La legislación colombiana reconoce la validez de los documentos electrónicos y establece normas para su uso y conservación. La Constitución, la Ley General de Archivos y otras leyes como la Ley Antitrámites garantizan el derecho a la información y a realizar trámites de forma electrónica. La firma electrónica tiene el mismo valor que la manuscrita y leyes como la Ley 527 de 1999 regulan su uso en el comercio electrónico.

1. LA LEGISLACION COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRONICOS SEGURIDAD INFORMATICA EJE TEMATICO 6 INTEGRANTES FABIOLA QUEVEDO R. YENNY ANDREA ALVAREZ SILVA NANI CARDOZO GONZALEZ UNIVERSIDAD DEL QUINDI0O FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES BOGOTA 2011.

2. INTRODUCCIÓN Para todos es conocido que estamos en la era del conocimiento, la que está apoyando en todo lo que para nosotros es información y la información la recaudamos básicamente de dos fuentes: lo que llamamos información estructurada es lo que tradicionalmente las áreas de informática han trabajado y son aquellos datos que encontramos en las bases de datos, sobre éstas han recaído todos los controles, las seguridades, el manejo de perfiles para garantizar que esos datos estén muy bien custodiados electrónicamente, sin embrago hasta ahora los sistemas de información están empezando a manejar de manera electrónica lo que nosotros llamamos información no estructurada, es decir aquellos documentos electrónicos que independientemente de la fuente por la cual se hayan producido deben conservarse, preservarse y debe darse todo el ciclo vital de aquellos documentos de manera electrónica.

3. MARCO JURÍDICO Los mandatos constitucionales referentes a la conservación y salvaguarda del patrimonio Cultural de la nación, el derecho a la intimidad, el derecho de petición, el derecho a la información y el libre acceso a los documentos públicos, entre otros, son pilares de la normatividad aplicada a los documentos y el fundamento de la Política Archivística en el país. Veamos con en nuestra Legislación Colombiana siempre se hace referencia a los procesos archivísticos:

4. CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA En la constitución política de Colombia en el Título I de los principios Fundamentales establece: Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la nación “ En el título II de los Derechos, Las garantías y Los deberes, en su Capítulo I de los Derechos fundamentales, establece: Artículo 15: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Restado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, catalizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. La correspondencia y demás formas de comunicación de comunicación privadas son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezcan la ley. Articulo 20: “se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial” Articulo 23: “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución...” Articulo 74: “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

5. LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS Titulo XI:Conservación de Documentos: Articulo 46: Conservación de documentos, Los archivos de la Administración Publica deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos. Artículo 47: Calidad de los soportes, los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación.

7. Ley 594 de 2000

8. Ley 527 de 1999Que el gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la Información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No 02 de 2000. Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

9. ENTREVISTA con el señor Carlos Rojas, Jefe de Reprográfica del Archivo General de la Nación, él nos cuenta que se está adelantando una norma técnica con ICONTEC, para regular sobre documentos electrónicos. En muchos de los sectores de nuestro país se han venido presentando cambios en cuanto a la introducción de nuevos soportes como producto de las nuevas tecnologías técnicas y electrónicas. Sectores administrativos, económicos y jurídicos dan validez a estos nuevos documentos como soporte de la gestión de sus actividades. A continuación describiremos algunas de esas normas las cuales rigen dichos sectores.

10. LEY 962 LEY ANTITRAMITES POR LA CUAL SE DICTAN DISPOSICIONES SOBRE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LOS ORGANISMOS Y ENTIDADES DEL ESTADO Y DE LOS PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PUBLICAS O PRESTAN SERVICIOS PÚBLICOS. Esta le y conocida como ley anti-tramites, busca básicamente que los tramites Con entidades del estado dejen de ser tan complicados y tediosos. Articulo 6: Medios Tecnológicos, hace alusión a los documentos electrónicos como una forma de que los tramites sean mucho mas rápidos y efectivos. Así, mismo mencionan que toda persona puede presentar peticiones o quejas, reclamaciones o recursos mediante cualquier medio tecnológico o electrónico del cual dispongan las entidades y organismos del estado. Artículo 7: Publicación electrónica de normas, coloca a la administración pública como responsable de poner a disposición del público, todas las normas, decretos, leyes etc. A través de medios electrónicos a los 5 días después de su publicación.

11. POR EL CUAL SE SUPRIMEN Y REFORMAN REGULACIONES, PROCEDIMIENTOS O TRÁMITES INNECESARIOS EXISTENTES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. Artículo 26: Utilización del sistema electrónico de archivo y transmisión de datos. Ordena a las entidades de La Administración Pública la habilitación de sistemas de transmisión electrónica de datos de modo que los usuarios puedan a través de ellos lograr una comunicación mucho más ágil y efectiva con las mismas. Este artículo manifiesta a las entidades debe ir a la par con el siglo XXI en materias tecnológicas y que esto no se constituya en una barrera para negar o limitar la gestión dentro de las entidades. DECRETO 2150 DE 1995

