varios artículos de línea, pero cada artículo está asociado a un único pedido.

75. La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada
producto puede tener varios artículos asociados, pero cada artículo de línea hace referencia
únicamente a un producto.
Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un determinado pedido, así
como todos los pedidos de un determinado producto.
Después de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sería similar a la siguiente:
Volver al principio
Crear una relación de uno a uno
Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita registrar
información complementaria sobre productos que apenas va a necesitar o que sólo se aplica a unos
pocos productos. Como no necesita la información con frecuencia, y como almacenar la información en la
tabla Productos crearía un espacio vacío para todos los productos que no necesitan esa información, la
coloca en una tabla distinta. Al igual que en la tabla Productos, utiliza el identificador de producto como
clave principal. La relación entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una relación de uno a

76. uno. Para cada registro de la tabla Productos hay un único registro coincidente en la tabla
complementaria. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.
Cuando necesite crear una relación de uno a uno en la base de datos, considere si puede incluir l a
información de las dos tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algún motivo (quizás porque se
crearía una gran cantidad de espacio vacío), puede representar esa relación en su diseño guiándose por
las pautas siguientes:
Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podrá definir la relación utilizando la
misma clave principal en ambas tablas.
Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de las tablas
(cualquiera de ellas) e inserte su clave principal en la otra tabla como clave externa.
Determinar las relaciones entre las tablas le ayudará a asegurarse de que tiene las tablas y columnas
correctas. Cuando existe una relación de uno a uno o de uno a varios, las tablas implicadas deben
compartir una o varias columnas comunes. Cuando la relación es de varios a varios, se necesita una
tercera tabla para representar la relación.
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Ajustar el diseño
Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las tablas con
datos de ejemplo y probar que funcionan con la información: creando consultas, agregando nuevos
registros, etc. Esto le permitirá encontrar posibles problemas, como la necesidad de agregar una columna
que olvidó insertar durante la fase de diseño, o dividir una tabla en dos tablas para eliminar datos
duplicados.
Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree formularios e
informes provisionales y compruebe si muestran los datos según lo previsto. Compruebe si existen datos
duplicados innecesarios y, si encuentra alguno, modifique el diseño para eliminar la duplicación.
Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede mejorar. Éstas
son algunas comprobaciones que puede hacer:
¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a alguna de las
tablas existentes? Si se trata de información sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla.

77. Cree una columna para cada elemento de información que desee registrar. Si la información no
se puede calcular a partir de otras columnas, es probable que necesite una nueva columna para
esa información.
¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si un
elemento de información se puede calcular a partir de otras columnas existentes (como un
descuento calculado a partir del precio de venta al público), normalmente es preferible que se
calcule en lugar de crear una nueva columna.
¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así, probablemente
tendrá que dividir la tabla en dos tablas que tengan una relación de uno a varios.
¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos vacíos
en cada registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver a diseñar la tabla de forma que
tenga menos campos y más registros.
¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más pequeñas? Si necesita
generar informes, ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de información, incluya ese
elemento en su propia columna.
¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene
información sobre el tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta.
¿Están representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o
mediante una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas
comunes. Las relaciones de varios a varios requieren una tercera tabla.
Ajustar la tabla Productos
Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a una categoría
general, como bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podría incluir un campo que mostrara
la categoría de cada producto.
Suponga que después de examinar y ajustar el diseño de la base de datos, decide almacenar una
descripción de la categoría junto con su nombre. Si agrega un campo Descripción de categoría a la tabla
Productos, tendría que repetir la descripción de cada categoría para cada producto perteneciente a dicha
categoría, lo cual no es una buena solución.

78. Una solución mejor es convertir las categorías en un nuevo tema de la base de datos, con su p ropia tabla
y su propia clave principal. A continuación, puede agregar la clave principal de la tabla Categorías a la
tabla Productos como clave externa.
Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría puede incluir var ios
productos, pero un producto pertenece únicamente a una categoría.
Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles. Por ejemplo,
considere una tabla con las siguientes columnas:
Id. de producto
Nombre
Id1 de producto
Nombre1
Id2 de producto
Nombre2
Id3 de producto
Nombre3
Aquí, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los demás solamente por el
número agregado al final del nombre de columna. Si tiene columnas numeradas de esta forma, debe
revisar el diseño.
Un diseño como éste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un límite máximo de número de
productos. En cuanto supere ese límite, deberá agregar un nuevo grupo de columnas a la estructura de la
tabla, lo que supone una tarea administrativa importante.
Otro problema es que se malgastará el espacio en aquellos proveedores que tengan menos que el
número máximo de productos, ya que las columnas adicionales quedarán en blanco. El defecto más
grave de este diseño es que muchas tareas son difíciles de realizar, como ordenar o indizar la tabla por
identificador de producto o nombre.

79. Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseño con vistas a dividir la tabla en
dos. En el ejemplo anterior, sería conveniente usar dos tablas, una para proveedores y otra para
productos, vinculadas por el identificador de proveedor.
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Aplicar las reglas de normalización
En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos (denominadas a
veces simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas están
estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina
normalizar la base de datos o, simplemente, normalización.
La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de
haber definido un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de
información en las tablas adecuadas. Lo que la normalización no puede hacer es garantizar que se
dispone de los elementos de datos correctos para empezar a trabajar.
Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se
conoce como "forma normal". Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma
normal a la quinta forma normal. En este artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son
necesarias para la mayoría de los diseños de base de datos.
Primera forma normal
La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la tabla existe un valor y
nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo denominado Precio en el que se
incluya más de un precio. Si considera cada intersección de filas y columnas como una celda, cada celda
sólo puede contener un valor.
Segunda forma normal
La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la
clave principal y no sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave principal
formada por varias columnas. Suponga, por ejemplo, que existe una tabla con las siguientes columnas, de
las cuales Id. de pedido e Id. de producto forman la clave principal:
Id. de pedido (clave principal)

80. Id. de producto (clave principal)
Nombre de producto
Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto depende de
Id. de producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Debe quitar
Nombre de producto de la tabla, ya que pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos).
Tercera forma normal
La tercera forma normal exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de toda la clave
principal, sino también que las columnas que no sean clave sean independientes unas de otras.
O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y nada más
que de la clave principal. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:
IdProducto (clave principal)
Nombre
PVP
Descuento
Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP) sugerido. Esta tabla
infringe los requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es clave, la columna
Descuento, depende de otra columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las
columnas implica que debe poder cambiar cualquier columna que no sea clave sin que ni nguna otra
columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la columna Descuento cambiaría en
consecuencia e infringiría esa regla. En este caso, la columna Descuento debe moverse a otra tabla cuya
clave sea PVP.
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Para obtener más información
Para obtener más información sobre los principios básicos de diseño de una tabla, vea el artículo Crear
tablas en una base de datos.
Para obtener información adicional sobre el diseño de la base de datos, vea los libros siguientes:

81. Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On Guide to Relational
Database Design, Second Edition. Addison-Wesley Professional. 2003.
Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational Database Design. Addison-
Wesley Professional. 1989.
Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-Wesley Professional.
2005.
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Vea también
Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal
Crear tablas en una base de datos
Guía de relaciones de tablas
Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla
Access > Fundamentos de base de datos
Eliminar uno o varios registros de una base de
datos
Mostrar todo
Si se eliminan los datos obsoletos o inexactos, las bases de datos pueden llegar a ser más rápidas y más
fáciles de usar. Por ejemplo, si se mueven los datos del anterior trimestre del calendario o trimestre fiscal
a un conjunto de tablas de almacenamiento en otra base de datos, se puede reducir el tamaño de la base
de datos de trabajo y ayudar a que funcione con mayor rapidez. Si se quitan los datos duplicados o
inexactos, se pueden reducir los costos de trabajo.
En este artículo se explica cómo eliminar datos de una base de datos de Microsoft Office Access 2007. Se
explica asimismo cómo se eliminan datos de campos individuales, lo cual es un proceso relativamente
sencillo, y cómo se eliminan registros completos, lo cual es un proceso que puede ser mucho más
complejo. En este artículo, se explica también cómo se eliminan datos manualmente y cómo se usan las
consultas de eliminación.
NOTA Para comprender y usar la información incluida en este artículo, es preciso comprender primero
los conceptos de clave principal y clave externa. Para obtener información introductoria sobre claves
primarias y externas, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos .
En este artículo

82. Eliminar datos
Eliminar los datos de un campo
Eliminar los datos de una lista
Eliminar registros no relacionados de una base de datos
Eliminar registros relacionados de una base de datos
Eliminar tablas de una base de datos
Criterios de ejemplo para consultas de selección
Eliminar datos
Access proporciona varios tipos o niveles de eliminación de datos. Se pueden eliminar datos de puntos de
datos individuales de un registro, eliminar registros completos de una tabla y, también, eliminar tablas
completas.
Se pueden eliminar valores individuales cuando se desea que algunos o todos los puntos de datos de un
registro se queden en blanco y que el propio registro (la fila) se mantenga en la tabla. Eliminar un valor de
datos de un campo es relativamente fácil: se selecciona parte o todos los datos del campo y se presiona
la tecla SUPR.
Cuando se elimina un registro completo, se quitan todos los datos de cada uno de los campos así como el
valor de clave que hace que el registro sea único. Mediante este proceso, se quita toda la fila de la tabla.
Se pueden eliminar registros individuales manualmente o se pueden crear consultas de eliminación para
quitar de golpe un gran número de registros.
Si los registros que se van a eliminar no están relacionados con ningún otro dato de l a base de datos, el
proceso de eliminación es bastante sencillo. Se puede seleccionar una fila completa y, a continuación,
presionar SUPR, o bien, se puede crear y ejecutar una consulta de eliminación. Sin embargo, si los
registros que se van a eliminar es tán relacionados con otros datos y si residen en el lado uno de una
relación uno a varios, es preciso dar algunos pasos adicionales ya que, de forma predeterminada, Access
no permite eliminar datos relacionados. Además, recuerde que después de eliminar un registro completo,
no se puede deshacer la eliminación. Por ese motivo siempre debe realizar una copia de seguridad de la
base de datos antes de eliminar datos.
Eliminar tablas completas no es un proceso tan complejo como eliminar datos de campos o elimin ar
registros completos, pero recuerde que al eliminarse una tabla completa, se puede romper la

83. funcionalidad de parte y, posiblemente, toda la base de datos si se quita incorrectamente la tabla.
Además, los datos de la tabla eliminada se pierden de manera permanente. Por ese motivo siempre debe
realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar una tabla.
Por último, podrá eliminar datos en menos tiempo y con mayor precisión si comprende el diseño de bases
de datos relacionales. Si no está familiarizado con Access o con las bases de datos relacionales en
general, vea el tema Conceptos básicos del diseño de una base de datos .
Los procedimientos descritos en las siguientes secciones explican cómo se eliminan datos de campos
individuales, cómo se eliminan registros completos y cómo se eliminan tablas completas. En cada sección
se proporciona la información necesaria para llevar a cabo una tarea determinada.
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Eliminar los datos de un campo
Se pueden eliminar los datos de campos individuales si hay tablas o consultas abiertas en la vista Hoja de
datos y si hay formularios de entrada de datos abiertos en las vistas Formulario y Presentación
.
Eliminar datos de una hoja de datos
1. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla o consulta que desee usar. Esto abrirá la
tabla o consulta en la vista Hoja de datos.
2. Seleccione los datos que desee eliminar.
Puede resaltar parte o todos los datos, o bien, colocar únicamente el cursor en el campo.
3. Si selecciona todos los datos del campo, presione SUPRIMIR.
O bien,
En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar.

84. O bien,
Si sitúa el cursor en el campo, presione SUPRIMIR o RETROCESO según sea necesario.
Eliminar datos de un formulario
1. En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario que desee usar. Esto abrirá el
formulario en la vista Formulario.
O bien,
En el panel de exploración, seleccione el formulario que desee usar, y en la ficha Inicio, en el
grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista Presentación.
2. Seleccione los datos que desee eliminar.
Puede resaltar parte o todos los datos, o bien, colocar únicamente el cursor en el campo.
3. Si selecciona todos los datos del campo, presione SUPRIMIR.
O bien,
En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar.
O bien,
Si sitúa el cursor en el campo, presione SUPRIMIR o RETROCESO según sea necesario.
NOTAS
Puede que Access muestre un mensaje de error e impida la eliminación de los datos. Hay varios factores
que pueden detener la eliminación:
Por motivos de diseño, no se pueden eliminar datos de algunos tipos de consultas Por
ejemplo, no se puede editar los datos devueltos por una consulta de tabla de re ferencias

85. cruzadas ni editar o quitar campos calculados (valores que calcula una fórmula al usar la base
de datos, pero que no residen en una tabla).
No dispone de los permisos necesarios para eliminar datos Póngase en contacto con el
administrador del sistema o el diseñador de la base de datos.
El campo no acepta valores en blanco o valores nulos (campo nulo: campo que contiene
un valor Null. No se consideran nulos los campos que contienen una cadena de longitud
cero (" ") o el valor 0.) Si tiene los permisos necesarios, abra la tabla en la vista Diseño y, a
continuación, cambie la propiedad de tabla Requerido (Required) de Sí a No.
Está intentando eliminar información de una lista En una hoja de datos de un formulario,
siempre se puede ver una lista porque Access coloca una flecha abajo en un extremo, como
esta: . Para obtener información sobre cómo eliminar valores de una lista,
vea la siguiente sección de este tema.
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Eliminar los datos de una lista
Se pueden eliminar datos de dos tipos de lista: listas de valores y listas de búsqueda. Las listas de valores
muestran un conjunto de valores predefinidos; es decir, valores que el usuario o el diseñador de la base
de datos especifica manualmente. En cambio, las listas de búsqueda usan una consulta para recuperar
valores de otra tabla o consulta y, a continuación, esos valores devueltos rellenan la lista.
Los elementos de una lista de valores residen en la misma tabla que los demás valores de un registro. En
cambio, los datos de una lista de búsqueda residen en una o varias tablas diferentes. Para quitar datos de
una lista de valores, abra la tabla y edite los elementos.
Quitar datos de una lista de búsqueda requiere pasos adicionales, y dichos pasos varían dependiendo de
si la consulta de las listas de búsqueda toma sus datos de una tabla u otra consulta. Si la consulta de la
lista de búsqueda se basa en una tabla, identifique dicha tabla y el campo que contiene los datos que
aparecen en la lista. A continuación abra la tabla de origen y edite los datos de dicho campo.
Si la consulta de la lista de búsqueda se basa en otra consulta, deberá abrir esa segunda consulta,
encontrar la tabla de origen y el campo de los que la segunda consulta toma sus datos y cambiar los
valores de dicha tabla.

86. En los siguientes procedimientos se explica cómo se eliminan datos de una lista de valores y una lista de
búsqueda.
Quitar datos de una lista de valores
1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y
haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo de tabla que contenga la
lista de valores.
3. En la sección inferior de la cuadrícula, haga clic en la ficha Búsqueda y, a continuación, busque
la propiedad Origen de la fila (Row Source).
De forma predeterminada, los elementos de una lista de valores aparecen entre comillas dobles
y vienen separados por signos de punto y coma: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor".
4. Según sea necesario, quite elementos de la lista. No olvide eliminar las comillas de cada
elemento eliminado. No deje un signo de punto y como inicial, no deje pares de signos de
puntos y coma (;;) y si quita el último elemento de la lista, elimine el último signo de punto y
coma.
NOTA Si elimina un elemento de una lista de valores, y los registros de la tabla ya usaban el
elemento eliminado, éste seguirá formando parte del registro hasta que lo cambie. Por ejemplo,
suponga que su compañía tiene un almacén en la Ciudad A, pero vende dicho edificio. Si quita
"Ciudad A" de la lista de almacenes, verá "Ciudad A" en la tabla hasta que cambie dichos
valores.
Quitar datos de una lista de búsqueda
1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y
haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo de búsqueda.
3. En la sección inferior de la cuadrícula de diseño, haga clic en la ficha Búsqueda y localice las
propiedades Tipo de origen de la fila y Origen de la fila.

87. En la propiedad Tipo de origen de la fila debe aparecer Tabla o consulta y la propiedad
Origen de la fila debe contener una consulta que haga referencia a una tabla u otra consulta.
NOTA Las consultas para los campos de búsqueda siempre comienzan con la palabra
SELECT.
Normalmente, aunque no siempre, las consultas de selección tienen esta sintaxis básica:
SELECT [nombre_de_tabla_o_consulta].[nombre_de_campo] FROM
[nombre_de_tabla_o_consulta].
En este caso, la consulta contiene dos cláusulas (SELECT y FROM). La primera hace referencia
a una tabla y a un campo de dicha tabla; en cambio, la segunda hace referencia únicamente a la
tabla. Recuerde: la cláusula FROM siempre indica el nombre de la tabla o consulta de origen.
Las cláusulas SELECT no siempre contienen el nombre de una tabla o consulta, si bien siempre
contienen el nombre de al menos un campo. Sin embargo, todas las cláusulas FROM tienen que
hacer referencia a una tabla o consulta.
4. Siga uno de estos procedimientos:
 Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a otra consulta, haga clic en el
botón Generar (en la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en a
continuación) para abrir la consulta en la vista Diseño. Anote el nombre de la tabla que
aparece en la sección superior del diseñador de consultas y proceda con el paso 4.
 Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a una tabla, anote el nombre de
la tabla y, después, continúe con el paso 4.
5. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla de origen para abrirla en la vista Hoja de
datos.
6. Busque el campo que contenga los datos usados en la lista de búsqueda y, a continuación,
edite los datos como sea necesario.
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Eliminar registros no relacionados de una base de
datos

88. Cuando se eliminan registros completos de una base de datos, se eliminan los datos de cada uno de los
campos y se elimina asimismo el valor de clave; es decir, el valor que hace que el registro sea único. Si el
registro no está relacionado con ningún otro registro (es decir, si el valor de clave no reside en ningún otro
registro o tabla de la base de datos), se puede eliminar el registro seleccionándolo y presionando la tecla
SUPR. Si se desea eliminar un gran número de registros no relacionados (es decir, un número mayor del
que se desea eliminar manualmente), se puede usar una consulta de eliminación para quitarlos. En los
procedimientos descritos en las siguientes secciones, se explica cómo llevar a cabo ambas tareas.
Eliminar manualmente un registro no relacionado
1. En la vista Hoja de datos, abra la tabla o consulta que contenga los datos que desee eliminar.
2. Busque el registro (la fila) que desee eliminar y, a continuación, haga clic en el botón
Seleccionar todo, es decir, en el cuadrado ubicado a la izquierda o derecha del registro. Puede
seleccionar filas individuales, o hacer clic y arrastrar para seleccionar un conjunto de filas
contiguas, o presionar CTRL y hacer clic con el botón del mouse (ratón) para seleccionar varias
filas no contiguas.
Access colocará un borde alrededor de todo el registro (toda la fila) o bloque de registros
seleccionados.
3. Presione SUPRIMIR.
O bien,
En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar.
O bien,
Haga clic en con el botón secundario en el botón Seleccionar todo y haga clic en Eliminar
registro.
Si por algún motivo no puede hacer clic en el botón Seleccionar todo, sitúe el cursor en un
campo del registro. A continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en la
flecha abajo al lado de Eliminar y haga clic en Eliminar registro.

89. NOTA Puede que Access muestre un mensaje de error que indique que no se puede eliminar
el registro porque está relacionado con otros datos. Si aparece este tipo de mensaje, haga clic
en Aceptar y vaya a la siguiente sección Eliminar registros relacionados de una base de datos ,
más adelante en este artículo.
4. Cuando Access pregunte si desea realmente eliminar el registro, haga clic en Sí.
Eliminar registros no relacionados mediante una consulta de
eliminación
Cuando se usa una consulta de eliminación para quitar datos, el proceso es igual para los registros
relacionados y los no relacionados: primero se crea una consulta de selección. A continuación, hay que
asegurarse de que devuelve sólo los registros que desea eliminar y, por último, se convierte la consulta
de selección en una consulta de eliminación. La información de referencia y los pasos de la siguiente
sección explican cómo eliminar registros relacionados.
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Eliminar registros relacionados de una base de datos
El proceso de eliminación de registros relacionados se compone de los siguientes pasos generales.
Planee la eliminación. Asegúrese de que dispone de los permisos necesarios para eliminar los
datos, asegúrese de que todos los demás usuarios han cerrado todos los objetos que usen las
tablas afectadas y, a continuación, cree una copia de seguridad de la base de datos.
Cambie la relación entre las tablas implicadas en la operación de eliminación. En concreto,
habilite las opciones Integridad referencial y Eliminar en cascada los registros
relacionados.
Cree una consulta de selección y, a continuación, agregue los criterios necesarios hasta que la
consulta devuelva el conjunto de registros correcto.
Convierta la consulta de selección en una consulta de eliminación y, a continuación, úsela para
eliminar los datos.
En las secciones siguientes se explica este proceso.
Planear y preparar la eliminación

90. Realice las siguientes tareas antes de eliminar registros de una base de datos.
Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura. Para comprobar el estado de la base
de datos, en el Explorador de Microsoft Windows, haga clic con el botón secundario en el
archivo de la base de datos (archivo .accdb o .mdb) y, a continuación, haga clic en
Propiedades en el menú contextual. En el cuadro de diálogo Propiedades, asegúrese de que
está desactivada la casilla de verificación Sólo lectura.
Compruebe que dispone de los permisos necesarios para eliminar registros de la base de datos.
Si no está seguro, póngase en contacto con el administrador del sistema o el diseñador de la
base de datos.
Compruebe si la eliminación no va a afectar negativamente a los demás usuarios de la base de
datos.
Pida a todos los usuarios de la base de datos que cierren todos los formularios, tablas,
consultas e informes que usen los datos que desee eliminar. De este modo, ayuda a evitar
infracciones de bloqueo.
SUGERENCIA Si hay un gran número de usuarios conectados a la base de datos, puede que
tenga que cerrar la base de datos y abrirla de nuevo en modo exclusivo. Para ello, haga clic en
el botón de Microsoft Office y haga clic en Abrir. Busque la base de datos, selecciónela,
haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo
exclusivo.
Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de modificar o eliminar registros.
Algunas operaciones de eliminación se pueden invertir, pero si crea una copia de seguridad, se
asegura de poder invertir siempre los cambios.
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office , seleccione Administrar y, a continuación,
haga clic en Administrar esta base de datos.

91. 2. En el cuadro de diálogo Guardar copia de seguridad como, especifique un nombre y
una ubicación para la copia de seguridad y, a continuación, haga clic en Guardar.
Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a
abrir el archivo original.
Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de
modo que se pueda usar el nombre de la versión original para la copia de seguridad.
Asigne el nombre de la versión original a la copia de seguridad y, a continuación, abra la
copia de seguridad con el nombre cambiado en Access.
Según sea necesario, identifique y compruebe las relaciones que impliquen la tabla de la que se
van a eliminar registros. Siga los pasos que se detallan a continuación:
1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Aparece la ficha de documento Relaciones en el que se muestran todas las tablas de una
base de datos, además de las relaciones entre cada tabla y todas las demás tablas. En la
ficha, cada relación aparece como una línea que conecta las tablas.
En la siguiente ilustración se ve un conjunto típico de relaciones. En la ficha de documento
Relaciones, se indica el lado "uno" con el número 1 y el lado "varios" con el símbolo del
infinito (∞). La siguiente figura muestra una relación típica:
En general, cuando se eliminan registros del lado "uno" de una relación, se eliminan
asimismo todos los registros relacionados del lado "varios" de la relación. Si no es así, se
crearán registros huérfanos, que no tienen significado. Sin embargo, cuando se eliminan

92. registros del lado "varios" de una relación, normalmente no se eliminan registros del lado
"uno".
La relación podría aplicar un conjunto de reglas denominado integridad referencial. Esas
reglas garantizan que las claves externas de una base de datos contienen los valores
correctos. Una clave externa es una columna cuyos valores coinciden con los valores de
la columna de clave principal de otra tabla.
Obtener información sobre las reglas de integridad referencial
Regla 1: no se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla
relacionada, a menos que ese valor ya exista en la clave principal de la tabla
principal. No obstante, se puede especificar un valor nulo en el campo de clave
externa.
Regla 2: no se puede eliminar un registro completo de una tabla principal si existen
registros coincidentes en una tabla relacionada.
Recuerde que puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación entre
las tablas principal y secundaria. Para obtener más información, vea el siguiente
procedimiento.
Regla 3: no se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese
registro tiene registros relacionados.
No obstante, también puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación
entre las tablas principal y secundaria. Para obtener más información, vea el
siguiente procedimiento.
Recuerde que, si bien Access habilita la integridad referencial de forma predeterminada
en la mayoría de los casos, una base de datos deberá cumplir primero las siguientes
condiciones:
Para agregar una relación entre dos tablas que ya tienen datos, los datos existentes
deben cumplir la reglas de la relación. Por ejemplo:
El campo coincidente de la tabla principal debe ser una clave principal o tener un
índice único.

93. Los campos relacionados de la tabla principal y la tabla relacionada deben tener el
mismo tipo de datos.
NOTA Hay dos excepciones a esta regla. Un campo autonumérico puede estar
relacionado con un campo numérico si el valor de la propiedad TamañoDelCampo
(FieldSize) de ese campo numérico está establecido en Entero Largo. Asimismo,
un campo autonumérico cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida en Id.
de réplica puede estar relacionado con un campo numérico cuya propiedad
TamañoDelCampo está establecida en Id. de réplica.
Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Access.
NOTA Si las tablas están vinculadas, deben tener el formato de Access. Asimismo,
hay que abrir la base de datos que contiene las tablas vinculadas y aplicar la
integridad referencial. No se pueden aplicar las reglas de integridad referencial para
las tablas vinculadas de bases de datos con otros formatos, como libros de
Microsoft Office Excel 2007. Para obtener información sobre cómo habilitar la
integridad referencial, vea los pasos descritos en la siguiente sección.
2. Anote el nombre de los campos de tabla en cada lado de la relación.
3. Abra cada tabla y revise los datos de cada campo para comprobar que los campos
contienen realmente los datos que desea eliminar.
4. Mantenga abierta la ventana Relaciones y continúe con los pasos descritos en la siguiente
sección.
Modificar la relación
1. Si aún no lo ha hecho, abra la ventana Relaciones.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.

94. 2. Haga clic con el botón secundario en la relación (línea) que conecta las tablas implicadas en la
operación de eliminación y, a continuación, haga clic en Modificar relación en el menú
contextual.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
3. Asegúrese de que está activada la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
4. Active la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.
NOTA Hasta que vuelva a deshabilitar esta propiedad, si elimina un registro del lado "uno" de
la relación, se eliminarán todos los registros relacionados del lado "varios" de la relación.
5. Haga clic en Aceptar, cierre la ventana Relaciones y, después, continúe con los siguientes
pasos.
Crear una consulta de selección
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y aparece el cuadro de diálogo
Mostrar tabla.
2. Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relación, haga clic en Agregar y, a continuación, haga
clic en Cerrar.
La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la
consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla. En esta ilustración se
muestra una tabla típica en el diseñador.

95. 3. Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrícula de
diseño.
Si agrega todos los campos de tabla, la consulta de eliminación podrá quitar registros completos
(filas) de la tabla.
4. De manera opcional, agregue un campo de tabla que permita especificar criterios.
Por ejemplo, supongamos que un cliente cierra su negocio y hay que quitar todos los pedidos
pendientes de ese cliente. Para buscar únicamente esos registros, se agregan los campos Id.
de cliente y Fecha de pedido a la cuadrícula de diseño.
5. Después del paso anterior, especifique los criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de
diseño.
Los criterios se utilizan para que se devuelvan únicamente los registros que se desean eliminar.
En caso contrario, la consulta de eliminación quita todos los registros de la tabla. Para continuar
con el ejemplo del paso anterior, especifique el identificador del cliente que cerró su nego cio así
como la fecha en la que los pedidos de ese cliente dejaron de ser válidos.
Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea Criterios de consulta de ejemplo,
más adelante en este artículo.
6. Después del paso anterior, desactive la casilla de verificación Mostrar de cada campo de
criterio.

96. 7. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee eliminar.
8. Mantenga abierta la consulta y, después, continúe con los siguientes pasos.
Convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación
y eliminar los datos
1. Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de consultas.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.
Access convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación, oculta la fila Mostrar
en la sección inferior de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Eliminar.
Asegúrese de que en la fila Eliminar de la columna Todos los campos (*) aparece De. La
palabra Ubicación debe aparecer en todas las columnas de criterios.
3. Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en Ejecutar .
Access le pedirá que confirme la eliminación.
Haga clic en Sí para eliminar los datos.
Volver al principio
Eliminar tablas de una base de datos
Recuerde que si elimina una tabla de una base de datos, no podrá deshacer la eliminación, por lo que se
recomienda crear primero una copia de seguridad de la base de datos. Para obtener información sobre
cómo crear una copia de seguridad de una base de datos, vea la sección Crear una copia de seguridad
de la base de datos antes de modificar o eliminar registros, que aparece anteriormente en este artículo.
1. Si la tabla está abierta en alguna de las vistas (como la vista Diseño u Hoja de datos), ciérrela.
2. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla y, a continuación, haga
clic en Eliminar en el menú contextual.
Access le pedirá que confirme la eliminación.

97. Haga clic en Sí.
Si esta tabla está relacionada con una o varias tablas adicionales, Access preguntará si desea
eliminar esas relaciones.
3. Haga clic en Sí.
Access elimina las relaciones y, a continuación, elimina la tabla.
Volver al principio
Criterios de ejemplo para consultas de selección
En la siguiente tabla se muestran algunos ejemplos de los tipos de criterio que se pueden usar en las
consultas de selección para reducir la cantidad de datos que va a devolver la consulta.
Criterios Efecto
> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores que 234,
use < 234.
>= "Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.
Entre #2/2/2006# y
#1/12/2006#
Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2006 y el 1 de diciembre de 2006
(ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use comillas simples (') en
vez de signos de número. Por ejemplo: Entre '2/2/2006' Y '1/12/2006'.
Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no es exactamente igual
a "Alemania". El criterio devolverá registros que contienen caracteres además de "Alemania,"
como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".
Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiecen por T. Si la base de datos usa los caracteres
comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco (*).
No "*t" Busca todos los registros que terminen en t. Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-
92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco.
En(Canadá,Reino
Unido)
En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.
Como "[A-D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiecen por las letras comprendidas entre
la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI -92, use
el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos usa el juego
de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5 letras,
cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se desconoce. Si la base de datos
usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_) en vez del signo
de interrogación.
#2/2/2006# Busca todos los registros correspondientes al 2 de febrero de 2006. Si la base de datos usa el
juego de caracteres comodín ANSI-92, escriba la fecha entre comillas simples en vez de signos de
número ('2/2/2006').
< Fecha() - 30 Devuelve todas las fechas cuya antigüedad sea mayor que 30 días.

98. Fecha() Devuelve todos los registros que contengan la fecha actual.
Entre Fecha() Y
AgregFecha("M", 3,
Fecha())
Devuelve todos los registros comprendidos entre la fecha de hoy y tres meses a partir de la fecha
de hoy.
Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).
No es Nulo Devuelve todos los registros que contengan algún valor (que no sea nulo).
"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud
cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio, pero aún no se
conoce el valor. Por ejemplo, un campo podría requerir un número de fax, pero podría que
algunos clientes no tengan fax. En ese caso, se incluye un par de comillas dobles sin espacios
entre ellas ("") en lugar de un número.
Access > Consultas
Crear una consulta basada en varias tablas
Mostrar todo
A veces, el proceso de crear y usar consultas es sólo cuestión de seleccionar campos de una tabla,
quizás aplicar algunos criterios y, a continuación, ver los resultados. Pero, ¿qué sucede si, como suele ser
el caso, los datos se encuentran dispersos en varias tablas? Afortunadamente, se puede crear una
consulta que combine información procedente de varios orígenes. En este tema se describen algunos
casos en los que se extraen los datos de más de una tabla y se muestra cómo hacerlo.
¿Qué desea hacer?
Usar los datos de una tabla relacionada para mejorar la información de la consulta
Conectar los datos de dos tablas mediante sus relaciones con una tercera tabla
Ver todos los registros de dos tablas similares
Usar los datos de una tabla relacionada para mejorar
la información de la consulta
Puede haber casos en los que una consulta basada en una tabla proporcione la información necesaria,
pero la extracción de datos de otra tabla ayudaría a que los resultados de la consulta fuesen a ún más
elocuentes y más útiles. Por ejemplo, supongamos que tiene una lista de identificadores de empleado que
aparecen en los resultados de una consulta. Es consciente de que sería más útil que apareciese el
nombre de los empleados en los resultados, pero esos nombres se encuentran en otra tabla. Para que
aparezcan los nombres de los empleados en los resultados de la consulta, tendrá que incluir ambas
tablas en la consulta.

99. Usar el Asistente para consultas para crear una consulta a partir
de una tabla principal y una tabla relacionada
1. Asegúrese de que las tablas tienen una relación (relación: asociación que se establece entre
campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o
varios a varios.) definida en la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se
pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.).
¿Cómo?
1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
3. Identifique las tablas que deberían tener una relación definida.
 Si se ven las tablas en la ventana Relaciones, compruebe si ya hay una relación
definida.
Una relación aparece como una línea que conecta las dos tablas en un campo
común. Puede hacer doble clic en una línea de relación para ver qué campos de las
tablas están conectados por la relación.
 Si no se ven las tablas en la ventana Relaciones, deberá agregarlas.
En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de
tablas.
Haga doble clic en cada una de las tablas que desee mostrar y, a continuación,
haga clic en Cerrar.
4. Si no encuentra ninguna relación entre las dos tablas, cree una arrastrando un campo de
una de las tablas a un campo de la otra tabla. Los campos usados para crear la relación
entre las tablas deben tener el mismo tipo de datos.
NOTA Se puede crear una relación entre un campo con el tipo de datos
Autonumérico (tipo de datos Autonumérico: tipo de datos de campo que, en una base de
datos de Microsoft Access, almacena automáticamente un número exclusivo para cada
registro en el momento en que éste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos

100. de números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.) y un campo con el tipo de datos
Número (tipo de datos Numérico: en una base de datos de Microsoft Access, tipo de datos
de campo diseñado para datos numéricos que se utilizarán en cálculos matemáticos.
Utilice el tipo de datos Moneda, sin embargo, para mostrar o calcular valores de moneda.)
si el tamaño de ese campo está establecido en un entero largo. Éste suele ser el caso
cuando se crea una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos
tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se
corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la
tabla relacionada.).
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
5. Haga clic en Crear para crear la relación.
Para obtener más información sobre las opciones de las que dispone al crear una
relación, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación.
6. Cierre la ventana Relaciones.
2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.
3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
4. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con la información básica
que desee incluir en la consulta.
5. En la lista Campos disponibles, haga clic en el primer campo que desee incluir en la consulta
y, a continuación, haga clic en el botón de una sola flecha derecha para mover ese campo a la
lista Campos seleccionados. Haga lo mismo con cada campo adicional de esa tabla que
desee incluir en la consulta. Puede tratarse de campos que desee que se devuelvan en los
resultados de la consulta o campos que desee usar para limitar las filas en los resultados
mediante criterios.
6. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con los datos relacionados
que desee usar para mejorar los resultados de la consulta.
7. Agregue a la lista Campos seleccionados los campos que desee usar para mejorar los
resultados de la consulta y, a continuación, haga clic en Siguiente.

101. 8. Bajo ¿Desea una consulta de detalle o resumen?, haga clic en Detalle o en Resumen.
Si desea que la consulta no realice ninguna función de agregado (Suma, Promedio, Mín, Máx,
Cuenta, DesvEst o Var), elija una consulta de detalle. Si desea que la consulta realice una
función de agregado, elija una consulta de resumen. Después de elegir la opción adecuada,
haga clic en Siguiente.
9. Haga clic en Finalizar para ver los resultados.
Ejemplo en el que se usa la base de datos de ejemplo Neptuno
En el siguiente ejemplo, se usa el Asistente para consultas para crear una consulta que muestre una lista
de pedidos, los gastos de envío de cada pedido y el nombre del empleado responsable de cada pedido.
NOTA Este ejemplo implica la modificación de la base de datos de ejemplo Neptuno. Se recomienda
realizar una copia de seguridad de la base de datos de ejemplo Neptuno y usar esa copia de seguridad
para llevar a cabo el siguiente ejemplo.
Usar el Asistente para consultas para crear la consulta
1. Abra la base de datos de ejemplo Neptuno. Cierre el formulario de inicio de sesión.
2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.
3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
4. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en Tabla: Pedidos.
5. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en IdPedido para mover ese campo a la lista
Campos seleccionados. Haga doble clic en Gastos de envío para mover ese campo a la lista
Campos seleccionados.
6. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en Tabla: Empleados.
7. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en Nombre para mover ese campo a la lista
Campos seleccionados. Haga doble clic en Apellidos para mover ese campo a la lista
Campos seleccionados. Haga clic en Siguiente

102. 8. Dado que está creando una lista de todos los pedidos, va a usar una consulta de resumen. Si
está sumando los gastos de envío por empleado o realizando alguna otra función de agregado,
usará una consulta de resumen. Haga clic en Detalle (muestra cada campo de cada registro)
y, a continuación, en Siguiente.
9. Haga clic en Finalizar para ver los resultados.
La consulta devuelve una lista de los pedidos, indicando para cada uno los gastos de envío así como el
nombre y los apellidos del empleado responsable.
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Conectar los datos de dos tablas mediante sus
relaciones con una tercera tabla
En muchas ocasiones, los datos de dos tablas están relacionados a través de una tercera tabla. Suele ser
el caso cuando los datos de las dos primeras tablas están relacionados a través de una relación varios a
varios (relación varios a varios: asociación entre dos tablas en las que un registro de una tabla se puede
relacionar con varios registros de la otra tabla. Para establecer una, cree una tercera tabla y agregue los
campos de clave principal de las otras dos tablas a esta tabla.). A menudo, se recomienda dividir una
relación varios a varios existente entre dos tablas en dos relaciones uno a varios (relación uno a varios:
asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se
corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla
relacionada.) que implican tres tablas. Para ello, se crea una tercera tabla, denominada tabla de unión o
tabla de relación, que tiene una clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos
valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir
valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una
tabla con claves externas de otras tablas.) y una clave externa (clave externa: uno o más campos de tabla
(columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa
indica cómo están relacionadas las tablas.) para cada una de las demás tablas. A continuación, se crea
una relación uno a varios entre cada clave externa de la tabla de unión y la correspondiente clave
principal de una de las demás tablas. En esos casos, es preciso incluir las tres tablas en la consulta,
incluso si se desea recuperar datos sólo de dos de ellas.
Crear una consulta de selección mediante tablas con una relación varios a varios
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

103. Se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las dos tablas que contienen los
datos que desee incluir en la consulta así como la tabla de unión que las vincula. A
continuación, haga clic en Cerrar.
Las tres tablas aparecen en el área de trabajo del diseño de la consulta, combinadas en los
campos apropiados.
3. Haga doble clic en cada uno de los campos que desee usar en los resultados de la consulta.
Cada campo aparecerá en la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño: cuadrícula utilizada
para diseñar una consulta o un filtro en la vista Diseño de consulta o en la ventana Filtro u orden
avanzado. Para las consultas, esta cuadrícula se conocía antes como la cuadrícula QBE.) de la
consulta.
4. En la cuadrícula de diseño de la consulta, use la fila Criterios para especificar criterios de
campo. Para usar un criterio de campo sin mostrar el campo en los resultados de la consulta,
desactive la casilla de verificación en la fila Mostrar correspondiente a ese campo.
5. Para ordenar los resultados en función de los valores de un campo, en la cuadrícula de diseño
de la consulta, haga clic en Ascendente o Descendente (dependiendo de cómo desee ordenar
los registros) en la fila Ordenar correspondiente a ese campo.
6. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Access muestra los resultados de la consulta en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos:
ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento
almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos,
buscar y agregar o eliminar datos.).
Ejemplo en el que se usa la base de datos de ejemplo Neptuno
NOTA Este ejemplo implica la modificación de la base de datos de ejemplo Neptuno. Se recomienda
realizar una copia de seguridad de la base de datos de ejemplo Neptuno y usar esa copia de seguridad
para llevar a cabo el siguiente ejemplo.
Supongamos que se le presenta una nueva oportunidad: un proveedor de Río de Janeiro ha encontrado
su página Web y es posible que desee hacer negocios. No obstante, sólo operan en Río de Janeiro y
cerca de São Paulo. Suministran todas las categorías de productos de alimentación a las que usted se

104. dedica. Son una empresa bastante grande y desean estar seguros de que puede proporcionarles acceso
a unas ventas potenciales suficientes para que les sea rentable: al menos un volumen de R$20.000,00 al
año en ventas (unos $9.300,00). ¿Les puede suministrar el mercado que exigen?
Los datos necesarios para poder responder a esta pregunta se encuentran en dos lugares: una tabla
Clientes y una tabla Detalles de pedidos. Estas tablas están relacionadas entre sí por la tabla Pedidos.
Las relaciones entre las tablas ya están definidas. En la tabla Productos, cada pedido sólo puede tener un
cliente, relacionado con la tabla Clientes por el campo IdCliente. Cada registro de la tabla Detalles de
pedidos está relacionado sólo con otro registro de la tabla Pedidos, por el campo IdPedido. Por lo tanto,
un cliente dado puede tener muchos pedidos, de los cuales cada uno puede tener muchos detalles de
pedidos.
En este ejemplo, va a crear una consulta de referencias cruzadas que muestra el total de ventas por año,
en las ciudades de Río de Janeiro y São Paulo.
Crear la consulta en la vista Diseño
1. Abra la base de datos de ejemplo Northwind. Cierre el formulario de inicio de sesión.
2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Clientes, Pedidos y Detalles de
pedidos y, a continuación, haga clic en Cerrar.
Las tres tablas aparecen en el área de trabajo del diseño de la consulta.
4. En la tabla Clientes, haga doble clic en el campo Ciudad para agregarlo a la cuadrícula de
diseño de la consulta.
5. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna Ciudad, en la fila Criterios, escriba En
("Río de Janeiro","São Paulo"). Esto hace que sólo se incluyan en la consulta los registros en
los que el cliente está en una de estas dos ciudades.
6. En la tabla Detalles de pedidos, haga doble clic en los campos FechaEnvío y PrecioUnidad.
Los campos se agregan a la cuadrícula de diseño de la consulta.

105. 7. En la columna FechaEnvío, en la cuadrícula de diseño de la consulta, seleccione la fila Campo.
Reemplace [FechaEnvío] por Año: Formato([FechaEnvío],"aaaa"). Esto crea un alias de
campo, Año, que permite utilizar sólo la parte del año del valor del campo FechaEnvío.
8. En la columna PrecioUnidad, en la cuadrícula de diseño de la consulta, seleccione la fila
Campo. Reemplace [PrecioUnidad] por Ventas: [Detalles de
pedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad]-[Detalles de
pedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad]*[Descuento]. Esto crea un alias de campo, Ventas, que
calcula las ventas para cada registro.
9. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Tabla de referencias cruzadas.
Aparecen dos nuevas filas, Total y Tabla de referencias cruzadas, en la cuadrícula de diseño
de la consulta.
10. En la columna Ciudad en la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la ficha Tabla de
referencias cruzadas y luego en Encabezado de fila.
Esto hace que aparezcan los valores de ciudad como encabezados de fila (es decir, la consulta
devuelve una fila para cada ciudad).
11. En la columna Año, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Encabezado
de columna.
Esto hace que aparezcan los valores de año como encabezados de columna (es decir, la
consulta devuelve una columna para cada año).
12. En la columna Ventas, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Valor.
Esto hace que los valores de ventas aparezcan en la intersección de filas y columnas (es deci r,
la consulta devuelve un valor de ventas para cada combinación de ciudad y año).
13. En la columna Ventas, haga clic en la fila Totales y luego en Suma.
Esto hace que la consulta sume los valores de esta columna.
Puede dejar la fila Totales para las otras dos columnas como valor predeterminado de Agrupar
por porque desea ver el valor de estas columnas y no valores agregados.
14. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

106. Ahora tiene una consulta que devuelve el total de ventas por año en Río de Janeiro y São Paulo.
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Ver todos los registros de dos tablas similares
En ocasiones, se desea combinar los datos de dos tablas que tienen una estructura idéntica pero una de
ellas está ubicada en otra base de datos. Contemplemos el siguiente escenario.
Supongamos que es un analista que trabaja con datos de alumnos. Se ha embarcado en una iniciativa
para compartir datos con otro centro escolar de modo que ambos centros puedan mejorar su plan de
estudios. Para algunas cuestiones que desea estudiar, sería mejor poder ver conjuntamente todos los
registros de ambos centros escolares, en vez de ver los registros de cada centro por separado.
Podría importar los datos del otro centro a nuevas tablas de su base de datos, pero los cambios en los
datos del otro centro no se reflejarían en esa base de datos. Sería mejor vincularse a las tablas del otro
centro y, a continuación, crear consultas que combinen los datos cuando se ejecuten. De este modo,
podrá analizar los datos como un solo conjunto, en vez de llevar a cabo dos análisis e intentar
interpretarlos como si fuese uno solo.
Para ver todos los registros de dos tablas con una estructura idéntica, se usa una consulta de
unión (consulta de unión: consulta que utiliza el operador UNION para combinar los resultados de dos o
más consultas de selección.).
Las consultas de unión no se pueden mostrar en la vista Diseño. Se crean mediante comandos SQL que
se escriben en una ficha de objeto de la vista SQL (vista SQL: ventana que muestra la instrucción SQL
para la consulta activa o que se utiliza para crear una consulta específica de SQL (unión, paso a través o
definición de datos). Cuando se crea una consulta en la vista Diseño, Access construye el SQL
equivalente en la vista SQL.).
Crear una consulta de unión mediante dos tablas
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
Se abre una nueva cuadrícula de diseño de consulta y aparece el cuadro de diálogo Mostrar
tabla.
2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Cerrar.

107. 3. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Unión.
La consulta cambia de la vista Diseño a la vista SQL. La ficha de objeto de la vista SQL está
vacía.
4. En la vista SQL, escriba SELECT, seguido de una lista de los campos de la primera tabla que
desee incluir en la consulta. Los nombres de los campos deben aparecer entre corchetes y
separados por una coma. Tras escribir los nombres de los campos, presione ENTRAR. El cursor
baja una línea en la vista SQL.
5. Escriba FROM seguido del nombre de la primera tabla que desee incluir en la consulta.
Después, presione ENTRAR.
6. Si desea especificar un criterio para un campo de la primera tabla, escriba WHERE, seguido del
nombre del campo, un operador de comparación (normalmente, el signo igual (=)) y el criterio.
Para agregar criterios adicionales al final de la cláusula WHERE, use la palabra clave AND y
aplique la misma sintaxis usada para el primer criterio; por ejemplo, WHERE [NivelClase]="100"
AND [HorasCrédito]>2. Cuando termine de especificar los criterios, presione ENTRAR.
7. Escriba UNION y, a continuación, presione ENTRAR.
8. Escriba SELECT, seguido de una lista de los campos de la segunda tabla que desee incluir en
la consulta. De esta tabla, deberá incluir los mismos campos que los campos que incluyó de la
primera tabla, y en el mismo orden. Los nombres de los campos deben aparecer entre
corchetes y separados por una coma. Tras escribir los nombres de los campos, presione
ENTRAR.
9. Escriba FROM seguido del nombre de la segunda tabla que desee incluir en la consulta.
Después, presione ENTRAR.
10. Si lo desea, agregue una cláusula WHERE, según las indicaciones del paso 6 de este
procedimiento.
11. Escriba un signo de punto y coma (;) para indicar el final de la consulta.
12. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Los resultados aparecerán en la vista Hoja de datos.
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108. Vea también
Combinar tablas y consultas
Ejecutar una consulta
Ejemplos de criterios de consulta
Sumar datos mediante una consulta
Usar parámetros en consultas e informes
Access > Consultas
Combinar tablas y consultas
Mostrar todo
Cuando se incluyen varias tablas en una consulta, se usan combinaciones que ayudan a obtener los
resultados deseados. Una combinación ayuda a que la consulta devuelva únicamente los registros
deseados de cada tabla, basándose en cómo esas tablas están relacionadas con otras tablas en la
consulta. En este artículo se proporciona información conceptual sobre las combinaciones, se abordan los
distintos tipos de combinación y se muestra cómo usarlas.
En este artículo
Introducción
Combinaciones internas
Combinaciones externas
Combinaciones cruzadas
Combinaciones de desigualdad
Quitar una combinación
Introducción
Las bases de datos relacionales se componen, en el nivel más básico, de tablas que guardan relaciones
lógicas entre ellas. Las relaciones se usan para conectar las tablas en los campos que tienen en común.
Una relación viene representada en una consulta por medio de una combinación.
Cuando se agregan tablas a una consulta, Microsoft Office Access 2007 crea combinaciones basadas en
las relaciones que se han definido entre las tablas. Se pueden crear manualmente combinaciones en las
consultas, incluso si no representan relaciones ya definidas. Si se usan otras consultas (en vez de las
tablas o además de ellas) como origen de los datos de una consulta, se pueden crear combinaciones

109. entre las consultas de origen y también entre esas consultas y todas las tablas que se usen como origen
de datos.
Las combinaciones se comportan de manera similar a los criterios de consulta ya que establecen reglas
que deben cumplir los datos que se van a incluir en las operaciones de consulta. A diferencia de los
criterios, las combinaciones especifican asimismo que cada par de filas que cumplan las condiciones de
combinación se combinen en el conjunto de registros para formar una sola fila.
Hay cuatro tipos básicos de combinación: combinaciones internas, combinaciones externas,
combinaciones cruzadas y combinaciones de desigualdad. En este artículo se aborda cada tipo de
combinación que se puede usar, por qué se usa cada uno de los tipos y cómo se crean las
combinaciones.
Volver al principio
Combinaciones internas
Las combinaciones internas son el tipo de combinación más común. Indican a una consulta que las filas
de una de las tablas combinadas corresponden a las filas de otra tabla, basándose en los datos incluidos
en los campos combinados. Cuando se ejecuta una consulta con una combinación interna, se incluirán en
las operaciones de consulta únicamente las filas en las que haya un valor común en ambas tablas
combinadas.
¿Por qué se usa una combinación interna?
Se usa una combinación interna cuando se desea que se devuelvan únicamente las filas de ambas tablas
de la combinación que coinciden en el campo combinado.
¿Cómo se usa una combinación interna?
En la mayoría de los casos, no hay que hacer nada para poder usar una combinación interna. Si se han
creado relaciones entre las tablas en la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se
pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.), Access crea automáticamente las
combinaciones internas cuando se agregan tablas relacionadas en la vista Diseño (vista Diseño: ventana
que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros
y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar
el diseño de otros existentes.) de la consulta. Si se aplica la integridad referencial (integridad referencial:
reglas que se siguen para preservar las relaciones definidas entre las tablas cuando se especifican o

110. eliminan registros.), Access muestra asimismo "1" sobre la línea de combinación para indicar la tabla del
lado "uno" de una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el
valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los
campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) así como el símbolo de infinito (∞) para
indicar la tabla del lado "varios".
Aunque no se hayan creado relaciones, Access crea automáticamente combinaciones internas si se
agregan dos tablas a una consulta y cada una de esas tablas tiene un campo con un tipo de datos igual o
compatible y uno de los campos combinados es una clave principal (clave principal: uno o más campos
(columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal
no puede permitir valores Nulo y debe tener s iempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza
para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.). Los símbolos de "uno" y "varios" no se
muestran en este caso porque no se aplica la integridad referencial.
Si se agregan consultas a una consulta y no se crean relaciones entre esas consultas, Access no crea
automáticamente combinaciones internas entre esas consultas o entre las consultas y las tablas. En
general, es el usuario quien tiene que crearlas. Para crear una combinación interna, se arrastra un campo
de un origen de datos a un campo de otro origen de datos. Access muestra una línea entre los dos
campos para indicar que se ha creado una combinación.
Sintaxis SQL para una combinación interna
Parte Descripción
tabla1, tabla2 Nombres de las tablas cuyos registros se combinan.
campo1, campo2 Nombres de los campos que se combinan. Si no son numéricos, los campos deben ser del
mismo tipo de datos (tipo de datos: característica de un campo que determina el tipo de datos
que puede albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble,
Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).) y contener la misma clase de datos, pero no tienen
que tener el mismo nombre.
operadordecomparación Cualquier operador de comparación relacional: "=", "<", ">", "<=", ">=" o "<>".
Volver al principio
Combinaciones externas
Las combinaciones externas indican a una consulta que, si bien algunas de las filas en ambos lados de la
combinación coinciden exactamente, la consulta debe incluir todas las filas de una tabla así como las filas
de la otra tabla que comparten un valor común en ambos lados de la combinación.

