Un sistema de gestión de documentos es fundamental para orientar los procesos de negocio y asegurar que las personas tengan acceso a la información correcta, siempre y cuando que lo deseen y estén donde estén.
Este documento describe 10 pasos para una exitosa implementación de un (Electronic) Document Management System.
LogicalDOC - Adecuado y Fácil Sistema de Gestión de DocumentosLogicalDOC
Tener muchos documentos apilados sobre su escritorio siempre se ve muy
desorganizado. Esto es cierto, incluso, si sus documentos están en formatos
electrónicos, encontrar un documentos entre cientos de otros puede tomar
mucho de su tiempo. También es posible perder algún registro debido a un error o
percance. Para este propósito siempre es mejor buscar en el mercado un buen
organizador para que usted pueda compilar sus documentos convenientemente.
Un Sistema de Administración de Archivos (DMS, Document Management
System) necesita ser de conanza para cumplir con el objetivo requerido.
Puede ser que haya usado muchos sistemas de administración de documentos
que han resultado ser caros; difíciles de instalar y usar, y además una gran pérdida
de tiempo. Sin embargo, con LogicalDOC, la simplicidad y conveniencia saltan al
próximo nivel. Instale e implemente este este Sistema de Administración de
Documentos profesional y de alta calidad. Es muy simple de usar y beneciará su
sistema de trabajo. No importa cuál sea el tamaño de su negocio, si necesita un
Sistema de Administración de Documentos, LogicalDoc es sin lugar a dudas la
mejor opción, ya sea para funciones profesionales o personales. Esto es debido al
calibre de este espectacular software.
Este documento describe la metodología DataOps, que reúne personas, procesos y tecnologías para optimizar los flujos de datos y satisfacer las demandas actuales. DataOps permite que la cadena de suministro de datos sea más rápida, eficiente, confiable y flexible mediante la colaboración en toda la empresa. El documento también presenta modelos de DataOps y principios como gestión programática, integración continua, control de versiones y colaboración distribuida.
Este documento describe cómo las organizaciones aún dependen demasiado de los documentos en papel a pesar de que los procesos digitales agilizan el flujo de información. Se proporcionan preguntas para identificar áreas problemáticas y ejemplos de cómo digitalizar los documentos puede aumentar la eficiencia al capturar y compartir información de forma más rápida y precisa.
Esta es la presentación del webinario del 21 de enero donde explicamos como usar Microsoft Teams para una gestión de procesos integral de una forma práctica.
Los diez mitos sobre la nube que debes saber para utilizarlo con tus clientes y tu mismo. Como se usa la nube que hace mejor a la nube con respecto a otros usos de aplicaciones o repositorios de información.
o Oficina sin Papeles.
o Mejora en la Gestión del archivo de Documentos.
o Rápido Acceso a la Información.
o Reducción de Costos.
o Mejora de la Seguridad.
LogicalDOC - Adecuado y Fácil Sistema de Gestión de DocumentosLogicalDOC
Tener muchos documentos apilados sobre su escritorio siempre se ve muy
desorganizado. Esto es cierto, incluso, si sus documentos están en formatos
electrónicos, encontrar un documentos entre cientos de otros puede tomar
mucho de su tiempo. También es posible perder algún registro debido a un error o
percance. Para este propósito siempre es mejor buscar en el mercado un buen
organizador para que usted pueda compilar sus documentos convenientemente.
Un Sistema de Administración de Archivos (DMS, Document Management
System) necesita ser de conanza para cumplir con el objetivo requerido.
Puede ser que haya usado muchos sistemas de administración de documentos
que han resultado ser caros; difíciles de instalar y usar, y además una gran pérdida
de tiempo. Sin embargo, con LogicalDOC, la simplicidad y conveniencia saltan al
próximo nivel. Instale e implemente este este Sistema de Administración de
Documentos profesional y de alta calidad. Es muy simple de usar y beneciará su
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Este documento describe la metodología DataOps, que reúne personas, procesos y tecnologías para optimizar los flujos de datos y satisfacer las demandas actuales. DataOps permite que la cadena de suministro de datos sea más rápida, eficiente, confiable y flexible mediante la colaboración en toda la empresa. El documento también presenta modelos de DataOps y principios como gestión programática, integración continua, control de versiones y colaboración distribuida.
