Este documento describe los beneficios de organizar archivos electrónicos para sistemas administrativos y financieros en las empresas. Explica que el uso de software de gestión documental y almacenamiento en la nube facilita el acceso y compartición de archivos. También destaca la importancia de proteger y respaldar la información mediante contraseñas, copias de seguridad y políticas de seguridad. Finalmente, recomienda el uso de dispositivos externos como USB y tarjetas de memoria para almacenar y transportar archivos de manera portátil

1. “ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
ELECTRÓNICOS DE LOS
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y
FINANCIEROS EN LA EMPRESA”
Grupo 2
MÓDULO 1.3

2. Asistencia Tecnica
Nuestros Integrantes
Luis Mario Molina
Oscar Moises Mancia
Nahomi Nicolle Sosa
Abel de Jesús Solórzano
Salvador Orlando Menjivar
Alba Yaneth de Rodriguez
Maestra

3. Introduccion al
tema
El desarrollo de la archivística ha estado enmarcado en los últimos 10 años por disciplinas como la
informática, la administración y la gestión de información, gracias a las cuales es común escuchar
sobre conceptos como gestión documental, gestión de electrónica de documentos y gestión de
información empresarial, los cuales convergen en el campo de la administración de negocios como.
En un primer escenario, la tecnología ha modificado enormemente, durante los último años la
forma como se almacena, genera, accede y usa la información, lo cual no solo ha traído como
consecuencia el cambio de paradigmas que hasta hace poco eran simples predicciones de los
tecnologistas, sin ninguna base empírica, caracterizada cada vez más por la creciente clientela de
información en soportes electrónicos. En el campo archivístico conceptos como el de gestión de
documentos se incorporaron a las bases teóricas tradicionales de la disciplina archivística,
otorgándole fuerza a conceptos hasta entonces manejados por administradores y especialistas en
planeación organizacional, al integrar al concepto de archivo el de documentación corriente o en
trámite (es decir al prearchivo o archivo en formación), lo cual abrió un espectro de posibilidades
para los archivistas frente a la planeación de la documentación en una organización.
Sabiendo que La Archivística es la ciencia que se encarga del estudio teórico y práctico de los
principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos,
buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y sirva de
testimonio, pues da fe de sucesos anteriores.
Los cuales en el presente trabajo abordaremos de manera clara y sencilla para su mejor
compresión.

4. Objetivos
2.
1.
·Conocer sobre los diferentes programas ofimáticos para organizar
nuestros archivos electrónicamente.
3.
• Investigar sobre el resguardo, la protección y la seguridad de nuestra
información
• Investigar sobre los medios externo de grabación su uso, sus ventajas
y sus características.

5. Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5
La gestion documental son todas las acciones que realizamos para administrar, almacenar y
tratar archivos e información. En el caso de una empresa, llevar una buena gestión
documental es esencial para mantener flujos de información ágiles.
Con la tecnología se ha dado un paso más, el manejo de la información administrativa y
financiera de la empresa en formato digital. Teniendo también los archivos en forma
electrónico se nos hace más fácil tenerlos a la mano, además que los podemos tomar y
adquirir en cualquier momento, cualquier lugar y a la hora que los deseamos usar, con la
ayuda de un software.

6. ¿Qué es un
software de
gestión
documental?
Es un programa que nos ayuda a gestionar y
organizar documentos, a tener un acceso más
rápido y fácil a los archivos y nunca preocuparse
de que los documentos y la información contenida
en ellos se extravíe. ayuda a archivar los
documentos digitales clasificándolos y
haciéndolos accesibles.

8. Google drive: Con Google Drive podrás centralizar,
almacenar y compartir archivos con el resto del
equipo. Va integrado a la cuenta de Gmail, por lo
que, si la empresa tiene una cuenta de Gmail
propia, todas las personas de la organización
podrán usar este programa.

9. OpenMK: OpenKM es el software de
gestión de proyectos que te permite
organizar los documentos y agilizar los
proyectos en la empresa.

10. Objetivos
R2DOCUO: Este software de gestión
documental en la nube ayuda a agilizar los
procesos de trabajo en la empresa y
mejorar la productividad de los equipos.
Entre otras funcionalidades, el programa
permite agilizar la gestión de los tickets
para que puedas garantizar una buena
atención al cliente.

11. Estos softwares nos pueden ser de
mucha ayuda si deseamos
empezara resguardar nuestros
archivos de forma digital, ya que
tenemos nuestros documentos a la
orden y en cualquier momento en
que nos encontramos fuera de la
oficina o lejos de nuestra base de
datos solo tendremos que acceder
a nuestro programa y los podremos
ocupar.