111. Las combinaciones externas pueden ser combinaciones izquierdas o combinaciones derechas. En una
combinación izquierda, la consulta incluye todas las filas de la primera tabla de la decla ración SQL de la
cláusula FROM y sólo las filas de la otra tabla donde el campo de combinación contiene valores comunes
de ambas tablas. En una combinación derecha, la consulta incluye todas las filas de la segunda tabla de
la declaración SQL de la cláusula FROM y sólo las filas de la otra tabla donde el campo de combinación
contiene valores comunes de ambas tablas.
NOTA Se puede saber fácilmente qué tabla es la de la izquierda o la de la derecha en una combinación;
para ello basta con hacer doble clic en la combinación y consultar el cuadro de diálogo Propiedades de
la combinación. También puede cambiar a la vista SQL y examinar la cláusula FROM.
Dado que algunas de las filas en un lado de una combinación externa no tendrán filas correspondientes
en la otra tabla, algunos de los campos devueltos en los resultados de la consulta de esa otra tabla
estarán vacíos cuando no coinciden las filas.
¿Por qué se usa una combinación externa?
Se usa una combinación externa cuando se desea que los resultados incluyan todas las filas de una de
las tablas de la combinación y se desea que la consulta devuelva sólo las filas de la otra tabla que
coinciden con la primera tabla del campo de combinación.
¿Cómo se usa una combinación externa?
Las combinaciones externas se crean modificando las combinaciones internas.
Convertir una combinación interna en una combinación externa
1. En la vista Diseño de la consulta, haga doble clic en la combinación que desee cambiar.
Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.
2. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, observe las opciones situadas junto
a la opción 2 y la opción 3.
3. Haga clic en la opción que desee usar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4. Access muestra la combinación así como una flecha que va desde el origen de datos donde
estarán incluidas todas las filas hasta el origen de datos donde estarán incluidas sólo las filas
que cumplan la condición de combinación.

112. Sintaxis SQL para una combinación externa
Parte Descripción
tabla1, tabla2 Nombres de las tablas cuyos registros se combinan.
campo1, campo2 Nombres de los campos que se combinan. Estos campos deben ser del mismo tipo de
datos (tipo de datos: característica de un campo que determina el tipo de datos que puede
albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha,
Cadena y Variant (predeterminado).) y contener la misma clase de datos, pero no tienen que
tener el mismo nombre.
operadordecomparación Cualquier operador de comparación relacional: "=", "<", ">", "<=", ">=" o "<>".
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Combinaciones cruzadas
Las combinaciones cruzadas se diferencian de las combinaciones internas y externas en que no se
representan explícitamente en Office Access 2007. En una combinación cruzada, cada fila de una tabla se
combina con cada fila de otra tabla, generando lo que se denomina un producto cruzado o producto
cartesiano. Cada vez que se ejecuta una consulta con tablas que no están explícitamente combinadas, se
genera un producto cruzado. Las combinaciones cruzadas suelen ser involuntarias, aunque hay casos en
los que pueden resultar útiles.
¿Por qué se usa una combinación cruzada?
Se usa una combinación cruzada cuando se desea comprobar todas las combinaciones posibles de las
filas de dos tablas o consultas. Por ejemplo, supongamos que su negocio tiene un año fantástico y está
considerando la posibilidad de ofrecer descuentos a sus clientes. Podrá crear una consulta que sume las
compras de cada cliente, crear una pequeña tabla con los posibles porcentajes de descuento y combinar
las dos en otra consulta que lleve a cabo una combinación cruzada. El resultado será una consulta que
muestre un conjunto de descuentos hipotéticos para cada cliente.
¿Cómo se usa una combinación cruzada?
Se genera una combinación cruzada cada vez que se incluyen tablas o consultas en una consulta y no se
crea al menos una combinación explícita para cada tabla o consulta. Access combina todas las filas de
cada tabla o consulta que no está explícitamente combinada con ninguna otra tabla o consulta con cada
dos filas de los resultados. Contemplemos el caso de los descuentos del párrafo anterior. Supongamos
que tiene 91 clientes y desea examinar cinco posibles porcentajes de descuento. La combinación cruzada
genera 455 filas (el resultado de multiplicar 91 por 5).

113. Tal y como se puede imaginar, las combinaciones cruzadas involuntarias pueden crear un número
considerable de filas en los resultados de consulta. Es más, estos resultados suelen no tener sentido
porque, si en realidad la intención no es combinar cada fila con cada dos filas, la mayoría de las filas
combinadas que aparecen en los resultados no tendrán ningún sentido. En último lugar, las consultas que
usan combinaciones cruzadas involuntarias pueden tardar mucho tiempo en ejecutarse.
Combinación cruzada involuntaria en la vista Diseño de la consulta.
Los campos rodeados de un círculo deben estar combinados.
Producto cruzado devuelto por la combinación cruzada involuntaria arriba representada.

114. Observe el número considerable de registros.
Resultados después de crearse la combinación correcta.
Observe que el número de registros es mucho menor.
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Combinaciones de desigualdad
Las combinaciones no tienen que basarse necesariamente en la equivalencia de los campos
combinados. Una combinación puede basarse en cualquier operador de comparación, como mayor que
(>), menor que (<) o no es igual a (<>). Las combinaciones que no se basan en la equivalencia se
denominan combinaciones de desigualdad.
¿Por qué se usa una combinación de desigualdad?
Si se desea combinar las filas de dos orígenes de datos basándose en los valores de campo que no son
iguales, se usa una combinación de desigualdad. Normalmente, las combinaciones de desigualdad se
basan en los operadores de comparación mayor que (>), menor que (<), mayor o igual que (>=), o bien,
menor o igual que (<=). Las combinaciones de desigualdad que se basan en el operador no es igual a

115. (<>) pueden devolver casi tantas filas como las combinaciones cruzadas, por lo que los resultados
pueden ser difíciles de interpretar.
¿Cómo se usa una combinación de desigualdad?
Las combinaciones de desigualdad no se admiten en la vista Diseño. Si desea usarlas, deberá hacerlo en
la vista SQL. Sin embargo, se puede crear una combinación en la vista Diseño, cambiar a la vista SQL,
buscar el operador de comparación igual a (=) y cambiarlo al operador que desee usar. Después, sólo
podrá abrir la consulta en la vista Diseño si cambia primero el operador de comparación a l operador igual
a (=) en la vista SQL.
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Quitar una combinación
Si crea una combinación por equivocación, por ejemplo, entre dos campos con tipos de datos distintos,
podrá eliminarla. Para eliminar una combinación:
1. En la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la combinación que desee quitar.
2. Presione SUPR.
O bien,
En la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic con el botón secundario en la combinación
que desee quitar y, a continuación, haga clic en Eliminar.
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Vea también
Crear una consulta basada en varias tablas
Crear, modificar o eliminar una relación
Guía de relaciones de tablas
Operación INNER JOIN
Operaciones LEFT JOIN, RIGHT JOIN
Access > Fundamentos de base de datos
Actualizar los datos de una base de datos
Mostrar todo
Ocultar todo
En este artículo se explica cómo actualizar datos existentes. Microsoft Office Access
2007 proporciona una serie de herramientas para actualizar registros existentes,

116. incluidos formularios, hojas de datos, consultas, el cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar y la nueva característica Recopilación de datos.
Cuando empiece a trabajar, recuerde que actualizar datos no es el mismo proceso
que escribir datos nuevos. Para obtener información sobre cómo escribir nuevos
datos en una base de datos, vea el artículo Agregar uno o varios registros a una base
de datos.
En este artículo
Cómo afecta el diseño de base de datos a la actualización
Cómo afectan los tipos de datos a la actualización
Cómo afectan las propiedades de los campos de tabla a la actualización
Usar un formulario para actualizar datos
Usar una hoja de datos para actualizar datos
Usar una consulta de actualización para cambiar datos existentes
Usar una consulta de datos anexados para agregar registros a tablas
Usar la característica Recopilación de datos para actualizar registros
Usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para modificar datos
Usar actualizaciones en cascada para cambiar los valores de las claves primarias y
externas
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Cómo afecta el diseño de base de datos a la actualización
Lea esta sección si es la primera vez que utiliza Access o no está familiarizado con los
conceptos relativos a las bases de datos relacionales. Las actualizaciones a gran
escala serán mucho más fáciles de realizar si conoce algunos de los principios básicos
del diseño de bases de datos.
Una base de datos de Access no es un archivo como lo es un documento de
Microsoft Office Word 2007 o un conjunto de diapositivas de Microsoft Office
PowerPoint 2007. Por el contrario, una base de datos de Access típica es un conjunto
de tablas más una serie de objetos construidos entorno a dichas tablas: formularios,
informes, consultas, etc.
Además, estos objetos deben cumplir una serie de principios de diseño o, de lo
contrario, la base de datos tendrá deficiencias o errores de funcionamiento. A su vez,
estos principios de diseño afectan al modo en que se escriben los datos. Tenga en
cuenta las siguientes consideraciones relativas a los objetos de base de datos cuando
empiece a trabajar.
Con algunas excepciones (como, por ejemplo, un tipo de lista llamado lista de
valores), Access almacena todos los datos en una o varias tablas. El número de tablas
depende del diseño y de la complejidad de la base de datos. Aunque vea o actualice
los datos en un formulario, en un informe o en los resultados devueltos por una
consulta, Access almacena los datos únicamente en tablas.
Cada tabla debería almacenar datos de una materia, categoría o propósito
determinado. Por ejemplo, una tabla con información de contactos profesionales no
debe contener información de ventas ya que, en ese caso, puede resultar difícil
encontrar la información correcta o puede que no se encuentre.

117. Cada uno de los campos de una tabla debería admitir únicamente un tipo de datos.
Por ejemplo, no se debería poder almacenar notas en un campo definido para
aceptar números. Si intenta escribir texto en dicho campo, Access muestra un
mensaje de error.
Salvo en un caso, los campos de un registro deberían aceptar un único valor. Por
ejemplo, una base de datos que esté bien diseñada impedirá que se incluya más de
una dirección en un campo de dirección, a diferencia de lo que ocurre en Microsoft
Office Excel 2007 que, de forma predeterminada, permite incluir cualquier número
de nombres, direcciones o imágenes en una sola celda, a no ser que defina esa celda
para que admita tipos de datos restringidos.
Sin embargo, Office Access 2007 proporciona también una nueva característica
denominada campo multivalor. Los campos multivalor sirven para adjuntar varios
fragmentos de datos a un único registro y para crear listas que acepten varios
valores. Por ejemplo, puede adjuntar un archivo de texto, una diapositiva de Office
PowerPoint 2007 y el número de imágenes que desee a un registro de la base de
datos. Puede crear también una lista de nombres y seleccionar tantos nombres de la
lista como sea necesario. Puede parecer que el uso de campos multivalor infringe las
reglas de diseño de bases de datos al permitir almacenar varios fragmentos de datos
en un campo de tabla, pero no es así, ya que Access exige el cumplimiento de estas
reglas "entre bastidores" al almacenar los datos en tablas ocultas especiales.
Los vínculos siguientes llevan a artículos que proporcionan más información acerca
de las materias y características descritas en esta sección.
En Conceptos básicos del diseño de una base de datos: este artículo ofrece una
explicación de los conceptos fundamentales, como el diseño de la base de datos y los
datos y el proceso de normalización (la división de los datos en tablas relacionadas y
la eliminación de datos redundantes).
En Crear tablas en una base de datos: este artículo proporciona una explicación
acerca de cómo crear tablas, agregar claves principales (campos que identifican
inequívocamente cada fila o registro de la tabla) y definir tipos de datos y
propiedades de la tabla.
En Adjuntar archivos a los registros de una base de datos: este artículo explica cómo
adjuntar uno o varios fragmentos de datos a un campo Datos adjuntos.
En Usar una lista que almacene varios valores y Guía de campos multivalor: estos
artículos explican cómo usar listas de casilla de verificación y listas desplegables de
casilla de verificación para almacenar varios valores.
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Cómo afectan los tipos de datos a la actualización
Lea esta sección si es la primera vez que utiliza Access o no está familiarizado con los
conceptos relativos a las bases de datos relacionales. Las actualizaciones a gran
escala serán mucho más fáciles de realizar si conoce algunos de los principios básicos
del diseño de bases de datos.
Cuando se diseña una tabla de base de datos, se selecciona un tipo de datos para
cada uno de los campos de esa tabla, proceso mediante el cual se garantiza una
entrada de datos más exacta. Suponga, por ejemplo, que especifica un tipo de datos
Número para un campo porque necesita calcular cifras de ventas. Si alguien intenta

118. escribir texto en ese campo, Access muestra un mensaje de error y no permite que el
usuario guarde el registro cambiado con el fin de proteger los datos.
Cómo se ven los tipos de datos
Access ofrece ahora dos formas de ver los tipos de datos de un campo de una tabla.
Puede usar los comandos de la ficha Hoja de datos o puede abrir la tabla en la vista
Diseño. A continuación se explica cómo se usan los dos procedimientos.
Ver tipos de datos usando comandos en la ficha Hoja de datos
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee usar.
Haga clic en el campo en el que desee investigar.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, haga clic en la flecha
abajo de la lista Tipo de datos para ver el conjunto de tipo de datos para el campo.
Ver tipos de datos en la vista Diseño
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla y haga clic
en Vista Diseño en el menú contextual.
Access abre la tabla en la cuadrícula de diseño, y en la sección superior de la
cuadrícula se muestra el nombre y el tipo de datos de cada campo de la tabla.
El tipo de datos definido para cada campo de la tabla proporciona el primer nivel de
control sobre lo que se puede y no se puede incluir en un campo. En algunos casos,
la definición de un tipo de datos impide la inclusión de cualquier dato. En la tabla
siguiente se ofrece un listado de los tipos de datos que proporciona Office Access
2007 y una descripción de cómo afectan a la entrada de datos.
Tipo de datos Efecto en la entrada de datos
Texto Los campos de texto aceptan caracteres de texto o numéricos, incluidas las
listas delimitadas de elementos. Un campo de texto acepta menos
caracteres que un campo Memo (de 0 a 255 caracteres). En algunos casos,
puede usar funciones de conversión para realizar cálculos con los datos de
un campo de texto.
Memo Puede escribir una gran cantidad de texto y de datos numéricos en este tipo
de campo. Además, si el diseñador de la base de datos define el campo para
que admita formato de texto enriquecido, puede aplicar los tipos de
formato que se encuentran normalmente en los programas de
procesamiento de texto como Office Word 2007. Por ejemplo, puede

119. aplicar fuentes y tamaños de fuentes distintos a caracteres específicos del
texto y aplicarles formato de negrita, cursiva, etc. También puede agregar
etiquetas de lenguaje de marcas de hipertexto (HTML) a los datos.
Para obtener más información sobre el uso del formato de texto
enriquecido en un campo Memo, vea el artículo Dar formato a los datos en
filas y columnas.
Al igual que en el caso de los campos Texto, se pueden usar funciones de
conversión con los datos de un campo Memo.
Número Sólo puede escribir números en este tipo de campo y puede realizar
cálculos con los valores de un campo Número.
Fecha/Hora Sólo puede escribir fechas y horas en este tipo de campo. Según cómo haya
definido el campo el diseñador de la base de datos, pueden darse las
siguientes condiciones:
Si el diseñador de la base de datos ha definido una máscara de entrada para
el campo (una serie de caracteres literales y de marcador de posición que
aparecen al seleccionar el campo), deberá escribir los datos en los espacios
y en el formato proporcionado por la máscara. Por ejemplo, si la máscara es
DD_MMM_AAAA, debe escribir una fecha en ese formato en los espacios
provistos, por ejemplo, Oct 11 2006. No puede escribir el nombre completo
del mes (como por ejemplo, julio) ni el año con dos dígitos.
Si el diseñador no ha creado una máscara de entrada para controlar el
modo en que se escriben las fechas o las horas, puede escribir el valor
utilizando cualquier formato de fecha u hora válido. Por ejemplo, puede
escribir 11 Oct. 2006, 11/10/06, 11 de octubre, 2006, etc.
El diseñador de la base de datos puede aplicar un formato de presentación
al campo. En ese caso, si no hay una máscara de entrada, puede escribir un
valor en prácticamente cualquier formato, pero Access muestra las fechas
de acuerdo con el formato de visualización. Por ejemplo, puede escribir
11/10/2006, pero el formato de presentación puede estar establecido para
que muestre el valor como 11-oct-2006.
Para obtener más información sobre las máscaras de entrada, vea el
artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.
Moneda Sólo puede escribir valores monetarios en este tipo de campo. Además, no
es necesario que incluya manualmente un símbolo de moneda. De forma
predeterminada, Access aplica el símbolo de moneda ( ¥, £, $, etc.)
especificado en la configuración regional de Windows.

120. Autonumérico No puede escribir ni cambiar los datos en este tipo de campo. Access
incrementa los valores de un campo Autonumérico cada vez que se agrega
un nuevo registro a una tabla.
Sí/No Al hacer clic en un campo definido en este tipo de datos, Access muestra
una casilla de verificación o una lista desplegable, según el formato que
aplique al campo. Si establece el formato del campo para que muestre una
lista, podrá seleccionar Sí o No, Verdadero o Falso o Activado o Desactivado
en la lista, en función del formato aplicado al campo. No puede escribir
valores en la lista ni cambiar los valores de la lista directamente desde un
formulario o tabla.
Objeto OLE Este tipo de campo se utiliza cuando se desean mostrar datos de un archivo
creado con otro programa. Por ejemplo, puede mostrar un archivo de texto,
un diagrama de Excel o un grupo de diapositivas de PowerPoint en un
campo Objeto OLE.
Nota Los datos adjuntos proporcionan una forma más rápida, fácil y
flexible de ver los datos de otros programas. Vea la entrada Datos adjuntos,
más adelante en esta tabla, para obtener información adicional.
Hipervínculo Puede escribir cualquier dato en este tipo de campo y Access lo convertirá
en una dirección Web. Por ejemplo, si escribe un valor en el campo, Access
rodeará el texto con el Localizador uniforme de recursos (URL) (Localizador
de recursos uniforme (URL): dirección que especifica un protocolo (como
HTTP o FTP) y la ubicación de un objeto, documento, página World Wide
Web u otro destino en Internet o una intranet, por ejemplo:
http://www.microsoft.com/.) de esta forma: http://www.texto.com. Si
escribe una dirección Web válida, el vínculo funcionará; de lo contrario, el
vínculo dará como resultado un mensaje de error. Sin embargo, puede
resultar difícil modificar hipervínculos existentes, porque al hacer clic en un
hipervínculo se abre el explorador y se obtiene acceso al sitio especificado
en el vínculo. Para modificar un campo de hipervínculo, seleccione un
campo contiguo, utilice la tecla TAB o las teclas de dirección para mover el
foco al campo de hipervínculo y, a continuación, presione F2 para activar la
edición.
Datos adjuntos Puede adjuntar datos de otros programas a este tipo de campo, pero no
puede escribir ni incluir de ninguna otra forma datos de texto o numéricos.
Para obtener información sobre cómo usar un campo Datos adjuntos, vea el
artículo Adjuntar archivos a los registros de una base de datos.
Asistente para El Asistente para búsquedas no es para tipos de datos. Este asistente se usa
para crear dos tipos de listas desplegables: las listas de valores y los campos

121. búsquedas de búsqueda. Una lista de valores utiliza una lista delimitada de elementos
que se especifican manualmente al usar el Asistente para búsquedas. Estos
valores pueden ser independientes de cualquier otro dato u objeto de la
base de datos.
En cambio, un campo de búsqueda usa una consulta para recuperar datos
de una o varias de las otras tablas de la base de datos o de otra ubicación
como, por ejemplo, un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint
Services 3.0. El campo de búsqueda muestra entonces los datos en una lista
desplegable. De forma predeterminada, el Asistente para búsquedas
establece el tipo de datos del campo de tabla en Número.
Se puede trabajar con los campos de búsqueda directamente en las tablas,
pero también en los formularios e informes. De forma predeterminada, los
valores de un campo de búsqueda aparecen en un tipo de control de l ista
denominado cuadro combinado: una lista con una flecha desplegable:
. Dependiendo de cómo el diseñador de la base de datos
haya configurado el campo de búsqueda y el cuadro combinado, se pueden
editar los elementos de la lista y agregar elementos a la lista. Para ello, el
diseñador de la base de datos tiene que configurar una propiedad del
campo de búsqueda (la propiedad se denomina Limitar a la lista y el
diseñador tiene que desactivarla).
Si no se pueden editar directamente los valores de una lista de búsqueda,
se deben agregar o cambiar los datos en la lista predefinida de valores o en
la tabla que sirve como origen del campo de búsqueda. Para obtener
información sobre cómo hacerlo, vea la sección titulada "Editar los
elementos de un campo de búsqueda" en el artículo Agregar uno o varios
registros a una base de datos.
Por último, cuando se crea un campo de búsqueda, es posible configurarlo
de manera opcional para que admita varios valores. De hacerlo, la lista
resultante muestra una casilla de verificación junto a cada elemento de la
lista, y se pueden activar o desactivar tantos elementos como sean
necesarios. Esta figura muestra una lista típica de varios valores:
Para obtener información sobre cómo crear campos de búsqueda
multivalor y usar las listas resultantes, vea los artículos Usar una lista que
almacene varios valores y Guía de campos multivalor. .
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122. Cómo afectan las propiedades de los campos de tabla a la actualización
Lea esta sección si es la primera vez que utiliza Access o no está familiarizado con los
conceptos relativos a las bases de datos relacionales. No puede realizar
correctamente actualizaciones a gran escala a menos que entienda cómo afectan a la
actualización las propiedades definidas para los campos de una tabla.
Cuando diseñe una base de datos, normalmente comenzará diseñando una o varias
tablas. Tendrá que decidir qué tipos de datos debe contener cada tabla, definir
claves principales (campos que identifican inequívocamente cada registro o fila) para
cada tabla y crear las relaciones entre las tablas.
Como parte de ese proceso, definirá las propiedades de los campos de cada tabla.
Por ejemplo, puede definir un campo Texto para que no acepte más de 50
caracteres, y un campo Número para que sólo acepte valores monetarios.
Nota La mayoría de las propiedades de los campos se definen mediante la vista
Diseño. Sin embargo, puede definir también algunas propiedades mediante los
comandos de los grupos de la cinta de opciones. Por ejemplo, puede definir formatos
visuales para los campos Texto y Memo mediante los comandos del grupo Fuente en
la ficha Inicio. Para obtener más información sobre estos comandos, vea el artículo
Dar formato a los datos en filas y columnas.
Mostrar cómo se definen o cambian las propiedades de un campo de tabla.
Access ofrece ahora dos formas de ver las propiedades de un campo de una tabla.
Puede usar los controles de la ficha Hoja de datos o puede abrir la tabla en la vista
Diseño. A continuación se explica cómo se usan los dos procedimientos.
Ver propiedades de tabla usando comandos en la ficha Hoja de datos
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee usar.
Haga clic en la ficha Hoja de datos y utilice los comandos del grupo Tipo de datos y
formato para ver las propiedades de cada campo de la tabla.
Cómo ver las propiedades de una tabla en la vista Diseño
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la
tabla y haga clic en Vista Diseño.
Access abre la tabla en la cuadrícula de diseño.
En la parte inferior de la cuadrícula, bajo Propiedades del campo, haga clic en la ficha
General, si aún no está seleccionada.
O bien,
Para ver las propiedades de un campo de búsqueda, haga clic en la ficha Búsqueda.
Un campo de búsqueda es un campo de tabla que utiliza una lista preestablecida de
valores o una consulta que recupera valores de una o varias tablas de una base de
datos. De forma predeterminada, el campo de búsqueda presenta esos valores en
forma de lista. Según cómo haya definido el campo de búsqueda el diseñador de la
base de datos, puede seleccionar uno o varios elementos de esa lista.
Los campos de búsqueda suelen provocar confusión en los usuarios nuevos de
Access, porque la lista de elementos aparece en una ubicación (la lista que Access
crea a partir de los datos del campo de búsqueda), pero los datos pueden
encontrarse en otra ubicación (la tabla que contiene los datos). Recuerde que
cuando actualice los datos de un campo de búsqueda, debe actualizar la tabla de

123. origen (la segunda ubicación). No puede actualizar un campo de búsqueda desde la
lista.
En la tabla siguiente se ofrece un listado de las propiedades de tabla que más
repercuten en la entrada de datos, así como una explicación de su repercusión.
Propiedad
Ubicación
en la
cuadrícula
de diseño de
la tabla Valores posibles
Comportamiento al intentar escribir
datos
Tamaño del
campo
Ficha
General
De 0 a 255 El límite de caracteres sólo se aplica a
los campos establecidos en el tipo de
datos Texto. Si intenta incluir más
caracteres de los especificados, el
campo los corta.
Requerido Ficha
General
Sí/No Cuando está activada, esta propiedad
obliga a escribir un valor en un campo y
Access no permite guardar los nuevos
datos hasta que se rellena el campo.
Cuando está desactivada, el campo
acepta valores nulos, es decir, el campo
puede quedar en blanco.
Nota Un valor nulo no es lo mismo
que un cero. El cero es un dígito y
Access lo utiliza en los cálculos. Un valor
nulo es un valor inexistente, no definido
o no reconocido.
Permitir
cadenas de
longitud cero
Ficha
General
Sí/No Cuando está activada, puede incluir
cadenas de longitud cero (cadenas que
no contienen caracteres). Para crear
una cadena de longitud cero, escriba un
par de comillas dobles sin ningún
espacio entre ellas ("") y presione
ENTRAR.
Indizado Ficha
General
Sí/No Cuando se indiza una tabla, Access
impide que se agreguen valores
duplicados.
Máscara de Ficha Conjuntos
predefinidos o
Una máscara de entrada obliga a
escribir los datos en un formato

124. entrada General personalizados de
caracteres literales
y marcadores de
posición
predefinido. Las máscaras aparecen al
seleccionar un campo de una tabla o un
control de un formulario. Suponga, por
ejemplo, que hace clic en un campo
Fecha y ve este conjunto de caracteres:
DD-MMM-AAAA. Este conjunto de
caracteres se conoce como máscara de
entrada. Obliga a escribir los meses
como abreviaturas de tres letras, como
OCT, y los años con cuatro dígitos en
lugar de dos. Por tanto, si ve esa
máscara, debe escribir una fecha como
15-OCT-2006.
Nota Recuerde que las máscaras de
entrada sólo controlan el modo en que
se escriben los datos y no la forma en
que Access los muestra. Por ejemplo,
puede escribir una fecha como 15-OCT-
2006, pero Access podría almacenar el
valor como 15102006; es decir, sin
caracteres de formato. Posteriormente,
cuando vea la fecha en una tabla,
formulario o informe, Access puede
definirla para que se muestre como
15/10/2006.
Para obtener más información sobre
cómo crear y usar máscaras de formato,
vea el artículo Dar formato a los datos
en filas y columnas.
Control de
pantalla
Ficha
Búsqueda
Los valores
dependen del tipo
de datos definido
para el campo
Para los campos Texto y Número, puede
elegir entre un control de cuadro de
texto, de cuadro de lista o de cuadro
combinado. Para los campos Sí/No,
puede elegir entre un control de casilla
de verificación, de cuadro de texto o de
cuadro combinado.
Nota Si selecciona un valor distinto de
Cuadro de lista o Cuadro combinado,
Access oculta las demás propiedades de
la ficha Búsqueda.

125. Tipo de
origen de la
fila
Ficha
Búsqueda
Tabla o consulta
Lista de valores
Lista de campos
Si establece el cuadro de propiedad
Control de pantalla en Cuadro de lista o
Cuadro combinado, puede establecer
esta propiedad en Tabla o consulta,
Lista de valores o Lista de campos. A su
vez, esta propiedad controla el tipo de
valor que se puede utilizar en la
propiedad Origen de la fila. Vea la
siguiente entrada.
Origen de la
fila
Ficha
Búsqueda
Depende de la
propiedad Tipo de
origen de la fila.
Si establece la propiedad Tipo de origen
de la fila en Tabla o consulta, este
campo de propiedad puede contener el
nombre de una tabla o consulta. Si
establece la propiedad en Lista de
valores, esta propiedad contiene una
lista de valores separador por
caracteres de punto y coma (;). Si
establece la propiedad Tipo de origen
de la fila en Lista de campos, esta
propiedad contiene el nombre de una
tabla, consulta o instrucción SQL
(Lenguaje de consulta estructurado).
Limitar a la
lista
Ficha
Búsqueda
Sí/No Si se establece en Sí, Access busca
valores coincidentes cuando los
usuarios escriben texto en un control de
cuadro combinado. Es decir, el valor Sí
activa la anticipación de valores (type-ahead).
El valor Sí impide además que
los usuarios modifiquen los elementos
de una lista directamente desde un
control de lista o de cuadro combinado.
Los usuarios tienen que modificar los
elementos en el cuadro de propiedad
Origen de la fila o, en el caso de los
campos de búsqueda, en la tabla que
contiene los datos de origen de dicho
campo. Para obtener más información
sobre los campos de búsqueda, vea la
sección "Modificar los elementos de un
campo de búsqueda" en el artículo
Agregar uno o varios registros a una
base de datos.

126. Permitir
ediciones de
lista de
valores
Ficha
Búsqueda
Sí/No Habilita o deshabilita el comando Editar
elementos de lista para las listas de
valores, pero no para los campos de
búsqueda. Si desea habilitar este
comando para los campos de búsqueda,
escriba un nombre de formulario válido
en la propiedad Formulario de edición
de elementos de lista. Aparece el
comando Permitir ediciones de lista de
valores en un menú contextual que se
abre cuando se hace clic con el botón
secundario en un control de cuadro de
lista o cuadro combinado. Cuando se
ejecuta el comando, aparece el cuadro
de diálogo Editar elementos de lista.
Asimismo, si se especifica el nombre de
un formulario en el cuadro de la
propiedad Formulario de edición de
elementos de lista, Access inicia ese
formulario en vez de mostrar el cuadro
de diálogo.
Nota Puede ejecutar el comando
Editar elementos de lista desde los
controles de cuadro de lista y cuadro
combinado situados en los formularios y
desde los controles de cuadro
combinado situados en las tablas y en
los conjuntos de resultados. Los
formularios deben abrirse en la vista
Diseño o Examinar, y las tablas y los
conjuntos de resultados de las consultas
deben abrirse en la vista Hoja de datos.
Formulario
de edición
de
elementos
de lista
Ficha
Búsqueda
Nombre de un
formulario de
entrada de datos
Si especifica el nombre de un formulario
de entrada de datos en esta propiedad
de la tabla, ese formulario se abre
cuando un usuario ejecuta el comando
Editar elementos de lista. En caso
contrario, el cuadro de diálogo Editar
elementos de lista aparece cuando los
usuarios ejecutan el comando.
Para obtener información sobre el diseño de tablas de base de datos y la definición
de propiedades, vea los artículos siguientes.

127. En Conceptos básicos del diseño de una base de datos se ofrece una explicación de
los conceptos fundamentales, como el diseño de la base de datos y los datos y el
proceso de normalización (la división de los datos en tablas relacionadas y la
eliminación de datos redundantes).
En Crear tablas en una base de datos se proporciona una explicación acerca de cómo
crear tablas, agregar claves principales (campos que identifican inequívocamente
cada fila o registro de la tabla) y definir tipos de datos y propiedades de la tabla.
Volver al principio
Usar un formulario para actualizar datos
Los formularios se utilizan para actualizar pequeñas cantidades de datos. En este
caso, por "pequeño" se entiende cualquier número de registros que desee actualizar
manualmente. Los formularios proporcionan un modo más sencillo, rápido y preciso
de modificar y actualizar pequeñas cantidades de datos.
La manera en que se utiliza un formulario para editar datos depende de su diseño.
Los formularios pueden contener cualquier número de controles, como listas,
cuadros de texto y botones, y hojas de datos (cuadrículas similares a hojas de cálculo
de Excel). A su vez, cada control del formulario lee o escribe datos en un campo de
tabla subyacente. Lo que se puede hacer con un control determinado depende del
tipo de datos definido para el campo de tabla subyacente, de las propiedades
definidas para ese campo y posiblemente de varias propiedades establecidas por el
diseñador de la base de datos para el control. Para obtener más información sobre
cómo los tipos de datos y las propiedades de los campos afectan a la entrada de
datos, vea Cómo afectan los tipos de datos al modo en que se escriben los datos y
Cómo afectan las propiedades de los campos al modo en que se escriben los datos ,
anteriormente en este artículo.
En las siguientes secciones se explica cómo usar los controles de entrada de datos
más comunes. Si tiene alguna duda relativa a su base de datos específica, póngase en
contacto con el administrador del sistema o con el diseñador de la base de datos.
Agregar o editar texto en un cuadro de texto
Access proporciona un control de texto para su uso con campos Texto y Memo.
Normalmente, puede saber si el campo subyacente es un campo Texto o Memo por
el tamaño del control, que suele indicar el tamaño del campo de tabla subyacente.
Por ejemplo, si asocia el control a un campo de texto que no acepta más de 50
caracteres, el tamaño del control se ajustará en consecuencia. Sin embargo, si asocia
el control a un campo Memo, puede definir el tamaño del control para que muestre
uno o dos párrafos de texto sin tener que desplazarse.
Asimismo, puede definir un campo Memo para que admita formato de texto
enriquecido. A continuación, puede aplicar fuentes, tamaños, estilos y colores
diferentes al texto.
Editar texto en un cuadro de texto
Coloque el cursor en el cuadro de texto y cambie los datos. Recuerde que no puede
realizar cálculos con los números en un campo Texto o Memo.
Aplicar formato de texto enriquecido

128. Nota Sólo puede seguir estos pasos si ha asociado un cuadro de texto a un campo
Memo. Vea los pasos de la sección Ver las propiedades de un campo de tabla,
anteriormente en este artículo.
Con la tabla abierta en la vista Hoja de datos, seleccione el campo Memo. Por lo
general, buscará un campo denominado "Comentarios", "Notas" o "Descripción".
En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, utilice los botones y menús para aplicar
formato al texto.
Puede aplicar fuentes y tamaños diferentes, poner el texto en negrita o en cursiva,
cambiar los colores, etc.
Volver al principio
Usar una hoja de datos para actualizar datos
Puede cambiar los datos directamente en la vista Hoja de datos (una cuadrícula de
filas y columnas similar a una hoja de cálculo de Excel). Puede cambiar datos en las
tablas, los conjuntos de resultados de la consulta y los formularios que muestran las
hojas de datos.
Normalmente, las hojas de datos se utilizan cuando es necesario cambiar solamente
un pequeño número de registros o partes de un único registro. Si está familiarizado
con Excel, entenderá con relativa facilidad cómo funcionan las hojas de datos, y
podrá efectuar cambios aunque no posea amplios conocimientos de Excel, como la
capacidad de crear y ejecutar consultas.
Recuerde lo siguiente antes de continuar:
No es necesario guardar explícitamente los cambios. Access los valida en la tabla
cuando el cursor se desplaza a un nuevo campo de la misma fila o a otra fila.
De forma predeterminada, los campos de una base de datos de Access deberían
estar definidos para aceptar un tipo específico de datos, como texto o números.
Debe escribir datos del tipo para el que se ha definido el campo. De lo contrario,
Access muestra un mensaje de error.
Un campo puede tener aplicada una máscara de entrada. Una máscara de entrada es
un conjunto de caracteres literales y marcadores de posición que obligan a escribir
los datos en un formato específico. Por ejemplo, una máscara de entrada de un
código postal puede exigir que los datos se ajusten al formato francés, mientras que
una máscara de entrada de un número de teléfono puede exigir que los números se
especifiquen en el formato alemán.
Para obtener más información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Dar
formato a los datos en filas y columnas.
Con la excepción de los datos adjuntos y las listas multivalor, en la mayoría de los
campos sólo se puede escribir un valor. Si no sabe si un campo acepta datos
adjuntos, póngase en contacto con el diseñador de la base de datos o con el
administrador del sistema. Puede identificar fácilmente una lista multivalor porque
Access muestra una casilla de verificación junto a cada elemento de la lista.
Cambiar los datos de una hoja de datos
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla o en la consulta que contiene
los datos que desea cambiar.
De forma predeterminada, Access abre la tabla o la consulta en la vista Hoja de datos
(una cuadrícula con una apariencia similar a una hoja de cálculo de Excel).

129. Haga clic o coloque el foco en el primer campo que desea cambiar y modifique los
datos.
Para pasar al campo siguiente, presione TAB, utilice una de las teclas de dirección o
haga clic en el campo siguiente.
De forma predeterminada, al presionar la tecla TAB, Access utiliza la configuración
regional de Windows para determinar si el cursor se mueve a la izquierda o a la
derecha. Si el equipo está configurado para usar un idioma que se lee de izquierda a
derecha, el cursor se mueve a la derecha al presionar la tecla TAB. Si el equipo está
configurado para un idioma que se lee de derecha a izquierda, el cursor se mueve a
la izquierda.
Aplicar formato de texto enriquecido a los datos de un campo Memo
Con la tabla o los resultados de la consulta abiertos en la vista Hoja de datos,
seleccione el campo Memo.
Por lo general, buscará un campo denominado "Comentarios", "Notas" o
"Descripción". Si no es capaz de encontrar el campo Memo, siga los pasos descritos
en Ver las propiedades de un campo de tabla, anteriormente en este artículo.
En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, utilice los botones y menús para aplicar
formato al texto.
Puede aplicar fuentes y tamaños diferentes, poner el texto en negrita o en cursiva,
cambiar los colores, etc.
Volver al principio
Usar una consulta de actualización para cambiar datos existentes
Las consultas de actualización sirven para agregar, cambiar o eliminar parte de uno o
varios registros existentes (pero no todo el registro). Las consultas de actualización
son una especie de cuadro de diálogo Buscar y reemplazar avanzado. Se especifica
un criterio de selección (el equivalente aproximado de una cadena de búsqueda) y un
criterio de actualización (el equivalente aproximado de una cadena de sustitución). A
diferencia del cuadro de diálogo, las consultas de actualización pueden aceptar
varios criterios, permiten actualizar un gran número de registros a la vez y permiten
cambiar registros en varias tablas.
Recuerde que no se pueden utilizar consultas de actualización para agregar registros
completos. Para ello, se utiliza una consulta de datos anexados.
Para obtener más información, vea el artículo Crear una consulta de datos anexados.
Nota La forma más segura de usar una consulta de actualización es crear primero
una consulta de selección que pruebe los criterios de selección. Suponga, por
ejemplo, que desea actualizar una serie de campos Sí/No de No a Sí para un cliente
determinado. Para ello, agrega criterios a la consulta de selección hasta que se
obtienen los registros No de ese cliente. Cuando está seguro de que dispone de los
registros correctos, convierte la consulta de selección en una consulta de
actualización, especifica los criterios de actualización y ejecuta la consulta para
actualizar los valores seleccionados. En los pasos de esta sección se explica cómo
crear una consulta de selección y después convertirla en una consulta de
actualización.
Crear una consulta de selección
Abra la base de datos que contiene los registros que desea actualizar.

130. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y se abre el cuadro de
diálogo Mostrar tabla.
Seleccione la tabla o las tablas que contienen los registros que desea actualizar y
haga clic en Agregar y luego en Cerrar.
La tabla o tablas aparecen como una o varias ventanas en la sección superior de la
cuadrícula de diseño de consultas en las que se muestran todos los campos de cada
tabla. La siguiente figura muestra el diseñador de consultas con una tabla típica.
Haga doble clic en los campos que desea actualizar. Los campos seleccionados
aparecen en la fila Campo de la sección inferior del diseñador de consultas.
Se puede agregar un campo de tabla por columna en la sección inferior o puede
agregar rápidamente todos los campos de una tabla haciendo doble clic en el
asterisco (*) situado en la parte superior de la lista de campos de tabla. La siguiente
figura muestra el diseñador de consultas con todos los campos agregados:
Si lo desea, puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrícula
de diseño. En la tabla siguiente se incluyen algunos criterios de ejemplo y una
explicación del efecto que tienen en una consulta.
Criterios Efecto
> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos
los números menores que 234, utilice < 234.
>= "Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.

131. Entre #2/2/2006# y
#1/12/2006#
Devuelve las fechas comprendidas entre el 2-feb-06 y el 1-dic-06
(ANSI-89). Si la base de datos utiliza los caracteres comodín ANSI-
92, use comillas simples (') en lugar de signos de almohadilla. Por
ejemplo: Entre '2/2/2006' Y '1/12/2006'
Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del
campo no sea exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá
registros que contengan caracteres además de "Alemania," como
"Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".
Sin "T*" Busca todos los registros salvo los que empiezan por T. Si la base de
datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo
de porcentaje (%) en lugar del asterisco.
No "*t" Busca todos los registros salvo los que empiezan por t. Si la base de
datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo
de porcentaje (%) en lugar del asterisco.
En(Canadá,Reino
Unido)
En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o
Reino Unido.
Como "[A-D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiezan por
las letras comprendidas entre la A y la D. Si la base de datos utiliza
el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje
(%) en lugar del asterisco.
Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si
la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el
signo de porcentaje (%) en vez del asterisco.
Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiezan por "Casa" y contienen una
segunda cadena de cinco letras en la que las cuatro primeras letras
son "Dewe" y la última se desconoce. Si la base de datos utiliza el
juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado
(_) en lugar del signo de interrogación.
#2/2/2006# Busca todos los registros del 2 de febrero de 2006. Si la base de
datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI-92, incluya la
fecha entre comillas simples en lugar de entre signos de almohadilla
('2/2/2006').
< Fecha() - 30 Devuelve todas las fechas con una antigüedad de más de 30 días.

132. Fecha() Devuelve todos los registros que contienen la fecha actual.
Entre Fecha() Y
AgregFecha("M", 3,
Fecha())
Devuelve todos los registros entre la fecha actual y tres meses a
partir de la fecha actual.
Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en
blanco o sin definir).
No es Nulo Devuelve todos los registros que contienen un valor.
"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud
cero. Las cadenas de longitud cero se utilizan cuando es necesario
agregar un valor a un campo obligatorio, pero aún no se conoce el
valor. Por ejemplo, un campo puede requerir un número de fax,
pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, se
incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ("") en
lugar de un número.
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Compruebe que la consulta devuelve sólo los criterios que desea actualizar. Si es
necesario, puede seleccionar los campos que no desea actualizar y presionar SUPR
para quitarlos, arrastrar otros campos a la cuadrícula de diseño y cambiar los
criterios hasta que quede satisfecho con los resultados de la consulta.
Realice los pasos siguientes.
Actualizar registros
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.
Así se convierte la consulta de selección en una consulta de actualización. Access
agrega la fila Actualizar a en la sección inferior del diseñador de consultas.
Busque el campo que contiene los datos que desea cambiar y especifique la
expresión (que cambiará los datos) en la fila Actualizar a de ese campo.
En esta tabla se muestran algunas expresiones de ejemplo y una explicación de cómo
cambian los datos.
Expresión Resultado
"Vendedor" En un campo Texto, cambia un valor de texto a
Vendedor.

133. #10/8/06# En un campo Fecha/Hora, cambia un valor de fecha a
10-ago-06.
Sí En un campo Sí/No, cambia el valor No a Sí.
"NP" & [NúmeroPieza] Agrega "NP" al principio de cada número de pieza
especificado.
[PrecioUnidad] * [Cantidad] Multiplica los valores de los campos PrecioUnidad y
Cantidad.
[Transporte] * 1,5 Aumenta los valores de un campo denominado
Transporte en un 50 por ciento.
DSuma("[Cantidad] *
[PrecioUnidad]",
"Detalles de pedidos",
"[IdProducto]=" & [IdProducto])
Si los valores de IdProducto de la tabla actual coinciden
con los valores IdProducto de la tabla denominada
Detalles de pedidos, esta expresión actualiza los totales
de ventas multiplicando los valores de un campo
denominado Cantidad por los valores de un campo
denominado PrecioUnidad.
Derecha([CódigoPostalEnvío], 5) Trunca los caracteres de la izquierda en una cadena de
texto o numérica y deja los cinco caracteres que están
más a la derecha.
SiInm(Es Nulo([PrecioUnidad]), 0,
[PrecioUnidad])
Cambia un valor nulo (desconocido o no definido) por
un cero (0) en un campo denominado PrecioUnidad.
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Aparece un mensaje de alerta. La siguiente figura muestra el mensaje:
Haga clic en Sí para ejecutar la consulta.
Nota Puede desactivar los mensajes de alerta. Para ello, haga clic en el botón de
Microsoft Office , haga clic en Opciones de Access, elija Avanzadas y en
Confirmar, desactive la casilla de verificación Consultas de acción.
Vea los resultados de la consulta de acción en la ficha Inicio o Diseño en el grupo
Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, elija Vista Hoja de datos. También puede

134. hacer clic en el botón Vista Hoja de datos que se encuentra en la barra de estado de
Access.
Nota Cuando ejecute la consulta, tal vez observe que faltan campos en el conjunto
de resultados. Si la consulta contiene campos que no se actualizan, Access quita esos
campos de forma predeterminada. Por ejemplo, puede incluir campos Id. de dos
tablas para asegurarse de que la consulta devuelve y utiliza los registros correctos. Si
no actualiza esos campos Id., Access los quita.
Volver al principio
Usar una consulta de datos anexados para agregar registros a tablas
Una consulta de datos anexados agrega un grupo de registros de una o varias tablas
de una base de datos de origen a una o varias tablas de una base de datos de
destino. Suponga, por ejemplo, que consigue nuevos clientes y una base de datos
que contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para no tener que
proporcionar los nuevos datos manualmente, puede anexarlos a la tabla o tablas
correspondientes de la base de datos. Puede usar también consultas de datos
anexados para:
Anexar registros basándose en criterios. Por ejemplo, es posible que desee anexar
sólo los nombres y las direcciones de los clientes con pedidos pendientes.
Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existen en la otra
tabla. Suponga, por ejemplo, que la tabla Compradores contiene 11 campos y que en
la tabla Clientes de otra base de datos hay 9 campos que coinciden con los de la
primera tabla. Puede usar una consulta de datos anexados para agregar sólo los
datos de los campos coincidentes y omitir el resto.
El proceso de creación de una consulta de datos anexados desde una base de datos a
otra consta de los siguientes pasos básicos:
Abra la base de datos de origen (la que contiene los registros que desea anexar) y
cree una consulta de selección que devuelva sólo los registros que desee anexar.
Convierta esa consulta de selección en una consulta de datos anexados.
Agregue los campos y las tablas de destino a la consulta de datos anexados. Si está
anexando registros a otra base de datos, abra dicha base de datos en primer lugar y,
a continuación, seleccione las tablas.
Ejecute la consulta para anexar los registros.
Nota Realice una copia de seguridad de los datos antes de empezar. Si comete
algún error, podrá eliminar los registros anexados de la tabla de destino, pero tenga
en cuenta que eliminar manualmente una cantidad grande de registros puede
requerir bastante tiempo. El hecho de tener una copia de seguridad a mano puede
ayudarle a arreglar cualquier problema en menos tiempo.
Crear una consulta de selección
Abra su base de datos; es decir, la base de datos que contiene los registros que
desee anexar.
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
Se muestra la cuadrícula de diseño de consultas y se abre el cuadro de diálogo
Mostrar tabla.
Seleccione la tabla que contiene los registros que desea anexar y haga clic en Agregar
y luego en Cerrar.

135. La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño
de la consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla. En esta figura
se muestra una tabla típica en el diseñador de consultas:
Arrastre los campos que desea anexar desde la tabla hasta la fila Campo de la sección
inferior de la cuadrícula de diseño de consultas.
Se puede agregar un campo de tabla por columna en la sección inferior. Para agregar
rápidamente todos los campos, haga clic en el asterisco (*) situado en la parte
superior de la lista de campos de tabla. Esta figura muestra el diseñador de consultas
con varios campos de tabla agregados:
En esta ilustración se muestra el diseñador con todos los campos agregados:

136. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Compruebe que la consulta devuelve los criterios que desea anexar. Si es necesario,
puede desactivar la casilla de verificación Mostrar o presionar SUPR para eliminar los
campos que no necesite. También puede arrastrar otros campos a la cuadrícula de
diseño hasta que quede satisfecho con la consulta.
Continúe con los pasos siguientes.
Convertir la consulta en una consulta de datos anexados
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Anexar.
En este punto, puede anexar registros de una tabla a otra de la misma base de datos
o anexar registros a una tabla de otra base de datos.
Anexar registros a una tabla de la misma base de datos
En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Base de datos activa (si aún no está
seleccionada) y, a continuación, seleccione la tabla de destino en la lista Nombre de
la tabla.
Haga clic en Aceptar.
En el paso 4 de la sección anterior, agregó parte o todos los campos de la tabla de
origen a la cuadrícula de diseño. Si agregó la tabla completa en ese paso, Access
agrega ahora toda la tabla de destino a la fila Anexar a, tal y como se muestra aquí:
O bien,
Si agregó campos individuales en el paso 4 de la sección anterior y los nombres de
campo de las tablas de origen y de destino coinciden, Access agrega
automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a, tal y como
se muestra aquí:
O bien,

137. Si agregó campos individuales, y algunos o todos los nombres de las tablas de origen
y destino no coinciden, Access deja en blanco los campos no coincidentes en la fila
Anexar a. Haga clic en cada campo en blanco y seleccione el campo de origen que
desee en la lista resultante, tal y como se muestra aquí:
Para obtener una vista previa de los cambios, haga clic en Ver.
Vuelva a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar los
registros.
Anexar registros a una tabla de otra base de datos
En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Otra base de datos.
En el campo Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de la base de datos
de destino.
En el campo Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
O bien,
Haga clic en Examinar y utilice el segundo cuadro de diálogo Anexar para buscar la
base de datos de destino. Haga clic en Aceptar después de buscar y seleccionar esta
base de datos. De este modo, se cierra el segundo cuadro de diálogo. En el primer
cuadro de diálogo, en el campo Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de
destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Escriba el nombre de la tabla de destino y haga clic en Aceptar para cerrar el primer
cuadro de diálogo Anexar.
En el paso 4 de la sección anterior, agregó algunos o todos los campos de la tabla de
origen a la fila Campo en la cuadrícula de diseño de la consulta. Si agregó la tabla
completa en ese paso, Access agrega ahora toda la tabla de destino a la fila Anexar a,
tal y como se muestra aquí:
O bien,
Si agregó campos individuales en el paso 4 y si coinciden los nombres de campo de
las tablas de origen y de destino, Access agrega automáticamente los nombres de los
campos de destino a la fila Anexar a, por ejemplo:
O bien,

138. Si agregó campos individuales, y algunos o todos los nombres de las tablas de origen
y destino no coinciden, Access deja en blanco los campos no coincidentes en la fila
Anexar a. Haga clic en cada campo en blanco y seleccione el campo de origen que
desee en la lista resultante, por ejemplo:
Para obtener una vista previa de los cambios, haga clic en Ver.
Cambie a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar los
registros.
Volver al principio
Usar la característica Recopilación de datos para actualizar registros
Office Access 2007 proporciona una nueva característica denominada Recopilación
de datos. Puede configurar un formulario de entrada de datos en Microsoft Office
Outlook 2007, reunir información y almacenar los datos en una base de datos de
Access. En este artículo no se explica cómo usar la característica Recopilación de
datos.
Para obtener más información acerca del uso de la característica Recopilación de
datos, vea el artículo Recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico.
Volver al principio
Usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cambiar datos
El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar es otra forma de cambiar pequeñas
cantidades de datos más rápida y fácilmente. En este artículo no se explica cómo
usar el cuadro de diálogo.
Para obtener información sobre cómo usar el cuadro de diálogo, vea el artículo Usar
el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cambiar datos.
Volver al principio
Usar actualizaciones en cascada para cambiar los valores de las claves primarias y
externas
En ocasiones, puede ser necesario actualizar un valor de clave principal. Si utiliza esa
clave principal como clave externa, puede actualizar automáticamente los cambios a
través de todas las instancias secundarias de la clave externa.
Recordemos que una clave principal es un valor que identifica inequívocamente cada
fila (registro) de una tabla de base de datos. Una clave externa es una columna que
coincide con la clave principal. Normalmente, las claves externas residen en otras
tablas y permiten crear una relación (un vínculo) entre los datos de las tablas.
Suponga, por ejemplo, que utiliza un número de Id. de producto como clave
principal. Un número de Id. identifica inequívocamente un producto. Utiliza también
ese número de Id. como clave externa en una tabla de datos de pedido. De esa
forma, puede encontrar todos los pedidos correspondientes a cada producto, ya que

139. siempre que alguien realiza un pedido para ese producto, el Id. pasa a formar parte
del pedido.
Algunas veces, esos números de Id. (u otros tipos de claves principales) cambian.
Cuando eso ocurre, puede modificar el valor de la clave principal y hacer que el
cambio se propague automáticamente en cascada a todos los registros secundarios
relacionados. Este comportamiento se habilita activando la integridad referencial y
las actualizaciones en cascada entre las dos tablas.
Recuerde estas reglas a medida que avance:
Sólo puede habilitar las actualizaciones en cascada para los campos de clave principal
establecidos en los tipos de datos Texto y Número. No puede utilizar las
actualizaciones en cascada para los campos establecidos en el tipo de datos
Autonumérico.
Sólo puede habilitar las actualizaciones en cascada entre tablas con una relación de
uno a varios.
Los siguientes pasos explican cómo se crea una relación y cómo se habilitan las
actualizaciones en cascada para dicha relación.
Crear la relación
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.
Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Si todavía no está seleccionada, haga clic en la ficha Tablas, seleccione las tablas que
desee modificar, elija Agregar y haga clic en Cerrar.
Puede presionar MAYÚS para seleccionar varias tablas o también puede agregar cada
tabla de forma individual. Seleccione sólo las tablas de los lados "uno" y "varios" de
la relación.
En la ventana Relaciones, arrastre la clave principal desde la tabla del lado "uno" de
la relación y colóquela en el campo de clave externa de la tabla en el lado "varios" de
la relación.
Se muestra el cuadro de diálogo Modificar relaciones. En la siguiente figura se
muestra el cuadro de diálogo:
Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial y haga clic en Crear.