Este documento describe cómo las organizaciones aún dependen demasiado de los documentos en papel a pesar de que los procesos digitales agilizan el flujo de información. Se proporcionan preguntas para identificar áreas problemáticas y ejemplos de cómo digitalizar los documentos puede aumentar la eficiencia al capturar y compartir información de forma más rápida y precisa.
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Cómo conseguir consenso sobre los requisitos del negocioEvaluandoSoftware
Este documento discute la importancia de definir correctamente los requerimientos de negocio antes de comenzar un proyecto de implementación de software. Señala que una mala definición de requerimientos es la causa más común por la cual los proyectos se salen de control. Recomienda involucrar a los usuarios clave para identificar sus necesidades y lograr consenso sobre los requerimientos, y advierte que proyectos grandes tienen mayores probabilidades de fracasar si no se gestionan bien los requerimientos desde el inicio.
Este documento presenta una charla sobre gestión de proyectos. La agenda incluye talleres sobre establecimiento de objetivos, conceptos básicos de gestión de proyectos y un caso práctico de implementación tecnológica. Se discuten las mejores prácticas para el éxito de proyectos, incluyendo el análisis de necesidades, la selección de sistemas y consultoras, y la importancia de la planificación.
Este documento presenta el proyecto de desarrollo de una aplicación web para mejorar el control de reparaciones y mantenimientos de computadores en la empresa Compusystem World. El objetivo general es implementar un software que facilite el proceso actual mediante el uso de herramientas como NetBeans. Se explican conceptos teóricos como ingeniería de software, patrones de diseño MVC, y fases del ciclo de vida de desarrollo para guiar el proyecto.
Este documento describe los pasos a seguir para seleccionar un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Primero, se debe documentar las necesidades de la empresa y determinar el equipo de proyecto. Luego, se realiza una primera selección mediante la búsqueda de proveedores, entrevistas y evaluación de candidatos. Finalmente, se lleva a cabo una selección final que incluye visitas a proveedores, demostraciones del producto y la decisión/negociación final. El objetivo es implementar con éxito un ERP
Este documento discute la importancia de los sistemas informáticos y los proyectos de TI en las organizaciones. Explica que los sistemas que usamos diariamente fueron diseñados para satisfacer necesidades específicas mediante un proceso que requirió planificación y trabajo en equipo. También señala que el éxito o fracaso de un proyecto de TI depende de factores organizacionales y tecnológicos. Finalmente, invita a los lectores a reflexionar sobre estos temas en un foro de discusión.
El objetivo de utilizar Business Process Management es op mizar la eficiencia y mejorar la rentabilidad. La implementación de una solución de Business Process Management ofrece beneficios inmediatos y a largo plazo, y un buen comienzo ayudará a asegurar su obtención.
Esta guía de Mejores Prácticas BPM le ayudará a preparar su organización y la implementación de BPM hacia el éxito.
El documento propone el análisis, diseño e implementación de un sistema de control hotelero para optimizar los procesos de información de la empresa Varpasur Ingenieros EIRL. Actualmente la empresa controla sus procesos de forma manual lo que dificulta la toma de decisiones. El sistema permitirá registrar clientes, habitaciones, vehículos, ventas de restaurante y más, agilizando así los procesos y brindando información en tiempo real.
Em bi un repaso por la metodología de implementaciónEdison_Medina
Este documento presenta una metodología probada para la implementación exitosa de proyectos de Business Intelligence. La metodología incluye etapas clave como la planificación, el análisis de requerimientos, el modelado de datos, la carga inicial y periódica de datos, y la explotación de datos. Cada etapa contiene actividades específicas como la identificación de áreas de oportunidad, la selección de tecnología, reuniones con usuarios para definir variables y métricas clave, y la creación de prototipos
Este documento discute los elementos clave para el desarrollo de proyectos informáticos de calidad. Identifica cinco elementos fundamentales: personas, procesos, productos/servicios, información y herramientas. Explica que cada elemento es importante y que deben estar equilibrados para garantizar el éxito del proyecto.