12. También es muy importante el resguardo y la
protección que se les den a nuestros archivos así
que a continuación veremos que es un archivo
electrónico, su resguardo y su protección.
Un documento electrónico es un documento cuyo
soporte material es algún tipo dispositivo
electrónico, es decir toda base de documentos
que se realizan mediante una computadora que
puede ser leído, interpretado o reproducido
mediante sus conocimientos sociales adquiridos
por las redes informáticas que nos ayudan a abrir
un documento electrónico.

13. En este tipo de documentos se puede modificar muchas
cosas:
·Imágenes
·Fuente
·Videos
·Entre otras cosas
Sus principales características son:
·Es de carácter interactivo
·Es Carácter multimediático
·Es de carácter hipertextual
·Es volátil
·Es de carácter mutable
·Disponibilidad es decir que se puede localizar,
recuperar y leer.

14. Resguardo
El sujeto obligado debe establecer la estrategia de conservación a largo plazo y
las acciones que garanticen los procesos de gestión documental electrónica,
cuyo propósito es garantizar el uso y conservación de los documentos de
archivo electrónico.
Para ello, debe prever que la información sea:
Legible en el futuro
Entendible
Identificable
Recuperable
Comprensible
Autentica

15. Por lo que se debe garantizar, la:
• Transferencia y custodia: Debe contar con mecanismos de transferencia fiables que
aseguren que se mantendrá inalterada aquella que llegue del entorno de
producción.
• Entorno de almacenamiento: Debe ser estable para los soportes de conservación
de la información.
• Acceso y protección: Debe contar con restricciones de acceso bien definidas, así
como con medios para protegerla de toda alteración accidental o de mala fe.
Para este propósito, el sujeto obligado adoptará las medidas organizativas, técnicas y
tecnológicas necesarias para garantizar la recuperación y conservación de los
documentos electrónicos producidos y recibidos que se encuentren en el sistema de
administración y gestión documental, bases de datos y correos electrónicos a lo largo
de su ciclo de vida.

16. Seguridad de la información
Los responsables deben de acatar las medidas
necesarias para garantizar la seguridad de la
información, independientemente del soporte en
que se encuentre; para ello se solicita:
• Adoptar un programa de seguridad de la
información que permita asegurar la continuidad
de la operación, minimizar los riesgos y
maximizar la eficiencia de los servicios.
• Implementar controles que incluyan políticas,
procesos, procedimientos, estructuras
organizacionales y funciones de software y
hardware.

17. A la hora de guardar y preservar los documentos de
archivo, las empresas se enfrentan a varios tipos de
problemas. Por un lado, encontramos aquellas empresas
cuyos documentos están bien archivados, pero en
formato físico. Por otro lado, hay empresas que han
digitalizado todos sus documentos, pero se desconoce
dónde están. Por eso tenemos que tener nuestra
información lista y ordenada.

18. Consejos a la hora de digitalizar tus documentos
·Mantente apegado al protocolo de almacenamiento de información digital, ya que el
equipo de gestión documental deberá encargarse de asignar los nombres tanto de los
documentos, como de las carpetas y subcarpetas de la matriz.
·Se deberán establecer, partiendo de la relevancia de la información, si los
documentos serán archivados en la nube o en servidores locales.
·Desde el inicio se deben estipular las estructuras y jerarquías de almacenamiento, ya
que esto facilitará su búsqueda y ubicación final.

19. Ventajas de una gestión documental
• Mayor facilidad de recuperación de información y mayor acceso a la
información
• Mayor accesibilidad y sencillez con respecto a la documentación de la
empresa
• Mejor uso compartido, recurso para todos
• Ahorro de gasto en copias, duplicados, etc.
• Ahorro de tiempo y dinero
• Reducción de espacio de almacenamiento
• Menor necesidad de trasladar los documentos
• Uso racional de los recursos
• Mayor control de la gestión
• Mayor productividad
• Mejora en los procesos
• Mayor seguridad de los documentos

20. • Mantener una codificación homogénea y coherente con lo establecido en
los instrumentos archivísticos, hace viable el control sobre la
documentación.
• Ejecutar una constante depuración teniendo como base las Tablas de
Valoración Documental. Aunque los documentos no estén ocupando un
espacio físico, y no estemos viendo carpetas por doquier, algo que
permite la evolución de la gestión es la depuración. Siempre es
importante tener presentes los documentos que sean obsoletos, para
empezar un proceso de eliminación y así, de limpieza del archivo.
• Revisa las copias de seguridad y mantén en constante control los
documentos y su seguridad.

21. Otra opción de guardar nuestros archivos de manera electrónica es
utilizando medios externos de grabación a continuación veremos
ejemplos de estos y las características.