140. Realice el siguiente grupo de pasos.
Habilitar las actualizaciones en cascada en claves principales
Si no ha seguido los pasos indicados en la sección anterior, abra la base de datos que
contiene la relación que desea cambiar.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Aparece la ventana Relaciones en la que se muestran las uniones (indicadas en forma
de líneas de conexión) entre las tablas de la base de datos. La siguiente figura
muestra una relación típica:
Haga clic con el botón secundario del mouse en la línea de conexión entre las tablas
principal y secundaria y haga clic en Modificar relación.
Se muestra el cuadro de diálogo Modificar relaciones. En la siguiente figura se
muestra el cuadro de diálogo:
Seleccione Actualizar en cascada los campos relacionados, asegúrese de que la casilla
de verificación Exigir integridad referencial esté activada y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
Para obtener más información acerca de la creación de relaciones, vea los siguientes
artículos:
Guía de relaciones de tablas
Crear, modificar o eliminar una relación
Volver al principio
Access > Consultas
Buscar, ocultar o eliminar datos duplicados
Mostrar todo
Ocultar todo

141. En este artículo se explica cómo buscar y ocultar o eliminar los datos duplicados
mediante Microsoft Office Access 2007. En general, se deben eliminar los valores
duplicados siempre que sea posible con el fin de reducir costos y aumentar la
precisión de los datos. Office Access 2007 permite buscar y ocultar o eliminar de
varias maneras los valores duplicados. En este artículo se explica cómo usar los
métodos más comunes.
¿Qué desea hacer?
Obtener información sobre los datos duplicados
Preparar datos de ejemplo
Buscar y editar, ocultar o eliminar los datos duplicados de una sola tabla
Buscar y editar, ocultar o eliminar los datos duplicados de varias tablas
Obtener información sobre los datos duplicados
Una de las razones primordiales del uso de una base de datos relacional es la de
evitar los datos duplicados. No obstante, a lo largo de la vida útil de las bases de
datos, a menudo adquieren valores duplicados, especialmente cuando son varios los
usuarios los que proporcionan datos. En general, al eliminar los datos duplicados, se
ahorra dinero en materia de almacenamiento y se aumenta la precisión de los datos.
Esa precisión, a su vez, puede ayudar a tomar mejores decisiones corporativas. Por
ejemplo, si se indica varias veces un pedido de venta, puede que el cliente reciba
mercancías que no necesite y esa redundancia puede aumentar los costos de envío y
de contabilidad.
Qué significa realmente la duplicación
Antes de proceder a la identificación y eliminación de registros duplicados, recuerde
que el conocimiento de los datos es fundamental. A diferencia del proceso de diseño
de las bases de datos, no se puede observar un conjunto de reglas o procedimientos
específicos para buscar y eliminar con precisión los registros duplicados. Recuerde un
hecho: las consultas de bases de datos pueden devolver lo que parecen registros
duplicados, aunque en realidad esos resultados son datos válidos. La duplicación
aparente suele suceder cuando no se incluyen en la consulta campos que
identifiquen cada registro de manera única. Para obtener más información sobre
cómo incluir en una consulta los campos necesarios y evitar los falsos duplicados, vea
la sección Cuándo los registros no son duplicados, que aparece más adelante en este
artículo.
Además, recuerde que no se pueden eliminar todos los datos duplicados porque
algunas duplicaciones son necesarias para que funcione correctamente la base de
datos. Dicho de otro modo, las bases de datos pueden contener redundancias
necesarias e innecesarias, y sólo se deben de eliminar las redundancias innecesarias.
Las redundancias necesarias suelen dividirse en dos categorías. El primer tipo de
redundancia permite el funcionamiento de la base de datos. Por ejemplo, se duplican
los datos en un campo de clave principal cuando se necesita establecer una relación
uno a varios o varios a varios entre las tablas.
El segundo tipo de redundancia necesaria surge cuando se usa la base de datos . Por
ejemplo, puede que se introduzca varias veces el nombre de una ciudad, un

142. proveedor o un nombre propio como Juan Martín. En este caso, no existe peligro de
duplicación porque otros campos de la base de datos (como valores de clave
principal, direcciones y códigos postales) contendrán suficiente información única
para evitar que los registros se consideren como duplicados.
Las redundancias innecesarias pueden producirse de varias maneras:
Dos o más registros pueden contener campos duplicados. Puede que dos registros
se consideren como duplicados, aun cuando no todos los campos de los registros
contengan valores coincidentes. Por ejemplo, en esta ilustración, se ven dos registros
para Antonio Moreno Taquería.
A pesar de que cada registro tenga un Id. de cliente único (el valor en la columna
situada más a la izquierda), los valores de los campos Nombre, Dirección y Ciudad
coinciden. En estos casos, incluso una coincidencia parcial puede ser un buen motivo
para usar sus conocimientos corporativos y comprobar los registros para ver si se
trata de registros duplicados.
Dos o más tablas pueden contener datos similares. Por ejemplo, puede que una
tabla denominada Compradores y otra tabla denominada Clientes tengan registros
para los mismos clientes.
A pesar de tener estructuras diferentes, ambas tablas contienen el mismo tipo de
información (es decir, datos de clientes), por lo que se podría considerar la
posibilidad de combinar los valores únicos (es decir, no duplicados) en una sola tabla
y eliminar la otra tabla.
Dos o más bases de datos pueden contener datos similares. Si dos o más bases de
datos contienen datos similares o se hereda una base de datos que coincide
parcialmente con una base de datos activa, es preciso comparar los datos y la

143. estructura de las bases de datos para posteriormente dar los pasos necesarios con el
fin de consolidarlos.
La comparación manual de bases de datos, incluso las de tamaño reducido, no es una
tarea fácil. Si necesita ayuda con una comparación, hay varios proveedores que
venden herramientas para comparar el contenido y la estructura de bases de datos
de Access.
Vaya a la sección de administración de bases de datos del Catálogo de soluciones de
Microsoft Office para ver cuáles son las actuales herramientas de administración de
datos.
Nota Si procede a eliminar datos duplicados de tablas y sigue viendo datos
duplicados en un formulario o informe, puede que sea debido a un diseño incorrecto
del formulario o informe. Asegúrese de que las tablas y consultas subyacentes están
correctamente unidas y que las secciones de formulario o informe no incluyen más
de un control enlazado al mismo origen de control.
Para obtener más información sobre el diseño de informes, vea el artículo Modificar,
editar o cambiar un informe.
Cuándo los registros no son duplicados
En algunos casos, como cuando se observan los datos devueltos por una consulta, se
podría ver lo que parecen ser registros duplicados, aun cuando las tablas
subyacentes contengan sólo registros únicos. Los problemas pueden surgir cuando la
vista no incluye los campos que identifiquen los registros de manera única. Por
ejemplo, en esta ilustración se muestran los datos devueltos por una consulta.
En esta vista, varios registros parecen ser duplicados. Si se agrega uno o varios
campos adicionales a la consulta, como los nombres de los clientes o los campos de
clave principal de cada pedido (Id. de pedido), se verá que cada registro es realmente
único:
En general, cuando se crea una consulta, se debe incluir el campo o los campos que
identifican cada registro de manera única. Normalmente, un campo de clave

144. principal tiene esa función, pero se pueden usar combinaciones de otros campos. Por
ejemplo, pueden haber muchas instancias de un nombre de contacto y numerosas
instancias de un nombre de ciudad, pero si se incluyen un número de teléfono y una
dirección, la combinación de esos datos debe convertir cada registro en registro
único.
Factores que deben considerarse en los casos de duplicación
Varios factores determinan la manera en que se tratan los registros duplicados:
Naturaleza y alcance de la duplicación ¿Se ven datos duplicados en una sola tabla o
se ven dos tablas similares (en la misma base de datos o en dos bases de datos
distintas) con datos superpuestos? O bien, ¿se ven registros duplicados en una vista
basada en dos o más tablas relacionadas?
Requisitos específicos del usuario ¿Qué desea hacer con los datos duplicados?
¿Desea eliminar los registros de la base de datos o sólo ocultarlos? O bien, ¿desea
contar, sumar o calcular el promedio de los valores de los registros duplicados?
¿Tiene importancia qué registros duplicados se eliminan o se ocultan? Si la tiene,
¿desea revisar y eliminar manualmente los registros o eliminar los registros
basándose en una condición? ¿Desea actualizar o consolidar uno o varios registros
antes de comenzar a eliminar registros?
Las respuestas a esas preguntas (o a este tipo de preguntas), más los conocimientos
que tiene el usuario de los datos, deben permitirle elaborar un plan para hacer
frente a los datos redundantes.
Preparativos generales para quitar duplicados
Si se opta por eliminar los registros duplicados, es preciso considerar primero las
relaciones entre las tablas. Normalmente, la mayoría de las bases de datos usan
relaciones uno a varios. Por ejemplo, tiene un número reducido de clientes, pero
cada cliente realiza numerosos pedidos. Como resultado, la tabla de los datos de
clientes reside en el lado "uno" de la relación, y los datos de pedido residen en el
lado "varios" de la relación.
Recuerde esta regla cuando proceda: si los datos que desea eliminar residen en el
lado "varios" de una relación, podrá eliminar datos sin tener que realizar ninguna
acción adicional. Sin embargo, si los datos residen en el lado "uno", es preciso
configurar una propiedad en la relación. En caso contrario, Access impedirá la
eliminación.
Para obtener más información sobre cómo eliminar datos que residen en el lado
"uno", vea el artículo Usar una consulta de eliminación para eliminar uno o varios
registros de una base de datos.
Antes de comenzar a eliminar datos redundantes, considere una o varias de las
siguientes maneras para preparar la base de datos:
Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura.
Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para editar o eliminar registros de la
base de datos.
Pida a todos los demás usuarios de la base de datos que cierren los objetos con los
que desee trabajar. De este modo, ayudará a evitar infracciones de bloqueo.
Sugerencia Si hay un gran número de usuarios conectados a la base de datos, puede
que tenga que cerrar la base de datos y, a continuación, abrirla de nuevo en modo

145. exclusivo. Para ello, haga clic en el botón Microsoft Office en Access y, a
continuación, haga clic en Abrir. Busque la base de datos, selecciónela, haga clic en la
flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo
exclusivo.
Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar registros. Las
operaciones de eliminación no se pueden invertir ni deshacer. La única manera de
recuperar los registros eliminados es restaurarlos a partir de una copia de seguridad.
Puede que una operación de eliminación también elimine registros de tablas
relacionadas, por lo que se recomienda crear una copia de seguridad de toda la base
de datos antes de iniciar la operación.
Realizar una copia de seguridad de una base de datos
Haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en la flecha al lado de
Administrar y, a continuación, haga clic en Realizar copia de seguridad de la base de
datos.
Aparece el cuadro de diálogo Guardar como y Access anexa la fecha actual al nombre
de archivo. Por ejemplo, en el caso de una base de datos denominada Activos, Access
crea el siguiente tipo de nombre de archivo: Activos_29-10-2006.
Acepte el nombre y la ubicación predeterminados, o bien, seleccione otro nombre u
otra ubicación y, a continuación, haga clic en Guardar.
Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación,
vuelve a abrir el archivo original.
Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre
de modo que se pueda usar el nombre de la versión original para la copia de
seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la copia de seguridad y, a
continuación, ábrala en Access.
Volver al principio
Preparar datos de ejemplo
Las secciones ¿Cómo? de este artículo proporcionan tablas de datos de ejemplo. Los
pasos ¿Cómo? usan las tablas de ejemplo para explicar cómo funcionan las consultas.
Si lo prefiere, opcionalmente puede incorporar o importar las tablas de ejemplo en
una base de datos nueva o ya existente.
Access proporciona varios modos de agregar estas tablas de ejemplo a una base de
datos. Puede incorporar los datos manualmente, puede copiar cada tabla en un
programa de hoja de cálculo (como Office Excel 2007) y, a continuación, importar las
hojas de cálculo en Access, o puede pegar los datos en un editor de texto, como el
Bloc de notas y, a continuación, importar los datos de los archivos de texto
resultantes.

146. Los pasos de esta sección explican como incorporar datos manualmente en una hoja
de datos vacía, y también como copiar las tablas de ejemplo en Excel y, a
continuación, importar dichas tablas en Access 2007. Para obtener más información
sobre la creación e importación de datos de texto, vea el artículo Importar o vincular
datos de un archivo de texto.
Los pasos ¿Cómo? de este artículo usan las siguientes tablas de ejemplo:
La tabla Clientes:
Nombre de
compañía
Nombre del
contacto Dirección Ciudad
Código
postal Tel.
Baldwin Museum of
Science
Leonor
Bernabé
Rodeo de la Cruz
477
Caracas 12345 (505)
555-
2122
Blue Yonder Airlines David Santos Carlos Pellegrini
1263
San
Cristóbal
23456 (104)
555-
2123
Coho Winery Ezequiel
Picó
C/ Córcega 452 I. de
Margarita
34567 (206)
555-
2124
Contoso
Pharmaceuticals
José Andrés
Dosil
Av. Benavides
4858
Lima 45678 (171)
555-
2125
Fourth Coffee Julián Precio Av. de la
Constitución
2222
Ciudad de
México
56789 (7) 555-
2126
Coho Winery Cristina
Portillo
C/ Córcega 452-
454
I. de
Margarita
34567 (206)
555-
2125
Humongous
Insurance
Esteban
Puerto
Cerrito 333 Buenos
Aires
01234 (916)
555-
2128
Trey Research María
Barrera
E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503)
555-
2129
Fourth Coffee Ana Trujillo Av. de la Ciudad de 56789 (7) 555-

147. Constitución
2222
México 2233
La tabla Empleados:
Apellido Nombre Dirección Ciudad
Fecha de
nacimiento
Fecha de
contratación
Bernabé Leonor Rodeo de la Cruz
477
Caracas 05.02.1968 10.06.1994
Santos David Carlos Pellegrini
1263
San Cristóbal 22.05.1957 22.11.1996
Ezequiel Picó C/ Córcega 452 I. de
Margarita
11.11.1960 11.03.2000
Dosil José
Andrés
Av. Benavides
4858
Lima 22.03.1964 22.06.1998
Precio Julián Av. de la
Constitución 2222
Ciudad de
México
05.06.1972 05.01.2002
Portillo Cristina C/ Córcega 452-
454
I. de
Margarita
23.01.1970 23.04.1999
Puerto Esteban Cerrito 333 Buenos Aires 14.04.1964 14.10.2004
Barrera María E. Zolá 1715 Barinas 29.10.1959 29.03.1997
Dosil José
Andrés
Av. Benavides
4858
Lima 22.03.1964 20.06.1998
La tabla Cuantía adeudada:
Nombre de
compañía
Nombre
del
contacto Dirección Ciudad
Código
postal Tel.
Cuantía
pagadera
Baldwin Museum
of Science
Leonor
Bernabé
Rodeo de la
Cruz 477
Caracas 12345 (505)
555-
2122
556,78 $

148. Blue Yonder
Airlines
David
Santos
Carlos
Pellegrini
1263
San
Cristóbal
23456 (104)
555-
2123
1.893,24
$
Coho Winery Ezequiel
Picó
C/ Córcega
452
I. de
Margarita
34567 (206)
555-
2124
321,79 $
Contoso
Pharmaceuticals
José
Andrés
Dosil
Av. Benavides
4858
Lima 45678 (171)
555-
2125
457,68 £
Fourth Coffee Julián
Precio
Av. de la
Constitución
2222
Ciudad de
México
56789 (7)
555-
2126
98,75 $
Coho Winery Cristina
Portillo
C/ Córcega
452-454
I. de
Margarita
34567 (206)
555-
2125
321,79 $
Humongous
Insurance
Esteban
Puerto
Cerrito 333 Buenos
Aires
01234 (916)
555-
2128
297,45 $
Trey Research María
Barrera
E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503)
555-
2129
509,09 $
Fourth Coffee Ana
Trujillo
2222 Av. de la
Constitución
Ciudad de
México
56789 (7)
555-
2233
98,75 $
La tabla Clientes:
Nombre Dirección Ciudad Tel. Fax
Baldwin Museum of
Science
Rodeo de la Cruz 477 Caracas (505)
555-2122
(505)
555-2122
Blue Yonder Airlines Carlos Pellegrini 1263 San Cristóbal (104)
555-2123
(104)
555-2123
Coho Winery C/ Córcega 452 I. de (206) (206)

149. Margarita 555-2124 555-2124
Contoso
Pharmaceuticals
Av. Benavides 4858 Lima (171)
555-2125
(171)
555-2125
Fourth Coffee Av. de la Constitución 2222 Ciudad de
México
(7) 555-
2126
(7) 555-
2126
Consolidated
Messenger
C/ Córcega 452-454 I. de
Margarita
(206)
555-2125
(206)
555-2129
Graphic Design
Institute
Cerrito 333 Buenos Aires (916)
555-2128
(916)
555-2128
Litware, Inc. Carrera 22 con Ave. Carlos
Soublette #8-35
Barinas (503)
555-2129
(503)
555-2110
Tailspin Toys Carrera 22 con Ave. Carlos
Soublette #9-37
Barinas (503)
555-2233
(503)
555-2239
Escribir los datos de ejemplo manualmente
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Access agrega una nueva tabla vacía a la base de datos.
Nota No es necesario seguir este paso si abre una nueva base de datos vacía, pero
sí deberá seguirlo si debe agregar una tabla a la base de datos.
Haga doble clic en la primera celda de la fila de encabezado y escriba el nombre del
campo en la tabla de ejemplo.
De forma predeterminada, Access identifica los campos vacíos de la fila de
encabezado con el texto Agregar nuevo campo, de este modo:
Use las teclas de flecha para moverse a la siguiente celda de encabezado vacía y, a
continuación, escriba el segundo nombre de campo (también puede presionar TAB o
hacer doble clic en la nueva celda). Repita este paso hasta que escriba todos los
nombres de campo.
Escriba los datos en la tabla de ejemplo.
Cuando se incorporan los datos, Access deduce el tipo de datos de cada campo. Si no
está familiarizado con las bases de datos relacionales, debe establecer un tipo de
datos específico, por ejemplo Número, Texto o Fecha/Hora, para cada campo de las

150. tablas. El establecimiento de los tipos de datos asegura una incorporación de datos
adecuada y también sirve para evitar errores, como usar un número de teléfono en
un cálculo. Para estas tablas de ejemplo, debe dejar que Access deduzca el tipo de
datos.
Cuando termine de incorporar los datos, haga clic en Guardar.
Método abreviado de teclado Presione CTRL+G.
Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.
En el cuadro Nombre de tabla, escriba el nombre de la tabla de ejemplo y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Puede usar el nombre de cada tabla de ejemplo porque las consultas de las secciones
¿Cómo? usan dichos nombres.
Crear las hojas de cálculo de ejemplo
Inicie su programa de hoja de cálculo y cree un nuevo archivo vacío. Si usa Excel, se
crea un nuevo libro vacío de forma predeterminada.
Copie la primera tabla de ejemplo de la sección anterior y péguela en la primera hoja
de cálculo, empezando por la primera celda.
Mediante la técnica proporcionada por el programa de hoja de cálculo, asigne a la
hoja de cálculo el mismo nombre que la tabla de ejemplo. Así, si la tabla de ejemplo
se denomina Categorías, asigne a la hoja de cálculo el mismo nombre.
Repita los pasos 2 y 3 copiando cada tabla de ejemplo en una hoja de cálculo en
blanco y, a continuación, cambiándole el nombre de ésta.
Nota Puede que tenga que agregar hojas de cálculo al archivo de hoja de cálculo.
Para obtener información sobre cómo realizar esta tarea, vea la ayuda del programa
de hoja de cálculo.
Guarde el libro en una ubicación apropiada del equipo o de la red y continúe con los
siguientes pasos.
Crear tablas de base de datos a partir de las hojas de cálculo
En una base de datos nueva o existente:
En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel.
O bien,
Haga clic en Más y seleccione un programa de hoja de cálculo de la lista.
Aparecerá el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Nombre del programa Hoja
de cálculo de Excel.
Haga clic en Examinar, abra el archivo de hoja de cálculo que creó en los pasos
anteriores y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Se iniciará el Asistente para importación de hojas de cálculo.
De forma predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja de cálculo del libro
(Compradores, si ha seguido los pasos descritos en la anterior sección), y los datos de
la hoja de cálculo aparecen en la sección inferior de la página del asistente. Haga clic
en Siguiente.

151. En la siguiente página del asistente, haga clic en Primera fila contiene encabezados
de columna y, a continuación, haga clic en Siguiente.
De manera opcional, en la siguiente página, use los cuadros de texto y listas que
aparecen bajo Opciones de campo para cambiar los nombres de los campos y los
tipos de datos u omitir campos de la operación de importación. En caso contrario,
haga clic en Siguiente.
Mantenga seleccionada la opción Permitir a Access agregar la clave principal y, a
continuación, haga clic en Siguiente.
De forma predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de cálculo a la nueva
tabla. Acepte el nombre o especifique otro y, a continuación, haga clic en Finalizar.
Repita los pasos 1 a 7 hasta que haya creado una tabla de cada hoja de cálculo del
libro.
Volver al principio
Buscar y editar, ocultar o eliminar los datos duplicados de una sola tabla
En las siguientes secciones se explican las maneras más comunes de buscar y editar,
ocultar o eliminar los valores duplicados de una sola tabla.
Buscar registros cuando algunos campos coinciden parcial o totalmente
Mostrar registros únicos ocultando los duplicados
Mostrar registros distintos especificando el duplicado que aparece en los
resultados
Usar funciones de agregado (Cuenta, Suma, Promedio) en registros duplicados
Usar una consulta de eliminación para eliminar registros duplicados
Impedir que los usuarios introduzcan valores duplicados
Buscar registros cuando algunos campos coinciden parcial o totalmente
El proceso de buscar los registros que contengan valores parcial o totalmente
coincidentes se compone de los siguientes pasos:
Cree una consulta mediante el Asistente para consultas de buscar duplicados. De
forma predeterminada, la consulta devuelve los registros coincidentes únicamente si
los valores de cada campo coinciden en todos los caracteres. Si necesita buscar
coincidencias parciales, puede usar una expresión en la consulta, o bien, puede
modificar el código SQL (Lenguaje de consulta estructurado).
De manera opcional, edite los valores de campo o elimine los registros cuando vea
los resultados de la consulta en la vista Hoja de datos.
De manera opcional, modifique el código SQL (Lenguaje de consulta estructurado) en
la consulta para buscar los valores que coincidan parcialmente. Si no modifica el
código SQL, la consulta devolverá únicamente los registros donde los valores de los
campos especificados coincidan en todos los caracteres.
En esta sección se explica cómo crear una consulta de duplicados y cómo modificar la
consulta para que busque coincidencias parciales. En los pasos, se usa la tabla
Compradores que figura a continuación. Para usar la tabla en una base de datos, vea
la sección Preparar datos de ejemplo, que aparece anteriormente en este artículo.
Puede adaptar los pasos a sus propios datos.

152. Nombre de
compañía
Nombre del
contacto Dirección Ciudad
Código
postal Tel.
Baldwin Museum of
Science
Leonor
Bernabé
Rodeo de la Cruz
477
Caracas 12345 (505)
555-
2122
Blue Yonder Airlines David Santos Carlos Pellegrini
1263
San
Cristóbal
23456 (104)
555-
2123
Coho Winery Ezequiel
Picó
C/ Córcega 452 I. de
Margarita
34567 (206)
555-
2124
Contoso
Pharmaceuticals
José Andrés
Dosil
Av. Benavides
4858
Lima 45678 (171)
555-
2125
Fourth Coffee Julián Precio Av. de la
Constitución
2222
Ciudad de
México
56789 (7) 555-
2126
Coho Winery Cristina
Portillo
C/ Córcega 452-
454
I. de
Margarita
34567 (206)
555-
2125
Humongous
Insurance
Esteban
Puerto
Cerrito 333 Buenos
Aires
01234 (916)
555-
2128
Trey Research María
Barrera
E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503)
555-
2129
Fourth Coffee Ana Trujillo Av. de la
Constitución
2222
Ciudad de
México
56789 (7) 555-
2233
Crear la consulta de duplicados
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

153. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas de
buscar duplicados y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Si aparece un mensaje de alerta que indica que no está instalada la característica,
haga clic en Sí para instalar el asistente.
En la lista de tablas, seleccione la tabla que contenga los datos duplicados y, a
continuación, haga clic en Siguiente.
En la lista de campos disponibles, seleccione únicamente el campo o los campos que
contengan información duplicada. Si usa la tabla Compradores, agregue sólo los
campos Nombre de compañía, Dirección y Ciudad, porque éstos son los únicos
campos que contienen valores que coinciden en todos los caracteres. A continuación,
haga clic en Siguiente.
Nota Si los campos agregados en este paso no contienen valores que coincidan en
todos los caracteres, puede que la consulta no devuelva resultados.
En la siguiente lista de campos disponibles, seleccione el campo o los campos que
contengan los datos que desee examinar o actualizar, o bien, los que contengan
datos que pueden ayudar a diferenciar los registros duplicados de los no duplicados.
Si usa la tabla Compradores, agregue los campos Nombre del contacto y Tel., porque
los datos incluidos en esos campos pueden ayudar a buscar los valores duplicados y
posiblemente identificar el motivo por el que se introdujeron los valores. Haga clic en
Siguiente.
Acepte el nombre sugerido (Buscar duplicados de Compradores o especifique un
nombre y, a continuación, haga clic en Finalizar para ejecutar la consulta. Si ha usado
la tabla Compradores, verá este resultado:
Nombre de
compañía Dirección Ciudad
Nombre del
contacto Tel.
Fourth Coffee Av. de la Constitución
2222
Ciudad de
México
Julián Precio (7) 555-
2126
Fourth Coffee Av. de la Constitución
2222
Ciudad de
México
Ana Trujillo (7) 555-
2233
Al crear la tabla Compradores, puede que haya visto más de dos registros duplicados
(la tabla contiene cuatro duplicados). No se ven los otros duplicados porque los
valores en el campo Dirección no coinciden en todos los caracteres. Puede modificar
la consulta para que devuelva valores que coincidan parcialmente. En los siguientes
pasos se explica cómo hacerlo.
Personalizar la consulta para buscar coincidencias parciales
Cambie la consulta a la vista SQL. Para ello:

154. Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos de la
consulta y, a continuación, haga clic en Vista SQL.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la consulta y, a
continuación, haga clic en Vista SQL.
Modifique el código SQL para buscar y comparar valores parciales.
Si usó la tabla Compradores en los pasos anteriores, verá la siguiente instrucción:
SELECT Compradores.[Nombre de compañía], Compradores.[Dirección],
Compradores.[Ciudad], Compradores.[Nombre del contacto], Compradores.[Tel.]
FROM Compradores
WHERE (((Compradores.[Nombre de compañía]) In (SELECT [Nombre de compañía]
FROM [Compradores] As Tmp GROUP BY [Nombre de compañía],[Dirección],[Ciudad]
HAVING Count(*)>1 And [Dirección] = [Compradores].[Dirección] And [Ciudad] =
[Compradores].[Ciudad])))
ORDER BY Compradores.[Nombre de compañía], Compradores.[Dirección],
Compradores.[Ciudad];
En este caso, la cláusula WHERE usa una segunda instrucción SELECT para comparar
cada registro con todos los demás registros de la tabla con el fin de identificar
conjuntos de duplicados.
Supongamos que necesita modificar el campo Dirección para que se devuelvan
coincidencias parciales. En la siguiente tabla se muestra cómo modificar la
instrucción de modo que coincidan únicamente los siete primeros caracteres de cada
campo. Las modificaciones aparecen en negrita:
Instrucción SQL Descripción
SELECT Compradores.[Nombre de
compañía], Compradores.[Dirección],
Compradores.[Ciudad],
Compradores.[Nombre del contacto],
Compradores.[Tel.]
Sin cambios. Desea ver los mismos campos,
inclusive todo el campo Dirección para cada
conjunto de registros duplicados.
FROM Compradores Sin cambios.
WHERE (((Compradores.Nombre de
compañía) In (SELECT [Nombre de
compañía] FROM [Compradores] As Tmp
GROUP BY [Nombre de
compañía],Left([Dirección],7),[Ciudad]
HAVING
Reemplace el campo ([Dirección]) con una
llamada de función que se ejecuta en el
campo Dirección (Left([Dirección],7)) para
determinar la duplicación. De este modo, se
comprueban los siete primeros caracteres del
campo Dirección en vez del valor de campo
completo. Para que coincidan menos
caracteres, especifique un número más
reducido. En caso contrario, especifique un
número más alto.
Count(*)>1 And Left([Dirección],7) Para comparar los siete primeros caracteres

155. =Left([Compradores].[Dirección],7) And
[Ciudad] = [Compradores].[Ciudad])))
del campo Dirección de un registro con los de
otro registro, reemplace [Dirección] con la
llamada de función Left([Dirección],7) y
reemplace [Compradores].[Dirección] con la
llamada de función
Left([Compradores].[Dirección],7).
ORDER BY Compradores.Nombre de
compañía, Compradores.Dirección,
Compradores.Ciudad;
Sin cambios.
Cuando termine de modificar la instrucción, haga clic en Ejecutar para ejecutar la
consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.
La consulta devuelve los cuatro registros duplicados ya que ahora sólo hace coincidir
los siete primeros caracteres (empezando desde la izquierda) del campo Dirección:
Nombre de
compañía Dirección Ciudad
Nombre del
contacto Tel.
Coho Winery C/ Córcega 452 I. de Margarita Ezequiel Picó (206) 555-
2124
Coho Winery C/ Córcega 452-454 I. de Margarita Cristina Portillo (206) 555-
2125
Fourth Coffee Av. de la Constitución
2222
Ciudad de
México
Julián Precio (7) 555-
2126
Fourth Coffee Av. de la Constitución
2222
Ciudad de
México
Ana Trujillo (7) 555-
2233
Editar manualmente los registros
Abra, en la vista Hoja de datos, la consulta creada en los anteriores pasos.
Siga uno de estos procedimientos:
Para editar el valor de un campo, seleccione el campo y especifique un nuevo valor.
Para eliminar un registro completo (una fila), haga clic en el selector de fila (el cuadro
vacío situado junto a la fila) y presione SUPRIMIR.
Nota Si hay un gran número de registros duplicados (más de lo que puede eliminar
manualmente), se pueden eliminar esos registros creando y ejecutando una consulta
de eliminación. Para obtener información sobre los pasos básicos para crear y
ejecutar una consulta de eliminación, vea la sección Usar una consulta de eliminación
para eliminar registros duplicados, que aparece más adelante en este tema.

156. Para obtener información más completa sobre el uso de las consultas de eliminación,
incluida información sobre cómo planear una eliminación, cambiar las relaciones
entre las tablas y eliminar datos relacionados, vea el artículo Usar una consulta de
eliminación para eliminar uno o varios registros de una base de datos.
Principio de sección
Mostrar registros únicos ocultando los duplicados
La mayoría de las tablas de base de datos tienen un campo que identifica de manera
única cada registro, normalmente un campo de clave principal. Cuando diseña una
consulta y oculta u omite esos tipos de campo, puede que vea lo que parecen ser
registros duplicados porque coinciden los valores de todos los campos devueltos.
Por ejemplo, en esta ilustración se muestra un resultado de consulta donde dos
pedidos (en el cuadro rojo) parecen ser duplicados.
Sin embargo, si la consulta incluyera un campo de clave principal, como un Id. de
pedido, o algún otro campo que identificara de manera única cada registro, como
una fecha de envío, vería que los registros no son duplicados. En esta sección se
explica cómo ocultar los registros duplicados donde coinciden los valores de todos
los campos devueltos por la consulta. Por ejemplo, puede ocultar uno de los registros
de Antonio Moreno Taquería, pero no puede ocultar los registros de Blauer See
Delikatessen ya que los campos Dirección contienen valores distintos.
Recuerde esta regla cuando proceda: dos o más registros se consideran duplicados
únicamente cuando todos los campos en los resultados de consulta contienen los
mismos valores. Si difieren los valores de incluso un solo campo, cada registro es
único y no se pueden ocultar esos registros mediante las técnicas que se muestran
aquí. Si desea ocultar ese tipo de registros duplicados, use una consulta de totales
con una función de agregado, como PRIMERO, MÍN, MÁX, etc. Para obtener
información sobre cómo hacerlo, vea la sección Mostrar registros distintos
especificando el duplicado que aparece en los resultados, que aparece más adelante
en este artículo.
Access permite mostrar de dos formas sólo valores únicos en un conjunto de
resultados de una consulta:
Si está oculto el campo de clave principal (o algún otro campo que identifique un
registro como único), muestre esa columna.
Cree una consulta de selección y, a continuación, establezca la propiedad Valores
únicos de la consulta en Sí. Cuando la consulta detecte valores duplicados, mostrará
sólo uno de esos duplicados (el primero que encuentre) y ocultará el resto.
En esta sección se explica cómo usar las dos técnicas.

157. Mostrar campos ocultos
Con la consulta abierta en la vista Hoja de datos, haga clic con el botón secundario
del mouse en cualquier lugar de la fila de encabezados (la fila que contiene los
encabezados de columna) y haga clic en Mostrar columnas.
En el cuadro de diálogo Mostrar columnas, active la casilla de verificación situada
junto a cada uno de los campos que desee agregar a la hoja de datos y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Establecer la propiedad Valores únicos
Nota Tras establecer la propiedad Valores únicos de una consulta en Sí, no se
pueden editar los valores de campo ni eliminar datos cuando la consulta está en la
vista Hoja de datos. Para modificar o eliminar datos, abra la tabla subyacente en la
vista Hoja de datos.
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.
En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas
sencillas y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Si aparece un mensaje de alerta que indica que no está instalada la característica,
haga clic en Sí para instalar el asistente.
En la lista de tablas, seleccione la tabla que contenga los registros duplicados y, a
continuación, haga clic en Siguiente.
En la lista de campos disponibles, seleccione únicamente el campo o los campos que
contengan la información duplicada y, a continuación, haga clic en Siguiente.
Haga de nuevo clic en Siguiente sin seleccionar ningún campo adicional. Si agrega
otros campos, puede que Access trate algunos registros duplicados como registros
únicos.
Acepte el nombre sugerido de la consulta o escriba un nombre, haga clic en
Modificar el diseño de consulta y, a continuación, haga clic en Finalizar para abrir la
consulta en la vista Diseño.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el área vacía en la mitad superior del
diseñador de consultas y, a continuación, haga clic en Propiedades.
En la hoja de propiedades, busque la propiedad Valores únicos y cambie su valor a Sí.

158. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista
Hoja de datos. Si los datos contienen registros duplicados, sólo aparecerá uno de
esos registros.
Principio de sección
Mostrar registros distintos especificando el duplicado que aparece en los resultados
Cuando hay registros duplicados, puede que desee ver únicamente los valores
distintos, es decir, un registro de cada conjunto de duplicados. Para buscar un
registro duplicado específico, se usa un tipo de consulta denominado consulta de
totales. Cuando se agregan campos a una consulta de totales, la consulta trata cada
campo como un grupo y se puede ejecutar un tipo de función denominado función
de agregado con los datos de un grupo. Esas funciones, a su vez, pueden devolver un
registro de un conjunto de duplicados.
Se pueden usar una consulta de totales y una función de agregado con esos datos de
diferentes maneras:
Use la función Primero para que se muestre únicamente el registro que se introdujo
primero.
Use la función Último para que se muestre únicamente el registro que se introdujo
en último lugar.
Use la función Máx o Mín para que se muestre únicamente el registro con el menor o
el mayor valor en un campo específico. Por ejemplo, puede mostrar el registro con la
fecha más reciente mediante la función Máx o mostrar el registro con la fecha más
antigua mediante la función Mín.
Nota No se pueden modificar los datos devueltos por este tipo de consulta. Para
modificar o eliminar datos, abra la tabla subyacente en la vista Hoja de datos.
En esta sección se explica cómo buscar los registros originales, más recientes y más
antiguos. En los pasos se usa la tabla Empleados.
Apellido Nombre Dirección Ciudad
Fecha de
nacimiento
Fecha de
contratación

159. Bernabé Leonor Rodeo de la Cruz
477
Caracas 05.02.1968 10.06.1994
Santos David Carlos Pellegrini
1263
San Cristóbal 22.05.1957 22.11.1996
Ezequiel Picó C/ Córcega 452 I. de
Margarita
11.11.1960 11.03.2000
Dosil José
Andrés
Av. Benavides
4858
Lima 22.03.1964 22.06.1998
Precio Julián Av. de la
Constitución 2222
Ciudad de
México
05.06.1972 05.01.2002
Portillo Cristina C/ Córcega 452-
454
I. de
Margarita
23.01.1970 23.04.1999
Puerto Esteban Cerrito 333 Buenos Aires 14.04.1964 14.10.2004
Barrera María E. Zolá 1715 Barinas 29.10.1959 29.03.1997
Dosil José
Andrés
Av. Benavides
4858
Lima 22.03.1964 20.06.1998
Si desea usar la tabla en una base de datos, vea los pasos descritos en Preparar datos
de ejemplo, que aparece anteriormente en este artículo.
Usar una consulta de totales.
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que contiene los
datos duplicados y, a continuación, haga clic en Cerrar.
La tabla aparece en la sección superior del diseñador de consultas.
Agregue únicamente el campo o los campos que contengan los datos duplicados.
Puede hacer doble clic en un campo o arrastrarlo desde la ventana de la tabla hasta
la fila Campo en la cuadrícula de diseño.
Si usa la tabla de ejemplo Empleados, agregue los campos Apellido, Nombre y Fecha
de nacimiento, porque esos campos determinan la duplicación.
Agregue el campo que especifique los criterios de selección.
En la misma tabla Empleados, agregue el campo Fecha de contratación porque ese
campo contiene dos valores diferentes para el empleado.

160. Nota No agregue más campos a la cuadrícula. Una consulta de totales debe incluir
únicamente el campo o los campos con datos duplicados y otro campo con los datos
que se van a usar en la comprobación.
En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales . Aparece la
fila Total en la cuadrícula de diseño y aparece Agrupar por en las columnas que
contienen el campo de tabla.
Deje la fila Total para todos los campos establecida en Agrupar por y, a continuación,
haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista
Hoja de datos. Si usó los datos de la tabla arriba mencionada, la consulta devolverá
dos veces "José Andrés Dosil" porque sus registros duplicados tienen diferentes
fechas de contratación.
Cambie a la vista Diseño y especifique una condición para seleccionar un registro
entre los duplicados. Para usar los datos de ejemplo, cambie el valor de l a columna
Fecha de contratación en la fila Total de la siguiente manera:
Para ver el registro original, cambie el valor a Primero.
Para ver el registro incluido más recientemente, cambie el valor a Último.
Para seleccionar un registro basándose en el valor de un campo específico, deberá
usar la función Máx o Mín. En este ejemplo, para ver el registro con la fecha de
contratación más antigua, cambie el valor a Mín.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista
Hoja de datos.
Si la consulta genera los resultados deseados, podrá convertirla en una consulta de
eliminación y ejecutarla para eliminar los registros duplicados rápida y fácilmente.
Para obtener información sobre cómo ejecutar una consulta de eliminación, vea la
sección Usar una consulta de eliminación para eliminar registros duplicados, que
aparece más adelante en este artículo.
Principio de sección
Usar funciones de agregado (Cuenta, Suma, Promedio) en registros duplicados
Además de devolver un registro específico de un grupo de duplicados, puede usar las
funciones de agregado para contar el número de registros duplicados o resumir los
datos de un conjunto de duplicados. Normalmente, estas funciones se ejecutan
antes de emprender acciones para consolidar o eliminar los datos duplicados.
Esas tareas se llevan a cabo mediante la creación de una consulta de totales que use
las funciones de agregado, como Cuenta, Suma y Promedio, para resumir los datos
duplicados en una tabla.
Nota No se pueden modificar los valores de campo ni eliminar los registros cuando
se ve una consulta de totales en la vista Hoja de datos. Para modificar o eliminar
datos, abra la tabla subyacente en la vista Hoja de datos.
En los pasos descritos en esta sección, se usa la tabla Cuantía adeudada.
Nombre de
compañía
Nombre
del
contacto Dirección Ciudad
Código
postal Tel.
Cuantía
pagadera

161. Baldwin Museum
of Science
Leonor
Bernabé
Rodeo de la
Cruz 477
Caracas 12345 (505)
555-
2122
556,78 $
Blue Yonder
Airlines
David
Santos
Carlos
Pellegrini
1263
San
Cristóbal
23456 (104)
555-
2123
1.893,24
$
Coho Winery Ezequiel
Picó
C/ Córcega
452
I. de
Margarita
34567 (206)
555-
2124
321,79 $
Contoso
Pharmaceuticals
José
Andrés
Dosil
Av. Benavides
4858
Lima 45678 (171)
555-
2125
457,68 £
Fourth Coffee Julián
Precio
Av. de la
Constitución
2222
Ciudad de
México
56789 (7)
555-
2126
98,75 $
Coho Winery Cristina
Portillo
C/ Córcega
452-454
I. de
Margarita
34567 (206)
555-
2125
321,79 $
Humongous
Insurance
Esteban
Puerto
Cerrito 333 Buenos
Aires
01234 (916)
555-
2128
297,45 $
Trey Research María
Barrera
E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503)
555-
2129
509,09 $
Fourth Coffee Ana
Trujillo
2222 Av. de la
Constitución
Ciudad de
México
56789 (7)
555-
2233
98,75 $
Si desea usar la tabla en una base de datos, vea los pasos descritos en Preparar datos
de ejemplo, que aparece anteriormente en este artículo.
Crear una consulta de totales
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

162. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que desee usar en
la consulta, o bien, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar para
cerrar el cuadro de diálogo. Si usa los datos de ejemplo, agregue la tabla Cuantía
adeudada a la consulta.
Agregue los campos que contengan datos duplicados.
Si usa la tabla Cuantía adeudada, agregue los campos Nombre de compañía y Ciudad
porque esos campos determinan la duplicación.
Agregue el campo que especifique los criterios de selección. Si usa la tabla Cuantía
adeudada, agregue el campo Cuantía pagadera.
En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales . Aparece la
fila Total en la cuadrícula de diseño y aparece Agrupar por en la fila para cada campo.
Siga uno de estos procedimientos, dependiendo de los requisitos:
Para contar un número de registros, seleccione el campo que contenga los valores
que desee contar y, a continuación, cambie el valor del campo en la fila Total a
Cuenta. Si usa los datos de ejemplo, establezca el valor del campo Cuantía pagadera
en Cuenta.
Para calcular un total, establezca el valor del campo en Suma.
Nota Una consulta de totales puede mostrar únicamente información de resumen.
No se pueden mostrar los valores individuales.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y devolver los resultados en la
vista Hoja de datos.
Principio de sección
Usar una consulta de eliminación para eliminar registros duplicados
Tras confirmar que una tabla contiene registros duplicados, se pueden eliminar los
datos no deseados mediante la creación y la ejecución de una consulta de
eliminación. Este proceso se compone normalmente de los siguientes pasos:
Planee la eliminación. Como parte de este proceso, determine si los datos que desee
eliminar están relacionados con los datos de otra tabla. Si es el caso, deberá
determinar si los datos residen en el lado "uno" de una relación uno a varios o en el
lado "varios" de la relación. Si residen en el lado "uno", deberá habilitar una
propiedad en la relación para poder eliminar los datos. Si residen en el lado "varios",
podrá crear y ejecutar una consulta sin tener que emprender ninguna otra acción.
Puede usar la herramienta Relaciones para examinar las relaciones en una base de
datos. Para iniciar la herramienta Relaciones, en la ficha Herramientas de base de
datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Para obtener más información sobre cómo planear y ejecutar las consultas de
eliminación, vea el artículo Usar una consulta de eliminación para eliminar uno o
varios registros de una base de datos.
Cree una consulta, como una consulta de selección o una consulta de valores únicos,
y agregue o cambie los criterios hasta que se devuelvan únicamente los datos que
desee eliminar.
Convierta esa consulta en una consulta de eliminación y, a continuación, ejecútela
para eliminar los datos no deseados.

163. Importante No se pueden deshacer los resultados de una consulta de eliminación.
Por ese motivo, se recomienda crear una copia de seguridad de la base de datos
antes de ejecutar una consulta de eliminación. Para obtener información sobre cómo
crear una copia de seguridad de una base de datos, vea la sección Realizar una copia
de seguridad de una base de datos, que aparece anteriormente en este artículo.
En los siguientes pasos se explica cómo crear una consulta de selección, convertirla
en una consulta de eliminación y ejecutarla para eliminar registros.
Crear una consulta de selección
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
Se abre el diseñador de consultas y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relación, haga clic en Agregar y, a
continuación, haga clic en Cerrar.
La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño
de la consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla. En esta
ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador de consultas.
Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la
cuadrícula de diseño.
Si agrega todos los campos de tabla, la consulta de eliminación podrá eliminar
registros completos (filas) de la tabla.
De manera opcional, agregue una columna que permita especificar criterios.
Por ejemplo, supongamos que un cliente cierra su negocio y hay que eliminar todos
los pedidos pendientes de ese cliente. Para buscar únicamente esos registros, se
agregan los campos Id. de cliente y Fecha de pedido a la cuadrícula de diseño.
Después del paso anterior, especifique los criterios en la fila Criterios de la cuadrícula
de diseño.

164. Debe usar criterios para que se devuelvan únicamente los registros que desee
eliminar. En caso contrario, la consulta de eliminación quita todos los registros de la
tabla. Para continuar con el ejemplo del paso anterior, especifique el identificador
del cliente que cerró su negocio así como la fecha en la que los pedidos de ese
cliente dejaron de ser válidos.
Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea el artículo Usar una
consulta de eliminación para eliminar uno o varios registros de una base de datos .
Después del paso anterior, desactive la casilla de verificación Mostrar de cada campo
de criterio.
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee eliminar.
Mantenga abierta la consulta y, después, continúe con los siguientes pasos.
Convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación y ejecutar la
consulta para eliminar los datos
Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de consultas.
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.
Access convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación, oculta la
fila Mostrar en la sección inferior de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Eliminar.
Asegúrese de que en la fila Eliminar de la columna * (todos los campos) aparece De.
La palabra Ubicación debe aparecer en todas las columnas de criterios.
Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en Ejecutar
para ejecutar la consulta y ver los resultados en la vista Hoja de datos.
Access le pedirá que confirme la eliminación.
Haga clic en Sí para eliminar los datos.
Ocultar el mensaje de confirmación
Siga estos pasos si no desea ver un mensaje de confirmación cada vez que ejecute
una consulta de eliminación u otra consulta de acción.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones
de Access.
Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Access.
Haga clic en Avanzadas y, en la sección Edición, bajo Confirmar, desactive la casilla de
verificación Consultas de acción.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogoOpciones de Access.
Principio de sección
Impedir que los usuarios introduzcan valores duplicados
Puede impedir que los usuarios introduzcan datos duplicados aplicando varias reglas:
Configurar un campo de modo que contenga sólo valores únicos. Para implementar
esta regla, siga uno de estos procedimientos:
Designe el campo como clave principal. Esto se puede hacer sólo si la tabla aún no
tiene una clave principal. Para configurar el campo como clave principal, abra la tabla
en la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre del campo y, a
continuación, haga clic en Clave principal . Un campo de clave principal acepta
sólo valores únicos y avisará a los usuarios si proporcionan un valor duplicado.