Segundazo es una empresa de reventa de computadores que desea reemplazar el 80% de sus sistemas existentes con una nueva arquitectura de sistemas. El director de información Beatriz Helena completó un plan en 4 meses para esta transición. Se espera que el proyecto se complete en 18 meses. Los factores críticos de éxito para el éxito de la nueva arquitectura incluyen el reemplazo de sistemas y la alta tasa de rotación del personal de TI. Segundazo probablemente utilizará el ciclo de vida del
Empresa S.A. desea implementar un sistema ERP para integrar sus procesos ante su crecimiento acelerado. Nombrará un Director Ejecutivo, un Director de Proyecto y Directores por área funcional. El objetivo es optimizar procesos, mejorar el acceso a información y controlar la empresa de forma integral mediante un único sistema.
Empresa S.A. desea implementar un sistema ERP para integrar sus procesos ante un crecimiento acelerado. Nombrará un Director Ejecutivo, un Director de Proyecto y Directores por área funcional. El objetivo es optimizar procesos, mejorar el acceso a información y controlar la empresa de forma integral mediante un único sistema.
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Empresa S.A. desea implementar un sistema ERP debido a que sus sistemas contables anteriores han fracasado por no poder adaptarse a su rápido crecimiento. Un ERP integraría todos sus procesos de negocio en una sola aplicación, mejorando la optimización de procesos, acceso a información y toma de decisiones. Para garantizar el éxito de la implementación, se formará un equipo de proyecto compuesto por ejecutivos, directores de área y usuarios clave que se encargarán de la planificación, ejecución
Empresa S.A. desea implementar un sistema ERP para integrar sus procesos ante un crecimiento acelerado. Nombrará un Director Ejecutivo, un Director de Proyecto y Directores por área funcional. El objetivo es optimizar procesos, mejorar el acceso a información y controlar la empresa de forma integral mediante un único sistema.
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Empresa S.A. desea implementar un sistema ERP debido a que sus sistemas contables anteriores han fracasado por no poder adaptarse a su rápido crecimiento. Un ERP integraría todos sus procesos de negocio en una sola aplicación, mejorando la optimización de procesos, acceso a información y toma de decisiones. Para garantizar el éxito de la implementación, se formará un equipo de proyecto compuesto por ejecutivos, directores de área y usuarios clave que se encargarán de la planificación, ejecución
Empresa S.A. desea implementar un sistema ERP debido a que sus sistemas contables anteriores han fracasado por no poder adaptarse a su rápido crecimiento. Un ERP integraría todos sus procesos de negocio en una sola aplicación, mejorando la optimización de procesos, acceso a información y toma de decisiones. Para garantizar el éxito de la implementación, se formará un equipo de proyecto compuesto por ejecutivos, directores de área y usuarios clave que se encargarán de la planificación, ejecución
Este documento describe 10 pasos para implementar exitosamente un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS): 1) Asignar un campeón de proyecto para dirigir la implementación, 2) obtener apoyo de la alta gerencia, 3) prepararse realizando un análisis de requisitos y creando un caso de negocio, 4) iniciar un proyecto piloto en una pequeña sección para probar el sistema, 5) evaluar el piloto y hacer ajustes antes de expandirse, 6) capacitar a los usuarios y dar soporte para aseg
LogicalDOC is the best choice among document management solutions. It features an intuitive interface that is so easy to use it requires no training. It utilizes advanced technology and widely-accepted international standards to facilitate a non-invasive integration with your system. LogicalDOC will solve all of your document management needs.
Cómo conseguir consenso sobre los requisitos del negocioEvaluandoSoftware
Este documento discute la importancia de definir correctamente los requerimientos de negocio antes de comenzar un proyecto de implementación de software. Señala que una mala definición de requerimientos es la causa más común por la cual los proyectos se salen de control. Recomienda involucrar a los usuarios clave para identificar sus necesidades y lograr consenso sobre los requerimientos, y advierte que proyectos grandes tienen mayores probabilidades de fracasar si no se gestionan bien los requerimientos desde el inicio.
