Soporte a la Gestión de la Investigación en Universidades utilizando Peoplesoft Pontificia Universidad

2da Conferencia Internacional
“Mejora de Procesos de Gestión en Universidades
con Soporte Tecnológico de Clase Mundial (ERP)”
Soporte a la Gestión de la Investigación en
Universidades utilizando Peoplesoft
Pontificia Universidad Católica del Perú

Introducciones
• Los Presentadores:
– David Driesbach, Director de Informática, Universidad
Internacional de la Florida
– Robert Gutierrez, Director de Administración de
Investigaciones, Universidad Internacional de la Florida

Descripción General
La Universidad Internacional de la Florida (FIU) ha creado una
infraestructura de tecnología de clase mundial basada en la
plataforma de PeopleSoft ERP para mejorar la gestión de los
procesos de negocio relacionados con la Administración
Electrónica de Investigación.
Esta presentación ofrece un estudio de caso que se examina la
forma en la cual la Universidad transformó la gestión de la
investigación con esta plataforma integrada, así como incluye
varias demostraciones de la solución.

Agenda
▪ Acerca de la Universidad Internacional de la Florida
(FIU)
▪ Implementación de la propuesta electrónica (EPRAF)
▪ Solución integrada para la administración de las
investigaciones
▪ Reportes de la solución integrada

▪ $118 millones en gastos de
investigación en el año 2012.
▪ $100 millones en proyectos de
investigación fueron otorgados en el
año 2012.
▪ FIU tiene 11 facultades, incluyendo una
nueva escuela de medicina que se
inauguró el otoño de 2009.
Universidad Internacional de la Florida (FIU)
▪ Ubicada en Miami, Florida en los Estados Unidos.
▪ Abrió sus puertas en 1972 con 5,667 estudiantes.
▪ Séptima universidad más grande en los Estados Unidos, con 50,000
estudiantes matriculados. (Otoño 2012)
▪ # 1 en la nación en la concesión de títulos de licenciatura y maestrías a
estudiantes hispanos.

Cronología Histórica
▪ 2004 – Implementación inicial de PeopleSoft v. 8.0.
▪ Finanzas - Cuentas por Pagar (AP), Activos Fijos(AM), Contabilidad General(GL), Compras
(PO), Gastos de Viaje(EX), Control de Compromisos (CC)
▪ Campus Solutions – Selección y Admisiones, Registros del Alumnado, Ayuda Financiera,
Finanzas del Alumnado, Comunidad del Campus
▪ 2009 – Implementación de la suite de módulos para la administración de los
procesos financieros de la investigación.
▪ Subvenciones(Grants), Contratos(CA), Facturacion(BI), Cuentos por Cobrar(AR),
Proyectos(PC)
▪ 2012 – Implementación de la propuesta electrónica (EPRAF) en el módulo
de Subvenciones y la consolidación de las operaciones administrativas de
investigación dentro de PeopleSoft.
▪ 2012 – Implementación de PeopleSoft Recursos Humanos.

Project Organizational Chart
La Vida Administrativa de la Investigación
Desarrollo
de
Propuestas
Aprobación
Institucional
Contratos y
Condiciones
Establecer
Proyecto y
Presupuesto
Gastos
Monitorear
Información
Financiera y
Contabilidad
Cierre del
Proyecto
Más Dinero!

Project Organizational Chart
Compras (PO), Cuentas por Pagar (AP),
Gastos De Viaje (EX), Activo Fijo(AM),
Contabilidad General(GL)
Contratos(CA), Facturacion(BI),
Cuentos por Cobrar(AR)
Subvenciones(Grants)/Contratos(CA)
Subvenciones(Grants)
Desarrollo
de Propuestas
Aprobación
Institucional
Contratos
Condiciones
Establecer
Proyecto y
Presupuesto
Cierre del
Proyecto
Gastos Facturación
Cuentas por
Cobrar
La Vida Administrativa de la Investigación
en PeopleSoft
Monitorear
Información
Financiera y
Contabilidad