165. Si la tabla ya tiene una clave principal, establezca la propiedad Indizado del campo en
Sí (Sin duplicados) en la vista Diseño de la tabla. Esta propiedad impide que el campo
acepte el mismo valor para más de un registro. Recuerde que en algunos casos,
como los campos que contienen información de nombre y ciudad, es preciso aceptar
duplicados.
Especificar que una combinación de valores en dos o más campos debe ser única
para cada registro. Por ejemplo, supongamos que tienen una tabla con datos de
contacto. Puede designar una combinación de campos, como Nombre del contacto,
Dirección y Ciudad, como la clave principal de la tabla.
Ese enfoque funciona porque es muy poco probable que dos contactos con el mismo
nombre también compartan la misma dirección y la misma ciudad.
Para crear una clave principal multicampo, siga estos pasos:
Abra la tabla en la vista Diseño.
Haga clic en el selector de fila situado a la izquierda del primer campo para
seleccionar toda la fila.
Mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en el selector de fila de los demás
campos que desee incluir en la clave principal.
Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Clave principal
en el menú contextual.
Mediante este paso, se establece la propiedad Indizado de cada campo de la clave
principal en Sí (Con duplicados) de modo que, por ejemplo, se pueda especificar el
mismo nombre, la misma dirección o la misma ciudad en varios registros. Sin
embargo, no se puede especificar una combinación idéntica de nombre, dirección y
ciudad en más de un registro. Por ejemplo, puede haber dos contactos con el
nombre José Andrés Dosil que viven en Av. Benavides 4858 pero los dos no pueden
vivir en Lima.
Principio de sección
Volver al principio
Buscar y editar, ocultar o eliminar los datos duplicados de varias tablas
En las siguientes secciones se explican algunas de las formas en que se pueden
buscar y modificar, ocultar o eliminar los registros duplicados que existen en varias
tablas. Normalmente, los datos de dos o más tablas se superponen cuando se intenta
integrar una base de datos en otra.
Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrarlos adyacentes uno a otro
Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrar sólo un registro
Mostrar sólo los registros duplicados detectados en ambas tablas
Ver sólo los registros de una tabla que no tengan un registro coincidente en otra
tabla
Eliminar los registros duplicados de una tabla y combinar los registros restantes en
otra tabla
Ver sólo los registros diferentes al mostrar los datos de tablas relacionadas
Ver un registro específico o resumir los datos duplicados en tablas relacionadas

166. Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrarlos adyacentes uno a otro
A menudo, se termina teniendo dos tablas con datos duplicados o superpuestos en la
misma base de datos. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada
Clientes y otra tabla denominada Compradores:
La tabla Clientes
Nombre Dirección Ciudad Tel. Fax
Baldwin Museum of
Science
Rodeo de la Cruz 477 Caracas (505)
555-2122
(505)
555-3123
Blue Yonder Airlines Carlos Pellegrini 1263 San Cristóbal (104)
555-2123
(104)
555-2124
Coho Winery C/ Córcega 452 I. de
Margarita
(206)
555-2124
(206)
555-2125
Contoso
Pharmaceuticals
Av. Benavides 4858 Lima (171)
555-2125
(171)
555-2126
Fourth Coffee Av. de la Constitución 2222 Ciudad de
México
(7) 555-
2126
(7) 555-
2127
Consolidated
Messenger
C/ Córcega 452-454 I. de
Margarita
(206)
555-2125
(206)
555-2129
Graphic Design
Institute
Cerrito 333 Buenos Aires (916)
555-2128
(916)
555-2128
Litware, Inc. Carrera 22 con Ave. Carlos
Soublette #8-35
Barinas (503)
555-2129
(503)
555-2110
Tailspin Toys Carrera 22 con Ave. Carlos
Soublette #9-37
Barinas (503)
555-2233
(503)
555-2239
La tabla Compradores
Nombre de
compañía
Nombre del
contacto Dirección Ciudad
Código
postal Teléfono
Baldwin Museum
of Science
Leonor
Bernabé
Rodeo de la Cruz
477
Caracas 12345 (505) 555-
2122

167. Blue Yonder
Airlines
David
Santos
Carlos Pellegrini
1263
San
Cristóbal
23456 (104) 555-
2123
Coho Winery Ezequiel
Picó
C/ Córcega 452 I. de
Margarita
34567 (206) 555-
2124
Contoso
Pharmaceuticals
José Andrés
Dosil
Av. Benavides
4858
Lima 45678 (171) 555-
2125
Fourth Coffee Julián Precio Av. de la
Constitución
2222
Ciudad de
México
56789 (7) 555-
2126
Adventure Works Cristina
Portillo
C/ Córcega 452-
456
I. de
Margarita
34567 (206) 555-
2125
Humongous
Insurance
Esteban
Puerto
Cerrito 333 Buenos
Aires
01234 (916) 555-
2128
Trey Research María
Barrera
E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503) 555-
2129
Fabrikam, Inc. Antonio
Moreno
C/ Araquil, 67 I. de
Margarita
56789 (206) 555-
2233
Observe que en este caso, las tablas individuales no contienen valores duplicados,
pero hay campos en ambas tablas que contienen datos superpuestos, como los datos
del campo Nombre de la tabla Clientes y los datos del campo Nombre de compañía
en la tabla Compradores.
No siempre se pueden integrar los datos de cada tabla combinando las dos tablas.
Para algunos clientes, puede que la tabla Clientes contenga la información más
reciente, pero puede que la tabla Compradores contenga datos más actualizados de
otros usuarios. Normalmente, la mejor forma de actuar es revisar el contenido de
ambas tablas y, después, decidir qué datos se van a mantener y cuáles se van a
eliminar.
Para unir los registros de ambas tablas, se crea una consulta de unión. La consulta
colocará los registros duplicados juntos de modo que sea más fácil revisarlos.
Nota No se pueden modificar ni eliminar los datos devueltos por una consulta de
unión. Para modificar o eliminar datos, abra las tablas subyacentes en la vista Hoja
de datos.
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

168. Access crea una nueva consulta. Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla sin agregar tablas ni consultas a la
cuadrícula de diseño.
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos de la
consulta y, a continuación, haga clic en Vista SQL.
Si usó las tablas de ejemplo anteriormente mencionadas, pegue la siguiente
instrucción SQL en la ventana. Si usa datos propios, use la siguiente instrucción como
referencia. Use las cláusulas SELECT, UNION ALL SELECT y ORDER BY tal y como se
muestra, pero reemplace los nombres de campo y de tabla con sus propios datos.
SELECT [Nombre de compañía], [Dirección], [Ciudad], [Teléfono], FROM
[Compradores]
UNION ALL SELECT [Nombre], [Dirección], [Ciudad], [Tel.], FROM [Clientes]
ORDER BY [Nombre de compañía];
La primera instrucción SELECT recupera registros de la tabla Compradores y la
segunda instrucción SELECT recupera registros de la tabla Clientes. La cláusula
UNION ALL une todos los registros de ambas tablas. La instrucción ORDER BY ordena
los registros de modo que los registros duplicados estén colocados juntos para que
sean fáciles de revisar.
Nota Cada instrucción SELECT debe devolver el mismo número de campos y en el
mismo orden. Los campos correspondientes deben tener tipos de datos compatibles,
salvo una excepción: se puede usar un campo con el tipo de datos Número y un
campo con el tipo de datos Texto como campos correspondientes. Además, recuerde
que los nombres de campo pueden ser distintos.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y ver los resultados en la vista Hoja
de datos.
Si usa los registros de las tablas arriba mencionadas, se mostrarán 18 registros: 9
registros de la tabla Clientes y 9 registros de la tabla Compradores.
Guarde la consulta y, a continuación, cierre la vista. Va a usar esta consulta en la
siguiente sección.
Principio de sección
Cuando hay duplicados en dos tablas, mostrar sólo un registro
A veces, puede que necesite ver sólo los registros distintos de dos tablas similares. Si
un registro existe en ambas tablas, podrá incluir el registro de la primera tabla y
omitir el registro correspondiente de la segunda tabla.
Access trata los registros de tablas distintas como duplicados únicamente si
coinciden los valores de todos los campos seleccionados. Por ejemplo, si incluye los
campos Nombre de compañía, Ciudad, Dirección, Tel. y Fax en la consulta, los valores
de los cinco campos deben coincidir para que Access trate el registro como
duplicado.

169. En esta sección se explica cómo modificar la consulta de la sección anterior para que
se muestren todos los registros de la tabla Compradores y sólo los registros únicos
de la tabla Clientes.
Nota No se pueden modificar los datos devueltos por una consulta de unión. Para
modificar o eliminar datos, abra las tablas subyacentes en la vista Hoja de datos.
Modificar la consulta
Abra la consulta creada en la sección anterior.
En la ficha de documentos de la consulta, haga clic en Vista SQL para ver la
instrucción SQL.
Elimine los campos [Teléfono] y [Tel.] de ambas instrucciones SELECT.
Elimine la palabra ALL detrás de la palabra UNION. De este modo, la consulta omite
los registros duplicados de la tabla Clientes. La instrucción SQL quedará como se
muestra a continuación.
SELECT [Nombre de compañía], [Dirección], [Ciudad], FROM [Compradores]
UNION SELECT [Nombre], [Dirección], [Ciudad], FROM [Clientes]
ORDER BY [Nombre de compañía];
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y ver los resultados en la vista Hoja
de datos.
Si usa los datos de ejemplo de la sección anterior, la consulta devolverá 14 en vez de
18 registros.
Principio de sección
Mostrar sólo los registros duplicados detectados en ambas tablas
Se usa una combinación interna cuando se necesita que la consulta devuelva sólo los
valores coincidentes de dos tablas. Si no está familiarizado con Access, una
combinación interna es una operación que vincula las filas de dos o más tablas sólo si
coinciden los valores de los campos combinados.
Para crear una combinación interna, cree una consulta de selección que incluya
ambas tablas y, a continuación, cree una relación entre los campos que contengan
los valores duplicados. De forma predeterminada, Access crea una combinación
interna cuando se crea la relación.
Nota No se pueden modificar los campos o filas devueltos por una consulta de
selección con una combinación interna. Si desea modificar los datos, abra las tablas
subyacentes y cambie los valores en cada tabla.
Crear una consulta que tenga una combinación interna
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Compradores y en
la tabla Clientes y, a continuación, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de
diálogo.

170. Identifique los campos que tengan valores coincidentes en los registros duplicados. Si
usa las tablas de ejemplo, el campo Nombre de compañía de la tabla Compradores se
corresponde con el campo Nombre de la tabla Clientes.
Arrastre el campo Nombre de compañía de la primera tabla hasta el campo Nombre
de la segunda tabla. Access conecta los campos con una línea.
De forma predeterminada, la consulta crea una combinación interna entre las dos
tablas. La combinación interna seleccionará sólo los registros en los que el campo
Nombre de compañía coincida con el campo Nombre.
Haga doble clic en el campo Nombre de compañía para agregarlo a la cuadrícula de
diseño de la consulta. Este campo ayudará a identificar los registros en la vista Hoja
de datos.
Haga doble clic en los demás campos de las tablas Compradores y Clientes que desee
agregar a la cuadrícula de diseño de la consulta. En este caso, agregue el campo Tel.
de la tabla Compradores y el campo Teléfono de la tabla Clientes.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y ver los resultados en la vista Hoja
de datos. La consulta devolverá cinco registros, uno por cada cliente con un registro
en ambas tablas.
Nombre de compañía Teléfono (Compradores) Tel. (Clientes)
Baldwin Museum of Science (505) 555-2122 (505) 555-3123
Blue Yonder Airlines (104) 555-2123 (104) 555-2124
Coho Winery (206) 555-2124 (206) 555-2124
Contoso Pharmaceuticals (171) 555-2125 (171) 555-2125
Fourth Coffee (7) 555-2126 (7) 555-2126
Principio de sección
Ver sólo los registros de una tabla que no tengan un registro coincidente en otra
tabla
Continuando con el escenario donde las tablas Compradores y Clientes tienen datos
duplicados, ahora va ver lo que necesita hacer para ver los registros de la tabla
Compradores sin registro duplicado en la tabla Clientes. Esto puede ayudarle a tomar
decisiones de cara a determinados clientes, basándose únicamente en el contenido
de la tabla Compradores, antes de consolidar las dos tablas.

171. Para ver sólo los registros de la tabla Compradores que no tengan registro duplicado
en la tabla Clientes, cree una consulta de buscar no coincidentes. Si usa los datos de
ejemplo, este tipo de consulta devuelve todos los registros de la tabla Compradores
que no tengan un registro coincidente en la tabla Clientes.
Nota Se pueden modificar los valores de campo o eliminar registros cuando esta
consulta está en la vista Hoja de datos.
Crear una consulta de buscar no coincidentes
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.
En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas de
buscar no coincidentes y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Haga clic en la tabla Compradores, que contiene los registros en los que está
interesado. Haga clic en Siguiente.
Haga clic en la tabla Clientes. Es la tabla con la que va a comparar la tabla
Compradores. Haga clic en Siguiente.
Haga clic en el campo Nombre de compañía de la tabla Compradores, haga clic en el
campo Nombre de la tabla Clientes y, a continuación, haga clic en el botón <=> para
combinar las tablas basándose en los nombres de cliente. Haga clic en Siguiente.
Seleccione los campos que desee mostrar en la vista. En este caso, agregue los
campos Nombre de compañía, Dirección, Ciudad y Tel. Haga clic en Siguiente.
Escriba un nombre para la consulta y haga clic en Finalizar para ver los registros en la
vista Hoja de datos. Si usa las tablas de ejemplo, la consulta devolverá cuatro
registros, es decir, los registros de la tabla Compradores sin registro coincidente en la
tabla Clientes.
Nombre de compañía Dirección Ciudad Teléfono
Adventure Works C/ Córcega 452-456 I. de Margarita (206) 555-2125
Humongous Insurance Cerrito 333 Buenos Aires (916) 555-2128
Trey Research E. Zolá 1715 Barinas (503) 555-2129
Fabrikam, Inc. C/ Araquil, 67 I. de Margarita (206) 555-2233
Principio de sección
Eliminar los registros duplicados de una tabla y combinar los registros restantes en
otra tabla
Tras revisar los datos duplicados de tablas similares, puede eliminar los registros
duplicados y combinar los datos restantes en una sola tabla. El proceso se compone
de los siguientes pasos:

172. De manera opcional, en la tabla que desee eliminar, actualice los datos que desee
combinar. En este tema no se explica cómo actualizar los datos.
Para obtener información sobre cómo actualizar los datos, vea el artículo Actualizar
los datos de una base de datos.
De manera opcional, revise las posibles relaciones entre la tabla que desee eliminar y
otras tablas de la base de datos. Si existe una relación, normalmente se elimina y, a
continuación, se establece una nueva relación con la otra tabla (la tabla que contiene
los datos combinados). No obstante, hay que asegurarse de que los valores de clave
principal en la nueva tabla coinciden con los valores de clave principal en las otras
tablas.
Cree una consulta de eliminación que use la propiedad Valores únicos para buscar y
eliminar los registros coincidentes. Asegúrese de no romper ninguna relación
existente entre las tablas de la base de datos. Por ejemplo, supongamos que desea
mover los registros únicos de la tabla Clientes a la tabla Compradores y, a
continuación, eliminar la tabla Clientes. Si la tabla Clientes está relacionada con otras
tablas de la base de datos, debe asegurarse de que la tabla Compradores asume esas
relaciones. En este tema no se abordan las relaciones.
Para obtener más información, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una
relación.
Cree una consulta de datos anexados para agregar los registros restantes de la tabla
que desee eliminar a la tabla que desee conservar. Puede que tenga que agregar el
campo de clave principal y los valores de los datos anexados a la tabla que desee
conservar.
Elimine la tabla que no desee.
En esta sección se explica cómo crear y usar una consulta de eliminación y una
consulta de datos anexados, además de mostrar cómo eliminar una tabla. En los
pasos se usan las tablas Compradores y Clientes.
La tabla Compradores
Nombre de
compañía
Nombre del
contacto Dirección Ciudad
Código
postal Teléfono
Baldwin Museum
of Science
Leonor
Bernabé
Rodeo de la Cruz
477
Caracas 12345 (505) 555-
2122
Blue Yonder
Airlines
David
Santos
Carlos Pellegrini
1263
San
Cristóbal
23456 (104) 555-
2123
Coho Winery Ezequiel
Picó
C/ Córcega 452 I. de
Margarita
34567 (206) 555-
2124
Contoso
Pharmaceuticals
José Andrés
Dosil
Av. Benavides
4858
Lima 45678 (171) 555-
2125

173. Fourth Coffee Julián Precio Av. de la
Constitución
2222
Ciudad de
México
56789 (7) 555-
2126
Adventure Works Cristina
Portillo
C/ Córcega 452-
456
I. de
Margarita
34567 (206) 555-
2125
Humongous
Insurance
Esteban
Puerto
Cerrito 333 Buenos
Aires
01234 (916) 555-
2128
Trey Research María
Barrera
E. Zolá 1715 Barinas 43210 (503) 555-
2129
Fabrikam, Inc. Antonio
Moreno
C/ Araquil, 67 I. de
Margarita
56789 (206) 555-
2233
La tabla Clientes
Nombre Dirección Ciudad Teléfono Fax
Baldwin Museum of
Science
Rodeo de la Cruz 477 Caracas (505) 555-
2122
(505)
555-3123
Blue Yonder Airlines Carlos Pellegrini 1263 San Cristóbal (104) 555-
2123
(104)
555-2124
Coho Winery C/ Córcega 452 I. de
Margarita
(206) 555-
2124
(206)
555-2125
Contoso
Pharmaceuticals
Av. Benavides 4858 Lima (171) 555-
2125
(171)
555-2126
Fourth Coffee Av. de la Constitución
2222
Ciudad de
México
(7) 555-
2126
(7) 555-
2127
Consolidated
Messenger
C/ Córcega 452-454 I. de
Margarita
(206) 555-
0170
(206)
555-0171
Graphic Design
Institute
Cerrito 333 Buenos Aires (916) 555-
2128
(916)
555-2128
Litware, Inc. Carrera 22 con Ave. Carlos
Soublette #8-35
Barinas (503) 555-
0192
(503)
555-0193

174. Tailspin Toys Carrera 22 con Ave. Carlos
Soublette #9-37
Barinas (503) 555-
2233
(503)
555-2239
Si desea usar estas tablas en una base de datos, vea los pasos descritos en Preparar
datos de ejemplo, que aparece anteriormente en este artículo. Para este ejercicio,
suponemos que la tabla Compradores contiene la información más reciente, por lo
que desea eliminar los registros coincidentes de la tabla Clientes y, a continuación,
combinar los registros restantes de la tabla Clientes en la tabla Compradores.
Eliminar datos no deseados
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Compradores y en
la tabla Clientes y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo.
Combine las dos tablas arrastrando el campo Nombre de compañía de la tabla
Compradores hasta el campo Nombre de la tabla Clientes.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el área vacía en la mitad superior de
la ventana y, a continuación, haga clic en Propiedades. Establezca el valor de la
propiedad Registros únicos en Sí.
Al combinar las dos tablas y establecer la propiedad Registros únicos de la consulta
en Sí, evita el mensaje No se pudo eliminar nada en las tablas especificadas que, en
caso contrario, aparecería al ejecutarse la consulta.
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.
Arrastre el asterisco (*) de la tabla Clientes hasta la fila Campo de la primera columna
en la cuadrícula de diseño de la consulta.
Aparece Clientes en la fila Tabla y aparece De en la fila Eliminar. Esto significa que la
consulta eliminará filas de la tabla Clientes.
Ahora debe especificar los registros que la consulta va a eliminar. Si usa las tablas de
ejemplo, elimine los registros en los que los valores de los campos Nombre,
Dirección y Ciudad de la tabla Clientes coincidan con los campos correspondientes de
la tabla Compradores.
Arrastre el campo Nombre de la tabla Clientes a la primera celda en blanco de la fila
Campo en la cuadrícula de diseño de la consulta. Haga lo mismo para los campos
Dirección y Ciudad de la tabla Clientes.
Si usa las tablas de ejemplo, en la fila Criterios, para el campo Nombre, escriba
[Compradores].[Nombre de compañía]. En la fila Criterios, para el campo Dirección,

175. escriba [Compradores].[Dirección]. En la fila Criterios, para el campo Ciudad, escriba
[Compradores].[Ciudad]. La cuadrícula de diseño de la consulta quedará de la
siguiente manera:
Cuando ejecute la consulta, eliminará todos los registros que cumplan los criterios de
la consulta, es decir, los que tengan valores coincidentes en los tres campos de cada
tabla.
Haga clic en Ver para obtener una vista previa de los registros que se van a
eliminar cuando ejecute la consulta. Verá los cinco registros duplicados de la tabla
Clientes.
Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta. Cuando se le pida que confirme la
eliminación, haga clic en Sí.
Vaya a los siguientes pasos para crear una consulta de datos anexados.
Anexar los datos restantes
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla de origen, haga
doble clic en la tabla que contenga los registros que desee anexar y, a continuación,
haga clic en Cerrar. Si usa los datos de ejemplo, haga doble clic en la tabla Clientes.
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.
En el cuadro de diálogo Anexar, en la lista Nombre de la tabla, seleccione la tabla de
destino (la tabla a la que va a anexar los datos). Si usa las tablas de ejemplo,
seleccione la tabla Compradores y, a continuación, haga clic en Cerrar.
Mueva los campos que desee anexar desde la tabla de origen hasta la fila Campo de
la cuadrícula de diseño.
Importante Mueva sólo los campos que tengan un campo correspondiente en la
tabla de destino.
Si usa los datos de ejemplo, mueva los campos Nombre, Dirección y Tel.
Haga clic en la fila Anexar a de cada campo y seleccione el nombre del
correspondiente campo en la tabla de destino. Si usa los datos de ejemplo,
seleccione los campos Nombre de compañía, Dirección y Teléfono, respectivamente.
Dado que va a agregar todos los registros de la tabla Clientes a la tabla Compradores,
no es necesario especificar ningún criterio. Haga clic en Ver para obtener una
vista previa de los registros que se van a agregar a la tabla Compradores cuando se
ejecute la consulta.
Guarde y cierre la vista.
Busque la consulta de datos anexados y haga doble clic en ella. Haga clic en Sí para
confirmar que desea anexar los datos.

176. No deseo ver los mensajes de confirmación cuando ejecuto esta consulta
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones
de Access.
En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Edición.
En la sección Edición general, bajo Confirmar, desactive la casilla de verificación
Consultas de acción.
Eliminar la tabla
Asegúrese de que dispone de los permisos necesarios para eliminar tablas de la base
de datos, que la base de datos no es de sólo lectura y que ningún otro usuario tiene
la tabla abierta.
En el panel de exploración, haga clic en la tabla que desee eliminar.
Presione SUPRIMIR y, a continuación, haga clic en Sí para confirmar que desea
eliminar la tabla.
Nota Al eliminar tablas de una base de datos, puede que se rompa parte o toda la
funcionalidad de la misma. Por ese motivo, es preciso planear una eliminación para
asegurar que la base de datos se mantiene funcional y es preciso crear una copia de
seguridad de la base de datos antes de eliminar datos u otros componentes.
Para obtener más información sobre la eliminación de datos, vea el artícul o Eliminar
uno o varios registros de una base de datos.
Principio de sección
Ver sólo los registros diferentes al mostrar los datos de tablas relacionadas
Puede que una consulta que une los datos de dos tablas relacionadas muestre
registros en los que todos los campos parecen coincidir. Sin embargo, si se examinan
detenidamente las tablas, se comprueba que en realidad las tablas no contienen
registros duplicados. Ese problema surge cuando la consulta no incluye
determinados campos, como una clave principal, que identifiquen de manera única
cada registro. En estos casos, no se eliminan los registros sino que se puede ocultar
lo que parecen ser duplicados.
Por ejemplo, supongamos que usa una consulta para recopilar los datos referentes a
los pedidos de los clientes incluidos en dos tablas y asegurar que los empleados
cumplen los pedidos puntualmente. Los clientes pueden realizar un pedido de varios
productos, por lo que cada producto se convierte en un registro independiente (una
fila) en las tablas subyacentes. Dado que el pedido se realiza en un solo día y, a
continuación, se envía en un solo día, los registros de un determinado pedido
pueden contener un gran número de fechas duplicadas, tal y como se muestra a
continuación:

177. Dado que sabe que los pedidos llegan un día determinado y se envían un día
determinado, necesita ver sólo un registro (una fila) por pedido. Para mostrar los
registros únicos de las tablas que contienen los datos de los pedidos, puede
establecer la propiedad Registros únicos de la consulta en Sí. Cuando la propiedad
está establecida en Sí, la consulta examina todas las filas de las tablas y, en caso de
detectar filas coincidentes (y no sólo campos), excluye todas esas filas duplicadas
salvo una del conjunto de resultados.
Establecer la propiedad Registros únicos en Sí
Con la consulta abierta en la vista Diseño, presione F4 para que se muestre la hoja de
propiedades.
En la hoja de propiedades, establezca la propiedad Registros únicos en Sí y, a
continuación, cierre la hoja de propiedades.
Cuando proceda, recuerde que, cuando el valor de la propiedad Registros únicos está
establecido en Sí, la consulta compara filas enteras y las filas de todas las tablas
deben coincidir para que la consulta excluya datos. Además, se puede usar la
propiedad Registros únicos sólo cuando una consulta incluye dos o más tablas.
Cuando cambie a la vista Hoja de datos, verá sólo un registro por pedido.

178. Recuerde asimismo que, cuando se establece el valor de la propiedad Registros
únicos en Sí y se ejecuta la consulta, puede que se siga viendo lo que parecen ser
registros duplicados. Para continuar con el anterior ejemplo, puede que siga viendo
registros con fechas de pedido y de envío coincidentes, tal y como se muestra a
continuación:
Esto sucede cuando se reciben dos pedidos diferentes el mismo día y, a
continuación, se envían el mismo día. Si se establece el valor de la propiedad
Registros únicos en Sí, no se ocultan esos registros de los resultados de la consulta
porque en realidad los registros no son duplicados en las tablas subyacentes.
Si desea ver sólo una instancia de esos registros (es decir, un registro de pedido por
día), establezca el valor de la propiedad Valores únicos en Sí. Cuando la propiedad
Valores únicos está establecida Sí, la consulta no examina las tablas subyacentes en
busca de duplicados, sino que examina los valores de los campos incluidos y, si todos
los campos coinciden en dos registros, la consulta oculta uno de los registros de la
vista.
El valor de la propiedad Valores únicos se establece de la misma manera que se
establece el valor de la propiedad Registros únicos: abra la hoja de propiedades de la
consulta y cambie el valor de la propiedad a Sí. En la hoja de propiedades, el cuadro
de propiedad Valores únicos se encuentra encima del cuadro de propiedad Registros
únicos.

179. Para continuar con el ejemplo anterior, ahora sólo verá las fechas en las que se
recibieron o se enviaron uno o varios pedidos. No verá un registro por pedido.
Nota Establecer el valor de la propiedad Registros únicos en Sí afecta a las filas de
las tablas que proporcionan los datos para la consulta, y establecer el valor de la
propiedad Valores únicos en Sí afecta únicamente a los campos de la consulta, por lo
que no se pueden usar ambas propiedades a la vez. Si se establece el valor de una de
ellas en Sí, Access establece automáticamente el valor de la otra propiedad en No.
Sin embargo, ambas pueden establecerse en No para que se devuelvan todos los
registros.
En la siguiente tabla se ofrece un resumen para ayudarle a elegir un valor para las
propiedades Registros únicos y Valores únicos en una consulta.
Si la consulta
está basada
en... Y desea ver... Establezca... Resultado...
Dos o más
tablas, pero
todos los
campos de la
consulta
proceden de
una sola
tabla
Los registros
diferentes de la tabla
(todos los campos de
la tabla deben
coincidir en dos
registros para que
puedan considerarse
como duplicados)
Registros únicos en Sí.
(Access establece
automáticamente el
valor de Valores
únicos en No).
Si la tabla contiene
registros duplicados, la
consulta omitirá los
duplicados. No obstante,
puede que los resultados
de la consulta sigan
incluyendo registros en los
que coinciden todos los
campos si la consulta no
incluye un campo que
identifique los registros de
manera única.
Una o más Los registros Valores únicos en Sí. La consulta excluye los

180. tablas diferentes en la vista
Hoja de datos de la
consulta (todos los
campos en la vista
Hoja de datos deben
coincidir en dos
registros para que
puedan considerarse
como duplicados)
(Access establece
automáticamente el
valor de Registros
únicos en No).
registros duplicados
(donde coinciden todos los
campos) en la vista Hoja de
datos. No obstante,
recuerde que puede que
no se vean todos los
registros diferentes de la
tabla subyacente.
Una o más
tablas
Todos los registros Valores únicos en No
y Registros únicos en
No.
Se ven todos los registros
únicos y duplicados de
ambas tablas.
Principio de sección
Ver un registro específico o resumir los datos duplicados en tablas relacionadas
Cuando aparecen datos duplicados en tablas relacionadas, puede que desee ver un
registro específico del conjunto de duplicados, o bien, resumir los datos duplicados
mediante Cuenta, Suma u otra función de agregado.
De manera similar a lo que sucede en el caso descrito en la sección anterior, puede
que en realidad no haya datos duplicados en las tablas. Cuando ve los datos de dos
tablas que comparten una relación uno a varios, como las tablas Pedidos y Detalles
de pedidos, puede que haya varios registros con varios campos coincidentes. Por
ejemplo, puede que un empleado haya recibido varios pedidos del mismo cliente, o
bien, que ese empleado haya vendido el mismo producto como parte de diferentes
pedidos el mismo día, etc. Si desea buscar datos para responder a consultas como las
que siguen a continuación, necesitará resumir los datos en vez de eliminar los datos
duplicados.
Buscar la cantidad total de cada producto vendido por cada empleado.
Contar el número total de pedidos que cada empleado tramitó para cada cliente.
Buscar el mayor pedido del día de cada empleado
Para resumir los datos, se usa una consulta de totales similar a las abordadas en la
sección Mostrar registros distintos especificando el duplicado que aparece en los
resultados, que aparece anteriormente en este artículo. En esa sección se explica
cómo usar una consulta de totales con una sola tabla. Para crear una consulta de
totales que contenga varias tablas, siga este procedimiento:
No olvide agregar la segunda tabla cuando agregue la primera tabla en el cuadro de
diálogo Mostrar tabla.
Cuando agregue los campos que determinen la duplicación, arrastre los campos que
desee de cualquiera de las dos tablas y, para todos los campos, establezca el valor en
la fila Total de la columna en Agrupar por.
El campo que identifica el registro que desea ver o que tiene los valores que desea
resumir puede proceder de cualquiera de las dos tablas.
Principio de sección

181. Access > Importar y exportar > Importar
Importar o vincular a los datos de otra base de
datos de Access
Hay muchas formas de llevar datos de una base de datos de Access a otra. El método más sencillo es
copiarlos y pegarlos, pero importarlos y vincularlos permite un mejor control y proporciona mayor
flexibilidad respecto a los datos que se mueven y a la forma de llevarlos a la base de datos de destino.
En este artículo, se explica cómo importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access.
¿Qué desea hacer?
Comprender la importación y vinculación a datos desde otra base de datos de Access
Importar datos de otra base de datos de Access
Vincular a los datos de otra base de datos de Access
Comprender la importación y vinculación a datos
desde otra base de datos de Access
Cuando se importan datos de otra base de datos, Access crea una copia de los datos o los objetos en la
base de datos de destino, sin modificar el origen. Durante la operación de importación, se puede elegir los
objetos que se desea copiar, controlar cómo se importan las tablas y las consul tas, especificar si se
deben importar las relaciones entre tablas, etc.
Escenarios comunes para importar datos u objetos de una base
de datos de Access
Normalmente, importa datos por los siguientes motivos:
Desea combinar dos bases de datos copiando todos los objetos de una base de datos a la otra.
Si realiza una importación, puede copiar a otra base de datos todas las tablas, las consultas, los
formularios, los informes, las macros y los módulos, así como las relaciones entre las tablas, en
una única operación.
Necesita crear algunas tablas similares a otras tablas que ya existen en otra base de datos.
Podría copiar una tabla en su totalidad, o simplemente las definiciones de tabla, para no tener
que diseñar manualmente cada una de las tablas. Si decide importar sólo la definición de la

182. tabla, obtendrá una tabla vacía. Dicho de otro modo, se copian los campos y las propiedades de
los campos a la base de datos de destino, pero no se copian los datos de la tabl a. Otra ventaja
de la importación (respecto a la operación de copiar y pegar) es que se puede optar por importar
las relaciones entre las tablas junto con las propias tablas.
Necesita copiar a otra base de datos un conjunto de objetos relacionados entre ellos. Por
ejemplo, desea copiar la tabla Empleados y el formulario Empleados a una segunda base de
datos. La importación le permite copiar un objeto y todos los objetos relacionados con él a otra
base de datos en una sola operación.
NOTA Si su objetivo es agregar registros de una base de datos a una tabla existente en otra base de
datos, debiera considerar la importación de los registros a una nueva tabla para luego crear una consulta
de datos anexados. No se pueden adjuntar registros a una tabla existente durante una operación de
importación. Para obtener más información sobre consultas de datos anexados, vea el artículo Crear una
consulta de datos anexados
Escenarios comunes para vincular una tabla de una base de
datos de Access
Considere la posibilidad de vincularse a datos en las siguientes condiciones:
En su empresa se utilizan varias bases de datos de Access, pero los datos de algunas tablas,
como Empleados, se tienen que compartir entre varias bases de datos. En lugar de duplicar las
tablas en cada una de las bases de datos, puede guardarlas en una sola base de datos y crear
vínculos a ellas desde otras bases de datos.
Otro grupo de trabajo o departamento necesitan utilizar los datos de su base de datos y también
agregar otros datos, pero usted desea seguir teniendo la propiedad de la estructura de las
tablas.
En los pasos de las secciones siguientes se explica cómo importar y vincularse a objetos de bases de
datos.
Volver al principio
Importar datos de otra base de datos de Access
El proceso de importar datos sigue estos pasos generales:

183. o Prepararse para la operación de importación
o Ejecutar el asistente para importación
o Guardar opcionalmente la configuración de importación como una especificación de importación
para un uso posterior
A continuación, se explica cómo realizar cada una de las acciones.
Prepararse para la operación de importación
1. Busque la base de datos de origen e identifique los objetos que desea importar.
Si la base de datos de origen es un archivo .mdb o .accdb, puede importar tablas, consultas,
formularios, informes, macros y módulos. Si el archivo de origen es un archivo .mde o .accde,
sólo puede importar tablas.
2. Si es la primera vez que va a importar datos de una base de datos de Access, vea las
sugerencias de la tabla siguiente.
Elemento Descripción
Varios objetos Puede importar varios objetos en una sola operación.
Objeto nuevo Cada operación de importación crea un objeto nuevo en la base de datos de destino. No puede
sobrescribir un objeto existente ni adjuntar registros a una tabla existente usando una operació n de
importación.
Importación de
una tabla
vinculada
Si la tabla de origen (por ejemplo, Empleados1 de la base de datos Ventas) es realmente una tabla
vinculada (una tabla con un vínculo establecido con la tabla Empleados de la base de datos Nómina),
la operación de importación se reemplaza por una operación de vinculación. Al finalizar la operación,
aparecerá una tabla vinculada (denominada, por ejemplo, Empleados1) a la tabla de origen inicial
(Empleados, de la base de datos Nómina).
Omisión de
campos y
registros
Cuando se importan datos de una tabla o una consulta, hay ciertos campos y registros que no se
pueden omitir. No obstante, si no desea importar ninguno de los registros de una tabla, puede optar
por importar sólo la definición de la tabla.
Relaciones Si lo desea, puede importar las relaciones entre las tablas de origen.
Definición de
tabla
Puede elegir entre importar toda una tabla o sólo la definición de tabla. Si importa únicamente la
definición, Access crea una tabla que tiene los mismos campos que la tabla de origen pero ningún
dato.
Objetos de
origen de
registros
Si se importa una consulta, un formulario o un informe, no se importan automáticamente los orígenes
de registros subyacentes. Debe importar todos los orígenes de registros subyacentes pues, de no
hacerlo, la consulta, el formulario o el informe no funcionarán.
Campos de
búsqueda
Si un campo de la tabla de origen busca valores en otra tabla o consulta, debe importar la tabla o la
consulta relacionadas si desea que el campo de destino muestre valores de búsqueda. Si no importa la
tabla o la consulta relacionadas, el campo de destino muestra sólo los identificadores de búsqueda.
Formularios e
informes
secundarios
Al importar un formulario o un informe, no se importan automáticamente los formularios e informes
secundarios incluidos en el formulario o el informe principal. Tiene que importar cada formulario o
informe secundario y sus orígenes de registros subyacentes para que el formulario o el informe

184. principal funcionen en la base de datos de destino.
Consultas Una consulta se puede importar como consulta o como tabla. Si importa la consulta como consulta,
deberá importar las tablas subyacentes.
3. Cierre la base de datos de origen. Asegúrese de que ningún usuario la tiene abierta en modo
exclusivo.
4. Abra la base de datos de destino. Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura y de
que dispone de los permisos necesarios para agregar objetos y datos a la base de datos.
Si la base de datos de origen está protegida por contraseña, tendrá que escribir la contraseña
cada vez que la utilice como origen para una operación de importación.
NOTA Si desea importar los datos en una base de datos nueva, debe crear una base de datos
en blanco (que no contenga ninguna tabla, formulario o informe) antes de iniciar la operación de
importación. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en
Nuevo.
La operación de importación no sobrescribe ni modifica ninguna de las tablas ni los objetos
existentes. Si ya existe algún objeto con el mismo nombre que el objeto de origen en la base de
datos de destino, Access anexa un número (1, 2, 3 y así sucesivamente) al nombre del objeto
importado. Por ejemplo, si importa la tabla Envíos a una base de datos que ya contiene una
tabla denominada Envíos, la tabla importada se denominará Envíos1. Si el nombre Envíos1
también existe, la tabla nueva se denominará Envíos2, y así sucesivamente.
Es importante que recuerde que, si desea anexar los registros de la tabla de origen a una tabla
de la base de datos de destino, debe utilizar una consulta de datos anexados en lugar de
ejecutar una operación de importación. Para obtener más información sobre consultas de datos
anexados, vea el artículo Crear una consulta de datos anexados
Importar datos
1. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Access.
NOTA La ficha Datos externos sólo está disponible cuando hay una base de datos abierta.
2. En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre de la base de datos de origen o
haga clic en Examinar para abrir el cuadro de diálogo Abrir archivo.

185. 3. Seleccione Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la
base de datos actual y haga clic en Aceptar.
4. En el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en cada ficha y seleccione los objetos que
desee.
Para cancelar la selección de un objeto, vuelva a hacer clic en el objeto.
5. Haga clic en Opciones para configuraciones otras opciones.
En la tabla siguiente, se describe cómo afecta cada opción a los resultados de la operación.
Elemento Descripción
Casilla de verificación Relaciones Actívela para importar las relaciones entre las tablas seleccionadas.
Casilla de verificación Menús y barras
de herramientas
Actívela para importar los menús y barras de herramientas personalizados
que existan en la base de datos de origen. Los menús y las barras de
herramientas se muestran en una ficha denominada Complementos.
Casilla de verificación Especificaciones
de importación/exportación
Actívela para importar las especificaciones de importación o exportación
guardadas que existan en la base de datos de origen.
Casilla de verificación Grupos del panel
de exploración
Actívela para importar los grupos personalizados del panel de exploración
que existan en la base de datos de origen.
Botón de opción Definición y datos Selecciónelo para importar la estructura y los datos de todas las tablas
seleccionadas.
Botón de opción Sólo definición Selecciónelo para importar sólo los campos de las tablas seleccionadas. Los
registros de origen no se importan.
Botón de opción Como consultas Selecciónelo para importar las consultas seleccionadas como consultas. En
este caso, recuerde importar todas las tablas subyacentes junto con las
consultas.
Botón de opción Como tablas Selecciónelo para importar las consultas como tablas. En este caso, no tiene
que importar las tablas subyacentes.
6. Haga clic en Aceptar para finalizar la operación.
Access copia los datos y muestra mensajes de error si se produce algún problema. Si la
operación importa correctamente los datos, la página final del asistente permite guardar los
detalles de la operación como especificaciones de importación para uso futuro. En los pasos
siguientes se explica cómo guardar los detalles de la operación en forma de especificación.
Guardar la especificación de importación
1. Haga clic en Guardar los pasos de la importación para guardar los detalles de la operación.

186. Guardar los detalles le ayudará a repetir la operación en otras ocasiones sin tener que recorrer
los pasos del asistente cada vez.
2. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para las especificaciones de la importación. Si
lo desea, puede escribir una descripción en el cuadro Descripción.
3. Active la casilla de verificación Crear tarea de Outlook si desea realizar la operación a
intervalos fijos (como semanal o mensualmente).
Así, se creará una tarea de Microsoft Office Outlook 2007 para ejecutar las especificaciones
cuando lo desee.
4. Haga clic en Guardar importación.
Si no está seleccionada la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, Access guarda la
especificación e importa los objetos especificados. Ahora puede revisar las tablas importadas y
otros objetos para asegurarse de que se importaron correctamente.
Si ha seleccionado la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, Access iniciará Outlook. Use este
procedimiento para completar los pasos siguientes.
NOTA Si Outlook no está instalado, Access muestra un mensaje de error. Si Outlook no está
configurado correctamente, se inicia el Asistente para inicio de Outlook. Siga las instrucciones del
Asistente para configurar Outlook.
1. En Outlook, revise y modifique las opciones de configuración de tareas, tales como
Vencimiento y Aviso.
Para que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad. Esta figura siguiente muestra el
programador de tareas con algunos valores típicos:

187. Para obtener más información sobre la programación de tareas de Outlook, vea el artículo
Programar una operación de importación o exportación.
2. Haga clic en Guardar y cerrar.
Para ejecutar las especificaciones en otra fecha, abra la tarea en Outlook y en la ficha Tareas,
en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar importación .
3. En Access, revise las tablas y los otros objetos importados para asegurarse de que se copiaron
todos los datos y los objetos.
Volver al principio
Vincular a los datos de otra base de datos de Access
Los vínculos permiten establecer conexiones con los datos de otra base de datos sin importarlos, de
modo que se puedan ver y modificar los datos más recientes en las bases de datos de origen y de destino
sin tener que crear y mantener dos copias de los mismos datos. Sólo es posible crear vínculos a las
tablas de otra base de datos de Access. No se pueden crear vínculos a consultas, formul arios, informes,
macros o módulos.
Cuando se crea un vínculo a una tabla de una base de datos de Access, Access crea una nueva tabla,
denominada tabla vinculada, que mantiene un vínculo a los registros y los campos de origen. Los cambios
que se realicen en los datos de la base de datos de origen se reflejarán en la tabla vinculada en la base
de datos de destino, y viceversa. No obstante, no se puede cambiar la estructura de una tabla vinculada
en la base de datos de destino. Dicho de otro modo, no se pueden hacer cambios en una tabla vinculada
del tipo agregar o eliminar un campo, o modificar el tipo de datos de un campo.

188. Prepararse para vincular tablas de una base de datos de Access
1. Busque la base de datos de origen.
El formato de archivo puede ser MDB, MDE, ACCDB o ACCDE. Si la base de datos de origen
está protegida con contraseña, tendrá que escribir la contraseña durante la operación de
vinculación.
2. Identifique las tablas que desea vincular.
Sólo es posible crear vínculos a tablas. No se pueden crear vínculos a consultas, formularios,
informes, macros o módulos.
Si es la primera vez que va a crear vínculos a las tablas de otra base de datos de Access, vea
las sugerencias que figuran en la tabla siguiente.
Elemento Descripción
Varios objetos Puede crear vínculos a varias tablas en una sola operación de vinculación. Se crea una tabla vinculada
por cada tabla de origen.
Tablas
vinculadas
como origen
No se puede crear un vínculo a una tabla que ya es una tabla vinculada en la base de datos de origen.
Por ejemplo, si la tabla Empleados1 a la que desea crear el vínculo en la base de datos Ventas ya es
una tabla vinculada a la tabla Empleados de la base de datos Nómina, no puede usar la tabla
Empleados1 de la base de datos Ventas como tabla de origen. En lugar de ello, debe crear el vínculo
directamente a la tabla Empleados de la base de datos Nómina.
Tabla nueva o
existente
Cada operación de vinculación crea una tabla vinculada nueva por cada tabla de origen. Las tablas
existentes no se pueden sobrescribir ni se les pueden anexar datos mediante una operación de
vinculación.
Relaciones Si selecciona varias tablas de origen, las relaciones entre las tablas se trasladan automáticamente a la
base de datos de destino. No obstante, no puede cambiar ni eliminar la relación en la base de datos de
destino.
Campos de
búsqueda
Si un campo de la tabla de origen busca valores en otra tabla, es preciso vincular a la tabla relacionada
si desea que el campo de destino muestre valores de búsqueda. Si no vincula a la consulta o tabla
relacionada, el campo de destino muestra sólo los identificadores de búsqueda.
3. Cierre la base de datos de origen. Asegúrese de que ningún usuario la tiene abierta en modo
exclusivo.
4. Abra la base de datos de destino. Asegúrese de que la base de datos de destino no es de sólo
lectura y de que dispone de los permisos necesarios para agregar objetos y datos a la base de
datos.

189. NOTA Si desea crear los vínculos en una base de datos nueva, debe crear una base de datos
en blanco (que no contenga ninguna tabla, formulario o informe) antes de iniciar la operación de
importación.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.
La operación no sobrescribe ni modifica ninguna de las tablas ni los objetos existentes. Si ya
existe algún objeto con el mismo nombre que el objeto de origen en la base de datos de destino,
Access anexa un número (1, 2, 3 y así sucesivamente) al nombre de la tabla vinculada. Por
ejemplo, si vincula a la tabla Envíos desde una base de datos que ya contiene una tabla
denominada Envíos, la tabla vinculada se denominará Envíos1. Si el nombre Envíos1 también
existe, la tabla nueva se denominará Envíos2, y así sucesivamente.
Recuerde que si desea anexar los registros de la tabla de origen a una tabla de la base de datos
de destino, debe utilizar una consulta de datos anexados en lugar de ejecutar una operación de
vinculación.
Para obtener más información sobre consultas de datos anexados, vea el artículo Crear una
consulta de datos anexados
Vincular a los datos
1. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Access.
NOTA La ficha Datos externos sólo está disponible cuando hay una base de datos abierta.
2. En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre de la base de datos de origen o
haga clic en Examinar para abrir el cuadro de diálogo Abrir archivo.
3. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
4. En el cuadro de diálogo Vincular tablas, seleccione las tablas a las que desea vincular.
Para cancelar una selección, vuelva a hacer clic en la tabla.
5. Haga clic en Aceptar para finalizar la operación.
Access crea la tablas vinculadas.

190. 6. Abra las tablas vinculadas en la vista Hoja de datos para asegurarse de que los datos son
correctos.
Volver al principio
Vea también
Ejecutar una operación de importación o exportación guardada
Exportar un objeto de base de datos a otra base de datos de Access
Guardar los detalles de importación o exportación como especificación
Programar una operación de importación o exportación
Access > Conversión
No se puede guardar la base de datos replicada en
formato de Access 2007
Mostrar todo
Síntomas
En Microsoft Office Access 2007, las bases de datos replicadas creadas en versiones anteriores de
Access (formato .MDB) no se pueden guardar con el nuevo formato de archivo .ACCDB. La opción
aparece atenuada (no disponible) cuando se intenta usar el comando Guardar base de datos como
(haga clic en el botón de Microsoft Office haga clic en la flecha situada junto a Guardar como).
Causa
El formato de archivo .ACCDB no admite réplicas.
Resolución
Usar la base de datos replicada con el formato de archivo .MDB
Puede seguir usando la base de datos replicada con el formato de archivo .MDB. La funcionalidad de
réplica sigue siendo compatible con el formato de archivo .MDB.
Volver a crear manualmente la base de datos con el formato de
archivo de Office Access 2007
Si decide que el nuevo formato de archivo ofrece ventajas que pesan más que las ventanas que ofrecen
las réplicas, podrá crear una nueva base de datos con el formato de Office Access 2007 y volver a crear
manualmente la base de datos replicada.

191. NOTA Este método funciona con cualquier base de datos replicada pero, a menos que se use una
réplica completa que se ha sincronizado con todas las demás réplicas del conjunto de réplicas, los datos y
proyectos que no estén incluidos en la réplica no se incluirán en la nueva base de datos.
Antes de comenzar a volver a crear las bases de datos, debe asegurarse de que todos los objetos ocultos
y de sistema de la réplica estén visibles. El objetivo es garantizar que pueda obtener acceso a los campos
específicos de la réplica cuando vuelva a crearla.
1. Seleccione el campo que desea convertir. Debe abrir la réplica usando la misma versión de
Access que se usó originalmente para crear la réplica para mostrar los campos ocultos y de
sistema.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. Se abre el cuadro de diálogo Opciones.
3. En la ficha Vista, en la sección Mostrar, seleccione Objetos ocultos y Objetos del sistema.
Haga clic en Aceptar para aplicar la nueva configuración y cerrar el cuadro de diálogo
Opciones.
Volver a crear manualmente la base de datos
1. Cree una base de datos en blanco y ábrala.
NOTA Access crea una tabla nueva vacía llamada Tabla1. Debe eliminar esta tabla: puede
hacerlo cerrándola inmediatamente antes de realizar cambios en ella. Haga clic con el botón
secundario en la ficha de objetos y, a continuación, elija Cerrar en el menú contextual.
2. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Access.
Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Base de datos de Access.
3. Haga clic en Examinar para buscar la base de datos replicada.
4. Haga clic en la base de datos replicada que contiene los objetos de base de datos que desee
volver a crear en la nueva base de datos y, a continuación, haga clic en Abrir.
5. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Base de datos de Access, haga clic en
Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la base de datos
actual y, a continuación, haga clic en Aceptar.

192. 6. Haga clic en los objetos de base de datos que desee importar a la nueva base de datos. Si
desea importar todos los objetos, haga clic en Seleccionar todo en cada ficha.
Importante No seleccione ninguna tabla. Va a volver a crear las tablas más adelante.
7. Tras seleccionar los objetos, haga clic en Aceptar para importarlos.
En la última página del asistente, tiene la opción de guardar los pasos del proceso de
importación para usarlos en el futuro. Para ello, active la casilla de verificación Guardar los
pasos de la importación, escriba la información adecuada y haga clic en Guardar
importación.
8. Abra la base de datos replicada en Office Access 2007. Por cada tabla de la base de datos
replicada, cree una consulta de creación de tabla que tome todos los datos de la antigua tabla y
cree una tabla en la nueva base de datos con los mismos datos.
NOTA Si s_GUID (GUID: campo de 16 bytes utilizado en una base de datos de Access para
establecer un identificador exclusivo para la replicación. Los GUID se utilizan para identificar
réplicas, conjuntos de réplicas, tablas, registros y otros objetos. En una base de datos de
Access, los GUID se denominan Id. de réplica.) es una clave principal (y las claves
externas (clave externa: uno o más campos de tabla (columnas) que hacen referencia al campo
o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo están relacionadas las
tablas.) de las otras tablas hacen referencia a ella), deberá incluir el campo s_GUID en la tabla
nueva. Si el campo s_GUID no se usa como clave principal, no hay razón para mantenerlo en la
nueva tabla. No copie los campos s_Lineage y s_Generation a la nueva tabla.
De forma predeterminada, los campos s_GUID, s_Lineage y s_Generation están ocultos. Para
que se muestren, siga este procedimiento:
1. En la base de datos replicada deben estar cerradas todas las tablas.
2. Haga clic con el botón secundario en la parte superior del panel de exploración y,
después, haga clic en Opciones de exploración. Se abre el cuadro de diálogo Opciones.
3. En la sección Opciones de presentación, seleccione Mostrar objetos del sistema y
después haga clic en Aceptar.
¿Cómo?

193. 4. Cree una consulta, seleccionando las tablas que contienen los registros que desea incluir
en la nueva tabla.
¿Cómo?
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha que recoja las tablas
con cuyos datos desea trabajar.
3. Haga doble clic en el nombre de cada objeto que desee agregar a la consulta y,
después, haga clic en Cerrar.
4. Agregue campos a la fila Campo en la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño:
cuadrícula utilizada para diseñar una consulta o un filtro en la vista Diseño de
consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta
cuadrícula se conocía antes como la cuadrícula QBE.).
5. Para ver los resultados de la consulta, haga clic en el menú Ver y, a continuación,
haga clic en Vista Hoja de datos.
5. En la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base
de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos.
En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de
otros existentes.) de la consulta, en la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga
clic en Crear tabla. Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla.
6. En el cuadro Nombre de tabla, escriba el nombre de la tabla que desee crear o
reemplazar.
7. Haga clic en Otra base de datos y, a continuación, escriba la ruta de acceso a la base de
datos en la que desee incluir la nueva tabla o haga clic en Examinar para buscar la base
de datos.
8. Haga clic en Aceptar.
9. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. De este modo, se crea
la nueva tabla.

194. (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva
cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener
siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves
externas de otras tablas.)Por cada tabla de la nueva base de datos, cree el mismo
índice (índice: función que acelera la búsqueda y la ordenación de una tabla según unos valores
clave y que puede aplicar la unicidad en las filas de una tabla. La clave principal de una tabla se
indiza automáticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a su tipo de datos.) que
se utilizó en la tabla de la réplica.
¿Cómo?
1. Abra una tabla en la vista Diseño.
2. En la parte superior de la ventana, haga clic en el campo para el que desee crear un
índice (índice: función que acelera la búsqueda y la ordenación de una tabla según unos
valores clave y que puede aplicar la unicidad en las filas de una tabla. La clave principal
de una tabla se indiza automáticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a
su tipo de datos.).
3. En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad Indizado y, a
continuación, haga clic en Sí (Con duplicados) o Sí (Sin duplicados).
4. Seleccione el campo o los campos que forman la clave principal.
5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
10. Por cada tabla de la nueva base de datos, cree las relaciones (relación: asociación que se
establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno,
uno a varios o varios a varios.) que existían en la tabla de la réplica.
¿Cómo?
(tipo de datos: característica de un campo que determina el tipo de datos que puede albergar.
Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y
Variant (predeterminado).) (tipo de datos Autonumérico: tipo de datos de campo que, en una
base de datos de Microsoft Access, almacena automáticamente un número exclusivo para cada
registro en el momento en que éste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de
números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.)Cierre todas las tablas abiertas. No es posible
crear ni modificar las relaciones entre tablas abiertas.

