Este documento propone la implementación de un sistema integral de información para sistematizar los servicios de la Dirección de Archivos Notariales y Judiciales. Se justifica la necesidad de modernizar la gestión de archivos y servicios para garantizar la seguridad jurídica, eficiencia y transparencia. Se detallan las actividades como elaborar un proyecto, diseñar una base de datos y software, programar el aplicativo, implementarlo piloto y evaluar resultados. Se solicita contratar un técnico informático por 3 meses para desarrollar el sistema acorde a los

1. INFORME Nº 15-2016-AGN/DNDAAI-JRVC
A : Lic. NORMAN BERRÍOS SILVA
Director Nacional de la DNDAAI
De : Lic. JOSÉ VILLA CÓRDOVA
Técnico en Archivo IV
Asunto: Sistematización de los Servicios de la Dirección de Archivos Notariales y
Judiciales
Fecha: Lima, 05 de agosto del 2016
Por medio de la presente me dirijo a usted con el fin de manifestarle que es
necesario contar con un Sistema Integral Informático que sistematice los servicios de atención
al ciudadano de la Dirección de Archivos Notariales y Judiciales, en los términos siguientes:
I.MARCO LEGAL:
1. Art. 21° de la Constitución Política del Perú
2. Ley N° 29565, Ley de Creación del Ministerio de Cultura
3. Art. 39° y 48° de la Ley 27444 del Procedimiento Administrativo General
4. Ley 27783, Ley de Base de la Descentralización
5. Ley 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales
6. Decreto Ley N° 19414, Ley de Defensa Conservación e Incremento del Patrimonio
Documental de la Nación y su reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N°
008-92-JUS.
7. Ley N° 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación y su Reglamento,
el Decreto Supremo N° 011-2006-ED.
8. Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo
9. Ley N° 29060 – Ley del Silencio Administrativo, modificado el Decreto Legislativo
N° 1029,
10. Directiva N° 002-2009-AGN/DNDAAI Normas para los servicios
II. JUSTIFICACIÓN:
2.1 El Archivo General de la Nación (en adelante AGN) a través de la Dirección de Archivos
Notariales y Judiciales de la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo
Intermedio, es el encargado de brindar servicios archivísticos a los usuarios (personas
naturales o jurídicas) atendiendo la expedición de testimonios de escrituras públicas,
constancias de escrituras pública irregular, testamentos, entre otros instrumentos
públicos notariales, atendiendo consultas y efectuando las transferencias del Patrimonio
Documental Notarial, garantizando así la seguridad de la información que produce el
área, monitorear y reportar el avance de metas, servicios, control interno y evaluación de
riesgos existentes en la gestión de servicios que brinda la precitada Dirección.
2.2 El AGN, cumple con los lineamientos y ejes estratégicos de modernización del Estado,
fundamentado además en los ejes estratégicos de derechos fundamentales de acceso a
la información y dignidad de las personas; oportunidades y accesos a los servicios,
Estado y Gobernabilidad del Estado Peruano (Plan Bicentenario). Asimismo el
lineamiento 2 de promoción de ciudadanía (lineamientos de trabajo del Sector Cultura)
2.3 La matriz de programación de metas e indicadores en el marco de políticas nacionales
de obligatorio cumplimiento para nuestra entidad (Decreto Supremo N° 027-2007-PCM y

2. sus modificatorias), plantea como Política Nacional N° 11 Política Anticorrupción,
promover a través de sus acciones y comunicaciones
III. OBJETIVOS:
3.1 Modernizar la gestión archivística y de servicios que brinda la Dirección de Archivos
Notariales y Judiciales, enmarcado en las políticas de modernización de la gestión
pública, transparencia y acceso a la información,
3.2 Garantizar la seguridad jurídica y la integridad física y los componentes propios del acto
notarial.
3.3 Brindar un servicio eficiente, oportuno, proyectado a la comunidad nacional e
internacional sobre la información que custodia el Archivo General de la Nación, en
materia notarial y judicial.
3.4 Elaborar un proyecto que integre a los sistemas de información, gestión documental,
consulta, monitoreo de actividades y reportes que permita un mayor control, dinamismo y
atención oportuna a los requerimientos de información y documentos de nuestros
usuarios.
3.5 Elaborar un Software base que sistematice los servicios de Archivos Notariales y
Judiciales de atención a los usuarios internos y externos.
IV.ACTIVIDADES:
1. Elaboración de Proyecto.- En esta etapa el equipo de trabajo con el apoyo de los
órganos de apoyo y asesoramiento elaborarán la matriz del proyecto, diseño de
acciones, reconocimiento de los stakeholders, agentes de riesgo, planes de
contingencia, evaluación de requisitos, perfiles, etc que permita la ejecución del
proyecto.
2. Diseño de Software y Base de Datos.- Corresponde a la Etapa de Diseño del
software, y base de datos que permita la recepción de información y contenido
documental, así como el modelamiento de datos a ser empleados en el proceso de
alimentación de data de los módulos del sistema de gestión.
3. Programación.- Corresponde a la etapa de programación audiovisual del software
base a emplearse en el proceso de diseño y gestión integral informático
4. Ejecución del Proyecto y Plan Piloto de Implementación.- Corresponde a la etapa
de pre-implementación del nuevo sistema de gestión en las funciones que cumple el
Archivo Notarial y Judicial
5. Retroalimentación y puesta en funcionamiento.- Corresponde a la etapa de
implementación del Sistema de Gestión Documental
6. Evaluación de Primeros Resultados.- Análisis de indicadores e instrumentos de
medición que permitan evaluar el resultado óptimo del proyecto.