Proyectos
- PC
Subvenciones
(Grants)
Recursos
Humanos
-HCM
Cuentas
por pagar
- AP
Gastos de
Viaje - EX
Compras
- PO
Facturación
- BI
Cuentas
por Cobrar
-AR
Contratos
-CA
Contabilidad
General
- GL
Activo fijo
- AM
Integración Técnica de la Solución
PeopleSoft

Propuesta Electrónica (EPRAF)
▪ Ímpetus para ir En Línea.
▪ En 2011 la demanda de la facultad y la administración obligo la necesidad
de pasar el proceso de aprobación de propuestas de un proceso hecho
completamente en papel a un proceso electrónico que se podía hacer
completamente en línea.
▪ El proceso basado en papel requería que la facultad circulara las formas de
aprobación físicamente en papel a sus directores de departamento y
decanos para aprobación.
▪ La División de Investigaciones recibía formas de diferentes colegios para la
misma propuesta, causando confusión y mas trabajo para el representante
revisando la propuesta.
▪ El proceso era ineficaz y causa una carga excesiva para todas las partes
involucradas, en el departamento y centralmente.

▪ Examen de los Sistemas
▪ Una vez que una determinación se hizo para ir electrónicamente, la División
de Investigaciónes inició un estudio para determinar la mejor solución para la
universidad
▪ La universidad redujo sus opciones a dos posibles soluciones: El modolo del
desarrollo de la propuesta de la compañía InfoED y PeopleSoft Pre-Award
▪ Ambas soluciones ofrecen ventajas diferentes a la universidad desde la
perspectiva de el departamento de investigaciones y merecían un examen
detallado
▪ InfoEd - suite de software específicamente diseñada para satisfacer las
necesidades de administración de la investigación patrocinada.
▪ Pros - Electronic enrutamiento de las aprobaciones y la presentación directa
de las propuestas a los patrocinadores
▪ Contras - sistema separado del resto de la universidad

▪ Examen de los Sistemas
▪ Pros - Enrutamiento electrónico de las aprobaciones y la presentación directa
vía una conexión “sistema a sistema” de las propuestas a los patrocinadores
▪ Contras - sistema separado del resto de la universidad.
• PeopleSoft-software diseñado para satisfacer las necesidades de la
universidad en todas las unidades.
• Pros - Enrutamiento electrónico de las aprobaciones y relaciones a todos los
aspectos de las finanzas de la universidad.
• Contras - no existe la presentación directa vía una conexión “sistema a sistema”
de las propuestas y la aversión de la faculdad al sistema de PeopleSoft.
• Después de una cuidadosa consideración, se tomó la decisión de seguir
adelante con PeopleSoft Pre-Award.

▪ Estrategias de implementación.
▪ Una vez que se tomó la decisión de ir con PeopleSoft Pre-Award se hizo
una exploración de las herramientas internas para facilitar la experiencia
del usuario final.
▪ La institución determinó añadir un "bolt-on" de SmartERP que proporcionó
los siguientes beneficios:
▪ Facilitar la experiencia del usuario final mediante la combinación de
elementos de datos de múltiples pantallas dentro de PeopleSoft en cuatro
pantallas principales que facilitaban la experiencia del usuario
acostumbrado con el proceso anterior en papel
▪ Pantalla de Propuesta
▪ Pantalla de Proyecto(s)
▪ Pantalla de Attachments
▪ Pantalla de Aprobaciones

▪ Pantalla de Propuesta

▪ Pantalla de Propuesta (cont’d.)

▪ Pantalla de Proyectos

▪ Pantalla de Proyectos(cont’d.)