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Empresa S.A. desea implementar un sistema ERP para integrar sus procesos ante un crecimiento acelerado. Nombrará un Director Ejecutivo, un Director de Proyecto y Directores por área funcional. El objetivo es optimizar procesos, mejorar el acceso a información y controlar la empresa de forma integral mediante un único sistema.
Empresa S.A. desea implementar un sistema ERP debido a que sus sistemas contables anteriores han fracasado por no poder adaptarse a su rápido crecimiento. Un ERP integraría todos sus procesos de negocio en una sola aplicación, mejorando la optimización de procesos, acceso a información y toma de decisiones. Para garantizar el éxito de la implementación, se formará un equipo de proyecto compuesto por ejecutivos, directores de área y usuarios clave que se encargarán de la planificación, ejecución
Empresa S.A. desea implementar un sistema ERP para integrar sus procesos ante un crecimiento acelerado. Nombrará un Director Ejecutivo, un Director de Proyecto y Directores por área funcional. El objetivo es optimizar procesos, mejorar el acceso a información y controlar la empresa de forma integral mediante un único sistema.
Empresa S.A. desea implementar un sistema ERP debido a que sus sistemas contables anteriores han fracasado por no poder adaptarse a su rápido crecimiento. Un ERP integraría todos sus procesos de negocio en una sola aplicación, mejorando la optimización de procesos, acceso a información y toma de decisiones. Para garantizar el éxito de la implementación, se formará un equipo de proyecto compuesto por ejecutivos, directores de área y usuarios clave que se encargarán de la planificación, ejecución
Empresa S.A. desea implementar un sistema ERP debido a que sus sistemas contables anteriores han fracasado por no poder adaptarse a su rápido crecimiento. Un ERP integraría todos sus procesos de negocio en una sola aplicación, mejorando la optimización de procesos, acceso a información y toma de decisiones. Para garantizar el éxito de la implementación, se formará un equipo de proyecto compuesto por ejecutivos, directores de área y usuarios clave que se encargarán de la planificación, ejecución
Este documento describe 10 pasos para implementar exitosamente un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS): 1) Asignar un campeón de proyecto para dirigir la implementación, 2) obtener apoyo de la alta gerencia, 3) prepararse realizando un análisis de requisitos y creando un caso de negocio, 4) iniciar un proyecto piloto en una pequeña sección para probar el sistema, 5) evaluar el piloto y hacer ajustes antes de expandirse, 6) capacitar a los usuarios y dar soporte para aseg
LogicalDOC is the best choice among document management solutions. It features an intuitive interface that is so easy to use it requires no training. It utilizes advanced technology and widely-accepted international standards to facilitate a non-invasive integration with your system. LogicalDOC will solve all of your document management needs.
Transitioning From a Paper-based to Paperless Office SystemLogicalDOC
A Document Management System is crucial to steer business processes and to ensure that people have access to the right information; whenever they want and wherever they are. This white paper describes a successful transition to an (Electronic) Document Management System.
Discover LogicalDOC at http://www.logicaldoc.com
With a multi-tenant architecture, LogicalDOC is designed
to virtually partition its data and conguration, and each
client organization works with a customized virtual application.
This paper illustrates how to save your costs by sharing
services with LogicalDOC multi tenancy
Este documento describe cómo un sistema de gestión de documentos (DMS) como LogicalDOC puede ayudar a una organización a convertirse en una oficina sin papel. Un DMS proporciona almacenamiento y acceso seguros a documentos electrónicos, lo que reduce costos, mejora la colaboración y cumple con regulaciones como Sarbanes-Oxley. LogicalDOC ofrece funciones como visualización de documentos, creación y agregación de documentos desde varias fuentes, y control de acceso basado en roles de usuario.
This document discusses the benefits of a paperless office using LogicalDOC document management software. It describes how LogicalDOC can help businesses gain efficiencies through more secure, accessible, and compliant management of electronic documents versus paper records. Key features covered include increased data security, reduced costs, regulated access levels, improved compliance with regulations, and easy viewing and creation of documents.
In today’s business processes, information plays a key
role. Information is used to steer business processes and
to provide people the information and instructions to do
their job. Most of our information is kept in documents and
it is very important that documents are well managed and
that they are available to the right people at the right time.