195. 2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
3. Si no se han definido relaciones en la base de datos, aparecerá automáticamente el
cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Si necesita agregar las tablas que va a relacionar y no aparece el cuadro de diálogo
Mostrar tabla, invóquelo: en la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
el botón Mostrar tabla.
4. Haga doble clic en el nombre de las tablas que desee relacionar y, a continuación, cierre
el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Para crear una relación entre una tabla y ella misma,
agregue dos veces dicha tabla.
5. Arrastre el campo que desee relacionar de una tabla al campo relacionado en la otra
tabla.
Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada campo y después
arrástrelos.
En la mayoría de los casos, se arrastra el campo de clave principal (con texto en negrita)
de una tabla a un campo similar (a menudo con el mismo nombre) denominado clave
externa (clave externa: uno o más campos de tabla (columnas) que hacen referencia al
campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo están
relacionadas las tablas.) en la otra tabla.
6. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Compruebe los nombres de los
campos mostrados en las dos columnas para asegurarse de que son correctos. Puede
cambiarlos si es necesario.
Si es preciso, establezca las opciones de relación.
7. Haga clic en el botón Crear para crear la relación.
8. Repita los pasos 4 a 7 por cada par de tablas que desee relacionar.
Al cerrarse la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver,
crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.), Microsoft Access pregunta si

196. desea guardar el diseño. Independientemente de si lo guarda o no, las relaciones creadas
se guardan en la base de datos.
9. Cree las dos tablas que tendrán una relación varios a varios (relación varios a varios:
asociación entre dos tablas en las que un registro de una tabla se puede relacionar con
varios registros de la otra tabla. Para establecer una, cree una tercera tabla y agregue los
campos de clave principal de las otras dos tablas a esta tabla.) .
10. Cree una tercera tabla, denominada tabla de unión, y agregue a ésta nuevos campos con
las mismas definiciones que los campos de clave principal de cada una de las otras dos
tablas. En la tabla de unión, los campos de clave principal funcionan como claves
externas. Puede agregar otros campos a la tabla de unión, tal como lo haría con cualquier
otra tabla.
11. En la tabla de unión, establezca la clave principal para que incluya los campos de clave
principal de las otras dos tablas. Por ejemplo, en una tabla de unión Detalles de pedidos,
la clave principal estará formada por los campos IdPedido e IdProducto.
¿Cómo?
1. Abra la tabla en la vista Diseño.
2. Seleccione los campos que desee definir como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas (selector de filas: barra o
cuadro pequeño que, al hacer clic en él, selecciona una fila entera en la vista Diseño
de tabla o macro, o cuando se ordenan y agrupan registros en la vista Diseño de
informe.) del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a
continuación, haga clic en el selector de filas de cada campo.
3. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
(ventana Índices: ventana de una base de datos de Access en la que se pueden ver o
modificar los índices de una tabla o crear índices con varios campos.) (índice: función que
acelera la búsqueda y la ordenación de una tabla según unos valores clave y que puede
aplicar la unicidad en las filas de una tabla. La clave principal de una tabla se indiza
automáticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a su tipo de datos.)Defina

197. una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el
valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor
del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) entre
cada una de las dos tablas principales (tabla principal: extremo "uno" de dos tablas unidas
por una relación "de uno a varios". En la tabla principal debe haber una clave principal y
cada registro debe ser único.) y la tabla de unión.
11. Guarde la nueva base de datos.
Vea también
Diferencias entre los formatos de archivo ACCDB y MDB
Access > Conversión
No se puede guardar la base de datos replicada en
formato de Access 2007
Mostrar todo
Síntomas
En Microsoft Office Access 2007, las bases de datos replicadas creadas en versiones anteriores de
Access (formato .MDB) no se pueden guardar con el nuevo formato de archivo .ACCDB. La opción
aparece atenuada (no disponible) cuando se intenta usar el comando Guardar base de datos como
(haga clic en el botón de Microsoft Office haga clic en la flecha situada junto a Guardar como).
Causa
El formato de archivo .ACCDB no admite réplicas.
Resolución
Usar la base de datos replicada con el formato de archivo .MDB
Puede seguir usando la base de datos replicada con el formato de archivo .MDB. La funcionalidad de
réplica sigue siendo compatible con el formato de archivo .MDB.
Volver a crear manualmente la base de datos con el formato de
archivo de Office Access 2007

198. Si decide que el nuevo formato de archivo ofrece ventajas que pesan más que las ventanas que ofrecen
las réplicas, podrá crear una nueva base de datos con el formato de Office Access 2007 y volver a crear
manualmente la base de datos replicada.
NOTA Este método funciona con cualquier base de datos replicada pero, a menos que se use una
réplica completa que se ha sincronizado con todas las demás réplicas del conjunto de réplicas, los datos y
proyectos que no estén incluidos en la réplica no se incluirán en la nueva base de datos.
Antes de comenzar a volver a crear las bases de datos, debe asegurarse de que todos los objetos ocultos
y de sistema de la réplica estén visibles. El objetivo es garantizar que pueda obtener acceso a los campos
específicos de la réplica cuando vuelva a crearla.
1. Seleccione el campo que desea convertir. Debe abrir la réplica usando la misma versión de
Access que se usó originalmente para crear la réplica para mostrar los campos ocultos y de
sistema.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. Se abre el cuadro de diálogo Opciones.
3. En la ficha Vista, en la sección Mostrar, seleccione Objetos ocultos y Objetos del sistema.
Haga clic en Aceptar para aplicar la nueva configuración y cerrar el cuadro de diálogo
Opciones.
Volver a crear manualmente la base de datos
1. Cree una base de datos en blanco y ábrala.
NOTA Access crea una tabla nueva vacía llamada Tabla1. Debe eliminar esta tabla: puede
hacerlo cerrándola inmediatamente antes de realizar cambios en ella. Haga clic con el botón
secundario en la ficha de objetos y, a continuación, elija Cerrar en el menú contextual.
2. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Access.
Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Base de datos de Access.
3. Haga clic en Examinar para buscar la base de datos replicada.
4. Haga clic en la base de datos replicada que contiene los objetos de base de datos que desee
volver a crear en la nueva base de datos y, a continuación, haga clic en Abrir.

199. 5. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Base de datos de Access, haga clic en
Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la base de datos
actual y, a continuación, haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en los objetos de base de datos que desee importar a la nueva base de datos. Si
desea importar todos los objetos, haga clic en Seleccionar todo en cada ficha.
Importante No seleccione ninguna tabla. Va a volver a crear las tablas más adelante.
7. Tras seleccionar los objetos, haga clic en Aceptar para importarlos.
En la última página del asistente, tiene la opción de guardar los pasos del proceso de
importación para usarlos en el futuro. Para ello, active la casilla de verificación Guardar los
pasos de la importación, escriba la información adecuada y haga clic en Guardar
importación.
8. Abra la base de datos replicada en Office Access 2007. Por cada tabla de la base de datos
replicada, cree una consulta de creación de tabla que tome todos los datos de la antigua tabla y
cree una tabla en la nueva base de datos con los mismos datos.
NOTA Si s_GUID (GUID: campo de 16 bytes utilizado en una base de datos de Access para
establecer un identificador exclusivo para la replicación. Los GUID se utilizan para identificar
réplicas, conjuntos de réplicas, tablas, registros y otros objetos. En una base de datos de
Access, los GUID se denominan Id. de réplica.) es una clave principal (y las claves
externas (clave externa: uno o más campos de tabla (columnas) que hacen referencia al campo
o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo están relacionadas las
tablas.) de las otras tablas hacen referencia a ella), deberá incluir el campo s_GUID en la tabla
nueva. Si el campo s_GUID no se usa como clave principal, no hay razón para mantenerlo en la
nueva tabla. No copie los campos s_Lineage y s_Generation a la nueva tabla.
De forma predeterminada, los campos s_GUID, s_Lineage y s_Generation están ocultos. Para
que se muestren, siga este procedimiento:
1. En la base de datos replicada deben estar cerradas todas las tablas.
2. Haga clic con el botón secundario en la parte superior del panel de exploración y,
después, haga clic en Opciones de exploración. Se abre el cuadro de diálogo Opciones.

200. 3. En la sección Opciones de presentación, seleccione Mostrar objetos del sistema y
después haga clic en Aceptar.
¿Cómo?
4. Cree una consulta, seleccionando las tablas que contienen los registros que desea incluir
en la nueva tabla.
¿Cómo?
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha que recoja las tablas
con cuyos datos desea trabajar.
3. Haga doble clic en el nombre de cada objeto que desee agregar a la consulta y,
después, haga clic en Cerrar.
4. Agregue campos a la fila Campo en la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño:
cuadrícula utilizada para diseñar una consulta o un filtro en la vista Diseño de
consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta
cuadrícula se conocía antes como la cuadrícula QBE.).
5. Para ver los resultados de la consulta, haga clic en el menú Ver y, a continuación,
haga clic en Vista Hoja de datos.
5. En la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base
de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos.
En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de
otros existentes.) de la consulta, en la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga
clic en Crear tabla. Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla.
6. En el cuadro Nombre de tabla, escriba el nombre de la tabla que desee crear o
reemplazar.
7. Haga clic en Otra base de datos y, a continuación, escriba la ruta de acceso a la base de
datos en la que desee incluir la nueva tabla o haga clic en Examinar para buscar la base
de datos.
8. Haga clic en Aceptar.

201. 9. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. De este modo, se crea
la nueva tabla.
(clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva
cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener
siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves
externas de otras tablas.)Por cada tabla de la nueva base de datos, cree el mismo
índice (índice: función que acelera la búsqueda y la ordenación de una tabla según unos valores
clave y que puede aplicar la unicidad en las filas de una tabla. La clave principal de una tabla se
indiza automáticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a su tipo de datos.) que
se utilizó en la tabla de la réplica.
¿Cómo?
1. Abra una tabla en la vista Diseño.
2. En la parte superior de la ventana, haga clic en el campo para el que desee crear un
índice (índice: función que acelera la búsqueda y la ordenación de una tabla según unos
valores clave y que puede aplicar la unicidad en las filas de una tabla. La clave principal
de una tabla se indiza automáticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a
su tipo de datos.).
3. En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad Indizado y, a
continuación, haga clic en Sí (Con duplicados) o Sí (Sin duplicados).
4. Seleccione el campo o los campos que forman la clave principal.
5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
10. Por cada tabla de la nueva base de datos, cree las relaciones (relación: asociación que se
establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno,
uno a varios o varios a varios.) que existían en la tabla de la réplica.
¿Cómo?
(tipo de datos: característica de un campo que determina el tipo de datos que puede albergar.
Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y
Variant (predeterminado).) (tipo de datos Autonumérico: tipo de datos de campo que, en una
base de datos de Microsoft Access, almacena automáticamente un número exclusivo para cada

202. registro en el momento en que éste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de
números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.)Cierre todas las tablas abiertas. No es posible
crear ni modificar las relaciones entre tablas abiertas.
2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
3. Si no se han definido relaciones en la base de datos, aparecerá automáticamente el
cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Si necesita agregar las tablas que va a relacionar y no aparece el cuadro de diálogo
Mostrar tabla, invóquelo: en la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
el botón Mostrar tabla.
4. Haga doble clic en el nombre de las tablas que desee relacionar y, a continuación, cierre
el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Para crear una relación entre una tabla y ella misma,
agregue dos veces dicha tabla.
5. Arrastre el campo que desee relacionar de una tabla al campo relacionado en la otra
tabla.
Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada campo y después
arrástrelos.
En la mayoría de los casos, se arrastra el campo de clave principal (con texto en negrita)
de una tabla a un campo similar (a menudo con el mismo nombre) denominado clave
externa (clave externa: uno o más campos de tabla (columnas) que hacen referencia al
campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo están
relacionadas las tablas.) en la otra tabla.
6. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Compruebe los nombres de los
campos mostrados en las dos columnas para asegurarse de que son correctos. Puede
cambiarlos si es necesario.
Si es preciso, establezca las opciones de relación.
7. Haga clic en el botón Crear para crear la relación.
8. Repita los pasos 4 a 7 por cada par de tablas que desee relacionar.

203. Al cerrarse la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver,
crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.), Microsoft Access pregunta si
desea guardar el diseño. Independientemente de si lo guarda o no, las relaciones creadas
se guardan en la base de datos.
9. Cree las dos tablas que tendrán una relación varios a varios (relación varios a varios:
asociación entre dos tablas en las que un registro de una tabla se puede relacionar con
varios registros de la otra tabla. Para establecer una, cree una tercera tabla y agregue los
campos de clave principal de las otras dos tablas a esta tabla.) .
10. Cree una tercera tabla, denominada tabla de unión, y agregue a ésta nuevos campos con
las mismas definiciones que los campos de clave principal de cada una de las otras dos
tablas. En la tabla de unión, los campos de clave principal funcionan como claves
externas. Puede agregar otros campos a la tabla de unión, tal como lo haría con cualquier
otra tabla.
11. En la tabla de unión, establezca la clave principal para que incluya los campos de clave
principal de las otras dos tablas. Por ejemplo, en una tabla de unión Detalles de pedidos,
la clave principal estará formada por los campos IdPedido e IdProducto.
¿Cómo?
1. Abra la tabla en la vista Diseño.
2. Seleccione los campos que desee definir como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas (selector de filas: barra o
cuadro pequeño que, al hacer clic en él, selecciona una fila entera en la vista Diseño
de tabla o macro, o cuando se ordenan y agrupan registros en la vista Diseño de
informe.) del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a
continuación, haga clic en el selector de filas de cada campo.
3. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
(ventana Índices: ventana de una base de datos de Access en la que se pueden ver o
modificar los índices de una tabla o crear índices con varios campos.) (índice: función que
acelera la búsqueda y la ordenación de una tabla según unos valores clave y que puede

204. aplicar la unicidad en las filas de una tabla. La clave principal de una tabla se indiza
automáticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a su tipo de datos.)Defina
una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el
valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor
del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) entre
cada una de las dos tablas principales (tabla principal: extremo "uno" de dos tablas unidas
por una relación "de uno a varios". En la tabla principal debe haber una clave principal y
cada registro debe ser único.) y la tabla de unión.
11. Guarde la nueva base de datos.
Vea también
Diferencias entre los formatos de archivo ACCDB y MDB
Access > Conversión
No se puede guardar la base de datos replicada en
formato de Access 2007
Mostrar todo
Síntomas
En Microsoft Office Access 2007, las bases de datos replicadas creadas en versiones anteriores de
Access (formato .MDB) no se pueden guardar con el nuevo formato de archivo .ACCDB. La opción
aparece atenuada (no disponible) cuando se intenta usar el comando Guardar base de datos como
(haga clic en el botón de Microsoft Office haga clic en la flecha situada junto a Guardar como).
Causa
El formato de archivo .ACCDB no admite réplicas.
Resolución
Usar la base de datos replicada con el formato de archivo .MDB
Puede seguir usando la base de datos replicada con el formato de archivo .MDB. La funcionalidad de
réplica sigue siendo compatible con el formato de archivo .MDB.

205. Volver a crear manualmente la base de datos con el formato de
archivo de Office Access 2007
Si decide que el nuevo formato de archivo ofrece ventajas que pesan más que las ventanas que ofrecen
las réplicas, podrá crear una nueva base de datos con el formato de Office Access 2007 y volver a crear
manualmente la base de datos replicada.
NOTA Este método funciona con cualquier base de datos replicada pero, a menos que se use una
réplica completa que se ha sincronizado con todas las demás réplicas del conjunto de réplicas, los datos y
proyectos que no estén incluidos en la réplica no se incluirán en la nueva base de datos.
Antes de comenzar a volver a crear las bases de datos, debe asegurarse de que todos los objetos ocultos
y de sistema de la réplica estén visibles. El objetivo es garantizar que pueda obtener acceso a los campos
específicos de la réplica cuando vuelva a crearla.
1. Seleccione el campo que desea convertir. Debe abrir la réplica usando la misma versión de
Access que se usó originalmente para crear la réplica para mostrar los campos ocultos y de
sistema.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. Se abre el cuadro de diálogo Opciones.
3. En la ficha Vista, en la sección Mostrar, seleccione Objetos ocultos y Objetos del sistema.
Haga clic en Aceptar para aplicar la nueva configuración y cerrar el cuadro de diálogo
Opciones.
Volver a crear manualmente la base de datos
1. Cree una base de datos en blanco y ábrala.
NOTA Access crea una tabla nueva vacía llamada Tabla1. Debe eliminar esta tabla: puede
hacerlo cerrándola inmediatamente antes de realizar cambios en ella. Haga clic con el botón
secundario en la ficha de objetos y, a continuación, elija Cerrar en el menú contextual.
2. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Access.
Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Base de datos de Access.
3. Haga clic en Examinar para buscar la base de datos replicada.

206. 4. Haga clic en la base de datos replicada que contiene los objetos de base de datos que desee
volver a crear en la nueva base de datos y, a continuación, haga clic en Abrir.
5. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Base de datos de Access, haga clic en
Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la base de datos
actual y, a continuación, haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en los objetos de base de datos que desee importar a la nueva base de datos. Si
desea importar todos los objetos, haga clic en Seleccionar todo en cada ficha.
Importante No seleccione ninguna tabla. Va a volver a crear las tablas más adelante.
7. Tras seleccionar los objetos, haga clic en Aceptar para importarlos.
En la última página del asistente, tiene la opción de guardar los pasos del proceso de
importación para usarlos en el futuro. Para ello, active la casilla de verificación Guardar los
pasos de la importación, escriba la información adecuada y haga clic en Guardar
importación.
8. Abra la base de datos replicada en Office Access 2007. Por cada tabla de la base de datos
replicada, cree una consulta de creación de tabla que tome todos los datos de la antigua tabla y
cree una tabla en la nueva base de datos con los mismos datos.
NOTA Si s_GUID (GUID: campo de 16 bytes utilizado en una base de datos de Access para
establecer un identificador exclusivo para la replicación. Los GUID se utilizan para identificar
réplicas, conjuntos de réplicas, tablas, registros y otros objetos. En una base de datos de
Access, los GUID se denominan Id. de réplica.) es una clave principal (y las claves
externas (clave externa: uno o más campos de tabla (columnas) que hacen referencia al campo
o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo están relacionadas las
tablas.) de las otras tablas hacen referencia a ella), deberá incluir el campo s_GUID en la tabla
nueva. Si el campo s_GUID no se usa como clave principal, no hay razón para mantenerlo en la
nueva tabla. No copie los campos s_Lineage y s_Generation a la nueva tabla.
De forma predeterminada, los campos s_GUID, s_Lineage y s_Generation están ocultos. Para
que se muestren, siga este procedimiento:
1. En la base de datos replicada deben estar cerradas todas las tablas.

207. 2. Haga clic con el botón secundario en la parte superior del panel de exploración y,
después, haga clic en Opciones de exploración. Se abre el cuadro de diálogo Opciones.
3. En la sección Opciones de presentación, seleccione Mostrar objetos del sistema y
después haga clic en Aceptar.
¿Cómo?
4. Cree una consulta, seleccionando las tablas que contienen los registros que desea incluir
en la nueva tabla.
¿Cómo?
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha que recoja las tablas
con cuyos datos desea trabajar.
3. Haga doble clic en el nombre de cada objeto que desee agregar a la consulta y,
después, haga clic en Cerrar.
4. Agregue campos a la fila Campo en la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño:
cuadrícula utilizada para diseñar una consulta o un filtro en la vista Diseño de
consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta
cuadrícula se conocía antes como la cuadrícula QBE.).
5. Para ver los resultados de la consulta, haga clic en el menú Ver y, a continuación,
haga clic en Vista Hoja de datos.
5. En la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base
de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos.
En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de
otros existentes.) de la consulta, en la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga
clic en Crear tabla. Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla.
6. En el cuadro Nombre de tabla, escriba el nombre de la tabla que desee crear o
reemplazar.

208. 7. Haga clic en Otra base de datos y, a continuación, escriba la ruta de acceso a la base de
datos en la que desee incluir la nueva tabla o haga clic en Examinar para buscar la base
de datos.
8. Haga clic en Aceptar.
9. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. De este modo, se crea
la nueva tabla.
(clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva
cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener
siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves
externas de otras tablas.)Por cada tabla de la nueva base de datos, cree el mismo
índice (índice: función que acelera la búsqueda y la ordenación de una tabla según unos valores
clave y que puede aplicar la unicidad en las filas de una tabla. La clave principal de una tabla se
indiza automáticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a su tipo de datos.) que
se utilizó en la tabla de la réplica.
¿Cómo?
1. Abra una tabla en la vista Diseño.
2. En la parte superior de la ventana, haga clic en el campo para el que desee crear un
índice (índice: función que acelera la búsqueda y la ordenación de una tabla según unos
valores clave y que puede aplicar la unicidad en las filas de una tabla. La clave principal
de una tabla se indiza automáticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a
su tipo de datos.).
3. En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad Indizado y, a
continuación, haga clic en Sí (Con duplicados) o Sí (Sin duplicados).
4. Seleccione el campo o los campos que forman la clave principal.
5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
10. Por cada tabla de la nueva base de datos, cree las relaciones (relación: asociación que se
establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno,
uno a varios o varios a varios.) que existían en la tabla de la réplica.

209. ¿Cómo?
(tipo de datos: característica de un campo que determina el tipo de datos que puede albergar.
Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y
Variant (predeterminado).) (tipo de datos Autonumérico: tipo de datos de campo que, en una
base de datos de Microsoft Access, almacena automáticamente un número exclusivo para cada
registro en el momento en que éste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de
números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.)Cierre todas las tablas abiertas. No es posible
crear ni modificar las relaciones entre tablas abiertas.
2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
3. Si no se han definido relaciones en la base de datos, aparecerá automáticamente el
cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Si necesita agregar las tablas que va a relacionar y no aparece el cuadro de diálogo
Mostrar tabla, invóquelo: en la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
el botón Mostrar tabla.
4. Haga doble clic en el nombre de las tablas que desee relacionar y, a continuación, cierre
el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Para crear una relación entre una tabla y ella misma,
agregue dos veces dicha tabla.
5. Arrastre el campo que desee relacionar de una tabla al campo relacionado en la otra
tabla.
Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada campo y después
arrástrelos.
En la mayoría de los casos, se arrastra el campo de clave principal (con texto en negrita)
de una tabla a un campo similar (a menudo con el mismo nombre) denominado clave
externa (clave externa: uno o más campos de tabla (columnas) que hacen referencia al
campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo están
relacionadas las tablas.) en la otra tabla.
6. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Compruebe los nombres de los
campos mostrados en las dos columnas para asegurarse de que son correctos. Puede
cambiarlos si es necesario.

210. Si es preciso, establezca las opciones de relación.
7. Haga clic en el botón Crear para crear la relación.
8. Repita los pasos 4 a 7 por cada par de tablas que desee relacionar.
Al cerrarse la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver,
crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.), Microsoft Access pregunta si
desea guardar el diseño. Independientemente de si lo guarda o no, las relaciones creadas
se guardan en la base de datos.
9. Cree las dos tablas que tendrán una relación varios a varios (relación varios a varios:
asociación entre dos tablas en las que un registro de una tabla se puede relacionar con
varios registros de la otra tabla. Para establecer una, cree una tercera tabla y agregue los
campos de clave principal de las otras dos tablas a esta tabla.) .
10. Cree una tercera tabla, denominada tabla de unión, y agregue a ésta nuevos campos con
las mismas definiciones que los campos de clave principal de cada una de las otras dos
tablas. En la tabla de unión, los campos de clave principal funcionan como claves
externas. Puede agregar otros campos a la tabla de unión, tal como lo haría con cualquier
otra tabla.
11. En la tabla de unión, establezca la clave principal para que incluya los campos de clave
principal de las otras dos tablas. Por ejemplo, en una tabla de unión Detalles de pedidos,
la clave principal estará formada por los campos IdPedido e IdProducto.
¿Cómo?
1. Abra la tabla en la vista Diseño.
2. Seleccione los campos que desee definir como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas (selector de filas: barra o
cuadro pequeño que, al hacer clic en él, selecciona una fila entera en la vista Diseño
de tabla o macro, o cuando se ordenan y agrupan registros en la vista Diseño de
informe.) del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a
continuación, haga clic en el selector de filas de cada campo.

211. 3. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
(ventana Índices: ventana de una base de datos de Access en la que se pueden ver o
modificar los índices de una tabla o crear índices con varios campos.) (índice: función que
acelera la búsqueda y la ordenación de una tabla según unos valores clave y que puede
aplicar la unicidad en las filas de una tabla. La clave principal de una tabla se indiza
automáticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a su tipo de datos.)Defina
una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el
valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor
del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) entre
cada una de las dos tablas principales (tabla principal: extremo "uno" de dos tablas unidas
por una relación "de uno a varios". En la tabla principal debe haber una clave principal y
cada registro debe ser único.) y la tabla de unión.
11. Guarde la nueva base de datos.
Vea también
Diferencias entre los formatos de archivo ACCDB y MDB
Access > Trabajar con sitios de SharePoint
Mover una base de datos y vincular sus tablas a un
sitio de SharePoint
Mostrar todo
Si tiene datos en una base de datos de Microsoft Office Access 2007, puede compartirlos como listas en
un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, donde los integrantes del grupo pueden
interactuar con la misma. Pueden compartir y administrar el contenido mediante las características de un
sitio de SharePoint mientras continúan utilizando formularios, inform es y consultas desde Access.
En este artículo
Información general
Cómo se mueven los datos
Utilizar el Asistente para mover a SharePoint
Limitaciones de migración

212. Información general
Cuando mueve una base de datos desde Office Access 2007 a un sitio de SharePoint, crea listas en el
sitio de SharePoint que permanecen vinculadas a tablas de la base de datos. El Asistente para mover a
SharePoint le ayuda a mover los datos de todas las tablas al mismo tiempo y a mantener sus relaciones.
Después de que se creen las listas de SharePoint, las personas pueden trabajar con las listas del sitio de
SharePoint o en las tablas vinculadas de Access, a la vez que utilizan las características de un sitio de
SharePoint para administrar los datos y permanecer actualizados con los cambios. Por ejemplo, puede
mover tablas desde una base de datos de inventario a un sitio de SharePoint, y las relaciones entre el
equipo y los empleados responsables del equipo se mantienen como vínculos entre las listas de
SharePoint.
Puede administrar permisos para los datos del sitio de SharePoint asignando distintos niveles de
permisos a diferentes grupos o a personas específicas. Puede administrar versiones de los datos de
manera que vea quién los ha cambiado o restaurar los datos anteriores. También puede utilizar la
Papelera de reciclaje del sitio de SharePoint para recuperar elementos eliminados de manera accidental.
Las personas pueden permanecer actualizadas con los cambios a los datos mediante alertas o tecnología
RSS.
Los vínculos a las listas de SharePoint se almacenan en la base de datos de Access, y los formularios,
consultas e informes también permanecen en Access. Puede especificar los datos mediante una tabla o
un formulario en Access o editando al lista en el sitio de SharePoint.
Si selecciona guardar una copia de la base de datos del sitio de SharePoint y crea accesos directos a las
consultas, informes y formularios de Access, puede crear vistas especiales para las listas de Access. Los
formularios, consultas e informes están disponibles como vistas en el menú Ver
de la lista de SharePoint correspondiente.
Cuando mueve los datos y crea listas vinculadas, habilita a varias personas para que trabajen en la base
de datos. También puede utilizar las características de versiones de un sitio de SharePoint para cambiar
los datos. Las personas pueden suscribirse a alertas para los datos para saber cuándo se agregan
nuevos elementos o se cambian elementos existentes. Si tiene que ejecutar una consulta de Access o
distribuir un informe con formato, puede hacer clic en el menú Ver para que la lista de SharePoint ejecute
una consulta de Access o abra e imprima un informe de Access.
Volver al principio

213. Cómo se mueven los datos
Cuando es posible, el Asistente para mover a SharePoint mueve datos a listas que se basan en plantillas
de listas en el sitio de SharePoint, como una lista Contactos. Si una tabla no se puede corresponder con
una plantilla de lista, la tabla se convierte en una lista personalizada en la vista de hoja de datos del sitio
de SharePoint.
Según el tamaño de la base de datos, su número de objetos y el rendimiento del sistema, la operación
puede tardar algún tiempo. Si cambia de opinión durante el proceso, puede hacer clic en Detener para
cancelarlo.
El asistente crea una copia de seguridad de la base de datos en el equipo. En Access, crea vínculos a las
listas desde las tablas, de manera que sea más sencillo encontrar los datos en el sitio de SharePoint
cuando está trabajando en Access. Donde sea posible, las relaciones entre las tablas están
representadas como vínculos entre las listas de SharePoint.
Si surge cualquier problema, el Asistente para mover a SharePoint informa de este problema y lo guarda
en la base de datos de Access como una tabla de registro que puede utilizar para ayudar a solucionar el
problema.
Volver al principio
Utilizar el Asistente para mover a SharePoint
1. En el grupo Listas de SharePoint de la ficha Datos externos, haga clic en Mover a
SharePoint.
NOTA Esta opción sólo está disponible si la base de datos se guarda en el formato de Office
Access 2007.
2. Siga los pasos del Asistente para mover a SharePoint, incluyendo la especificación de la
ubicación del sitio de SharePoint.
Para cancelar el proceso, haga clic en Detener.
3. En la última página del asistente, active la casilla de verificación Mostrar detalles para ver más
detalles acerca de la migración.

214. Esta página del asistente describe qué tablas se han vinculado a las listas y proporciona
información acerca de una ubicación de copia de seguridad y la dirección URL para la base de
datos. También proporciona una advertencia si se encuentran algunos problemas de migración
así como la ubicación de una tabla de registro en la que puede ver más detalles acerca de los
errores.
4. Haga clic en Finalizar cuando el asistente complete sus acciones.
Si el asistente muestra una advertencia, debería revisar la tabla de errores y llevar a cabo las
acciones necesarias para asegurarse de que los datos se han migrado correctamente. Por
ejemplo, puede que determinados campos no se muevan o puede que se conviertan a otro tip o
de dato compatible con una lista de SharePoint.
NOTA Para ver las listas del sitio de SharePoint, haga clic en Listas en el Inicio rápido o haga clic en
Ver todo el contenido del sitio. Puede que tenga que actualizar la página en el explorador Web. Para
que las listas aparezcan en el Inicio rápido del sitio de SharePoint o para cambiar otra configuración,
como habilitar las versiones de las que se va a realizar un seguimiento, puede cambiar la configuración de
la lista en el sitio de SharePoint. Para obtener más información, vea la Ayuda en el sitio de SharePoint.
Volver al principio
Limitaciones de migración
Cuando el Asistente para mover a SharePoint finaliza, ve un mensaje si Access ha encontrado errores en
los datos. Access crea una tabla de registro denominada Mover a problemas del sitio de SharePoint y
agrega la tabla a la base de datos. La tabla Mover a problemas del sitio de SharePoint se almacena en
la base de datos pero no se publica como una lista en el sitio de SharePoint.
La tabla siguiente muestra las limitaciones de cómo se migran los datos, normalmente cuando Access y
SharePoint no comparten la misma característica o, en algunos casos, no comparten un tipo de dato. Por
ejemplo, si la tabla de Access admite integridad referencial (integridad referencial: reglas que se siguen
para preservar las relaciones definidas entre las tablas cuando se especifican o eliminan registros.) , no se
aplica en la lista del sitio de SharePoint. La información de la siguiente tabla puede ayudarle a decidir si
migrar los datos y puede resultar de utilidad si está revisando los errores notificados en la tabla Mover a
problemas del sitio de SharePoint.
Tipo de datos o error Error Resultado
Tipo de dato de objeto Los sitios de SharePoint no admiten el tipo de El campo no se ha movido.

215. COM datos de objeto COM.
Tipo de dato binario Los sitios de SharePoint no admiten el tipo de
datos de objeto binario.
El campo no se ha movido.
Fecha Los sitios de SharePoint no admiten fechas
anteriores a 1900.
Los datos con fechas anteriores a
1900 no se mueven.
Nuevos caracteres de línea
en campos de texto
Los sitios de SharePoint no admiten nuevos
caracteres de línea en un campo Una línea de
texto.
El campo se convierte en un campo
Varias líneas de texto o campo
memo.
Tipo de datos decimal Los sitios de SharePoint no admiten el tipo de
datos decimal.
Se utilizan en su lugar el campo
Número o el campo Doble entero.
Tipo de datos de Id. de
réplica
Los sitios de SharePoint no admiten el tipo de
datos de Id. de réplica.
Se utiliza en su lugar un tipo de
datos Una línea de texto, según el
tipo de datos.
Integridad referencial Los sitios de SharePoint no admiten integridad
referencial.
La integridad referencial no se aplica
en la nueva lista.
Valores predeterminados
que no se admiten en una
lista de SharePoint
Los sitios de SharePoint aceptan valores
predeterminados que son estáticos, como texto o
un número, así como fechas estándar. Los
valores predeterminados de Access que son
dinámicos no están migrados.
No se han movido determinadas
propiedades de valor
predeterminadas.
Validación de datos en un
campo o tabla
No se ha movido ninguna regla de validación de
datos a los sitios de SharePoint.
No se ha movido ni aplicado ninguna
validación de datos de un campo o
tabla.
Campos de índice únicos Los sitios de SharePoint utilizan un campo de
índice único para su columna de Id. en una lista.
No se han movido otros campos de
índice únicos o conjuntos de campos.
Relaciones con
eliminaciones o
actualizaciones en cascada
Los sitios de SharePoint no admiten
eliminaciones en cascada para registros
relacionados.
Las eliminaciones no están en
cascada para registros relacionados y
las actualizaciones no están en
cascada para campos relacionados.
Relaciones que aplican
integridad referencial
Los sitios de SharePoint no admiten integridad
referencial.
La integridad referencial no se aplica
en las relaciones entre datos de las
listas.
Campos que enumeran
automáticamente (distintos
del campo de identificación)
Los sitios de SharePoint sólo admiten numeración
automática para el campo utilizado para la
columna de Id. de una lista.
La numeración automática no se
aplica a columnas distintas de la
columna Id.
Relaciones en las que no se
pueden crear búsquedas
Algunas relaciones no están admitidas en los
sitios de SharePoint, como cuando la clave
principal no está relacionada con la columna de
Id. o no es un entero.
No se ha movido la relación.
Volver al principio
Vea también
Cómo importar o vincular a datos
Convertir una base de datos al formato de archivo de Access 2007
Exportar una tabla o consulta a un sitio de SharePoint
Importar o vincular a una lista de SharePoint
Introducción a la integración de datos entre Access y un sitio de SharePoint
Publicar una base de datos en un sitio de SharePoint
Trabajar sin conexión con tablas vinculadas a listas de SharePoint
Access > Importar y exportar > Importar

216. Importar o vincular a una lista de SharePoint
Si su departamento o grupo de trabajo utiliza Windows SharePoint Services 2.0 o posterior para
comunicarse y colaborar entre sí, se puede encontrar con escenarios donde deba trabajar con algunas de
las listas de SharePoint en Microsoft Office Access 2007 para sacar partido de sus características de
consultas e informes tan útiles.
Si no está familiarizado con Windows SharePoint Services y desea obtener más información, visite la
página de inicio de Windows SharePoint Services. Puede utilizar el vínculo de la sección Vea también de
este artículo.
Puede traer una lista a Office Access 2007 de dos formas: importándola o vinculándola. En este artículo
se describe el procedimiento para importar desde una lista de SharePoint o para vincularse a ella.
¿Qué desea hacer?
Importar una lista de SharePoint
Vincular a una lista de SharePoint
Importar una lista de SharePoint
Importar una lista de SharePoint crea una copia de la lista en una base de datos de Access. Durante la
operación de importación, puede especificar las listas que desea copiar y, para cada lista seleccionada,
puede indicar si desea importar toda la lista o sólo una vista específica.
La operación de importación crea una tabla en Access, y copia las columnas y los elementos de la lista de
origen (o de la vista) en la tabla en forma de campos y registros. Para obtener más información sobre l as
tablas y sobre cómo está estructurada una base de datos, vea los vínculos de la sección Vea también.
Al final de la operación de importación, puede elegir guardar la información de la operación de importación
como una especificación. Una especificación de importación ayuda a repetir la operación de importación
en el futuro sin tener que examinar el Asistente para importación cada vez.
Escenarios comunes para importar una lista a Access
En general, una lista de SharePoint se importa a una base de datos de Access por estos motivos:

217. Si ya no necesita la lista en el sitio de SharePoint, puede mover una lista de forma permanente,
como la lista Contactos, a una base de datos de Access. Puede importar la lista a Access y
eliminarla del sitio de SharePoint.
Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access pero utiliza ocasionalmente una lista de
SharePoint para obtener datos adicionales que se deben combinar en una de sus bases de
datos.
En los pasos siguientes se explica cómo importar una lista de SharePoint a una base de datos.
Prepararse para la operación de importación
1. Busque el sitio de SharePoint que contiene las listas que desea copiar y anote la dirección del
sitio.
Una dirección válida de un sitio empieza por http:// seguido del nombre del servidor y finaliza
con la ruta al sitio específico en el servidor.
2. Identifique las listas que desea copiar a la base de datos y decida si desea toda la lista o sólo
una vista determinada. Puede importar varias listas en una única operación de importación pero
puede importar sólo una vista de cada lista. Si es necesario, cree una vista que contenga sólo
las columnas y los elementos que le interesen.
NOTA No puede importar encuestas ni discusiones.
3. Revise las columnas en la lista de origen o la vista. En la tabla siguiente se explican algunas
consideraciones que se deben tener en cuenta al importar distintos elementos.
Elemento Consideraciones
Columnas Access no admite más de 256 campos en una tabla, de forma que Access importa sólo las 256
primeras columnas. Para evitar este problema, cree una vista, agréguele sólo las columnas que desea
y asegúrese de que el número total de columnas no sea superior a 256.
Carpetas Cada carpeta de la lista de SharePoint o de la vista aparece como un registro en la tabla de Access.
Los elementos dentro de una carpeta también aparecen como registros, inmediatamente debajo del
registro correspondiente a dicha carpeta.
Columnas de
búsqueda
Si una columna de origen busca valores de otra lista, tiene dos opciones:
 Importar los valores de presentación como parte del campo. En este caso, no es necesario
importar la lista relacionada.
 Obligar al campo de destino a buscar otra tabla. En este caso, si la base de datos no contiene
una tabla que pueda proporcionar los valores de búsqueda, debe importar también la lista
relacionada.

218. NOTA Una columna de origen de tipo Persona o Grupo es un tipo especial de columna de
búsqueda. Busca valores en la lista Información de usuario, por lo que debe decidir si desea importar
la lista Información de usuario junto con otras listas.
Columnas
calculadas
Los resultados de una columna calculada se copian en un campo cuyo tipo de datos depende del tipo
de datos del resultado calculado. No se copia la expresión que ejecuta el cálculo.
Datos adjuntos La columna de datos adjuntos de la lista se copia en un campo denominado Datos adjuntos.
Relaciones Access no crea automáticamente relaciones entre tablas relacionadas al finalizar una operación de
importación. Debe crear manualmente las relaciones entre las diversas tablas nuevas y las existentes
mediante las opciones de la ficha Relaciones. Para ver la ficha Relaciones:
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Columnas
multivalor
Una columna de tipo opción o búsqueda puede contener varios valores. Al importar una columna que
admite varios valores, Access crea una columna que hace lo mismo. Para obtener más información
sobre los campos multivalor en Access, abra los vínculos en la sección Vea también de este artículo.
Formato de
texto
enriquecido
Las columnas que contienen un formato de texto enriquecido se importan a Access como campos
Memo. La propiedad Formato de texto del campo Memo está establecida en Texto enriquecido y
se conserva el formato.
4. Identifique la base de datos a la que desea importar las listas.
Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos. Si no
desea guardar los datos en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos
en blanco haciendo clic en el Botón de Microsoft Office . A continuación, haga clic en
Nuevo. .
5. Revise las tablas de la base de datos.
La operación de importación crea una tabla con el mismo nombre que la lista de SharePoint. Si
este nombre ya está en uso, Access anexará "1" al nuevo nombre de tabla, por ejemplo,
Contactos1. (Si Contactos1 ya está en uso, Access creará Contactos2, etc.)
NOTA Access nunca sobrescribe una tabla en la base de datos como parte de una operación
de importación y tampoco puede anexar el contenido de una lista o vista a una tabla existente.
Importar datos
1. Abra la base de datos de destino.
En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Lista de SharePoint.
2. En el Asistente, especifique la dirección del sitio de origen.

219. 3. Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y
luego en Siguiente.
4. En la lista que muestra el Asistente, seleccione las listas que desea importar.
5. En la columna Elementos para importar, seleccione la vista que desea para cada lista
seleccionada. Elija una vista Todos los elementos (por ejemplo, Todos los elementos, Todos
los contactos o Todos los documentos) para importar toda la lista.
6. La casilla de verificación Importar valores para mostrar en lugar de Id. para los campos que
consultan valores almacenados en otra lista controla los datos que se importan para las
columnas de búsqueda en las listas seleccionadas. Siga uno de estos procedimientos:
 Si desea importar los valores de presentación como parte del campo, active la casilla de
verificación. En este caso, el campo no buscará valores en otra tabla.
 Si desea que el campo de destino busque valores en otra tabla, desactive la casilla de
verificación. Al hacerlo, los identificadores de las filas de valores de presentación se
copian en el campo de destino. Los identificadores son necesarios para definir un campo
de búsqueda en Access.
Al importar identificadores, debe importar las listas que proporcionan actualmente los
valores a las columnas de búsqueda (a menos que la base de datos de destino ya tenga
tablas que puedan funcionar como tablas de búsqueda).
7. NOTA Es importante recordar que la operación de importación sitúa los identificadores en el
campo correspondiente pero no establece todas las propiedades necesarias para que el campo
funcione como un campo de búsqueda. Los pasos para establecer las propiedades de
búsqueda de este tipo de campo se describen en Establecer campos de búsqueda en la
sección Tareas relacionadas de este artículo.
8. Haga clic en Aceptar.
Access importa las listas y muestra el estado de la operación en la última página del asistente. Si prevé
repetir la operación de importación, guarde los detalles como una especificación de importación. Vaya a
los pasos siguientes para completar la tarea.
Guardar la configuración de importación como una especificación

220. 1. En la última pantalla del asistente, active la casilla de verificación Guardar los pasos de la
importación.
Aparece un conjunto de controles adicionales.
2. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de importación.
Opcionalmente, escriba una descripción en el cuadro Descripción.
3. Si desea realizar la operación a intervalos fijos (tales como semanal o mensualmente), active la
casilla de verificación Crear tarea de Outlook. Esto crea una tarea en Microsoft Office Outlook
2007 que le permite ejecutar la especificación.
4. Haga clic en Guardar importación.
Configurar las tareas de Outlook
Si activa la casilla de verificación Crear tarea de Outlook en el procedimiento anterior, Access inicia
Outlook muestra una tarea nueva. Efectúe los pasos siguientes para configurar la tarea:
NOTA Si Outlook no está instalado, Access muestra un mensaje de error. Si Outlook no está
configurado correctamente, se inicia el Asistente para configuración de Outlook. Siga las instrucciones del
Asistente para configurar Outlook.
1. En la ventana Importación nombre Tarea en Outlook, revise y modifique la configuración de
tareas tales como Vencimiento y Aviso.
Para que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad. Esta figura siguiente muestra el
programador de tareas con algunos valores típicos:

221. Para obtener más información sobre la programación de tareas de Outlook, vea el artículo
Programar una operación de importación o exportación.
2. Una vez finalizada la configuración, haga clic en Guardar y cerrar.
Ejecutar una tarea guardada
1. En el panel de configuración de Outlook, haga clic en Tareas y, a continuación, haga doble clic
en la tarea que desea ejecutar.
2. En la ficha Tarea, en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar importación
.
3. Cambie de nuevo a Access y abra la tabla importada en la vista Hoja de datos. Asegúrese de
que se han importado todos los campos y registros, y de que no haya ningún error. Cambie a la
vista Diseño para revisar el tipo de datos y otras propiedades de campo.
Tareas relacionadas
Tras finalizar la operación de importación, hay algunas tareas adicionales que puede tener en cuenta:
Comprobar los tipos de datos Access selecciona el tipo de datos adecuado para cada campo
correspondiente a una columna de origen. Para ver una lista de cómo s e asignan los tipos de datos de
Access y Windows SharePoint Services entre sí durante la importación o la vinculación, y qué valores de
campo se importan para cada tipo de datos, vea Cómo se asignan los tipos de datos de Windows
SharePoint Services a los tipos de datos de Access más adelante en este artículo.
Investigar campos adicionales En función del tipo de lista en el que se basa la tabla, es posible que
observe la presencia en la tabla de algunos campos adicionales (como Editar, Modificado y Tipo). Para
obtener más información sobre estos campos y la información que contienen, vea la Ayuda de Windows
SharePoint Services. Si no necesita estos campos en la base de datos de Access, puede eliminarlos con
total seguridad.
Establecer campos de búsqueda Si importó identificadores para las columnas de búsqueda, debe
establecer manualmente las propiedades de búsqueda de los campos correspondientes.
1. En la vista Diseño de tabla, en la lista Tipo de datos del campo, haga clic en el Asistente para
búsquedas.

222. 2. En el Asistente, acepte la selección predeterminada Deseo que la columna de búsqueda
busque los valores en una tabla o consulta y haga clic en Siguiente.
3. Seleccione la tabla o la consulta que proporciona los valores de búsqueda para el campo y haga
clic en Siguiente.
NOTA Esta tabla puede ser una tabla recién importada o una tabla existente.
4. En el panel Lista de campos, seleccione el campo de identificador y el campo que contiene los
valores de presentación, y haga clic en Siguiente.
5. Especifique un criterio de ordenación y haga clic en Siguiente.
6. Haga clic en Finalizar.
Volver al principio
Vincular a una lista de SharePoint
La vinculación le permite conectarse a datos de otro programa sin importar esa información, de modo que
puede ver y editar los últimos datos en el programa original y en su base de datos de Access sin crear ni
mantener una copia de los datos en Access. Si no desea copiar una lista de SharePoint en la base de
datos de Access sino que desea ejecutar consultas y generar informes basándose en el contenid o de esa
lista, debe usar la vinculación en lugar de la importación.
Al vincular a una lista de SharePoint, Access crea una tabla nueva, conocida a menudo como tabla
vinculada, que refleja la estructura y el contenido de la lista de origen. A diferencia de la importación, la
vinculación crea un vínculo sólo a la lista y no a ninguna vista específica de la lista.
La vinculación es más eficaz que la importación en dos aspectos:
Agregar y actualizar datos Puede realizar cambios en los datos examinando el sitio de
SharePoint o trabajando en la vista Hoja de datos o Formulario dentro de Access. Los cambios
realizados en un sitio se reflejan en otro.
No obstante, si desea hacer cambios estructurales, como eliminar o cambiar una columna, debe
hacerlo abriendo la lista en el sitio de SharePoint. No puede agregar, eliminar o modificar
campos en una tabla vinculada mientras trabaja en Access.

223. Tablas de búsqueda Al vincular a una lista de SharePoint, Access crea automáticamente
tablas vinculadas para todas las listas de búsqueda (a menos que las listas de búsqueda ya
estén vinculadas a la base de datos). Si las listas de búsqueda contienen columnas que buscan
en otras listas, esas listas también están incluidas en la operación de vinculación, de forma que
la lista de búsqueda de cada tabla vinculada tiene la correspondiente tabla vinculada en la base
de datos. Access crea igualmente relaciones entre estas tablas vinculadas.
Escenarios comunes para vincular a una lista de SharePoint
En general, una lista de SharePoint se vincula desde una base de datos de Access por estos motivos:
Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access para realizar informes y consultas completos,
y usa Windows SharePoint Services para la colaboración y la comunicación del equipo. Los
equipos individuales crean listas para realizar el seguimiento de varios elementos (como
contactos y problemas), pero a menudo se debe llevar esta lista de datos a una base de datos
para agregar datos y realizar informes. La vinculación es la opción adecuada porque permite a
los usuarios del sitio de SharePoint y de la base de datos agregar y actualizar datos, así como
ver y trabajar siempre con los datos más recientes.
Es un usuario de Access iniciado en el uso de Windows SharePoint Services sólo
recientemente. Migró varias veces sus bases de datos al sitio de SharePoint del equipo, y la
mayoría de las tablas de estas bases de datos son tablas vinculadas. A partir de aho ra, en lugar
de crear tablas locales, creará listas de SharePoint y luego se vinculará a estas listas desde sus
bases de datos.
Desea continuar guardando las listas en los sitios de SharePoint pero también desea trabajar
con los datos más recientes de Access para ejecutar consultas e informes de impresión.
Prepararse para vincular a una lista de SharePoint
1. Busque el sitio de SharePoint que tiene las listas a las que desea vincularse y anote la dirección
del sitio.
Una dirección válida de un sitio empieza por http:// seguido del nombre del servidor y finaliza
con la ruta al sitio específico en el servidor.
2. Identifique las listas a las que desea vincularse. Puede vincularse a varias listas en una única
operación de vinculación pero no puede vincularse a una vista específica de ninguna lista.

