La mayoría de personas recibimos una gran cantidad de correos e información diariamente, muchas veces esta información no la guardamos adecuadamente y cuando la requerimos nuevamente, no sabemos cómo encontrarla. con este trabajo pretendemos dar algunos tips para almacenar apropiadamente nuestros archivos e identificar que correo o archivos podemos guardar en nuestro computador y que archivos no son necesario guardarlos.

1. Corporación Universitaria de sabaneta
Unisabaneta
Especialización en Alta Gerencia Estratégica
Módulo: Gerencia Estratégica de la Productividad
Docente: Jesús David Palencia
Entrega final del proyecto: COMO ORGANIZAR LOS ARCHIVOS EN MI
COMPUTADORA DE UNA MANERA ADECUADA
Presenta
Jorge Alberto Velásquez
C.C.: 1.128.427.642
Andrés Felipe Cardona
C.C.:71.290.730
Fecha
12 de diciembre de 2015

2. CÓMO ORGANIZAR LOS ARCHIVOS EN MI COMPUTADORA DE UNA
MANERA ADECUADA.
1. Objetivo
● Identificar alguno de los métodos para la clasificación de información.
● Clasificar los archivos de acuerdo a su naturaleza, dando la importancia que
cada uno se merece.
● Aplicar las 5’s en la organización de los documentos y archivos digitales
2. Hipótesis
Al recibir una gran cantidad de correos e información diariamente, esta información
no se guarda adecuadamente y cuando se requerimos nuevamente, no fácil
encontrarla. En esta problemática existen algunos tips y métodos que se pueden
utilizar para almacenar apropiadamente los archivos e identificar qué correo,
documentos o archivos podemos guardar en nuestro computador y que archivos no
son necesario guardarlos.
De este modo se facilita y ahorra un tiempo importante en la búsqueda de los
archivos que lleguemos a necesitar. Una adecuada clasificación no sólo proporciona
la certeza de encontrar lo que se busca, también nos ayuda a no ocupar espacio en
nuestro disco duro que más adelante podremos requerir. Y por la inadecuada
clasificación y almacenamiento de los archivos no contamos y mas aun sera dificil
decidir que podremos eliminar y qué conservar. Aquí la importancia de la
clasificación en el momento de la consecución o creación del archivo.
3. Esquemade fundamentos
Décadas atrás era muy común tener gran cantidad de papelería para archivar, esto
requería de grandes espacios en los cuales se clasificaba, almacenaba y
conservaba para su posterior consulta. Todo esto con diversas técnicas de
archivotecnia. Con la masificación del uso de las computadoras para un gran
número de tareas que hoy desempeñamos todos estos documentos han pasado del
archivo físico del documento a ser archivados digitalmente.
Hoy día gracias a la facilidad de los sistemas de información generamos mayores
volúmenes de documento y todos estos deben ser procesados, razón por la cual se
deben implementar técnicas para el archivo y conservación de los mismos.

4. 4. Espina de Pescado
4.1. Metodología para la organización1
En el proceso de almacenamiento y organización de toda la información recopilada.
Una de las metodologías desarrollada por el CRID2 es la organización por carpetas
que contienen los documentos digitales. La ventaja de este método es que permite
fácil acceso y ubicación.
Esta metodología se compone de las siguientes etapas:
● Estructura de carpetas de los documentos digitales (directorios)
● Nomenclatura de los directorios o carpetas que contienen documentos
digitales
1 Tomado de http://toolkit.cridlac.org/modulo-2-gestion-de-informacion/unidad-1-formacion-y-
desarrollo-de-colecciones-digitales/paso-4-almacenamiento-y-organizacion-de-los-documentos-
digitales.html
2 Centro regional de Información sobre desastres para América Latina y el Caribe

5. ● Nomenclatura de los archivos de documentos digitales
● Archivo para la portada del documento
Figura 1. Estructura de carpetas de los documentos digitales.
Recuperado de http://toolkit.cridlac.org/recursos/modulo2/unidad1/m2u1_carpetas_1.jpg
En la Figura 1 se puede observar
● En la parte superior (primer nivel) hay una carpeta única que contiene toda
la estructura de almacenamiento.
● Las carpetas del segundo nivel corresponden a los tipos de formatos de
archivos digitales usados en la metodología. En este caso: PDF y TIFF.
● El tercer nivel corresponde a los idiomas de los documentos.
4.2. Nomenclatura de los directorios
Siempre debe nombrar la carpeta con un prefijo que permita identificar qué tipo de
documento se está almacenando, seguido por un número de identificación, si es el
caso.

6. Figura 2 Prefijo en carpetas
Recuperado de: http://toolkit.cridlac.org/recursos/modulo2/unidad1/m2u1_carpetas_2.jpg
4.3. Nomenclatura de los archivos de documentos digitales
Para la fácil identificación debemos nombrar nuestros archivos de acuerdo al
contenido que se almacena en ellos, para esto podemos utilizar el prefijo del
directorio a acompañado de un nombre corto que nos dé a conocer su contenido.
Aunque muchas veces no se requiere la utilización del prefijo. Pues esta no aporta
mucha información a la hora de buscar, pero sí que ayuda a identificar donde está
almacenado.