A Document Management System is therefore crucial to
steer business processes and to ensure that people have
access to the right information; whenever they want and
wherever they are.
Since Document Management Systems are closely
related to business processes, a Document Management
System should not be implemented overnight. An
organization needs to be well prepared and needs to
understand their requirements, scope and objectives to
successfully implement a Document Management
Solution.
This white paper describes 10 steps to a
successful implementation of a (Electronic) Document
Management System.
LogicalDOC Enterprise Edition es la mejor elección entre todas las soluciones de gestión de documentos. Su interfaz intuitiva hace que sea fácil usar y no requiere de entrenamiento. Las tecnologías utilizadas y la adopción de normas nternacionales facilitan la integración de la solución a en tu ambiente de trabajo en un modo no invasor.
You may have used a lot of Document management systems that were
expensive; tricky to install and use, and to waste much of your time. But with
LogicalDOC, the simplicity and convenience jump to next level.
El documento describe las ventajas de usar LogicalDOC, una solución de gestión de documentos, incluyendo acceso rápido a la información a través de un motor de búsqueda, importación automática de correos electrónicos y carpetas, y la habilidad de diseñar flujos de trabajo visualmente sin necesidad de codificar. LogicalDOC también ofrece control y trazabilidad de documentos, colaboración a través de flujos de trabajo, y automatización de procesos empresariales.
LogicalDOC es una solución de gestión de documentos que ofrece seguridad, colaboración, control de versiones y búsquedas de texto completo para organizar la información de una organización. LogicalDOC integra documentos de Office, flujos de trabajo y almacenamiento centralizado para resolver problemas comunes como documentos desorganizados, duplicados y falta de acceso compartido.
The biggest problem experienced by organizations in all industries is the distribution of
information. Many documents are generated each day, and are co-authored and exchanged
among people in different teams. That’s why Document Management solutions have arisen
as a way to address the challenges of organizing the work and eliminating the chaos that
many workers experience when sifting through thousands of files for the right information.
The document introduces LogicalDOC, a document management system that provides security, organization, collaboration and other features to address common problems organizations face when storing and sharing information across different locations and devices. It highlights how LogicalDOC offers easy to use and customizable cloud-based solutions that integrate with other systems and applications to bring structure and control compared to disorganized file sharing approaches.
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2. Introducción
Paso
02
Paso
03
Asignar un campeón
de proyecto
Tener apoyo a la gestión del proyecto
LogicalDOC 10 pasos para implementar un EDMS Página02
Para implementar proyectos exitosos, es necesario
el apoyo de la organización completa de la mejor
manera, manejar esto es asignar un campeón de
proyecto que conoce su empresa, entienda su proceso
de negocio y pueda conseguir y mantener las diversas
personas y disciplinas a bordo . El promotor del proyecto
será el motor para su proyecto y se encargará de que su
proyecto mantenga el impulso.
Junto a tener un campeón del proyecto, es muy importante contar con su apoyo a
la gestión del proyecto. Una aplicación EDMS está directamente relacionada con el
negocio e involucra a muchas de sus disciplinas. Como resultado, las personas y
disciplinas deben formar un equipo, lo que requiere el apoyo de su gestión (senior).
Prepararse
Un proyecto exitoso comienza con los preparativos adecuados. Es necesario
comprender bien lo que están haciendo y lo que se quiere lograr. Es importante
definir correctamente el alcance, los objetivos y el marco de tiempo. Definir el
Éxito de su proyecto y crear un caso de negocio que asegure su presupuesto y
determine su ahorro de costes potenciales.
Paso
01
En los procesos de negocio de hoy, la información juega un
papel clave. La información se utiliza para dirigir procesos
de negocios y proporcionar a las personas la información y
las instrucciones para hacer su trabajo. La mayor parte de
nuestra información se guarda en los documentos y es muy
importante que los documentos estén bien administrados y
que estén a disposición de las personas adecuadas en el
momento adecuado. Por tanto, un sistema de gestión de
documentos es fundamental para orientar los procesos de
negocios y asegurar que las personas tengan acceso a la
información correcta cuando lo deseen y estén donde se
necesiten. Dado que los sistemas de gestión de documentos
están estrechamente relacionados con los procesos de
negocios a los sistemas de gestión de documentos no
deben aplicarse erroneamente. Una organización debe estar
bien preparada y tiene que entender sus necesidades, el
alcance y los objetivos de implementar con éxito una
solución de gestión de documentos.