224. NOTA Tampoco puede vincularse a encuestas ni discusiones.
3. Revise las columnas en la lista de origen. En la tabla siguiente se explican algunas
consideraciones que se deben tener en cuenta al importar distintos elementos.
Elemento Consideraciones
Columnas Access no admite más de 256 campos en una tabla, de forma que la tabla vinculada incluye sólo las 256
primeras columnas.
Carpetas Cada carpeta de la lista de SharePoint aparece como un registro en la tabla de Access. Los elementos
dentro de una carpeta sólo aparecen como registros, inmediatamente debajo del registro
correspondiente a dicha carpeta.
Columnas de
búsqueda
Si una columna de origen busca valores de otra lista y si la lista relacionada no está ya en la base de
datos, Access crea automáticamente tablas vinculadas para las listas relacionadas.
NOTA Una columna de origen de tipo Persona o Grupo es un tipo especial de columna de búsqueda
que busca valores en la lista Información de usuario. Si vincula a una lista que contiene una columna
Persona o Grupo, Access crea automáticamente una tabla vinculada para la lista Información de usuario.
Columnas
calculadas
Los resultados de una columna calculada se muestran en el campo correspondiente pero no se puede
ver ni modificar la fórmula en Access.
Datos
adjuntos
La columna adjunta de la lista se muestra como un campo denominado Datos adjuntos.
Columnas de
sólo lectura
Las columnas que son de sólo lectura en una lista de SharePoint continuarán siéndolo en Access.
Además, es posible que no pueda agregar, eliminar ni modificar columnas en Access.
Columnas
multivalor
Una columna de tipo Opción o Búsqueda puede contener varios valores. Para estas columnas, la
operación de vinculación crea campos que admiten varios valores. Se crean columnas de búsqueda
multivalor en la tabla vinculada si la columna de origen es de tipo Búsqueda.
4. Identifique la base de datos en la que desea crear las tablas vinculadas. Asegúrese de que tiene
los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos. Si no desea guardar los datos
en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos nueva y en blanco.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.
5. Revise las tablas de la base de datos. Al importar una lista de SharePoint, se creará una tabla
con el mismo nombre que la lista de origen. Si este nombre ya está en uso, Access anexará un
"1" al nombre de la nueva tabla, por ejemplo, Contactos1. (Si Contactos1 ya está en uso,
Access creará Contactos2, etc.). Se aplica la misma regla para las listas relacionadas.
NOTA Cuando proceda, recuerde que Access nunca sobrescribe una tabla en la base de
datos como parte de la operación de importación. Tampoco puede anexar el contenido de una
lista de SharePoint a una tabla existente.
Vincular a los datos

225. 1. Abra la base de datos de destino.
En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Lista de SharePoint.
2. En el Asistente, especifique la dirección del sitio de origen.
3. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y luego en Siguiente.
El Asistente muestra las listas que están disponibles para la vinculación.
4. Seleccione las listas con las que desea establecer un vínculo y haga clic en Aceptar.
NOTA Si algunas listas ya están vinculadas a la base de datos actual, las casillas de
verificación correspondientes a estas listas estarán seleccionadas. Si desea quitar cualquier
vínculo en ese momento, active las casillas de verificación de los vínculos que desea quitar. De
lo contrario, deje las casillas de verificación seleccionadas para mantener los vínculos.
Access intenta crear tablas vinculadas para las listas seleccionadas durante esta operación y
para cada una de las listas relacionadas. Asimismo, Access intenta actualizar las tablas
vinculadas correspondientes a las listas seleccionadas en el Asistente. Access crea también las
relaciones entre las tablas.
NOTA A diferencia de una operación de importación, una operación de vinculación mantiene la
configuración de la propiedad de búsqueda entre un campo de búsqueda y la tabla relacionada.
No necesita establecer manualmente las propiedades del campo de búsqueda en la vista
Diseño de la tabla.
5. Revise las tablas vinculadas nuevas en la vista Hoja de datos. Asegúrese de que todos los
campos y registros se muestran correctamente.
NOTA Access selecciona el tipo de datos correcto para cada campo que corresponde a una
columna de origen. Para ver una lista de cómo se asignan los tipos de datos de Access y
Windows SharePoint Services entre sí, vea la sección Cómo se asignan los tipos de datos de
Windows SharePoint Services a los tipos de datos de Access en este artículo.
Es importante observar que cada vez que abra una tabla vinculada o la lista de origen, ve los datos más
recientes mostrados en ella. No obstante, los cambios estructurales hechos en una lista no se reflejan
automáticamente en una tabla vinculada. Para actualizar una tabla vinculada aplicando la estructura de

226. lista más reciente, haga clic con el botón secundario en el panel de exploración, elija Opciones de lista
de SharePoint y haga clic en Actualizar lista . .
Cómo se asignan los tipos de datos de Windows SharePoint
Services a los tipos de datos de Access
En la tabla siguiente se describe cómo decide Access los tipos de datos de los campos en la tabla
importada al importar o vincular a una lista de SharePoint.
Tipo de datos de
Windows
SharePoint
Services Tipo de datos de Access
Valores de propiedades
importantes Notas
Id. Autonumérico Tamaño del
campo Entero largo
Nuevos
valores Incremento
Indizado Sí (Sin
duplicados)
Sólo lectura.
Una sola línea de
texto
Texto Tamaño del campo 255
Valor
predeterminado Refleja
el valor de Valor
predeterminado en
Windows SharePoint
Services.
Regla de
validación Refleja los
valores establecidos para las
propiedades Mín y Máx en
Windows SharePoint
Services.
Varias líneas de texto Memo Requerido Refleja el valor
de Requerido en Windows
SharePoint Services.
Valor
predeterminado Refleja
el valor de Valor
predeterminado en
Windows SharePoint
Services.
Access puede mostrar
hasta 64 KB de datos
en un cuadro de texto.
Si el campo contiene
más de 64 KB de texto,
se truncan los
resultados mostrados.
Se omite la propiedad
Número de líneas
que desea mostrar.
Número Número Tamaño del campo Doble
Lugares
decimales Refleja el valor
de Número de lugares
decimales en Windows
SharePoint Services.
Valor

227. predeterminado Refleja
el valor de Valor
predeterminado en
Windows SharePoint
Services.
Requerido Refleja el valor
de Requerido en Windows
SharePoint Services.
Regla de
validación Refleja los
valores establecidos para las
propiedades Mín y Máx en
Windows SharePoint
Services.
Moneda Moneda Valor
predeterminado Refleja
el valor de Valor
predeterminado en
Windows SharePoint
Services.
Lugares
decimales Refleja el valor
de Número de lugares
decimales en Windows
SharePoint Services.
Regla de
validación Refleja los
valores establecidos para las
propiedades Mín y Máx en
Windows SharePoint
Services.
Formato Refleja el valor
de formato de Moneda en
Windows SharePoint
Services.
Requerido Refleja el valor
de Requerido en Windows
SharePoint Services.
Fecha u hora Fecha/Hora Requerido Refleja el valor
de Requerido en Windows
SharePoint Services.
La propiedad Formato está
establecida en Fecha corta
si el formato Fecha y hora
está establecido en Sólo
fecha en Windows
SharePoint Services. De lo
contrario, la propiedad
Formato aparece en
blanco.
Búsqueda y Persona o
Grupo
Número o Memo Tamaño del
campo Entero largo (si el
tipo de datos es Número)
Las propiedades siguientes
se establecen sólo al
Al importar, los tipos de
datos dependen de si
está recuperando
identificadores o
valores de
presentación. Al
vincular, los tipos de
datos de estas

228. vincularse a una lista:
Control de
pantalla Cuadro
combinado
Requerido No
Tipo de origen de la
fila Tabla/Consulta
Origen de la fila SELECT
ID, <Campo de búsqueda>
FROM <Campo de
búsqueda> Order By
<Campo de búsqueda>;
Columna enlazada
Número de columnas 2
Encabezados de
columna No
Ancho de columnas 0
Filas en lista 8
Ancho de la
lista Automático
Limitar a la lista Sí
columnas están
establecidos en
Número.
Opción (única) Texto Tamaño del campo 255
Valor
predeterminado Refleja
el valor de Valor
predeterminado en
Windows SharePoint
Services.
Control de
pantalla Cuadro
combinado
Tipo de origen de la
fila Lista de valores
Origen de la
fila ="<opción
1>";"<opción
2>";..."<opción n>"
Opción (múltiple) Texto Control de
pantalla Cuadro de texto
Valor
predeterminado Refleja
el valor de Valor
predeterminado en
Windows SharePoint
Services.
Requerido Refleja el valor
Se omiten los valores
de Opciones, Mostrar
opciones con y
Permitir opciones
rellenables en
Windows SharePoint
Services.

229. de Requerido en Windows
SharePoint Services.
Permitir varios
valores Sí
Sí/No Sí/No Control de
pantalla Casilla de
verificación
Valor
predeterminado Refleja
el valor de Valor
predeterminado en
Windows SharePoint
Services.
Hipervínculo Hipervínculo Requerido Refleja el valor
de Requerido en Windows
SharePoint Services.
Se omite el valor de
Dar el siguiente
formato a la
dirección URL:
SharePoint.
Datos adjuntos Datos adjuntos
Calculado Depende del tipo de datos del
valor resultante
Se omite la fórmula.
De sólo lectura en una
tabla vinculada.
Texto enriquecido Memo Control de
pantalla Cuadro de texto
Requerido Refleja el valor
de Requerido en Windows
SharePoint Services.
Formato del texto Texto
enriquecido
Access puede mostrar
hasta 64 KB de datos
en un cuadro de texto.
Los resultados
mostrados aparecen
truncados si el campo
contiene más de 64 KB
de texto.
Se omite el valor de
Número de líneas
que desea mostrar
en Windows SharePoint
Services.
Texto enriquecido
mejorado
Memo Control de
pantalla Cuadro de texto
Requerido Refleja el valor
de Requerido en Windows
SharePoint Services.
Formato del texto Texto
enriquecido
De sólo lectura.
Access puede mostrar
hasta 64 KB de datos
en un cuadro de texto.
Los resultados
mostrados aparecen
truncados si el campo
contiene más de 64 KB
de texto.
Se hace caso omiso de
la configuración
Número de líneas
que desea mostrar
de Windows SharePoint
Services.

230. Volver al principio
Vea también
Conceptos básicos del diseño de una base de datos
Crear una nueva base de datos
Ejecutar una operación de importación o exportación guardada
Exportar una tabla o consulta a un sitio de SharePoint
Guardar los detalles de importación o exportación como especificación
Guía de campos multivalor
Programar una operación de importación o exportación
Usar una lista que almacene varios valores
Access > Tablas
Abrir una hoja de datos en blanco
Mostrar todo
Ocultar todo
En este artículo, se explica cómo abrir una nueva hoja de datos en blanco en
Microsoft Office Access 2007. También se explica cómo usar una nueva funcionalidad
denominada diseño a la vista, que permite diseñar grandes partes de una hoja de
datos visualmente en lugar de tener que usar el diseñador de tablas.
En este artículo
Abrir hojas de datos en blanco
Crear una hoja de datos en blanco en una nueva base de datos
Agregar una hoja de datos en blanco a una base de datos existente
Agregar una hoja de datos con plantilla a una base de datos existente
Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE
Agregar un campo de búsqueda a una hoja de datos
Relacionar una hoja de datos nueva con el resto de la base de datos
Cambiar el tipo de datos de un campo
Administrar los campos de una hoja de datos
Asignación de los tipos de datos en Access cuando se especifica información
manualmente
Asignación de los tipos de datos en Access cuando se pega información
Abrir hojas de datos en blanco
Una hoja de datos es la representación visual de los datos contenidos en una tabla o
de los resultados devueltos por una consulta. Las hojas de datos se parecen a las
hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007, pero la funcionalidad es diferente en
algunos casos. Por ejemplo, normalmente sólo se puede agregar un registro a cada
campo en una hoja de datos y se debe escribir un tipo de datos específico en un
campo determinado, como valores de fecha y hora o valores Sí/No. Un campo
también puede imponer límites en el tamaño o la longitud de los datos, algo que
Office Excel 2007 no hace de forma predeterminada. Por ejemplo, en algunos
campos de texto se puede escribir un máximo de 256 caracteres.
Nuevas características de las hojas de datos

231. Office Access 2007 simplifica el proceso de creación de una tabla. A partir de ahora,
se puede abrir una hoja de datos vacía (una tabla) y realizar la mayoría de tareas de
diseño de tablas que anteriormente sólo podían hacerse mediante el diseñador de
tablas. Por ejemplo, después de crear una hoja de datos nueva, se puede establecer
el tipo de datos para la mayoría de los campos de la nueva tabla escribiendo
manualmente los datos o pegando datos en los campos. Por ejemplo, si se escribe
una fecha en un campo vacío, Access selecciona el tipo de datos Fecha y hora para
ese campo. Si se escribe texto (como un nombre), Access aplica el tipo de datos
Texto al campo, etc.
También se puede establecer o cambiar nombres de campos sin tener que usar el
diseñador de tablas, y se pueden agregar nuevos campos escribiendo texto en la
columna en blanco situada a la derecha o a la izquierda de la cuadrícula (según cuál
sea la configuración del idioma). Además, puede usar comandos de formato como
Negrita y Cursiva para agregar formatos de presentación a los campos, que es otra
tarea que antes también se hacía en el diseñador de tablas.
Nota Finalmente, aunque Access acelera y simplifica la creación de tablas, éstas
aun deben seguir las reglas de diseño de bases de datos.
Para obtener más información acerca de estas reglas, vea el artículo Conceptos
básicos del diseño de una base de datos.
Proceso de apertura de una hoja de datos en blanco
Cuando se abre una hoja de datos en blanco, se agrega una tabla nueva, en blanco, a
la base de datos. No es posible abrir una hoja de datos en blanco sin crear una tabla
nueva. Cuando Access haya cargado la nueva hoja de datos, siga estos pasos
generales:
Puede escribir un nombre para cada campo o aceptar los nombres predeterminados
que proporciona Access.
Puede escribir datos en los campos manualmente, o pegar datos. Ya no es necesario
establecer un tipo de datos para cada campo primero porque, a medida que usted
escribe, Access deduce el tipo de datos en función de lo que escribe. Por ejemplo, si
escribe un nombre en el primer campo de la nueva tabla, Access establece el tipo de
datos Texto para el campo. Si escribe una fecha en el siguiente campo, Access
establece el tipo de datos Fecha y hora, y así sucesivamente. Para obtener más
información acerca de los tipos de datos que Access establece a medida que se
escriben datos, vea Asignación de los tipos de datos en Access cuando se especifica
información manualmente y Asignación de los tipos de datos en Access cuando se
pega información, más adelante en este artículo.
Nota Algunos tipos de datos no se pueden establecer para un campo simplemente
pegando datos. Por ejemplo, no se pueden establecer los tipos de datos Datos
adjuntos u Objeto OLE pegando un archivo en un campo vacío. A su vez, tampoco se
puede crear un campo de búsqueda pegando una lista de datos en un campo. Para
obtener más información acerca del uso de estos tipos de datos, vea las secciones
Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE
y
Agregar un campo de búsqueda a una hoja de datos
, más adelante en este artículo.

232. Si, posteriormente, necesita cambiar el tipo de datos establecido para un campo,
puede usar herramientas disponibles en Access.
Cómo afectan las reglas de diseño a las hojas de datos
Cuando abra una hoja de datos y empiece a rellenarla, recuerde que las bases de
datos relacionales deben cumplir un conjunto de reglas de diseño y que usted debe
observar estas reglas al crear sus hojas de datos. Las reglas sirven para que las bases
de datos funcionen correctamente y le ayudan a asegurarse de que podrá recuperar
los datos correctos de una base de datos. En este artículo no se abordan las reglas de
diseño.
Si no conoce las reglas de diseño de bases de datos, vea el artículo titulado
Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
Cómo agrega Access una clave principal a hojas de datos nuevas
De forma predeterminada, Access crea un campo de clave principal denominado
"Id." para todas las hojas de datos nuevas y establece el tipo de datos del campo en
Autonumérico. También de forma predeterminada, Access oculta el campo a la vista
Hoja de datos, pero puede mostrar el campo de identificación en cualquier momento
haciendo clic con el botón secundario en cualquier encabezado de columna,
haciendo clic en Mostrar columnas y usando el cuadro de diálogo Mostrar columnas
para mostrar el campo oculto. Esta figura muestra el cuadro de diálogo Mostrar
columnas de una nueva tabla:
Puede ver el campo de identificación y otros campos ocultos abriendo la tabla en la
vista Diseño, y también al consultar la lista de campos de tabla en el panel Lista de
campos. Para obtener más información acerca de la utilización del panel de tareas,
vea la sección Relacionar una hoja de datos nueva con el resto de la base de datos,
más adelante en este artículo
Volver al principio
Crear una hoja de datos en blanco en una nueva base de datos
Si necesita crear una base de datos sencilla, como una lista de contactos, puede crear
una base de datos nueva con una hoja de datos en blanco. En Office Access 2007, el
proceso es más rápido y sencillo que en las versiones anteriores porque no hay que
usar la vista Diseño para crear la tabla nueva. Recuerde que puede usar la vista Hoja
de datos para realizar todas las tareas de diseño de tablas, excepto la creación de un
campo de búsqueda. Para obtener más información sobre cómo agregar un campo
de búsqueda a una tabla, vea la sección
Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE
más adelante en este artículo.
Crear una tabla en una nueva base de datos

233. Inicie Access, y en la página Introducción a Microsoft Access, bajo Nueva base de
datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco.
Bajo Base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre
para la base de datos. Para cambiar la ubicación de la nueva base de datos, haga clic
en el icono de carpeta. Cuando termine, haga clic en Crear.
Access creará la base de datos nueva y abrirá una tabla denominada Tabla1 en la
vista Hoja de datos, como esta:
En la hoja de datos, haga doble clic en el encabezado de la primera columna (la celda
coloreada en la que pone Agregar nuevo campo) y escriba un nombre para el campo.
Haga clic en el siguiente encabezado de columna o utilice las teclas de dirección para
activar el siguiente encabezado y escriba un nombre para ese campo. Repita este
proceso hasta que termine de asignar nombres a los campos de la tabla.
En la primera celda en blanco debajo de un nombre de campo, escriba los datos
correspondientes.
Access usará los datos que escriba para establecer un tipo de datos para el campo.
Por ejemplo, si escribe una fecha, Access establecerá el tipo de datos Fecha y hora
para el campo.
Importante Recuerde que un campo sólo debe contener un tipo de datos. Por
ejemplo, un campo de fecha no debe contener nombres de clientes, un campo de
precio no debe contener números de teléfono.
Para obtener más información acerca de los tipos de datos que Access establece a
medida que se escriben datos, vea Asignación de los tipos de datos en Access cuando
se especifica información manualmente y Asignación de los tipos de datos en Access
cuando se pega información, más adelante en este artículo.
Haga clic en Guardar.
Método abreviado de teclado Presione CTRL+G.
Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.
En el campo Nombre de la tabla, escriba un nombre para la nueva tabla y haga clic en
Aceptar.
Notas
Cuando Access crea la tabla, agrega un campo de clave principal denominado Id. y
establece el tipo de datos del campo en Autonumérico. Además, Access oculta el
campo de forma predeterminada. Para ver el campo, haga clic con el botón
secundario en cualquier encabezado de columna, haga clic en Mostrar columnas y, a
continuación, use el cuadro de diálogo Mostrar columnas para mostrar la columna.
O bien,
Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de la tabla y haga clic en
Vista Diseño.

234. Para cambiar o quitar la clave principal, sólo tiene que abrir la tabla en la vista
Diseño. Para obtener información acerca de este procedimiento, vea el artículo
Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal.
Si lleva poco tiempo usando Access y no conoce bien los conceptos de diseño de
bases de datos y para qué se necesitan las claves principales, vea el artículo
Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
Volver al principio
Agregar una hoja de datos en blanco a una base de datos existente
Cuando se agrega una hoja de datos nueva (una tabla) a una base de datos existente,
la tabla nueva es independiente hasta el momento en que usted la relacione con las
otras tablas. Por ejemplo, suponga que tiene que realizar un seguimiento de pedidos
de un organismo estatal. Para hacerlo, agrega una tabla denominada Contactos
estatales a una base de datos de ventas. Para aprovechar las ventajas de una base de
datos relacional (por ejemplo, buscar los pedidos de un determinado contacto), debe
establecer una relación entre la tabla nueva y la tabla (o las tablas) que contiene los
datos de los pedidos.
Para obtener más información acerca del diseño de bases de datos y las relaciones
de tablas, vea los artículos Conceptos básicos del diseño de una base de datos y
Crear, modificar o eliminar una relación.
Además, recuerde que debe agregar campos Datos adjuntos u Objeto OLE a la nueva
tabla manualmente mediante la lista Tipo de datos (en la ficha Hoja de datos, en el
grupo Tipo de datos y formato) o mediante el diseñador de tablas. Los pasos que se
detallan en la sección Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE (más
adelante en este artículo) explican cómo agregar dichos tipos de campos.
Agregar una hoja de datos a una base de datos
Abra la base de datos que desee cambiar.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Access agrega una nueva tabla vacía y la abre en la vista Hoja de datos.
En la hoja de datos, haga doble clic en el encabezado de la primera columna (la celda
coloreada en la que pone Agregar nuevo campo) y escriba un nombre para el campo.
Haga clic en el siguiente campo o utilice las teclas de dirección para activar el
siguiente campo y escriba un nombre para ese campo. Repita este proceso hasta que
termine de asignar nombres a los campos de la tabla.

235. En la primera celda en blanco debajo de un nombre de campo, escriba los datos
correspondientes.
Access usará los datos que escriba para establecer un tipo de datos para el campo.
Por ejemplo, si escribe una fecha, Access establecerá el tipo de datos Fecha y hora
para el campo.
Para obtener más información acerca de los tipos de datos que Access establece a
medida que se escriben datos, vea Asignación de los tipos de datos en Access cuando
se especifica información manualmente, más adelante en este artículo.
Haga clic en Guardar.
Método abreviado de teclado Presione CTRL+G.
Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.
En el campo Nombre de la tabla, escriba un nombre para la nueva tabla y haga clic en
Aceptar.
Volver al principio
Agregar una hoja de datos con plantilla a una base de datos existente
Además de tablas en blanco, Office Access 2007 proporciona un conjunto de tablas
con plantilla. Estas tablas con plantilla corresponden a las plantillas de base de datos
disponibles en Office Access 2007. Por ejemplo, puede agregar una tabla diseñada
para aceptar datos de Activo, Contacto o Asunto. Las tablas con plantilla
proporcionan un método para crear bases de datos pequeñas en menos tiempo,
porque no se tiene que dar nombre a los campos ni establecer los tipos de datos.
Cuando proceda, recuerde que las tablas con plantilla sólo pueden agregarse a bases
de datos existentes.
Agregar una tabla con plantilla a una base de datos
Abra la base de datos que desee cambiar.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación,
seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.
Access abrirá la nueva tabla en la vista Hoja de datos. Cada campo de esta tabla
contiene un nombre y un tipo de datos, y se pueden escribir datos sin más trabajo
adicional.
Introduzca los datos que desee.
Haga clic en Guardar.
Método abreviado de teclado Presione CTRL+G.
Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.
En el campo Nombre de la tabla, escriba un nombre para la nueva tabla y haga clic en
Aceptar.
Volver al principio
Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u Objeto OLE
Si utiliza la vista Hoja de datos para crear una tabla nueva, puede establecer casi
todos los tipos de datos simplemente escribiendo datos en la primera fila de un
campo. Pero este método no sirve para establecer los tipos de datos Datos adjuntos

236. u Objeto OLE: estos tipos de datos se deben establecer manualmente mediante la
lista Establecer tipo de datos de la ficha Hoja de datos, o con el diseñador de tablas.
Los pasos que se detallan en esta sección explican cómo usar ambos métodos para
establecer los tipos de datos.
Uso de la lista Establecer tipo de datos
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.
Esto abre la tabla en la vista Hoja de datos.
Seleccione un campo nuevo.
De forma predeterminada, los campos nuevos están a la derecha o a la izquierda de
la hoja de datos (según cuál sea la configuración regional y de idioma que tenga
establecida en Windows) y en el encabezado aparece: Agregar nuevo campo.
Nota Debe seleccionar un campo nuevo. No se puede cambiar el tipo de datos de
un campo existente a los tipos Datos adjuntos u Objeto OLE.
Si desea agregar un campo Objeto OLE, haga doble clic en la fila de encabezado y
escriba un nombre para el campo. En caso contrario, vaya al paso siguiente porque
cuando se agrega un campo Datos adjuntos, Access convierte la fila de encabezado
en un icono en forma de sujetapapeles.
Haga clic en la primera fila de datos en blanco situada debajo del encabezado.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha
hacia abajo situada junto a Tipo de datos (la lista al principio del grupo) y seleccione
Objeto OLE o Datos adjuntos.
Si selecciona el tipo de datos Datos adjuntos, Access configura la fila de encabezado
de forma que muestre un icono en forma de sujetapapeles, como este:
Guarde los cambios.
Para agregar un dato al nuevo campo, haga doble clic en la primera fila vacía y use el
cuadro de diálogo Datos adjuntos para localizar los datos.
Para obtener más información sobre cómo adjuntar archivos a una base de datos,
vea el artículo Adjuntar archivos a los registros de una base de datos.
Uso de la vista Diseño de tabla

237. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee
cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la columna Nombre de campo, seleccione una fila en blanco y escriba un nombre
para el nuevo campo.
Nota Debe seleccionar un campo nuevo. No se puede cambiar el tipo de datos de
un campo existente a los tipos Datos adjuntos u Objeto OLE.
En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha hacia abajo situada junto al
nombre del nuevo campo y seleccione Objeto OLE o Datos adjuntos en la lista.
Guarde los cambios.
Para obtener información acerca de cómo adjuntar archivos a los registros de una
hoja de datos, vea el artículo Adjuntar archivos a los registros de una base de datos.
Volver al principio
Agregar un campo de búsqueda a una hoja de datos
Un campo de búsqueda es otro tipo de característica que se debe establecer
manualmente para una hoja de datos nueva. En un campo de búsqueda, se muest ra
un conjunto de valores con formato de lista. Como regla general, siempre que
seleccione un elemento de una lista desplegable en una base de datos de Access,
estará usando una lista de búsqueda. Se pueden crear dos tipos de listas de
búsqueda:
Listas basadas en tablas. Usan consultas para recuperar valores de otras tablas. La
consulta reside en la tabla subyacente a la nueva hoja de datos. Las listas basadas en
tablas se crean cuando es necesario usar valores que residen en otro lugar de la base
de datos. Por ejemplo, suponga que mantiene una base de datos de incidencias de
compatibilidad. La información de las incidencias reside en una tabla, pero la lista de
personas que tratan estas incidencias reside en otra tabla cuyos datos cambian
frecuentemente. El uso de una lista basada en una tabla le ahorrará tener que
escribir una larga lista de nombre manualmente y le proporcionará los datos más
actualizados. Para rellenar las listas basadas en tablas, puede usar los datos de una
tabla o puede usar los datos que devuelve otra consulta.
Listas basadas en valores. Son listas de elementos relativamente cortas que sólo se
usan en un lugar en una base de datos. Por ejemplo, suponga que usa Access para
almacenar y administrar información sobre los activos de su empresa. Puede crear
un campo de búsqueda denominado Estado (o algo similar) y dejar que los usuarios
elijan un valor de una lista, como Bueno, Regular, Malo, etc. Para crear listas basadas
en valores, puede proporcionar una lista de elementos directamente en la tabla
subyacente a la nueva hoja de datos.
Cuando se agrega una lista de búsqueda basada en tablas a la nueva hoja de datos,
Access crea una relación entre la tabla subyacente a la nueva hoja de datos y la tabla
de la que el campo de búsqueda obtiene sus datos. El campo de búsqueda resultante
también actúa como clave externa (una columna cuyos valores coinciden con los
valores de clave principal de la otra tabla). Si lleva poco tiempo usando Access y
necesita más información acerca de relaciones, claves principales y claves externas,
vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
Finalmente, puede agregar una lista de búsqueda basada en valores o basada en
tablas mediante un asistente o creándolas manualmente mediante el diseñador de

238. tablas. El asistente es el método más rápido y sencillo para crear un campo de
búsqueda; por eso, en esta sección se explica cómo utilizar dicho método.
Agregar un campo de búsqueda en la vista Hoja de datos
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.
Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Columna de
búsqueda.
Se iniciará el Asistente para búsquedas.
Siga uno de estos procedimientos:
Cree una lista basada en tablas
Seleccione Deseo que la columna de búsquedas busque los valores en una tabla o
consulta y haga clic en Siguiente.
En Vista, seleccione una opción, seleccione una tabla o una consulta en la lista
resultante y, a continuación, haga clic en Siguiente.
Por ejemplo, si desea usar valores de una tabla en el campo de búsqueda, haga clic
en Tablas. Si desea usar una consulta, haga clic en Consultas. Para ver una lista de
todas las tablas y las consultas de la base de datos, haga clic en Ambas.
Mueva los campos que desea que aparezcan en la lista de búsqueda, del panel
Campos disponibles al panel Campos seleccionados, y, a continuación, haga clic en
Siguiente.
Si lo desea, puede elegir opciones de ordenación para los campos que seleccionó en
el paso anterior. Después, haga clic en Siguiente.
También puede ajustar el ancho de las columnas en la lista de búsqueda. A
continuación, haga clic en Siguiente.
En ¿Qué etiqueta desea para la columna de búsqueda?, puede escribir un nombre en
el cuadro de texto.
Si lo desea, active la casilla de verificación Permitir varios valores.
Si activa esta opción, podrá seleccionar y almacenar más de un elemento de la lista.
Haga clic en Finalizar. Si Access le pregunta si desea guardar la tabla, haga clic en Sí.
Access agrega la consulta de búsqueda a la nueva tabla. De forma predeterminada, la
consulta recupera los campos que usted especifique, más los valores de clave
principal para la tabla de origen. Después, Access establece el tipo de datos para que
el campo de búsqueda coincida con el tipo de datos establecido para el campo de
clave principal en la tabla de origen. Por ejemplo, si el campo de clave principal de la
tabla de origen usa el tipo de datos Autonumérico, Access establece el tipo de datos
para el campo de búsqueda en Número.
Vuelva a la vista Hoja de datos, vaya al campo de búsqueda y seleccione un elemento
de la lista.
Cree una lista basada en valores
Haga clic en Escribiré los valores que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.
En el cuadro Número de columnas, escriba el número de columnas que desea que
aparezcan en la lista y, a continuación, vaya a la primera celda en blanco y escriba un
valor.
Cuando especifique el primer valor, aparecerá otra celda en blanco debajo de la
actual.

239. Cuando termine de escribir el primer valor, use la tecla TAB o la tecla de flecha hacia
abajo para desplazarse a la siguiente celda e introduzca un segundo valor.
Repita los pasos 2 y 3 hasta que termine de crear la lista y, a continuación, haga clic
en Siguiente.
Si lo desea, puede escribir un nombre para el nuevo campo. Después, haga clic en
Finalizar.
Agregar un campo de búsqueda en la vista Diseño
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla subyacente a
la nueva hoja de datos y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Seleccione el campo que desea convertir.
O bien,
Seleccione una fila en blanco y, en la columna Nombre de campo escriba un nombre
para el nuevo campo.
En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione Asistente
para búsquedas.
Aparecerá el Asistente para búsquedas.
Siga los pasos de la sección anterior para usar el asistente.
Nota Si va a crear un campo de búsqueda, puede usar una nueva función
denominada lista multivalor. Para obtener más información acerca de las listas
multivalor y la tecnología asociada a ellas (una función denominada campos
multivalor), vea los artículos Agregar o cambiar un campo de búsqueda que permita
almacenar varios valores, Guía de campos multivalor y Usar una lista que almacene
varios valores.
Volver al principio
Relacionar una hoja de datos nueva con el resto de la base de datos
De forma predeterminada, la información de una hoja de datos nueva permanece
aislada del resto de la información de una base de datos hasta que se crea al menos
una relación entre la tabla subyacente a la hoja de datos y las otras tablas de la base
de datos. Office Access 2007 simplifica el proceso de crear relaciones, puesto que
ahora es posible arrastrar campos desde un panel de tareas y soltarlos en una hoja
de datos abierta.
Mediante la nueva técnica, se pueden crear dos tipos de relaciones.
Si agrega un campo de clave externa a la tabla subyacente a la nueva hoja de datos,
la nueva hoja de datos quedará en el lado de los "varios" en una relación de uno a
varios.
Si comparte los valores de clave principal de la nueva hoja de datos con otra tabla, la
nueva hoja de datos quedará en el lado de "uno" en una relación de uno a varios.
Si crea alguno de estos dos tipos de relación, utilice el Asistente para búsquedas para
crear un campo de búsqueda basado en tablas. En los siguientes pasos, se explica
cómo crear ambos tipos de relación.
Importante Es necesario estar familiarizado con el diseño de bases de datos para
crear correctamente relaciones entre tablas.
Para obtener más información sobre el diseño de bases de datos y las relaciones, vea
los artículos Conceptos básicos del diseño de una base de datos, Agregar, establecer,

240. cambiar o quitar la clave principal, Guía de relaciones de tablas y Crear, modificar o
eliminar una relación.
Agregar un campo de clave externa a una hoja de datos nueva
Abra la nueva hoja de datos en la vista Hoja de datos, si no está abierta todavía. Para
hacerlo, en el panel de exploración, haga doble clic en la tabla
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar
campos existentes.
Aparece el panel de tareas Lista de campos, con una lista de las otras tablas de la
base de datos.
Expanda la entrada correspondiente a la tabla que desea utilizar.
Arrastre el campo de clave principal desde la Lista de campos a la hoja de datos
abierta y coloque el campo entre dos de los campos existentes de la hoja de datos. El
cursor del mouse (ratón) cambia a un rayo cuando se selecciona una ubicación válida
para soltar el campo.
Cuando haya soltado el nuevo campo, se iniciará el Asistente para búsquedas.
Vaya al siguiente conjunto de pasos para completar el proceso.
Usar el Asistente para búsquedas para crear la relación
Mueva los campos que desea que aparezcan en la lista de búsqueda, del panel
Campos disponibles al panel Campos seleccionados, y, a continuación, haga clic en
Siguiente.
Si lo desea, puede elegir opciones de ordenación para los campos que seleccionó en
el paso anterior. Después, haga clic en Siguiente.
También puede ajustar el ancho de las columnas en la lista de búsqueda. A
continuación, haga clic en Siguiente.
En ¿Qué etiqueta desea para la columna de búsqueda?, puede escribir un nombre en
el cuadro de texto.
Si lo desea, active la casilla de verificación Permitir varios valores.
Si activa esta opción, podrá seleccionar y almacenar más de un elemento de la lista.
Haga clic en Finalizar. Si Access le pregunta si desea guardar la tabla, haga clic en Sí.
Access agrega la consulta de búsqueda a la nueva tabla. De forma predeterminada, la
consulta recupera los campos que usted especifique, más los valores de clave
principal para la tabla de origen. Después, Access establece el tipo de datos para que
el campo de búsqueda coincida con el tipo de datos establecido para el campo de
clave principal en la tabla de origen. Por ejemplo, si el campo de clave principal de la
tabla de origen usa el tipo de datos Autonumérico, Access establece el tipo de datos
para el campo de búsqueda en Número.
Agregar la clave principal desde la hoja de datos nueva a otra tabla
Si la hoja de datos nueva está abierta, ciérrela.

241. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desee agregar la nueva
clave externa.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar
campos existentes.
Aparece el panel de tareas Lista de campos, con una lista de las otras tablas de la
base de datos, incluida la hoja de datos nueva.
En el panel de tareas, haga clic en el signo más situado junto a la entrada
correspondiente a la hoja de datos nueva, arrastre el campo de clave principal (su
nombre predeterminado es Id.) desde el panel de tareas hasta la hoja de datos
abierta y suéltelo en una ubicación adecuada.
De forma predeterminada, debe soltar el campo nuevo entre dos de los campos
existentes de la hoja de datos. El cursor del mouse (ratón) cambia a un rayo cuando
se selecciona una ubicación válida para soltar el campo.
Cuando haya soltado el nuevo campo, se iniciará el Asistente para búsquedas.
Siga el conjunto de pasos anterior para completar el Asistente para búsquedas.
Volver al principio
Cambiar el tipo de datos de un campo
Si crea una tabla en la vista Hoja de datos, es posible que Access seleccione el tipo de
datos equivocado para algunos de los datos escritos. Por ejemplo, si sólo escribe los
cinco primeros dígitos de un código posta de Estados Unidos, Access aplica el tipo de
datos numérico al campo, que es una opción que impide escribir códigos postales de
otros lugares del mundo. Para corregir este tipo de problema, es necesario cambiar
el tipo de datos para el campo.
Access proporciona dos métodos para cambiar el tipo de datos. Puede usar los
comandos de la ficha Hoja de datos o usar el diseñador de tablas. Los siguientes
pasos explican cómo usar ambas técnicas.
Importante Cambiar tipos de datos puede provocar que Access elimine datos
existentes. Por ejemplo, si se cambia un campo del tipo de datos Texto a Número y el
campo contiene letras y números, Access borrará los datos existentes porque no
puede realizar cálculos con caracteres de texto.
Usar los comandos de la cinta de opciones para cambiar un tipo de datos
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.
Esto abrirá la tabla en la vista Hoja de datos.
Seleccione el campo que desee cambiar.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione una opción
de la lista Establecer tipo de datos, situada al principio del grupo.
Si Access le pide que confirme el cambio, haga clic en Sí sólo si es seguro que desea
continuar.
Guarde los cambios.

242. Usar el diseñador de tablas para cambiar un tipo de datos
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee
cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Haga clic en la columna Tipo de datos y seleccione un nuevo tipo de datos.
Si Access le pide que confirme el cambio, haga clic en Sí sólo si es seguro que desea
continuar.
Guarde los cambios.
Volver al principio
Administrar los campos de una hoja de datos
Puede realizar una serie de tareas de administración de tablas haciendo clic con el
botón secundario en la fila de encabezado y seleccionando un comando del menú
contextual. Por ejemplo, puede insertar un campo en una ubicación específica,
eliminar o cambiar de nombre un campo, mostrar u ocultar una columna, o iniciar el
Asistente para búsquedas y convertir una columna en un campo de búsqueda.
Uso de los comandos del menú contextual
Haga clic con el botón secundario en un encabezado de columna y seleccione un
comando en el menú contextual.
Esta figura muestra el menú contextual:
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Asignación de los tipos de datos en Access cuando se especifica información
manualmente
Si crea una hoja de datos en blanco, Access asignará un tipo de datos a cada campo
cuando introduzca datos por primera vez en ellos. En la tabla siguiente, se muestran
los distintos tipos de datos que se pueden escribir y el tipo de datos que Access
aplica a cada uno.
Nota Los tipos de datos Datos adjuntos y Objeto OLE no se pueden establecer
escribiendo datos en un campo en blanco. Para obtener información sobre cómo
establecer esos tipos de datos, vea Establecer los tipos de datos Datos adjuntos u
Objeto OLE, previamente en este tema.

243. Si escribe:
Office Access 2007 crea un campo con el tipo de
datos:
Antonio Texto
Un bloque de texto o una cadena de texto,
así como y números de más de 256
caracteres.
Memorando
Nota La funcionalidad de diseño a la vista no
se puede usar para habilitar el formato de texto
enriquecido. Para obtener información acerca de
la habilitación del formato de texto enriquecido,
vea el artículo Escribir o modificar datos en un
control o una columna que admite texto
enriquecido.
http://www.contoso.com
Access reconoce los siguientes protocolos
de Internet: http, ftp, gopher, wais, file,
https, mhtml, mailto, msn, news, nntp,
midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270,
pnm, mms, outlook.
Nota Para que Access reconozca el
protocolo y establezca el tipo de datos
Hipervínculo, el protocolo debe ir seguido
de un carácter que no sea un espacio en
blanco.
Hipervínculo
50000 Número, entero largo
50.000 Número, entero largo
50.000,99 Número, doble
50000,389 Número, doble
31.12.2006
Los formatos de fecha y hora especificados
en la configuración regional y de idioma de
su instalación de Windows controlan el
formato que asigna Access a los datos de
fecha y hora.
Cómo establecer o cambiar esta
Fecha y hora

244. configuración
En Microsoft Windows Vista
Haga clic en el botón Inicio y, a
continuación, haga clic en Panel de
control.
Si usa la vista predeterminada del Panel de
control, haga doble clic en Reloj, idioma y
región.
O bien,
Si usa la Vista clásica, haga doble clic en
Configuración regional y de idioma.
Aparecerá el cuadro de diálogo
Configuración regional y de idioma.
En Estándares y formatos, haga clic en
Personalizar.
Aparecerá el cuadro de diálogo
Personalizar la configuración regional.
Haga clic en la ficha que contiene la
configuración que desea modificar, y
realice los cambios. Por ejemplo, para
cambiar parte o todo el formato de un
número, haga clic en la ficha Número y
cambie la configuración que desee. Para
obtener ayuda para una opción, haga clic
en el botón Ayuda (?) y, a continuación,
haga clic en la opción.
En Microsoft Windows XP (Vista clásica)
En la barra de tareas de Windows, haga
clic en Inicio y, a continuación, en Panel de
control.
En el Panel de control, haga doble clic en
Configuración regional y de idioma.
Aparece el cuadro de diálogo
Configuración regional y de idioma.

245. En Estándares y formatos, haga clic en
Personalizar.
Aparecerá el cuadro de diálogo
Personalizar la configuración regional.
Haga clic en la ficha que contiene la
configuración que desea modificar, y
realice los cambios. Por ejemplo, para
cambiar parte o todo el formato de un
número, haga clic en la ficha Número y
cambie la configuración que desee. Para
obtener ayuda para una opción, haga clic
en el botón Ayuda (?) y, a continuación,
haga clic en la opción.
En Microsoft Windows XP (Vista Categoría)
En la barra de tareas de Windows, haga
clic en Inicio y, a continuación, en Panel de
control.
Aparecerá el Panel de control.
Haga clic en Opciones regionales, de
idioma, y de fecha y hora.
Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones
regionales, de idioma, y de fecha y hora.
Haga clic en Cambiar el formato de
números, fechas y horas.
Aparece el cuadro de diálogo
Configuración regional y de idioma.
En Estándares y formatos, haga clic en
Personalizar.
Aparecerá el cuadro de diálogo
Personalizar la configuración regional.
Haga clic en la ficha que contiene la
configuración que desea modificar, y
realice los cambios. Por ejemplo, para
cambiar parte o todo el formato de un
número, haga clic en la ficha Números y
cambie la configuración que desee. Para
obtener ayuda para una opción, haga clic

246. en el botón Ayuda (?) y, a continuación,
haga clic en la opción.
31 de diciembre de 2006
Nota Access no reconoce los nombres
de día (lunes, martes, etc.) como entradas
válidas para seleccionar el tipo de datos
Fecha y hora. Se debe indicar el nombre de
un mes.
Fecha y hora
10:50:23 Fecha y hora
10:50 a.m. Fecha y hora
17:50 Fecha y hora
12,50 $
Access reconoce el símbolo de moneda
especificado en la configuración regional y
de idioma de su instalación de Windows.
Cómo establecer o cambiar esta
configuración
En Microsoft Windows Vista
Haga clic en el botón Inicio y, a
continuación, haga clic en Panel de
control.
Si usa la vista predeterminada del Panel de
control, haga doble clic en Reloj, idioma y
región.
O bien,
Si usa la Vista clásica, haga doble clic en
Configuración regional y de idioma.
Aparecerá el cuadro de diálogo
Configuración regional y de idioma.
En la ficha Formatos, bajo Formato actual,
Moneda

247. haga clic en Personalizar este formato.
Aparecerá el cuadro de diálogo
Personalizar la configuración regional.
Haga clic en la ficha Moneda, y en la lista
Símbolo de moneda, seleccione el símbolo
que desee usar. Para obtener ayuda para
una opción, haga clic en el botón Ayuda (?)
y en la opción.
En Microsoft Windows XP (vista clásica)
En la barra de tareas de Windows, haga
clic en Inicio y, a continuación, en Panel de
control.
Aparecerá el Panel de control.
En el Panel de control, haga doble clic en
Configuración regional y de idioma.
Aparecerá el cuadro de diálogo
Configuración regional y de idioma.
En Estándares y formatos, haga clic en
Personalizar.
Aparecerá el cuadro de diálogo
Personalizar la configuración regional.
Haga clic en la ficha Moneda, y en la lista
Símbolo de moneda, seleccione el símbolo
que desee usar. Para obtener ayuda para
una opción, haga clic en el botón Ayuda (?)
y en la opción.
En Microsoft Windows XP (Vista Categoría)
En la barra de tareas de Windows, haga
clic en Inicio y, a continuación, en Panel de
control.
Aparecerá el Panel de control.
Haga clic en Opciones regionales, de
idioma, y de fecha y hora.
Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones

248. regionales, de idioma, y de fecha y hora.
Haga clic en Cambiar el formato de
números, fechas y horas.
Aparecerá el cuadro de diálogo
Configuración regional y de idioma.
En Estándares y formatos, haga clic en
Personalizar.
Aparecerá el cuadro de diálogo
Personalizar la configuración regional.
Haga clic en la ficha Moneda, y en la lista
Símbolo de moneda, seleccione el símbolo
que desee usar. Para obtener ayuda para
una opción, haga clic en el botón Ayuda (?)
y en la opción.
21,75 Número, doble
123,00% Número, doble
3,46E+03 Número, doble
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Asignación de los tipos de datos en Access cuando se pega información
Si pega datos en una hoja de cálculo nueva, puede pegar tipos de datos mezclados o
inconsistentes en uno o varios campos. Por ejemplo, suponga que pega varias
columnas de datos de contacto y que los datos incluyen códigos postales de todo el
mundo (una mezcla de registros y números).
Al pegar datos, Access procesa cada registro (cada fila de la columna) y determina el
tipo de datos para cada registro. Después, Access trata de elegir un tipo de datos que
almacene toda la información sin perder ni truncar ningún registro. Por ello, Acces s a
veces aplica un tipo de datos general a un campo.
Esta lista proporciona algunos ejemplos de cómo se eligen los tipo de datos en
Access.
Cuando Access encuentra tipos de datos mezclados, normalmente establece en el
campo el tipo de datos Texto, porque los campos de texto proporcionan la mayor
flexibilidad.
Cuando Access encuentra números junto con un símbolo de moneda, Access
establece el tipo de datos Número y elimina el símbolo de moneda. De este modo,
las posibilidades de ordenación y filtrado son mayores y se dispone de un mayor
número de funciones de agregado. Si desea mantener el símbolo de moneda, puede

249. aplicar un formato de moneda al campo Número o convertir el campo a un tipo de
datos Moneda.
Si pega datos con una combinación de símbolos de moneda, Access aplica el tipo de
datos Texto al campo y conserva los símbolos.
Si pega fechas y horas con una combinación de formatos de presentación (como
14/12/2005 y 14.12.2005), Access aplica el tipo de datos Fecha y hora y el formato
de fecha general.
Volver al principio
Cómo modificar una base de datos nueva
Cada plantilla incluida en Microsoft Office Access 2007 es una aplicación de seguimiento completa qu e
contiene tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones predefinidos. Estas plantillas se han
diseñado de modo que se puedan usar inmediatamente y se pueda crear una nueva base de datos
basándose en una plantilla para comenzar a trabajar rápidamente. No obstante, puede que a veces desee
modificar la nueva base de datos, por ejemplo, para agregar o cambiar el nombre de un campo, o bien,
cambiar un informe.
En este artículo se explica cómo llevar a cabo las modificaciones más comunes en una base de datos
creada a partir de una plantilla. Vea los vínculos a otros artículos para obtener información más detallada
sobre algunas áreas específicas.
¿Qué desea hacer?
Obtener información sobre los conceptos básicos de tablas y campos
Agregar un campo a una tabla
Eliminar un campo de una tabla
Cambiar el nombre de un campo o una tabla
Agregar un campo a un formulario o informe
Agregar un campo que almacene documentos, archivos o imágenes
Cambiar la apariencia de un campo
Obtener información sobre los conceptos básicos de
tablas y campos

250. Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas
basadas en temas. Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se
almacenan en campos (denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla denominada
Contactos, podría crear campos para el apellido, el nombre, el número de teléfono y la dirección. Para
una tabla denominada Productos, podría crear campos para el nombre del producto, el identificador del
producto y el precio.
Es importante elegir cuidadosamente los campos. Por ejemplo, normalmente no es buena idea crear un
campo para almacenar un valor calculado. En la mayoría de los casos, Office Access 2007 puede calcular
el valor cuando sea necesario. A la hora de elegir los campos, pruebe a almacenar la informaci ón en sus
partes más pequeñas posible. Por ejemplo, en vez de almacenar un nombre completo en un solo campo,
considere la posibilidad de almacenar el nombre y el apellido por separado. En general, si necesita
elaborar un informe, ordenar, buscar o realizar un cálculo con un elemento de información, colóquelo en
un campo propio.
Para obtener más información sobre cómo diseñar una base de datos y elegir los campos, vea el artículo
Conceptos básicos del diseño de una base de datos .
Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre
que lo identifica de manera única dentro de una tabla. Un campo también tiene un tipo de datos elegido
de acuerdo con la información que va a almacenar. El tipo de datos determina los valores que se pueden
almacenar y las operaciones que se pueden realizar con esos valores, así como la cantidad de espacio de
almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene también asociado un grupo de opciones
denominadas propiedades que definen las características de apariencia o de comportamiento del campo.
Por ejemplo, la propiedad Formato define el diseño de presentación de un campo, es decir, qué
apariencia tendrá cuando se muestre.
Volver al principio
Agregar un campo a una tabla
Se puede agregar fácilmente un campo a una tabla en la vista Hoja de datos. No obstante, también se
puede agregar un campo a una tabla en la vista Diseño. En la vista Hoja de datos, se agrega el campo
escribiendo algunos datos en la celda situada debajo del encabezado de columna Agregar nuevo
campo.

251. Campo nuevo en blanco
Agregar un campo en la vista Hoja de datos
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desee agregar el nuevo campo.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
4. Escriba los datos en la celda situada debajo del encabezado de columna Agregar nuevo
campo.
Si la tabla ya tiene muchos campos, puede que tenga que desplazarse a la derecha para ver la
columna con el encabezado Agregar nuevo campo.
Cuando escriba datos en la nueva columna, Office Access 2007 usará la información especificada para
reconocer el tipo de datos adecuado del campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como
01.01.2007, Office Access 2007 reconoce la información especificada como una fecha y establece el tipo
de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de la
información especificada, el tipo de datos se establece en Texto.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo, reemplazando así las opciones
seleccionadas por Office Access 2007, haga clic en los comandos del grupo Formato y tipo de datos de
la ficha Hoja de datos.
Definir explícitamente el tipo de datos

252. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada
junto a Tipo de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos.
Haga clic en el tipo de datos que desee.
Definir explícitamente el formato
1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada
junto a Formato y, a continuación, seleccione un formato.
2. Haga clic en el formato que desee.
Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo de encabezado Agregar
nuevo campo, Office Access 2007 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres
empiezan por Campo1 para el primer campo, Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente. Se
recomienda usar nombres de campo más descriptivos. Para cambiar el nombre de un campo, haga clic
con el botón secundario del mouse (ratón) en su encabezado y, a continuación, haga clic en Cambiar
nombre de columna en el menú contextual.
Además de agregar un campo en la vista Hoja de datos, puede agregar un campo en la vista Diseño.
Dado que la vista Hoja de datos permite definir únicamente las propiedades de campo más comunes,
puede que tenga que usar la vista Diseño para configurar una propiedad que no esté disponible en la vista
Hoja de datos.
Agregar un campo en la vista Diseño
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

253. 3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla a la que
desee agregar un nuevo campo y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú
contextual.
La tabla se abre en la vista Diseño.
4. En la columna Nombre de campo, haga clic en la primera fila en blanco y escriba un nombre
para el nuevo campo.
5. Haga clic en la celda adyacente de la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione un
tipo de datos de la lista.
6. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso
rápido.
Para obtener más información sobre cómo agregar un nuevo campo, vea el artículo Insertar, agregar o
crear un nuevo campo en una tabla.
NOTA Cuando agregue un nuevo campo a una tabla, el campo no se agregará automáticamente a los
formulario e informes existentes. Es preciso agregar manualmente el campo a esos formularios e informes
para que aparezca en los mismos.
Volver al principio
Eliminar un campo de una tabla
Si es posible, deberá evitar eliminar un campo de una base de datos generada a partir de una de las
plantillas proporcionadas ya que es probable que el campo se use en otros objetos de la base de datos
como formularios e informes. Por consiguiente, la eliminación del campo tendrá consecuencias cuando
intente usar los otros objetos de la base de datos que empleen el campo: los objetos no funcionarán
según lo previsto. Deberá quitar todas las referencias al campo de todos los objetos que lo empleen para
que esos otros objetos puedan funcionar.
Cuando tenga que eliminar un campo de una base de datos generada a partir de una plantilla, podrá
hacerlo en la vista Hoja de datos o en la vista Diseño. Recuerde que si otros objetos de la base de datos
hacen referencia al campo eliminado, deberá modificar esos otros objetos para que se quite la referencia.
Por ejemplo, si un informe incluye un control enlazado al campo eliminado y se ejecuta el informe,
aparecerá un mensaje de error porque Access no encuentra los datos del campo.

254. Cuando se elimina un campo, se elimina de manera permanente toda la información almacenada en ese
campo. Por ese motivo, tenga cuidado a la hora de eliminar campos y cree una copia de seguridad de la
base de datos antes de eliminar el campo.
Antes de eliminar un campo, asegúrese de que no participa en ninguna relación de tabla. Si intenta
eliminar un campo para el cual existen relaciones, Access advertirá que es preciso eliminar primero las
relaciones. Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo eliminar una relación, vea la sección
Eliminar una relación de tabla.
Eliminar un campo en la vista Hoja de datos
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla de la que desee eliminar el campo.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
4. Seleccione el campo (la columna) que desee eliminar.
SUGERENCIA Para seleccionar el campo (la columna), haga clic en el selector de campo
(encabezado de columna).
5. Presione SUPRIMIR.
O bien,
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Eliminar.
NOTA No se puede eliminar un campo que forme parte de la clave principal de una tabla en la vista Hoja
de datos. Para eliminar un campo de clave principal, use la vista Diseño.
Para obtener más información sobre las claves principales, vea el artículo Agregar, establecer, cambiar o
quitar la clave principal.
Eliminar un campo en la vista Diseño
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

255. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla de la que
desee eliminar el campo y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
La tabla se abre en la vista Diseño.
4. Seleccione el campo (la fila) que desee eliminar.
SUGERENCIA Para seleccionar la fila, haga clic en el selector de fila.
5. Presione SUPRIMIR.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Eliminar filas.
6. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso
rápido.
Antes de eliminar un campo, asegúrese de que no participa en ninguna relación de tabla. Si intenta
eliminar un campo para el cual existen relaciones, Access advertirá que es preciso eliminar pr imero las
relaciones. Para eliminar una relación de tabla, siga este procedimiento.
Eliminar una relación de tabla
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede
eliminar una relación entre tablas abiertas.
4. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
5. Si no se ven las tablas que participan en la relación, siga este procedimiento:
1. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de tablas.

