El software colaborativo permite trabajar en grupo de forma más fácil y compartir información de manera rápida y segura. Tiene ventajas como mejorar la productividad y comunicación entre personas conectadas en línea, pero también desventajas como una comunicación interactiva deficiente en comparación con la comunicación directa. En una empresa, implementar software colaborativo podría facilitar la comunicación con proveedores, clientes y sucursales para mejorar las ventas y obtener nuevas ideas.

1. Software Colaborativo
Trabajar en grupo cada vez se hace mas fácil.

2. Brainstorming electrónico
El brainstorming es una técnica de creatividad grupal. Fue desarrollada a finales
de la década de 1930 por Alex Faichney Osborn. Funciona mejor en grupos de
cinco a diez personas que ocupan puestos de niveles similares en la compañía y
que poseen diversos niveles de experiencia sobre el asunto en cuestión . Se
obtienen mejores resultados si la sesión de brainstorming se realiza en un
entorno agradable y en que los miembros del equipo no puedan ser
interrumpidos. El brainstorming grupal puede generar muchas ideas a corto plazo
y requiere pocos recursos materiales. Esta técnica puede ser utilizada por
cualquier grupo de personas y es democrática ya que permite que todos los
miembros del grupo ejerciten su creatividad y aporten su experiencia. También
puede ayudar a un grupo a salir de sus patrones de pensamiento establecidos .

3. Grupos de discusión online

Los grupos de discusión son una eficiente y útil herramienta para la discusión
de temas y nos permiten participar sin tener que llenar nuestro buzón de
correo de mensajes como ocurre en el caso de una lista de correo. Pero
los newsgroups tienen la desventaja de requerir un programa adicional para
participar en ellos. En adición, son generalmente muy abiertos ante un
público muy amplio, lo cual puede hacer demasiado variados e incluso
irrelevantes los temas tratados.

4. ¿Cómo encontrar informaciones
publicadas en los grupos de discusión?

Con tantos grupos existentes y los mensajes disponibles en ellos expirando
periódicamente en el servidor de nuestro proveedor es una ardua tarea
intentar mantenerse al tanto de las discusiones que ocurren en Usenet y las
distintas informaciones allí publicadas. Afortunadamente, existen servicios
que nos permiten buscar entre los archivos históricos de Usenet cualquier
información publicada en el pasado. Varias de las herramientas de búsqueda
tradicionales en Internet, que típicamente servían tan sólo para encontrar
páginas web, ahora incluyen el servicio de buscar información publicada en
los grupos de discusión.

5. Workflow

Workflow se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecución de una
tarea o trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de
tareas de un proceso de negocio. Su definición y control puede ser manual,
informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas
necesarias para completar el proceso de negocio.
Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del
Workflow una herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la
descentralización de las actividades administrativas y comerciales.
La evolución de Workflow consiste en buscar la máxima automatización de los
procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las
cuales los documentos, la información o las tareas pasan de un participante a
otro, según unas normas o procedimientos previamente definidos.

6. Beneficios del Workflow o flujo de
trabajo
Según los procesos de negocio que implantemos en la empresa los beneficios de los
flujos de trabajo pueden ser:
Ahorro
de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a
la automatización de muchos procesos de negocio.
Mejora
del control de procesos a través de la normalización de los métodos de
trabajo.
Mejor
atención y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de los procesos
da lugar a una mayor previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes.
Mejora
en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades
empresariales.
Optimización
Integración
de la circulación de información interna con clientes y proveedores.
de procesos empresariales.

7. Share Point

Es una herramienta que nos brinda Microsoft para crear sitios web, siendo un
sitio seguro para almacenar, organizar, compartir y acceder a información de
forma segura y fácil desde cualquier dispositivo móvil que contenga
explorador web como Internet Explore, Mozilla o Crhome.

Siendo muy útil en una empresa por que por esta aplicación que nos brinda
Microsoft podemos compartir información a otros usuarios de forma segura y
ahorrando tiempo lo que ocasiona una mejor fluencia de dicha información.
Ya que podemos acceder desde un dispositivo móvil o equipo.

8. Kolab
Características:
Acceso
Listas
IMAP y POP3 al correo.
de contactos individuales y grupales.
Calendarios
Cifrado
Filtrado
compartidos.
de email usando PGP.
de correo mediante reglas
Carpetas
compartidas.
Administración
Datos
via web.
de configuración guardados en un directorio LDAP.
Anti-SPAM
/ Anti-Virus integrado
Posibilidad
Gestión
Soporte
de uso off-line (fuera de línea) si se usa KDE Kontact, Thunderbird SyncKolab o Microsoft Outlook.
de estado free-busy (disponible/ocupado) de cada usuario.
al múltiples idiomas. La interface de administración se encuentra disponible en los siguientes idiomas:
Español, Alemán, Ingles, Francés, Holandés e Italiano.

9. Kolab

Es una aplicación muy útil para la comunicación ya que tiene compatibilidad
con Microsoft Outlook y es una gran ventaja ya que muchos personal de la
empresa maneja el correo electrónico por este medio. Brindando la
posibilidad también de compartir información y calendarios para mirar la
disponibilidad de las demás personas. También cuenta con varios idiomas de
comunicación lo que nos facilita la comunicación con otras personas de
diferentes países.

10. Software Colaborativo
Ventajas:
La
información llega mucho mas rápido y segura al destinatario.
Permite
un mejor uso de los recursos humanos al permitir la colaboración entre
personas conectadas online.
Mejora
la productividad por que “obliga” a los participantes a participar de una
manera ordenada.

11. Software Colaborativo
Desventajas:
La
comunicación interactiva con los participantes es bastante deficiente, si
la comparamos con comunicación directa.
Pueden
a ver incomodidad en la comunicación por la mala gramática o
expresión de ideas.

12. Implementar el software
colaborativo

En una empresa se podría implementar el software colaborativo en una forma
de crecimiento para establecer una comunicación mucho mas fácil con
proveedores y clientes de la empresa, como también con sucursales en otros
países de la misma empresa.
Por que son fáciles de manejar y muchas son gratuitas lo que reduce gastos
económicos y aumentaría las ventas, ya que también se
conseguirían ideas
nuevas para el crecimiento de la empresa.

13. Implementar el software
colaborativo

Seria una herramienta muy útil por que tendrían una comunicación mucho
mas fácil y rápida con los diferentes clientes lo que les ahorraría tiempo en
sus pedidos por que habría la posibilidad de reunirlos a todos para llegar a un
acuerdo conjuntamente y así facilitar el envió a varias personas al mismo
tiempo. Como también podría compartir un catalogo ofreciendo el producto a
todos sus clientes y citarlos para tener una charla para llegar acuerdos con
ellos.