Este documento describe 10 pasos para una aplicación
éxitosa, útil de un Sistemas de Gestión Documental
3. Paso
04
Paso
05
LogicalDOC 10 pasos para implementar un EDMS Página 03
Continua pagina 04...
Muchas implementaciones han fracasado siendo
rebasadas presupuesto en gran parte porque las
empresas querían hacer demasiadas cosas
demasiado pronto. La gestión de documentos
esta relacionada con su proceso de negocio,
por lo que se necesita comprender plenamente
el impacto de una aplicación EDMS en su
negocio y la organización.
Los procesos de negocios puede ser
complejos y es posible que los usuarios que
respondan a una aplicación de gestión de
documentos diferente de lo esperado. Por lo
tanto lo mejor es dar un paso a paso por el
enfoque. Mediante la definición de pequeños
pasos con referencias claras, que son más
capaces de controlar y gestionar el proceso y dar a
los usuarios tiempo para adaptarse a la nueva
situación. Usted puede fácilmente evaluar cada paso y
hacer los ajustes necesarios, sin el riesgo de un gran revés. Con
un enfoque paso a paso a gestionar y controlar su proceso de implementación
y lograr los resultados deseados. Es más importante evaluar correctamente
todas las funcionalidades a evaluar todos a la vez!
Dar un paso a paso
Elaborar el proyecto original
Para implementar un sistema que realmente apoye su negocio y los usuarios,
es necesario comprender los requisitos. Por lo tanto, es necesario analizar los
documentos y procesos documentales y su necesidad de hablar con varios
usuarios de las diversas áreas para entender cómo trabajan con los
documentos y cómo los documentos dirigen sus tareas.
Lo mejor es protagonizar a nivel empresarial una descripción de sus
necesidades desde una perspectiva empresarial, sin dejarse influenciar por las
(im) posibilidades técnicas, como especificaciones y requisitos detallados del
proyecto original para que EDMS.
Definir los requisitos
Algunos de los temas que debe describir en sus requerimientos son:
• Sus documentos:
La creación de documentos;
Aprobación y su revisión
Gestión de archivos de referencia;
Distribución de Documentos;
Sus documentos
(cantintad, internos, externos, etcs.) ;
Tipos de documentos
(Office, Pdf, Email);
• Estructura del documento
(y del proyecto);
• Las propiedades del documento
(metadatos);
• Los usuarios y grupos,
incluidas las funciones.
4. Paso 05
continua
Paso
06
Paso
07
LogicalDOC 10 pasos para implementar un EDMS Página04
Para clarificar mejor sus procesos de negocios y en el documento, puede ser
muy útil crear diagramas de flujo de proceso. Como la mayoría de las ersonas
se orientan visualmente, un diagrama de flujo proceso puede ser muy ilustrativo.
Trabajar una mejor práctica
Si no puede o tiene dificultades para elaborar su proyecto original, una buena
alternativa es trabajar a partir de un ejemplo de mejor práctica que refleja cómo
las compañías similares tienen la configuración de su entorno de gestión de
documentos de ingeniería. Usted puede utilizar un procedimiento recomendado
aprendizaje de ella y, o bien adoptar o ajustar a sus necesidades. Muchas
organizaciones se benefician de las mejores prácticas, ayudando, a comprender
sus propias necesidades y tener un comienzo rápido en su ejecución.
Es altamente recomendado comenzar con un proyecto piloto o de prueba de
concepto (POC). La ventaja es que usted gana experiencia, entiende el impacto
de una aplicación de gestión de documentos, y entiende mejor sus necesidades.
