El documento describe las funciones de un coordinador de eventos empresariales. Explica que el coordinador general lidera el equipo de trabajo y se encarga de orientar a los otros coordinadores. También habla sobre la importancia de la atención al cliente utilizando la cortesía y la tecnología, así como los principios básicos del servicio como la satisfacción del usuario y la convicción de servir a los demás. Por último, introduce los sistemas de información, sus objetivos y el ciclo de vida.

1. TECNÓLOGO DE GESTIÓN EN UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Angie Paola Guzmán
08/02/2013
TABLA DE CONTENIDO
Contenido
1. COORDINADOR DE EVENTOS EMPRESARIALES......................................................................... 2
1.1Organizadores .......................................................................................................................... 5
1.2 Coordinador General.............................................................................................................. 5
1.2.1 Funciones del coordinador General..................................................................................... 5
2. Atención al cliente utilizando la tecnología y normas de cortesía........................................... 6
2.1 Características del servicio...................................................................................................... 6
2.3 Principios del servicio............................................................................................................. 7
2.4 atención por medios tecnológicos .......................................................................................... 7
3. Sistemas de información........................................................................................................... 8
3.1Tipos de sistemas de información............................................................................................ 9
3.2objetivos y usos el sistema de información ............................................................................. 9
3.3 ciclos de vida del sistema de información............................................................................ 10

2. TECNÓLOGO DE GESTIÓN EN UNIDADES ADMINISTRATIVAS
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TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1COORDINADORES ___________________________________________________________ 5
Ilustración 2ORGANIZACION _____________________________________________________________ 5
Ilustración 3LIDERAZGO_________________________________________________________________ 6
Ilustración 4ATENCION AL CLIENTE________________________________________________________ 6
Ilustración 5CORTESIA __________________________________________________________________ 7
Ilustración 7Sistema de Información_______________________________________________________ 8
Ilustración 6ASISTENTE _________________________________________________________________ 8
Ilustración 8Proceso del Sistema de Información _____________________________________________ 9
Ilustración 9Ciclo del Sistema ____________________________________ ¡Error! Marcador no definido.

3. TECNÓLOGO DE GESTIÓN EN UNIDADES ADMINISTRATIVAS
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ÍNDICE O APÉNDICE
A
Accesibilidad ...........................................................6
administración.........................................................5
C
carácter....................................................................7
clientes.....................................................................6
Codificación...........................................................10
competitivas ............................................................9
Convicción...............................................................7
coordinación............................................................5
coordinador .............................................................5
Cortesía ...................................................................6
cronograma .............................................................5
D
Datos........................................................................8
diseño.......................................................................5
Disponibilidad..........................................................6
E
ejecutar ..................................................................10
excelente .................................................................8
H
hostilidad..................................................................7
L
lenguaje ...................................................................6
O
objetivo ....................................................................8
organización............................................................ 5
orientados................................................................ 8
P
perfil..........................................................................5
positiva.....................................................................7
precisa .....................................................................6
producción............................................................... 5
producto...................................................................8
proyecto.................................................................10
R
reuniones.................................................................5
S
servicios...................................................................5
solución....................................................................7

4. TECNÓLOGO DE GESTIÓN EN UNIDADES ADMINISTRATIVAS
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TABLA DE HIPERVÍNCULOS
Imagen 1 coordinadores
Imagen 2 atención
Imagen 3 organización
Imagen 4 liderazgo
imagen 5 cortesía
Imagen 6 asistente
Imagen 7 sistema
Imagen 8 proceso
Imagen 9 ciclo

5. TECNÓLOGO DE GESTIÓN EN UNIDADES ADMINISTRATIVAS
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1. COORDINADOR DE EVENTOS EMPRESARIALES
La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción
1
de congresos , festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de
reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.
Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento2
, es la de
realizar el presupuesto y el cronograma, la selección y reserva del espacio en
el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones,
la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la
coordinación logística integral, entre otros.
1.1Organizadores
 El coordinador general
 El coordinador administrativo
 El coordinador de servicios
generales
 El coordinador de relaciones
publicas
1.2 Coordinador General
 La organización del evento es dirigida por el Coordinador General, quien
es el ejecutivo responsable de liderar el equipo de trabajo.
 Su perfil exige conocimientos de administración3
, relaciones públicas y
excelentes relaciones humanas.
1.2.1 Funciones del coordinador General
 Intervenir en la conformación de comités y asesorarlos en las
actividades a desarrollar
 Orientar a los coordinadores de los diferentes comités en la
administración y ejecución
1
Producción proceso en el cual se crean bienes o servicio
2
Evento reunión empresarial y protocolaria
3
Administración técnica encargada de la planificación, organización y
Dirección.
Ilustración 1COORDINADORES
Ilustración 2ORGANIZACION

6. TECNÓLOGO DE GESTIÓN EN UNIDADES ADMINISTRATIVAS
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 Liderar la labor de coordinación con
el comité organizador.
2. Atención al cliente utilizando la
tecnología y normas de cortesía.
Es el servicio que proporciona una
empresa para relacionarse con sus clientes.
La forma como se dirigen al cliente en el momento de responder sus
inquietudes o sus pedidos.
2.1 Características del servicio
Las características del servicio pueden ser varias, como las que a continuación
se describen:
 Disponibilidad: el grado con que un servicio está disponible, siempre que
los clientes necesitan.
 Accesibilidad: el grado con que los clientes en general consiguen
contactar al proveedor en el período en que está disponible.
 Cortesía. el grado con que el prestador del servicio demuestra un
comportamiento cortés y profesional.
 Agilidad4
. el grado con que una unidad de atención rápidamente
satisface la solicitud de los clientes.
 Confianza. el grado con que el prestador del servicio demuestra poseer
las habilidades para prestar el servicio prometido, de manera precisa y
confiable5
.
 Competencia. el grado con que el prestador del servicio demuestra
poseer las habilidades y los conocimientos6
necesarios para prestar el
servicio.
 Comunicación. el grado con que el personal se comunica con sus
clientes, compañeros, público, etc. a través de un lenguaje, simple, claro
y de fácil entendimiento.
4
Agilidad capacidad de realizas actividades rápidamente
5
Confiable seguridad en algo o alguien
6
Conocimiento información basada en experiencia o aprendizaje
Ilustración 3ATENCION AL CLIENTE
Ilustración 4LIDERAZGO

