Los repositorios documentales son el primer paso para la gestión documental y requieren organizar la información de forma centralizada y actualizada. Un buen repositorio asigna espacio para el almacenamiento de documentos de forma modular y crea un índice maestro para permitir búsquedas ágiles. Esto garantiza que no se pierda tiempo buscando documentos y aumenta la productividad de la empresa.

1. Repositorios
Cuando muchas empresas se plantean usar un gestor documental desconocen que el primer
paso que tienen que hacer en este sentido es de organización interna y que utilizar un buen
software de documentación no resuelve sus problemas de gestión de un plumazo. Los
repositorios documentales son el primer paso para la gestión documental. La principal
característica de un repositorio consiste en su concentración, es decir, toda la información está
centralizada y existe en una misma ubicación.
Otra de las características fundamentales de los repositorios documentales debe ser la
actualización, que para mi es la más importante, puesto que la última versión aprobada de un
documento debe ser la que figura en el repositorio, olvidándonos de copias locales de los
documentos con modificaciones posteriores, pero que no sabemos si son definitivas o sólo
propuestas. Todo esto requiere un rigor en la forma de ir acumulando la información, un
criterio marcado previamente a la creación del propio repositorio.
Las medidas a adoptar son sobre todo de sentido común, algo que la empresa lleva adoptando
durante años en el formato en papel para archivar los documentos y crear el archivo de la
empresa y lo mismo debemos hacer con la información digital. En primer lugar debemos
asignar un espacio al repositorio documental. Al igual que hacemos con el archivo en papel,
puede que al principio sólo nos ocupe una estantería o unos pocos gigabytes, pero debemos
ser previsores y pensar en el crecimiento futuro del archivo con la propia actividad de la
empresa, así como tener en mente las previsiones de crecimiento en un medio plazo.
En este sentido lo mejor para una empresa es adoptar soluciones modulares. Si optamos por
un NAS, por ejemplo, deberemos buscar uno que nos permita en un futuro integrarle otro
disco duro, o si buscamos un servidor es recomendable que nos permita esa misma expansión
de capacidad de discos sin mayor problema. Esto nos garantiza que aunque aumente el
volumen de documentos en nuestros repositorios podemos gestionarlo sin problemas.
El último punto a tener en cuenta es la indexación de los documentos. Es necesario crear un
documento maestro que deje referenciados a todos los documentos archivados en nuestro
repositorio. Este índice será imprescindible si queremos acceder a la información de forma ágil
y no tener que recorrer distintas carpetas para buscar el documento que necesitamos. Si
además complementamos un buen índice con un sistema que nos permita buscar documentos
en el repositorio tendremos un archivo documental muy funcional que nos ahorrará tiempo y
aumentará la productividad de nuestra empresa.
En definitiva, el primer paso para tener un buen gestor documental es crear y organizar un
buen repositorio en el cual dejar toda la documentación. Para ello simplemente bastará con
aplicar los principios de organización que utilizaríamos con un archivo físico. Todo este trabajo
una vez realizado nos garantiza que no perderemos tiempo buscando documentos por
distintas carpetas y supondrá un aumento de la productividad en nuestra empresa. Si además
llega el momento en que este sistema ya no nos basta y necesitamos un gestor documental, la
integración de nuestro repositorio en el sistema será mucho más sencillo.