Se puede evaluar mejor sus primeros pasos y hacer los ajustes necesarios. Un
proyecto piloto debe comprender sólo una parte definida de su empresa y
negocio, por ejemplo, un proyecto definido. No incluya demasiados usuarios,
documentos, tipo de documentos, flujos de documentos, a la vez, sino que se
centre en un entorno de prueba definido que se pueda manejar fácilmente y que
le dará la retroalimentación correcta y los resultados para definir su próximo paso.
Inicie un piloto
Una buena evaluación de su piloto es
fundamental para continuar con una
ejecución èxitosa. Es muy raro que las
empresas sean capaces de elaborar su
proyecto original desde el primer momento
de forma adecuada. Casi nadie puede
evaluar todos los aspectos de una
aplicación de gestión de documentos a
primera vista y por lo tanto es importante
tomar pequeños pasos, evaluar cada paso y
hacer cualquier ajuste necesario. No se asuste
si los primeros resultados de un proyecto piloto
son decepcionantes. Probablemente aprender más
de un piloto de lo que primero lo esperaba. Haga una
evaluación adecuada de los usuarios, el equipo del proyecto y su
proveedor o socio de implementación, y ver lo que hay que hacer para llegar
a la configuración e implementación derecha que apoya a sus necesidades
de gestión de documentos y procesos de negocio.
Después de un exitoso proyecto piloto, los requisitos son claros y que son
capaces de definir y crear soporte para conseguir el apoyo al despliegue de
sus EDMS a su organización.
Evalúe su piloto
5. Paso
10
Paso
08
Paso
09
LogicalDOC 10 pasos para implementar un EDMS Página05
Después de un primer paso èxitoso puede ampliar. Puede escalar hasta más
usuarios más departamentos, más proyectos, más documentos o los tipos de
documentos, etc. Cómo aumentar depende de su situación específica y la
mejor manera de hacer un paso a paso en su despliegue dentro de la
organización. Cuando la ampliación este lista, siga tomando pequeños pasos
para asegurar una implementación exitosa.
Ampliar la escala del Proyecto
La gestión de documentos compatible con sus procesos y datos y documentos
en sus EDMS de negocio principales estan relacionados con los datos de otros
sistemas de gestión (por ejemplo, ERP, PDM, CRM, etc.) Antes de empezar a
integrar su fundamento en pie. Para construir un rascacielos, la primera
necesidad de construir una base sólida! Así que asegúrese de que tenga una
base sólida de gestión de documentos, antes de mirar a (complejo) la
integración con otros sistemas.
Fundación primeras
La aceptación del usuario es fundamental
para una implementación èxitosa!
Asegúrese de proporcionar una formación adecuada
para sus usuarios en un entorno de producción que
refleja una situación de la vida real, así que estos
usuarios experimenten de inmediato las ventajas
y beneficios de la solución.Base su formación en
los datos y documentos que tengan significado
para los usuarios reales. Cuando los usuarios
son capaces de trabajar inmediatamente con los
documentos y los datos reales, serán más fácil
aceptado el sistema. Prepare su organización para
posibles cambios. La introducción de un EDMS
podría introducir cambios en los métodos de trabajo si
quieren aprovechar la oportunidad para hacer cambios en
el método de trabajo existente en el mismo. Centrarse en los
beneficios de un método de trabajo ha cambiado en manera que los
usuarios van a apoyarla y no luchar contra ella.
Asegúrese de que los usuarios no tienen razones para no trabajar con el nuevo
EDMS, por ejemplo, preguntese porque todavía continúan trabajando con el
sistema antiguo. Asegúrese también de que los usuarios apoyen en el trabajo
con el nuevo sistema y que obtengan respuestas rápidas y adecuadas a
cualquier pregunta que puedan tener.
Proporcionar capacitación y apoyo
6. Acerca de LogicalDOC
LogicalDOC 10 pasos para implementar un EDMS Página06
LogicalDOC es la mejor opción entre todas las
soluciones de gestión de documentos. Su interfaz
intuitiva hace que sea fácil de usar y no requiere
ningún entrenamiento. La combinación de tecnologías
avanzadas y estándares internacionales
ampliamente aceptados facilita una integración no
invasiva dentro de su entorno. Con LogicalDOC
sin duda puede resolver todas sus necesidades
de gestión de documentos.
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