3. V. CRONOGRAMA
Actividades AGO
2016
SET
2016
OCT
2016
NOV
2016
DIC
2016
ENE
2017
FEB
2017
Elaboración de Proyecto X
Diseño de Base de Datos y
Software
X X
Programación de Aplicativo de
Gestión Documental
X X X
Proyecto y Plan piloto de
implementación
X
Retroalimentación y Puesta en
funcionamiento
X
Evaluación de Primeros
Resultados
X
Informe Final de Proyecto X
VI.REQUERIMIENTOS
4.1 Contratación de un Técnico (programador) informático con experiencia positiva en la
elaboración de sistemas integrales informáticos, para elaborar el proyecto, módulos
(aplicativos demo) programar y evaluar los requerimientos técnicos y tecnológicos que
permitan la informatización y sistematización de los servicios que brinda la Dirección de
Archivos Notariales y Judiciales, cargado al presupuesto de la Dirección de Archivos
Notariales y Judiciales. De acuerdo a una evaluación previa el servicio será de tres
meses de acuerdo al perfil o términos de referencia adjuntos al presente informe,
estando a disposición de la Dirección de Archivos Notariales y Judiciales, el
Es todo cuanto tengo a bien informar a usted para los fines correspondientes.
Atentamente
____________________________
Lic. JOSÉ VILLA CÓRDOVA
Técnico en Archivo IV
Adj. Términos de referencia
DNDAAI/TAIV
JRVC

4. TÉRMINOS DE REFERENCIADE PROFESIONAL ACONTRATAR
TÉCNICO INFORMÁTICO PROGRAMADOR
1. OBJETO DE CONTRATACIÓN
Contratación de los servicios de un (01) Técnico informático programador
2. AREA SOLICITANTE
Dirección de Archivos Notariales y Judiciales
3. DEPENDENCIAENCARGADA DE REALIZAR EL PROCESODE CONTRATACIÓN:
Oficina de Abastecimiento del Archivo General de la Nación
4. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
El contratado prestará los siguientes servicios:
 Elaborar un proyecto de informatización de los servicios de atención al usuario de la
Dirección de Archivos Notariales y Judiciales
 Elaborar el software base y proyecto de informatización de los servicios de los
archivos notariales y judiciales.
 Brindar mantenimiento al software y modificaciones del mismo durante su aplicación
en el servicio.
 Entrega de código fuente de programación y actualizaciones al área de informática
para su mantenimiento preventivo.
5. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN : LOCACIÓN DE SERVICIOS
6. EXPERIENCIA
 Experiencia de un (02) año en entidades públicas y/o privadas
 Conocimiento de Programación Audiovisual en Lenguaje PHP y redes
 Experiencia como administrador de redes o programación
7. FORMACIÓN ACADÉMICA
Técnico en informática
8. COMPETENCIAS
a) Responsabilidad
b) Capacidad de trabajar en equipo
c) Proactivo.
9. PERIODO DE CONTRATO
(TRES MESES)
10. RETRIBUCIÓN ECONÓMICAMENSUAL
Dos mil y 00/100 Nuevos Soles (S/.2,000.00)
11. SUPERVISIÓN Y CONFORMIDAD DEL SERVICIO
El Director de Archivos Notariales y Judiciales de la Dirección Nacional de Desarrollo
Archivístico y Archivo Intermedio del Archivo General de la Nación