12. LEY 270 DE 1996 ESTATUTARIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA Articulo 95: Tecnología al servicio de la administración de justicia. Da valides al documento electrónico como prueba al servicio de la justicia, menciona que los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales para utilizar documentos producidos por medio técnicos, electrónicos etc. Cualquiera que sea su soporte y que estos gocen de la validez de un documento original siempre y cuando garanticen la autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

13. procesales. Articulo 579-2. Presentación electrónica de declaraciones. Artículo modificado por el artículo 38 de La Ley 633 de 2000 Este artículo advierte que el director de La DIAN mediante resoluciones señalará los contribuyentes, responsables o agentes retenedores obligados a cumplir con la presentación de las declaraciones y pagos tributarios a través de medios electrónicos. Los cuáles deben presentar dichas declaraciones solo por estos medios de lo contrario quien este obligado a presentar por medio electrónico y lo haga por otro diferente debe asumir las sanciones respectivas ya que las declaraciones son tomadas como no presentadas. Artículo 616 – 1, 616 – 2 Factura electrónica Artículo modificado por el Decreto 1929 de 2007 Este decreto da validez a la factura electrónica si cumple con los requisitos de autenticidad e integridad y con los artículos 8, 9, 16 y 17 de la Ley 527 de 1999, en concordancia con los artículos 12 y 13 de la misma Ley. De igual forma si cumple con lo dispuesto en el estatuto tributario. Sirviendo como soporte fiscal. ESTATUTO TRIBUTARIO

14. soporte fiscal. LEY 59 DE 2003 FIRMA ELECTRONICA FIRMA DIGITAL Modifica el Decreto ley 14/1999, de 17 de septiembre Esta ley establece que la firma electrónica tiene el mismo valor que la manuscrita, da pautas y aclara conceptos. FIRMAS ELECTRONICAS: El requisito que mas preocupa a los colombianos, al tener un comprobante en papel es la firma, Por lo tanto es importante avalar el uso de todo tipo de tecnologías de firma electrónica. La ley 527/1999 indica en su artículo 7, sobre el requisito de las firmas electrónicas, que son lo mismo que las firmas manuscritas y podrían ser lo mismo en sistemas de tecnología basado en estándares biométricos como las huellas digitales. Por esto es tan importante que la gestión documental se apoye en un concepto de abogados. La ley no pretende obligar al uso de firmas digitales, si no que si la tecnología cumple con el concepto de escritura, originalidad y firma, se entenderá equivalente al papel y a las firmas manuscritas. Para las entidades publicas en Colombia, la ley 962 / 2005 Establece que se debe generalizar el uso de correo electrónico en las entidades del Estado, lo que se recomienda es que las entidades publicas es que definan las reglas de uso del correo electrónico, dadas las posibilidades de divulgación de una manera potencial.

15. FIRMAS DIGITALES: Estas firmas tienen mayor valor Jurídico, porque tecnológicamente son mas seguras, En la firma digital una de las partes conserva una clave privada que es secreta con la cual se avalan los documentos, mientras que con la clave publica, se puede verificar el origen del documento. La firma digital ha sido concebida para apoyar el trafico mercantil y los negocios con mucha seguridad porque se pueden manejar a través de claves privadas para la firma que solo conoce el emisor y claves publicas que siempre los identifican ante quien dirija un mensaje. Sin embargo en Colombia las firmas digitales que se usen en el Estado o en el sector privado, para que tengan mayor valor tienen que ir acompañados por certificados digitales, según lo indica el DECRETO 1747 / 2000. Las entidades de certificación son los llamados NOTARIOS ELECTRÓNICOS, fueron autorizados por el Estado para certificar que una persona es el titular de una clave pública. De acuerdo con la LEY 527/1999 las firmas digitales certificadas avaladas por una entidad cerrada, requiere de prueba directa, al igual que las avaladas por entidades extranjeras no autorizadas.

16. LEY 527 DE 1999 POR MEDIO DE LA CUAL SE DEFINE Y REGLAMENTA EL ACCESO Y USO DE LOS MENSAJES DE DATOS, DEL COMERCIO ELECTRÓNICO Y DE LAS FIRMAS DIGITALES, Y SE ESTABLECEN LAS ENTIDADES DE CERTIFICACIÓN Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES. La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax; El Comercio electrónico. Abarca las cuestiones suscitadas por toda relación de índole comercial, sea o no contractual, estructurada a partir de la utilización de uno o más mensajes de datos o de cualquier otro medio similar.

17. BIBLIOGRAFIAS http://www.inegi.gob.mx/inegi/contenidos/ espanol/ciberhabitat/museo/cerquita/redes/seguridad/intro.htm La seguridad informática, consultada el 20 de febrero de 2011 http://www.buenastareas.com/ensayos/Legislacion- Colombiana-Documentos-Electronicos/1663206.html La legislación colombiana sobre documentos electrónicos, Consultada el 01 de marzo 2011. http://www.sappiens.com/castellano/articulos.nsf/ Derecho/Los_documentos_electr%C3%B3nicos_ y_los_efectos_legales_en_Colombia_ /707E5D881C0A273341256B43003F7758!opendocument Los documentos electrónicos y los efectos legales en colombia, consultada el 10 de marzo de 2011.