7. Figura 3. Nomenclatura de documentos
Recuperado de: http://toolkit.cridlac.org/recursos/modulo2/unidad1/m2u1_carpetas_3.jpg
5. Trucospara organizarmejor tus archivos3
Cuando queremos realizar un respaldo de la información, copiar archivo o se quiere
liberar espacio de disco, es cuando nos percatamos de la cantidad de archivos que
día a día vamos acumulando en el ordenador. Archivos del sistema, del trabajo
(equipo, clientes…), de ocio (viajes, música…) y personales (facturas…).
3 Tomado de http://thinkwasabi.com/2010/10/trucos-organizar-archivos/

8. Tener una consistente organización a la hora de nombrarlos y clasificarlos facilita el
trabajo. Y esto es algo que hay que hacer expresamente, poniendo algo de cuidado
en ello.
Una buena organización y clasificación ahorra tiempo, separa lo importante de lo
menos importante, dolores de cabeza y se puede ganar tiempo para las cosas que
de verdad valen la pena. Organizar bien los archivos de tu ordenador es como cuidar
la presión de los neumáticos de tu carro. Un mal necesario que hace que lo demás
vaya mejor.
5.1. Nomenclatura común y consistente
A la hora de poner el nombre a carpetas y ficheros sigue un patrón o unas pautas
que tú mismo establezcas. Pero procura aplicarlo siempre en todos los rincones.
Eso hará que tu sistema sea coherente y consistente, y que no se queden partes
sin organizar o a medio ordenar (lo que te llevará a cierta confusión). Hazlo sencillo,
práctico y directo.
● Utiliza nombres cortos y breves. Son más manejables y directos.
● Emplea abreviaturas o sufijos comunes para describir el contenido de la
carpeta/archivo.
● Agrupa (nombra) por nombre de proyecto o cliente, o también por año.
● Evita las carpetas con decenas o centenares de subcarpetas (cuanto
menos scroll y más directo, mejor).
● Alterna MAYÚSCULAS_minúsculas para resaltar ciertas partes del nombre.

9. 5.2. A mano lo que necesites. Lo demás al Almacén
Ten más a mano las carpetas y archivos en los que más trabajes. Si los abres a
diario o varias veces al día, es conveniente reducir el número de clics que necesitas
para trabajar con ellos. Para esto podemos crear accesos directos. Los proyectos
actuales deben estar bien a mano.
Los demás archivos que poco consultas y que debes “escóndelo”. Crear un gran
archivo central o Almacén donde guardar todo lo que no sean proyectos actuales.
Trabajos completados, clientes anteriores, pruebas, documentación antigua…
Si no lo utilizas con frecuencia no te preocupes por ellos. Así evitarás que te moleste
en el día a día. Y si algún lo necesitas podrás rescatarlo sin dificultad.
5.3. Completa con etiquetas y/o colores
Las etiquetas y los colores son una forma de destacar, distinguir o resaltar los
archivos más importantes o debes tener en cuenta. Las etiquetas te permiten
emparentar en una misma familia archivos que están en distintos lugares de tu
ordenador. Y los colores es un complemento visual que sirve para reforzar tu
consistente sistema de nombres comunes.
Aun cuando esos archivos estén en el mismo sitio y no tengan nada que ver entre
sí, los colores son una forma de distinguirlos. De ese modo en una misma carpeta
pueden convivir ficheros totalmente distintos (trabajo y ocio) pero fácilmente
identificables mediante colores (y su nombre, claro).
5.4. Aprende a buscar bien
Ser organizado está bien. Te facilita el trabajo, simplifica las operaciones, elimina
pequeñas dificultades. El hecho de haber nombrado y clasificado mínimamente tus
archivos facilitará enormemente cualquier búsqueda.
Saber buscar por fechas, por adjuntos, por remitente, por nombre exacto,
aprovechar las búsquedas frecuentes… Todo eso refuerza tu organización y hace
que no pierdas el tiempo buscando, sino encontrando.
5.5. Revisa, borra y limpia
Hacer una revisión periódica (cada 3-4 meses) con una limpieza a fondo es una
buena idea. Borra, limpia y quita del medio lo que ya no sirva o esté de más. Y si te
crees necesario, grábalo en un DVD o disco externo. Puedes crear uno por año o
por semestre. Eso te ayudará a liberar espacio extra, quitar la basura digital y
guardar ese disco físico en cualquier rincón, ya que ocupa poco.