▪ Pantalla de Attachments

▪ Pantalla de Aprobaciones

▪ ePRAF Demostración
• https://psprod.fiu.edu:8700/psp/psfsprd/EMPLOYEE/ERP/?cmd=logout

▪ Estrategias de Implementación
▪ Además del "bolt-on" de SmartERP el proyecto brindó la oportunidad de
resolver el problema continuo de la falta de apoyo de administración de la
investigaciónes a nivel de departamento / escuela.
▪ La División de Investigaciones determinó que este proyecto brindaba la
oportunidad perfecta para convenir nuevo personal en la División de
Investigaciones que se colocaría en los departamentos / escuelas para
facilitar el proceso completo de la sumisión de propuestas.
▪ Estos individuos (Coordinadores de Propuestas Electrónicas) se
concentrarían en los aspectos administrativos del proceso de la sumisión
de propuestas para que el profesor se pudiera concentrarse en la ciencia

▪ Los coordinadores facilitarán el proceso a través de:
▪ Reuniones habituales con los profesores para determinar qué
propuestas están siendo perseguidas
▪ Preparar las formas de las agencias externas e institucionales
(Profesores debe proveer los contenidos científicos)
▪ Elaborar presupuestos para la Facultad para el proceso interno de la
universidad Facilitar asistencia completa a la Facultad en todo proceso
de la propuesta a nivel de departamento / escuela;
▪ Establecimiento del nuevo proceso electrónico
▪ La universidad decidió ir con una implementación por etapas sobre un
periodo de seis meses. Durante este proceso personal esencial de
cada unidad fue contactado, y se contrato y entreno cada uno de los
coordinadores. Durante este proceso había comunicación directa y
constante con todos los departamentos.

▪ Ventajas del Uso de PeopleSoft Pre-Award
▪ Después de dos años de uso de PeopleSoft Pre-Award hemos observado
los siguientes beneficios:
▪ Proceso sin papel a mejorado la productividad, tanto a nivel central en la
División de Investigaciones y en los departamentos mediante la
racionalización de los procesos.
▪ Los profesores pueden ver en cualquier momento en que fase su propuesta
está en el proceso de aprobación.
▪ Todos los archivos de la propuesta se almacenan digitalmente en
PeopleSoft, cualquier revisión se puede facilitar rapidamente y siempre hay
aceso a la copia "final" de la propuesta

▪ Recordatorios electrónicos de propuestas no aprobadas

▪ Reporte de los recordatorios electrónicos

▪ Reportes sobre el estado de las aprobaciones de propuestas

▪ Beneficios de la solución integrada
▪ Mejores controles entre los departamentos para asegurar que los datos en el sistema
es correcto.
• Idioma común a través de la universidad para la administración de las investigaciones.
• Mejora de proceso para establecer proyectos de PeopleSoft después de que se
reciban.
• Aumento de las capacidades de presentación de informes sobre las propuestas y
contratos.
• Mejores herramientas para la gestión de administración de las investigaciones.
• Recordatorios electrónicos de propuestas no aprobadas.
• Reportes que ayuden a equilibrar la carga de trabajo para los empleados en el
departamento de propuestas.
• Reportes que ayudan a establecer métricas sobre la eficiencia de los procesos de
administración de la investigación.
• Mantenimiento del Usuarios.
Solución Integrada para la Administración
de la Investigación

Reportes de la Solución Integrada
• Al tener todos los datos de administración de investigación principales
dentro de PeopleSoft, FIU ha creado reportes que convierten los datos en
información que ayuda a los ejecutivos y administración de la Universidad a
tomar decisiones con respecto a las operaciones de investigación.
• Demostración de los reportes.

Contactos
– David Driesbach, Director de Informática, Universidad
Internacional de la Florida
• driesbac@fiu.edu
– Robert Gutierrez, Director de Administración de
Investigaciónes, Universidad Internacional de la Florida
• gutierrr@fiu.edu

Soporte a la Gestión de la Investigación en Universidades utilizando Peoplesoft Pontificia Universidad

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

Similar a Soporte a la Gestión de la Investigación en Universidades utilizando Peoplesoft Pontificia Universidad

Similar a Soporte a la Gestión de la Investigación en Universidades utilizando Peoplesoft Pontificia Universidad (20)

Último

Último (15)

Soporte a la Gestión de la Investigación en Universidades utilizando Peoplesoft Pontificia Universidad