La Sociedad Colombiana de Archivistas expresa su preocupación por la falta de una estrategia coordinada del gobierno para reglamentar la Ley General de Archivos. Solicitan con urgencia el nombramiento de un Director General y equipo directivo en el Archivo General de la Nación. También advierten vacíos regulatorios en la gestión de documentos electrónicos y la necesidad de un informe sobre el avance de la Ley de Transparencia.

1. SOCIEDAD COLOMBIANA DE ARCHIVISTAS
Cra. 7 No. 12B – 84 Of. 603
NIT 830.088.760-9
Bogotá, D.C. 1 de Julio de 2015
Señores:
Presidente de la República
Ministerio de las Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones
Ministerio de Cultura
Secretaria de Transparencia
Alta Consejería para el Buen Gobierno
Agencia Nacional Judicial
Agencia Nacional de Contratación
Archivo General de la Nación
Procuraduría General de la Nación
Bogotá, D.C.
ASUNTO: Reglamentación Ley general de archivos en Colombia: “Un Estado que
moderniza su gestión, también preserva su memoria.”
Cordial saludo,
La Sociedad Colombiana de Archivistas, representante del gremio de Archivistas
Profesionales y de los trabajadores en gestión de información y documentación en
Colombia, expresamos nuestra preocupación ante la aparente ausencia de estrategia,
control de avance y consolidación de resultados del Gobierno Nacional para reglamentar de
manera coordinada y articulada la Ley General Archivos y demás normas conexas.
Lo anterior con ocasión de la reciente promulgación de la normatividad archivística y con
ese prominente espíritu articulador con otros entes formuladores de política, al parecer
careciera de planificación y cobertura necesaria para reglamentar y asistir técnicamente a
las instancias articuladoras del Sistema Nacional de Archivos y en consecuencia a los
“sujetos obligados”. Esto se evidencia en la recurrencia y concurrencia con que se han
fijado límites de cumplimiento de dichas normas, sin garantizar su apropiación y sin definir
un alcance e impacto jurídico, técnico, financiero y político en su despliegue operativo, lo
cual denota una notable pérdida de gobernabilidad.
A continuación nos permitimos exponer aspectos que inciden dramáticamente en la
salvaguarda del patrimonio y la gestión documental del país:

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1. Nombramiento urgente de un Director General y equipo directivo en el Archivo
General de la Nación “Jorge Palacios Preciado”.
Como es de conocimiento por parte del Gobierno Nacional, la reciente desvinculación de su
cargo de Director General (doctor Carlos Alberto Zapata Cárdenas), representa una baja
sensible para el Gobierno en materia de reglamentación e implementación de la gestión
documental en el Estado colombiano, como quiera que esta ha venido tomando
reconocimiento, importancia, trascendencia e impacto en la inversión de recursos y
responsabilidad directa inter-ministerial y entre los entes reguladores de política en materia
de gestión documental.
Urge pues, que se nombra en propiedad un Director para el Archivo General de la Nación
en el menor tiempo posible y que dicho nombramiento obedezca a las necesidades propias
de la realidad archivística nacional y bajo lo establecido en la Ley 1409 de 2010 (Por el cual
se reglamenta el ejercicio profesional de la archivística, se dicta el código de ética y se
dictan otras disposiciones), pues sus conocimientos técnicos, administrativos y experiencia
en la materia, deben ser de amplia y reconocida trayectoria.
2. Vacío regulatorios en Gestión Documental Electrónica.
Si bien la gestión y respaldo del alto Gobierno en la reglamentación de la Ley General de
Archivos ha sido inmejorable en los últimos 4 años, son notables las fisuras normativa-
técnicas que ha dejado este ejercicio y que si bien representan un reto, éstas no pueden
prorrogarse en el corto y mediano plazo, ya que tales vacíos liberan potencialmente una
libre o direccionada interpretación por parte de los operadores, sujetos obligados y de los
órganos formuladores de política. Esto orientaría estratégicamente la gestión documental, y
minimizaría el riesgo a reducirla a la simple y etérea "innovación tecnológica", su
operativización y en consecuencia, la tercerización no regulada por el Gobierno en manos
de compañías extranjeras en la formulación especulativa de lineamientos, "diseños de
modelos de administración electrónica y cero papel" que a la fecha no reportan resultados
tangibles e indicadores concretos por parte de sus líderes e iniciadores y que estarían
impactando notablemente la gestión electrónica de documentos, la gestión física de
registros de información, gestión de medios de almacenamiento y estándares que
garanticen el respaldo e integridad de los expedientes dada su naturaleza archivística y
tecnológica.
Advertimos que estos vacíos regulatorios en materia de gestión de documentos electrónicos
han sido capitalizados, conscientemente o no, por las efímeras e innovadoras iniciativas
lideradas por el Ministerio de las Tecnologías de Información y Comunicación en aras de
conseguir, no solamente, un gobierno electrónico sino, un “modelo de administración
electrónica y cero papel”, que en sus dos fases, y a la fecha, desconocen abiertamente la
normativa archivística Colombiana y no reportan una reglamentación concreta respecto al