10. 6. Aplicación de las 5’s en el al almacenamiento de Archivos
Seiri: Clasifica todos los archivos que consideres importantes y que realmente
utilices, y descarta todos los archivos repetidos o los que nunca utilices.
Seiton: Organiza de forma adecuada los archivos, con esto conseguirás
encontrarlos más fácil y rápido cuando los necesites.
Seiso: Se debe mantener la limpieza en todo momento, no dejar archivos o
documentos sin clasificar, esto te ayudará a tener una mejor productividad y evitará
que realices las mismas cosas varias veces.
Seiketsu: una vez se clasifiquen los archivos, podrás tener identificadas las
carpetas con códigos de colores, o por tipo de icono, para de esta forma saber cuál
es más importante que otro.
Shitsuke: una vez consigas organizar adecuadamente tus archivos, debes
mantener la disciplina de almacenar todos los archivos donde pertenezcan, es decir,
debes mantener una rutina diaria de almacenamiento, de esta forma tendrás un
mejor rendimiento en tu trabajo, universidad o donde estes utilizando tu computador.

11. 7. Conclusiones
Con la aplicación de estas u otras metodologías es posible reducir tanto el espacio
de almacenamiento, como el tiempo necesario empleado en la búsqueda de
documentos.
Al aplicar las 5’s en la clasificación de los archivos digitales, certeramente podemos
encontrar una gran cantidad de documentos innecesarios a la vista. Con la
metodología solo quedaran a la mano los archivos que frecuentemente utilizamos.
8. Recomendaciones
Para la aplicación de las 5’s en cualquier ámbito se requiere disponer inicialmente
de un tiempo considerable, esto garantizará llevar a buen puerto la iniciativa.
Esta situación no es ajena en la aplicación de la metodología en la organización y
clasificación de archivos digitales. Pensemos en que lo realicemos a la ligera,
podríamos llegar a eliminar archivos realmente importantes y todo por no disponer
del tiempo necesario para la actividad.
Lo más recomendable antes de emprenderse en esta tarea es realizar una copia de
los archivos tal y como están, y conservar esta por un tiempo después de realizar la
tarea. Así aseguraremos que así eliminamos por error un archivo importante este
se conserve en la copia de seguridad.
9. Plan de mejora
El plan de mejora elaborado con base en este documento será de gran apoyo para
tener de manera organizada, priorizada y planificada, todos los archivos de tu
computadora.
A continuación se presentan algunos temas que nos ayudaran a elaborar el plan de
mejora.
 Identificar las causas que provocan las debilidades detectadas.
 Identificar las acciones de mejora a aplicar.
 Valorar su viabilidad.

12.  Establecer prioridades al momento de almacenar los archivos, según lo
planteado en el análisis de las 5s.
 Disponer de un plan de las acciones a desarrollar en un futuro y de un sistema
de seguimiento de las mismas.
 Incrementar la eficacia y eficiencia de la gestión.
ACCIONES METAS MEDIO DE VERIFICACÓN
Identificar los archivos que realmente no
se necesitan
Nombrar las carpetas y los archivos,con
prefijos de fácil recordación.
Crear accesos directos de los archivos
que uses con más frecuencia.
Limpiar diariamente los archivos que
descargues y que no volverás a utilizar.
Hacer un barrido de los pasos anteriores
semanalmente a los archivos de tu
computadora.
Reducir tiempos en búsquedade
archivos.
Mejorar rendimientos laborales.
Mejorar rendimientos laborales
Mantener organizados los
archivos en la computadora.
Mantener organizados los
archivos en la computadora.
Visual y en rendimiento laboral
Visual y en rendimiento laboral
Visual y en rendimiento laboral
Visual
Visual
1. Definición de acciones
Identificar los archivos que realmente no se necesitan: al implementar esta acción,
podremos disponer de más capacidad de almacenamiento en nuestro equipo.
Nombrar las carpetas y los archivos, con prefijos de fácil recordación: esta acción
nos ayudará a encontrar mucho más fácil el archivo que necesites, lo que se verá
reflejado en tu rendimiento.
Crear accesos directos de los archivos que uses con más frecuencia: con esto
lograremos reducir los tiempos de búsqueda de los archivos y obviamente mejorar
el rendimiento a nivel laboral o personal.
Limpiar diariamente los archivos que descargues y que no volverás a utilizar: al
igual que la primera acción, lograremos tener más capacidad de almacenamiento
en nuestro disco duro.
Hacer un barrido de los pasos anteriores semanalmente a los archivos de tu
computadora: con esta acción lo que se busca es crear una disciplina y al tomar
esta acción como rutina podremos garantizar mantener nuestro equipo organizado.

13. 2. ¿Qué se debe hacer paramejorar?
Tal como lo indicamos en una de las 5s (Shitsuke), puedes mejorar una vez
consigas disciplina en almacenar tus archivos adecuadamente, se debe hacer un
seguimiento semanal y con indicadores para de esta forma observar los resultados.
3. Referencia
Centro Regional de Información sobre Desastres (CRID). (s.f.). Toolkit. Obtenido
de http://toolkit.cridlac.org/modulo-2-gestion-de-informacion/unidad-1-
formacion-y-desarrollo-de-colecciones-digitales/paso-4-almacenamiento-y-
organizacion-de-los-documentos-digitales.html
Pena, B. (13 de Octubre de 2010). Thinkwasabi. Obtenido de
http://thinkwasabi.com/2010/10/trucos-organizar-archivos/