256. 2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione las tablas que desee agregar, haga clic
en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar.
6. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar (la línea
aparece en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione SUPRIMIR.
Volver al principio
Cambiar el nombre de un campo o una tabla
Si es posible, deberá evitar cambiar el nombre de un campo o una tabla de una base de datos generada a
partir de una de las plantillas proporcionadas ya que es probable que el campo o la tabla se use en otros
objetos de la base de datos como formularios e informes. Por consiguiente, el cambio de nombre de un
campo o una tabla puede tener consecuencias cuando se intentan usar los otros objetos de la base de
datos que empleen el campo o la tabla. Puede que los otros objetos no funcionen según lo previsto si
siguen haciendo referencia al nombre antiguo. Para que los otros objetos funcionen correctamente, es
preciso cambiar el antiguo nombre al nuevo nombre. Si está activada la casilla de verificación Realizar
Autocorrección de nombres en la categoría Base de datos actual del cuadro de diálogo Opciones de
Access, gran parte de este trabajo se realizará automáticamente.
Si desea cambiar el texto que aparece en un encabezado de columna en la vista Hoja de datos, lo podrá
hacer sin tener que cambiar el nombre del campo. Si desea cambiar únicamente el texto del encabezado
de columna sin cambiar el nombre del campo, vea la sección Cambiar el texto que aparece en un
encabezado de columna.
Cuando sea preciso, podrá cambiar el nombre de una tabla del panel de exploración o de un campo en la
vista Hoja de datos o Diseño. Antes de cambiarlo, se recomienda activar la opción Autocorrección de
nombres si aún no está activada.
Activar la opción Autocorrección de nombres
Cuando cambie el nombre de un objeto de base de datos, como un campo, una tabla, un formulario o un
informe, normalmente deseará que el cambio de nombre se aplique a toda la base de datos. En caso
contrario, los objetos que hagan referencia al antiguo nombre no funcionarán según lo previsto. Office
Access 2007 incluye la característica Autocorrección de nombres, que ayuda a propagar los cambios de
nombre. De forma predeterminada, la opción Autocorrección de nombres está activada para todas las
bases de datos nuevas de Office Access 2007. No obstante, si está desactivada, siga el procedimiento
que se describe a continuación para activarla.

257. Activar la opción Autocorrección de nombres
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de
Access.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, en el panel de la izquierda, haga clic en Base de
datos actual.
3. Bajo Opciones de Autocorrección de nombres, active la casilla de verificación Registrar
información de Autocorrección de nombres y, a continuación, la casilla de verificación
Realizar Autocorrección de nombres.
4. Si desea registrar en una tabla cada cambio realizado por Autocorrección de nombres, active la
casilla de verificación Registrar cambios de Autocorrección de nombres.
5. Haga clic en Aceptar.
6. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso
rápido.
NOTA La característica Autocorrección de nombres no es lo mismo que la característica Autocorrección.
La primera corrige las referencias entre objetos. La segunda corrige las palabras o frases que se escriben
mal con frecuencia.
Cambiar el nombre de un campo en la vista Hoja de datos
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla donde desee cambiar el nombre del
campo.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
4. Haga clic con el botón secundario del mouse en el encabezado de columna correspondiente al
campo cuyo nombre desee cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de
columna en el menú contextual.
5. Escriba el nuevo nombre del campo y, a continuación, presione ENTRAR.

258. Cambiar el nombre de un campo en la vista Diseño
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla donde
desee cambiar el nombre del campo y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú
contextual.
La tabla se abre en la vista Diseño.
4. Haga clic en la celda de la columna Nombre del campo correspondiente al campo cuyo nombre
desee cambiar.
SUGERENCIA Para seleccionar todo el nombre del campo, sitúe el puntero a la izquierda del
primer carácter del nombre hasta que se convierta en una flecha y, a continuación, haga clic.
5. Modifique el texto para cambiar el nombre del campo.
6. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso
rápido.
Cambiar el nombre de una tabla
Puede cambiar el nombre de una tabla y de la mayoría de los demás objetos de base de datos
directamente desde el panel de exploración.
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla cuyo
nombre desee cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre en el menú contextual.
NOTA Es preciso cerrar todos los objetos abiertos que hagan referencia a la tabla para poder
cambiar su nombre.
4. Escriba el nuevo nombre y, a continuación, presione ENTRAR.

259. 5. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso
rápido.
Cambiar el texto que aparece en un encabezado de columna
Un encabezado es un título que se puede asignar a un campo mediante la conf iguración de la propiedad
Título del campo. El título es independiente del nombre del campo: cada campo tiene un nombre y
también puede tener un título. Por ejemplo, el nombre de un campo es una sola palabra sin espacios
incrustados. Podrá usar la propiedad Título para crear un nombre más descriptivo que incluya espacios.
Access muestra el título en vez del nombre del campo en la vista Hoja de datos así como en las etiquetas
y los encabezados de consultas, formularios e informes.
Si no especifica ningún texto para la propiedad Título, se usa el nombre del campo de forma
predeterminada.
Si desea cambiar el nombre que aparece en el encabezado de una columna en la vista Hoja de datos,
podrá hacerlo sin tener que cambiar el nombre del campo estableciendo la propiedad Título del campo.
Para cambiar la propiedad Título de un campo, siga este procedimiento:
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla donde
desee cambiar el título y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
La tabla se abre en la vista Diseño.
4. Haga clic en la celda de la columna Nombre del campo correspondiente al campo cuya
propiedad Título desee configurar.
5. En la sección inferior, bajo Propiedades del campo, en la ficha General, haga clic en Título.
6. Escriba un nuevo título para el campo.
7. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso
rápido.
La próxima vez que abra la tabla en la vista Hoja de datos, aparecerá el título en vez del nombre del
campo en el encabezado de columna.

260. Volver al principio
Agregar un campo a un formulario o informe
Al crearse una base de datos que se base en una plantilla, la base de datos contendrá varios formularios
e informes integrados y previamente diseñados que se pueden usar inmediatamente. No obstante, puede
que desee agregar campos adicionales a los formularios o informes. Cuando se agrega un campo a un
formulario o informe, se crea un control.
Presentación de los controles
Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y permiten ver y trabajar con información
que enriquece la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes. Los controles pueden ser dependientes,
independientes y calculados.
Control dependiente Es un control cuyo origen de datos son los campos de una tabla o una
consulta. Los controles dependientes se usan para mostrar los valores de los campos de las
bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o
gráficos. El tipo de control dependiente más común es el cuadro de texto. Por ejemplo, un
cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de un empleado podría obtener esta
información del campo Apellidos de la tabla Empleados.
Control independiente Este tipo de control no tiene origen de datos (un campo o una
expresión). Los controles independientes se utilizan para mostrar información, líneas,
rectángulos e imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un formulario es un
control independiente.
Control calculado Es un control cuyo origen de datos es una expresión en lugar de un campo.
Para especificar el valor que va a aparecer en el control se define una expresión como origen de
los datos del control. Una expresión es una combinación de operadores (por ejemplo, = y +),
nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un único valor y valores
constantes. Por ejemplo, la siguiente expresión calcula el precio de un artículo con un
descuento del 25 por ciento multiplicando el valor del campo Unit Price (Precio por unidad) por
un valor constante (0,75).
= [Unit Price] * 0.75

261. Una expresión puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un
formulario, o bien, los datos de un control ubicado en el formulario. Para obtener más
información sobre las expresiones, vea los vínculos que aparecen en la sección Vea también
de este artículo.
Un cuadro de texto puede ser un control dependiente, un control independiente o un control calculado.
Cuando cree un formulario que tenga controles dependientes, independientes y calculados, posiblemente
lo más eficaz sea agregar y organizar primero todos los controles dependientes, especialmente si son la
mayoría de los controles del formulario. Después puede agregar los controles independientes y
calculados que completen el diseño mediante las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseño en
la vista Diseño.
Los controles de cuadro de texto se enlazan a un campo identificando el campo del cual toma los datos el
control. Puede crear un control enlazado al campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel
Lista de campos hasta el formulario. El panel Lista de campos muestra los campos de la tabla o
consulta subyacente del formulario. Para mostrar el panel Lista de campos, en el grupo Herramientas
de la ficha Diseño, haga clic en Agregar campos existentes. De forma predeterminada, cuando se
arrastra un campo del panel Lista de campos a la cuadrícula de diseño de un formulario, Access inserta
un cuadro de texto.
Como alternativa, puede enlazar un campo a un control escribiendo el nombre del campo en el propio
control o en el cuadro correspondiente al valor de Origen del control que aparece en la hoja de
propiedades del control. La hoja de propiedades define las características del control, como su nombre, su
origen de datos y su formato.
Utilizar el panel Lista de campos es la mejor manera de crear un cuadro de texto dependiente por dos
motivos:
Un cuadro de texto dependiente lleva adjunta una etiqueta y la etiqueta toma como título
predeterminado el nombre del campo (o el título definido para el campo en la tabla o consulta
subyacente), por lo que no es necesario escribir manualmente el título.
Los cuadros de texto dependientes heredan muchos de los mismos valores del campo de la
tabla o consulta subyacente (como las propiedades Formato, LugaresDecimales y
MáscaraDeEntrada). Por tanto, puede estar seguro de que estas propiedades del campo
seguirán siendo las mismas cuando cree un cuadro de texto dependiente de dicho campo.

262. Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo con un campo, ajuste la propiedad
OrigenDelControl al nombre del campo.
Agregar un campo a un formulario o informe en la vista Presentación
Una vez creado el formulario o informe, se puede ajustar fácilmente su diseño en la vista Presentación.
Usando los datos activos reales como referencia, se puede ajustar el ancho de los campos y reorganizar
los campos. Se pueden incluir nuevos campos en el formulario o informe y configurar las propiedades del
formulario o informe y de sus controles.
Para cambiar a la vista Presentación, en el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del
mouse en el formulario o informe y, a continuación, haga clic en Vista Presentación en el menú
contextual. Asimismo, puede hacer clic en el botón Vista Presentación situado en la barra de estado de
Access, o bien, puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos
correspondiente al formulario o informe y, a continuación, hacer clic en Vista Presentación en el menú
contextual.
Cambiar a la vista Presentación
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o
informe y, a continuación, haga clic en Vista Presentación en el menú contextual.
O bien,
Haga clic en el botón Vista Presentación situado en la barra de estado de Access.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos correspondiente al
formulario o informe y, a continuación, haga clic en Vista Presentación en el menú contextual.
El formulario o informe aparece en la vista Presentación.
Abrir la hoja de propiedades
En el grupo Organizar de la ficha Diseño, haga clic en Hoja de propiedades.
Método abreviado de teclado Presione F4.

263. Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseño.
Para mostrar el panel Lista de campos, en la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en
Agregar campos existentes. A continuación, podrá arrastrar directamente los campos desde el panel
Lista de campos hasta el diseño.
Mostrar el panel Lista de campos
En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.
Agregar un campo del panel Lista de campos
Para agregar un solo campo, arrástrelo desde el panel Lista de campos hasta la sección del
formulario o informe donde desee incluirlo.
Para agregar varios campos al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic
en los campos que desee agregar. Arrastre los campos seleccionados hasta el formulario o
informe.
Al colocar los campos en una sección, Access crea un control de cuadro de texto dependiente para cada
uno de esos campos e incluye automáticamente un control de etiqueta junto a cada campo.
Para obtener más información sobre los formularios e informes, vea los artículos Crear un formulario y
Crear informes sencillos.
Volver al principio
Agregar un campo que almacene documentos,
archivos o imágenes
Puede usar Office Access 2007 para agregar un campo con el tipo de datos Datos adjuntos en el que se
puedan almacenar uno o varios documentos, archivos o imágenes. Puede usar un campo de datos
adjuntos para almacenar varios archivos en un solo campo. Incluso puede almacenar más de un tipo de
archivo en ese campo. Por ejemplo, en una base de datos de candidatos a un empleo, se pueden
adjuntar uno o varios currículos, además de una foto, al registro de cada contacto.
Agregar un campo de datos adjuntos a una tabla
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

264. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla a la que
desee agregar el campo y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
La tabla se abre en la vista Diseño.
4. En la columna Nombre de campo, haga clic en la primera fila en blanco y escriba un nombre
para el nuevo campo.
5. Haga clic en la celda adyacente de la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione
Datos adjuntos en la lista.
6. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso
rápido.
Puede que Access muestre un mensaje para informarle de que no podrá deshacer los cambios
después de guardar la tabla. Esto significa que no podrá cambiar el tipo de datos del campo,
pero sí podrá eliminar el campo si cree que ha cometido algún error.
7. Haga clic en Sí para confirmar el cambio.
Tras agregar el campo de datos adjuntos a la tabla, puede usar el cuadro de diálogo Datos adjuntos para
agregar documentos, archivos o imágenes a un registro.
Agregar datos adjuntos a un campo
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desee agregar los datos
adjuntos.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
4. En la tabla, haga doble clic en el campo de datos adjuntos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Datos adjuntos.
5. Haga clic en Agregar.

265. Aparecerá el cuadro de diálogo Elegir un archivo.
6. Use la lista Buscar en para ir a los archivos que desee adjuntar al registro, seleccione los
archivos y, a continuación, haga clic en Abrir.
Observe que puede seleccionar varios archivos de cualquier tipo de datos compatible.
7. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar para agregar los archivos a la
tabla.
Access agrega los archivos al campo e incrementa el número que indica los datos adjuntos
como corresponda.
8. Repita estos pasos según proceda para agregar archivos al campo activo o a otros campos de
la tabla.
Para obtener más información sobre los datos adjuntos, vea el artículo Adjuntar archivos a los registros de
una base de datos.
Volver al principio
Cambiar la apariencia de un campo
Se puede personalizar la apariencia de un campo cuando éste se muestra. Por ejemplo, se pueden definir
los formatos de presentación que se van a usar en la base de datos, como en formularios e informes, o
cuando se abre una tabla en la vista Hoja de datos. Para definir un formato de presentación, establezca la
propiedad Formato de un campo. La propiedad Formato del campo la heredan automáticamente los
nuevos formularios e informes que se creen.
Definir el formato de presentación en la vista Hoja de datos
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que contenga el campo cuyo formato
desee definir.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

266. 4. Haga clic en el campo cuyo formato de presentación desee definir.
5. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada
junto a Formato y, a continuación, seleccione un formato.
El campo se muestra con el nuevo formato de presentación.
Definir el formato de presentación en la vista Diseño
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que contiene el campo
cuyo formato de visualización desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el
menú contextual.
La tabla se abre en la vista Diseño.
4. Haga clic en el campo cuyo formato de presentación desee definir.
5. Bajo Propiedades del campo, en la ficha General, haga clic en el cuadro Formato.
6. Haga clic en la lista desplegable y seleccione un formato de presentación.
7. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso
rápido.
Para obtener más información sobre cómo cambiar la apariencia de un campo, vea el artículo Dar formato
a los datos en filas y columnas.
Volver al principio
Vea también
Adjuntar archivos a los registros de una base de datos
Cómo agregar, editar o eliminar registros
Access > Introducción

267. Introducción a Access 2007
Mostrar todo
Ocultar todo
Hay varias formas de comenzar a trabajar con Microsoft Office Access 2007,
dependiendo de si usa Access por primera vez, está moviendo datos de otro
programa de bases de datos u hojas de cálculo a Access, o de si está actualizando
desde una versión anterior de Access. En este artículo se abordan los problemas que
puedan surgir en cada una de estas situaciones.
¿Qué desea hacer?
Empezar a usar Access por primera vez
Importar datos desde una hoja de cálculo u otro programa
Usar una base de datos de una versión anterior en varias versiones de Access
Empezar a usar Access por primera vez
Office Access 2007 incluye varias mejoras gracias a las cuales la creación de una base
de datos resulta más fácil que nunca. Los usuarios que hayan creado bases de datos
en versiones anteriores de Access percibirán cómo estas nuevas y mejores
características aceleran el proceso de creación.
Cuando inicie Office Access 2007, la primera pantalla que aparece es la página
Introducción a Microsoft Office Access, a menos que inicie Access haciendo doble clic
en un archivo de base de datos específico de Access, en cuyo caso se abre esa base
de datos. La página Introducción a Microsoft Office Access es el punto de partida a
partir del cual se puede crear una nueva base de datos, abrir una base de datos
existente o ver contenido destacado de Microsoft Office Online.
Crear una base de datos mediante una plantilla
Crear una base de datos desde cero
Pegar datos de otro origen en una tabla de Access
Importar datos de otro origen
Abrir una base de datos de Access existente
Crear una base de datos mediante una plantilla
Access incluye una gran variedad de plantillas que se pueden usar para acelerar el
proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para
usar que contiene todas las tablas, consultas (consulta: pregunta sobre los datos
almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una
consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un
formulario, informe o página de acceso a datos.) , formularios e informes necesarios
para llevar a cabo una tarea específica. Por ejemplo, hay plantillas que se pueden
usar para realizar un seguimiento de problemas, administrar contactos o gastos.
Algunas plantillas contienen varios registros de ejemplo que ayudan a mostrar su
uso. Las plantillas de base de datos pueden usarse tal cual o pueden personalizarse
de modo que se ajusten a las necesidades específicas del usuario.
Inicie Access en caso de que no esté en ejecución todavía.

268. Si ya hay abierta una base de datos, haga lo siguiente para mostrar la página
Introducción a Microsoft Office Access:
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Cerrar base
de datos.
Aparecen varias plantillas bajo Plantillas destacadas en línea, en la página
Introducción a Microsoft Office Access, y se mostrarán más plantillas si hace clic en
una de las categorías de Categorías de plantillas, en el lado izquierdo de la ventana
de Access. Puede descargar más plantillas desde el sitio Web de Microsoft Office (vea
la siguiente sección Descargar una plantilla desde Microsoft Office Online para
obtener información más detallada).
Haga clic en la plantilla que desee usar.
En el panel situado a la derecha en la ventana de Access, se sugiere un nombre para
la base de datos en el cuadro Nombre de archivo. Puede editar el nombre de archivo
y especificar otra carpeta. De manera opcional, puede crear una base de datos y
vincularla a un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.
Haga clic en Crear (o bien, haga clic en Descargar para obtener una plantilla de Office
Online).
Access crea y abre la base de datos. Se muestra un formulario, en el que puede
comenzar a escribir datos.
Nota Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada registro de la
siguiente forma:
Haga clic en el encabezado de fila del registro que desee eliminar (el encabezado de
fila es el cuadro o la barra justo a la izquierda del registro).
En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar.
Para comenzar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y
comience a escribir. Tras haber escrito algunos registros, puede usar el panel de
exploración para ver si hay otros formularios o informes que desee usar.
Descargar una plantilla desde Microsoft Office Online

269. Si no encuentra una plantilla que se ajuste a sus necesidades en la página
Introducción a Microsoft Office Access, podrá explorar el sitio Web de Office Online,
donde hay más plantillas.
Inicie Access en caso de que no esté en ejecución todavía.
Si ya hay abierta una base de datos, haga lo siguiente para mostrar la página
Introducción a Microsoft Office Access:
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Cerrar base
de datos.
Cerca de la parte inferior de la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo
Más en Office Online, haga clic en Plantillas.
Se abre el sitio Web de Office Online en una ventana nueva del explorador.
Use las herramientas de búsqueda en el sitio de Office Online para buscar y
descargar la plantilla que desee.
Tras descargar una plantilla, la nueva base de datos se almacena en una de las
siguientes carpetas:
Microsoft Windows Vista c:Usersnombre de usuarioDocuments
Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP c:Documents and
Settingsnombre de usuarioMis documentos
La próxima vez que desee trabajar con esa base de datos, use Access o el Explorador
de Windows para abrirla desde esa ubicación.
Principio de sección
Crear una base de datos desde cero
Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades o si tiene datos en otro
programa que desee importar a Access, quizás decida que es mejor crear una base
de datos desde cero. Para la mayoría de las aplicaciones, esto suele implicar uno o
varios de los siguientes puntos:
Crear nuevas tablas y, a continuación, escribir, pegar o importar datos a esas tablas.
Importar datos desde otros orígenes, por lo que se crean nuevas tablas en el
proceso.
Para obtener más información sobre cómo planear y diseñar una base de datos, o
bien, cómo crear relaciones, formularios, informes o consultas, use los vínculos en la
sección Vea también de este artículo.
Crear una base de datos en blanco
Inicie Access.
En la página Introducción a Microsoft Office Access, haga clic en Base de datos en
blanco.
En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro
Nombre de archivo. Si no especifica ninguna extensión, Access la agregará. La
ubicación predeterminada es una de las siguientes:
Microsoft Windows Vista c:Usersnombre de usuarioDocuments

270. Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP c:Documents and
Settingsnombre de usuarioMis documentos
Para cambiar la ubicación del archivo, haga clic en Examinar , situado junto al
cuadro Nombre de archivo, busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
Haga clic en Crear.
Access crea la base de datos y, a continuación, abre una tabla vacía (denominada
Tabla1) en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra datos de
una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con formato de
filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o
eliminar datos.).
Access sitúa el cursor en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.
Para agregar datos, comience a escribir, o bien, pegue datos de otro origen tal y
como se describe en la sección Pegar datos de otro origen en una tabla de Access,
más adelante en este artículo.
Notas
Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a escribir datos en una hoja de
cálculo de Excel. La principal restricción es que los datos deben escribirse en filas y
columnas contiguas, empezando en la esquina superior izquierda de la hoja de datos.
No intente aplicar formato a los datos incluyendo filas o columnas en blanco tal y
como haría en una hoja de Excel, ya que de este modo desperdiciaría espacio en la
tabla. La tabla contiene únicamente sus datos. Toda la presentación visual de esos
datos la hará en los formularios e informes que diseñe más adelante.
La estructura de la tabla se crea mientras se escriben los datos. Cada vez que se
agrega una nueva columna a la tabla, se define un nuevo campo. Access configura el
tipo de datos (tipo de datos: característica de un campo que determina el tipo de
datos que puede albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda,
Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).) del campo basándose en
el tipo de datos que se escribe. Por ejemplo, si hay una columna en la que ha escrito
únicamente valores de fecha, Access configurará el tipo de datos de ese campo en
Fecha/Hora. Si más adelante intenta escribir en ese campo valores que no sean
fechas, como un nombre o un número de teléfono, Access mostrará un mensaje
informándole de que el valor no es del tipo de datos de la columna. Siempre y
cuando sea posible, deberá planear la tabla de modo que cada columna contenga el
mismo tipo de datos, ya sea texto, fechas, números o algún otro tipo de datos. De
este modo, resulta mucho más fácil crear consultas, formularios e informes que
seleccionen únicamente los datos deseados.

271. Para obtener más información sobre cómo trabajar con hojas de datos, vea el
artículo Abrir una hoja de datos en blanco.
Si no desea escribir datos en este momento, haga clic en Cerrar .
Agregar una tabla
Puede agregar una nueva tabla a una base de datos existente mediante las
herramientas del grupo Tablas en la ficha Crear.
Haga clic en Tabla para crear una tabla en blanco en la vista Hoja de datos. Puede
usar la vista Hoja de datos para comenzar a escribir datos inmediatamente y para
que Access cree la estructura de tabla, o bien, puede usar la Vista Diseño (vista
Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas,
consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista
Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros
existentes.) para crear primero la estructura de tabla y, a continuación, cambiar a la
vista Hoja de datos para escribir los datos. Independientemente de la vista en la que
comience a trabajar, siempre puede cambiar a la otra vista mediante los botones Ver
en la barra de estado de la ventana Access.
Insertar una tabla, empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos,
puede escribir los datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de
tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan por números
(Campo1, Campo2, etc.) y Access define el tipo de datos basándose en el tipo de los
datos que se escriben.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Access crea la tabla y coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna
Agregar nuevo campo.
Nota Si no ve una columna denominada Agregar nuevo campo, puede que se
encuentre en la vista Diseño en lugar de la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista
Hoja de datos, haga doble clic en la tabla situada en el panel de exploración. Access
pide un nombre para la nueva tabla y, a continuación, pasa a la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.
Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de
campos más comunes. Si arrastra uno de estos campos hasta la hoja de datos, Access
agregará un campo con ese nombre y establecerá sus propiedades en un valor
apropiado para ese tipo de campo. Las propiedades se pueden cambiar más
adelante. Debe arrastrar el campo hasta el área de la hoja de datos que contiene
datos. Aparece una barra de inserción vertical, que muestra dónde se va a ubicar el
campo.
Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía, o bien, pegue
datos de otro origen tal y como se describe más adelante en este artículo.

272. Para cambiar el nombre de una columna (o campo), haga doble clic en su
encabezado y escriba el nuevo nombre. Se recomienda asignar a cada campo un
nombre significativo de modo que sepa lo que contiene cuando lo vea en el panel
Lista de campos.
Para mover una columna, selecciónela haciendo clic en su encabezado y, a
continuación, arrástrela hasta la ubicación que desee. También puede seleccionar
varias columnas contiguas y arrastrarlas juntas hasta una nueva ubicación.
Insertar una tabla, empezando en la vista Diseño En la vista Diseño, cree primero la
estructura de la nueva tabla. A continuación, cambie a la vista Hoja de datos para
escribir los datos, o bien, introduzca los datos con algún otro método, como una
operación de pegar o anexar datos.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Diseño de tabla.
Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de campo y,
a continuación, seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos.
Nota Si no ve las columnas Nombre de campo y Tipo de datos, puede que se
encuentre en la vista Hoja de datos en lugar de la vista Diseño. Para cambiar a la vista
Diseño, haga clic en el botón Vista Diseño situado en la barra de estado de la ventana
de Access. Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuación, cambia a la
vista Diseño.
Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna
Descripción. Esa descripción se muestra en la barra de estado cuando el punto de
inserción se encuentra en ese campo y se utiliza como texto de la barra de estado
para todos los controles que cree arrastrando el campo desde el panel Lista de
campos hasta un formulario o informe, así como todos los controles creados para
ese campo por el Asistente para formularios o el Asistente para informes.
Tras agregar todos los campos, guarde la tabla :
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.
Puede comenzar a escribir datos en la tabla en cualquier momento. Para ello, cambie
a la vista Hoja de datos, haga clic en la primera celda vacía y comience a escribir.
Asimismo, puede pegar datos de otro origen tal y como se describe en la siguiente
sección.
Si, tras escribir algunos datos, desea agregar uno o varios campos a la tabla,
comience a escribir en la columna Agregar nuevo campo en la vista Hoja de datos, o
bien, agregue los nuevos campos mediante los comandos del grupo Campos y
columnas en la ficha Hoja de datos.
Para obtener más información sobre la creación de tablas, incluido el uso de
plantillas de tabla, vea el artículo Crear tablas en una base de datos.
Principio de sección
Pegar datos de otro origen en una tabla de Access
Si los datos están actualmente almacenados en otro programa, como Office Excel
2007, puede copiar y pegar esos datos en una tabla de Access. En general, se
obtienen los mejores resultados si los datos ya están separados en columnas, como
es el caso de una hoja de cálculo de Excel. Si los datos se encuentran en un programa
de procesamiento de texto, se recomienda separar las columnas de datos mediante

273. tabulaciones, o bien, convertir los datos en una tabla en el programa de
procesamiento de texto antes de copiarlos. Si es necesario editar o manipular los
datos (por ejemplo, separar nombres completos en nombre y apellidos), quizás
desee hacerlo antes de copiarlos, sobre todo si no está familiarizado con este Access.
Cuando se pegan datos en una tabla vacía, Access configura el tipo de datos de cada
campo de acuerdo con el tipo de los datos ubicados en él. Por ejemplo, si un campo
pegado contiene únicamente fechas, Access aplica el tipo de datos Fecha/Hora a ese
campo. Si el campo pegado contiene únicamente las palabras "sí" y "no", Access
aplica el tipo de datos Sí/No a ese campo.
Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera
fila de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es del mismo tipo que las
filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y
asigna nombres de campo genéricos (F1, F2, etc.). Si la primera fila de datos pegados
no es similar a las siguientes filas, Access determina que la primera fila consiste en
nombres de campos. Access asigna nombres a los campos en consecuencia y no se
incluye la primera fila en los datos.
Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá cambiar los nombres de los
campos lo antes posible para evitar confusiones. Siga este procedimiento:
Guarde la tabla.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.
En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a
continuación, escriba un nombre de campo válido para cada columna. Puede parecer
que está escribiendo datos, pero la fila de encabezado de columna contiene nombres
de campo y no contiene datos.
Guarde la tabla de nuevo.
Nota Puede cambiar también el nombre de los campos editándolos en la vista
Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en la tabla
en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. Para cambiar
a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla en el panel de exploración.
Principio de sección
Importar datos de otro origen
Puede que haya recopilado datos en otro programa y desee importarlos a Access. O
bien, puede que trabaje con personas que almacenan sus datos en otros programas y
desee usar esos datos en Access. En ambos casos, Access permite importar con
facilidad datos de otros programas. Se pueden importar datos desde una hoja de
Excel, una tabla de otra base de datos de Access, una lista de SharePoint o diversos
otros orígenes. El proceso varía ligeramente en función del origen, pero las
siguientes instrucciones le sirven de punto de partida:
En la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando
correspondiente al tipo de archivo que va a importar.

274. Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en
Excel. Si no aparece el tipo de programa correcto, haga clic en Más.
Nota Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez
necesite iniciar el programa en el que creó originalmente los datos y, a continuación,
usar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo común (como un
archivo de texto delimitado (archivo de texto delimitado: archivo que contiene datos
donde los valores de campo individuales están separados por un carácter, como una
coma o una ficha.)) e importar los datos a Access.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para ir al
archivo de datos de origen, o bien, escriba la ruta de acceso completa al archivo de
datos de origen en el cuadro Nombre de archivo.
Haga clic en la opción deseada bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar los
datos en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla usando los datos
importados, anexando los datos a una tabla existente o creando una tabla vinculada
que mantenga un vínculo al origen de datos.
Haga clic en Aceptar.
Access inicia el Asistente para importación.
Siga las instrucciones del Asistente para importación. El procedimiento exacto
depende de la opción de importación o vinculación que haya elegido.
En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
Access preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que
acaba de finalizar.
Si cree que va a realizar de nuevo la misma operación de importación, haga clic en
Guardar los pasos de la importación y escriba los detalles.
Entonces se podrá reproducir fácilmente la operación de importación; para ello, haga
clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar en la ficha Datos externos,
seleccione la especificación de importación y, después, haga clic en Ejecutar.
Si no desea guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.
Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, muestra la tabla bajo
Tablas en el panel de exploración.
Para obtener más información sobre cómo importar datos a Access, use los vínculos
de la sección Vea también en este artículo.
Principio de sección
Abrir una base de datos existente de Access
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
Haga clic en un acceso directo del cuadro de diálogo Abrir, o bien, en el cuadro
Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga la base de datos que desee.
En la lista de carpetas, haga doble clic en las carpetas hasta que se abra la carpeta
que contiene la base de datos.
Cuando encuentre la base de datos, siga uno de estos procedimientos:
Para abrir la base de datos en modo predeterminado de apertura, haga doble clic en
ella.
Si desea abrir la base de datos para el acceso compartido en un entorno
multiusuario (base de datos multiusuario (compartida): base de datos que permite

275. que más de un usuario tenga acceso y modifique el mismo conjunto de datos al
mismo tiempo.), de modo que usted y otros usuarios puedan leer y escribir al mismo
tiempo en la base de datos, haga clic en Abrir.
Si desea abrir la base de datos para el acceso de sólo lectura, de modo que se pueda
ver pero no modificar la base de datos, haga clic en la flecha situada junto al botón
Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir como de sólo lectura.
Si desea abrir la base de datos para el acceso exclusivo, de modo que ningún otro
usuario pueda abrirla mientras usted la tenga abierta, haga clic en la flecha situada
junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo.
Para abrir la base de datos como sólo lectura, haga clic en la flecha que aparece junto
al botón Abrir y elija Abrir en modo exclusivo. Los demás usuarios podrán abrir la
base de datos, pero tendrán acceso de sólo lectura.
Si no encuentra la base de datos que desea abrir
En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en el acceso directo Mi PC, o bien, en el
cuadro Buscar en, haga clic en Mi PC.
En la lista de unidades, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la
unidad en la que cree que podría estar la base de datos y, a continuación, haga clic
en Buscar.
Especifique los criterios de búsqueda y, a continuación, presione ENTRAR para buscar
la base de datos.
Si encuentra la base de datos, ábrala haciendo doble clic en ella en el cuadro de
diálogo Resultados de la búsqueda.
Como la búsqueda se inició desde el cuadro de diálogo Abrir, deberá hacer clic en
Cancelar en ese cuadro de diálogo antes de abrir la base de datos.
Nota Puede abrir directamente un archivo de datos en un formato de archivo
externo (como, por ejemplo, dBASE, Paradox, Microsoft Exchange o Excel). Puede
abrir también directamente cualquier origen de datos ODBC (origen de datos ODBC:
datos e información necesaria para tener acceso a esos datos desde programas y
bases de datos que admitan el protocolo ODBC (conectividad abierta de bases de
datos).), como Microsoft SQL Server o Microsoft FoxPro. Access crea
automáticamente una nueva base de datos de Access en la misma carpeta que el
archivo de datos y agrega vínculos a cada tabla de la base de datos externa.
Sugerencias
Para abrir una de las últimas bases de datos que se hayan abierto, haga clic en el
nombre de archivo en la lista Abrir base de datos reciente en la página Introducción a
Microsoft Office Access. Access abre la base de datos y aplica la misma configuración
de opciones que tenía la base de datos la última vez que la abrió. Si no se muestra la
lista de archivos usados recientemente, haga clic en el botón de Microsoft Office
y, a continuación haga clic en Opciones de Access. Se abre el cuadro de diálogo
Opciones de Access. Haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en la
sección Mostrar, active la casilla de verificación Archivos usados recientemente.
También puede especificar el número de archivos usados recientemente que desea
que se muestren en la lista, hasta un máximo de 9.

276. Si va a abrir una base de datos haciendo clic en el botón Microsoft Office y
utilizando el comando Abrir, puede ver una lista de accesos directos a bases de datos
que ha abierto anteriormente haciendo clic en Documentos recientes en el cuadro
de diálogo Abrir.
Principio de sección
Volver al principio
Importar datos desde una hoja de cálculo u otro programa
Si está familiarizado con otros programas de bases de datos u hojas de cálculo,
probablemente ya sepa cómo funcionan estas aplicaciones y para qué se usan las
bases de datos. Access se diferencia de la mayoría de las demás aplicaciones de
bases de datos porque permite crear bases de datos relacionales (base de datos
relacional: tipo de base de datos que almacena información en tablas. Utiliza valores
de dos tablas para relacionar datos de una con datos de la otra. En una base de datos
relacional, se suele almacenar un tipo de datos específico sólo una vez.). Access
también ofrece numerosas opciones para trabajar con otros programas de bases de
datos, como SQL Server.
En esta sección
Importar una hoja de cálculo de Excel a Access
Trabajar con datos de otros programas
Importar una hoja de cálculo de Excel a Access
Muchos usuarios comienzan a explorar Access después de crear primero una lista en
Excel, que es una excelente aplicación para iniciar una lista. Sin embargo, a medida
que crece la lista, se vuelve más difícil de organizar y actualizar. Mover la lista a
Access suele ser el siguiente paso lógico.
La estructura de una tabla de base de datos es similar a la de una hoja de cálculo, ya
que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, suele ser fácil
importar una hoja de cálculo a una tabla de una base de datos. La principal diferencia
entre almacenar datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos
reside en la forma en que los datos están organizados. Si simplemente se importa
una hoja de cálculo completa como una nueva tabla en una base de datos, no se
resolverán los problemas asociados a la organización y la actualización de los datos,
sobre todo si la hoja de cálculo contiene datos redundantes. Para solucionar esos
problemas, es preciso dividir los datos de la hoja de cálculo en tablas independientes.
Cada una de esas tablas contiene datos relacionados. Para obtener más información
sobre la organización de datos en las tablas, vea el artículo Conceptos básicos del
diseño de una base de datos.
Access incluye el Asistente para analizar tablas, que puede ayudar a llevar a cabo
este proceso. Tras importar los datos a una tabla, el asistente ayuda a dividir la tabla
en tablas independientes. Cada una de esas tablas contiene datos que no están
duplicados en ninguna de las demás tablas. El asistente crea asimismo las relaciones

277. necesarias entre las tablas. Para obtener más información sobre las relaciones, vea la
sección Relaciones en una base de datos, más adelante en este artículo.
Importar una hoja de cálculo de Excel como una tabla en una nueva base de datos de
Office Access 2007
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.
Escriba un nombre para la nueva base de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a
continuación, haga clic en Crear.
Cierre Tabla1.
Cuando se le pregunte si desea guardar los cambios realizados en el diseño de
Tabla1, haga clic en No.
En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar.
Use el cuadro de diálogo Abrir archivo para buscar el archivo.
Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, asegúrese de que está seleccionada
la opción Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual.
Haga clic en Aceptar.
Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo, que hace algunas
preguntas sobre los datos.
Siga las instrucciones haciendo clic en Siguiente o Atrás para moverse entre las
páginas. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
Nota Access preguntará si desea guardar los detalles de la operación de
importación que acaba de finalizar. Si cree que va a realizar de nuevo la misma
operación de importación, haga clic en Sí y escriba los detalles. De este modo, podrá
reproducir fácilmente la operación haciendo clic en Importaciones guardadas en el
grupo Importar de la ficha Datos externos. Si no desea guardar los detalles de la
operación, haga clic en Cerrar.
Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, la muestra bajo Todas
las tablas en el panel de exploración.
Usar el Asistente para analizar tablas para organizar los datos
Tras importar los datos a una tabla de Access, puede usar el Asistente para analizar
tablas con el fin de identificar rápidamente los datos extensibles. El asistente
proporciona una manera sencilla de organizar los datos duplicados en tablas
independientes, de modo que se pueden guardar de la manera más eficaz posible.
Access conserva la tabla original como copia de seguridad y, a continuación, crea
tablas nuevas que se pueden usar como base para la aplicación de bases de datos.
Abra la base de datos Access que contiene la tabla que desee analizar.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Analizar, haga clic en Analizar
tabla.
Se inicia el Asistente para analizar tablas.
En caso de que el concepto de normalización sea nuevo para usted, el asistente
incluye dos páginas de introducción que contienen un tutorial breve con botones en
los que se puede hacer clic para ver ejemplos. Si no ve esas páginas sino la casilla de
verificación ¿Desea mostrar las páginas de introducción?, actívela y, después, haga

278. dos veces clic en Atrás para ver la introducción. Si no desea ver de nuevo esas
páginas tras leer la introducción, desactive la casilla de verificación.
En la página que comienza con la frase ¿Qué tabla contiene campos con valores
repetidos en muchos registros?, seleccione la tabla que desee analizar y, a
continuación, haga clic en Siguiente.
Puede dejar que el asistente decida qué campos se incluyen en qué tablas, o bien,
puede decidirlo usted mismo. Si sigue las instrucciones del asistente, podrá cambiar
el diseño de la tabla en la siguiente página del asistente.
Nota Si deja que el asistente decida qué campos se incluyen en qué tablas, puede
que sus decisiones no siempre sean las más apropiadas para los datos, sobre todo si
se trata de una cantidad reducida de datos. Se recomienda comprobar
cuidadosamente los resultados del asistente. En cambio, puede que el asistente
sugiera una organización más eficaz, por lo que es una buena idea probar al menos
una vez las decisiones del asistente. Si no le gustan las sugerencias, siempre puede
reorganizar manualmente los campos y hacer clic en Atrás para organizar usted
mismo todos los campos.
Haga clic en Siguiente. En esta página debe especificar qué tablas contienen qué
campos. Si dejó que el asistente tomara las decisiones, debería ver varias tablas
conectadas mediante líneas de relación. En caso contrario, Access crea una sola tabla
con todos los campos. En ambos casos, se pueden realizar cambios en esta página.
Puede arrastrar campos de una tabla hasta un área en blanco de la página para crear
una nueva tabla que contenga esos campos. Access pedirá un nombre de tabla.
Puede arrastrar campos de una tabla a otra si cree que se van a almacenar más
eficazmente en esa otra tabla.
A la mayoría de las tablas se les asigna un campo Id. o Id. único generado. Para
obtener más información sobre los campos Id., haga clic en Sugerencias en la esquina
superior derecha del asistente.
Para deshacer un cambio, haga clic en el botón Deshacer.
Para cambiar el nombre de una tabla, haga doble clic en su barra de título, escriba el
nuevo nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Tras organizar los campos a su manera, haga clic en Siguiente.
Si el asistente encuentra registros con valores muy similares, los identificará como
posibles errores tipográficos y presentará una pantalla en la que se puede confirmar
lo que se va a hacer con ellos. Desplácese por la lista para buscar los que tengan
valores en la columna Corrección y, a continuación, haga clic en el elemento
apropiado de la lista desplegable. Seleccione Dejar tal y como está para que el
asistente no cambie el valor. Cuando termine, haga clic en Siguiente.
El asistente le pregunta si desea crear una consulta que se parezca a la tabla original.
Si ya ha creado formularios e informes basados en la tabla original, se recomienda
crear esa consulta. Si elige Sí, crear la consulta, el asistente cambia el nombre de la
tabla original anexando "_ANTERIOR" al nombre de la tabla. A continuación, asigna
un nombre a la nueva consulta usando el nombre de la tabla original. Los formularios
e informes basados en la tabla usan ahora la consulta para sus datos y siguen
funcionando como antes.
Haga clic en Finalizar.

279. El asistente crea las nuevas tablas según lo especificado y, a continuación, las abre.
Ciérrelas cuando termine de comprobar los resultados.
Principio de sección
Trabajar con datos de otros programas
Office Access 2007 incluye características que permiten trabajar con datos
almacenados en otros programas.
Crear una nueva base de datos de Access que se vincule a datos con otro formato de
archivo Puede usar Access para abrir un archivo con otro formato como un archivo
de texto, dBASE o una hoja de cálculo. Access crea automáticamente una base de
datos de Access y vincula el archivo.
Inicie Access.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en el tipo de archivo que desee abrir en la
lista desplegable Tipo de archivo. Si no está seguro del tipo de archivo, haga clic en
Todos los archivos (*.*).
Si es preciso, vaya a la carpeta que contenga el archivo que desee abrir. Cuando
encuentre el archivo, haga doble clic en él para abrirlo.
Siga las instrucciones del asistente. En la última página del asistente, haga clic en
Finalizar.
Importar o vincular datos a una base de datos existente de Access Puede importar
datos de otros orígenes y programas a tablas de Access de modo que los datos se
encuentren en el archivo de Access, o bien, puede vincular a los datos desde Access
de modo que los datos permanecen en el archivo original (fuera del archivo de
Access).
Importar o vincular datos
En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en el formato en el que
estén almacenados los datos.
Puede importar o vincular datos de los formatos siguientes:
Microsoft Office Access
Microsoft Office Excel
Microsoft Windows SharePoint Services
Archivos de texto
Archivos XML
Bases de datos ODBC
Documentos HTML
Microsoft Office Outlook
dBase
Paradox
Lotus 1-2-3
Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos.
Siga las instrucciones que aparecen en el cuadro de diálogo.
Access importará o vinculará los datos a la base de datos. Para la mayoría de los
formatos, es preciso especificar la ubicación de los datos y elegir cómo se desea
almacenar los datos en la base de datos.

280. Principio de sección
Volver al principio
Usar una base de datos de una versión anterior en varias versiones de Access
Si la base de datos o el proyecto de Access se creó en Access 2000 o posterior, se
puede usar la base de datos o el proyecto en la versión de Access en la que se creó o
en cualquier versión posterior, incluso si el archivo tiene la seguridad habilitada. Por
ejemplo, los archivos de Access 2000 se pueden usar en las versiones desde Access
2000 hasta Office Access 2007 y los archivos de Access 2002-2003 se pueden usar en
las versiones desde Access 2002-2003 hasta Office Access 2007.
Puede haber situaciones en las que desee conservar los datos en una versión
anterior de Access, pero puede que haya usuarios con una versión posterior de
Access que quieran establecer vínculos a dichos datos y, además, beneficiarse de
algunas de las funciones de la versión posterior. La solución pasa por crear una nueva
base de datos "cliente" en la versión posterior (que incluya formularios, informes,
consultas y macros, pero no tablas) y vincularla a las tablas del archivo de la versión
anterior. Siga uno de los siguientes procedimientos, en función de si la base de datos
está incluida en un archivo o si está dividida en una aplicación de
cliente/servidor (aplicación de servidor o de cliente: aplicación formada por un
archivo de base de datos "de servidor" que contiene tablas y copias de un archivo de
base de datos "de cliente" en el que se encuentran los demás objetos de base de
datos con vínculos a las tablas “de servidor”.).
Usar una base de datos de Access de un solo archivo en diferentes versiones de
Access
Usar una aplicación cliente/servidor en distintas versiones de Access
Usar una base de datos de Access de un solo archivo en diferentes versiones de
Access
Si todas las tablas, formularios y otros objetos de la base de datos de Access están
incluidos en un archivo .mdb y desea usar la base de datos en varias versiones de
Access, puede crear una base de datos cliente en una versión posterior y vincularla al
archivo original. Los usuarios con la versión anterior de Access podrán seguir usando
la base de datos original. Los usuarios que tengan una versión posterior pueden usar
la nueva base de datos cliente para vincular los mismos datos.
Use el siguiente procedimiento para convertir la base de datos a cualquiera de los
tres formatos más recientes: Access 2000, Access 2002-2003 o Access 2007. Este
comando conserva el formato original de la base de datos original y crea una copia
con el formato especificado.
Cierre el archivo de Access. Si el archivo es una base de datos de Access multiusuario
ubicada en un servidor o una carpeta compartida, asegúrese de que ningún otro
usuario lo tenga abierto.
Inicie Access 2007.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

281. Vaya a la ubicación del archivo que desee convertir y, a continuación, haga doble clic
en él para abrirlo.
Nota Si se muestra el cuadro de diálogo Mejoras de base de datos donde se le
pregunta si desea mejorar la base de datos, elija No.
Si se abre un formulario cuando inicie la base de datos, ciérrelo.
Haga clic en el botón de Microsoft Office , seleccione Guardar como y, a
continuación, en Guardar base de datos en otro formato, haga clic en el formato al
que desee convertir el archivo.
En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva base de
datos.
Nota A menos que vaya a guardar la nueva base de datos en otra ubicación, su
nombre debe ser diferente del nombre de la base de datos original. En cualquiera de
los casos, suele ser mejor usar un nombre distinto ya que permite diferenciar la base
de datos de cliente de la base de datos de servidor. No obstante, si convierte al
formato de Access 2007, la extensión del nombre de archivo cambia de .mdb a
.accdb, por lo que puede usar el mismo nombre de archivo.
Haga clic en Guardar.
Divida la base de datos convertida en una aplicación cliente/servidor siguiendo este
procedimiento:
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mover datos, haga clic en
Base de datos de Access.
En el cuadro de diálogo Divisor de base de datos, haga clic en Dividir base de datos.
Escriba un nombre para la base de datos servidor y, después, haga clic en Dividir.
Elimine la base de datos de servidor creada por la herramienta Divisor de base de
datos. Tenga cuidado de no eliminar la base de datos original.
Vincule la nueva base de datos cliente a las tablas de la base de datos original: En la
ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Herramientas de base de datos,
haga clic en Administrador de tablas vinculadas.
Haga clic en Seleccionar todo y, a continuación, active la casilla de verificación
Preguntar siempre por la nueva ubicación.
Haga clic en Aceptar, vaya a la base de datos de la versión anterior y, a continuación,
haga doble clic en ella.
Si el proceso se ha realizado correctamente, Access mostrará un mensaje en el que
se indica que se han actualizado correctamente todas las tablas vinculadas
seleccionadas.
Ahora, puede mejorar la nueva base de datos de cliente de modo que admita nuevas
características para los usuarios que hayan actualizado a Access 2000, Access 2002-
2003 o a Access 2007. Los usuarios con versiones anteriores pueden seguir usando la
base de datos de la versión anterior.
Si lo desea, también puede convertir la nueva base de datos cliente en otra versión.
Por ejemplo, si la base de datos original estaba en formato Access 2000, puede crear
una base de datos cliente Access 2002-2003 para los usuarios que tengan esta
versión y un base de datos cliente Access 2007 para los usuarios que tengan esta

282. versión. Ambas versiones cliente se vincularán a los datos del archivo de Access
2000.
Principio de sección
Usar una aplicación cliente/servidor en distintas versiones de Access
Si la base de datos Access ya es una aplicación cliente/servidor (aplicación de
servidor o de cliente: aplicación formada por un archivo de base de datos "de
servidor" que contiene tablas y copias de un archivo de base de datos "de cliente" en
el que se encuentran los demás objetos de base de datos con vínculos a las tablas
“de servidor”.), sólo tiene que convertir el cliente al formato de archivo de Access
2000, Access 2002-2003 o Access 2007. No es preciso realizar cambios en la base de
datos de servidor.
El siguiente procedimiento muestra cómo se usa el comando Guardar base de datos
como para convertir la base de datos cliente a cualquiera de los tres formatos más
recientes: Access 2000, Access 2002-2003 o Access 2007. Este comando conserva el
formato original de la base de datos original y crea una copia en el formato
especificado.
Cierre la base de datos cliente. Si el archivo es una base de datos de Access
multiusuario ubicada en un servidor o una carpeta compartida, asegúrese de que
ningún otro usuario lo tenga abierto.
Inicie Access 2007.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
Vaya a la ubicación de la base de datos de cliente y, a continuación, haga doble clic
en ella para abrirla.
Nota Si se muestra el cuadro de diálogo Mejoras de base de datos donde se le
pregunta si desea mejorar la base de datos, elija No.
Si aparece un formulario cuando abra la base de datos, ciérrelo.
Haga clic en el botón de Microsoft Office , seleccione Guardar como y, a
continuación, en Guardar base de datos en otro formato, haga clic en el formato al
que desee convertir el archivo.
En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva base de
datos.
Haga clic en Guardar.
Ahora, puede mejorar la nueva base de datos de cliente de modo que admita nuevas
características para los usuarios que hayan actualizado a Access 2000, Access 2002-
2003 o a Access 2007.
Principio de sección
Volver al principio
Vea también
Conceptos básicos del diseño de una base de datos
Crear informes sencillos
Crear un formulario
Crear una consulta de selección sencilla

283. Crear una nueva base de datos
Guía de relaciones de tablas
Importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access
Importar o vincular a los datos de un archivo de texto
Importar o vincular a los datos de un libro de Excel
Importar o vincular a una lista de SharePoint
Access > Tablas
Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave
principal
Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen
inequívocamente cada registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave principal.
En este artículo se ofrece una descripción de la finalidad de las claves principales y se explica cómo
agregarlas, definirlas, cambiarlas o quitarlas.
En este artículo
¿Qué es una clave principal?
Agregar una clave principal autonumérica
Definir la clave principal
Quitar la clave principal
Cambiar la clave principal
¿Qué es una clave principal?
Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office
Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office
Access 2007, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan
relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información.
Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar
esos datos de forma significativa.
Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para
hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla
Compradores podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal

284. y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en términos simples, es la clave principal
de otra tabla.
Clave principal
Clave externa
A menudo, un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código,
sirve como clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un
número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal.
Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe
identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe
contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza
campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.
Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una dirección, ya que tanto el
nombre como la dirección contienen información que puede cambiar con el tiempo.
Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para
la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que
cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal
y le asigna un nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto de forma
predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.

285. Si piensa que no hay ningún campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal,
considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumér ico. Este tipo de
identificador no es "fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Es
aconsejable utilizar este tipo de identificadores porque sus valores no cambian. Una clave principal que
contiene datos sobre una fila (un número de teléfono o el nombre de un cliente, por ejemplo) es más
probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.
Una columna con el tipo de datos Autonumérico suele ser una buena clave principal, porque garantiza
que no habrá dos Id. de producto iguales.
En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de
una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría
dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está
formada por más de una columna se denomina clave compuesta.
Volver al principio
Agregar una clave principal autonumérica
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal
y le asigna el tipo de datos Autonumérico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal a
una tabla que ya existe, debe abrir la tabla en la vista Diseño.
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar
la clave principal y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

286. 4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.
5. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente.
6. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumérico.
7. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores
numéricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar números
aleatorios.
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Definir la clave principal
Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo, como un número
de Id. o un número de serie o código, ese campo podría convertirse en una buena clave principal. Para
que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no
debe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.
Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño.
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea
establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de
cada campo.
5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

287. Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como
clave principal.
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Quitar la clave principal
Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán
como identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el
campo o los campos de la tabla. Lo que se quita es la designación de clave principal de esos campos.
Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella.
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación
de tabla. Si intenta quitar una clave principal para la que existe una relación, Access le advertirá
de que debe eliminar primero la relación.
Eliminar una relación de tabla
1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se
puede eliminar una relación entre tablas abiertas.
2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar/Ocultar, haga clic en
Relaciones.