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Decreto 2609 de 2012 en coordinación con el Archivo General de la Nación y un vacío
técnico en lo que respecta a su documentación y despliegue, que garantice al mercado
público/privado la especificación y estandarización de requisitos mínimos funcionales para
la gestión de documentos electrónicos, que permitan ser exigibles sin preferencia o
privilegio a todo proponente de este tipo de servicios o soluciones tecnológicas. Ahora bien,
a cambio la sociedad en general evidencia cómo estas iniciativas reportan de manera
“innovadora” y con “exclusividad” un modelo de asociación “direccionado” hacia la
consultoría extranjera en tándem con la empresa privada colombiana y que alienada bajo el
esquema de Asociación Pública Privada, permiten advertir que durante todo este ejercicio
han transcrito literalmente la normativa técnica española, adaptada a fuerza (guías de cero
papel) y desarrollada y desplegada en soluciones de software de los mismos
consultores/contratistas del estado y a espaldas del Órgano Rector de la Política
Archivística del Estado, el Archivo General de la Nación.
Acorde con lo anterior advertimos que la iniciativa liderada por el Ministerio de las
Tecnologías como la “Carpeta Ciudadana”, desde la descripción misma del proyecto o
modelo no formalizar la alianza estratégica con el Archivo General de la Nación y en
consecuencia desconocen abiertamente la normativa archivística colombiana y de la cual, la
regulación de la “Gestión de documentos Electrónicos de Archivo” (Capítulo VII, Decreto
1080) su especificación técnica y responsabilidad corresponde al Ministerio de las
Tecnologías y al Archivo General de la Nación en el marco de lo establecido en el reciente
Decreto 1080 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector
Cultura en lo que respecta a Art. 2.8.2.7.10 Uso de mecanismos de protección y
autenticidad de los documentos electrónicos de archivo, Art. 2.8.2.7.11. Neutralidad
tecnológica, Art. 2.8.2.7.12 Del expediente electrónico y Art. 2.8.2.7.13 Sobre la
Administración y transferencia de Archivos, Así como lo establecido en el actual Plan
Nacional de Desarrollo Artículo 46°Estándares, modelos y lineamientos de tecnologías de la
información y las comunicaciones para los servicios al ciudadano.
Consideramos que esta problemática debe ser atendida con prontitud por las Entidades
directamente responsables en la materia como lo establece la norma y como la dinámica
actual lo amerita, ya que advertimos que a mediano y largo plazo la implementación
temprana, inducida y no planificada (programa de gestión documental) de estas soluciones
tecnológicas provenientes de los mismos consultores del Estado, comprometería la
integridad del patrimonio documental físico y electrónico de la nación, sobra recordar que un
“estado que se moderniza es un estado que preserva su memoria”.
Instamos al Gobierno Nacional a emprender tal iniciativa regulatoria que permita con toda
seguridad, fortalecer la formulación de estándares, modelos y lineamientos de tecnologías
de la información y las comunicaciones para los servicios al ciudadano, bajo la plena
observancia del derecho fundamental de acceso a la información y en consecuencia la
preservación el patrimonio cultural y documental de la Nación y facilitar las actividades
necesarias para interactuar con el Estado

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3. Reporte de avance de la Ley de Transparencia
Se hace necesario que el Gobierno Nacional, a través de la Secretaría de Transparencia, la
Agencia Nacional Judicial y la Procuraduría, determinen el nivel de avance en materia de
Gestión Documental en el Nivel central como en el territorial y de impacto de la
implementación de la Ley de Transparencia y Acceso a Información Pública, así como el
concurso del Archivo General de la Nación en el logro de los objetivos de dicha norma, pues
dadas las actuales y futuras circunstancias del país, no contar con una adecuada gestión
documental podría significar incalculables costos políticos y judiciales, pues la defensa del
Estado se dificultará al no contar con documentos adecuadamente administrados.
La Sociedad Colombiana de Archivistas, es una entidad con un fuerte equipo técnico, con
las condiciones e idoneidad para asesorar al Gobierno Nacional, en la articulación y
conceptualización de los aspectos anteriormente mencionados, en aras de coadyuvar en la
preservación de la memoria documental de la Nación.
Cualquier información sobre el particular, con gusto será atendida en el correo:
presidencia@scarchivistas.org ; dirección Carrera 7 No. 12 B - 84, oficina 603.
Agradecemos su diligencia y pronta respuesta.
CARLOS ANDRÉS PINO CASTAÑO
Presidente Sociedad Colombiana de
Archivistas
JHON ALEXANDER GONZALEZ FLOREZ
Vice- Presidente Sociedad Colombiana de
Archivistas