22. ¿qué es un medio externo de grabación?
Un dispositivo de almacenamiento externo es un componente informático
específicamente diseñado para el almacenamiento de archivos que pueden ser de
texto, de imagen, de sonido, de vídeo, programas informáticos, etc.
Este dispositivo no está integrado en el PC, Son aparatos independientes que se
conectan a él de diversas formas según su tipo. El fin es guardar en él archivos
procedentes del ordenador PC o de internet, así como para que este pueda
leerlos y utilizarlos. Estos dispositivos son ideales para el almacenamiento de la
información

23. Objetivo de los medios externos de grabación
El objetivo de los dispositivos de almacenamiento externo es facilitar el
respaldo, la protección, el traslado o el uso de determinada información
digital. Por ejemplo, ya sea que el usuario desee extraer un archivo de su
computadora para mantenerlo en un entorno más seguro, o que prefiera
llevar la información consigo de manera portátil para poder usarla en
cualquier otra parte.

24. Ejemplos de medio externo de grabación
• USB
• CD
• Discos duros externos
• Tarjeta de memoria(sd)
• Agendas electrónicas
• DVD

25. Características de los medios externos
• Son muy fácil de transportar, esto debido a su pequeño de tamaño
• Tienen una alta capacidad de almacenamiento pueden variar entre 500 GB, 700
GB, 1 TB, 2 TB, 4 TB, 8 TB y 10 TB.
• Recubrimiento: hay dispositivos con un recubrimiento reforzado para soportar
golpes o incluso recubrimiento impermeable.
• Compatibilidad: con sistemas operativos Windows y Linux, y otros solo con
macOS.
Estos medios externos de grabación nos pueden ayudar mucho en nuestro
resguardo de información de manera electrónica, ya sea por su gran
disponibilidad de espacio y por su fácil manejo a la hora de transportarlos, por
ejemplo, en alguna reunión de trabajo podemos llevar todos los documentos a
utilizar en una memoria USB, evitando la necesidad de andar cargando
demasiados papeles.

26. La Agenda
Electronica La Agenda electrónica
Una agenda electrónica es similar a una
computadora, sólo que en una escala mucho
más pequeña las agendas electrónicas tienen
muchas características que las han hecho
populares. Aunque las agendas electrónicas
varían en tamaño y capacidades de memoria,
muchas son capaces de intercambiar
información con las computadoras de tamaño
completo. Por ejemplo, es posible transferir
un documento desde tu computadora a tu
agenda electrónica para que puedas trabajar
en él cuando no estés cerca de tu
computadora.

27. Caracteristica
s
• Las agendas electrónicas siempre
han tenido características básicas
como calendarios, libretas de
direcciones y programas de listas de
tareas. Sin embargo, con el aumento
de la tecnología ahora puedes
encontrar agendas electrónicas con
Wi-Fi, cámaras digitales,
reproductores de MP3 y correo
electrónico.
• Están protegidos por una contraseña
que solo tu la sabes, para que luego
puedas almacenar tus documentos en
una PC y en la memoria USB.

28. Ventajas
• Acceso en cualquier lugar. Se pueden acceder a
muchos diarios electrónicos desde cualquier
ordenador o dispositivo portátil, siempre que el
usuario tenga la información correcta de inicio de
sesión y ...
• Diccionario. Si tienes una cita en una hora
determinada o quieres recordar algo en un día
determinado, un sistema de agenda electrónica
puede enviarte un recordatorio antes de que
llegue ...
• Ediciones. No necesitas de líquido corrector de
tachado con rotulador. Si descubres un error o
necesita hacer una anotación, sólo realiza los
cambios y guarda la información nueva.
• Organización del proyecto. Cuando trabajas en
un proyecto grande, un sistema de agenda
electrónica puede seguir el estado del proyecto,
enviar información sobre cambios o retrasos y
actualizar a todas las partes involucradas, o sólo
ciertos miembros, como directivos o jefes de
departamento.

29. El correo Electronico
es un servicio de red que permite mandar y recibir mensajes con
múltiples destinatarios o receptores, situados en cualquier parte del
mundo. Para usar este servicio se necesita cualquiera de los programas
de correo electrónico que ofrece la red. En un mensaje de correo
electrónico, además de un texto escrito, puede incluir archivos como
documentos, imágenes, música, archivos de video, etc. La facilidad de uso,
rapidez y el bajo costo de la transmisión de información han hecho que la
mayoría de las instituciones y particulares tengan el correo electrónico
como principal medio de comunicación.

30. Conclusión
Como podemos observar es muy importante tener nuestros
archivos bien organizados ya sea de manera física o
electrónica ya que es muy importante para el desarrollo de la
empresa, una mala organización de los documentos nos puede
llevar inconvenientes en el manejo de grandes volúmenes de
información y un servicio lento e inoportuno.
También el uso de las agendas electrónicas nos puede ser de
mucha ayuda en nuestro espacio laboral ya que se da un paso
mas en el que podemos tener nuestra información en la palma
de nuestra mano y a la hora que la necesitemos.

31. ¡Gracias!
Fin de la presentacion :3