288. 3. Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en la ficha Diseño, en el
grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuación, seleccione las tablas que
desea agregar en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y luego en
Cerrar.
4. Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar
(la línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla
SUPR.
5. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar.
4. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal
desee eliminar y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
5. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.
Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los
campos de la clave principal.
6. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave
principal.
NOTA Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cre e
una. Si elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor
exclusivo para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave
principal.

289. Volver al principio
Cambiar la clave principal
Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos:
1. Quite la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Quitar la clave
principal.
2. Defina la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Definir la clave
principal.
Volver al principio
Para obtener más información
Para obtener más información sobre el diseño de bases de datos y la selección de una clave principal
adecuada, vea los artículos siguientes: Conceptos básicos del diseño de una base de datos y Crear tablas
en una base de datos.
Volver al principio
Vea también
Conceptos básicos del diseño de una base de datos
Crear tablas en una base de datos
Access > Recopilación de datos
Recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico
Mostrar todo
Ocultar todo
Microsoft Office Access 2007 facilita la recopilación de datos de otros usuarios
ubicados en cualquier parte del mundo, como los miembros de un equipo de ventas,
participantes en una encuesta o contactos. Office Access 2007 funciona
conjuntamente con Microsoft Office Outlook 2007 para ayudarle a generar y enviar
mensajes de correo electrónico que incluyan una formulario de entrada de datos.
Cuando los destinatarios rellenan los formularios y los devuelven, las respuestas se
procesan de acuerdo con las especificaciones definidas. Por ejemplo, si se opta por
procesar automáticamente las respuestas, el contenido de los formularios se agrega
a la tabla apropiada de la base de datos en cuanto las respuestas llegan al buzón de
entrada. Gracias a esta nueva característica, el Asistente para recopilar datos a través

290. de mensajes de correo electrónico, se podrá ahorrar mucho tiempo que, de lo
contrario, se dedicaría a escribir los datos en nombre de los demás usuarios.
En este artículo
Cuándo se utiliza la recopilación de datos
Antes de comenzar
Trabajar con el asistente
Después de enviar el mensaje de correo electrónico
Cuándo se utiliza la recopilación de datos
En la siguiente lista se recogen algunos de los casos en los que se puede usar esta
nueva característica.
Encuesta Desea realizar una encuesta y compilar los resultados en Access. Primero,
va a crear en Access una base de datos que tenga las tablas necesarias para
almacenar los resultados. A continuación, va a usar el asistente para generar un
formulario que incluya las preguntas (que se presentan como campos) y enviarlo por
correo electrónico a los participantes de la encuesta. Las respuestas de los
participantes van directamente a la tabla especificada de la base de datos.
Informes de estado Ya sean los últimos niveles de inventario o información
actualizada sobre asuntos pendientes, su equipo puede enviarle a intervalos
periódicos mensajes de correo electrónico con la información actualizada para
mantenerle al día.
Administración de eventos Cuando organiza un evento, como una conferencia o un
curso, puede enviar uno o varios formularios como mensajes de correo electrónico
para recopilar información de contacto, preferencias de viaje y hotel, etc. Si opta por
procesar automáticamente las respuestas, los participantes podrán cambiar sus
preferencias en cualquier momento sin tener que notificárselo, y dispondrá siempre
de los datos más actualizados para tomar una decisión.
Para que pueda generar y enviar fácilmente el formulario de entrada de datos como
un mensaje de correo electrónico, utilice el Asistente para recopilar datos a través de
mensajes de correo electrónico a fin de llevar a cabo los principales pasos del

291. proceso, inclusive la especificación de cómo desea procesar las respuestas cuando
llegan al buzón de entrada.
Volver al principio
Antes de comenzar
Si es la primera vez que va a recopilar datos a través de mensajes de correo
electrónico, siga el procedimiento que se describe a continuación para asegurar que
se lleva a cabo correctamente el proceso de recopilación de datos.
Asegúrese de que están instaladas las siguientes aplicaciones en el equipo:
Office Access 2007 El Asistente para recopilar datos a través de mensajes de correo
electrónico está disponible únicamente en Office Access 2007.
Office Outlook 2007 Office Outlook 2007 debe estar instalado y configurado en el
equipo que utilice para enviar los mensajes de correo electrónico. Si Outlook está
instalado pero aún no está configurado, inicie esta aplicación y siga las instrucciones
del Asistente para inicio de Outlook. Si desea obtener ayuda referente al asistente,
vea la Ayuda de Outlook.
Microsoft Office InfoPath 2007 (opcional) Cuando genere el formulario de entrada
de datos, podrá elegir entre un formulario simple con formato HTML (HTML:
lenguaje de marcado estándar utilizado para los documentos del World Wide Web.
HTML utiliza etiquetas para indicar cómo deben mostrar los exploradores Web los
elementos de página, como texto y gráficos, y cómo deben responder a las acciones
del usuario.) y un formulario de uso más fácil generado por InfoPath. Si no está
instalado Office InfoPath 2007 o posterior en su equipo, o bien, si no está seguro de
que todos los destinatarios del mensaje tengan instalado Office InfoPath 2007 o
posterior, elija el formulario HTML.
Nota Recuerde que el formulario usado para recopilar datos a través de mensajes
de correo electrónico no es un formulario de Access. El asistente genera un
formulario especial, según opte por el formato HTML o de InfoPath.
Asegúrese de que los destinatarios del mensaje de correo electrónico tengan
instaladas las siguientes aplicaciones en su equipo. Sin este software, los usuarios no
podrán ver ni editar el formulario.
Un cliente de correo electrónico que admita el formato HTML Si envía un formulario
HTML, el destinatario debe disponer de un programa de correo electrónico que
admita HTML.
Office Outlook 2007 y Office InfoPath 2007 (ambos opcionales) Si envía un
formulario de InfoPath, el destinatario debe tener instalados tanto Office Outlook
2007 como Office InfoPath 2007 para poder ver y editar ese formulario.
Identifique la base de datos de destino. La base de datos puede tener formato .mdb
o .accdb. Se admiten también los archivos .mde y .accde.
Si no desea usar una base de datos existente, deberá crear una.
Identifique o cree las tablas que desee rellenar con los datos procedentes de las
respuestas de los usuarios a su mensaje. Si está recopilando datos para tablas
existentes, asegúrese de que las tablas no son de sólo lectura y de que dispone de los
permisos necesarios para agregar o actualizar su contenido.
Para obtener más información sobre la creación de tablas, vea el artículo Crear tablas
en una base de datos.

292. Notas
Los campos con los siguientes tipos de datos no se pueden recopilar mediante
mensajes de correo electrónico:
Datos adjuntos
Autonumérico
Campos multivalor
OLE
Si mediante la operación de recopilación de datos rellena dos o más tablas, deberá
crear una consulta de selección y usarla como origen de registros del formulario.
Asegúrese de que la consulta incluye todos los campos requeridos de las tablas
subyacentes. Si usa una consulta existente, asegúrese de que la consulta no es de
sólo lectura y de que tiene los permisos necesarios para agregar o actualizar su
contenido. Para obtener más información sobre cómo crear una consulta basada en
dos o más tablas, vea el artículoCrear una consulta basada en varias tablas.
En la mayoría de los casos, podrá decidir si desea almacenar los datos recopilados
como registros nuevos o usar los datos para actualizar los registros existentes. En los
siguientes casos, podrá almacenar los datos únicamente como registros nuevos:
Está recopilando datos para rellenar dos o más tablas.
La tabla subyacente no tiene un campo de clave principal. Los valores de clave
principal son necesarios para asignar cada respuesta a un registro existente. Si la
tabla de destino no tiene un campo de clave principal, agréguelo o asigne un campo
existente que tenga valores únicos como clave principal.
La tabla subyacente no tiene registros. Si la tabla está vacía, el asistente supone que
desea agregar registros.
Las direcciones de correo electrónico de los destinatarios no están almacenadas
como un campo en la base de datos. Cuando recopile datos para actualizar los
registros, no podrá escribir manualmente las direcciones en el mensaje generado por
el asistente. El campo de dirección debe estar en la tabla de destino o en una tabla
que guarde relación con la tabla de destino. Por ejemplo, si está recopilando datos
para actualizar una tabla denominada Pedidos, las direcciones deben estar
almacenadas como un campo en dicha tabla o en una tabla relacionada, como una
tabla denominada Clientes.
Volver al principio
Trabajar con el asistente
Ahora puede ejecutar el asistente que le ayudará a configurar el proceso de
recopilación de datos.
En esta sección
Iniciar el asistente
Elegir el tipo de formulario de entrada de datos
Especificar lo que desea hacer con los datos
Seleccionar los campos del formulario
Especificar cómo se van a procesar los datos
Seleccionar cómo desea especificar las direcciones de correo electrónico de los
destinatarios

293. Especificar el campo de las direcciones de correo electrónico
Personalizar el mensaje de correo electrónico
Crear y enviar mensajes de correo electrónico
Iniciar el asistente
Abra la base de datos de destino.
Para rellenar una sola tabla, selecciónela en el panel de exploración. Para rellenar
dos o más tablas relacionadas, seleccione la consulta enlazada a estas tablas.
Siga uno de estos procedimientos para iniciar el asistente:
En la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Crear correo
electrónico.
Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla o consulta y, a
continuación, haga clic en Recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico.
Si la tabla no tiene campos o tiene únicamente campos del tipo Autonumérico,
Objeto OLE, Datos adjuntos o Búsqueda multivalor, Access muestra el mensaje La
tabla o consulta seleccionada no tiene ningún campo compatible con la recopilación
de datos mediante correo electrónico..
Si la tabla contiene campos compatibles con la recopilación de datos, se inicia el
asistente. La primera página del asistente muestra los principales pasos del proceso.
Si la tabla de destino admite agregar y actualizar datos, se llevan a cabo seis pasos
principales en el asistente:
Si el objeto admite únicamente agregar registros, los pasos a dar son cinco:

294. Haga clic en Siguiente.
El asistente indica que seleccione el tipo de formulario que desee crear.
Elegir el tipo de formulario de entrada de datos
En este paso, debe optar por crear un formulario HTML o un formulario de InfoPath.
Tal y como se ha mencionado anteriormente en este artículo, no se puede utilizar un
formulario de Access para recopilar datos a través de mensajes de correo
electrónico: hay que usar un formulario HTML o un formulario de InfoPath que se
cree en el asistente.
Si InfoPath no está instalado en su equipo, no estará disponible la opción Formulario
de Microsoft Office InfoPath.
El tipo de formulario que se cree depende de dos factores: la facilidad de uso y si
todos los destinatarios tienen instalado en sus equipos el software necesario. Un
formulario de InfoPath es mucho más fácil de usar, pero un formulario HTML implica
menos requisitos de software.

295. Un formulario de InfoPath ofrece un entorno de entrada de datos y de edición mejor.
Además, puede llevar a cabo una validación preliminar de los datos cuando el
usuario hace clic en el botón Enviar, por lo que el usuario tiene la posibilidad de
corregir los datos incorrectos antes de enviar la respuesta.
En resumen, un formulario de InfoPath tiene varias ventajas con respecto a un
formulario HTML pero un formulario HTML lo puede ver y editar cualquier usuario
cuyo cliente de correo electrónico admita HTML.
En el asistente, seleccione la opción Formulario de Microsoft Office InfoPath
únicamente si todos los destinatarios tienen instalados Office InfoPath 2007 y Office
Outlook 2007. En caso contrario, seleccione la opción Formulario HTML.
Haga clic en Siguiente.
La siguiente página del asistente que se muestre depende de si el objeto de destino
admite la actualización de los datos. Si el objeto es una consulta basada en dos o más
tablas o si es una tabla que no tiene un campo de clave principal o que no contiene
registros, el asistente supone que desea agregar registros nuevos e indica que
seleccione los campos del formulario. En todos los demás casos, el asistente indica
que especifique si desea agregar o actualizar los datos antes de pedir que seleccione
los campos del formulario.
Si el asistente indica que seleccione los campos del formulario, vaya directamente a
la sección Seleccionar los campos del formulario de este artículo.
Especificar lo que desea hacer con los datos
En este paso, especifique si desea agregar registros nuevos a la base de datos o
actualizar registros existentes.
El tipo de formulario que esté usando afecta al número de registros nuevos que le
puede enviar un destinatario en una sola respuesta. En el caso de la actualización de
datos, el número de registros que debe actualizar un destinatario identifica el
número de formularios previamente completados que se van a incluir en un
mensaje. En la siguiente tabla se resumen los diversos casos:

296. Tipo de
formulario
Agregar o
actualizar Resultado
HTML Agregar Los destinatarios no podrán enviar más de un registro nuevo en
cada respuesta.
InfoPath Agregar Los destinatarios podrán enviar varios registros nuevos en cada
respuesta. Para ello, deben hacer clic en Insertar una fila en la
parte inferior del mensaje de correo electrónico.
Nota Tras especificar los campos que desee incluir en el
mensaje, aparece una página en el asistente en la que puede
configurar varias opciones. En esta página, puede configurar la
carpeta de Outlook en la que se van a procesar las respuestas, así
como opciones sobre cómo se van a procesar esas respuestas.
HTML Actualizar Cada mensaje de correo electrónico incluirá uno o varios
formularios previamente rellenados, según el número de
registros que correspondan a una sola dirección de correo
electrónico. El destinatario podrá revisar y actualizar cada uno de
los formularios en el mensaje.
InfoPath Actualizar Cada mensaje de correo electrónico incluirá uno o varios
formularios previamente rellenados, según el número de
registros que correspondan a una sola dirección de correo
electrónico. El destinatario podrá revisar y actualizar cada uno de
los formularios en el mensaje.
Además, el usuario podrá enviar registros adicionales haciendo
clic en Insertar una fila en la parte inferior del mensaje de correo
electrónico. Más adelante en este artículo, se describe cómo
evitar que un usuario agregue nuevos registros a una solicitud de
actualización.
En el asistente, seleccione Recopilar sólo información nueva o Actualizar información
existente.
Es importante observar que si el objetivo es agregar nuevos registros, podrá escribir
las direcciones de correo electrónico en el cuadro de dirección del mensaje de correo
electrónico cuando se crea el mensaje. Sin embargo, si el objetivo es actualizar datos
existentes, las direcciones de correo electrónico de los destinatarios deben estar
almacenadas como un campo en la tabla o consulta subyacente o en una tabla
relacionada.
Haga clic en Siguiente.
El asistente le indica que seleccione los campos que desee incluir en el formulario.
Seleccionar los campos del formulario

297. En este paso, va a elegir los campos que desee incluir en el formulario.
Generalmente, no es necesario incluir en el formulario todos los campos existentes
en la tabla o consulta subyacente. No obstante, hay dos excepciones:
Campos obligatorios Si está recopilando registros nuevos, el asistente incluirá
automáticamente todos los campos cuya propiedad Requerido tenga el valor Sí. Si
los campos obligatorios de un registro están en blanco, Access no agregará el registro
a la tabla.
Tipos de campo incompatibles Algunos campos no se podrán incluir en el formulario.
El asistente no admite los campos de tipo Autonumérico, Datos adjuntos, Objeto OLE
ni los campos de búsqueda multivalor. Estos tipos de campo no se mostrarán en la
lista Campos de la tabla o Campos de la consulta del asistente. Los campos de tipo
Autonumérico de la tabla se rellenarán automáticamente cuando se agreguen
registros nuevos. Los campos de tipo Objeto OLE, Datos adjuntos y los campos de
búsqueda multivalor deberán rellenarse en la vista Hoja de datos o Formulario ya
que no se pueden agregar estos valores mediante un proceso de recopilación de
datos.
Campo de clave principal En la siguiente tabla se resume cuándo se puede incluir un
campo de clave principal en un formulario:
Propósito de la
recopilación de
datos Tipo de datos ¿Incluir en formulario?
Agregar Autonumérico No. Se generará automáticamente el valor de
clave principal cuando se agregue el registro a la
tabla.
Agregar No autonumérico Sí. El usuario podrá escribir un valor en el campo
cuando se agreguen registros. La respuesta no se
procesará si ya se está usando el valor

298. especificado.
Actualizar Autonumérico o
no autonumérico
No. No se puede editar el valor de clave principal
en el formulario. Se utiliza este campo para
asignar cada respuesta a un registro existente.
En la lista Campos de la tabla o Campos de la consulta, haga doble clic en los campos
que desee incluir. Si desea incluir todos los campos, haga clic en >>.
Use las flechas arriba y abajo para reorganizar los campos en la lista Campos que se
incluirán en el mensaje de correo electrónico.
Para cada campo que incluya, en Propiedades del campo, especifique un título. Haga
clic en Sólo lectura si está actualizando datos y desea mostrar el campo al usuario
pero no desea que éste cambie los datos. El campo aparece en el mensaje de correo
electrónico con el título Este campo es de sólo lectura. Esta función es muy útil si el
usuario está actualizando datos existentes.
Haga clic en Siguiente.
El asistente pide que especifique cómo desea procesar las respuestas.
Especificar cómo se van a procesar los datos
En este paso, va a tomar una decisión muy importante sobre cómo se van a procesar
las respuestas: de manera automática o manual. Observe que, en este contexto, el
procesamiento manual no implica la entrada de datos tediosa en la vista Hoja de
datos o Formulario. Significa únicamente que se inicia manualmente la operación de
exportación para transferir los datos recopilados a la tabla de destino.
Procesamiento automático
Si opta por el procesamiento automático de las respuestas cuando éstas llegan al
buzón de entrada, Outlook y Access funcionan conjuntamente para exportar el
contenido de los formularios de cada una de las respuestas a las tablas de destino de
la base de datos.

299. El procesamiento automático le puede ahorrar un tiempo y un esfuerzo
considerables. Las respuestas se exportan correctamente siempre y cuando se
cumplan las siguientes condiciones en el momento de llegar las respuestas al buzón
de entrada:
Outlook ya debe estar ejecutándose en el equipo. Si no es así, el procesamiento
comenzará la próxima vez que se inicie Outlook.
Access debe estar instalado en el equipo.
La base de datos no puede estar protegida mediante contraseña y no debe estar
abierta en modo exclusivo. El nombre o la ubicación de la base de datos no puede
haber cambiado desde el envío del mensaje de correo electrónico.
Los nombres de las tablas y consultas y las propiedades de los campos incluidos en el
formulario no pueden haber cambiado desde el envío del mensaje de correo
electrónico.
Debe disponer de los permisos necesarios para agregar o actualizar el contenido de
la consulta y las tablas subyacentes.
Si no se cumple alguna o varias de estas condiciones, no se llevará a cabo el
procesamiento automático. Si es así, pruebe a solucionar los problemas y, a
continuación, exporte manualmente las respuestas que hayan generado un error. Las
respuestas que lleguen al buzón de entrada después de resolverse los problemas
seguirán procesándose automáticamente.
Permitir sólo actualizaciones de datos
Si está actualizando datos y activa la casilla de verificación Procesar las respuestas y
agregar los datos automáticamente a, la casilla de verificación Permitir sólo
actualizaciones de los datos existentes estará disponible. Active la casilla de
verificación si no desea que el usuario pueda enviar registros nuevos. Si sólo está
agregando nuevos datos, la casilla de verificación Permitir sólo actualizaciones de los
datos existentes no estará visible.
Procesamiento manual
Si desea controlar cuándo y qué respuestas se procesan, desactive la casilla de
verificación Procesar las respuestas y agregar los datos automáticamente a. En este
caso, las respuestas llegan al buzón de entrada pero no se transfieren a la base de
datos. Seleccione manualmente y haga clic con el botón secundario del mouse
(ratón) en cada respuesta en Outlook y, a continuación, haga clic en Exportar datos a
Microsoft Access en el menú contextual para rellenar la base de datos.
Puede que tenga que procesar manualmente las respuestas que no se hayan
procesado automáticamente. Tras resolver el problema que ha causado el error,
exporte manualmente cada una de las respuestas existentes.
Antes de iniciar una operación de exportación, recuerde los siguientes puntos:
Debe tener instalado Office Access 2007 en su equipo.
Si la base de datos está protegida mediante contraseña, se le pedirá que escriba la
contraseña cuando inicie la operación de exportación. Asimismo, la base de datos no
puede estar abierta en modo exclusivo, y el nombre o la ubicación de la base de
datos no puede haber cambiado desde el envío del mensaje de correo electrónico.

300. Los nombres de las tablas y consultas y las propiedades de los campos incluidos en el
formulario no pueden haber cambiado desde el envío del mensaje de correo
electrónico.
Debe disponer de los permisos necesarios para agregar o actualizar el contenido de
la consulta y las tablas subyacentes.
Especificar opciones de procesamiento adicionales
En la página Especifique cómo desea procesar las respuestas del asistente,
compruebe el nombre de la carpeta de Outlook donde están almacenadas las
respuestas. Si desea especificar otra carpeta para las respuestas a esta solicitud de
recopilación de datos, haga clic en el nombre de la carpeta. En el cuadro de diálogo
Seleccionar carpeta, seleccione otra carpeta o haga clic en Nuevo para crear una
nueva carpeta. Haga clic en Aceptar y, a continuación, cambie a Access.
Haga clic en Definir propiedades para controlar el procesamiento automático de las
respuestas para abrir el cuadro de diálogo Opciones de recopilación de datos
mediante correo electrónico.
Use este cuadro de diálogo para especificar cómo desea procesar las respuestas. Si
desea procesarlas manualmente, vaya al siguiente paso.
En el cuadro de diálogo Opciones de recopilación de datos mediante correo
electrónico, revise y, si es necesario, cambie los valores según se describe a
continuación y, después, haga clic en Aceptar:
Descartar las respuestas de aquellos a quienes no se ha enviado el mensaje Active
esta casilla de verificación si desea que se procesen de manera automática
únicamente las respuestas enviadas por los destinatarios originales del mensaje. Las
respuestas de otros usuarios se almacenan en la carpeta de destino pero no se
procesan automáticamente.
Aceptar varias respuestas de cada destinatario Un destinatario puede enviar varias
respuestas. Active esta casilla de verificación si desea que se procese de manera
automática únicamente la primera respuesta de cada destinatario. La segunda y

301. subsiguientes respuestas se almacenan en la carpeta de destino pero no se procesan
automáticamente.
Nota Esta configuración controla únicamente el número de respuestas y no el
número de registros en una sola respuesta que se procesen. En otras palabras, si
envía un formulario de InfoPath, un usuario podrá enviar varios registros en una sola
respuesta y Access procesará automáticamente todos los registros en la respuesta,
incluso si no está activada esta casilla de verificación.
Permitir sólo actualizaciones de los datos existentes Cuando los destinatarios usan
un formulario de InfoPath para actualizar los datos, pueden enviarle nuevos registros
además de actualizaciones de los registros existentes. Active esta casilla de
verificación si desea procesar únicamente las actualizaciones de los registros
existentes.
Número de respuestas que deben procesarse Escriba el número total de respuestas
(de todos los destinatarios) que desee procesar automáticamente. Si desea que se
procesen automáticamente todas las respuestas, especifique un valor alto, como
5000, en el cuadro de texto. Las respuestas que se reciban después de alcanzarse el
valor especificado se almacenarán en la carpeta de destino pero no se procesarán
automáticamente.
Fecha y hora en que detener Especifique cuándo debe detenerse el procesamiento
automático de las respuestas para este mensaje de correo electrónico. Las
respuestas que se reciban después de la hora y la fecha especificadas se almacenarán
en la carpeta de destino, pero no se procesarán automáticamente.
Nota Para cambiar estas opciones más adelante, en la ficha Datos externos, en el
grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo
Administrar mensajes de recopilación de datos, seleccione el mensaje para el que
desee cambiar la configuración y, a continuación, haga clic en Opciones de mensajes.
Los cambios que realice en el cuadro de diálogo afectarán a todas las respuestas
subsiguientes que reciba a ese mensaje.
Haga clic en Aceptar y luego haga clic en Cerrar.
El siguiente paso depende de si está agregando o actualizando datos. En el primer
caso, pase a la siguiente sección. Si está recopilando datos para actualizar los
registros existentes, vaya a la sección Especificar el campo de las direcciones de
correo electrónico.
Seleccionar cómo desea especificar las direcciones de correo electrónico de los
destinatarios
Si está recopilando sólo información nueva, puede especificar las direcciones de
correo electrónico de dos maneras:

302. Escriba cada una de las direcciones en el mensaje de correo electrónico generado
por el asistente o seleccione las direcciones de una libreta de direcciones.
Use un campo de la base de datos actual que contenga direcciones de correo
electrónico. El campo debe estar en la tabla o consulta subyacente o en una tabla
relacionada.
Cuando está recopilando datos para actualizar los registros existentes, no aparece
este cuadro de diálogo porque, en ese caso, las direcciones de correo electrónico de
los destinatarios deben estar disponibles como un campo en la base de datos.
En el asistente, seleccione la opción que desee.
Haga clic en Siguiente.
Si opta por escribir personalmente las direcciones de correo electrónico, vaya a la
sección Crear y enviar mensajes de correo electrónico. Si opta por usar un campo en
la base de datos, pase a la siguiente sección.
Especificar el campo de las direcciones de correo electrónico
En este paso, especifique el campo que contiene las direcciones de correo
electrónico de los destinatarios.

303. Si el campo está en la tabla o consulta actual, seleccione La tabla o consulta actual,
elija el campo en la lista desplegable y haga clic en Siguiente.
Si el campo que contiene las direcciones de correo electrónico de los destinatarios
no está en la tabla o consulta actual, use el siguiente procedimiento:
Seleccione Una tabla asociada.
En la lista desplegable, seleccione el campo en la tabla actual que la asocia a la tabla
que contiene las direcciones. Suele ser normalmente un campo de ID.
Siga uno de estos procedimientos:
Si el campo que selecciona está asociado sólo a una tabla, aparece una lista
desplegable adicional. Seleccione el campo que contiene las direcciones de correo
electrónico.
Si el campo que selecciona está asociado a más de una tabla, aparecen dos listas
desplegables adicionales. En la primera lista, seleccione la tabla que contiene las
direcciones de correo electrónico y en la segunda, seleccione el campo.
Haga clic en Siguiente.
Las tablas asociadas son aquéllas que tienen relaciones definidas entre ellas. Para ver
o editar las relaciones de la base de datos:
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Para obtener más información sobre relaciones, vea los artículos Guía de relaciones
de tablas o Crear, modificar o eliminar una relación.
Cuando opta por usar un campo de dirección, no puede obtener la vista previa ni
personalizar el mensaje de correo electrónico en Outlook. Para ello, deberá utilizar el
asistente. En el siguiente paso, el asistente muestra el asunto y el cuerpo
predeterminados del mensaje, y tendrá la oportunidad de personalizarlos.
Personalizar el mensaje de correo electrónico
En este paso, va a revisar los componentes del mensaje y realizar los cambios
necesarios.

304. En los campos Asunto e Introducción, haga los cambios que desee realizar.
Si decide utilizar las direcciones de correo electrónico que están guardadas en un
campo de la base de datos, hay opciones adicionales que puede elegir en esta
página. En Agregar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios de:,
seleccione una de las opciones. Los usuarios recibirán el mensaje de correo
electrónico, independientemente de la opción que seleccione. Si decide elegir las
direcciones de correo electrónico en Microsoft Office Outlook, esta opción no está
disponible.
Haga clic en Siguiente.
Crear y enviar mensajes de correo electrónico
El asistente muestra una página en la que se le indica que ya puede crear el mensaje
y también se le muestra cómo ver el estado de un mensaje de correo electrónico
mediante el comando Administrar respuestas.

305. Puede que aparezcan mensajes de advertencia en la página. En la siguiente tabla se
recoge cada una de las advertencias y se describe la acción que se puede realizar
para resolverla.
Advertencia Descripción Resolución
Algunos registros no
contienen una dirección
válida en el campo
especificado de dirección
de correo electrónico. No
se devolverán datos para
estas filas.
El campo de dirección
de correo electrónico
seleccionado contiene
valores nulos.
Si desea recopilar datos para cada
registro, salga del asistente y
reemplace los valores nulos por
direcciones de correo electrónico. A
continuación, reinicie el asistente.
La base de datos está
abierta en un estado de
bloqueo exclusivo. Hasta
que se libere el bloqueo
exclusivo, no se podrá
ejecutar el procesamiento
automático de los
mensajes de correo
electrónico.
La base de datos está
abierta en modo
exclusivo.
Si optó por procesar automáticamente
las respuestas, el procesamiento no se
llevará a cabo porque Access no puede
agregar ni actualizar una base de datos
que esté abierta en un estado de
bloqueo exclusivo. Cierre y vuelva a
abrir la base de datos en modo no
exclusivo inmediatamente después de
enviar el mensaje.
Estos mensajes de correo
electrónico pueden
contener datos de carácter
confidencial.
Está recopilando
datos para actualizar
registros existentes, y
el formulario que está
a punto de enviar se
completará
previamente con
datos existentes.
Si algunos campos del formulario
incluyen datos confidenciales, vaya al
paso del asistente donde seleccionó
los campos y quite los campos que
contienen datos confidenciales del
formulario.
Los próximos pasos que siga dependen de si especifica personalmente las direcciones
de correo electrónico o si usa direcciones almacenadas en una tabla de la base de
datos.
Si opta por especificar las direcciones en el mensaje de correo electrónico de Outlook
En este caso, va a especificar las direcciones de correo electrónico en Outlook. Podrá
obtener la vista previa y personalizar el mensajes antes de hacer clic en el botón
Enviar.
Haga clic en Crear para continuar.
Aparece un mensaje de Outlook con un formulario de entrada de datos. El cuerpo del
mensaje incluye una breve introducción y un formulario con controles y sugerencias.

306. Se recomienda no realizar ningún cambio en el cuerpo del mensaje. Si se altera la
estructura del formulario, puede que no se procese correctamente la respuesta.
Escriba las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en los cuadros Para,
CC o CCO. También puede hacer clic en los botones Para, CC o CCO para seleccionar
las direcciones desde una libreta de direcciones.
Haga clic en Enviar.
Si opta por usar un campo de dirección almacenado en la base de datos
En este caso, ya ha obtenido la vista previa y ha personalizado el mensaje. Ahora, va
a filtrar el campo de direcciones de correo electrónico para poder seleccionar las
direcciones de los destinatarios del mensaje.
Haga clic en Siguiente para ver la página Enviar el mensaje de correo electrónico a los
destinatarios.
Elija las direcciones de correo electrónico que desee usar activando las
correspondientes casillas de verificación.
Haga clic en Enviar.
Si algunos de los valores en el campo de dirección no son direcciones de correo
electrónico válidas, aparece un cuadro de diálogo con una lista de las direcciones no
válidas. En esta situación, tome nota de las direcciones de la lista, haga clic en Salir,
compruebe las direcciones e intente enviar el mensaje de nuevo. Para obtener más
información sobre cómo volver a enviar mensajes, vea la sección Volver a enviar un
mensaje de correo electrónico de recopilación de datos.
Ya ha hecho la mayor parte del trabajo implicado en la recopilación de datos a través
de mensajes de correo electrónico. Si ha optado por el procesamiento automático de
las respuestas y no se genera ningún error, los datos se transferirán a la base de
datos de destino sin que tenga que llevar a cabo ninguna otra acción.
En cambio, si ha optado por el procesamiento manual de las respuestas o si se
genera un error, aún tendrá que emprender alguna acción. Vea la siguiente sección
para obtener más información sobre el procesamiento manual de las respuestas, la
solución de problemas, y la administración general de los mensajes y respuestas de
recopilación de datos.

307. Volver al principio
Después de enviar el mensaje de correo electrónico
Para responder al mensaje de correo electrónico, cada destinatario debe hacer clic
en Responder, rellenar la información solicitada en el formulario y, a continuación,
hacer clic en Enviar. En esta sección se describe cómo se ven las respuestas y lo que
debe hacerse si no se procesa correctamente alguna de las respuestas.
En esta sección
Ver respuestas
Comprobar y solucionar problemas del procesamiento automático de las
respuestas
Procesar manualmente las respuestas y solucionar errores
Volver a enviar un mensaje de correo electrónico de recopilación de datos
Para obtener vínculos a más información sobre cómo administrar las respuestas y
cambiar las opciones de los mensajes, vea la sección Vea también.
Ver respuestas
Independientemente del tipo de procesamiento de respuestas elegido, puede ser
interesante saber quién ha respondido al mensaje y, quizás, también desee abrir las
respuestas manualmente. Para ver las respuestas, siga este procedimiento:
Cambie a Outlook y, a continuación, vaya a la carpeta designada para almacenar las
respuestas de recopilación de datos.
Sugerencia Si no recuerda el nombre de la carpeta, en la ficha Datos externos, en el
grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo
Administrar mensajes de recopilación de datos, verá el nombre de la carpeta en la
columna Carpeta de Outlook, en la fila correspondiente al mensaje cuyas respuestas
desee ver.
Para abrir una respuesta en Outlook, haga doble clic en ella. Verá el formulario
rellenado por el remitente.
Access no procesará las respuestas a un mensaje de respuesta original. Por
consiguiente, si comprueba que uno o varios formularios de los destinatarios están
vacíos, incompletos o no se han completado correctamente, deberá volver a
enviarles el mensaje de correo electrónico original, en lugar de utilizar el comando
Responder.
De manera similar, si desea enviar la solicitud a más usuarios, deberá volver a enviar
el mensaje original, en lugar de reenviarlo. Vea la sección Volver a enviar un mensaje
de correo electrónico de recopilación de datos para obtener más información.
Comprobar y solucionar problemas del procesamiento automático de las respuestas
Si opta por el procesamiento automático de las respuestas, siga este procedimiento
para asegurarse de que las respuestas se procesan correctamente:
Para cada respuesta, compruebe los valores en las columnas Marca de seguimiento,
Estado de recopilación de datos y Categorías.
Sugerencia Si no aparecen las columnas Marca de seguimiento, Estado de
recopilación de datos y Categorías en la vista, agréguelas mediante el Selector de
campos. Haga clic con el botón secundario del mouse en el encabezado de columna

308. y, a continuación, haga clic en Selector de campos. En el cuadro de diálogo Selector
de campos, arrastre cada campo y colóquelo a la derecha o izquierda de un
encabezado de columna existente.
En la carpeta de Outlook, si el valor de Marca de seguimiento es La operación de
recopilación de datos se ha realizado correctamente, la columna Estado de
recopilación de datos está en blanco y hay un indicador verde en la columna
Categorías, la respuesta se ha procesado correctamente.
Además, quizás desee revisar el contenido de las tablas de destino para asegurarse
de que ve los datos recopilados almacenados como registros nuevos o como
actualizaciones de los registros existentes.
Si sospecha que una respuesta no ha sido procesada automáticamente, compruebe
si se han cumplido todas las condiciones necesarias para el procesamiento. Vea la
sección Procesamiento automático, que aparece anteriormente en este artículo. A
continuación, pruebe las sugerencias presentadas en la siguiente tabla. La mayoría
de las sugerencias requieren que se solucione el problema y se exporte la respuesta.
Para obtener ayuda referente a la exportación manual, vea la siguiente sección
Procesar manualmente las respuestas y solucionar errores.
Problema Causa Resolución
Hay una respuesta
en la carpeta de
Outlook, pero no se
ha procesado. En la
columna Estado de
recopilación de
datos aparece
Mensaje sin
procesar.
Revise las opciones de
mensaje en el cuadro de
diálogo Opciones de
recopilación de datos
mediante correo
electrónico. La
configuración está
seleccionada para
procesar las respuestas
manualmente o impedir
que determinadas
respuestas se procesen
automáticamente.
Sugerencia Para ver las
opciones, en la ficha
Datos externos, en el
grupo Recopilar datos,
haga clic en Administrar
respuestas. En el cuadro
de diálogo, seleccione el
mensaje que desee y, a
continuación, haga clic
en Opciones de
Exporte manualmente la respuesta.
Para asegurarse de que las respuestas aún
no recibidas se procesen automáticamente,
cambie la configuración el cuadro de diálogo
de opciones.
Para obtener ayuda sobre la revisión y el
cambio de opciones, vea el artículo
Opciones de recopilación de datos mediante
correo electrónico.

309. mensajes.
Respondí a uno de
mis mensajes pero
no se procesa la
respuesta.
Si responde a un
mensaje propio, el
procedimiento es
ligeramente diferente.
En lugar de rellenar el formulario en el
mensaje que recibe, cumplimente el
formulario en el mensaje enviado de la
carpeta Elementos enviados. Vaya a la
carpeta Elementos enviados y, a
continuación, abra el mensaje. Haga clic en
Responder, rellene el formulario y, a
continuación, haga clic en Enviar.
Las respuestas no
se transfieren a la
carpeta correcta.
Sólo las respuestas
originales a un mensaje
van a la carpeta
designada.
Las respuestas a los
mensajes propios (a
menos que se utilice la
copia del mensaje
ubicada en la carpeta
Elementos enviados
para generar la
respuesta) y las
respuestas que forman
parte del subproceso de
un mensaje de correo
electrónico usado para
discusiones pueden no
moverse a la carpeta
designada.
Entre otras razones
posibles se incluyen:
Office Access 2007 no
está instalado, o falta o
está dañado el
complemento necesario
para procesar las
respuestas.
Si no se procesa alguna de sus respuestas,
rellene el formulario que se encuentra en el
mensaje enviado ubicado en la carpeta
Elementos enviados.
Si un usuario ha rellenado un formulario en
una respuesta a una respuesta, indíquele
que responda al mensaje original.
Si sospecha que el complemento falta o está
dañado, cambie a Outlook y, a continuación,
en el menú Herramientas, haga clic en
Centro de confianza y en Complementos.
Asegúrese de que ve el elemento
Complemento de Outlook para la
recopilación y publicación de datos en
Microsoft Access. Si no ve la entrada,
pruebe a instalar de nuevo Access.
En la columna
Estado de
recopilación de
datos se muestra la
La base de datos se ha
movido a otra
ubicación, ha cambiado
de nombre, se ha
Restaure la base de datos en la ubicación
original y exporte manualmente la
respuesta.

310. siguiente cadena:
No se encuentra la
base de datos.
Busque la base de
datos y exporte los
datos
manualmente.
eliminado o está
dañada.
En la columna
Estado de
recopilación de
datos se muestra la
siguiente cadena:
No se puede abrir la
base de datos para
exportar datos
porque la base de
datos ya está
siendo utilizada.
Procese
manualmente las
respuestas cuando
la base de datos
esté disponible.
La base de datos está
abierta en modo
exclusivo y no se
pueden realizar cambios
en ella hasta que se
libere el bloqueo
exclusivo.
Pida al usuario que tenga abierta la base de
datos en modo exclusivo que la cierre y la
abra en modo normal. A continuación,
pruebe a exportar manualmente la
respuesta.
En la columna
Estado de
recopilación de
datos se muestra la
siguiente cadena:
Esta base de datos
de Access está
protegida con una
contraseña. Exporte
manualmente estos
datos a Microsoft
Access.
La base de datos de
destino está protegida
con contraseña. El
procesamiento
automático se realiza
incorrectamente si la
base de datos requiere
una contraseña.
Exporte la respuesta manualmente. Si desea
que las respuestas se procesen
automáticamente, quite la protección
mediante contraseña de la base de datos.
En la columna
Estado de
recopilación de
La tabla de destino o la
consulta se ha
eliminado o ha
Vuelva a crear las consultas y tablas de
destino, o bien, cree y envíe un nuevo

311. datos se muestra
un mensaje que
indica que falta una
tabla, una consulta
o un campo.
cambiado su nombre, o
la estructura se ha
modificado de tal forma
que no se puede
agregar el contenido del
formulario a las tablas.
mensaje de recopilación de datos.
En la columna
Estado de
recopilación de
datos se muestra la
siguiente cadena:
No se puede
procesar este
mensaje de correo
electrónico. El
formulario de este
mensaje está
dañado o se ha
modificado.
El formulario de la
respuesta está dañado
o alguien (el
destinatario o el
remitente) ha
modificado el
formulario.
Si el destinatario modificó el formulario,
pídale que vuelva a enviarle el formulario y,
a continuación, exporte la respuesta
manualmente.
Si el formulario del mensaje original está
dañado o no es válido, debe crear y enviar
un mensaje nuevo.
En la columna
Estado de
recopilación de
datos se muestra la
siguiente cadena:
No se encuentra la
información
necesaria para
finalizar el
procesamiento en
la base de datos
especificada.
Falta la información
necesaria para asignar
la respuesta al registro
existente que se va a
actualizar.
La configuración del mensaje debe estar
sincronizada con Outlook. En Access, en la
ficha Datos externos, en el grupo Recopilar
datos, haga clic en Administrar respuestas.
En el cuadro de diálogo Administrar
respuestas, seleccione el mensaje. En
Detalles del mensaje, Access muestra un
cuadro de advertencia. Haga clic en la
advertencia para sincronizar la configuración
y, a continuación, cierre el cuadro de
diálogo. Cambie de nuevo a Outlook e
intente exportar la respuesta manualmente.
En la columna
Estado de
recopilación de
datos se muestra la
siguiente cadena:
No se pueden
agregar o actualizar
datos porque se
Un campo cuya
propiedad Indizado
tiene el valor Sí (sin
duplicados) no puede
contener valores
duplicados. Si el valor
asignado al campo del
formulario ya existe en
el correspondiente
Pida al destinatario que envíe otra
respuesta, con un valor distinto en el campo
del formulario.

312. produciría un valor
duplicado en un
campo que sólo
acepta valores
únicos.
campo de la tabla, la
operación generará un
error.
En la columna
Estado de
recopilación de
datos se muestra la
siguiente cadena:
El valor que ha
especificado no es
un elemento de la
lista de opciones...
El formulario incluye un
campo obligatorio que
busca valores pero el
usuario no ha
especificado un valor
para el campo, o bien,
la propiedad
LimitarALista tiene el
valor Sí pero el usuario
ha especificado un valor
que no está en la lista.
Pida al destinatario que vuelva a enviar la
respuesta después de cumplimentar todos
los campos, o bien, rellene y guarde usted
mismo el formulario y, a continuación,
intente de nuevo exportarlo.
En la columna
Estado de
recopilación de
datos se muestra
un mensaje que
indica que el valor
especificado en un
campo del
formulario no es
válido.
El destinatario ha
especificado datos no
válidos en uno o varios
campos.
Pida al destinatario que vuelva a enviar la
respuesta después de cumplimentar todos
los campos, o bien, rellene y guarde usted
mismo el formulario y, a continuación,
intente de nuevo exportarlo.
En la columna
Estado de
recopilación de
datos se muestra la
siguiente cadena:
Este mensaje
contiene un
formulario que
debe rellenar.
Cuando termine,
envíelo al remitente
de este mensaje.
El destinatario no
rellenó el formulario.
Pida al destinatario que envíe otra respuesta
después de rellenar el formulario.
Procesar manualmente las respuestas y solucionar errores

313. El procesamiento manual de una respuesta implica el inicio de una operación de
exportación desde Outlook.
Se puede exportar sólo una respuesta a la vez. Evite las respuestas para las que la
columna Estado de recopilación de datos esté establecida en La operación de
recopilación de datos mediante correo electrónico se ha realizado correctamente.
Este estado indica que la respuesta ha sido procesada correctamente. Las respuestas
para las que la columna Estado de recopilación de datos muestra Mensaje sin
procesar deben procesarse manualmente. Las respuestas que tienen un mensaje de
error en esta columna no se han procesado automáticamente, por lo que habrá que
solucionar primero el problema antes de que pueda exportarlas manualmente. Vea
la sección anterior, Comprobar y solucionar problemas del procesamiento
automático de las respuestas, para obtener ayuda sobre la solución de problemas.
En Outlook, haga clic con el botón secundario en la respuesta que desee procesar
manualmente.
Haga clic en Exportar datos a Microsoft Office Access.
En el cuadro de diálogo Exportar datos a Microsoft Access, compruebe los detalles de
la respuesta y, a continuación, haga clic en Aceptar para exportar.
Si la operación de exportación se realiza correctamente, aparecerá el mensaje Los
datos se exportaron correctamente a la base de datos. Si no se realiza
correctamente, aparecerá el mensaje No se pueden exportar datos por algunos
errores, seguido de una descripción de los problemas que han originado el error. En
la siguiente tabla se recogen los problemas que podrían causar un error en la
operación de exportación:
Problema Causa Resolución
Al hacer clic con
el botón
secundario del
mouse en una
respuesta, no se
ve el comando
Exportar datos a
Microsoft Access.
El mensaje seleccionado
no es una respuesta de
recopilación de datos
válida.
Elimine de la carpeta designada los
mensajes que no sean respuestas de
recopilación de datos.
Las respuestas
no se transfieren
a la carpeta
correcta.
Sólo las respuestas
originales a un mensaje
irán a la carpeta
designada.
Las respuestas a los
mensajes propios (a
menos que se utilice la
copia del mensaje
ubicada en la carpeta
Si no se procesa alguna de sus respuestas,
rellene el formulario que se encuentra en el
mensaje enviado ubicado en la carpeta
Elementos enviados.
Si un usuario ha rellenado un formulario en
una respuesta a una respuesta, indíquele
que responda al mensaje original.
Si sospecha que el complemento falta o

314. Elementos enviados
para generar la
respuesta) y las
respuestas que forman
parte de un subproceso
de mensajes de correo
electrónico usado para
discusiones pueden no
moverse a la carpeta
designada.
Otras posibles razones
son: no está instalado
Access, o bien, falta o
está dañado el
complemento necesario
para procesar las
respuestas.
está dañado, cambie a Outlook. En Outlook,
en el menú Herramientas, haga clic en
Centro de confianza y en Complementos.
Asegúrese de que ve el elemento
Complemento de Outlook para la
recopilación y publicación de datos en
Microsoft Access. Si no ve la entrada,
pruebe a instalar de nuevo Access.
Mensaje:
No se encuentra
la base de datos.
Busque la base
de datos y
exporte los datos
manualmente.
La base de datos se ha
movido a otra ubicación,
ha cambiado de
nombre, se ha eliminado
o está dañada.
Restaure la base de datos en su ubicación
original y, a continuación, inténtelo de
nuevo.
Mensaje:
La base de datos
ya está en uso.
La base de datos está
abierta en modo
exclusivo y no se pueden
realizar cambios en ella
hasta que se libere el
bloqueo exclusivo.
Pida al usuario que tenga abierta la base de
datos en modo exclusivo que la cierre y la
abra en modo normal. A continuación,
pruebe a exportar manualmente la
respuesta.
Mensaje:
Falta una tabla,
una consulta o
un campo.
La tabla de destino o la
consulta se ha eliminado
o ha cambiado su
nombre, o la estructura
se ha modificado de tal
forma que no se puede
agregar el contenido del
formulario a las tablas.
Cree las consultas y tablas de destino que
falten, o bien, cree y envíe un nuevo
mensaje de recopilación de datos.

315. Mensaje:
El formulario
está dañado o se
ha modificado.
El formulario de la
respuesta está dañado o
alguien (el destinatario o
el remitente) ha
modificado el
formulario.
Si el destinatario modificó el formulario,
pídale que vuelva a enviarle el formulario y,
a continuación, exporte la respuesta
manualmente.
Si el formulario del mensaje original está
dañado o no es válido, debe crear y enviar
un mensaje nuevo.
Mensaje:
FaIta la
información
necesaria para
finalizar el
procesamiento.
Falta la información
necesaria para asignar la
respuesta al registro
existente que se va a
actualizar.
La configuración del mensaje debe estar
sincronizada con Outlook. En Access, en la
ficha Datos externos, en el grupo Recopilar
datos, haga clic en Administrar respuestas.
En el cuadro de diálogo Administrar
respuestas, seleccione el mensaje. En
Detalles del mensaje, Access muestra un
cuadro de advertencia. Haga clic en la
advertencia para sincronizar la
configuración y, a continuación, cierre el
cuadro de diálogo. Cambie de nuevo a
Outlook e intente exportar la respuesta
manualmente.
Mensaje:
No se pueden
agregar o
actualizar datos
porque se
produciría un
valor duplicado
en un campo que
sólo acepta
valores únicos.
Un campo cuya
propiedad Indizado
tiene el valor Sí (sin
duplicados) no puede
contener valores
duplicados. Si el valor
asignado al campo del
formulario ya existe en
el correspondiente
campo de la tabla, la
operación generará un
error.
Pida al destinatario que envíe otra
respuesta, con un valor distinto en el campo
del formulario.
Mensaje:
El valor que ha
especificado no
es un elemento
de la lista de
opciones.
El formulario incluye un
campo obligatorio que
busca valores pero el
usuario no ha
especificado un valor
para el campo, o bien, la
propiedad LimitarALista
tiene el valor Sí y el
usuario ha especificado
Pida al destinatario que vuelva a enviar la
respuesta después de cumplimentar todos
los campos, o bien, rellene y guarde usted
mismo el formulario y, a continuación,
intente de nuevo exportarlo.

316. un valor que no está en
la lista.
Mensaje:
Valor no válido
en un campo del
formulario.
El destinatario ha
especificado datos no
válidos en uno o varios
campos.
Pida al destinatario que vuelva a enviar la
respuesta después de cumplimentar todos
los campos, o bien, rellene y guarde usted
mismo el formulario y, a continuación,
intente de nuevo exportarlo.
Mensaje:
La respuesta
contiene un
formulario que
debe rellenar.
Cuando termine,
envíelo al
remitente de
este mensaje.
El destinatario no
rellenó el formulario.
Pida al destinatario que envíe otra
respuesta después de rellenar el formulario.
Intente exportar la respuesta hasta que la columna Categorías muestre un cuadrado
verde.
Volver a enviar un mensaje de correo electrónico de recopilación de datos
Si desea enviar el mensaje a más usuarios o si el mensaje original no ha llegado a
algunos de los usuarios debido a errores, intente volver a enviarlo en lugar de
reenviarlo.
En la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar
respuestas.
Aparece el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos.

317. En el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos, haga clic en
el mensaje que desea enviar de nuevo.
Haga clic en Volver a enviar este mensaje de correo electrónico.
Si el botón Volver a enviar este mensaje de correo electrónico está deshabilitado
Este botón aparece atenuado (no disponible) si hay que sincronizar la configuración
del mensaje con Outlook.
Haga clic en el cuadro de advertencia situado bajo de Detalles del mensaje para
sincronizar la configuración. Si el proceso se realiza correctamente, verá el mensaje
La sincronización ha sido correcta. Si aparece un mensaje de error, intente cerrar el
cuadro de diálogo y abrirlo de nuevo.
Access realiza determinadas comprobaciones, como comprobar que la consulta y las
tablas de destino aún existen, que siguen incluyendo todos los campos del
formulario y que sus tipos de datos no han cambiado. Si las comprobaciones se
realizan correctamente, la página del asistente pide al usuario que especifique cómo
desea procesar las respuestas. En caso contrario, aparecerá un mensaje que indique
al usuario que vuelva a crear el mensaje de correo electrónico.
Prosiga con el asistente de la misma manera que cuando envió por primera vez el
mensaje. Puede que su configuración sea distinta.
Para enviar el mensaje de correo electrónico a varios usuarios, siga uno de estos
procedimientos:
Especifique manualmente las direcciones de correo electrónico. (Observe que esta
opción está disponible únicamente en el caso de una recopilación de datos para
agregar nuevos registros.)
Elija otro campo de dirección de correo electrónico.
Utilice el mismo campo de dirección de correo electrónico pero, en el último paso,
seleccione sólo las direcciones que desee.

318. Para obtener ayuda sobre los pasos del asistente, vea la sección Especificar cómo
desea procesar los datos, que aparece anteriormente en este artículo.
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Vea también
Administrar respuestas de recopilación de datos
Las respuestas de recopilación de datos no se procesan automáticamente
Opciones de recopilación de datos mediante correo electrónico
Procesar manualmente las respuestas de recopilación de datos
Volver a enviar un mensaje de recopilación de datos