El documento detalla un proceso para calcular el ROI de un nuevo sistema de digitalización y gestión documental. Incluye pasos para determinar los costes del sistema actual, estimar los beneficios del nuevo sistema y calcular la inversión y el tiempo de retorno. Se concluye que la inversión se recupera en el segundo año, con un ROI del 86%.

1. SU ROI PASO A PASO
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PASO 1 - Determinar los costes del sistema actual de almacenamiento tradicional en papel.
- Costes derivados del trabajo.
- Costes derivados del almacenamiento.
- Costes derivados de la búsqueda de documentos.
PASO 2 - Estimar los beneficios del nuevo sistema.
- También calcularemos los mismos costes pero teniendo en cuenta que la
elección de la mejor opción maximizará beneficios.
PASO 3 - Calcular cuánto se invierte y cuándo se recupera.
- Coste de la inversión del nuevo sistema.
- Tiempo de retorno.

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-Cuantificar los costes reales de cualquier
proyecto es fundamental a la hora de
decidir si se realiza una inversión.
-Para explicar los cálculos, trataremos de
utilizar unos datos que se ajusten lo más
posible a la realidad.

4. LOS COSTES DEL SISTEMA ACTUAL
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COSTES DERIVADOS DEL ALMACENAMIENTO
COSTES DERIVADOS DEL TRABAJO
-La personas del ejemplo
cobran el salario mínimo legal
vigente.
-El coste de las contribuciones
a la SS en España pueden
variar de un 32 a un 35%.
-Según un estudio de
PriceWaterhouse Coopers
(tiempo estimado al archivar
un documento en un sistema
de archivos).
-El cálculo en m2 se tiene en
cuenta el espacio necesario
para abrir los cajones del
armario, Madrid 2010 según
la consultora Cushman &
Wakefield.

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LOS COSTES DEL SISTEMA ACTUAL
COSTES DERIVADOS DE LA BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS
COSTE DE MANTENER EL SISTEMA ACTUAL
-Mantener este sistema
supondría unos costes
estimados anuales para la
empresa de:
14.915,23 €
-Para simplificar los cálculos
no hemos contemplado la
posibilidad de tener que
volver a contactar con el
proveedor para enviar una
copia del documento, sería
importante calcular también
el coste de la pérdida de
documentos.

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ESTIMACIÓN DE COSTES DEL FUTURO SISTEMA
-Vamos a suponer que implantamos una de nuestras herramientas de digitalización y gestión
documental complementado de una MFP Xerox.
-Con el nuevo sistema tendremos el siguiente flujo de trabajo:
-Una persona coloca los documentos en el escáner
-Una vez digitalizado se recibe la documentación en la carpeta monitorizada.
-Se utiliza la tecnología OCR para reconocer cada documento en la carpeta monitorizada.
-Se extrae automáticamente la información relevante de cada tipo de documento.
-Se guarda de manera digital en lugar que corresponde atendiendo a su tipología.
-Vemos que con el nuevo sistema la persona implicada en el proceso solo tiene que colocar los
documentos en el escáner y comprobar que cada proceso se realiza correctamente, calidad.
CARACTERISTICAS DEL SW EN MATERIA DE CAPTURA

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ESTIMACIÓN DE COSTES DEL FUTURO SISTEMA
COSTES DERIVADOS DEL TRABAJO
-El tiempo está calculado en
base a 80 documentos, por lo
tanto nuestro equipo debe
cumplir dichas
especificaciones técnicas.
-Una persona tarda 30s en
colocar un lote de 80
documentos en el escáner.
-La extracción de datos y
clasificación manual se
calculan a partir de las tasas
de acierto en materia de
captura.

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ESTIMACIÓN DE COSTES DEL FUTURO SISTEMA
BENEFICIOS
COSTES DERIVADOS DEL ALMACENAMIENTO
-Al almacenar la información
en formato digital, los costes
del alquiler de espacio se
reducen a 0.
-La reducción de costes por
tiempos ahorrados en el
trabajo del personal
supondrá:
8.981,54 €
-Desde punto de vista económico y operativo, el almacenamiento digital es mucho más
eficiente que el almacenamiento tradicional en papel.
-Las personas involucradas en procesos manuales pueden dedicares a otras actividades de más
valor para la empresa.

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ESTIMACIÓN DE COSTES DEL FUTURO SISTEMA
COSTES DERIVADOS DE LA BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS
BENEFICIOS
-Con el nuevo sistema
documental la empresa
gastaría menos:
14.722,73 €
-El nuevo sistema dispone de
NUBE-TAGS que permiten
agrupar los documentos
relacionados y más accesibles
para reducir el tiempo de
búsqueda a 15 segundos
aprox.

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INVERSIÓN EN EL FUTURO SISTEMA
INVERSIÓN
-No es obligatorio, pero si aconsejable, contratar el servicio de soporte los años siguientes a la
inversión inicial, teniendo en cuenta que los costes dependerán de los componentes o
módulos añadidos y los desarrollos necesarios en este proyecto.
-Para calcular el ROI, tomaremos 5 años como límite temporal.

11. DEL PROYECTO, DIGITALIZACION Y GESTIÓN DOCUMENTAL
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ROI / DESCRIPCIÓN | AÑO 1 | AÑO 2 | AÑO 3 | AÑO 4 | AÑO 5 | TOTAL |
-Para estos cálculos hemos considerado que se tarda 1,5 meses en poner a pleno rendimiento
la solución de digitalización y gestión documental.

12. DEL PROYECTO, DIGITALIZACION Y GESTIÓN DOCUMENTAL
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¿CUÁNDO RECUPERAMOS LA INVERSIÓN?
-Finalmente, con todos los datos podemos observar como, a partir del 2 año, recuperamos la
inversión por completo.
-Un ROI de un 86% quiere decir que hemos realizado una gran inversión, no solo recuperando
el dinero invertido sino también generando beneficios.

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