7. TECNÓLOGO DE GESTIÓN EN UNIDADES ADMINISTRATIVAS
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2.3 Principios del servicio
Los principios básicos del servicio son la filosofía subyacente de éste, que
sirven para entenderlo y a su vez aplicarlo de la mejor manera para el
aprovechamiento de sus beneficios por la empresa.
 Actitud de servicio: Convicción íntima de que es un honor servir a los
demás.
 Satisfacción del usuario: Es la intención de vender satis factores más
que productos.
 Dado el carácter transitorio, inmediatista y variable de los servicios, se
requiere una actitud positiva, dinámica y abierta: Esto es, la filosofía de
“todo problema tiene una solución”, si se sabe buscar.
 Toda la actividad se sustenta sobre bases éticas: Es inmoral cobrar
cuando no se ha dado nada ni se va a dar.
 El buen servidor es quien dentro de la empresa se encuentra satisfecho,
situación que lo estimula a servir con gusto a los clientes7
: Pedir buenos
servicios a quien se siente esclavizado, frustrado, explotado y respira
hostilidad contra la propia empresa, es pedir lo imposible.
 Tratando de instituciones de autoridad, se plantea una continuidad que
va desde el polo autoritario (el poder8
) hacia el polo democrático (el
servicio): En el polo autoritario hay siempre el riesgo de la prepotencia9
y
del mal servido. Cuanto más nos alejemos del primer polo, mejor
estaremos.
7
Cliente comprador potencial de producto
8
Poder dominio para ejecutar una labor
9
Prepotencia abusa del poder adquirido
Ilustración 5CORTESIA

8. TECNÓLOGO DE GESTIÓN EN UNIDADES ADMINISTRATIVAS
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2.4 atención por medios tecnológicos
Los medios tecnológicos pueden ser; internet, correo electrónico, blogers, la
pagina
Oficial de la empresa o por teléfono entre otros.
El servicio debe ser excelente aclarar todas las dudas del usuario, sus pedidos
o preguntas acerca del producto o la empresa10
.
3. Sistemas de información
Es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración
de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados
para cubrir una necesidad u objetivo. Dichos elementos formarán parte de
alguna de las siguientes categorías:
Personas
Datos11
Actividades o técnicas de trabajo12
Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de
comunicación, aunque no necesariamente).
10
Empresa sociedad o entidad, de servicios
11
Datos información sobre aspectos de la empresa o actividad
12
Trabajo ocupación que ejerce por un salario
Ilustración 6ASISTENTE
Ilustración 7Sistema de Información

9. TECNÓLOGO DE GESTIÓN EN UNIDADES ADMINISTRATIVAS
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3.1Tipos de sistemas de información
Debido a que el principal uso que se da a los SI es el de optimizar13
el
desarrollo de las actividades de una organización con el fin de ser más
productivos y obtener ventajas competitivas, en primer término, se puede
clasificar a los sistemas de información en:
 Sistemas Competitivos14
 Sistemas Cooperativos15
 Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio
3.2objetivos y usos el sistema de información
 Automatización de procesos operativos.
 Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de
decisiones.
Ilustración 8Proceso del Sistema de Información
13
Optimizar buscar la mejor manera para realizar un actividad
14
Competitivos actividad que se realiza para superar a alguien o algo
15
Cooperativos personas con intereses comunes para vender o comprar

10. TECNÓLOGO DE GESTIÓN EN UNIDADES ADMINISTRATIVAS
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3.3 ciclos de vida del sistema de información
 Conocimiento de la Organización: analizar16
y conocer todos los
sistemas que forman parte de la organización, así como los futuros
usuarios del SI.
 Identificación de problemas y oportunidades: el segundo paso es relevar
las situaciones que tiene la organización y de las cuales se puede sacar
una ventaja competitiva.
 Determinar las necesidades: este proceso también se denomina e
licitación de requerimientos.
 Diagnóstico: En este paso se elabora un informe resaltando los aspectos
positivos y negativos de la organización.
 Propuesta17
: contando ya con toda la información necesaria acerca de la
organización es posible elaborar una propuesta formal dirigida hacia la
organización.
 Diseño del sistema: Una vez aprobado el proyecto, se comienza con la
elaboración del diseño lógico del SI; la misma incluye el diseño del flujo
de la información dentro del sistema, los procesos que se realizarán
dentro del sistema, etc.
 Codificación: con el algoritmo ya diseñado, se procede a su reescritura
en un lenguaje de programación establecido (programación), es decir,
en códigos que la máquina pueda interpretar18
y ejecutar.
 Implementación: Este paso consta de todas las actividades requeridas
para la instalación de los equipos informáticos, redes y la instalación del
programa generado en el paso anterior.
16
Analizar procesar información y llegar a un punto clave
17
Propuesta idea de interés para el éxito de un producto o servicio
18
Explicar el sentido o significado de una cosa
Ilustración 9Ciclo del Sistema